Release 5.20 Manuale Operativo FAX EMAIL Invio Documenti, Rubrica, Mailing Il modulo Fax e E mail è stato realizzato per trasmettere automaticamente via fax e/o via e mail ogni tipologia di documento del ciclo attivo e passivo: Offerte Clienti, Ordini Clienti, Ordini Fornitori, Ddt, Fatture, Fatture Proforma e Fatture Accompagnatorie.
2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 FAX ED E MAIL... 3 1.1 Configurazione Fax e E Mail... 4 1.1.1 Configurazione invio tramite E-mail... 5 1.1.2 Configurazione invio tramite FAX... 8 1.2 Impostazioni per Fax e E Mail... 11 1.2.1 Anagrafica clienti/fornitori: indirizzi e contatti... 11 1.2.2 L icona per l invio dei documenti... 13 1.3 Invio e-mail nelle diverse funzioni gestionali... 15 1.3.1 Come evitare messaggi di conferma invio di Microsoft Outlook... 17 1.3.2 Sollecito consegne via email... 19 1.3.2.1 Impostazione: file di configurazione aggiuntivo (paragrafo tecnico)... 20 1.3.2.2 Gestione Solleciti consegne a fornitori... 22 1.3.2.2.1 Modalità manuale... 22 1.3.2.2.2 Modalità automatica (schedulata)... 25 1.4 Invio Documenti... 27 1.4.1 Caricamento del documento e Invio singolo... 27 1.4.2 Stampa del documento e Invio multiplo di più documenti... 29 1.5 Archivio Documenti... 32 1.6 La Rubrica... 33 1.6.1 Plus e personalizzazione della Rubrica... 37 1.6.2 Funzioni dalla Rubrica... 42 1.6.2.1 Stampa ed esportazione su Excel... 42 1.6.2.2 Mailing... 43
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 3 1 FAX ed E MAIL La funzione aggiunge la possibilità di memorizzare i dati dei contatti per ogni cliente e fornitore, al fine di ampliare l anagrafica con i dati dei diversi riferimenti; inseriti quindi numeri di fax, e gli indirizzi e-mail (generali e per contatto) è possibile procedere all invio dei documenti, che può avvenire singolarmente per ogni documento, oppure in modalità multipla (per spedire direttamente un gruppo di documenti scelti e selezionati dall utente) 1. La funzione è ulteriormente arricchita dalla possibilità di archiviare automaticamente i documenti inviati; la procedura si integra, per la parte mail, all ambiente di rete impostato dall utente, e per la parte Fax ai software più comuni 2. Al modulo Fax ed e-mail è inoltre associata la comodissima funzione di Rubrica, utilità semplice e veloce per effettuare ricerche su tutti gli elementi dell anagrafica clienti fornitori e agenti. Da un apposita maschera l utente può effettuare la ricerca full-text su tutti i campi che compongono le anagrafiche Clienti / fornitori / Agenti: la chiave di ricerca scorre tutti gli archivi interessati, e rende i risultati in pochissimo tempo. Alla semplice ricerca è possibile aggiungere filtri avanzati, impostabili a mezzo di semplici flag, con i quali selezionare solo alcune anagrafiche o alcuni campi di interesse. La Rubrica visualizza i risultati in formato griglia, dove anche la posizione delle colonne è personalizzabile, e i dati estratti dalla ricerca possono essere stampati ed esportati su Excel. Non solo: con doppio click su uno dei risultati visualizzati in griglia, viene aperta e visualizzata l anagrafica dell elemento selezionato (per procedere ad una consultazione più dettagliata e, se necessario, aggiornare i dati), ed è possibile gestire mailing ai contatti estratti e selezionati, per inviare circolari o comunicazioni sfruttando l anagrafica del gestionale. 1 2 L invio del documento può avvenire secondo due modalità: Caricamento Documenti Invio del documento singolo Invio direttamente dal caricamento/consultazione/variazione del singolo documento Se l esigenza è quella di inviare un unico documento, direttamente dalla fase di inserimento o variazione dello stesso, la procedura propone l elenco dei contatti gestiti permettendo all utente di selezionare uno o più destinatari pre-codificati in anagrafica. Stampa Documenti Invio dei documenti multiplo Invio automatico di più documenti contemporaneamente La funzione di Invio automatico si attiva dalla funzione di Stampa del documento: Grazie alla Gestione dei contatti realizzata sull anagrafica cliente e fornitore, è possibile caricare più riferimenti per la singola anagrafica: Responsabile Acquisti, Responsabile Amministrativo, ecc. con i relativi fax diretti o mail personali. Ad ognuno di essi è possibile associare uno o più codici documento di riferimento, al fine di inviare il documento sempre al giusto destinatario (Reparto Acquisti ordini clienti, Amministrazione fatture clienti, ecc..). Così, estratti i documenti desiderati dall apposita funzione di stampa, secondo i parametri scelti dall utente (in base a data, cliente, tipo documento, ecc.) con un tasto funzione ed in un'unica operazione ( un click! ) tutti i documenti vengono inviati, per fax o per e-mail, ai rispettivi destinatari Sono certificate le procedure di WinFax (ver.10 per Win2000) e Win2Fax su Windows 2000; è in fase di certificazione anche il funzionamento su Zetafax per l ambiente di rete.
4 Manuale Operativo 1.1 Configurazione Fax e E Mail La funzione Configurazione Fax e E Mail è indispensabile al fine di configurare i parametri fondamentali per l invio telematico dei documenti. Si accede alla funzione dal menù Archivi Parametri Configurazione Fax e E-mail: Il campo Codice Documento permette di inserire il tipo documento (BOLCLI, BOLFAT ecc.) per il quale si vuole impostare la configurazione, specifica per i vari tipi di documento. Il tipo documento può essere inserito manualmente, oppure può essere selezionato dalla lista associata (con F5 o premendo il pulsante con i punti di sospensione); il campo accanto a questo pulsante visualizza la descrizione del documento selezionato. La maschera è divisa in due parti: Dettagli Mittente Per impostare tutte le informazioni del mittente, visualizzate nel frontespizio del fax: Nome Il nome del mittente del fax/e-mail (è il nome della persona che ha inviato il fax e che risponde in caso di solleciti o ritorni sul documento) Telefono ufficio Il numero telefonico dell ufficio. Società Ragione sociale. Ufficio Ufficio (o indirizzo). Indirizzo Indirizzo della società. Fax Il numero fax di contatto per eventuale risposta. E-mail Indirizzo di posta elettronica del mittente.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 5 Dettagli Fax e Email Per impostare i dati di configurazione e funzionamento della procedura di invio fax/e-mail. In particolare i seguenti campi sono utili per entrambe le modalità: Note: campo che viene utilizzato per inserire informazioni aggiuntive che verranno visualizzate nel frontespizio del fax. Oggetto: in questo campo è possibile specificare un testo che verrà inserito nel campo oggetto del fax e/o dell e mail (al quale verrà aggiunto il numero del documento spedito) Mentre i campi successivi possono essere compilati in base alle gestioni adottate. 1.1.1 Configurazione invio tramite E-mail Per configurare la funzione di invio e-mail, accedere al menù Archivi Impostazioni Configurazione E-Mail. Per l invio dei documenti tramite e-mail, è possibile scegliere tra due metodi: Invio via Outlook (attivo): se il check è attivo, il documento viene inviato utilizzando l'account di default del Outlook; una volta inviato, lo stesso documento viene memorizzato nella cartella Posta Inviata. Questa opzione è funzionante solo con Ms Outlook, (dalla versione 2000 in avanti) non con la versione Express. L invio del documento tramite Ms Outlook consente all utente: di mantenere copia della mail spedita nella cartella della Posta Inviata la ricezione di eventuali messaggi di mancata consegnata da parte del destinatario (es. mailbox full, ecc ). di aumentare le probabilità di ricevimento della e-mail da parte del destinatario, evitando che la stessa venga bloccata, per esempio, dai sistemi anti-spam. di inviare gli allegati in pdf di attivare altri parametri di scelta Nel caso in cui il flag è attivo ma al momento della spedizione l invio via outlook non è possibile, la spedizione viene avviata automaticamente tramite WinSock. Adottando la modalità di invio tramite Outlook ed installando la procedura Export_to_PDF (fornita nel cd d installazione) il sistema invia automaticamente i documenti del ciclo attivo e passivo in pdf: la conversione avviene automaticamente, in modo trasparente. Sempre adottando la modalità di invio tramite out look, è possibile impostare i seguenti parametri, modificando manualmente il file di configurazione (*96.ini) inserendo la seguente sezione:
6 Manuale Operativo [OutLook] Visualizza=0 SalvaBozza=0 CopiaIn=<CARTELLA_EMAIL> dove: Altri parametri con invio tramite outlook: Visualizza = 1 SalvaBozza = 1 apre la mail, pronta per l invio, senza inviarla (con Visualizza = 0 invia direttamente la mail) non invia la mail, ma la salva nelle bozze (con SalvaBozza = 0 invia direttamente la mail) CopiaIn = <CARTELLA_EMAIL> crea innanzitutto la nuova cartella in Outlook all interno della posta inviata e, successivamente, salva in essa le e-mail suddividendole per codice documento. (dove <CARTELLA_EMAIL> è il nome della cartella outlook) Da notare: Il parametro SalvaBozza è da utilizzarsi in modo alternativo rispetto al parametro Visualizza: in particolare, se fossero attivi entrambi, SalvaBozza sarebbe prioritario e la mail sarebbe salvata direttamente nelle bozze (senza essere aperta in visualizzazione).per essere certi dell invio dell email è necessario avere l Outlook in esecuzione. Invio via Outlook (disattivo): se il check non è attivo, il documento viene inviato utilizzando WinSock: in questo caso, nella configurazione vanno specificati il nome del host e se si richiede autenticazione, il nome del utente e la password Questa opzione è funzionante a prescindere dalla procedura di gestione della posta adottata. L invio tramite WinSock consente l invio delle mail indipendentemente dalla procedura adottata dall utente (che potrebbe essere diversa da Outlook): viene automaticamente inviata la mail anche per conoscenza nascosta all indirizzo del mittente per tenere traccia delle e-mail inviata. Nome Host (solo per l invio e-mail): identifica il nome del server impostato per Outgoing mail (SMTP). Questo è il nome del host attraverso il quale vengono inviati i messaggi per la posta elettronica. Per conoscere il nome dell host predefinito per l invio dei messaggi è necessario accedere dal menù Start Impostazioni Pannello di Controllo - opzione Posta Elettronica : da qui cliccare 2 volte sul servizio Posta internet posta esterna e controllare i dato riportato nel campo Posta in uscita (SMTP):questo dato va riportato nel campo Nome Host. Il nome del server da inserire nel campo Host deve essere quello specificato nel campo segnalato Posta in uscita (SMTP). Autenticazione (solo per l invio e-mail): se selezionato attiverà i campi: Utente Password
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 7 Di default, solo l utente ADMIN può abilitare la configurazione base, impostando la modalità d invio delle mail (tramite Outlook o winsock) e decidere quali utenti abilitare all invio: può quindi decidere se gli stessi utenti abilitati possano successivamente modificare la propria configurazione, oppure possano solo visualizzarne i dettagli (senza apportare modifica alcuna), agendo sui flag: Configurazione Modificabile da Utente: se attivo, tutti gli utenti abilitati potranno configurare l invio di e-mail. Configurazione Modificabile Per Società (che si abilita solo dopo aver selezionato il precedente): per consentire all utente di impostare una configurazione diversa per ogni società presente nel gestionale Cliccando sul pulsante Elimina Configurazione verrà eliminata la configurazione visualizzata. Solo l utente ADMIN può modificare e/o eliminare la configurazione base. 3 Nella finestra di configurazione viene richiesto di compilare i campi per l invio dell e-mail: In particolare, i campi delle sezioni Configura E-Mail e Parametri di Invio dovranno essere completati solo se l invio non avverrà tramite Microsoft Outlook, altrimenti verranno utilizzate le impostazioni salvate in Outlook. Selezionando infatti il flag Usa Microsoft Outlook i campi (già impostati in Outlook) verranno automaticamente ingrigiti. Nel campo Firma Messaggio sarà possibile salvare la firma (in formato testo) di conclusione delle e-mail. Tramite il pulsante Abilita Utenti (attivo solo per l utente ADMIN) si possono selezionare gli utenti da abilitare all invio di e-mail: 3 Con l utente ADMIN, la configurazione sarà eliminata sul Comune, altrimenti sarà cancellata la chiave di registro relativa alla configurazione per utente o per società nel pc in uso.
8 Manuale Operativo 1.1.2 Configurazione invio tramite FAX I seguenti campi permettono la definizione dei parametri di invio tramite fax: Tariffa ridotta (solo per l invio per Fax): l abilitazione del relativo flag implica l attivazione dei quattro campi di testo successivi, finalizzati ad impostare l invio del fax entro un certo orario - solitamente non lavorativo (es. da 22:00 a 06:00). In questi campi vengono impostate le ore ed i minuti d inizio e di fine. Prefisso linea esterna (solo per l invio per Fax): indicare il prefisso per l ingresso della linea in caso linea telefonica interna. Giorni in attesa (solo per l invio per Fax): richiede il numero di giorni in cui effettuare i tentativi di invio del fax in uscita. Tentativi (solo per l invio per Fax): per indicare il numero di tentativi da effettuare fino a quando la consegna va a buon fine Ritardo tentativo non riuscito (solo per l invio per Fax): tempo espresso in minuti di attesa prima del successivo tentativo di invio, nel caso in cui il primo tentativo non è andato a buon fine, modificabile/impostabile dall utente. Invio Copertina (solo per l invio per Fax inviati con Win2KFax): l attivazione del flag abilita la possibilità di inviare, tramite fax, anche il frontespizio. Nome Copertina (solo per l invio per Fax inviati con Win2KFax): serve ad inserire il percorso nel quale è posizionato il file che contiene il frontespizio (formato file.cov). Archivio Fax in uscita (solo per l invio per Fax inviati con Win2KFax): è utilizzato, se abilitato, per selezionare successivamente una direttrice in cui salvare i fax dopo l invio. Selezionando il flag, si abilitata il campo Cartella Archivi, utilizzato per impostare il percorso della cartella in cui verrà creato l archivio dei fax inviati. Applicazione Fax: è il check box contente il nome applicativi per l invio dei fax.; è importante premettere che la procedura di trasmissione dei fax, e le utilità ad essa connesse, dipendono dal programma utilizzato ed indicato in questo campo. Di fatto, la procedura elabora una particolare stampa del documento in formato word non modificabile, che viene allegata alle e-mail generate o inviata direttamente per fax; in quest ultimo caso, il gestionale, una volta effettuata la generazione del file, di fatto lo trasmette all Applicazione fax che lo gestirà secondo i parametri in essa impostata. Di seguito vediamo le principali caratteristiche delle Applicazioni Fax collegabili; in generale, possiamo premettere che Win2kfax e Winfax sono applicazioni monoutenti, vale e dire permettono l invio del documento dalla singola postazione, sfruttando i requisiti della stessa e senza passare per l ambiente di rete. Infatti, il modem attraverso cui verrà inviato il fax deve essere installato sul PC locale, connesso ad una linea telefonica. Un altro aspetto comune è che le applicazioni fax certificate sono solamente quelle installabili su Windows 2000 (non viene previsto il funzionamento con sistemi operativi inferiori a Windows 2000). Programma di Fax utilizzato in rete: La procedura può essere integrata a qualsiasi programma per la spedizione dei Fax che l utente scelga di installare: a tale fine, sarà cura del centro sviluppo quantificare gli eventuali costi per il collegamento, che sarà studiato ad hoc sulle esigenze del singolo utente.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 9 Winfax di windows 2003 (Fax integrato di windows 2003 Server, garantito su client con windows XP) è un componente installabile su windows 2003 server, condivisibile in rete con gli altri utenti. Per attivare questa gestione, è (al momento) necessario inserire manualmente dei dati nel database, nella Tabella TabConfFax: aggiungere manualmente il campo servername se non già presente (nella struttura della tabella) La tabella contiene un record per ogni tipo di documento abilitato all invio: per ognuno di questi compilare i seguenti dati come indicato in figura: TabConfFax FaxProgram ServerName SenderEmail SenderFax SenderOfficePhone 4 Exchange3k Lelio.bruno@tin.it 0226715251 02267151 E necessario: o inserire 4 come FaxProgram o verificare che in anagrafica Clienti/Fornitori ci sia il numero di Fax inserito o in Windows bisogna avere la stampante Fax condivisa: nell esempio, exchange3k è il server con W2003 server e Fax condiviso. Il funzionamento è previsto su Client con WindowsXP. W2003 SBS ( Windows 2003 Small Business Server - invio fax tramite outlook) in questo sistema è possibile configurare l invio dei fax tramite Microsoft out look. In questa configurazione, è possibile inviare fax dal programma semplicemente utilizzando l invio e-mail e mettendo come indirizzo del destinatario [FAX:<numero_fax>]. Questa configurazione richiede l attivazione del flag Outlook (ved. Configurazione invio tramite E-mail) Ad esempio: Il cliente Expert Casa New srl ha come numero di fax 02.3030304 e come indirizzo mail casa@expertacasa.it. In anagrafica clienti procederemo caricamento i dati in questo modo: o Fax: 023030304 o Email: FAX:023030304 Eventuali indirizzi mail reali potranno essere caricati in anagrafica contatti In automatico, tutti i fax saranno inviati tramite Outlook Zetafax (in fase di certificazione attualmente non disponibile. In futuro, sarà collegato ad una versione plus del presente modulo) - Come WinFax anche Zetafax deve essere acquistato ed installato manualmente dal utente; tale programma consente il funzionamento dell invio e della ricezione di fax anche tramite modem di rete. Infatti, in un ambiente di rete, la configurazione Zetafax prevede un PC che svolge le attività di Server Zetafax; installando sugli altri terminali l applicazione Zetafax Client, sarà possibile attivare l invio dei fax da qualsiasi pc collegato, contemporaneamente. [Nota: per l invio dei documenti tramite Zetafax, il programma Zetafax Client deve essere lanciato precedentemente, altrimenti non sarà possibile inizializzare l interfaccia con il gestionale]
10 Manuale Operativo Win2kfax (Fax di win2000) - si installa in automatico se il sistema operativo nel PC è Windows 2000 o superiore; selezionato il Win2kFax nel campo Applicazione Fax, il programma verifica se il sistema operativo sia effettivamente Windows 2000 o superiore, altrimenti non permette la selezione. L invio di un documento di testo o un'immagine grafica via fax è facile quanto scegliere Stampa da un documento aperto in un'applicazione per Windows; Fax per Windows 2000 non supporta la condivisione delle stampanti fax: questo significa che non è possibile condividere la stampante fax con altri utenti in rete. Alcune Note Teniche su Win2kFax - Per inviare e ricevere fax sono sufficienti Windows 2000 e una periferica fax, come un modem fax; è necessario che la periferica fax supporti le funzioni fax e non solo gli standard dei dati. Mentre alcuni modem offrono entrambe le funzioni, queste non sono intercambiabili. Fax supporta le classi 1, 2, e 2.0. Per ulteriori informazioni sulla compatibilità dei modem con Fax, vedere il documento Microsoft Windows Hardware Compatibility List presso il sito MicroSoft (informazioni in lingua inglese)(http://www.microsoft.com/). Quando si collega una periferica fax, come Modem fax, questa verrà rilevata all'avvio di Windows 2000 e verranno installati il servizio fax e una stampante fax. Se questi componenti non vengono rilevati all'avvio, è possibile utilizzare l'installazione guidata hardware per ricercarli e installarli. Anche se è possibile inviare e ricevere fax utilizzando più periferiche fax, tutti i fax sono filtrati attraverso un'unica stampante fax (porta della stampante); è possibile creare più copie della stampante fax. Per ciascuna copia è possibile definire preferenze di stampa individuali come l'ora di trasmissione, il formato della carta e l'orientamento. È anche possibile definire delle preferenze di stampa personalizzate ad esempio l'assegnazione di codici di fatturazione di cui è possibile tenere traccia nel registro degli eventi fax. Per impostare più stampanti fax fare clic sul pulsante Aggiungi stampante fax nella finestra di dialogo Fax del Pannello di controllo. È possibile anche inviare immagini grafiche digitali. Gli elementi grafici verranno convertiti in formato.tif prima di essere inviati via fax. È anche possibile utilizzare programmi di posta elettronica per inviare contemporaneamente messaggi di posta elettronica e fax. Spieghiamo brevemente i comandi di base: se si dispone di una periferica fax installata, premere il pulsante Start, scegliere Programmi, quindi Accessori, Comunicazioni, infine Fax per visualizzare ciascun comando: Comando Operazione Coda dei fax Consente di visualizzare, annullare, riprendere o interrompere l'invio di un fax. Gestione servizio fax Consente di impostare la periferica fax alla ricezione dei fax; impostare le autorizzazioni di protezione; impostare il numero di squilli prima della risposta e il numero di tentativi prima che l'invio del fax sia interrotto. Fax Consente di visualizzare, stampare o eliminare i fax inviati e ricevuti Questa cartella contiene anche tutti i frontespizi. Inviare il frontespizio Consente di inviare via fax solo il frontespizio. Verrà avviato Invio guidato fax. WinFax 10 - WinFax non è un programma che rientra nell installazione di Windows ma deve essere acquistato ed installato manualmente tramite l apposito setup. Ricordiamo che per l invio dei documenti del gestionale tramite tale programma, WinFax deve essere precedentemente lanciato altrimenti non sarà possibile interfacciare i due applicativi.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 11 1.2 Impostazioni per Fax e E Mail Dopo aver compilato la maschera di configurazione è ora possibile procedere con la gestione delle funzioni per l invio dei documenti via Fax o E-mail. È necessario impostare: Indirizzi e contatti in Anagrafica Clienti e Fornitori. L icona sul caricamento documenti. 1.2.1 Anagrafica clienti/fornitori: indirizzi e contatti Un altra operazione fondamentale prima di procedere all invio via e mail e via fax del documento è verificare che nell anagrafica clienti i campi per i relativi dati (indirizzo di posta elettronica e numero di fax) siano compilati: Il programma all atto dell invio del documento verifica la presenza dell e mail e/o fax nel relativo campo dell anagrafica cliente, segnalando l eventuale mancata compilazione. Per agevolare le operazioni di invio dei documenti è stata realizzata, in Anagrafica clienti e Fornitori, una funzionalità che permette di inserire i nominativi delle persone con cui solitamente si hanno i contatti. In questo modo è possibile avere una rubrica suddivisa per cliente / fornitore, dove si potranno inserire tutti i dati utili all identificazione della singola persona all atto dell invio. Si accede all elenco dei Contatti dall apposita icona ; appare la seguente maschera:
12 Manuale Operativo Nella Gestione dei contatti è possibile inserire, oltre ai dati relativi all indirizzo località provincia del contatto, anche il: Reparto che rappresenta il reparto di appartenenza del contatto, fondamentale per definire quali documenti inviare Telefono / Fax personale o diretto del contatto E-mail indirizzo e-mail del contatto Documenti quali tipi di documenti devono essere inviati a questo nominativo Su questa maschera è attiva anche la Personalizzazione On Fly, che consente di spostare i campi, crearne di nuovi e personalizzare la maschera secondo le esigenze dell utente. Nota: L eventuale utilizzo di caratteri particolari all interno del numero di telefono (tipicamente i separatori quali es. /,., oppure il + al posto dello 00 ) viene re-interpretato dal programma al momento dell invio dei dati all Applicazione Fax.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 13 1.2.2 L icona per l invio dei documenti Per poter effettuare l invio del singolo documento dalle funzioni di Caricamento dello stesso, è necessario in primo luogo inserire nella toolbar del caricamento dei documenti le funzioni di invio fax/e mail (di standard non presente) in modo da avere sempre a disposizione la possibilità dell invio del documento in elaborazione. Con le immagini che seguono facciamo un esempio riepilogativo delle operazioni da svolgere per agganciare le icone delle funzioni: tali operazioni vanno ripetute su tutte le maschere di Caricamento dei documenti desiderate (naturalmente il procedimento sarà identico per tutti i documenti). Entriamo nella funzione Caricamento Ordini Fornitori e posizionati nella parte superiore della maschera, attraverso il tasto destro del mouse accediamo alla personalizzazione del menù funzioni: Toolbar Tasto Destro del Mouse: appare Personalizza Cliccando su Personalizza apparirà una finestra: posizionarsi sulla cartella Comandi e selezionare la categoria Generali ( nella parte sinistra della finestra): quindi, nella parte destra cercare le funzioni Inviare via E Mail e Inviare via Fax (le funzioni sono inserite in ordine alfabetico per facilitarne la ricerca): Ora, con il tasto Sinistro del Mouse selezionate una delle due funzioni: diventerà di colore blu e potrà essere trascinata sulla toolbar del caricamento documenti. Selezionata, in modo tale che si evidenzi di blu, la voce di interesse (Inviare Via E Mail o Inviare via Fax) è possibile trascinare la funzione all interno della maschera dell ordine fornitore per posizionarla accanto alle altre icone già presenti. L ordine delle icone può essere deciso dall utente in quanto non vi sono vincoli; nel trascinare l icona il possibile aggancio viene suggerito dal programma tramite una piccola barra nera che segnala la corretta posizione.
14 Manuale Operativo Si trascina la funzione (tenendo premuto il tasto sinistro del mouse) fino alla toolbar: qui, decisa la posizione (una barretta nera è di ausilio per inquadrarne l esatto posizionamento) si rilascia il tasto sinistro del mouse: automaticamente, viene visualizzata l icona della funzione nella toolbar. Ad esempio, come evidenziato in figura, si procede al posizionamento della funzione Inviare via E-Mail tra le due icone Visualizza anteprima di stampa, e Visualizza Disponibilità. Il trascinamento viene fatto tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, che deve essere rilasciato solo quando abbiamo il puntatore nella posizione desiderata. Con la stessa identica modalità è possibile procedere all inserimento dell altra funzione Inviare via Fax. Terminata la selezione delle funzioni con l aggancio a menu, per chiudere la maschera Personalizza e rendere effettive le nostre modifiche è sufficiente premere il tasto Chiudi posto in fondo alla maschera. Così facendo possiamo ottenere il risultato di personalizzazione del menu, che rimarrà sempre attivo (anche uscendo e rientrando dal caricamento ordini) e permetterà di lanciare l invio del singolo documento.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 15 1.3 Invio e-mail nelle diverse funzioni gestionali Quando si procede all invio di una e-mail, si aprirà la seguente maschera, nella quale dovranno essere compilati i campi obbligatori (A, Cc, Ccn, Oggetto): Premendo il pulsante lista (o il tasto F5 ) nei campi A, Cc e Ccn viene abilitata la selezione manuale degli indirizzi: Gli indirizzi visualizzati saranno quelli collegati al destinatario dell e-mail. Ad esempio, se si tratta di un cliente, saranno estratti tutti gli indirizzi e-mail a lui riferiti dall anagrafica clienti, dai suoi contatti e dall agente collegato.
16 Manuale Operativo Selezionando il flag Estrai Indirizzi da Storico, verranno estratti, e quindi aggiunti, anche tutti gli indirizzi a cui sono stati precedentemente spedite e-mail, indipendentemente dal riferimento al cliente selezionato. Il campo Trova indirizzo serve per facilitare la ricerca degli indirizzi in griglia; digitando l indirizzo, o parte di esso nel campo, la procedura cercherà in griglia l indirizzo desiderato, posizionandosi. Premendo il pulsante Conferma, verranno aggiunti nel campo A o Cc o Ccn gli indirizzi selezionati separati dal punto e virgola (;). Premendo il pulsante lista (o il tasto F5 ) nel campo Seleziona Files da Allegare verrà aperta una finestra di selezione dei file da allegare all e-mail: Una volta selezionato e premuto OK il percorso dei file saranno aggiunti nel campo Elenco Allegati; i file possono essere automaticamente aperti con un doppio click sui relativi percorsi inseriti in tale sezione: Una volta completati i campi obbligatori, l e-mail viene inviata premendo il pulsante Invio. Se nella configurazione è stato impostato l utilizzo di Microsoft Outlook, saranno visualizzati da Outlook dei messaggi che chiedono l autorizzazione per l invio dell e-mail. Si rimanda al paragrafo Come evitare messaggi di conferma invio di Microsoft Outlook per ulteriori dettagli in merito. Nel caso di invio senza Microsoft Outlook, verrà mostrata una finestra che visualizzerà lo stato d invio e la presenza di eventuali errori, attraverso un file di log.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 17 1.3.1 Come evitare messaggi di conferma invio di Microsoft Outlook Utilizzando l invio di e-mail tramite Microsoft Outlook, ogni volta che viene effettuato un invio di e-mail dalla procedura gestionale, viene visualizzato il messaggio seguente, generato da Outlook: Questa segnalazione ha lo scopo di garantire la sicurezza del sistema, bloccando l invio automatico di e-mail provenienti da oggetti esterni. Se invece non si vuole visualizzare il messaggio descritto, si dovrà procedere con l installazione dell eseguibile gratuito ADD-IN Outlook_setup (Advanced Security for Outlook): 4 Una volta installata l applicazione e riavviato Microsoft Outlook, al primo tentativo di invio effettuato con la procedura gestionale, verrà visualizzata la finestra seguente, dalla quale è possibile autorizzare la procedura a inviare e-mail automaticamente, senza dover esprimere il consenso ad ogni invio. 4 Il programma _Add-IN Outlook_setup.exe è disponibile al link ftp://ftp.datalog.it per l utente comune.
18 Manuale Operativo Per abilitare l invio senza richieste di ulteriori autorizzazioni, scegliere l opzione Allow access, attivare il flag Always perform this action for this file e premere OK.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 19 1.3.2 Sollecito consegne via email Per inviare un sollecito ai fornitori per il materiale ordinato e che non è ancora stato consegnato, in base alla data di consegna prevista indicata sull ordine fornitore. La funzione può anche essere schedulata per eseguirsi periodicamente in automatico. Per utilizzare la funzione, è necessario che in Anagrafica Fornitore siano presenti le seguenti impostazioni: Il fornitore deve aver almeno un indirizzo email, principale o tra i contatti; in particolare, l indirizzo email viene prelevato secondo la seguente logica (priorità): o Indirizzo e-mail associato ai contatti fornitore che sono legati a documenti del tipo ORDINE A FORNITORE o Indirizzo e-mail generale presente in anagrafica del fornitore (prelevata se non esistono contatti fornitore oppure esistono ma non sono legati a documenti del tipo ORDINE A FORNITORE) Il fornitore, per essere trattato dalla funzione, non deve aver abilitato il flag Escludi da Sollecito consegna (i codici con tale parametro attivo vengono infatti esclusi dalla gestione). È necessario inoltre che siano attivi i parametri dell invio Email (gli stessi definiti anche per altre funzioni di invio email), impostabili dal menù Archivi Impostazioni Configurazione E- Mail:
20 Manuale Operativo 1.3.2.1 Impostazione: file di configurazione aggiuntivo (paragrafo tecnico) Per utilizzare la funzione è necessario creare manualmente un file di configurazione aggiuntivo, che dovrà essere posizionato nella cartella degli archivi Access e si chiamerà: nomesocieta_sendsolleciti.ini Esempio: È stato inserito nel file il nome della società in quanto nel caso di installazione con più società se si avvia la procedura in modo schedulato si può specificare la società su cui estrarre i dati e gestire anche una configurazione differente. Il file (editabile, ad esempio, con notepad) deve contenere i seguenti paragrafi: [LOG] PATH=C:\King_Mono\tmpusers\LogSolleciti Percorso in cui verranno salvati i log degli invii dei solleciti in modo tale di mantenere lo storico; i log possono essere inviati via email a una o più persone dell azienda, così da verificare ad ogni esecuzione il buon andamento della trasmissione (solo nel caso di avvio schedulato). [IMPOSTAZIONI] ScadeOggi= Per decidere se devono essere considerati in ritardo gli ordini con consegna prevista alla data della esecuzione oppure se si deve attendere il giorno successivo. Per considerare la data odierna, indicare il valore 1 altrimenti lasciare il campo non compilato. [EMAIL] Oggetto=Sollecito invio articoli ordinati. Oggetto che deve essere inserito per ogni email. PercorsoFileTestoEmail=C:\King_Mono\DB_Standard\Mail.txt All interno della email si può specificare un testo che accompagna il contenuto; in questo caso, si deve indicare il percorso del file di testo contenente le diciture. SendLogTo=persona.interna@azienda.it E possibile inviare alla fine della trasmissione il log ad una o più persone dell azienda in modo tale che possano verificare l andamento della trasmissione. Se si devono inserire più indirizzi vanno separati da un punto e virgola. Il log viene inviato via mail solo nel caso di schedulazione. CC= persona.interna@azienda.it E possibile fare in modo che ogni email che viene inviata ai fornitori venga inviata in copia a una o più persone dell azienda. Se si devono inserire più indirizzi vanno separati da un punto e virgola CCN= Come per il campo precedente è possibile inviare le mail anche in copia conoscenza nascosta. Firma= Se non viene impostato il parametro la mail verrà firmata in base alle impostazione generali dell email che sono state inserite per l azienda (se si invia con out look utilizzerà la firma dell utente). In alternativa è possibile inserire un di testo che contiene la firma (si possono inserire i tag HTML per formattare il testo). Se nel file di configurazione si decide di impostare il parametro per l invio del log a uno o più utenti, verrà prodotta ad ogni esecuzione una mail con il seguente formato.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 21 Se la procedura deve essere schedulata, si deve gestire anche questo paragrafo nel quale ci sono le indicazioni per attivare king in modo automatico. [PARAMETRI] Societa= (Codice della società senza il suffisso ANA finale) User= (Codice utente con cui avviare la procedura. è consigliabile utilizzare un utente dedicato a tale funzione) PWD= (solo se l utente ha una password si riporta la password) CRYPT = (può essere omessa se la password non è criptata; deve avere un valore diverso da zero se la password è criptata).
22 Manuale Operativo 1.3.2.2 Gestione Solleciti consegne a fornitori Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori Gestione Solleciti consegne a fornitori: La funzione può essere utilizzata in modalità manuale oppure schedulata. 1.3.2.2.1 Modalità manuale Indicare nel campo Data per controllo il valore di riferimento per verificare se gli ordini sono in ritardo; di default viene proposta la data di lavoro. Premere il pulsante Estrai : in griglia vengono riportate le righe degli ordini che, sulla base dei dati inseriti, sono in ritardo di consegna: L estrazione avviene in base alla Data per controllo ed anche in base allo stato del parametro ScadeOggi impostato nel file.ini (si veda Impostazione: file di configurazione aggiuntivo), ed in particolare: se ScadeOggi = : sono considerate in ritardo le date consegna maggiori alla Data per controllo se ScadeOggi =1 : sono considerate in ritardo le date consegna maggiori o uguali alla Data per controllo
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 23 Vengono quindi calcolati i giorni di Ritardo, mentre in Invia a (ultima colonna) viene visualizzata, a scopo informativo, la fonte da cui è stata prelevata la mail a cui spedire: In questo caso la prima riga è stata prelevata dal contatto, mentre nel secondo caso dal cliente. Prima dell indirizzo email, viene indicato quindi il nome del contatto \ denominazione del cliente. Tutte le righe estratte presentano il campo Sel. già selezionato: è possibile deselezionare eventuali righe (utilizzando anche il pulsante Sel\Desel posto in fondo), per scegliere su quali righe di ordine effettuare il sollecito. Per procedere con l invio delle email, premere quindi Invia Email : la procedura inizia ad inviare le mail in modo automatico, raggruppando gli ordini per fornitore. Esempio di mail spedita in automatico Per ogni invio, viene creato un file di log che contiene il dettaglio delle righe inviate con lo stato di trasmissione (in quanto si potrebbero verificare problemi alla posta elettronica oppure casi dove l indirizzo email non è corretto). In fondo alla maschera sono presenti, oltre al pulsante Esci, i pulsanti:
24 Manuale Operativo Configura Email : per accedere direttamene alla funzione nel Menù Archivi Impostazioni Configurazione E-Mail e verificare le impostazioni (disponibile solo per l utente ADMIN); Stampa : per stampare il contenuto della griglia; Excel : per produrre un file excel con il contenuto della griglia; Log : per visualizzare il log della trasmissione effettuata. Esempio di file di log Nell esempio sopra, un indirizzo non è valido e viene segnalato come errore.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 25 1.3.2.2.2 Modalità automatica (schedulata) Impostando la modalità schedulata, la procedura d invio viene avviata in modo automatico e non ha nessuna interazione con l utente. La schedulazione avviene infatti attraverso il programma presente nel sistema operativo (secondo le scelte dell utente), sulla base dei parametri indicati nel file di configurazione (si veda il paragrafo Impostazione: file di configurazione aggiuntivo (paragrafo tecnico)), e dovrà richiamare la seguente riga di comando: C:\King_mono\kngmain.exe /F5244 /RUNINI:DEMO_SENDSOLLECITI /KINGEXIT Esempio di riga di comando per l avvio della funzione dell invio solleciti con la società DEMO. Il significato delle nomenclature è il seguente: KngMain.exe /F[NumeroFunzione] /RUNINI:[CodSoc]_[ComandoAvvioFunzione] /KINGEXIT Si tratta di un comando batch, che può essere eseguito dal sistema operativo nelle modalità standard previste da windows. La funzione così eseguita, non effettua alcuna richiesta e lascia traccia delle operazioni nel file di log. Come Data per controllo verrà considerata la data di sistema. Esempio di impostazione dell avvio automatico con Windows XP L utente potrà creare una file con estensione.bat che esegue la riga di comando richiesta: Il file potrà essere salvato su disco, in un percorso a scelta. Quindi, dal Pannello di Controllo, è possibile impostare le Operazioni pianificate:
26 Manuale Operativo Ed in particolare selezionare tra queste il file solleciti.bat creato in precedenza: Quindi di potrà specificare con che frequenza deve essere eseguito.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 27 1.4 Invio Documenti Effettuate le impostazioni della procedura, si possono utilizzare le funzioni di invio dei documenti, che può avvenire sia dal Caricamento dei documenti (in modalità singola) sia dalle funzioni di Stampa (in modalità multipla). 1.4.1 Caricamento del documento e Invio singolo Dopo aver inserito un documento, oppure dopo averlo richiamato in variazione, è possibile attivarne l invio con fax o e-mail direttamente dalla funzione di inserimento del documento stesso. Secondo la modalità di invio (per fax o per e-mail) si attiveranno le seguenti modalità: Selezione automatica del fax in anagrafica cliente/fornitore (non considera l anagrafica contatti) Cliccando sull icona per l invio del documento via fax, la procedura controlla la presenza di tale dato nel campo Fax dell Anagrafica clienti/fornitori. Se non rileva alcun dato, visualizza un messaggio che avvisa l utente della mancanza del dato in anagrafica e non prosegue con l elaborazione. Nel caso in cui il dato sia presente, provvede ad inviare direttamente il documento per fax al numero indicato: la procedura visualizza per alcuni secondi l anteprima di stampa del documenti, quindi procede all invio. In base al tipo di applicazione fax utilizzata, potrebbe visualizzarsi la relativa maschera. Selezione automatica delle e-mail dalla anagrafica Contatti (considera l anagrafica cliente solo se mancano le e-mail dei contatti) Cliccando sull icona per l invio del documento via e-mail, la procedura visualizzerà i Contatti inseriti per il cliente/fornitore intestatario del documento.
28 Manuale Operativo È possibile selezionare a quale contatto inviare il messaggio. I contatti visualizzati vengono estratti in base all associazione al codice documento trattato. E possibile selezionare (ponendo un flag nella colonna Sel.) i nominativi cui inviare il documento. Nel caso in cui non siano presenti dei contatti per il cliente/fornitore (oppure vi sono contatti senza indirizzo e-mail) l e-mail verrà inviata all indirizzo specificato in Anagrafica cliente: Nel caso in cui il programma non rilevi alcun indirizzo né nell anagrafica né nei contatti, visualizzerà un messaggio che avvisa l utente circa l impossibilità di proseguire l elaborazione. Note sulla e-mail: Nel campo Note è possibile digitare un testo da inserire nel corpo del messaggio di posta elettronica, in aggiunta (e precedente) alle eventuali note già indicate nella Configurazione fax ed e-mail per il documento in questione.. Se non vengono inserite note, in ogni caso viene indicata la frase Vedi documento allegato come termine del messaggio. Nell invio per E-Mail il destinatario riceverà, in allegato al messaggio, un documento in formato Word, uguale all anteprima di stampa del documento; naturalmente il file Word viene inviato in modalità protetta (immodificabile) per evitare che il destinatario possa in qualche modo modificarlo. Il corretto invio dell e-mail viene segnalata dal programma con un messaggio: Nota: il messaggio viene visualizzato solamente se l indirizzo è errato. Non sono gestiti eventuali mancate consegne dovute, per esempio, a casella di posta piena del destinatario o simili.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 29 1.4.2 Stampa del documento e Invio multiplo di più documenti L invio multiplo può avvenire dalle funzioni di Stampa del Documento: una volta effettuate le impostazioni necessarie nella funzione Configurazione Fax ed e-mail vengono visualizzati, per ogni documento gestito, i pulsanti Mail e Fax sul fondo della maschera. Estratti i documenti in griglia e selezionati i documenti che si vuole procedere a stampare (con le usuali modalità previste per la stampa) premendo sui pulsanti viene avviato automaticamente l invio secondo i seguenti criteri Invio multiplo dei documenti per fax Selezione e invio automatico del fax al numero in anagrafica cliente/fornitore (obbligatorio per proseguire) Il documento viene automaticamente inviato per fax al numero indicato nell anagrafica del cliente. Se manca il numero di fax, la procedura non prosegue con l elaborazione e avvisa l utente con un messaggio dell impossibilità di concludere l operazione (ovviamente, solo per i documenti dei clienti/fornitori senza fax ). associato Invio multiplo dei documenti per e-mail Selezione automatica dell e-mail in anagrafica cliente/fornitore (obbligatorio) + e-mail contatti con documento In questo caso, il documento viene automaticamente inviato per e-mail all indirizzo indicato nell anagrafica del cliente, ed anche a tutti gli indirizzi dei contatti codificati nell anagrafica contatti, che hanno nel campo Documento la tipologia di documento in fase di stampa. Se manca l indirizzo e-mail dell anagrafica, comunque la procedura non prosegue con l elaborazione e avvisa l utente con un messaggio dell impossibilità di portare a termine l operazione (ovviamente, solo per i documenti dei clienti/fornitori senza e-mail principale). Esempio sulla Funzione di Stampa Fatture: in fondo alla maschera sono attivi i pulsanti Mail e Fax Nota tecnica: se durante l invio multiplo la procedura riscontra delle difficoltà nell invio di uno o più documenti, tra quelli selezionati, visualizza un messaggio che avvisa l utente che non è stato possibile procedere con l invio di alcuni di essi, e indica il nome di un file di log (creato nella directory degli archivi) nel quale vengono scritti i problemi riscontrati. Questo file, (che si chiamerà LogFileFax.txt o LogFileMail.txt a seconda del tipo di invio) potrà essere editato con notepad in formato testo, e conterrà la lista dei documenti non inviati (nb: per gli archivi Sql, il file viene comunque salvato nel percorso indicato come pathxxx\ nel file *96.ini).
30 Manuale Operativo Per la stampa elle fatture, dalla funzione Vendite Stampa Fatture, alla pressione del pulsante Mail viene inoltre proposto un menù per scegliere tra: - [A] - Invio Automatico: l invio dei documenti viene effettuato automaticamente (per tutti i documenti selezionati) nel seguente modo: 1 - Se sono stati assegnati dei Contatti in Anagrafica Cliente, cui inviare i documenti della tipologia selezionata (es. FATCLI), l e-mail sarà automaticamente indirizzata ai contatti predefiniti. 2 - Se non è stato definito alcun contatto oppure non è stato impostato alcun documento preferenziale tra i Contatti in Anagrafica Cliente, l e-mail sarà automaticamente inviata all indirizzo presente nell anagrafica del cliente. Con questa modalità, il testo della mail sarà lo stesso predefinito nella funzione Archivi Parametri Configurazione Fax e-mail, e non sarà modificabile. - [B] - Invio Manuale: per ogni documento selezionato, viene visualizzata la maschera Invio Email nella quale l utente può modificare il testo della nota che sarà riportata nel corpo del messaggio, ed inoltre può: 1. Se sono stati creati dei Contatti in Anagrafica Cliente, scegliere singolarmente i contatti cui inviare il documento (indipendentemente dall eventuale associazione della tipologia di documento in esame agli stessi contatti)
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 31 2. Se non è stato definito alcun contatto tra i Contatti in Anagrafica Cliente, l e-mail sarà inviata all indirizzo presente nell anagrafica del cliente E possibile scegliere di nascondere sempre questa maschera (B.2) modificando manualmente nel file *.ini il parametro VisNote = 1 in VisNote = 0 nell apposita sezione [DocDes_Invio].
32 Manuale Operativo 1.5 Archivio Documenti Il programma provvede anche ad eseguire l archiviazione di tutti i documenti inviati via fax e/o e-mail (siano questi riferiti a clienti o fornitori). Le modalità in funzione delle quali viene effettuata l archiviazione sono due: via e mail: i documenti inviati verranno salvati come documento Word nella directory di installazione del programma. Infatti dopo il primo invio assoluto viene creata, nel percorso in cui si lancia il programma, una direttrice \DOCS in cui verranno a sua volta generate, dopo i vari invii, altre direttrici con nome uguale al codice del fornitore o cliente destinatario suddivisi per società e codice documento (ad esempio \DOCS\DEMO\F02150010\ORDFOR\1999-F0000011.DOC ). Questo sistema permette di ottenere, oltre ad un archiviazione ordinata e dettagliata dei documenti, anche un archivio che si aggiorna in automatico mentre l utente lavora. E il programma che si preoccupa di archiviare nella direttrice di destinazione corretta, a seconda del codice cli/for il documento Word. via fax: la trasmissione del documento varia in funzione del programma che abbiamo scelto di utilizzare; se viene attivato il flag Archivia Fax in uscita nella funzione Configurazione Fax e E Mail (campo che viene abilitato solo per Win2kfax) è possibile impostare una direttrice in cui salvare i fax dopo l invio (che manterrà comunque la stessa struttura della directory standard Docs ).
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 33 1.6 La Rubrica È stata implementata una funzione in grado di rendere più agevole la consultazione dei dati anagrafici di Clienti, Fornitori e relativi contatti e Agenti; nel menù Archivi è attiva la funzione Rubrica che permette di ottenere una vista completa di tutti gli elementi componenti l anagrafica clienti, fornitori e la tabella Agenti. Dal Menù Archivi Rubrica si visualizza la seguente maschera: Le tre cartelle in testata Ricerca, Tabelle e Campi sono finalizzate a definire criteri di ricerca e di estrazione dei dati in griglia; ad ognuna di queste è associata una specifica funzione: Cartella Ricerca : ricerca full text - Configurazione: è possibile selezionare un tipo di consultazione, tra quelle già salvate. E stato infatti implementato un meccanismo automatico (lo stesso della funzione Consultazione Documenti Multipla) di salvataggio dell Ultima Configurazione adottata grazie al quale, rientrando nella funzione, sono riproposti gli stessi filtri di testata e lo stesso ordinamento delle colonne in griglia adottato durante l ultima consultazione. Con i pulsanti Salva con nome ed Elimina è possibile rispettivamente effettuare il salvataggio e l eliminazione di eventuali configurazioni personalizzate. - Stato Anagrafica: permette di selezionare le Anagrafiche Clienti e Fornitori secondo le seguenti scelte: Attivo Sono selezionate solo le Anagrafiche attive. Sospeso Sono selezionate solo le Anagrafiche sospese. Tutti Sono selezionate tutte le Anagrafiche.
34 Manuale Operativo Selezionando una di queste voci lo stesso attributo viene comunque esteso anche ai Contatti Clienti e Fornitori delle anagrafiche selezionate. - Tipologia Anagrafica: flag e campo per effettuare la selezione delle anagrafiche clienti e fornitori che appartengono ad una determinata Tipologia anagrafica. E possibile: Non applicare la spunta in corrispondenza del campo flag a lato: in questo caso, saranno estratte tutte le anagrafica clienti e fornitori (sia collegate a tipologie anagrafiche che non collegate). Inoltre, nel campo a lato è possibile selezionare una tipologia specifica, per astrarre le sole anagrafiche facenti parte della tipologia indicata. Applicare la spunta in corrispondenza del campo flag a lato ( ): in questo caso, il campo si modifica in Tipologia non Assegnata e permette di estrarre tutte le anagrafiche che non appartengono ad alcuna tipologia. Impostando una stringa (o un termine identificativo) nel campo Chiave di Ricerca è possibile estrarre nella griglia tutti i dati che contengono la stringa editata; naturalmente, la stringa o il valore identificativo deve far riferimento a tutte le colonne presenti nella griglia (eccetto la prima): Ad esempio, se vogliamo estrarre tutti clienti/fornitori e agenti di Milano è sufficiente digitare la parola Milano nel campo in testata e premere il pulsante Estrai:
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 35 Cartella Tabelle : ricerca avanzata Permette di restringere la ricerca a determinate tabelle. Dalla cartella Tabelle è possibile selezionare la ricerca alle sole tabelle selezionate; quindi, per estrarre i soli clienti sarà necessario attivare i relativi flag e premere sul pulsante Estrai (e così via per gli altri); per esempio vogliamo estrarre i clienti e gli agenti in archivio: Dopo l estrazione viene riepilogato il numero dei clienti/fornitori (e relativi contatti) e Agenti estratti in griglia E possibile aggiungere ulteriori parametri di estrazione, selezionabili in funzione dei campi presenti nelle rispettive tabelle Clienti e Fornitori, accessibili grazie ai pulsanti Filtro Clienti / Filtro Fornitori. I pulsanti si abilitano dopo aver attivato il Flag della corrispondente tabella. Dopo aver confermato i criteri impostati ed essere usciti dalla maschera Gestione Filtri Aggiuntivi, si procedera all estrazione, cliccando sul tasto Estrai Effettuata l estrazione, i campi Filtro Clienti e/o Filtro Fornitori cambieranno colore fornendo il n. di record estratti secondo i criteri d estrazione precedentemente impostati:
36 Manuale Operativo Cartella Campi : ricerca avanzata Permette di restringere la ricerca ai soli campi abilitati La ricerca in questo caso può restringersi sulla base dei campi specificati nella griglia di dettaglio. In sostanza questo tipo ricerca è finalizzata ad identificare tutti quei clienti/fornitori (e relativi contatti)/agenti sulla base di particolari riferimenti non comuni per tutti: questi flag possono essere visualizzati per specificare il campo sul quale deve essere ricercato il valore indicato come chiave di ricerca (per esempio: chiave di ricerca Milano, Tabella Clienti e Campo Via: in questo modo estratti tutti i clienti che hanno indirizzo in via Milano) sia per limitare la ricerca solamente a quegli elementi che presentano il campo selezionato compilato (per esempio nessuna selezione nella Chiave di ricerca e attivazione del flag Fornitori nella cartella Tabelle e E mail: verrà estratto l elenco delle e mail dei fornitori). Effettuata l estrazione secondo i parametri di ricerca impostati, nella griglia le anagrafiche vengono così evidenziate: Le anagrafiche che hanno lo stato Sospeso sono evidenziate con il colore rosso I Contatti legati alle anagrafiche hanno nel campo Codice il Codice del Cliente o Fornitore cui il contatto è legato, mentre il nome del contatto è riportato nel campo Riferimento.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 37 1.6.1 Plus e personalizzazione della Rubrica La Rubrica rappresenta un utilissimo supporto per la consultazione completa dei dati, che consente la personalizzazione delle modalità di visualizzazione e ordinamento dei dati, e il richiamo in modifica le anagrafiche collegate. Avendo già dettagliato nelle pagine precedenti le caratteristiche della Rubrica quale strumento di consultazione immediato, di seguito ne approfondiamo le altre caratteristiche fondamentali. Collegamento diretta Anagrafica estratta Le singole colonne componenti la griglia permettono la visualizzazione dei dati estratti: è possibile accedere alla variazione dell anagrafica visualizzata, utilizzando il Doppio Click del tasto sinistro del Mouse su una qualsiasi riga. DOPPIO CLICK DOPPIO CLICK! - Con doppio click sull elemento visualizzato in griglia, si apre direttamente la relativa anagrafica. Così, sono a disposizione tutte le informazioni sul codice anagrafico in linea e direttamente modificabili. Verrà di conseguenza aperta l'anagrafica (Clienti, Fornitori, Contatti Cliente / Fornitore, Tabella Agenti) Da qui sarà possibile consultare tutti i dati in essa contenuti e sarà possibile apportare delle modifiche/variazione agli stessi, che verranno immediatamente visualizzate in griglia dopo aver confermato la maschera.
38 Manuale Operativo Ordinamento dei dati E possibile eseguire l'ordinamento Crescente o Decrescente dei dati estratti in base alle colonne selezionate, dalla prima di sinistra all'ultima di destra, basta selezionare una o più colonne, in qualsiasi posizione e premendo il Tasto Destro del Mouse, come di seguito raffigurato: La griglia della Rubrica è personalizzabile: è possibile, infatti, modificare l'estetica della stessa, ridimensionando le colonne e cambiarne l'ordine, memorizzandone le impostazioni. Per procedere, è sufficiente selezionare (con il tasto sinistro del mouse) una colonna e, dopo averla ridimensionata secondo le proprie necessità, spostarla nella posizione desiderata. Quindi, per ripristinare l ordine originario è sufficiente premere il pulsante Ripristina posto sul fondo della maschera; in dati vengono memorizzati temporaneamente nella tabella esperienze.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 39 Definizione posizione colonne in griglia Dopo aver selezionato dalla cartella Campi una o piu colonne da estrarre, e possibile eseguirne lo spostamento, selezionando e trascinando una colonna alla volta, con tasto sinistro del mouse premuto fino al rilascio dello stesso nella posizione voluta: La nuova modalità di visualizzazione potrà essere salvata nella tabella Esperienze premendo con il tasto destro sulla riga d intestazione della griglia e scegliendo Salva configurazione colonne. Ne conseguirà che, al successivo riavvio della funzione, la visualizzazione che apparirà sarà l ultima configurazione salvata prima dell'uscita dalla Funzione. Esistono due modalità di ripristino della griglia, che sono diverse nella sostanza:
40 Manuale Operativo 1 - Se nell ultima visualizzazione presentata (salvata precedentemente come abbiamo appena detto), si effettuano ulteriori spostamenti di colonne, per tornare alla situazione richiamata prima delle modifiche sarà sufficiente si potrà precedere con la funzione Ripristina configurazione originale, accessibile premendo con il tasto destro sulla riga d intestazione della griglia. In questo caso per configurazione originale si intende quella ritrovata al presente accesso della Funzione Rubrica, che era stata salvata all ultimo utilizzo della stessa. Seguendo l esempio precedente, la colonna Denominazione e tornata nella sua posizione precedente l ultimo spostamento:
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 41 2 - Per tornare alla visualizzazione originale, cioè, quella che comprende la visualizzazione di tutti i campi presenti nella cartella Campi, è possibile procedere premendo sul pulsante RIPRISTINA. Sempre seguendo l esempio in esame, la situazione ripristinata sarà:
42 Manuale Operativo 1.6.2 Funzioni dalla Rubrica In fondo alla maschera, oltre ai tradizionali tasti funzione Pulisci - Esci, sono presenti altri pulsanti, che consentono diverse operazioni. 1.6.2.1 Stampa ed esportazione su Excel : alla pressione del pulsante viene avviata l anteprima di stampa dei dati estratti in griglia. La stampa riporta lo stesso ordine personalizzato definito a video. : consente l esportazione in formato Excel tutti i dati estratti in griglia. Alla pressione del pulsante verrà automaticamente creato un file xls denominato Rubrica nella cartella di installazione del programma, di aspetto graficamente simile alla griglia stessa. Il file generato (Rubrica.xls) viene creato nella cartella di esecuzione del programma, dove risiede la KngDocView.dll. Il pulsante EXCEL viene abilitato solo se all'utente e stato assegnato il livello "9" (Amministratore); In questo modo, è garantito un livello di controllo e protezione sui dati aziendali.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 43 1.6.2.2 Mailing E possibile inviare un mail a tutti i destinatari per i quali sia stato impostato un indirizzo E-Mail, associata al pulsante Invia E-Mail. Alla prima esecuzione di invio E-Mail, quando le esperienze non sono ancora state compilate, la maschera di configurazione E-Mail cercherà di reperire il Nome Server SMTP dai parametri di configurazione dell'account predefinito per OutLook Express (qualora fosse attivato), così come per Nome Mittente e Indirizzo Mittente. Per questi ultimi 2, qualora la ricerca non dovesse dare esito positivo, il tentativo di lettura parametri procederà su Microsoft OutLook. Questo solo nel caso in cui le esperienze non contengano già tali parametri. Impostazioni Nella Maschera di configurazione (Da Archivi Parametri Configurazione Fax ed E- mail) è presente il Flag Usa Microsoft OutLook: L'abilitazione di questo Flag elimina l'obbligatorietà di compilazione per quasi tutti i campi, ad esclusione del solo campo Oggetto, e permette di inviare l'e-mail utilizzando Microsoft OutLook (che dovrà già essere correttamente configurato). Resta sempre attiva la possibilità di utilizzare il Flag Abilita Invio Dettagli Mittente, e di cambiare il Nome Mittente. Inoltre, se in OutLook si è impostata una Firma di Default per l invio di una Nuova E-Mail, questa sarà inclusa. Il vantaggio di utilizzare Usa Microsoft OutLook e quello di avere la possibilità di archiviare storicamente le E-Mails inviate; infatti, le stesse saranno salvate in Posta Inviata. Se al momento dell'invio Microsoft OutLook fosse chiuso, le E-Mails inviate dal programma verranno inserite in Posta in Uscita ed inviate al successivo accesso ad OutLook.
44 Manuale Operativo Invio Documenti da Rubrica Per poter, quindi, inviare una E-Mail e necessario selezionare una o piu righe in griglia. Se non viene selezionata alcuna riga della griglia, il tentativo di invio verrà eseguito in funzione della riga corrente, che se priva di indirizzo rimanderà il seguente messaggio: Per selezionare più righe è sufficiente posizionarsi sulla prima colonna della griglia e, selezionata una riga, sarà possibile aggiungerne altre in maniera non consecutiva, tenendo premuto il tast Ctrl e, contemporaneamente, cliccando sulla riga scelta di volta in volta, oppure, tenendo premuto il tasto Shift e, contemporaneamente, cliccando su un'altra riga. La selezione, in quest ultimo caso, avverrà per tutte le righe incluse nell'intervallo selezionato (estremi inclusi). Le modalità sono le classiche dell ambiente Windows. La procedura di invio partirà solo per quei destinatari, tra quelli selezionati, che possiedono un indirizzo E-Mail specificato. Tutte le righe senza indirizzo E-Mail nell'apposita colonna verranno scartate automaticamente.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 45 Una volta selezionati i destinatari, per quelli in cui esista un indirizzo E-Mail, verrà mostrata una maschera per la compilazione dei parametri necessari all'invio: Configurazione per Invio E-Mail I campi di colore giallo sono i campi di tipo obbligatorio, senza i quali non sarà possibile procedere all invio. Sezione Configurazione E-Mail Per l impostazione dei parametri di POP/SMTP per il provider in uso; la possibilità di inserire il POP3 si abilita solo nel caso in cui si sia selezionato il Flag (presente nella sezione successiva Notifica Avvenuta Lettura ). Il campo indicante il Server di Uscita ed i Campi del Mittente sono considerati Esperienze, ed una volta inseriti saranno sempre proposti di default, e non verranno cancellati nemmeno cliccando sul tasto Pulisci. Tutti gli altri campi saranno sempre svuotati. Una eventuale eliminazione dei dati proposti dovrà avvenire manualmente, cancellando il contenuto del campo o pulendo la tabella esperienze.
46 Manuale Operativo Sezione Parametri di Invio Per impostare dei parametri relativi alla spedizione. : per impostare il grado di priorità dell E-Mail (di default impostato su Normale) Altri campi: Qualora il provider di Posta in Uscita (SMTP) o il provider di Posta in Arrivo (POP3), o entrambi, richiedano l autenticazione, è necessario selezionare rispettivamente i campi Login e/o POP Login: vengono abilitate le caselle di testo per l inserimento del nome utente (Username) e della relativa Password. Sezione Dettagli Mittente Visualizza i dettagli del mittente: E possibile selezionare i campi: Abilita Invio Dettagli Mittente: verranno resi attivi altri 5 campi descrittivi relativi al Mittente, che saranno inclusi in coda al testo dell'e-mail, per inviare delle informazioni aggiuntive (relativamente al Mittente) oltre ai campi Nome ed Indirizzo E-Mail (obbligatori e salvati nelle esperienze, per essere riproposti automaticamente) Notifica avvenuta lettura: selezionando il campo, si richiede al destinatario 5 un messaggio di notifica di avvenuta lettura del messaggio inviato. Sezione Seleziona Files da Allegare Per selezionare qualunque files da inserire come allegato all interno dell E-Mail. 5 L invio della notifica dipende dalle impostazioni di posta del destinatario e dall eventuale suo consenso
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 47 Come da standard windows, è consigliabile allegare dei files in formato zip in modo da ridurre il più possibile le dimensioni del files ottenendo una sensibile diminuzione del tempo di Invio. Sarà possibile allegare uno o più files all E-Mail, che potranno essere selezionati premendo l'apposito pulsante (con i punti di sospensione) in corrispondenza del campo Seleziona Files da Allegare (appare la maschera in standard windows per scorrere il disco) ; è possibile anche digitare direttamene il nome del file, completo di percorso. I Files allegati saranno elencati nel riquadro Elenco Allegati; per eventualmente eliminare uno dei file associati, sarà sufficiente selezionare l'allegato (o gli allegati) da eliminare e, premendo il tasto destro del mouse, selezionare l'eliminazione che andrà poi confermata. Non c è un limite nell inserimento degli allegati. In qualunque momento è possibile rimuoverli dall elenco, selezionando l allegato e premendo il Tasto destro del Mouse: apparirà un messaggio di conferma, dove cliccando su Si il file verrà eliminato dall elenco. Sezione Destinatari Il destinatario (o i destinatari) dell E-Mail, viene proposto in automatico, in quanto ricavato dalla griglia della rubrica da dove si sta inviando l E-Mail:
48 Manuale Operativo Sono presenti i campi: A: contiene l indirizzo E-Mail (automaticamente ripreso dalle righe selezionate dalla rubrica per l invio) Nome: contiene l Alias, cioè il nominativo visualizzato dai gestori di posta per rendere più leggibile l indirizzo E-Mail (automaticamente ripreso dalle righe selezionate dalla rubrica per l invio, corrispondente alla Ragione Sociale del cliente) Ccn viene compilato automaticamente con l E-Mail del Mittente (in copia nascosta). Questo permette, nei casi in cui non si utilizza OutLook, di ottenere in Posta in Arrivo una copia dell E-Mail appena inviata (per qualunque gestore di posta utilizzato). Sui campi è attivo il pulsante di selezione da Lista: premendo sul pulsante o con F5 viene visualizzata una maschera che contiene l elenco di tutti gli indirizzi E-Mail presenti nell Archivio (per le tabelle delle Anagrafiche Clienti / Fornitori e Contatti Clienti / Fornitori), indipendentemente da quale sia stato il filtro di estrazione utilizzato nella Rubrica: Da questa Maschera è possibile selezionare e/o deselezionare uno o più indirizzi i quali verranno aggiunti o rimossi nel Campo Chiamante. Se si è selezionato il Flag l elenco indirizzi conterrà l elenco dei Contatti (e solo di questi) presenti nella Rubrica di OutLook. Compilati i campi necessari, basterà cliccare sul pulsante Invia per inviare l'e-mai.
FAX EMAIL: Invio Documenti, Rubrica, Mailing - 49 Verrà visualizzata una barra di progressione con il dettaglio dell operazione in corso. L'attesa potrà essere più o meno lunga, in base ai tempi di risposta del Server di Uscita; fino a quando il mouse resterà visualizzato come clessidra l'elaborazione e da considerarsi ancora in corso. Solo allo scadere del TimeOut il mouse tornerà alla sua forma originale e sarà possibile procedere con altre operazioni. Se l'invio avrà successo, sarà visualizzato il messaggio Messaggio Inviato con Successo!. Eventuali messaggi di errore verranno da questa visualizzati e meglio spiegati. Al termine dell invio E-Mail, sarà possibile effettuare la Stampa Riepilogativa dell E-Mail Inviata premendo il pulsante Stampa : non sarà visualizzata alcuna Anteprima ed il documento inviato direttamente alla Stampante avrà il seguente formato: Esempio del Rapporto Invio E-Mail: Di tutte le E-Mail inviate, ne viene conservata traccia all interno del Database della Società nell apposita tabella MailStorico, che conterrà tutte le informazioni salvabili: Destinatario, Destinatario in Copia, Destinatario in Copia Nascosta, data Invio, Oggetto, Messaggio e Nome di eventuali files allegati.
50 Manuale Operativo Eventuali messaggi di errore durante l invio Riportiamo due esempi di messaggi di errore che potrebbero verificarsi in fase di invio: 1. In base alle impostazioni di sicurezza di Microsoft OutLook, è possibile che durante l'invio di una E-Mail, appaia la seguente maschera: E' solo una segnalazione si sicurezza e non un virus. Cliccando su "Si" l'invio dell'e-mail andrà a buon fine. 2. Nel caso in cui, invece, il nome del Server non fosse corretto, il messaggio sarà il seguente: