Guida CYS Gestioni Sviluppato da Matteo Tucceri con la collaborazione di Paola Tucceri (supporto@matteotucceri.net)
Il programma CYS Gestioni permette di gestire: l Anagrafica degli Iscritti l Invio delle Comunicazioni a tutti gli Iscritti la Pubblicazione di Avvisi in Bacheca la Pubblicazione di Eventi. Accedere al programma da qualsiasi browser del computer (consigliato Google Chrome), digitando nella barra degli indirizzi il seguente link: http://www.centroyogashanti.com/gestioni 1. Login Per accedere all area personale di amministrazione effettuare la Login inserendo l Email con cui si è stati registrati e la Password assegnata. In caso di problemi contattare il supporto cliccando l apposito pulsante Contatta il webmaster. 1
2. Start Dalla pagina Start è possibile accedere alle diverse funzionalità del gestionale cliccando le voci presenti nel menù. 2
3. Dashboard Nella sezione Dashboard viene visualizzato lo stato aggiornato delle comunicazioni inviate, del numero di iscritti attivi e il totale delle anagrafiche, degli eventi e degli avvisi pubblicati. Durante l invio di una comunicazione viene visualizzato lo stato In progress del processo. In questa fase è possibile bloccare e annullare l invio cliccando su Blocca. 3
4. Anagrafica In Anagrafica è possibile INSERIRE i dati di nuovi utenti, CONSULTARE, MODIFICARE o CANCELLARE i dati degli utenti già iscritti, compreso ESPORTARE, MODIFICARE, CANCELLARE UNO STORICO esistente o INSERIRNE uno nuovo. Per ogni utente iscritto è indicato in verde/rosso se l iscrizione è attiva/non attiva, il corso frequentato, la data di iscrizione e se è stata versata la quota associativa. La funzione Aggiorna permette di mantenere sempre aggiornato l elenco degli iscritti. La funzione Filtra permette di selezionare l elenco degli utenti ATTIVI, NON ATTIVI E SENZA EMAIL. Se si esegue una modifica nella scheda anagrafica di un iscritto si consiglia di eseguire un Aggiorna prima di utilizzare i filtri. E inoltre possibile filtrare l elenco utenti compilando i campi ( Cerca ) situati sopra le intestazioni. 4
Selezionando un utente dall elenco sulla sinistra della sezione, viene visualizzata la relativa scheda anagrafica. Ogni utente è identificato, inoltre, da una Matricola inserita automaticamente dal gestionale. Per inserire una nuova scheda anagrafica utente Cliccare su Nuovo, compilare i campi richiesti (tutti i campi con * sono obbligatori) e cliccare su Inserisci. In caso di esito positivo verrà visualizzato un messaggio di conferma inserimento. In particolare, per ogni nuovo iscritto è obbligatorio compilare la sezione STORICO ANNO in cui sono contenute le informazioni relative alla DATA DI ISCRIZIONE, CODICE UISP, QUOTA ASSOCIATIVA, ISCRIZIONE ATTIVA, CORSO FREQUENTATO etc. per l anno indicato (es. Settembre 2016-Giugno 2017). 5
Per modificare una scheda anagrafica utente già inserita Selezionare l utente dall elenco sulla sinistra, utilizzando anche le funzioni di ricerca. Sulla destra verrà visualizzata la Scheda Iscritto con i relativi dati registrati. Riscrivere i campi che si desidera modificare, cliccare su Strumenti e quindi su Salva Modifiche Iscritto. In caso di esito positivo verrà visualizzato un messaggio di conferma modifica. Per eliminare una scheda anagrafica utente già inserita Selezionare l utente dall elenco sulla sinistra, nella relativa Scheda Iscritto, che si apre sulla destra, cliccare su Strumenti e quindi su x Elimina Iscritto e confermare. 6
Per esportare lo storico esistente di un iscritto Selezionare l utente dall elenco sulla sinistra, nella relativa Scheda Iscritto, che si apre sulla destra, cliccare su Strumenti e quindi su Esporta Storico e confermare. 7
Verrà creato un file.xls, che può essere editato e salvato, contenente tutti i dati e la situazione storica dell iscritto. Per inserire un nuovo storico di un iscritto Selezionare l utente dall elenco sulla sinistra, nella relativa Scheda Iscritto, che si apre sulla destra, cliccare su Nuovo Storico. Inserire l anno del nuovo storico e cliccare su Inserisci +, tenendo presente che: 1. è possibile inserire anni dal 2016 all anno successivo a quello corrente, 2. se si inserisce l anno 2017, lo storico creato farà riferimento al periodo Settembre 2017 Giugno 2018. 8
Per modificare uno storico esistente di un iscritto Selezionare l utente dall elenco sulla sinistra, nella relativa Scheda Iscritto, che si apre sulla destra, cliccare sullo storico da modificare (es. ANNO Sett 2017/Giu 2018), riscrivere i campi che si desidera modificare e cliccare sull icona (Salva). In caso di esito positivo verrà visualizzato un messaggio di conferma modifica. 9
Per eliminare uno storico esistente di un iscritto Selezionare l utente dall elenco sulla sinistra, nella relativa Scheda Iscritto, che si apre sulla destra, cliccare sullo storico da eliminare (es. ANNO Sett 2017/Giu 2018) e cliccare sull icona (Elimina). In caso di esito positivo verrà visualizzato un messaggio di conferma eliminazione. 10
3. Comunicazioni Nella sezione Comunicazioni è possibile CREARE ed INVIARE nuove comunicazioni agli iscritti, VISUALIZZARE e CANCELLARE quelle precedentemente inviate. La funzione Aggiorna permette di mantenere sempre aggiornato l elenco delle comunicazioni. Per inviare una nuova comunicazione Cliccare su Nuova, scrivere l Oggetto e il Messaggio e premere Invia. L email verrà inviata esclusivamente a tutti gli iscritti con iscrizione attiva. Durante l invio è possibile controllare lo stato di avanzamento sotto Opzioni/Stato invio o direttamente nella Dashboard con il tasto Aggiorna. Nella Dashboard l invio di un email può essere interrotto premendo il tasto Blocca. 11
Per ogni comunicazione viene creato un report di invio consultabile in Opzioni/Guarda Report. N.B.: Eliminare una comunicazione durante l invio blocca automaticamente l invio stesso. Per visualizzare una comunicazione inviata Selezionare dall elenco sulla sinistra la comunicazione inviata, anche tramite una ricerca per Testo o per Data di invio. Sulla destra verrà visualizzato il contenuto dell email, la data di invio, i destinatari e lo stato dell invio (Completato/Bloccato). Per eliminare una comunicazione inviata Selezionare dall elenco la comunicazione inviata, cliccare su Elimina e confermare. 12
4. Bacheca Nella sezione bacheca è possibile CREARE e PUBBLICARE un nuovo Avviso/Post che verrà visualizzato direttamente nella Home Page del sito www.centroyogashanti.com nella sezione LA BACHECA AVVISI. Per pubblicare un nuovo post Nella finestra di editor predisposta, scrivere il Titolo e il Testo del nuovo post (entrambi obbligatori!) e cliccare su Inserisci. In questo caso il post verrà automaticamente pubblicato e visualizzato un messaggio di conferma in caso di esito positivo. Per pubblicare/nascondere un post già inserito Nella sezione vengono visualizzati il titolo, testo, la data di inserimento, l autore, e lo stato di pubblicazione di ogni post. 13
Lo stato Pubblicato/Nascosto corrisponde alla visualizzazione o meno dell annuncio nella bacheca del sito web. Per ogni annuncio è possibile cambiare la visibilità cliccando su Pubblica/Nascondi. L esito del cambio di stato viene comunicato in un messaggio. Per eliminare un post già inserito Cliccare sul tasto Elimina del post che si desidera eliminare e confermare. 14
5. Eventi La sezione Eventi permette di CREARE e PUBBLICARE un evento che verrà visualizzato direttamente nella sezione Eventi e Seminari del sito www.centroyogashanti.com. Per pubblicare un nuovo evento Scrivere il Titolo e il Testo del nuovo evento (entrambi obbligatori!) nella finestra di editor predisposta, allegare un eventuale locandina cliccando su Scegli file (formati accettati JPG, PNG, PDF) e cliccare su Inserisci. In caso di esito positivo verrà mostrato un messaggio di conferma e l evento automaticamente pubblicato. Per pubblicare/nascondere un evento già inserito Nella sezione vengono visualizzati il titolo, il testo, la data di inserimento, l autore, l eventuale locandina e le opzioni Pubblica o Nascondi di tutti gli eventi inseriti. Lo stato pubblicato/nascosto corrisponde alla visualizzazione o meno dell evento nella corrispondente sezione del sito web. Per ogni annuncio è possibile cambiare la 15
visibilità cliccando su Pubblica/Nascondi. L esito del cambio di stato viene comunicato in un messaggio. Per eliminare un evento già inserito Cliccare sul tasto Elimina dell evento che si desidera eliminare e confermare. 16