Enterprise-Content-Management ELO è disponibile presso: ELO Digital Office GmbH, Tübinger Str. 43, 70178 Stuttgart, Germany, info@elo.com ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz, info@elo.at ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, CH-8304 Wallisellen, info@elo.ch Articolo n : A090-PP-IT ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional e ELOenterprise sono marchi di proprietà di ELO Digital Office GmbH in Germania e/o in altri Paesi. Microsoft, MS, Windows, Word ed Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sono marchi registrati di Microsoft Corporation negli USA e/o altri Paesi. Altri nomi di aziende, prodotti o servizi potrebbero essere marchi di altri produttori. Questa pubblicazione contiene informazioni di carattere generale e non vincolanti, e non sostituisce la consulenza personale. Le informazioni contenute nella presente pubblicazione sono soggette a variazioni anche senza preavviso. In particolare, le caratteristiche tecniche e le funzioni potrebbero variare da Paese a Paese. Le informazioni aggiornate relative ai prodotti ELO, le condizioni contrattuali e i prezzi sono consultabili presso le società ELO e i partner commerciali di ELO e/o i partner ELO Channel. Le informazioni relative al prodotto riflettono lo stato attuale. L'oggetto e la portata dei servizi sono definiti esclusivamente dai singoli contratti. ELO non garantisce che i propri prodotti o altri servizi rispettino determinate direttive leali. Il cliente è responsabile del rispetto delle direttive vigenti sulla sicurezza dettate dal diritto nazionale e internazionale. Sono possibili variazioni, errori ed errori di stampa. La ristampa e la duplicazione, anche parziale, sono consentite solo previa approvazione scritta di ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH 2015. Tutti i diritti sono riservati.
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ELOprofessional 9 Maggiore efficienza per i vostri processi aziendali Sia che si tratti di un'azienda piccola o di una grande, ormai tutti devono lottare con il crescente "diluvio" di dati. E non fa differenza che i documenti siano disponibili tradizionalmente su carta, come documentazione digitale o via e-mail. La massa dei dati diventa sempre più grande. Solo chi riesce a elaborare queste informazioni nel modo più efficiente e automatizzato possibile, può imporsi sul mercato a lungo termine. ELO Digital Office è un produttore esperto in soluzioni funzionali, grazie alle quali è possibile configurare la gestione delle informazioni e i relativi processi aziendali in maniera più efficiente. Il software Enterprise Content Management (ECM), progettato appositamente per le imprese, supporta gli utenti nella realizzazione ottimale dei processi studiati sull'attività principale, con componenti e interfacce configurabili individualmente. Con la sua ampia gamma di possibilità di impiego, ELOprofessional rende i processi aziendali più efficienti e validi. I documenti aziendali e le informazioni vengono gestiti in sicurezza e nel rispetto delle normative per l'intero ciclo di vita e oltre. Di particolare interesse è anche la perfetta integrazione nel mondo Microsoft Office, che consente all'utente di sfruttare i vantaggi della gestione dei documenti digitali senza eccessivo impegno per la formazione. www.elo.com 3
Accesso alle informazioni da qualsiasi punto Avere un accesso efficiente in qualunque momento alle informazioni necessarie durante il lavoro quotidiano, è un aspetto essenziale delle soluzioni ECM di ELO. Grazie al concetto Multi-Client, che consente la tracciatura delle soluzioni ELO, l'utente può agire praticamente da ogni ambiente di lavoro conosciuto (Microsoft Outlook, Microsoft Office, Internet, soluzioni ERP ecc.). Una caratteristica distintiva in tal senso è la profondità di integrazione consentita dalle funzioni ECM di ELO. In tal modo si aumenta notevolmente la produttività degli utenti. Sia che si tratti di applicazioni specifiche, di un complesso processo aziendale o di un impiego fuori sede, lavorare in modo più semplice, flessibile e veloce è uno degli imperativi massimi di ELOprofessional. Con ELOprofessional le aziende si assicurano un'archiviazione sicura delle informazioni e al tempo stesso un'ampia piattaforma di sviluppo, dalla quale gestire il proprio business in modo ancora più efficiente. A seconda delle esigenze, ELO offre un'ampia panoramica di soluzioni per incrementare il successo economico di ogni impresa. Sia che si tratti di elaborazione delle fatture in ingresso, di fascicoli personali digitali o della gestione delle e-mail, con ELOprofessional gli utenti sono equipaggiati al meglio per tutte le esigenze. A ciò si aggiungono moduli di soluzioni opportunamente elaborati sulla base delle richieste individuali, con i quali l'ecm si combina, tra le altre cose, con applicazioni di terzi per una migliore collaborazione, ampliando così notevolmente lo spettro di possibilità. Enterprise-Content-Management
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Workflow moderni per il ricevimento fatture Le aziende oggi si trovano a dover affrontare ogni tipo di sfida. Una di queste è la strutturazione logica delle informazioni in entrata e la loro disponibilità, che non devono solo essere conservate in sicurezza, ma anche strutturate ed elaborate. ELOprofessional 9 offre la soluzione più adatta all'azienda per quasi ogni tipo di esigenza. Elaborazione delle fatture in entrata Le fatture attraversano spesso diversi settori in un'azienda. Per lo più questo processo richiede tempo e denaro. La soluzione ELO per il ricevimento fatture consente di ridurre notevolmente i tempi di passaggio ed elaborazione. In ELO, le fatture e i documenti in entrata vengono inoltrati a chi di dovere, dopo essere stati acquisiti e classificati in modo automatizzato. Tutti i dati rilevanti dei documenti, quali ad es. i dati inerenti alla posizione, all'iva ecc., vengono correttamente riconosciuti e sono sottoposti a controlli di plausibilità. Le fatture con un riferimento d'ordine disponibile nel sistema ERP possono essere elaborate, se necessario, in un registro nero in modo completamente automatizzato. In figura: l'elo DocXtractor classifica una fattura in entrata. Enterprise-Content-Management
Controllo ottimale mediante workflow Così è possibile inoltrare, e conseguentemente autorizzare, fatture senza ordini di riferimento diretto ai responsabili o ai reparti competenti, mediante un workflow di controllo fatture digitale e standardizzato. Il calcolo dei benefici con ELO è assolutamente vincente, perché i costi per l'acquisizione fatture e quindi anche i tempi di trasferimento vengono ridotti drasticamente. I costi del processo diminuiscono, mentre aumenta la qualità del processo e dei dati; inoltre sono eliminate le detrazioni da sconti e liquidità. Grazie alla panoramica aggiornata quotidianamente delle somme dovute, si crea trasparenza nell'azienda. Tutti i comuni sistemi ERP per il settore commerciale, come ad esempio SAP, Microsoft o Sage vengono perfettamente integrati. La corrispondenza sviluppata durante il processo, ad es. calcoli, offerte, e-mail ecc., viene salvata interamente e, se necessario, provvista di firma elettronica. I moduli ELO per l'elaborazione delle fatture in entrata sono: Interfaccia ERP Microsoft Perfetta integrazione nel mondo Microsoft Dynamics Navision. In ELO i documenti vengono rilevati in modo sicuro e archiviati nel rispetto delle regole tecniche della conservazione a norma. Workflow ELO Workflow elettronici controllano i processi aziendali a livello inter-divisionale e assicurano una elaborazione tempestiva e sicura delle transazioni. Interfaccia SAP Integrazione efficiente in SAP ECC, comoda acquisizione di documenti SAP e elaborazione completa di tutti i processi commerciali. ELO isearch Tecnologia di ricerca efficiente e performante che porta velocemente e in modo mirato, avvalendosi di processi semantici e linguistici, all'informazione cercata e alle conoscenze necessarie. ELO Business Logic Provider (BLP) Soluzione unica per una configurazione completa e flessibile di logica aziendale e supporto al processo mediante design, nonché la completa integrazione con le soluzioni aziendali esistenti. ELO DocXtractor La classificazione ed elaborazione intelligente e automatizzata del volume di documenti in entrata. www.elo.com 7
Lavorare fuori sede Business senza limiti Il tema all'ordine del giorno è il lavoro mobile. Indipendenza dal luogo, intelligenza e flessibilità sono le caratteristiche che hanno rivoluzionato la nostra elaborazione delle informazioni. Essi sono al tempo stesso la base per il successo di smartphone, tablet e simili. Questa marcia trionfale, partita dall'ambito privato, ha coinvolto anche le aziende. In mezzo a tanta luce ci sono però anche alcune ombre, perché proprio nell'ambito aziendale c'è bisogno di sicurezza dei dati e di soluzioni su misura per i processi nel settore della telefonia mobile. Solo così sono garantite trasparenza, efficacia e sicurezza per i collaboratori. La gestione dei processi commerciali basati su modulistica, la cifratura, la gestione offline: ELO offre tutto ciò con le sue soluzioni mobili (App ELO for Mobile Devices, Web Access) nella suite ELO ECM per i comuni dispositivi mobili. Tramite un intelligente componente software, ELO può essere usato su tutti i principali smartphone e tablet. Per l'apple iphone, l'apple ipad e gli apparecchi Android esistono app specializzate, che si possono scaricare gratuitamente nell'app-store o da Google Play. L'utente si collega semplicemente al server ECM centrale in Intranet e riceve l'accesso ai dati desiderati. La riservatezza dei dati è garantita sia da una password, che da protocolli di trasmissione particolarmente sicuri. Workflow mediante touch screen Naturalmente gli scenari del lavoro fuori sede non si limitano solo all'acceso dei documenti. Grazie ai terminali mobili si possono gestire anche funzioni e operazioni di workflow. In questo modo i processi aziendali rimangono in movimento, i tempi morti si riducono al minimo. Con il proprio touch screen l'utente può navigare tra le operazioni da evadere. Può comodamente inserire note del documento e successivamente autorizzare il processo workflow e/o passare alla successiva fase di elaborazione. Fedeli al motto "Con mobilità e velocità verso l'obiettivo". I moduli ELO per lavorare fuori sede sono: ELO Workflow Workflow mobili, controllano i processi aziendali a livello inter-divisionale e assicurano una elaborazione tempestiva e efficiente delle operazioni. ELO for Mobile Devices L'ECM-App su misura per Android, ios e altre piattaforme. ELO isearch Con ELO isearch l'utente può arrivare velocemente e in modo mirato ai contenuti e alle informazioni cercate servendosi di una combinazione di processi linguistici e semantici. Enterprise-Content-Management
Grazie alla funzione di sincronizzazione nella app, con ELO for Mobile Devices i documenti aziendali sono sempre disponibili per tutti i collaboratori www.elo.com 9
E-mail management con il massimo dei vantaggi Le e-mail spesso contengono molte informazioni commerciali critiche. Per questo nella gestione delle e-mail è indispensabile un collegamento ottimale con i processi aziendali. I componenti e-mail basati su server sono dotati di regole liberamente configurabili che offrono ampie possibilità di elaborazione automatica delle e-mail. Il che consente di inserire nei processi aziendali, in modo mirato e funzionale, i contenuti importanti e relativi a operazioni specifiche. Le soluzioni di ECM di ELO offrono tutte le funzionalità necessarie per un E-Mail Lifecycle Management (ELM) completo, che comprende la possibilità di conservazione conforme alle norme e di gestione efficiente del processo e-mail. Tutte le e-mail vengono elaborate, archiviate e gestite - dalla creazione fino allo smaltimento - in base ai contesti del processo e ai requisiti di legge. Ciò significa processi sicuri, trasparenti e conformi alla compliance. L'E-Mail-Management centrale nella suite ELO ECM riduce i costi e fa risparmiare tempo. A seconda delle esigenze, ELO consente la combinazione di due strategie di archiviazione e-mail, una basata su client e l'altra basata su server. Grazie a meccanismi di accesso efficienti, l'utente può recuperare in qualsiasi momento dal sistema di posta elettronica i dati e i documenti archiviati. ELO Clients per Microsoft Outlook e IBM Lotus Notes La diretta integrazione della funzionalità ELO è disponibile in egual misura sia per l'ambiente Microsoft Outlook/Exchange che quello di IBM Lotus Notes. Entrambi le integrazioni consentono di lavorare senza soluzione di continuità partendo dal consueto ambiente e di accedere ai processi di archivio e documenti ELO disponibili. I moduli ELO per lavorare fuori sede sono: ELO DMS Desktop Integrate l'archivio ELO in Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) & IBM Lotus Notes e mantenete il vostro usuale ambiente di lavoro. ELO XC Oltre all'archiviazione automatica e a prova di revisione, ELO XC consente anche di gestire la posta elettronica. L'interfaccia ELO XC EWS consente di definire regole di elaborazione fin nei minimi dettagli. Mediante le cosiddette "azioni" si possono definire standard di archiviazione individuali. Il service viene messo a disposizione come applicazione console di Windows. ELO Client for IBM Lotus Notes Con l'integrazione di ELO in Lotus Notes si crea un'efficiente piattaforma DMS. Grazie al trasferimento di dati, ELO rende più snella la banca dati di Notes. ELO Client for Lotus Notes è un plugin potente, che offre anche la funzionalità completa di ECM direttamente sull'interfaccia utente di Lotus Notes. ELO Client for Microsoft Outlook Il comodo scambio di contenuti (e-mail complete o anche singoli allegati) mediante Drag&Drop, tra il sistema ELO e le caselle di posta elettronica, e la ricerca in parallelo in Outlook ed ELO, sono le specialità dell'elo Client for Microsoft Outlook. Enterprise-Content-Management
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Integrazione ERP Processi ottimizzati, collegamento efficace ELO è una piattaforma centrale per le informazioni ECM che integra perfettamente il mondo dei sistemi ERP e assicura processi rapidi, trasparenti e sicuri. Il compito principale dei sistemi Enterprise Resource Planning (ERP) è quello di rappresentare e controllare i processi commerciali nell'azienda. Perché i processi aziendali si svolgano senza problemi e interruzioni, è necessario collegare perfettamente tra loro i sistemi ERP e ECM. Soprattutto l'accesso diretto a tutti i datti relativi alle operazioni, è un importante aspetto nel ciclo operativo. Non importa che si tratti di lettere, e-mail, bolle di consegna o simili, per l'incaricato è decisivo poter contare sulla completezza di tutte le informazioni a tempo debito. In tal modo si assicura che l'elaborazione si svolga in modo efficace e rapido. Con ELO si collegano le varie informazioni in un sistema centrale, consentendo l'allacciamento a tutti i comuni sistemi ERP quali SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX o Sage Office Line, Sage Classic Line e molti altri. www.elo.com 13
Integrazione ERP ELO BLP - Un modulo per tutti gli usi La sicurezza di revisione è centrale Con ELOprofessional la corretta esecuzione delle procedure giuridiche diventa semplice. La soluzione software assicura il rispetto dei requisiti legali e di diritto fiscale per una contabilità corretta e a prova di revisione, nell'osservanza dei principi di sistemi contabili informatizzati nonché delle attuali modifiche alla legge tributaria. In quanto produttore di soluzioni software per la gestione di documenti, archiviazione, Enterprise-Content-Management e Workflow, ELO è un elemento importante per gestire le informazioni in modo corretto e a prova di revisione. Business logic tramite la progettazione: con ELO BLP è possibile ELO Business Logic Provider (BLP) consente di adattare la logistica aziendale in modo semplice e adeguato alle esigenze dell'impresa. Business Template preimpostati consentono tempi di introduzione minimi e costi ridotti. I possibili scenari di gestione dei documenti sono tanti quanti le varie esigenze dei processi aziendali: i processi operativi sono più veloci in entrambi i casi. Semplici funzioni grafiche per i workflow creano la necessaria trasparenza sul ciclo del processo. Ciò consente di riconoscere ed eliminare tempestivamente eventuali anomalie. Grande disponibilità e sicurezza dei documenti. Non appena i documenti sono stati classificati e indicizzati, avviene l'archiviazione a prova di revisione. Dopodiché è possibile accedere in un baleno alle informazioni cercate, sull'elo Client o direttamente nel sistema ERP, come desidera il cliente. I documenti sono portatori di informazioni importanti per i processi aziendali. Con ELO ricevete un'efficiente soluzione di sistema, che consente un processo di elaborazione senza interruzioni e l'immediata disponibilità di importanti informazioni. Moduli ELO per l'integrazione ERP: ELO Business Logic Provider (BLP) Soluzione unica per una configurazione globale e flessibile di logica di business e supporto al processo mediante design, nonché la completa integrazione con le soluzioni aziendali esistenti. Workflow ELO Workflow elettronici controllano i processi aziendali a livello inter-divisionale e assicurano una elaborazione tempestiva e sicura delle transazioni. Enterprise-Content-Management
Applicazioni specialistiche Collegamento logico (ELO BLP) Sistema ECM di ELO L'ELO Business Logic Provider (BLP) è un modulo funzionale che collega, con semplici mezzi, la logica applicativa da parte di terzi alla business-logic dell'utilizzo dell'archivio. In tal modo viene realizzato il collegamento di ELO alle applicazioni specialistiche senza programmazione criptica. www.elo.com 15
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Documenti contrattuali digitali Il modo giusto di trattare i dati sensibili Nell'amministrazione dei fascicoli digitali i documenti contrattuali rappresentano un caso frequente. Di norma in essi sono salvati non soltanto dati importanti, ma anche altamente sensibili. Ciò richiede che, oltre all'uso corretto, sia garantita soprattutto una gestione dei documenti e informazioni contenuti negli atti contrattuali, basata sui diritti di accesso. I requisiti sono specifici al rapporto contrattuale e vanno dai diritti relativi ad ogni operazione, alle autorizzazioni temporanee e al severo controllo dell'accesso dei dettagli contrattuali. Tra questi ricadono tipi diversi di documenti (Word, PDF, TIF, JPG etc.) in un rapporto contrattuale per lo più da settori differenti. Un aspetto importante è la trasparenza delle informazioni. A tale scopo ELO mette a disposizione un'efficiente gestione delle versioni e delle revisioni, in cui le modifiche sono sempre rintracciabili e rimangono visibili. Tuttavia con i documenti contrattuali digitali l'azienda non ha sotto controllo solo i documenti di sua proprietà e le informazioni ad essi collegate, ma anche la logica di processo specifica dell'azienda. È possibile definire in modo semplice e flessibile le regole di elaborazione, lo svolgimento nonché le maschere e le videate individuali. Promemoria automatici garantiscono che nessun appuntamento venga dimenticato. Le funzionalità di filtri e report consentono una panoramica veloce degli impegni contrattuali e di molto altro ancora. Sia il workflow che la funzionalità 'Collaboration' consentono una collaborazione corretta ed efficace riferita ad un documento contrattuale. Moduli ELO per i documenti contrattuali digitali Interfaccia ERP Microsoft Perfetta integrazione nel mondo Microsoft Dynamics Navision. In ELO i documenti vengono rilevati in modo sicuro e archiviati nel rispetto delle regole tecniche della conservazione a norma. Workflow ELO Workflow elettronici controllano i processi aziendali a livello inter-divisionale e assicurano una elaborazione tempestiva e sicura delle transazioni. Interfaccia SAP Integrazione efficiente in SAP ECC, comoda acquisizione di documenti SAP e elaborazione completa di tutti i processi commerciali. ELO isearch Tecnologia di ricerca efficiente e performante che, avvalendosi di processi semantici e linguistici, porta velocemente e in modo mirato all'informazione cercata e alle conoscenze necessarie. ELO Business Logic Provider (BLP) Soluzione unica per una configurazione completa e flessibile di logica aziendale e supporto al processo mediante design, nonché la completa integrazione con le soluzioni aziendali esistenti. ELO DocXtractor La classificazione ed elaborazione intelligente e automatizzata del volume di documenti in entrata. www.elo.com 17
Integrazione Microsoft SharePoint Lavoro di squadra ai massimi livelli ELO for SharePoint è la soluzione ideale per gli utenti che desiderano collegare in modo efficiente il software di ECM al software Collaboration. SharePoint 2013 si collega in modo ottimale con l'ecm di ELO. Così si possono sfruttare meglio i vantaggi di entrambi i sistemi in un processo operativo continuo. Da un lato le capacità di collaborazione dello SharePoint, dall'altro però gli efficienti componenti del modulo del mondo ELO, come la gestione dei documenti digitali, il workflow basato sulla modulistica, le ampie capacità di gestione documenti o l'archiviazione sicura e conforme alle disposizioni di legge. Elementi che sono indispensabili per una gestione efficiente delle informazioni in azienda. Un ulteriore vantaggio dell'integrazione è che ELO per Microsoft SharePoint lavora come middleware intelligente. Poiché ELO dispone di integrazioni efficienti nelle più diverse applicazioni specialistiche come SAP, CAD, Navision, Axapta e altre ancora, questi dati e documenti informativi sono a disposizione dell'utente anche nel suo ambiente SharePoint. Per l'archivio di dati e documenti è possibile una gestione dati centrale. In questo modo si semplifica anche il lavoro dell'applicazione Microsoft SharePoint-Server, che quindi diventa più veloce. Spetta all'utente decidere di salvare i dati temporaneamente in Microsoft SharePoint o direttamente nell'archivio ELO, considerando che quest'ultimo mantiene piccolo il database SQL di Microsoft SharePoint e garantisce una performance notevolmente migliore del sistema Microsoft SharePoint. L'acquisizione dei documenti può avvenire in base alle regole. Nello stesso tempo si possono generare i processi di workflow. Infatti il workflow server, integrato in ELO come standard, offre la possibilità di rappresentare complessi processi aziendali. Tramite un interface-design grafico è possibile modellare il processo aziendale necessario in modo rapido e senza molto lavoro di programmazione. Con il monitoraggio grafico del workflow si possono inoltre visualizzare i processi aziendali in Microsoft SharePoint. Mediante ELO for Mobile Devices si può anche ampliare il mondo SharePoint con componenti mobili efficienti. Esse consentono non solo l'accesso a dati, documenti e workflow, ma assicurano anche la capacità offline integrata, in modo che l'accesso alle informazioni sia garantito anche se il collegamento alla rete si dovesse interrompere o non fosse ottimale. Moduli ELO per l'integrazione Microsoft SharePoint Interfaccia ELO for SharePoint 2013 ELO for SharePoint collega il flessibile portale delle informazioni SharePoint 2013 con ELO e l'utente può così usufruire dei vantaggi di un sistema ECM e di tutte le funzionalità di Microsoft nell'ambito della collaborazione e del lavoro in gruppo. Il collegamento a sistemi di terzi è realizzabile grazie alle estese interfacce ELO. ELO Business Logic Provider (BLP) Una soluzione unica nel suo genere per un ECM completo. Configurazione di logica aziendale e supporto al processo mediante design e integrazione completa di Business Software. Enterprise-Content-Management
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ELOprofessional 9 Feature di ELOprofessional 9 La praticità è semplice Nuovo design & utilizzo semplificato Con ELOprofessional9 la suite di soluzioni ECM di ELO si presenta anche con un'interfaccia utente riconfigurata. La nuova user-interface si orienta sui trend attuali, verso superfici leggere, ridotte all'essenziale. Punto fondamentale del nuovo concetto di comando è l'utilizzabilità semplice e spontanea dei prodotti ELO. Niente di superfluo deve distrarre dall'essenziale, ma deve essere subito disponibile esattamente ciò che serve per il lavoro da svolgere. In questo processo, la tendenza è verso un'interfaccia utente intelligente, che si adatta al passo successivo in funzione della situazione. A tale scopo ELO dispone anche di possibilità di configurazione e scripting corrispondenti. In figura: la nuova superficie di ELOprofessional mette in evidenza l'essenziale. Enterprise-Content-Management
ELO Click&Find Quando ci si trova nella fase di elaborazione delle operazioni è importante che tutte le informazioni necessarie siano subito disponibili e che non si debba prima faticosamente andare alla loro ricerca. A tale riguardo l'aiuto arriva dalla feature ELO Click&Find. Indipendentemente dall'applicazione in cui ci si trova: è sufficiente un semplice clic per comunicare a ELO di quali informazioni e dati si ha bisogno. ELO Click&Find consente, in modo semplice, di stabilire le definizioni di tasti o menu. Cliccando sul numero di commessa, di fattura o sull'ordine di progetto, vengono messi a disposizione dell'utente, in una finestra separata, i documenti e le informazioni necessarie, in modo mirato. Non è necessaria una lunga ricerca, basta un clic per avere tutte le informazioni necessarie: facile con ELO Click&Find. ELO Print&Archive Chi non conosce il noioso lavoro di archiviazione, lo smistamento di importanti documenti, offerte, operazioni e molto altro. Sotto questo aspetto la funzionalità ELO Print&Archive vi semplificherà la vita. In un'unica operazione, alla creazione di documenti di uscita (es. offerte) viene eseguita un'archiviazione mirata e specifica per cliente. Importanti informazioni fiscali e regole di elaborazione possono essere definite liberamente. Per molte applicazioni specifiche, come i sistemi ERP, vengono inoltre messi a disposizione template già pronti. Un punto di forza di ELO Print&Archive è che consente di fare a meno dei documenti cartacei. Infatti ELO ha una funzionalità che trasforma il documento in PDF, lo archivia e lo invia per e-mail. Accesso esterno tramite link documenti temporaneo Ai giorni nostri, progetti e commesse richiedono sempre più che le persone in servizio esterno siano coinvolte nelle operazioni aziendali. Ne consegue che anch'esse necessitano dell'accesso a documenti e informazioni legate al processo. Tramite la funzionalità link documenti temporanei, in ELO è possibile definire e concedere l'accesso a collaboratori esterni a informazioni importanti, inviando i link via e-mail. Il link può essere limitato temporalmente o essere reso disponibile in base al numero di accessi. www.elo.com 21
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Create trasparenza e processi di lavoro efficienti con le soluzioni di Enterprise- Content-Management di ELO aumentando così il successo della vostra azienda e la motivazione dei vostri collaboratori. ELOprofessional 9 con le sue funzionalità che creano efficienza e semplificazione nel lavoro quotidiano, farà sempre magicamente comparire un sorriso sul volto dei vostri collaboratori. www.elo.com 23
ELO DropZone Con un clic all'obiettivo desiderato Chi non vorrebbe che il lavoro quotidiano si facesse quasi da sé. Con la ELO DropZone facciamo un bel passo avanti in questa direzione. Ogni giorno ci viene trasmessa una quantità di compiti da svolgere. Possono essere richieste di offerta, ordini, reclami o descrizioni di montaggio. Non ha importanza. Con la ELO DropZone l'elaborazione di questi processi è quasi automatica. Ora ELO ha acquisito la funzionalità DropZone, da tempo sperimentata nel modulo Business Logic Provider, anche nel volume standard. Così sarà possibile trascinare ordini di lavoro, e-mail in entrata, ordini preconfezionati e documenti sulle icone preconfigurate ELO DropZone e l'elaborazione viene eseguita automaticamente da ELO. Se, ad esempio, si devono caricare nuovi documenti in un progetto, gli utenti possono semplicemente trascinarli sull'icona "Archivio di progetto". Quando si riceve un nuovo ordine per e-mail, lo si porta semplicemente sull'icona "Nuovo ordine". Le icone sono definibili liberamente. È straordinaria la semplicità con cui si può assegnare la logica di lavorazione necessaria ad un'icona DropZone. Inoltre l'utilizzo è semplice e aiuta a tenere sotto controllo nel modo migliore il lavoro quotidiano. In figura: la ELO DropZone facilita il lavoro con il sistema a icone. Enterprise-Content-Management
Archivio documenti ELO DropZone La ELO DropZone può essere personalizzata in ogni punto. Script consente di assegnare alle icone compiti definiti autonomamente. Dopodiché gli utenti raggiungono l'obiettivo desiderato semplicemente con un clic. www.elo.com 25
ELO Collaboration Il nuovo modo flessibile per l'elaborazione dei processi Il tema 'Collaboration' ha un'elevata priorità in ambito aziendale. Anche in ELOprofessional 9 gli sviluppatori se ne sono occupati intensamente. Come primo step ne è risultato un feed documenti, tramite il quale si possono comunicare le novità, affinché tutti i destinatari abbiano lo stesso livello di informazione. Questo approccio offre un notevole valore aggiunto nell'ambito di ELO. Il feed documenti è disponibile in tutti i client (Java, Windows, Web). Le comunicazioni che si riferiscono a determinati documenti ed eventi vengono aggregate in forma facile da identificare. Inoltre sono sempre disponibili in archivio, per cui la catena delle informazioni è tracciabile ed estremamente trasparente. Se prima per ritrovare una vecchia informazione si dovevano andare a cercare le e-mail, ora con il feed documenti si ha a disposizione un tool semplice, che svolge questo compito rendendo il lavoro comune sui progetti più scorrevole, veloce ed efficiente. Inoltre nel feed documenti si possono svolgere anche attività specifiche di processi aziendali mediante workflow, ELO Clients o applicazioni esterne. Tra le funzioni vi è la rappresentazione in ordine cronologico di tutti i contributi e le attività. L'impostazione del feed può essere effettuata in modo da non essere cancellabile. Che si tratti di un progetto nuovo o dell'ottimizzazione di un processo in ambito aziendale, il successo di tali operazioni dipende sempre dalla riuscita interazione delle persone coinvolte. La realtà è spesso diversa. Processi lunghi, barriere di settore e reparto impediscono un rapido procedere e un esito positivo. Se prima si discuteva un processo faticosamente per e-mail o si comunicava tramite workflow con rigidi cicli di processo, ora ELO Collaboration apre nuove possibilità di collaborazione. Qui è infatti possibile valutare, modificare o integrare subito in modo trasparente contributi e valutazioni inerenti a una nuova proposta di progetto descritta in un documento. E ciò indipendentemente dal fatto che si tratti di un'attuazione di carattere tecnico, di controllo di gestione per la valutazione costi o di aspetti di marketing riportati dalle vendite. Per tutti è disponibile una panoramica, adeguata alle autorizzazioni dell'utente, che può essere filtrata per dettagli/aree tematiche e tutti gli utenti vedono con chiarezza e trasparenza perchè si è deciso per una strada o un'altra. Non importa se dovete introdurre mansioni a livello nazionale o internazionale, con la funzionalità ELO Collaboration disponete di uno strumento che vi offre la possibilità di collaborazione assolutamente innovative. Enterprise-Content-Management