NOTIFICHE DI SISTEMA

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1 NOTIFICHE DI SISTEMA Documento del 14 Febbraio 2014 Applicativi coinvolti: GESTIONE RISORSE UMANE WEB PREMESSA...2 NOTIFICHE DI SISTEMA...3 Sezione 1 PROCESSO SCHEDULATO PER INVIO NOTIFICHE...6 Sezione 2 CONFIGURAZIONE MESSAGGIO NOTIFICHE...7 Sezione 3 ESEMPIO DI INVIO NOTIFICA...7 MANTENIMENTO INVIO MAIL...9 INVIO SMS...10 Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 1 di 10

2 PREMESSA Tale documento ha lo scopo di evidenziare i passaggi necessari al fine di configurare correttamente, e successivamente gestire, le notifiche applicative. Queste ultime, dalla versione di Gestione Risorse Umane Web, possono infatti sostituire, o integrare, le mail di sistema utilizzate per inviare comunicazioni agli utenti. Le mail di sistema possono essere mantenute, oppure convertite in notifiche, in funzione delle esigenze del cliente. In ogni caso, risulta necessario intervenire sulle impostazioni precedentemente settate. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 2 di 10

3 NOTIFICHE DI SISTEMA Dalla versione di Gestione Risorse Umane Web, viene data la possibilità di sostituire le mail di sistema, a notifiche applicative, segnalate all utente tramite HRPortal. Per visualizzare l elenco della mail di sistema, ora rese disponibili come notifiche, è necessario accedere al punto di menu Publisher (Pannello di controllo Sistema - Notifiche) del portale. Aprendo questo punto di menu viene visualizzata una tabella, dalla quale selezionando il record con codice HRM vengono visualizzate le notifiche configurabili per l applicativo Risorse Umane. Nella tabella vengono presentate tutte le azioni (topic - descrizioni) che, fino alle versioni precedenti, venivano comunicate all utente interessato come . Per ognuna di queste, selezionando il flag della colonna Applicazione si intende sostituire l invio della mail, con le notifiche di sistema; al contrario, selezionando il campo , si intende mantenere la gestione precedente, quindi inviare una mail nel momento in cui l azione in esame si verifica. Anche se non segnalato dal sistema, la tabella non può essere implementata manualmente. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 3 di 10

4 I topic disponibili sono: ADDCAND: Aggiunto un nuovo candidato alla campagna ENDAUTO: Mail avviso autovalutazione inviata per responsabile di primo livello ENDCOLLAB1: Mail passaggio della valutazione al collaboratore (Primo Periodo) ENDCOLLAB2: Mail passaggio della valutazione al collaboratore (Secondo Periodo) ENDCOLLAB3: Mail passaggio della valutazione al collaboratore (Terzo Periodo) ENDMIST: Mail fine rilevazione mista primo periodo ENDMIST_2: Mail fine rilevazione mista secondo periodo ENDMIST_3: Mail fine rilevazione mista terzo periodo ENDMISTRE1: Avvisa il responsabile che deve ultimare il processo di valutazione del primo periodo ENDMISTRE2: Avvisa il responsabile che deve ultimare il processo di valutazione del secondo periodo ENDMISTRE3: Avvisa il responsabile che deve ultimare il processo di valutazione del terzo periodo ENDMISTSU1: Avvisa il supervisore che deve ultimare il processo di valutazione del primo periodo ENDMISTSU2: Avvisa il supervisore che deve ultimare il processo di valutazione del secondo periodo ENDMISTSU3: Avvisa il supervisore che deve ultimare il processo di valutazione del terzo periodo ENDMISTVA1: Avvisa il valutato che deve ultimare il processo di valutazione del primo periodo ENDMISTVA2: Avvisa il valutato che deve ultimare il processo di valutazione del secondo periodo ENDMISTVA3: Avvisa il valutato che deve ultimare il processo di valutazione del terzo periodo ENDRESP1: Mail passaggio della valutazione al responsabile (Primo Periodo) ENDRESP2: Mail passaggio della valutazione al responsabile (Secondo Periodo) ENDRESP3: Mail passaggio della valutazione al responsabile (Terzo Periodo) ENDSUPER1: Mail passaggio della valutazione al supervisore (Primo Periodo) ENDSUPER2: Mail passaggio della valutazione al supervisore (Secondo Periodo) ENDSUPER3: Mail passaggio della valutazione al supervisore (Terzo Periodo) Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 4 di 10

5 ENDVAGE: Mail fine rilevazione valutazioni generiche ENDVALU1: Mail avviso valutazione inviata per supervisore ENDVALU2: Mail avviso valutazione supervisore inviata per DRU ENDVALU3: Mail avviso autovalutazione singola completata per responsabile INTMIST: Mail inizio rilevazione mista INTVAGE: Mail inizio rilevazione valutazioni generiche SENDRE: Mail invio valutazione al responsabile SENDVAL: Mail invio valutazione al valutato SUPERTORES: Motivazione di restituzione della scheda da supervisore a responsabile FOALERTCOL: Sollecito al partecipante la valutazione del questionario del corso terminato FOCOLCAN: Informa i partecipanti che l'attività formativa è stata annullata FOCOLMAN: Informa il responsabile che un suo collaboratore si è iscritto ad una attività formativa FOCONVSIGN: Riepilogo iscrizioni da convalidare al responsabile FOMANCOL: Informa il partecipante che il suo responsabile lo ha iscritto all'attività FOMANMAN: Informa il responsabile superiore che è stata approvata l'iscrizione di un suo collaboratore FOPATHPUB: Informa i responsabili che il percorso formativo è stato pubblicato FOPLANEPUB: Informa che il piano di formazione è stato pubblicato FOLPLANSCH: Informa che il piano di formazione sta per chiudersi FOREMCOL: Ricorda al collaboratore che a breve inizierà l'attività formativa FOREMMAN: Ricorda al responsabile che a breve inizierà l'attività formativa del collaboratore FOREMMANH: Ricorda al responsabile di 2 livello che a breve inizierà l'attività formativa del collaboratore FOSTAFFCOL: Informa il partecipante che è stato iscritto all'attività formativa dalla direzione FOSTAFFMAN: Informa il responsabile che un suo collaboratore è stato iscritto dalla direzione UNLOCKPROP: Invio mail ai responsabili dopo lo sblocco delle proposte MAILREMIND: Invio mail ai responsabili dopo lo sblocco delle proposte Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 5 di 10

6 REINFOPROP: Invio mail ai responsabili per avvisarli che la proposta è stata modificata RESENDPROP: Invio mail ai responsabili quando la proposta viene rispedita Sezione 1 PROCESSO SCHEDULATO PER INVIO NOTIFICHE Prerequisito fondamentale per il corretto funzionamento delle notifiche, è la schedulazione del processo gsfr_bnotify_broker. Le operazioni necessarie all attivazione del processo sono: accedere al punto di menu Impostazioni (Pannello di controllo Sistema - Schedulatore) del portale e valorizzare il flag Abilitato. Dopo aver attivato lo schedulatore (passaggio precedente) è necessario inserire il processo che gestisce l invio delle notifiche, tra quelli attivi. Per effettuare tale operazione, accedere al punto di menu Schedulazione processi (Pannello di controllo Sistema - Schedulatore), ed attivare il processo gsfr_bnotify_broker con i parametri desiderati: inizio e fine validità, periodo di ripetizione, ecc Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 6 di 10

7 Sezione 2 CONFIGURAZIONE MESSAGGIO NOTIFICHE I destinatari e il testo delle eventuali notifiche configurate, vengono pilotate dalla tabella Messaggio mail di risorse umane (Sistema ). La notifica, se configurata all interno del publisher, viene inviata, SOLO, se all interno del messaggio mail viene indicato come destinatario Utente di sistema destinatario della comunicazione. Il testo della notifica, invece, segue quanto indicato nell omonimo campo all interno della tabella in esame. Sezione 3 ESEMPIO DI INVIO NOTIFICA Come accadeva in precedenza per le mail di sistema, ogni volta che il processo che gestisce le notifiche viene eseguito e rileva un azione corrispondente a uno dei topic impostati, viene inviata la notifica al soggetto destinatario. Ad esempio quando un responsabile iscrive un suo collaboratore ad un attività formativa, viene inviata una notifica al collaboratore iscritto. La notifica è visibile dal triangolo in alto a destra, accedendo all applicativo con l utenza del soggetto destinatario. Tale triangolino in presenza di una notifica lampeggia in giallo e viene mostrata la scritta: Attenzione. Sono presenti n.1 notifiche. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 7 di 10

8 Cliccando sul triangolino giallo viene visualizzata una tendina dalla quale consultare tutte le notifiche ricevute. In questa tendina le notifiche non ancora lette compaiono in grassetto. Cliccando sulle notifiche si apre una finestra che permette di consultare il testo della notifica e l oggetto. Il link Mostra tutto presente in fondo alla tendina delle notifiche, permette di accedere a una finestra di riepilogo nella quale è possibile visualizzare tutte le notifiche del soggetto. Cliccando sull etichetta Segna tutte come lette si ha la possibilità di contrassegnare tutte le notifiche come lette, perdendo così la formattazione in grassetto. Dall etichetta Elimina tutte le notifiche invece, è possibile procedere con la cancellazione massiva di tutte le notifiche presenti in questa maschera. Per eliminare una singola notifica è necessario cliccare sulla X rossa a fianco di ogni notifica, e quest ultima verrà cancellata. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 8 di 10

9 MANTENIMENTO INVIO MAIL Per ogni topic presente nella tabella Publisher - HRM, è possibile, come già accennato: Sostituire l invio mail di sistema, con la segnalazione di notifiche applicative, Mantenere l invio mail, Utilizzare in contemporanea sia notifiche che mail di sistema. Nel caso in cui si voglia mantenere l invio mail (come nelle versioni precedenti), si rende necessario, aver configurato il messaggio mail all'interno del menu di Risorse Umane Messaggio mail (Sistema ), e aver attivato il campo nella tabella HRM (Pannello di controllo Sistema Notifiche) sulla riga relativa all'azione desiderata. Prerequisito fondamentale per il corretto funzionamento dell'invio mail, risulta essere la configurazione del server SMTP da Portale. Tale configurazione viene effettuata tramite il punto di menu Impostazioni (Pannello di controllo Applicazione Impostazioni Campo: Account Relay SMTP). Nel campo in esame, deve essere censito il server SMTP utilizzato. Nel caso fosse già attivo il servizio mail all'interno di Risorse, può essere ripresa la configurazione effettuata all'interno del menu Configurazione mail (Sistema - ) di Gestione Risorse Umane Web. Ovviamente, l'invio mail può anche essere combinato con la notifica. Selezionando infatti tutte e due i campi (Applicazione ed ), entrambe le funzioni vengono attivate, ed eseguite nel momento in cui di verifica l'azione in esame. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 9 di 10

10 INVIO SMS Tramite il punto di menu Publisher, il sistema oltre che notifiche e mail, permette di configurare l'invio di comunicazioni tramite SMS. Tale servizio, messo a disposizione dall'hrportal, viene attivato, selezionando per il tipo di azione in esame, il campo SMS (Pannello di controllo/sistema/notifiche/publisher). Per attivare tale funzione, oltre che la sezione del campo appena citato, risulta necessaria la configurazione del gateway SMS. Al fine di effettuare tale configurazione, accedere al punto di menu Gateway SMS (Pannello di controllo/sistema/tabelle di Sistema) e inserire i parametri necessari a garantire la comunicazione di HRPortal con il gateway ZUUM Zucchetti. Terminata la configurazione dei parametri, è necessario specificare il gateway predefinito valorizzando il campo Gateway SMS presente nel punto di menu Impostazioni (Pannello di controllo/applicazione), con il gateway appena creato. Tutti i diritti sono riservati alla Zucchetti S.p.A. Pagina 10 di 10