Guida all utilizzo del Sistema Gestione Corsi Ge.Co.

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1 STEP AiFOS 01 Guida all utilizzo del Sistema Gestione Corsi Ge.Co.

2 STEP Indice 01 Indice Step 1: Effettuare il Login Come accedere al Sistema Gestione Ge.Co. Step 2: Creare un corso Creare un corso - Sezioni corso PAG. 03 PAG. 04 PAG. 05 PAG. 09 Step 3: Dati completi corso PAG. 10 Step 4: Programma del corso PAG. 13 MeMo Status PAG. 14 Step 5: Status editing del corso - Cambio Dati Attivare il corso PAG. 15 PAG. 16 Step 6: Partecipanti al corso Partecipanti al corso - Funzione Gruppo PAG. 17 PAG. 20 Step 7: Partecipanti al corso - Generare l attestato Partecipanti al corso - Generare i documenti PAG. 24 PAG. 25 Step 8: Partecipanti al corso - Funzione Importa PAG. 26 Step 9: Partecipanti al corso - Modifica partecipante PAG. 29 2

3 Effettuare il login STEP 1 Potete effettuare il login alla pagina cliccando sul tasto Login come indicato dalla freccia. 3

4 Come Accedere al Sistema Gestione Corsi - Ge.Co. STEP 1 Una volta effettuato il login, per il primo accesso, è necessario compilare tutti i dati del CFA cliccando il tasto Mio Account, caricare il logo dell azienda e impostare il nome del direttore del CFA e del Responsabile del Progetto Formativo. Finita tale procedura, potete cliccare sul tasto I Miei Corsi per accedere al Sistema Gestione Corsi - Ge.Co. Sarà possibile accedere al Sistema Ge.Co tramite l apposito link blu Accedi alla nuova intefaccia 4

5 Creare un corso STEP 2 Prima di caricare il corso sul gestionale, predisponete i documenti obbligatori che dovrete allegare all interno del Sistema Ge.Co. PROGRAMMA DEL CORSO MOD22 (per corsi svolti secondo il vecchio accordo) oppure MOD23 (per corsi svolti secondo l Accordo Stato- Regioni 7/7/2016) Scaricabili nella sezione Documenti RPF nella versione di cui si necessita a seconda della tipologia del corso. SCHEDA D ISCRIZIONE MOD17 (per corsi svolti secondo il vecchio accordo) se il corso è aperto, oppure MOD17.1 (per corsi svolti secondo l Accordo Stato-Regioni 7/7/2016). Se invece il corso è a commessa, al posto della scheda d iscrizione caricare un documento con dicitura: Corso Riservato Nella pagina Qualità del sito AiFOS e in Documenti RPF potete trovare i moduli precompilati. MODULO DI RICHIESTA CORSO FUORI SEDE solo se il corso è svolto fuori dalla regione di competenza. N.B. È obbligatorio utilizzare i format AiFOS sia per il programma sia per la schede d iscrizione seguendo quanto riportato nel vademecum p.to 2.3; tutti i format sono disponibili sul sito AiFOS - Area Riservata - Qualità (è necessario compilare tutte le parti evidenziate in giallo). N.B. I format e la modulistica dell RPF sono diversi da quelli dei Corsi a Catalogo, scaricabili facendo l accesso con le credenziali del RPF. 5

6 STEP 2 Creare un corso Quando avrete predisposto tutti i documenti obbligatori entrate nella sezione LMS Edizione corsi e cliccate sul tasto Crea Corso per caricare il corso nel Sistema Ge.Co. Per ottimizzare il lavoro ed assicurare l attivazione dei corsi in tempo, Vi ricordiamo che tutti I Corsi devono essere Caricati e Attivati nel Sistema Ge.Co. almeno una settimana prima della data di inizio. 6

7 STEP 2 Creare un corso Per Caricare il corso è necessario seguire la procedura guidata, sotto illustrata. 7

8 Creare un corso STEP 2 Una volta salvato il corso, sarete reindirizzati automaticamente alla pagina Dati completi corso. Ogni corso caricato nel Sistema Ge.Co. è identificato da un codice univoco composto dalle prime 3 lettere corrispondenti alla regione di svolgimento ed un numero progressivo; il codice di questo corso è PIE/

9 Creare un corso - Sezioni corso STEP 2 La pagina del corso è composta da tre sezioni principali: Dati principali Partecipanti Log attività La sezione Dati principali è composta da: Dati Generali Formatori e metodologie La sezione Partecipanti è composta da: Elenco iscritti Gestione documenti Importa e iscrivi 9

10 STEP 3 Dati Completi Corso Qualora i documenti caricati non fossero corretti o ci fossero delle inesattezze nel corso, la Direzione AiFOS vi scriverà un messaggio nell apposito spazio rosso e riporterà il corso nello status Editing per permettervi di correggere quanto richiesto. Una volta effettuate le modifiche dovrete riattivare il corso. 10

11 STEP 3 Dati Completi Corso La pagina Dati principali è composta dalla sezione: Dati Generali Formatori e Metodologie 11

12 STEP 3 Dati Completi Corso Dovete compilare la sezione Dati Generali ed inserire i documenti necessari. Per salvare i dati cliccate sul tasto Salva i Dati. Per la corretta compilazione di questa pagina potete far riferimento al nostro documento SGQA_Vademecum Erogazione Corsi, scaricabile accedendo alla propria Area riservata Documenti CFA. 12

13 STEP 4 Programma del Corso Alla sezione Programma del corso potete inserire la parte relativa al libretto formativo del cittadino. Il libretto del corso è un documento aggiuntivo nel quale potete riportare il programma sintetico del corso (max 5/6 righe) che si genera in automatico l ultimo giorno del corso. Vi consigliamo di consegnarlo a tutti i partecipanti insieme all attestato di partecipazione. N.B. Il libretto formativo del cittadino deve essere generato dopo l attestato, altrimenti non sarà presente il codice dell attestato. 13

14 Status dei Corsi MeMo Gli Status del Corso identificano a che punto si trova il corso all interno del Sistema Ge.Co. Una volta che il corso viene abilitato dalla Direzione AiFOS, è il Sistema Ge.Co. a gestire il cambiamento degli status. Status Editing, è possibile effettuare qualsiasi tipo di modifica (date, tipologia, ecc.) finché il CFA non attiva il corso passando così allo status Nuovo. Status Nuovo, il corso non è ancora stato abilitato da AiFOS. Status Abilitato, il corso è stato abilitato (questo status rimane visibile solo il giorno in cui il corso viene abilitato). Status Iscrizioni il corso è già stato abilitato, ma deve ancora cominciare. Status Iniziato il corso è già stato abilitato ed è in fase di svolgimento. Status Concluso il corso è terminato. In questo status è possibile scaricare gli attestati (eccetto Corsi Attrezzature ). Status Sospeso, Annullato, Rifiutato il corso viene bloccato da AiFOS. Status Archivio, il corso è concluso e i documenti (Registro e Verbale) sono stati correttamente archiviati e approvati da AiFOS. Status In analisi *, il corso è concluso ma AiFOS deve ancora controllare la documentazione caricata in Dati per archivio * Solo per i corsi svolti secondo il nuovo Accordo Stato-Regioni Nello Status Editing i corsi non vengono controllati dalla Direzione AiFOS perchè è uno status di bozza ed è l unico nel quale il CFA può modificare in autonomia i dati del corso: cambiare tipologia di corso, documenti allegati, date e durata del corso. In tutti gli altri Status, qualora il CFA avesse bisogno di modificare i dati del corso, dovrà inviare un alla Direzione AiFOS con la richiesta di modifica e i documenti da ri-allegare al Gestionale aggiornati. 14

15 STEP 5 Status Editing del corso - Cambio Dati Nello Status Editing potete cambiare tipologia corso, documenti allegati, date e durata del corso. Il tasto Modifica questo corso serve per modificare i dati principali del corso solo se quest ultimo è in status Editing. Per modificare le date bisogna cliccare sul tasto Modifica questo corso, potrete così variare le giornate di corso dal calendario e salvare. N.B. Alla riapertura del vostro account, la piattaforma vi indicherà le ultime 5 note e relativi corsi per i quali sono richieste delle modifiche. 15

16 STEP 5 Attivare il corso Una volta sicuri della correttezza di tutti i dati, potrete attivare il corso, come indicato dalla freccia, cambiando così lo status da Editing a Nuovo. Da questo momento la Direzione AiFOS può controllare il corso, mentre voi potete solo modificare, aggiungere ed eliminare i partecipanti. Se il materiale caricato a gestionale non è corretto la Direzione AiFOS riporterà il corso nello stato Editing così da potervi far integrare o sostituire il materiale (Verificate quanto scritto nella finestra Note ). Una volta effettuate le modifiche richieste sarà necessario ri-attivare il corso. 16

17 STEP 6 Partecipanti al corso Tutti i partecipanti possono essere aggiunti, modificati, cancellati: nello status Editing, Nuovo, Abilitato, Iscrizione, Iniziato, Concluso, In Analisi e Archivio fino al giorno 12 compreso del mese successivo la chiusura del corso. Superata tale scadenza, qualora il CFA avesse bisogno di modificare i dati dei partecipanti, dovrà inviare un alla Direzione AiFOS con la richiesta di modifica. N.B. Gli attestati consegnati devono riportare le date effettive di inizio e fine corso in cui il partecipante ha frequentato il corso e non il periodo indicativo di svolgimento. 17

18 STEP 6 Partecipanti al corso La Sezione Partecipanti è composta da: Elenco iscritti Gestione documenti Importa e iscrivi Per inserire i partecipanti nel Sistema Ge.Co. dovete entrare nella sezione Partecipanti - Elenco iscritti e successivamente cliccare sul tasto Nuovo. 18

19 STEP 6 Partecipanti al corso È necessario compilare tutti i campi della voce Generale e cliccare sul tasto Conferma. Una volta salvato l utente nel Sistema Ge.Co., saranno visualizzate altre sezioni per la gestione del nominativo: Generale Altri dati N.B. il C.F. è obbligatorio per tutti gli utenti inseriti a gestionale. N.B. Qualora inseriate un nominativo già presente nel database AiFOS il sistema Ge.Co. vi chiederà di importare il nominativo (cliccate si). Una volta importato, troverete il nominativo in Elenco utenti, dovrete solo ricercarlo tramite la funzione apposita Filtra. N.B. Qualora il Luogo di nascita non sia presente nel menù a tendina è necessario posizionarsi col cursore del mouse nella casella apposita (senza selezionare il menù) e scrivere il Comune o la Nazione mancante. Alla sezione Altri dati potete inserire il profilo professionale e il settore di riferimento del partecipante. Tali dati sono da inserire obbligatoriamente per legge nei corsi di Formazione Specifica dei Lavoratori e Datore di Lavoro con incarico diretto di RSPP (Nuovo Accordo Stato-Regioni 7/7/2016). Per questo motivo se tali campi non sono compilati non è possibile iscrivere il partecipante in queste tipologie corsi e negli aggiornamenti specifici. 19

20 STEP 6 Partecipanti al corso - Funzione Gruppo Alla stessa sezione Altri dati trovate il campo Gruppo, nel quale potete inserire un valore per identificare e successivamente ricercare i vostri clienti (es. Codice corso o nome azienda etc); grazie a questo valore, una volta tornati alla sezione Elenco utenti potrete cercare agevolmente i partecipanti inseriti filtrandoli per Gruppo (vedi pag. 22) 20

21 STEP 6 Partecipanti al corso - Funzione Gruppo Una volta creato l utente dovrete iscrivere il partecipante al corso selezionandolo e cliccando sul tasto Iscrivi al corso. Con il Sistema Ge.Co. tutti gli utenti inseriti sul gestionale vanno a comporre il vostro Database clienti che potete trovare nella sezione Elenco utenti. Attraverso il menù di ricerca potete filtrare gli utenti. Vi ricordo che se il nominativo non è selezionato, il tasto Iscrivi al corso non è cliccabile. 21

22 STEP 6 Partecipanti al corso - Funzione Gruppo Se invece dovete iscrivere tutti i partecipanti appartenenti ad uno stesso gruppo, selezionate dal menù a tendina il valore Gruppo e nello spazio accanto scrivere il nome del gruppo precedentemente assegnato all interno di ogni utente alla voce Altri dati - Gruppo (vedi pag. 20). 22

23 STEP 6 Partecipanti al corso - Funzione Gruppo Una volta filtrati i nominativi tramite la funzione Gruppo, tenete premuto il tasto sinistro del mouse sul primo nominativo. In automatico si aprirà un sotto menù, cliccate sul primo simbolo per selezionare tutti i nominativi filtrati. Dopo averli selezionati, dovete cliccare sul tasto Iscrivi al corso. 23

24 Partecipanti al corso - Generare l Attestato STEP 7 Quando il corso si trova negli status Concluso, Archivio o In analisi è possibile scaricare attestati, libretti e verbale. Cliccate sul tasto Attestato per generare l attestato e attendete che il processo sia finito. Cliccate sul tasto Libretto per generare il libretto e attendete che il processo sia finito. Se scaricate il libretto prima dell attestato, il libretto non riporterà il codice dell attestato, per cui è necessario generare sempre prima l attestato e poi il libretto. N.B. IL REGISTRO È SCARICABILE IN TUTTI GLI STATUS DEL CORSO. 24

25 STEP 7 Partecipanti al corso - Generare i documenti Dopo aver generato attestati e libretti di tutti i partecipanti al corso cliccate sul tasto Download Zip per scaricare tutti i documenti in un unica volta. 25

26 STEP 8 Partecipanti al corso - Funzione Importa Per poter caricare rapidamente i partecipanti tramite il file.csv dovete entrare nella sezione Partecipanti - Importa e iscrivi. È necesario avere già pronto il file.csv con tutti i dati dei partecipanti. Ricordatevi che ogni campo deve avere la propria colonna di riferimento (Nome, Cognome, C.F., Data di nascita, Luogo di nascita..) e che nella prima colonna venga inserita per tutti i partecipanti la lettera I (Campo Action come riportato nelle figure A. e B.). A. Esempio di file.csv corretto. H N.B.: Il File.csv è un formato utilizzato per l importazione ed esportazione di una tabella di dati in fogli elettronici; può essere gestito da programmi come Microsoft Excel o OpenOffice Calc. B. Esempio di file.csv errato perchè non compilato in tutti i campi. H???????????? 26

27 STEP 8 Partecipanti al corso - Funzione Importa Cliccando sul tasto File Manager si aprirà una nuova scheda per la gestione del file.csv. Caricate il file che avete precedentemente compilato. 27

28 STEP 8 Partecipanti al corso - Funzione Importa Una volta caricato e selezionato il file cliccate sul tasto Conferma. Al termine dell importazione il gestionale creerà in automatico un report in.csv contenente i dati inseriti (file log.csv) ed eventualmente un report di correzione relativo ai dati non inseriti o errati (error.csv) in modo da poterli riscaricare, correggere e rielaborare. Come illustrato, ad ogni campo è necessario associare il Record corretto selezionandolo dal menù a tendina: Nome, Cognome, C.F., Data di nascita, Luogo di nascita. Al campo contenente la lettera I dovete associare il record Action I,U. Una volta associato il record corretto per ogni colonna cliccate su Inizia l Importazione. Finita l importazione troverete i partecipanti sia ne Elenco utenti sia in Elenco iscritti. N.B. Inserendo nel.csv la colonna Gruppo, una volta tornati alla sezione Elenco utenti potrete cercare agevolmente i partecipanti inseriti: selezionate dal menù a tendina Gruppo e nello spazio accanto scrivete il nome del gruppo precedentemente assegnato. 28

29 STEP 9 Partecipanti al corso - Modifica partecipante Vi chiediamo massima attenzione nell inserimento dei dati dgli utenti, dal momento che tutti i partecipanti inseriti sul gestionale vanno a formare un database di clienti dal quale non si possono più eliminare. Per lo stesso motivo vi chiediamo di non creare utenti prova. Qualora aveste inserito un dato errato, è necessario correggerlo sia nel corso nel quale è inscritto il partecipante, sia nel database che trovate nella sezione Elenco iscritti - Elenco utenti. N.B. Per avere l attestato corretto è necessario generare nuovamente il documento cliccando sul tasto Attestato. Modificare i dati del corsista ne Elenco iscritti Modificare i dati del corsista ne Elenco utenti 29