Guida Pratica per l utilizzo del Programmi Or. Ma. Magazzino e Vendita

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1 Pag. 1 di 1 Guida Pratica per l utilizzo del Programmi Magazzino e Vendita Indice Rapido 1. Inserimento Tabella IVA REPARTI Fornitori Pag Procedura di Inserimento articoli Pag Procedura di Carico Bolla Pag Procedura per l inventario Pag. 6 5 Gestione del Punto Cassa: la Vendita Pag. 7

2 Pag. 2 di 2 Premessa: Accensione del Computer Premere il Bottone di accensione, attendere l avvio di Windows Avvio del Gestionale Or.Ma Fare doppio clic sull Icona Or.Ma Organizzazione di Magazzino oppure Selezionare START (AVVIO)-> Programmi -> Amico -> Amico24 Chiusura Programma Selezionare il Tasto Uscita di colore Rosso Spegnimento del Computer Sincerarsi che tutti i programmi siano chiusi Selezionare START (AVVIO)-> Spegni Computer Compare una Finestra con Alcune Opzioni: Standby - Spegni - Riavvia Scegliere: Spegni Tasti di Comando Il Programma Or.Ma utilizza alcuni comandi di base che si ripetono in ogni maschera: F2 (Pagina Bianca) Inserimento di una nuova scheda F3 (Matita) Modifica di un dato precedente inserito F4 (Cannocchiale) Ricerca di un dato F5 (Dischetto) Salvataggio delle modifiche o dei dati inseriti. F6 (freccia a Sx) Pulisci Campi F8 (Cestino) Cancellare F12 Uscita 1. Inserimento Tabella IVA REPARTI - Fornitori Il corretto inserimento di queste tabelle è una condizione indispensabile per il funzionamento del programma. Quanto più precisa sarà la determinazione di valori IVA, REPARTI e Categorie Merceologiche, tanto più semplice sarà richiedere e stampare le situazioni dei prodotti venduti Inserimento Tabella Iva Gestione Tabelle -> Iva Inserire i campi richiesti di Codice Descrizione Percentuale Ad Esempio Inserire il valore Iva 21 Codice 21 Descrizione Iva 21 Percentuale 21

3 Pag. 3 di 3 per inserire un nuovo valore nella Tabella Oppure F12 Uscita 1. 2 Inserimento Tabella Reparti Gestione Tabelle -> Reparti Inserire i campi richiesti di Codice Descrizione Valore Iva Gruppo - Ad Esempio Inserire il Reparto ALIMENTARI Codice 1 Descrizione ALIMENTARI Valore Iva 10 Gruppo - 1 per inserire un nuovo valore nella Tabella, F3 per modificare un valore di default oppure uno precedentemente inserito oppure F12 Uscita 1. 3 Inserimento Fornitori Fornitori -> Gestione Fornitori Le scelte Disponibili sono 3: F2 per inserire un nuovo fornitore F3 per modificare i dati di un fornitore precedentemente inserito F12 per uscire Per inserimento un nuovo fornitore I campi in giallo sono obbligatori, quelli in bianco sono invece opzionali Codice Forn Codice alfanumerico univoco a libera scelta del cliente P. Iva C. Fisc Ragione Sociale Inserire anche eventuali dati anagrafici 2. Procedura di Inserimento articoli Questa procedura permette di creare una scheda per ogni articolo presente in magazzino registrando o creando il codice a barra, la descrizione, il valore di Iva associato al prodotto e il reparto a cui appartiene nonché il prezzo di vendita. Gestione Magazzino -> Inserimento Analisi e Modifica Articoli

4 Pag. 4 di 4 Le scelte Disponibili sono 3: F2 per inserire un nuovo articolo F3 per modificare i dati di un articolo precedentemente inserito F12 per uscire per inserire un nuovo articolo. Leggere il codice a barre presente sulla confezione del prodotto, oppure crearne uno attraverso la selezione del tasto che si trova alla fine del campo codice sulla destra della maschera. Confermare il Codice Alternativo proposto in automatico oppure modificarlo inserendo il codice attribuito al prodotto dal vostro fornitore e confermare con il tasto TAB Inserire la descrizione del prodotto e confermarla con il tasto TAB Confermare la descrizione che verrà stampata sullo scontrino di vendita oppure modificarla a piacere e confermare con il tasto TAB Inserire la marca del prodotto (dato opzionale) e confermare con TAB Selezionare il valore della Tabella Iva da associare al prodotto Selezionare il valore della Tabella Reparti da associare al prodotto. Impostare un valore nel campo prezzo d acquisto e confermare con TAB Impostare un valore nel campo prezzo di vendita e confermare con TAB Salvare dati con F5 3. Procedura di Carico Bolla Questa procedura permette di movimentare il magazzino attraverso la procedura di carico della merce da bolla o fattura del Fornitore Gestione Movimenti di Magazzino -> Immissione Movimenti di Magazzino Selezionare Tipo movimento : 1=Bolla Carico, inserire la data del documento ed il numero di documento e schiacciare il tasto TAB Selezionare il Fornitore ; Per cercare un fornitore posizionarsi su codice a schiacciare il tasto F4 oppure posizionarsi su ragione sociale, inserire una parte del nome e schiacciare poi il tasto F Schiacciare il tasto conferma fornitore ed il programma visualizza la maschera di inserimento movimenti Inserire il codice dei prodotti e le loro quantità spostandosi nei campi con il tasto TAB ; per confermare il prodotto schiacciare il tasto Freccia in Basso di colore blu ed il prodotto viene accodato nella lista sottostante Per confermare immissione della bolla al termine dell inserimento dati schiacciare il tasto Dischetto Cercare e stampare i movimenti della bolla inseriti. Selezionare nuovamente il Tipo movimento inserito : 1=Bolla Carico, inserire la data del documento ed il numero di documento e schiacciare il tasto Stampante - Stampa il Documento Aggiornare i Movimenti di Magazzino per confermare la movimentazione ed aggiornare la scheda articolo; nella scheda articolo troverete nel campo dati acquisto i dati aggiornati con la bolla appena inserita

5 Pag. 5 di 5 Gestione Movimenti di Magazzino -> Aggiorna Movimenti di Magazzino Selezionare la Data dei documenti inseriti e premere F3 Nota Bene Il programma consente di inserire allo stesso modo tutti le altre tipologie di causali di Movimenti di Magazzino. Ricordate sempre di inserire le quantità con Valore Assoluto: sarà il programma a gestire a seconda del tipo di documento le operazione che desiderate compiere sugli articoli ( aggiungere, sottrarre, rendere stornare.) 3.2 Cosa fare se ci si accorge di avere sbagliato la quantità o il codice Se si è sbagliato la quantità od il codice e non si è ancora eseguito il punto Selezionare nella griglia sottostante la riga scorretta ed una volta evidenziata schiacciare il tasto F8 (cestino) Se si è sbagliato il movimento e non si è ancora lanciato la procedura di aggiornamento magazzino (non ho eseguito il punto 3.1.7) si può correggere; 1 Metodo) Per effettuare questa operazione ricercare la bolla in Gestione Movimenti di Magazzino -> Visualizza / Stampa Movimenti di Magazzino ed una volta individuata cliccare due volte con il Mouse sulla prima colonna in grigio di fianco al movimento in modo tale da far apparire una finestrella da cui si può lo si può modificare o annullare. 2 Metodo) Un altro metodo per ricercare un movimento legato ad un articolo è ricercare l articolo scorretto contenuto nella bolla in Gestione Magazzino-> Inserimento Analisi e Modifica Articoli. Nella scheda dell articolo troverete una cartelletta Movimenti Mag. In cui sono elencati tutti i movimenti (carico, vendita, rettifiche etc ) inerenti all articolo ricercato; è sufficiente cliccare due volte con il Mouse sulla prima colonna in grigio di fianco al movimento in modo tale da far apparire una finestrella da cui si può lo si può modificare e/o annullare. Se si è sbagliato il movimento e se la procedura di aggiornamento di magazzino è già stata lanciata, (ho già eseguito il punto 3.1.7) Non è più possibile cancellare il movimento in quanto ha già modificato l anagrafica dell articolo; questo però non significa che non si può correggere l errore ma semplicemente che si deve eseguire una procedura che si chiama Rettifica - Vediamo come Se si ha inserito una quantità maggiore della quantità reale (Dovevo inserire 10 ho inserito 100) per poter modificare la quantità scorretta è sufficiente eseguire un movimento di Rettifica Acquisti un movimento cioè che annulla gli inserimenti scorretti Gestione Movimenti di Magazzino ->Immissione Movimenti di Magazzino->Gestione Documenti e Movimenti di Magazzino-> 1. Selezionare Tipo movimento : 7=Rettif.Acquisti inserire la stessa data e lo stesso numero di documento e solo per gli articoli scorretti inserire la quantità scorretta (nel nostro esempio 90). In questo caso il programma sottrae dalla quantità acquistata la quantità inserita con la rettifica Acquisti (sempre nel nostro caso ). 2. Schiacciare il tasto con la freccia blu e schiacciare il tasto Dischetto (F5) per salvare le modifiche 3. Stampare il documento inserito e solo se il documento è corretto eseguire l aggiornamento 4. Eseguire ora la Procedura di aggiornamento magazzino

6 Pag. 6 di 6 Se si ha inserito una quantità inferiore della quantità reale (Dovevo inserire 10 ho inserito 1) Rieseguire i punti dal n 1 al n 7 del paragrafo 3.1 con gli stessi dati inserendo solo per l articolo scorretto la quantità mancante (nel nostro esempio quantità 9) 3.3 Come si fa a stampare il movimento di carico e/o rettifica? 1 Metodo Per stampare i movimenti di trasferimento andare in Gestione Movimenti di Magazzino ->Visualizza / Stampa Movimenti di Magazzino selezionare la data di riferimento e come tipo movimento Acquisti. Schiacciare l icona F3 ed una volta visualizzati schiacciare l icona Stampante. 2 Metodo Gestione Movimenti di Magazzino ->Immissione Movimenti di Magazzino-> Inserire data e documento e poi schiacciare il tasto Stampante Come fare a visualizzare/stampare un documento di un fornitore Gestione Movimenti di Magazzino -> Visualizza / Stampa Movimenti di Magazzino selezionare la data di riferimento e come tipo movimento Acquisti. Andare nella cartella Selezione e scegliere Numdoc = alla bolla da stampare o visionare Schiacciare l icona F3 ed una volta visualizzati schiacciare l icona Stampante Come fare a visualizzare/stampare tutte le bolle di un fornitore Gestione Movimenti di Magazzino ->Visualizza / Stampa Movimenti di Magazzino selezionare la data di riferimento e come tipo movimento Acquisti. Andare nella cartella Selezione e scegliere Cli_For_neg = al codice Fornitore di cui volete la lista dei documenti. Schiacciare l icona F3 ed una volta visualizzati schiacciare l icona Stampante Come fare a visualizzare/stampare tutti i carichi avvenuti su un articolo Gestione Movimentazione Magazzino ->Visualizza / Stampa Movimenti di Magazzino selezionare la data di riferimento e come tipo movimento Acquisti. Andare nella cartella Selezione e scegliere codice = alla codice da analizzare Schiacciare l icona F3 ed una volta visualizzati schiacciare l icona Stampante. In Alternativa - Un altro metodo per ricercare tutti i movimenti legati ad un articolo è ricercare l articolo in Gestione Magazzino-> Inserimento Analisi e Modifica Articoli. Nella scheda dell articolo troverete una cartelletta Movimenti Mag. In cui sono elencati tutti i movimenti (carico, vendita, rettifiche etc ) inerenti all articolo ricercato; è sufficiente selezionare l icona Stampante F7 per far apparire la stampa dei movimenti dell articolo dato. 4. Procedura per l inventario. Menù Inventario L ordine nel sotto menù dell inventario rispecchia l ordine operativo con cui l inventario va eseguito. 4.1-Azzeramento Iniziale Tale procedura effettua una copia degli archivi e prepara la tabella su cui eseguire l inventario. Deve essere eseguita una volta e solamente all inizio dell inventario, come prima operazione. Premendo F2 il programma crea una copia di BACK UP dei dati dell anno passato che sarà accessibile tramite il tasto storico per consultare le situazione del periodo precedente.

7 Pag. 7 di 7 Qualora si dovesse chiudere il programma l azzeramento iniziale non deve essere più eseguito altrimenti i dati parziali che avete inserito verrebbero cancellati. 4.2-Inserimento/Statistiche/Resoconti Inventariali In questa maschera dovete inserire i dati inventariali nella colonna InvFisico. Inserite la quantità che avete contato e spostatevi con il Tasto TAB. Il programma calcola in automatico la differenza inventariale. Potete inserire gli articoli come appaiono in griglia oppure oppure ordinarli per codice a barra, selezionarli per reparto o per categoria. Effettuate la vostra ricerca ed il vostro ordinamento o la vostra scelta e premete il tasto BINOCOLO F3. inventariare tutti gli articoli significa inserire le quantità per tutti gli articoli presenti nella griglia. Una volta inserito il dato inventariale dei prodotti che avete contato, potete scegliere quale operazione eseguire sui non inventariati restanti nella griglia; potete cancellarli, mettere la loro esistenza a zero oppure impostare l inventario fisico uguale all esistenza contabile. Selezionate l azione da eseguire e confermate con il tasto F Chiusura Inventario Una volta terminato di inserire le quantità inventariali e dopo aver effettuato le stampe inventariali potete procedere alla chiusura dell inventario. Andate nel Menu Inventario->Chiusura Inventario e Aggiornamento Archivi. Selezionate se valorizzare l inventario basandovi sull ultimo prezzo di acquisto oppure sulla media acquisto e chiudete l inventario dopo aver scelto se conservare i dati dell anno da chiudere oppure se ripartire con le tabelle dei movimenti e dei totali vuote 5 Gestione del Punto Cassa la Vendita Vendita con Calcolo del resto con pagamento Contanti Selezionare i prodotti da inserire nello scontrino (Es. Acqua 1,35) Schiacciare sempre il tasto SubTotale (Sub Tot 1,35) Impostare il danaro ricevuto dal cliente e schiacciare il tasto Contanti (5 + Contanti ) In automatico il registratore fornisce il resto da dare al cliente attualmente servito (Resto : 3,5) Vendita con Pagamento con Carta di Credito o Bancomat Selezionare i prodotti da inserire nello scontrino (Es. Acqua 1,35) Schiacciare sempre il tasto SubTotale (Sub Tot 1,35) Schiacciare il tasto Carta Credito. Si apre un pannello con due tasti BANCOMAT CARTE CREDITO : selezionare il tipo di pagamento. In automatico viene stampato lo scontrino e a seguire la ricevuta del tipo di pagamento da conservare e da portare in Cash Room con l incasso Reso Merce La procedura di Reso Merce si attiva per rimediare ad un errore di battitura scontrino, al solo scopo di ricaricare il magazzino delle quantità erroneamente vendute. In caso di errore di battitura deve tenere lo scontrino errato e NON DARLO AL CLIENTE, ma attivare invece la procedura di RESO MERCE prima della fine della giornata.

8 Pag. 8 di 8 Premere il tasto RESO MERCE Selezionare i prodotti erroneamente venduti uno alla volta Per concludere l operazione premere di nuovo RESO MERCE. La macchina emette uno scontrino NON FISCALE di Reso che deve essere allegato allo scontrino fiscale e conservato insieme alla chiusura fiscale Tasto Correzione/Storno Se durante l emissione di uno scontrino ci si accorge di aver sbagliato a schiacciare un prodotto è possibile correggere la battuta errata schiacciando il tasto STORNO e rileggendo il prodotto erroneamente letto. Esempio: Schiaccio il tasto Panzerotto invece di Hot Dog Schiaccio Storno Schiaccio Panzerotto Ovviamente non si possono stornare articoli non venduti nello scontrino attivo Vedo Prezzo La procedura di Vedo Prezzo si attiva per visualizzare sul Video il Prezzo di Vendita di un prodotto senza eseguire la vendita. Battere il Tasto Vedo Prezzo, Leggere il Codice del prodotto. Il display visualizza Descrizione Articolo e Prezzo di Vendita, per Visualizzare il prezzo di un secondo articolo ripetere la procedura (Tasto Vedo prezzo + Lettura Codice) altrimenti per pulire il display premere il tasto CL Cambio Prezzo in Vendita Se durante l operazione di vendita si ha la necessità di variare il prezzo di un articolo, esclusivamente per la vendita in corso, è sufficiente digitare il prezzo modifica che si desidera assegnare al prodotto e successivamente leggere il codice del prodotto. Il programma di vendita attribuirà al prodotto il nuovo prezzo per la vendita corrente Vendita a cliente Premessa: Per poter effettuare una vendita a Cliente è essenziale aver precedentemente inserito i dati anagrafici del cliente ed eventualmente le condizioni di sconto o di punti riservate. Clienti -> Gestione Clienti Le scelte Disponibili sono 3: F2 per inserire un nuovo cliente F3 per modificare i dati di un cliente precedentemente inserito F12 per uscire Il prefisso di default del codice cliente è 11. Una volta inserito il cliente è necessario premere il tasto clienti e selezionare il nominativo dall elenco visualizzato per ordine alfabetico, oppure leggendo il codice con un lettore, a questo punto eseguire la vendita, la transazione verrà registrata e sarà possibile consultare nella sezione dedicata al cliente i movimenti da lui eseguiti.

9 Pag. 9 di Fattura contestuale La fattura contestuale è un documento che deve necessariamente essere legato ad uno scontrino. Il sistema la rende disponibile in due formati: Il formato A4 richiede la presenza nel sistema di una stampante laser o a getto d inchiostro che possa stampare in formato A4; il formato su carta scontrino da 80mm che non richiede nulla in particolare dal momento che la stampa avviene sulla stampante per gli scontrini. Eseguire la vendita regolare, selezionare il cliente in caso non sia registrato, inserire i dati anagrafici, premere il tasto Fattura Contestuale su Printer Fiscale per ottenere la stampa della fattura sulla carta scontrino, oppure premere il tasto fattura A4 per Visualizzare la Fattura a video e poterla stampare nel numero di copie desiderate Controllo Registrazione Vendite E possibile controllare le vendite con la quadratura delle casse e dello stock con una semplicissima ricerca Gestione Movimentazione Magazzino -> Visualizza / Stampa Movimenti di Magazzino : selezionare il giorno da indagare, selezionare Tipo Documento = Vendita, e cercare Numero Cassa= uguale a quella da analizzare. Una volta individuati i movimenti schiacciare il tasto F4 per calcolare il valore della merce e la quantità già decurtate dai resi.