SOFTWARE GESTIONALE Aggiornamento v3.2 DMT Professional v3.2 aggiorna il database di DMT Professional v3.1, v3.1 SP1, v3.1 SP2
Sommario degli argomenti Analisi...4 Grafici e statistiche veloci...4 Ciclo Passivo...5 Nuove applicazioni per gestire i documenti di acquisto...5 Creare un D.d.T o una Fattura di acquisto da uno o più ordini a fornitore 5 Creare una Fattura differita di acquisto con uno o più D.d.T. 7 Altre funzionalità 7 Legame tra ordine da cliente e ordine a fornitore 7 Ulteriore destinazione dell azienda sui documenti di acquisto 7 Configurazione delle causali per i movimenti di acquisto in aggiornamento 8 Documents panel...9 Pannello per la gestione dei documenti di vendita e acquisto...9 Parametri di configurazione 10 Creare un nuovo documento di vendita o un movimento di magazzino di scarico/reso 10 Creare un nuovo documento di acquisto o un movimento di magazzino di carico 11 Proposta della modalità di pagamento e calcolo delle scadenze 11 Ricerca dei documento di vendita e di acquisto 12 Utilizzo dei registratori di cassa 12 Scadenzario...13 Implementazioni per meglio gestire lo scadenzario...13 Scadenzario 13 Operazioni con scadenze e generazione tracciati elettronici (Ri.Ba., RID, Bonifici Italia) 14 Distinta di versamento e stampa effetti 15 Lettere di sollecito 15 IVA ad esigibilità differita (DL 185/2008)...16 Creare una fattura vendita o di acquisto con IVA ad esigibilità differita 16 Contabilizzare una fattura con IVA ad esigibilità differita 17 Incassare una fattura con IVA ad esigibilità differita 18 Contabilizzare una fattura acquisto con IVA differita 19 Pagare una fattura acquisto con IVA ad esigibilità differita 19 Incassare/pagare documenti ad esigibilità differita direttamente da Prima nota 20 Incassare/pagare parzialmente documenti ad esigibilità differita 20 Note di credito con IVA ad esigibilità differita 20 Stampa di controllo da Scadenzario 21 Listini...22 Nuova funzionalità di aggiornamento listini...22 Listini con solo prezzi e sconti differenti dal listino base...23 Ordine di ricerca di prezzi e sconti sui documenti 24 2 di 34
Migliorie importanti...25 Menu avanzato...25 Inventario di magazzino e magazzino fiscale...25 Inventario a valore 25 Annullamento del consolidamento 26 Stampa valorizzazione per gruppi 26 Altre migliorie importanti...26 Nuova anteprima documenti 26 Ottimizzazione performance 26 Compatibilità con SQL Server 2008 26 Nuovi modelli di layout 27 Documento allegato sull anagrafica degli Articoli 27 Proposta automatica codice del Bene strumentale 27 Rivalutazione dei beni strumentali 28 Elenco delle altre migliorie...29 Area Generale 29 Area Contabile 29 Area Vendite e Acquisti 30 Installazione del software...31 I requisiti hardware e software...31 L installazione del software...32 Creazione, aggiornamento e connessione 33 Riavvio manuale della procedura guidata di configurazione 34 Installazione di CashTray e E-Order 34 3 di 34
Analisi Grafici e statistiche veloci Sul menu avanzato è disponibile sulla barra dei menu di sinistra la voce Analisi. Da questa voce è possibile accedere all elenco completo delle Stampe e alla nuova sezione dei Grafici. Dalla sezione grafici è possibile effettuate delle statistiche per valutare rapidamente l andamento del fatturato e l andamento dell ordinato. Queste in sintesi le caratteristiche principali delle due analisi possibili: elaborazione dei totali per un periodo fisso (anno corrente\precedente, mese corrente\precedente, tutti) o per un periodo personalizzato (da data a data); confronto dei totali tra due periodi; calcolo dei totali con raggruppamento per un campo dell anagrafica cliente (solo per le statistiche sul fatturato) o dell anagrafica articolo (categoria, nazione, provincia, regione, raggruppamento fatturato, categoria fiscale, categoria fiscale, categoria merceologica, classificazione, reparto fiscale, tipo prodotto, totale generale); filtro di selezione per tipo documento; visualizzazione dei totali al netto e al lordo dell IVA per le statistiche sul fatturato; visualizzazione dei totali degli ordini da evadere e degli ordini evasi per le statistiche sull ordinato; elaborazione di grafici 2D e 3D (istogramma, istogramma a pila, torta); visualizzazione tabelle dei dati per i due periodi selezionati, con la possibilità di visualizzare in elenco solo i Top; stampa dei grafici elaborati con formato foglio e layout personalizzabile. Permessi utente La sezione dei grafici può essere resa inaccessibile agli utenti configurati per l accesso al software semplicemente attivando omonima l opzione disponibile sulla scheda Restrizioni delle proprietà dell utente (Configurazione permessi, utenti e gruppi). 4 di 34
Ciclo Passivo Nuove applicazioni per gestire i documenti di acquisto Sono state implementate con questa versione le applicazioni utili per la creazione e la modifica dei seguenti documenti di acquisto: Documenti di trasporto, Fattura differita e Fattura. Con queste nuove applicazioni è possibile creare direttamente i documenti di acquisto oppure crearli prelevando le informazioni necessarie dagli ordini a fornitore, che equivale ad effettuare la consegna direttamente dall ordine a fornitore. Questi tipi di documento hanno le medesime caratteristiche e funzionalità delle applicazioni dei documenti di vendita o dell ordine a fornitore. E pertanto possibile utilizzare i modelli di layout per l inserimento o la modifica dei dati, e usufruire di tutte le funzionalità su essi disponibili, avviare una stampa o un esportazione, eseguire le ricerche avanzate. La creazione dei documenti di acquisto permette di creare in automatico i movimenti di magazzino di carico e di creare contestualmente le scadenze (sempre che sia stata attivata la relativa opzione sui parametri di fatturazione e ordini in anagrafica azienda). Con questa versione, sulle nuove applicazioni per la gestione dei documenti di acquisto, non è per il momento stato integrato il modulo dei Centri di Responsabilità e il modulo Intrastat. Come già con le precedenti versioni, è poi possibile effettuare la contabilizzazione, con l omonima funzionalità, delle fatture di acquisto e da questa versione delle fatture differite di acquisto. Creare un D.d.T o una Fattura di acquisto da uno o più ordini a fornitore Avviando la funzionalità D.d.T di acquisto oppure Fattura di acquisto, è possibile creare un documento prelevando le informazioni direttamente dagli ordini a fornitore. Dai dati preliminari oppure cliccando direttamente sul pulsante Nuovo, viene avviata una piccola autocomposizione che permette di selezionare il fornitore, di poter ricercare e selezionare i suoi ordini, e di poter quindi selezionare gli articoli degli ordini da includere nel documento di acquisto. Su questa sezione è poi anche possibile definire la quantità da consegnare ed eventualmente associare i lotti e le matricole. Grazie a questa caratteristica è possibile pertanto creare un unico documento di acquisto raggruppando più ordini a fornitore, a differenza di ciò che si può fare su ordini a fornitore da dove si può creare a fronte di un unico ordine a fornitore più documenti di acquisto. 5 di 34
Al primo passo dell autocomposizione è possibile specificare il fornitore per cui si desidera creare il documento di acquisto. Al passo 2 è possibile quindi effettuare una ricerca e selezionare gli ordini a fornitore del fornitore specificato al passo 1. Al passo 3 verranno visualizzati tutti gli articoli presenti sugli ordini a fornitore selezionati al passo due, e per ciascuno sarà possibile: 1) confermare la quantità consegnata corrispondente a quella specificata sull ordine, 2) modificare la quantità consegnata, in più o in meno, rispetto a quella specificata sull ordine; nel caso di modifica della quantità in aumento verrà visualizzata in elenco una nuova riga con la quantità indicata in più (lo stesso meccanismo è disponibile nella sezione di consegna funzionalità ordine a fornitore). Nel caso in cui invece la quantità sia modificata in diminuzione, la restante parte resterà da consegnare. Sempre al passo 3, oltre a poter variare la quantità consegnata è possibile attribuire in questa fase i lotti, le matricole, i prenumerati fiscali e per gli articoli di tipo variante poter definire la consegna dei figli. Al passo 4 è infine possibile indicare i dati del documento di acquisto del fornitore, data e numero, e se contrassegnare gli ordini selezionati come chiusi. 6 di 34
Creare una Fattura differita di acquisto con uno o più D.d.T. Avviando la funzionalità Fattura differita di acquisto è possibile creare questo tipo di documenti prelevando le informazioni direttamente dai documenti di trasporto di acquisto creati dalla funzionalità omonima funzionalità oppure dalla funzionalità ordini a fornitore. Cliccando direttamente sul pulsante Nuovo, viene avviata una piccola autocomposizione che permette di selezionare il fornitore, di poter ricercare e selezionare i documenti di trasporto da includere nella fattura differita. Altre caratteristiche importanti Eliminando il documento di acquisto vengono eliminate automaticamente le consegne degli ordini e sarà pertanto possibile riselezionare questi ultimi per creare un nuovo documento di acquisto oppure effettuarne la consegna direttamente dalla funzionalità degli ordini a fornitore. L eliminazione dei documenti di acquisto è possibile dalle funzionalità dei documenti di acquisto e non da ordine a fornitore quando il modulo Ciclo passivo è abilitato come licenza. Invece, quando questo non è abilitato, l eliminazione dei documenti di acquisto e delle consegne potrà essere effettuata esclusivamente dalla sezione di consegna sulla funzionalità Ordine a fornitore. Eliminando una riga del dettaglio articoli sul documento di acquisto e salvando il documento, verrà automaticamente eliminata la consegna di questa riga sull ordine da cui deriva. Sarà pertanto possibile creare la consegna successivamente. Modificando la quantità di una riga del dettaglio articoli, in più o in meno, direttamente sul documento di acquisto e non dall autocomposizione di creazione del documento, questa variazione non avrà alcun effetto sull ordine a fornitore da cui deriva. Altre funzionalità Dalla funzionalità Riepilogo documenti e Stampa situazione di cassa è adesso possibile effettuare stampe riepilogative anche dei documenti di acquisto (D.d.T, fatture e fatture differite) oltre a quelle già possibili per i documenti di vendita. Dalla funzionalità Statistiche avanzate è possibile elaborare statistiche sui documenti di acquisto. Dalla funzionalità Import/Export dati è possibile importare ed esportare i documenti di acquisto. Implementata anche la possibilità di selezionare i documenti di acquisto su Importazione dati azienda e Cancellazione azienda (per modulo) Legame tra ordine da cliente e ordine a fornitore Utilizzando la funzionalità ricerca e importazione articoli da ordine a fornitore e selezionando l opzione di prelevare gli articoli dagli ordini da cliente, viene creata con questa versione il legame (flusso documentale) tra l ordine a fornitore e gli ordini da cliente selezionati. Dalla visualizzazione grafica del flusso documentale è pertanto possibile vedere se la merce di un ordine da cliente è stata ordinata al fornitore, oppure a quali ordini da cliente si riferisce un particolare ordine a fornitore. Ulteriore destinazione dell azienda sui documenti di acquisto Sui documenti di acquisto (compresi gli ordini a fornitore) da questa versione è possibile specificare e quindi stampare la sede dell azienda in cui il fornitore deve effettuare la consegna. 7 di 34
Configurazione delle causali per i movimenti di acquisto in aggiornamento In aggiornamento da versioni precedenti del software è necessario verificare le causali di movimento di magazzino per la creazione dei documenti di acquisto e nel caso sia necessario provvedere alla configurazione manuale. Per configurare le causali è sufficiente accedere su ciascuna delle applicazioni preposte per la creazione dei documenti di acquisto e da qui selezionare la voce Personalizza causali dal menu Strumenti. Di seguito riportiamo la configurazione suggerita per la personalizzazione delle causali. Documenti di trasporto di acquisto Tipo movimento Elemento progressivo Numero Quantità Valore Data var. Entrata merce Acquisti + + Si Entrata merce come PREMIO Entrata merce come ABBUONO Entrata merce come SCONTO Acquisti + + Si Premi in entrata + + Si Acquisti + + Si Abbuoni in entrata + + Si Acquisti + + Si Sconti in entrata + + Si Fattura differita di acquisto Tipo movimento Elemento progressivo Numero Quantità Valore Data var. Entrata merce Acquisti + Si Entrata merce come PREMIO Entrata merce come ABBUONO Entrata merce come SCONTO Acquisti + Si Premi in entrata + Si Acquisti + Si Abbuoni in entrata + Si Acquisti + Si Sconti in entrata + Si Fattura di acquisto Tipo movimento Elemento progressivo Numero Quantità Valore Data var. Entrata merce Acquisti + + + Si Entrata merce come PREMIO Entrata merce come ABBUONO Entrata merce come SCONTO Acquisti + + + Si Premi in entrata + + + Si Acquisti + + + Si Abbuoni in entrata + + + Si Acquisti + + + Si Sconti in entrata + + + Si 8 di 34
Documents panel Pannello per la gestione dei documenti di vendita e acquisto Questa applicazione permette di poter creare indistintamente movimenti di magazzino generico sia di carico che di scarico. Qui di seguito viene esposta una sintesi delle principali caratteristiche. documenti di vendita, documenti di acquisto e Pulsanti utili per gestire documenti di vendita oppure di acquisto Pulsanti utili per cambiare la finestra attiva e pulsanti per altre funzioni rapide Pulsanti per creare o aggiornare l'anagrafica Gestione del pagamento sul documento Pulsanti per info, creazione, modifica articoli e ricerca descrizioni aggiuntive Pulsanti per la creazione di documenti o movimenti di magazzino Elenco degli articoli che verranno riportati sul documento oppure sul movimento di magazzino Funzionalità/Pulsanti Aggiorna anagrafica Crea Anagrafica Gestione pagamenti Crea documenti Info articolo Gestisci articolo Ins / su / giù Descrizione Se è stata specificata un anagrafica e si modifica qualcuno dei dati disponibili sul modello, cliccando su questo pulsante verrà aggiornato l archivio dell anagrafica. Se non è stata specificata un anagrafica è possibile compilare i campi disponibili sul modello e cliccando su questo pulsante verrà creata l anagrafica in archivio. Per imputare l importo su un tipo di pagamento specifico è sufficiente cliccare sul pulsante ad esso riferito oppure digitare l importo sul relativo campo. Inserendo un importo superiore al netto a pagare verrà visualizzato automaticamente il resto. E possibile visualizzare più o meno pulsanti per tipo di pagamento, modificando le impostazioni sull anagrafica dell azienda e poi dalla scheda visibile da Strumenti\Fatturazione e ordini\personalizzazione Filiale\Pagamenti. Ogni pulsante identifica il tipo di documento che si vuole creare con i dati che sono stati inseriti sul modello. Permette di visualizzare alcune delle informazioni più importanti dell articolo selezionato. Permette di modificare alcuni dei dati dell articolo, se ne è stato selezionato uno, oppure di crearne uno exnovo se non ne è stato selezionato alcuno. Questi pulsanti permettono di spostare sopra o sotto le righe del dettaglio articoli o di inserire una nuova riga tra quelle già esistenti. 9 di 34
Sono poi disponibili altre funzionalità sulla barra degli strumenti che consentono di visualizzare un anteprima delle scadenze del documento (Calcola scadenze), di ricalcolare i totali del documento (Calcola castelletto), di aggiornare rapidamente alcuni dei dati del dettaglio articoli (Aggiorna dettagli e Aggiorna agenti e commessi). Dal menu Strumenti\Funzionalità è poi possibile attivare o disattivare alcune funzionalità che possono tornare utili nel comune utilizzo del software (es.: Visualizza giacenza e disponibilità in ricerca articoli). Parametri di configurazione E possibile configurare alcuni comportamenti dell applicazione e la proposta di alcuni valori (magazzino, pagamento, listini, salvataggio riga con INVIO e automatico, ) effettuandone la definizione sull anagrafica dell azienda, dal menu Strumenti\Fatturazione e ordini e Strumenti\Vendita al banco. Creare un nuovo documento di vendita o un movimento di magazzino di scarico/reso Per creare un nuovo documento di vendita o per creare un nuovo movimento di magazzino di scarico oppure di reso da cliente, è sufficiente cliccare sul pulsante Vendite disponibile sulla barra degli strumenti. Al primo clic sul pulsante verrà visualizzata la finestra dei dati preliminari dove è possibile indicare o meno il cliente (non obbligatorio, può essere specificato successivamente), il magazzino di uscita dei prodotti e il modello di inserimento dei dati. Per rivisualizzare successivamente i dati preliminari è sufficiente cliccare sull omonima voce disponibile sulla barra degli strumenti oppure dal menu File. La ricerca e l inserimento degli articoli nel dettaglio articoli avviene con le stesse identiche modalità previste sulle altre applicazioni di creazione dei documenti. Sui campi del dettaglio evidenziati in giallo, sono attivabili con il tasto destro del mouse le funzioni veloci per visualizzare la giacenza dell articolo, le ultime movimentazioni, i listini. Una volta inseriti gli articoli nel dettaglio con quantità e prezzi, specificate eventuali altre informazioni disponibili sul modello, è possibile avviare la creazione del documento o del movimento semplicemente cliccando su uno dei pulsanti disponibili a video. Viene visualizzata a questo punto una finestra dove è possibile eventualmente apportare alcune variazioni prima di confermare la creazione del documento: 1) indicare il cliente, se non lo si è indicato in precedenza, 2) i dati del documento (sezionale, data e numero), 3) selezionare gli articoli da riportare sul documento o modificarne le quantità, Sempre dalla stessa finestra è possibile specificare se stampare o meno il documento e se lo si vuole aprire in variazione. Se si crea uno scontrino fiscale è possibile stampare lo stesso sul registratore di cassa collegato, la selezione del registratore di cassa da utilizzare va fatta dal menu File \ Registratore di cassa. 10 di 34
Creare un nuovo documento di acquisto o un movimento di magazzino di carico Per creare un nuovo documento di acquisto o per creare un nuovo movimento di magazzino di carico, è sufficiente cliccare sul pulsante Acquisti disponibile sulla barra degli strumenti. Al primo clic sul pulsante verrà visualizzata la finestra dei dati preliminari dove è possibile indicare il fornitore (non obbligatorio, può essere specificato successivamente), il magazzino di entrata dei prodotti e il modello di inserimento dei dati. Per rivisualizzare successivamente i dati preliminari è sufficiente cliccare sull omonima voce disponibile sulla barra degli strumenti oppure dal menu File. La ricerca e l inserimento degli articoli nel dettaglio articoli avviene con le stesse identiche modalità previste sulle altre applicazioni di creazione dei documenti. Sui campi del dettaglio evidenziati in giallo, sono attivabili con il tasto destro del mouse le funzioni veloci per visualizzare la giacenza dell articolo, le ultime movimentazioni, i listini. Una volta inseriti gli articoli nel dettaglio con quantità e prezzi, specificate eventuali altre informazioni disponibili sul modello, è possibile avviare la creazione del documento semplicemente cliccando su uno dei pulsanti disponibili a video. Da qui in poi sono disponibili le stesse caratteristiche descritte per la creazione dei documenti di vendita. Proposta della modalità di pagamento e calcolo delle scadenze La modalità di pagamento proposta nella finestra principale viene ripresa: dai parametri di configurazione dell anagrafica azienda se non viene indicato alcun cliente dall anagrafica cliente\fornitore se viene specificata un anagrafica L importo del netto a pagare viene riportato automaticamente sul tipo pagamento previsto per la modalità di pagamento selezionata. Se non viene apportata alcuna variazione sulla sezione Pagamenti, ad esempio il cambio del tipo pagamento oppure la suddivisione degli importi tra più tipi di pagamento, quando verrà creato il documento le scadenze relative verranno calcolate in base alla modalità di pagamento indicata sulla finestra principale e non a quella proposta sulla finestra di creazione documento. Se invece vengono apportate delle variazioni sulla sezione Pagamenti, quando verrà creato il documento le scadenze relative verranno create mantenendo integralmente quanto specificato sulla sezione Pagamenti, a prescindere quindi dalla modalità di pagamento selezionata sulla finestra principale oppure sulla finestra di creazione del documento. 11 di 34
Ricerca dei documento di vendita e di acquisto Dalla stessa applicazione è possibile ricercare i documenti di vendita e di acquisto creati, non i movimenti generici di magazzino. Per avviare la ricerca è sufficiente cliccare sul pulsante modalità filtri, impostare i filtri di ricerca, e avviare con il punto esclamativo la ricerca dei documenti. Dall elenco visualizzato è possibile, cliccando con il tasto destro del mouse su una delle righe, aprire in variazione il documento oppure visualizzare un anteprima sintetica dei dati del documento (questa visualizzabile anche con un doppio clic del mouse sulla riga). E anche possibile avviare l anteprima di stampa, la stampa e l esportazione in uno dei formati disponibili del documento selezionato semplicemente cliccando sui relativi pulsanti disponibili sulla barar degli strumenti. Attivando il riquadro attività (CTRL+F1), è poi possibile visualizzare il flusso documentale del documento selezionato e visualizzare da qui in modalità grafica tutti i collegamenti attivi e non. Utilizzo dei registratori di cassa E possibile utilizzare un registratore di cassa per la stampa degli scontrini fiscali, se il modulo Vendita al banco è abilitato, quando viene creato dal software uno documento di tipo scontrino fiscale. Per poter utilizzare un registratore di cassa è sufficiente collegare il registratore al proprio computer e installare l utility CashTray (consultare la guida in linea del modulo Vendita al banco per maggiori dettagli). Questo l elenco dei registratori di cassa già configurati e selezionabili per l utilizzo: RCH Mod. G3000-S RCH Mod. G1200 Olivetti 4080 (CRF) Olivetti 4600 (CRF) Olivetti ELA compatibile (Es. YARD 80) Registr. Hanker (Distribution System) Sarema su protocollo XON/XOFF Custom KUBE (Xon/Xoff) EPSON FP Series (Xon/Xoff) Informazioni importanti su Documents Panel Per poter utilizzare questa nuova applicazione è necessario abilitare la licenza del relativo modulo. Se le configurazioni dei registratori di cassa non sono visibili è possibile importarle dal percorso C:\Programmi\Diamante spa\dmt Professional v3.2\registratori cassa. 12 di 34
Scadenzario Implementazioni per meglio gestire lo scadenzario Con questa nuova versione sono state del tutto riprogettate e ripensate le applicazioni che permettono di gestire le scadenze nel loro iter di vita (dalla creazione fino all incasso/pagamento). Le implementazioni e le migliorie apportate per consentire di gestire al meglio lo scadenzario sono state focalizzate nelle applicazioni elencate qui di seguito: - Scadenzario (nuovo design delle finestre), - Operazioni con scadenze (migliorie e implementazioni), - Operazion con scadenze da prima nota (migliorie e implementazioni), - Stampa effetti (dismessa come applicazione accessibile da menu e inglobate le funzionalità nella altre applicazioni), - Distinta di versamento (migliorie e implementazioni), - Lettera di sollecito (nuova funzionalità). Scadenzario Sull applicazione Scadenzario è stata effettuata la riprogettazione delle finestre per consentire una migliore lettura e una più veloce individuazione delle informazioni delle scadenze. Adesso le informazioni della scadenza sono suddivise e raggruppate in solo 2 schede, invece che 4. La prima scheda è quella che consente di poter vedere tutte le informazioni relative al titolare della scadenza, al documento, all importo complessivo, al tipo di pagamento; la seconda scheda, invece, consente di vedere il dettaglio delle singole rate della scadenza. 13 di 34
Operazioni con scadenze e generazione tracciati elettronici (Ri.Ba., RID, Bonifici Italia) L applicazione Operazioni con scadenze, e l omonima funzionalità disponibile su Registrazioni di prima nota, è quella che ha subito il numero maggiore di implementazioni e migliorie. Adesso è possibile utilizzare questa applicazione sia per effettuare le comuni operazioni di contabilizzazione e di cambio dello stato delle scadenze, sia per generare il tracciato elettronico delle Ri.Ba. o dei nuovi tracciati RID e Bonifici Italia, oltre alla possibilità di poter creare e stampare direttamente una distinta delle scadenze o le lettere di sollecito. Al primo passo è possibile selezionare il tipo di operazione contabile da effettuare e a seconda del tipo di soggetto creare per i Clienti i tracciati elettronici Ri.Ba. e RID, oppure la stampa delle ricevute bancarie e tratte, e per i fornitori i Bonifici Italia. Scegliendo di creare gli effetti o i files verrà creata automaticamente la distinta di versamento, che sarà possibile stampare successivamente alla fine dell autocomposizione. Tra le altre implementazioni apportate all applicazione, sono da evidenziare: - attribuzione automatica del contratto bancario dell azienda indicato al passo 2 per tutte le scadenze che verranno selezionate nel passo di ricerca a prescindere che queste abbiano o meno un contratto bancario già associato; - ricerca avanzata delle scadenze con numerose possibilità di filtri di ricerca; - possibilità di poter ricercare, selezionare e contabilizzare contestualmente scadenze dei clienti di tipo attivo (fatture) e passivo (note di credito) e con la medesima possibilità anche per le scadenze fornitori; la selezione contestuale di scadenze attive\passive per clienti o fornitori consente quindi di poter creare un effetto in cui l importo è dato dalla differenza tra l importo delle scadenze attive e l importo delle scadenze passive; - nel passo di ricerca delle scadenze è possibile associare la banca azienda del cliente su tutte quelle scadenze a cui non ne è stato associato uno, ed evidenziazione in giallo delle scadenze per cui è indispensabile questa associazione (es. nel caso di appoggio in banca e creazione Ri.Ba.); - nel passo di anteprima di prima nota contabile è possibile gestire, nel caso di operazione di incasso/pagamento, l incasso o il pagamento: o o per l intero importo della scadenza, parziale con rinnovo e differimento della data di scadenza, 14 di 34
o o parziale con abbuono della differenza non incassata\pagata, parziale con rinnovo di una parte dell importo e abbuono di un altra parte dell importo. - nel passo di anteprima di prima nota contabile è possibile scegliere il tipo di incasso/pagamento da effettuare, completo o solo iva, per le scadenze legate a documenti con IVA ad esigibilità differita, - creazione automatica della distinta di versamento nel caso di operazione di appoggio in banca o impegni\disposizioni in banca, - possibilità di creazione e stampa della lettera di sollecito nel caso operazione di insoluto, - creazione automatica dei tracciati elettronici Ri.ba., RID, Bonifici Italia oppure stampa effetti e tratte. Operazioni con scadenze da Registrazioni di prima nota. Quanto descritto sopra vale anche per l omonima funzionalità disponibile sull applicazione Registrazioni di prima nota, uniche differenze rispetto a quanto descritto è che da prima nota non sarà possibile stampare le distinte di versamento, le lettere di sollecito, o generare\stampare Ri.Ba., RID e Bonifici Italia. Sarà comunque possibile stampare successivamente la distinta di versamento e generare\stampare Ri.Ba. e RID dall applicazione Distinta e stampa effetti, in quanto quando viene effettuata una registrazione di appoggio in banca viene comunque creata automaticamente la distinta di versamento che sarà poi possibile ricercare e visualizzare da questa applicazione. Distinta di versamento e stampa effetti Nella nuova applicazione per la gestione delle distinte di versamento è possibile ricercare le distinte create dall applicazione Operazioni con scadenze disponibile a menu e dall omonima funzionalità disponibile sull applicazione Registrazioni di prima nota Dalla gestione distinte è quindi possibile: - ricercare e aprire in variazione la distinta per poter vedere le rate incluse nella distinta, - eliminare o aggiungere scadenze alla distinta, - creare manualmente una nuova distinta di versamento scegliendo quali scadenze includere, - stampare le ricevute bancarie e le tratte relative alle scadenze presenti sulla distinta, - creare i tracciati elettronici relativi alle scadenze presenti sulla distinta, - stampare la distinta o esportarla in uno dei formati disponibili (.pdf,.doc,.xls, ). Lettere di sollecito Nella nuova applicazione per la gestione delle lettere di sollecito è possibile ricercare le lettere create dall applicazione Operazioni con scadenze per poter ristampare oppure creare manualmente delle nuove lettere di sollecito scegliendo quali scadenze includere. Come per le distinte di versamento è possibile eliminare o aggiungere scadenze alla lettera di sollecito e quindi poi stampare o esportare in uno dei formati disponibili. 15 di 34
IVA ad esigibilità differita (DL 185/2008) Con l emanazione del decreto attuativo dell articolo 7 del DL 185/2008 è stato definitivamente introdotto il meccanismo denominato IVA per cassa. Secondo questo nuovo meccanismo l IVA derivante dalla vendite andrà versata al momento dell effettivo incasso della fattura e l IVA derivante dagli acquisti potrà essere detratta al momento dell effettivo pagamento. L IVA diventa comunque esigibile dopo un anno dalla effettuazione dell operazione, ad eccezione del caso in cui una delle controparti sia stato assoggettato a procedure concorsuali o esecutive. Le operazioni con IVA ad esigibilità differita concorrono a formare il volume di affari e partecipano alla determinazione del pro-rata. Potranno avvalersi di questo meccanismo i contribuenti che esercitano attività d impresa, arti e professioni che hanno avuto nell anno solare precedente un volume di affari non superiore a 200mila euro, e deve trattarsi di cessioni di beni o prestazioni di servizi effettuate verso clienti soggetti passivi d imposta (sono esclusi quindi i privati). Il meccanismo dell IVA per cassa vale solo se sulla fattura viene riportato espressamente che si tratta di un operazione con IVA ad esigibilità differita. Se in possesso dei necessari requisiti in termini di fatturato, può essere emessa una fattura recante la menzione IVA ad esigibilità differita ex art. 7 Dl 185/2008, la fattura va registrata in contabilità ma non viene versata l IVA. Il cliente provvede al pagamento della fattura ed esercita di conseguenza la detrazione. In mancanza di pagamento, l Iva diventa comunque esigile dopo un anno dalla effettuazione dell operazione, salvo che il cliente sia stato assoggettato a procedure concorsuali o esecutive. Il cliente riceve la fattura, la registra, ma non può detrarre l IVA. Ricevuto il pagamento della fattura, si provvede al versamento dell imposta Fonte: Il Sole 24 Ore Creare una fattura vendita o di acquisto con IVA ad esigibilità differita Per creare una fattura con IVA ad esigibilità differita, e per i documenti di vendita esporre esplicitamente nella stampa del documento di vendita la menzione dell articolo di legge, è sufficiente selezionare l opzione IVA in sospensione visibile sulla sezione di testata del documento. La stessa opzione è disponibile anche sulle applicazioni per la gestione degli ordini e delle offerte/preventivi, pertanto i documenti creati a partire da questi tipi di documento riporteranno la selezione effettuata in origine. Permane però sempre la possibilità di poter entrare in variazione del documento di vendita creato ed operare qui una selezione differente da quella effettuata in origine. Se con un cliente in particolare si vuole applicare questo meccanismo su tutti i documenti a lui riferiti è possibile predefinire l opzione IVA in sospensione sulla scheda Fatturazione dell anagrafica del cliente. Impostata questa opzione sull anagrafica del cliente, ogni volta che verrà creato un documento per questo cliente verrà proposto automaticamente come selezionata l opzione IVA in sospensione, resta comunque poi libera la facoltà di poter deselezionare l opzione sul documento per emettere così di fatto un documento con IVA ad esigibilità immediata. 16 di 34
Dalla gestione Anagrafiche, scheda Anagrafica, è poi possibile specificare se l anagrafica è un Ente pubblico o meno. Selezionata quest opzione e abbinata a quella di IVA in sospensione, verrà riportata una nota differente nella stampa dei documenti di vendita rispetto a quella necessaria per i clienti che non sono enti pubblici. Dalla scheda Scadenze dell anagrafica, invece, è possibile specificare l opzione Soggetto a procedure concorsuale o esecutive, utile per escludere le scadenze associate all anagrafica dalle operazioni di incasso o pagamento. Conti IVA del piano dei conti Dall anagrafica azienda, Strumenti\Contabilità\Conti automatici scheda numero 6, è possibile definire quali sono i conti IVA per gli acquisti e per le vendite da utilizzare per la contabilizzazione delle fatture ad esigibilità differita. Contabilizzare una fattura con IVA ad esigibilità differita Per contabilizzare automaticamente una fattura con IVA ad esigibilità differita con la funzionalità Contabilizza Fattura di vendita oppure Contabilizza Fattura di acquisto (Contabilità), non è necessario fare nulla di differente rispetto a quanto viene fatto per le fatture emesse in regime IVA ordinario. Il software riconosce automaticamente i documenti con IVA differita e crea la registrazione in prima nota utilizzando la causale specifica per questo tipo di documenti. E possibile verificare o cambiare la causale utilizzata, cliccando sul pulsante Personalizza causali presente sull ultimo passo dell autocomposizione di contabilizzazione dei documenti in contabilità. Queste registrazioni verranno riepilogate sia sui registri IVA che sulla liquidazione IVA, ma su quest ultima non concorreranno alla determinazione del debito IVA. Il debito IVA derivante da questo tipo di operazioni verrà considerato nel momento in cui verrà effettuata la registrazione di incasso delle scadenze. 17 di 34
Incassare una fattura con IVA ad esigibilità differita L incasso delle fatture emesse con Iva ad esigibilità differita va effettuata adoperando la funzionalità Operazioni con scadenze o Nuovo Incasso, disponibile a menu, o dall omonima funzionalità su Registrazioni di Prima nota. Da qui, individuate le scadenze da incassare, è possibile specificare poi al passo 4 la causale contabile da utilizzare per l incasso delle fatture con Iva ad esigibilità differita. La causale, Incasso IVA Sospesa, viene proposta in automatico, può comunque essere variata con un alta configurata opportunamente (vedere immagini). Nel passaggio di anteprima della registrazione viene visualizzato l elenco delle scadenze selezionate precedentemente e da qui è possibile decidere per le scadenze relative a fatture con Iva ad esigibilità differita se effettuare l incasso completo (contabile e IVA) oppure solo l incasso di tipo IVA: a) selezionando incasso completo, verranno effettuate due registrazioni di prima nota, la prima valida solo ai fini IVA e utile per far concorrere il documento al debito IVA, la seconda relativa all incasso della scadenza e al giroconto dal conto IVA in sospensione al conto IVA a debito; b) selezionando incasso solo IVA, invece, verranno sempre effettuate due registrazioni ma sulla seconda sarà presente solo il giroconto dal conto IVA in sospensione al conto IVA a debito e non quello relativo alla chiusura del conto cliente. 18 di 34
Contabilizzare una fattura acquisto con IVA differita Per contabilizzare una fattura di acquisto con IVA ad esigibilità differita è sufficiente registrare in prima nota contabile la fattura utilizzando la causale Fattura acquisto sospesa e in genere una causale configurata opportunamente (vedere immagine). Come per le fatture di vendita, queste registrazioni verranno riepilogate sia sui registri IVA che sulla liquidazione IVA, ma su quest ultima non concorreranno alla determinazione del credito IVA. Il credito IVA derivante da questo tipo di operazioni verrà considerato nel momento in cui verrà effettuata la registrazione di pagamento delle scadenze. Al salvataggio della registrazione di acquisto verrà creata la scadenza che potrà poi essere pagata totalmente o parzialmente adoperando la funzionalità Operazioni con scadenze, o Nuovo Pagamento, disponibile a menu (Acquisti). Nel caso in cui siano stati creati ordini a fornitore e su questi sia stata selezionata l opzione IVA in sospensione visibile sulla sezione di testata dell ordine, le fatture di acquisto da qui create potranno essere contabilizzate automaticamente adoperando la funzionalità Contabilizza Fattura di acquisto (Contabilità). Come già visto per le vendite, il software riconosce automaticamente i documenti con IVA differita e crea la registrazione in prima nota utilizzando la causale specifica per questo tipo di documenti. E possibile verificare o cambiare la causale utilizzata, cliccando sul pulsante Personalizza causali presente sull ultimo passo dell autocomposizione di contabilizzazione dei documenti in contabilità. Pagare una fattura acquisto con IVA ad esigibilità differita Il pagamento delle fatture ricevute con Iva ad esigibilità differita va effettuata adoperando la funzionalità Operazioni con scadenze o Nuovo Incasso, disponibile a menu, o dall omonima funzionalità su Registrazioni di Prima nota. Da qui, individuate le scadenze da pagare, è possibile specificare poi al passo 4 la causale contabile da utilizzare per il pagamento delle fatture con Iva ad esigibilità differita. La causale viene proposta in automatico, può comunque essere variata con un alta configurata opportunamente (vedere immagini). 19 di 34
Come per le scadenze delle fatture vendita, al passo 5 viene visualizzato l elenco delle scadenze selezionate precedentemente e da qui è possibile decidere per le scadenze relative a fatture con Iva ad esigibilità differita se effettuare il pagamento completo (contabile e IVA) oppure solo il pagamento di tipo IVA: a) selezionando incasso completo, verranno effettuate due registrazioni di prima nota, la prima valida solo ai fini IVA e utile per far concorrere il documento al credito IVA, la seconda relativa al pagamento della scadenza e al giroconto dal conto IVA in sospensione al conto IVA a credito; b) selezionando incasso solo IVA, invece, verranno sempre effettuate due registrazioni ma sulla seconda sarà presente solo il giroconto dal conto IVA in sospensione al conto IVA a credito e non quello relativo alla chiusura del conto fornitore. Incassare/pagare documenti ad esigibilità differita direttamente da Prima nota E possibile effettuare tutte le operazioni sopra descritte relative ad incassi e pagamenti direttamente dalla funzionalità Registrazioni di prima nota. Per farlo è sufficiente selezionare una delle causale configurate per l incasso o il pagamento delle fatture con IVA ad esigibilità differita e dal menu o dalla barra degli strumenti avviare la voce Operazioni con scadenze. Da qui in poi sarà possibile selezionare le scadenze relative a fatture con IVA ad esigibilità differita ed effettuare la contabilizzazione e la chiusura automatica della scadenze. Incassare/pagare parzialmente documenti ad esigibilità differita E possibile incassare o pagare una parte del documento, ad esempio una sola delle rate della scadenza oppure una parte dell importo del totale documento. L incasso o il pagamento parziale determinerà la competenza dell IVA, su registri e liquidazione, in proporzione all importo incassato o pagato. Note di credito con IVA ad esigibilità differita Per quanto riguarda le note di credito con IVA ad esigibilità differita, sia note credito emesse su clienti che quelle ricevute da fornitori, valgono le stesse indicazioni illustrate per la registrazione delle fatture di acquisto e di vendita che per la gestione di incassi e pagamenti, l unica differenza consiste nelle causali da utilizzare per registrare in prima nota le note di credito. Riportiamo qui di seguito la configurazione delle causali per le note credito a cliente e da fornitore e il relativo incasso. 20 di 34
Le causali Incasso automatico e Pagamento automatico indicate come causali concatenate nelle causali di incasso e pagamento, sono delle causali già disponibili. Se non fossero presenti è sufficiente creare delle nuove causali di tipo contabile e specificare nella scheda Collegamenti e concatenamenti la funzionalità collegata Incassi e pagamenti automatici. Stampa di controllo da Scadenzario Dalla funzionalità Scadenzario (Menu Vendite\Scadenze), è possibile utilizzare una stampa specifica per poter monitorare la situazione delle scadenze derivate da documenti di acquisto e di vendita con Iva ad esigibilità differita. Il report di stampa disponibile dalla stampa Scadenzario si chiama Iva in sospeso. 21 di 34
Listini Nuova funzionalità di aggiornamento listini Avviando la funzionalità Aggiornamento listini, dal menu o dalla barra degli strumenti, è possibile effettuare le seguenti operazioni: 1) variazione dei prezzi degli articoli e degli sconti di articoli e categorie merceologiche, 2) aggiunta di articoli mancanti per i listini selezionati e determinazione del prezzo per questi articoli. Entrambe le operazioni possono essere effettuate solo per il listino selezionato oppure contemporaneamente per più listini. La variazione dei prezzi può essere effettuata prendendo come base di riferimento i dati presenti sulla sull anagrafica dell articolo oppure prendendo i dati presenti su un altro listino o il listino stesso. La variazione di prezzi e sconti può essere operata su tutti gli articoli presenti sul listino oppure solo su alcuni di questi, è disponibile difatti un passo in cui è possibile ricercare e selezionare gli articoli da aggiornare in base a diversi parametri di ricerca (codice, descrizione, categoria, ). Questa caratteristica di ricerca e selezione degli articoli è disponibile anche sulla funzionalità Nuovo Listino e Salva come nuovo 22 di 34
Listini con solo prezzi e sconti differenti dal listino base E possibile definire un listino base di vendita che include tutti gli articoli trattati ed i relativi prezzi, e quindi uno o più listini, di tipo cliente o di campagna, che invece contengono solo le eccezioni, prezzi e sconti, rispetto al listino di base. Sui documenti la ricerca dei prezzi e degli sconti viene effettuata separatamente, vediamo nel dettaglio. Il prezzo dell articolo viene prima ricercato sul listino di campagna, se selezionato sul documento e applicato al cliente, poi sul listino del cliente, se predefinito un listino sull anagrafica del cliente, e se anche su questo non viene trovato verrà allora proposto il prezzo presente sul listino vendita di base. Gli sconti (sconti dell articolo, della categoria merceologica a cui appartiene all articolo, generici del listino) vengono ricercati e proposti con la stessa sequenza vista per la ricerca del prezzo. La particolarità è però che è possibile creare un listino, di campagna o cliente, che abbia una priorità più alta nella ricerca degli sconti da proporre sul documento. Per far questo è sufficiente creare un listino in cui definire solo gli sconti per ciascun articolo, e non il prezzo, e/o gli sconti per categoria merceologica oppure gli sconti generici del listino. Gli sconti vengono ricercati in cascata sui listini nelle 3 tipologie possibili (dell articolo, della categoria merceologica a cui appartiene all articolo, generici del listino). Individuati gli sconti in una delle tre tipologie verranno applicati tutti in cascata e non verrà effettuato alcun cumulo con gli eventuali sconti delle altre tipologie. Il prezzo e gli sconti vengono ripresi dal stesso listino quando sono entrambi presenti sul listino con maggiore priorità nella sequenza di ricerca (campagna, cliente, base). Illustriamo con alcuni esempi il meccanismo di proposta prezzi e sconti: Listino Articolo Prezzo Sconto Prezzo proposto Sconto proposto Listino vendita Base Articolo 1 19,90 5% Listino Cliente X Articolo 1 18,90 3% 18,90 3% Prezzi e sconti presenti sullo stesso listino Listino Articolo Prezzo Sconto Prezzo proposto Sconto proposto Listino vendita Base Articolo 1 19,90 5% Listino Cliente X Articolo 1 17,90 -- 17,90 -- Prezzo presente sul listino cliente e nessun listino solo con sconti Listino Articolo Prezzo Sconto Prezzo proposto Sconto proposto Listino vendita Base Articolo 1 19,90 5% Listino Cliente X Articolo 1 -- 7% 19,90 7% Prezzo presente sul listino base, Sconti presenti su listino cliente Listino Articolo Prezzo Sconto Prezzo proposto Sconto proposto Listino vendita Base Articolo 1 19,90 5% Listino Cliente X Articolo 1 17,90 -- 17,90 8% Listino di Campagna Articolo 1 -- 8% Prezzo presente sul listino Cliente, Sconti presenti su listino di Campagna Listino Articolo Prezzo Sconto Prezzo proposto Sconto proposto Listino vendita Base Articolo 1 19,90 5% Listino Cliente X Articolo 1 -- -- 19,90 8% Listino di Campagna Articolo 1 -- 8% Prezzo presente sul listino base, Sconti presenti su listino di Campagna 23 di 34
Ordine di ricerca di prezzi e sconti sui documenti Nella fase di emissione di un documento, affinché possa essere effettuato il riporto dei prezzi degli articoli, è necessario specificare almeno un listino. Sono previsti tre campi per la scelta dei listini, corrispondenti a tre diverse tipologie: listino di campagna (solo per le vendite); listino del cliente/fornitore; listino di base (solo per le vendite). Il listino di base e il listino di campagna vengono proposti sul documento in base ai valori impostati sui parametri di configurazione disponibili in Anagrafica Azienda (Strumenti\Fatturazione e ordini, Strumenti\Vendita al banco). Il listino del cliente o del fornitore è invece il listino indicato come predefinito sull anagrafica dello stesso. E sempre possibile cambiare i listini sul documento semplicemente scegliendo tra gli altri listini disponibili nei rispettivi elenchi. E importante anche tenere presente che, per tutti i tipi di listino, se la data del documento non rientra fra le date di validità del listino, questo non verrà visualizzato. Nella ricerca ed applicazione dei prezzi e degli sconti per ogni articolo, il listino di campagna è quello su cui viene effettuata per prima la ricerca di prezzi e sconti, la ricerca su questo viene però applicata solo e unicamente se la relativa casella di controllo, presente nell anagrafica del cliente, è stata abilitata. Se non viene applicato il listino di campagna, i prezzi e gli sconti verranno ricercati prima nel listino del cliente, se ne ha uno predefinito, e poi nel listino di base. Per i documenti di acquisto è possibile indicare un solo listino, nel caso in cui l articolo non sia presente su questo verrà proposto il prezzo dell ultimo movimento di carico effettuato con il fornitore. 24 di 34
Migliorie importanti Menu avanzato Sul menu avanzato, oltre alla gestione Analisi, sono state apportate diverse migliorie e implementazioni, le riepiloghiamo sinteticamente qui di seguito. 1. Implementazione di nuovi campi colonna sulle griglie di ricerca. 2. Implementata la possiblità di poter stampare le informazioni visibili sulle griglie di ricerca. 3. Nelle stampe di acquisti e vendite sono stati implementati i totali per quantità. 4. Ottimizzati i tempi di ricerca sui Trova. 5. Apportate diverse migliorie per risolvere alcuni problemi che portavano al blocco dell applicazione e che si potevano manifestare dopo un certo tempo di inutilizzo o a volte al primo avvio dell applicazione. Inventario di magazzino e magazzino fiscale Inventario a valore E possibile elaborare un inventario periodico o di fine esercizio imputando oltre alla giacenza rilevata anche il valore unitario dell articolo (costo ultimo o costo medio ponderato), per poter così generare movimenti di rettifica che varino oltre la quantià anche il valore dell articolo. All ultimo passo dell autocomposizione di creazione dell inventario è possibile decidere se elaborare un inventario a valore o meno. Elaborato l inventario, sarà visibile una colonna dove viene proposto il valore ripreso dall anagrafica dell articolo, che può comunque essere modificato o imputato manualmente, e una colonna dove verrà visuliazzato il valore dell articolo calcolato dato dal prodotto tra la giacenza rilevata e il valore unitario dell articolo. Al consolidamento dell inventario verranno creati i movimenti di magazzino di rettifica che incideranno sia sulla quantità che sul valore degli articoli e saranno pertanto movimenti che verranno considerati nelle elaborazioni a valore (es.: Magazzino fiscale). Dal menu Strumenti è anche possibile personalizzare le causali di movimento di magazzino per le rettifiche positive\negative e per i carichi di inizio esercizio. Sono disponibili anche dei report di stampa specifici per poter stampare oltre alla quantità anche il valore degli articoli. 25 di 34
Annullamento del consolidamento Una volta consolidato l inventario e creati i movimenti di rettifica e/o di carico di inizio esercizio, è possibile annullare il consolidamento e di conseguenza eliminare i relativi movimenti di magazzino cliccando sulla voce Annulla consolidamento disponibile sul menu e sulla barra degli Strumenti. Stampa valorizzazione per gruppi Dall applicaizone Magazzino fiscale è possibile selezionare il report di stampa Valorizzazione per gruppi che consente di ottenere una stampa che espone il valore del magazzino fiscale raggruppato per Categoria merceologica, o Classificazione articolo, o Tipo prodotto, o Reparto fiscale, o Categoria fiscale, o Gruppo equivalente. E eventualmente possibile stampare anche il dettaglio degli articoli che fanno parte del raggruppamento selezionato. Altre migliorie importanti Nuova anteprima documenti Per consentire una più facile e chiara lettura è stata del tutto riprogettata graficamente l Anteprima documento, accessibile dalle applicazioni e finestre del software come ad esempio partitario, ordini, flusso documentale. Questo ha anche consentito la semplificazione della fase di creazione dei documenti di evasione dagli ordini da cliente e dei documenti di consegna da ordine a fornitore. Adesso tutte le infomazioni necessarie per creare i documenti di consegna sono interamente modificabili. Ottimizzazione performance Su molte applicazioni sono stati effettuati diversi interventi per ridurre i tempi di attesa quando vengono elaborati un numero consistente di informazioni. Questo l elenco delle applicazioni e delle funzionalità su cui è stato effettuato questo genere di intervento: assegnazione/evasione/consegna di Ordini da cliente e Ordini a fornitore, creazione delle Fatture Differite, Movimenti di magazzino, Stampa mastrini, Piano dei conti, Creazione movimenti di provvigione (da documenti e autocomposizione), Ricerca e importazione articoli su ordine a fornitore, Aggiornamento dettagli su documenti, Calcolo automatico degli ammortamenti. Compatibilità con SQL Server 2008 Con questa versione del software è stata ottenuta la compatibilità con Microsoft SQL Server 2008, è pertanto possibile utilizzare anche questa nuova piattaforma di database oltre a Microsoft SQL Server 2005. 26 di 34