PATRIMONIO NETTO 1. Principi ed obiettivi di controllo Il Presente documento individua una procedura uniforme che preveda come previsto dall Azione Patrimonio Netto del PAC, le opportune autorizzazioni in caso di operazioni gestionali e contabili che hanno un impatto sul patrimonio netto, quali ad esempio: modifiche del Fondo di dotazione, ripiani di perdite, movimenti sui contributi in conto capitale anche in presenza di dismissioni di beni acquistati con contributi e relative sterilizzazioni, destinazioni di utili ecc.. Tale procedura è conforme alle disposizioni del D.Lgs. 118/2011. Il documento regolamenta con procedure specifiche anche la riconciliazione dei finanziamenti, l archiviazione dei documenti contabili e l identificazione delle donazioni e lasciti vincolati ad investimenti. 2. Campo di applicazione La presente procedura riguarda le seguenti articolazioni organizzative coinvolte (sia operative sia di supporto): - Settore Economico-Finanziario e Patrimoniale; - Settore Provveditorato; - Settore Tecnico. 3. Responsabilità attività controlli Responsabilità Le principali responsabilità attribuite alle strutture coinvolte, sono di seguito indicate: - Predispone proposta di recepimento del provvedimento di assegnazione del contributo in conto capitale per delibera del D.G.; - Partecipa alla riconciliazione dei contributi con il residuo valore dei Cespiti da ammortizzare; - Predispone delibera recepimento atto di donazione; - Correla gli acquisti alle causali identificative delle fonti di finanziamento; 1
- Partecipa alla riconciliazione dei contributi con il residuo valore dei Cespiti da ammortizzare; - Riconcilia i contributi per finanziamenti con la Regione; - Crea il codice della causale correlata al finanziamento da utilizzare in fase di acquisto dei cespiti e in sede di registrazione dei finanziamenti; - Rileva i finanziamenti in conto capitale e da giroconto da contributi in conto esercizio; - Controlla la corretta completa registrazione delle assegnazioni e delle donazioni e lasciti; - Rileva le minusvalenze e plusvalenze in caso di cessione; - Effettua le scritture relative alle sterilizzazioni tramite la procedura informatica aziendale; - Rileva i contributi a copertura perdite; - Rileva sui conti altre riserve le plusvalenze e le riserve per Investimenti. Descrizione processo Procedura gestione autorizzazione per le operazioni sul Patrimonio netto Il processo per la gestione del Patrimonio netto è di seguito descritto con riferimento alle voci di Bilancio. Fondo di dotazione E l insieme dei mezzi finanziari o patrimoniali destinati al finanziamento della gestione dell azienda ospedaliera. In sede di primo impianto esso è determinato dalla differenza tra l attivo patrimoniale e il passivo patrimoniale. Il valore iscritto in bilancio non può essere modificato dal Settore Economico-Finanziario se non in seguito a specifica disposizione del Direttore Generale conseguente ad un autorizzazione regionale. Nel caso in cui la riserva da utili destinata ad investimenti viene utilizzata per l investimento, la delibera di autorizzazione dovrà contenere la disposizione con la quale il Settore Economico- Finanziario dovrà stornare il valore dell investimento dalla riserva alla voce Fondo di dotazione. Sulla base della delibera il Settore Economico-Finanziario contabilizza la riclassifica. L importo così iscritto non può essere utilizzato per la sterilizzazione degli ammortamenti relativi all investimento. 2
Finanziamenti per investimenti Finanziamenti per investimenti da Stato, Regione ed altri Enti pubblici I contributi in conto capitale da Regione, Stato ed altri Enti pubblici sono rilevati sulla base del provvedimento di assegnazione. I contributi sono iscritti in un apposita voce di patrimonio netto, con contestuale rilevazione di un credito verso regione. Laddove siano impiegati per l acquisizione di cespiti ammortizzabili, i contributi vengono successivamente stornati a proventi con un criterio sistematico, commisurato all ammortamento dei cespiti cui si riferiscono, producendo la sterilizzazione dell ammortamento stesso. Nel caso di cessione di beni acquisiti tramite contributi in conto capitale con generazione di minusvalenza, il Settore Economico-Finanziario storna a provento una quota di contributo commisurata alla minusvalenza imputata a conto economico. Contestualmente la quota di contributo residua è riclassificata nell apposita voce di patrimonio netto Contributi da reinvestire. All atto dell acquisto con tali importi la riserva viene stornata a Finanziamenti per investimenti e utilizzata per la sterilizzazione degli ammortamenti relativi al cespite acquistato. Nel caso di cessione di beni acquisiti tramite contributi in conto capitale con generazione di plusvalenza, la plusvalenza viene direttamente iscritta in una riserva del patrimonio netto, senza influenzare il risultato economico dell esercizio. La quota di contributo residua viene riclassificata nell apposita voce di patrimonio netto Contributi da reinvestire ed è utilizzata, unitamente alla riserva derivante dalla plusvalenza, per sterilizzare l ammontare dei beni acquisiti con le disponibilità generate dalla dismissione. Le presenti disposizioni si applicano anche a lasciti e donazioni di immobilizzazioni da parte dello Stato, della Regione, di altri soggetti pubblici. Il Direttore Generale in seguito al Provvedimento di assegnazione dei contributi in conto capitale adotta un provvedimento di recepimento dell assegnazione predisposto dal Settore che utilizza le somme ricevute in c/capitale per finanziare i relativi acquisti (Settore Provveditorato o Settore Tecnico) e che è responsabile della gestione del finanziamento. Il Settore Economico-Finanziario sulla base della delibera crea una causale correlata alla fonte di finanziamento e a rilevare in contabilità generale il contributo in conto capitale inserendo la causale. 3
Gli investimenti realizzati con finanziamenti in conto capitale devono essere associati alla Fonte del finanziamento ricevuto per la loro acquisizione. La creazione ed utilizzazione della causale correlata al finanziamento è indispensabile per sterilizzare correttamente gli ammortamenti e per monitorare nel tempo i contributi in conto capitale iscritti nel patrimonio netto. Il Settore Economico-Finanziario archivia nelle documentazione di lavoro utilizzata per predisporre il bilancio le delibere di recepimento dell assegnazione dei contributi in conto capitale. La nuova causale creata a sistema dal il Settore Economico-Finanziario e viene comunicata al Settore Provveditorato e al Tecnico per essere utilizzata in sede di inserimento dei contratti e degli ordini. Nel caso di dismissioni, l Ufficio Patrimonio trasmette al Settore Economico-Finanziario la scheda di sintesi con l indicazione del valore storico del fondo ammortamento, del valore di vendita e della minusvalenza o plusvalenza. Sulla base delle informazioni ricevute, il Settore Economico-Finanziario effettua le registrazioni contabili sopra indicate. In sede di predisposizione del bilancio, l Ufficio patrimonio stampa dalla procedura informatica aziendale un prospetto riepilogativo in cui, con riferimento ad ogni progetto, vengono riportate le informazioni relative agli ammortamenti e alle sterilizzazioni e le invia al Settore Economico- Finanziario. Sulla base di tale prospetto il Settore Economico-Finanziario procede a contabilizzare le sterilizzazioni rilevando le voci corrispondenti del Patrimonio netto mediante l utilizzo della procedura informatica aziendale. Il Settore Economico-Finanziario e l Ufficio Patrimonio provvedono ad effettuare le riconciliazioni tra il saldo dei contributi ed il residuo ammortamento dei cespiti acquistati con i contributi. Periodicamente il Settore Economico-Finanziario verifica che tutti i provvedimenti relativi ai contributi siano registrati e che nei conti relativi ai finanziamenti non siano stati rilevati importi non corrispondenti a finanziamenti. 4
Finanziamento per investimenti da rettifica di contributi in conto esercizio. Questa voce è alimentata tramite storno indiretto (attraverso le voci A.2 Rettifica contributi in c/esercizio per destinazioni ad investimenti) di conto economico dei contributi in conto esercizio quando tali contributi vengono utilizzati per l acquisizione di immobilizzazioni. La destinazione dei contributi in conto esercizio è disposta direttamente nel decreto di assegnazione dei contributi da parte della Regione ovvero in seguito a disposizione del Direttore Generale che individua i contributi da destinare agli investimenti. Sulla base del decreto o della delibera del Direttore Generale, il Settore Economico-Finanziario effettua la registrazione in contabilità generale, con storno indiretto dei contributi in conto esercizio e rilevazione nella specifica voce di Patrimonio netto. L importo iscritto è utilizzato per sterilizzare l ammortamento dei beni acquisiti. Il Settore Economico-Finanziario archivia copia del decreto di assegnazione o della disposizione del Direttore generale. Nel caso di cessione di beni acquisiti tramite contributi in conto esercizio con generazione di minusvalenze o plusvalenze, il Settore Economico-Finanziario li rileva rispettivamente tra gli oneri straordinari e i proventi straordinari. Contestualmente la quota di contributo in conto esercizio residua è stornata a sopravvenienza attiva. Se in sede di programmazione e assegnazione del fondo regionale è stata prevista una quota di contributi in conto esercizio per investimenti e a fine esercizio non sono stati realizzati, il Settore Economico-Finanziario provvede ad accantonare l importo in un conto acceso a Quote inutilizzate di contributi in conto esercizio destinati ad investimenti. Nell esercizio in cui si realizzano gli investimenti l importo si storna da tale conto al conto Finanziamenti regione per contributi. Contributi per ripiani perdite Tali contributi sono rilevati sulla base del decreto di assegnazione utilizzando l apposita voce di Patrimonio Netto. 5
L iscrizione contabile deve avvenire al momento dell atto di assegnazione, a prescindere che lo stesso ricada nel periodo compreso tra la data di chiusura del bilancio e la data di adozione dello stesso; in questo caso deve essere fornita appropriata informativa nella nota integrativa. Al momento dell incasso del contributo a copertura perdita il Settore Economico-Finanziario storna dalla voce di Contributi per ripiano perdite alla voce Perdite esercizi precedenti. Altre riserve Nel caso di cessione di beni acquisiti con contributi in c/capitale, il residuo contributo presente nel Patrimonio Netto deve essere destinato a nuovi investimenti. Tale contributo è stornato nella voce A.IV.3) - Contributi da investire. Qualora l alienazione generi una plusvalenza, questa deve essere accantonata nella voce A.IV.2) Riserve da plusvalenza da reinvestire, senza transitare da conto economico. Nel Patrimonio Netto resta inoltre iscritto il residuo contributo in c/capitale che viene stornato nella voce A.IV.3). Qualora l alienazione generi, invece, una minusvalenza, questa deve essere imputata a conto economico e sterilizzata. La quota residua del contributo è stornata alla voce A.IV.3). A tal fine, ad ogni dismissione di un cespite, l Ufficio Patrimonio genera un report con le indicazioni sui valori relativi al costo storico, al fondo ammortamento, al valore di vendita, alla minusvalenza o plusvalenza. Procedura per riconciliazione tra i contributi in conto capitale e in conto esercizio destinati ad investimenti e i cespiti acquisiti. Il Settore Economico-Finanziario e l Ufficio Patrimonio provvedono a riconciliare le informazioni presenti sui propri sistemi (gestione cespiti e co.ge), predisponendo un prospetto in cui riportare per ogni progetto il valore netto contabile dei cespiti ed il valore residuo dei corrispondenti contributi in conto capitale. Eventuali differenze devono essere motivate. Il prospetto viene firmato da entrambi e vidimato dal responsabile del Settore Economico-Finanziario e Patrimoniale. E necessario in particolare: verificare che i contributi in conto capitale residui siano pari agli ammortamenti ancora da sterilizzare o che la differenza riscontrata sia motivata; rettificare le risultanze dei contributi in conto capitale per allinearli agli ammortamenti ancora da sterilizzare. 6
In sede di chiusura di Bilancio il Settore Economico-Finanziario e l Ufficio Patrimonio procedono alla riconciliazione dei dati iscritti nelle schede contabili delle immobilizzazioni e della voce di Patrimonio netto che accoglie i valori inerenti i contributi in conto capitale ed i contributi in conto esercizio utilizzati per investimenti nonché gli ammortamenti e le sterilizzazioni. A tal fine l Ufficio Patrimonio stampa dalla procedura informatica aziendale il dettaglio dei beni acquisiti nell esercizio con l indicazione del saldo iniziale e finale. Il Settore Economico-Finanziario stampa le schede contabili (co.ge.) relative alle immobilizzazioni e ai finanziamenti con contributi in conto capitale e contributi in conto esercizio. Il Settore Economico-Finanziario e l Ufficio Patrimonio, in collaborazione, verificano che le rilevazioni effettuate nei due sistemi ed i saldi corrispondono. Alla fine delle verifiche predispongono un prospetto di riepilogo in cui riportano i dati relativi ai saldi iniziali dei cespiti, il fondo ammortamento ed il valore netto contabile rilevabili dalla gestione cespiti. Quest ultimo dato viene confrontato con il dato relativo al saldo dei corrispondenti finanziamenti contabilizzati inserendolo nel report. Eventuali differenze devono essere motivate e giustificate. Se la differenza non è giustificabile il Settore Economico-Finanziario procede alle rettifiche opportune per l allineamento dopo opportuna autorizzazione ottenuta dal dirigente responsabile del Settore Economico-Finanziario e Patrimonio. Il Prospetto di riconciliazione deve essere firmato da chi partecipa alla riconciliazione ed archiviato nelle carte di lavoro utilizzate per la predisposizione del Bilancio. Procedura di archiviazione dei documenti da cui traggono origine le scritture relative ai finanziamenti. Il Settore Economico-Finanziario e l Ufficio Patrimonio deve conservare, per ciascun anno, le disposizioni che generano le scritture relative ai finanziamenti. A tal fine il Settore Economico-Finanziario registra in contabilità tenendo conto che il documento contabile è rappresentato dal Decreto di assegnazione o dalla disposizione del Direttore generale che approva l utilizzo di una parte dei contributi in conto esercizio per investimenti. 7
Conclusa la registrazione l operatore appone sul frontespizio del documento contabile il numero di registrazione contabile e lo conserva tra le carte di lavoro utilizzate per la predisposizione del Bilancio. Al momento dell incasso dei contributi, il Settore Economico-Finanziario rileva l incasso portando a riduzione il credito verso la regione e provvede ad archiviare insieme al documento contabile utilizzato per la registrazione del finanziamento il titolo alla riscossione apponendo il numero di registrazione contabile. Procedura per l identificazione delle donazioni e lasciti vincolati ad investimenti o conferimenti di immobili e di riconciliazione. Identificazione e contabilizzazione delle donazioni e lasciti vincolati ad investimenti. Accoglie il valore di donazioni e lasciti vincolati ad investimenti o conferimenti, lasciti e donazioni di immobilizzazioni da parte dei privati. La riserva da donazioni e lasciti contributi, a partire dall esercizio di acquisizione del cespite, viene successivamente stornata a proventi con un criterio sistematico, commisurato all ammortamento dei cespiti cui si riferiscono, producendo la sterilizzazione dell ammortamento stesso. La sterilizzazione si applica ai lasciti e donazioni vincolati all acquisto di immobilizzazioni e a conferimenti, lasciti e donazioni di immobilizzazioni in analogia a quanto avviene per i contributi in conto capitale. Il Direttore generale in seguito all atto di donazione o lascito adotta un provvedimento di recepimento dell atto di donazione predisposto dall Ufficio patrimonio in cui è indicato, l ufficio responsabile della gestione della donazione. In caso di conferimenti, donazioni, lasciti, di immobilizzazioni, l Ufficio Patrimonio indica nella delibera del Direttore generale anche il valore di mercato a cui iscrivere il cespite. Il Settore Economico-Finanziario: - crea una causale riferita alle donazioni, ai lasciti ed ai conferimenti e la comunica all Ufficio Patrimonio; 8
- provvede ad effettuare le registrazioni in contabilità e provvede ad archiviare la delibera tra le carte di lavoro utilizzate per la predisposizione del Bilancio; - inoltre registra il valore nella voce di Patrimonio netto con contropartita la voce delle immobilizzazioni specifica se si tratta di conferimento, donazione e lasciti di cespiti ovvero Tesoreria se si tratta di somme vincolate all acquisto di cespiti. L Ufficio Patrimonio quando inventaria il bene lo inventaria indicando la causale corrispondente alla tipologia di finanziamento in precedenza comunicata dal Settore Economico-Finanziario. In sede di predisposizione del Bilancio, l Ufficio Patrimonio elabora dalla procedura informatica aziendale il report relativo ai beni acquisiti con conferimenti, donazioni e lasciti con i dati relativi al valore storico, ai fondi ammortamenti, agli ammortamenti e alle sterilizzazioni ed invia lo stesso al Settore Economico-Finanziario. Il Settore Economico-Finanziario contabilizza tramite la procedura informatica gli ammortamenti ed effettua la sterilizzazione degli ammortamenti stornando dalla voce del Patrimonio netto l importo. Riconciliazione Periodicamente (sicuramente in sede di Bilancio) l Ufficio del Patrimonio e il Settore Economico- Finanziario procedono alla riconciliazione dei dati iscritti nelle schede contabili delle immobilizzazioni e della voce di Patrimonio netto che accoglie i valori inerenti i conferimenti, le donazioni ed i lasciti nonché i dati relativi agli ammortamenti e alle sterilizzazioni. A tale fine il Settore Economico-Finanziario elabora e stampa dei report con il dettaglio dei beni acquisiti nell esercizio con indicazione del saldo iniziale e finale. L ufficio Patrimonio elabora le schede contabili relative alle immobilizzazioni e alle riserve da donazioni e lasciti. I due Uffici, in collaborazione, verificano che le rilevazioni effettuate nei due sistemi ed i saldi corrispondano. Alla fine delle verifiche, predispongono un prospetto di riepilogo in cui riportano i dati relativi ai saldi iniziali dei cespiti, il fondo ammortamento ed il valore netto contabile rilevabili dalla gestione 9
cespiti. Quest ultimo dato viene confrontato con il dato relativo al saldo delle riserve da donazioni e lasciti inserendolo nel report. Eventuali differenze devono essere motivate e giustificate. Se la differenza non è giustificabile, il Settore Economico-Finanziario procede alle rettifiche opportune per l allineamento dopo opportuna autorizzazione ottenuta dal dirigente responsabile della U.O.. Il Prospetto di riconciliazione deve essere firmato da chi partecipa alla riconciliazione ed archiviato dal Settore Economico-Finanziario che lo conserva tra le carte di lavoro utilizzate per la predisposizione del Bilancio. 4. Lista di distribuzione La presente procedura è distribuita al fine di renderla nota a tutto il personale a: - Settore Economico-Finanziario e Patrimoniale; - Settore Provveditorato; - Settore Tecnico. 5. Riferimenti Di seguito riportiamo i riferimenti normativi essenziali ai fini amministrativi contabili: - Decreto 10 marzo 2015 Adozione dei Percorsi attuativi di certificabilità degli Enti del SSR - Decreto Legislativo n. 118/2011; - Decreto del Ministro della salute adottato di concerto con il Ministro dell economia e delle finanze de 01 marzo 2013 avente per oggetto: Definizione dei Percorsi attuativi della Certificabilità. 10