Materiali di Economia e Organizzazione Aziendale, Università di Udine A.A. 2011-12 Prof. Ferdinando Azzariti www.ferdinandoazzariti.com 1
Ferdinando Azzariti 2
I criteri organizzativi su cui lavorare Organizzare per processi Organizzazione snella Micro-organizzazione Cultura manageriale Ferdinando Azzariti 3
I criteri organizzativi su cui lavorare Organizzare per processi 1- Priorità ai processi primari: semplici e snelli 2- Organizzazione dei processi di supporto in logica pull: al servizio dei primari 3- Individuazione delle responsabilità di processo: nuova figura organizzativa il process owner 4- Decentramento operativo dei processi di supporto vicino ai processi primari Ferdinando Azzariti 4
Struttura Precedente Direzione Generale Risorse Umane e Organizzazione Impianti e Manutenzione Sistemi Informatici Produzione Acquisti Commerciale Assicurazione e Qualità Ricerca e Sviluppo Amministrazione e Finanza Officina 1 Fabbricazione Tecnologie Officina 2 Fabbricazione Tecnologie Officina 3 Fabbricazione Tecnologie Ordini Agenti Controllo e collaudi Controllo - arrivi Q. A. Ferdinando Azzariti 5
Struttura Modificata Direzione Generale Risorse Umane e Organizzazione Impianti e Manutenzione Sistemi Informatici Operations Commerciale Assicurazione e Qualità Ricerca e Sviluppo Amministrazione e Finanza Officina 1 Officina 2 Officina 3 Logistica Agenti Celle di Fabbricazione Tecnologie Controllo e Collaudo Manutenzione Automazione Celle di Fabbricazione Tecnologie Controllo e Collaudo Manutenzione Automazione Celle di Fabbricazione Tecnologie Controllo e Collaudo Manutenzione Automazione Ordini Programmazione Acquisti Servizi logistici Controllo arrivi Ferdinando Azzariti 6
I criteri organizzativi su cui lavorare Organizzare per processi: gli effetti nuovi in sintesi 1- Concentrarsi sui processi primari 2- Individuazione del process owner 3- Semplificazione dei processi primari 4- Processi di supporto decentrati ai più bassi livelli operativi possibili e in parallelo al flusso principale Ferdinando Azzariti 7
I criteri organizzativi su cui lavorare Organizzazione snella 1- Appiattimento della struttura: riduzione dei livelli gerarchici. Ciò favorisce: a) La riduzione della distanza dei responsabili dalle attività operative b) Riduce i costi di struttura c) Favorisce la gestione per processi Ferdinando Azzariti 8
Esempio di best practice in produzione Livelli gestionali N livelli Dal top N riporti Piccola - azienda 2-3 - produzione 2 - azienda 2 - produzione 1 7-10 Grande - azienda 5-7 - produzione 2-3 - azienda 2-3 - produzione 2 N persone coordinate 25-50 Ferdinando Azzariti 9
Esempio di best practice in Ricerca Livelli gestionali N livelli Dal top N riporti Piccola - azienda 2-3 - produzione 2 - azienda 2 - produzione 1 0-4 12-16 Grande - azienda 5-7 - produzione 4 - azienda 2-3 - produzione 2 N persone coordinate 4-10 5-12 Ferdinando Azzariti 10
I criteri organizzativi su cui lavorare Organizzazione snella 2- Accorciamento della struttura: riduzione delle persone nel processo. Ciò favorisce: a) La semplificazione del flusso del processo b) Maggiore facilità del controllo del processo c) Eliminazione di trasferimenti e attese d) Riduzione della carta necessaria e) Focalizzazione sui bisogni dei clienti Tutto ciò prevede che le persone siano in grado di svolgere Mansioni più complesse Ferdinando Azzariti 11
I criteri organizzativi su cui lavorare Organizzazione snella 3- Ampliamento delle responsabilità. Ciò favorisce: a) Meno capi e più collaboratori b) Maggiore comunicazione c) Maggiore motivazione d) Interfunzionalità Ferdinando Azzariti 12
I criteri organizzativi su cui lavorare Micro-organizzazione 1- Arricchimento delle mansioni. Consiste nell organizzare Il lavoro in modo che chi lo svolge ne veda la globalità Operativa. Ciò favorisce: a) Maggiore possibilità di crescita e apprendimento b) Le persone si focalizzano maggiormente sul cliente del processo che sul capo gerarchico Ferdinando Azzariti 13
I criteri organizzativi su cui lavorare Micro-organizzazione 2- Allargamento delle mansioni. Consiste nell accorpare Le attività lungo il processo. Ciò favorisce: a) L eliminazione dei trasferimenti tra una persona ed un altra b) Le attese che precedono la presa in carico del lavoro e spesso anche i doppioni di attività Ferdinando Azzariti 14
I criteri organizzativi su cui lavorare Micro-organizzazione 3- Flessibilità e fungibilità dei ruoli lungo il processo. Consiste nel poter spostare le persone lungo il processo, In funzione dei carichi di lavoro. Ciò favorisce: a) L attenzione ai colli di bottiglia b) L intervento del processo owner che sposta persone e compiti da uno all altro Ferdinando Azzariti 15
I criteri organizzativi su cui lavorare Micro-organizzazione 4- Eliminazione delle attività senza valore aggiunto. Ad esempio: a) Controlli/benestari b) Trasferimenti e trasporti c) Immagazzinamenti e archiviazioni d) Spedizioni Necessita risalire alle cause ed eliminarle. Di solito sono Legate a: 1- cattiva qualità dei prodotti o del lavoro 2- cattiva utilizzazione delle risorse Ferdinando Azzariti 16
I criteri organizzativi su cui lavorare Micro-organizzazione 5- Lavoro in Gruppo. Le stesse persone che si occupano di Un processo fanno parte di una sola unità organizzativa. I team possono essere: a) Permanenti (per processi routinari, es. l ordine) b) A termine (progetto di un nuovo prodotto) c) A tempo parziale Ferdinando Azzariti 17
I criteri organizzativi su cui lavorare 4- ESEMPIO DI LAVORO IN TEAM: Prima e dopo Ferdinando Azzariti 18
4- ESEMPIO DI LAVORO IN TEAM Ferdinando Azzariti 19
I criteri organizzativi su cui lavorare Cultura manageriale 1. Priorità ai processi ed ai flussi 2. Responsabilità globali e di flusso 3. Deleghe operative e decisionali 4. Livelli di autorità coerenti con i livelli di responsabilità 5. Capacità di lavorare sulle soluzioni più che sui problemi 6. Imprenditività e intraprendività Ferdinando Azzariti 20
Ferdinando Azzariti 21
I principi della produzione snella Produzione Snella Sicurezza, ordine e Produzione Just in Time Qualità Sei Sigma Gruppi con Gestione a Vista Ricerca della pulizia Poteri Decisionali Perfezione Ferdinando Azzariti 22
La filosofia della produzione snella - Nessun prodotto viene costruito fino a quando un cliente non ne fa richiesta - La qualità è progettata nel prodotto e nel processo, non verificata - I dipendenti sono una parte integrante dell impresa, non un estensione dei macchinari - L attribuzione di potere decisionale ai dipendenti è una cosa positiva - Le scorte nascondono problemi e devono essere eliminate - Vi è un irriducibile impegno ad eliminare ogni spreco e a ricercare la perfezione Ferdinando Azzariti 23
I principi della produzione snella: 1) Sicurezza, ordine e pulizia del posto di lavoro Sicurezza: Illuminazione e lucentezza: Pulizia Ordine: Molto sicuro, nessun pericolo Rigida aderenza alle politiche Completa adesione alle norme di legge Illuminato a giorno Soffitti, muri, pavimenti e macchinari tinti da poco Niente polvere o olio sulle macchine Nessun detrito o sporcizia Pavimento pulito Programma 5 S della Toyota Un posto per ogni cosa e ogni cosa al proprio posto Tutti gli oggetti non necessari tolti dal posto di lavoro Ferdinando Azzariti 24
I principi della produzione snella: 1) Sicurezza, ordine e pulizia del posto di lavoro Il Sistema Toyota delle 5 S in Teoria Selezionare (Seiri): Riordinare (Seiton): Pulire (Seiso) Sistematizzare (Seiketsu) Assolutamente necessarie, Forse Servono, Inutili Organizzare le aree di lavoro Un posto per ogni cosa e ogni cosa al proprio posto Attrezzature, utensili, macchine Rendere metodo Applicare le regole stabilite (Shitsuke) Sostenere le singole attività Ferdinando Azzariti 25
I principi della produzione snella: 1) Sicurezza, ordine e pulizia del posto di lavoro Il Sistema Toyota delle 5 S in Pratica Selezionare (Seiri): Isolate tutto quanto non è necessario ed eliminatelo completamente dal posto di lavoro Riordinare (Seiton): Organizzate tutte le cose necessarie in modo tale che siano chiaramente contrassegnate e facilmente accessibili Pulire (Seiso) Mantenete tutti i macchinari e l ambiente di lavoro perfettamente puliti Sistematizzare (Seiketsu) fate in modo che fare pulizia e organizzare diventino una pratica ordinaria che rientri nel lavoro di tutti i giorni Applicare le regole stabilite (Shitsuke) Sostenete l impegno verso le prime 4 fasi e stabilite un processo di miglioramento continuo Ferdinando Azzariti 26
I principi della produzione snella: 2) Produzione Just in Time Produzione a flusso continuo Stock che si muove come un fiume Cambi stampo velocizzati: interventi di modificazione interventi di accelerazione Ferdinando Azzariti 27
I principi della produzione snella: 2) Produzione Just in Time Cambi stampo velocizzati: metodi 1- prima di avviare il cambio linea, assicuratevi che tutto quanto vi necessita sia a portata di mano (per es. tutti gli attrezzi, lo stampo stesso, le procedure, le indicazioni relative alla regolazione delle macchine, ecc.) 2- assicuratevi che tutti gli stampi per una data macchina abbiano le stesse dimensioni Per ridurre al minimo il tempo supplementare di messa a punto 3- Fate uso di dispositivi di sganciamento veloce per tutti i manicotti, le morse, ecc. 4- Organizzatevi in modo da avere a portata di mano tutte le istruzioni di lavoro Per il nuovo componente che deve essere prodotto 5- fate in modo che ogni controllo qualitativo sui primi pezzi prodotti venga effettuato Immediatamente, preferibilmente vicino o direttamente sulla macchina. 6- Conducete il più possibile le attività di allestimento esternamente al processo, Prima di interrompere il normale funzionamento della macchina. Un esempio è Il riscaldamento esterno dello stampo per una macchina per lo stampaggio ad iniezione della plastica Ferdinando Azzariti 28
I principi della produzione snella: 2) Produzione Just in Time Cambi stampo velocizzati: suggerimenti 1- riunitevi con tutte le persone coinvolte per studiare assieme sistemi per velocizzare il processo di setup 2- spesso risulta utile riprendere con una video-camera l operazione di setup per poi rivederla alla presenza del personale interessato in modo da facilitare la ricerca di nuove opportunità di miglioramento 3- definite un arco temporale di miglioramento dopo il quale andare a verificare i risultati Ferdinando Azzariti 29
I principi della produzione snella: 3) Qualità Sei Sigma Il sigma è un indicatore sintetico, un numero che va da 1 a 6, che fotografa esattamente tale capacità. Esso cresce con il migliorare della qualità del processo: un processo sigma 6 è virtualmente un processo perfetto, che produce solo 3,4 difetti ogni milione di opportunità (un rendimento pari al 99,9997%). SL Ferdinando Azzariti 30
I principi della produzione snella: 3) Qualità Sei Sigma Alcuni presupposti fondamentali che devono essere rispettati per permettere il successo di questa iniziativa: q La Direzione deve essere convinta, deve agire da sponsor dei progetti, deve insistere per una quantificazione economica dei benefici attesi dalle iniziative proposte, filtrando quelle non in linea con la strategia aziendale e con un non incoraggiante rapporto costi/benefici; q Bisogna investire in formazione, per permettere ai dipendenti di conoscere la metodologia ed ai più interessati/promettenti di assumere il ruolo di esperti, garanti della metodologia (chiamati con una terminologia da arti marziali black belt o cinture nere); La cultura aziendale deve incoraggiare l assunzione di responsabilità, la delega e la facoltà di avanzare proposte, eventualmente mettendo in discussione l esistente. SL Ferdinando Azzariti 31
I principi della produzione snella: 3) Qualità Sei Sigma Alcuni Passaggi da seguire: a) Ottenere il sostegno del vertice aziendale; b) Nominare i membri del Gruppo di Lavoro; c) Formare, sensibilizzare il gruppo sulla metodologia; d) Identificare le possibili aree di miglioramento in azienda; e) Formare sulla metodologia Sei Sigma i dipendenti coinvolti, avendo cura di dedicare specifici approfondimenti alle cosiddette black belt o consulenti interni; f) Staffare i progetti e definirne obiettivi, risorse e indicatori di performance (il cosiddetto project charter); Partire con i progetti, dando la necessaria enfasi ai primi risultati misurabili raggiunti. SL Ferdinando Azzariti 32
I principi della produzione snella: 4) Gruppi ai quali vengono attribuiti poteri decisionali Nuovo ruolo dei Responsabili: Motivare, preparare, istruire e facilitare il lavoro aggiungendo valore, piuttosto che dire ciò che deve essere fatto Il Gruppo è responsabile delle valutazioni delle prestazioni dei singoli membri Ferdinando Azzariti 33
I principi della produzione snella: 4) Gruppi ai quali vengono attribuiti poteri decisionali I Kaizen Event Misurare Eliminare ciò che non Aggiunge valore Disegnare una mappa Delle cose nello stato In cui sono Fare fluire il processo Ed istruire Celebrare i risultati Misurare di nuovo Ferdinando Azzariti 34
I principi della produzione snella: 5) Gestione a vista Le informazioni: Diffuse, visibili, facili da comprendere Indicatori Tabelle chiaramente visibili indicano la produttività delle linee, i livelli qualitativi, i Dati relativi alle consegne, alla manutenzione correttiva e alle macchine, agli scarti, Ad altri indici di misurazione dei gruppi Ferdinando Azzariti 35
I principi della produzione snella: 6) La Ricerca della Perfezione I miglioramenti: Continui, visibili, diffusi Ricerca di miglioramenti continui (kaizen) attraverso riunioni periodiche o addirittura Giornaliere Chi sta 8 ore su un posto di lavoro può avere tutti i numeri per capire che cosa c è da migliorare Ferdinando Azzariti 36
Gli ostacoli alla produzione snella I massimi responsabili non possiedono la conoscenza strategica della produzione snella Inerzia culturale, individuale, organizzativa Riluttanza da parte della direzione ad attribuire poteri decisionali alle persone Paura di cambiare, perdita di potere Sistemi interni rigidi Ferdinando Azzariti 37
Gli ostacoli alla produzione snella: La Cultura Aziendale TRADIZIONALE Nell organizzazione gli ordini vengono imposti dall alto; le responsabilità risiedono essenzialmente ai più alti livelli Il personale è frustrato a causa del limitato coinvolgimento ( Non ci ascoltano ) Diffusione limitata dei dati relativi agli obiettivi e alle prestazioni dell azienda Scarsa soddisfazione personale o professionale Barriere tra le funzioni: l inefficienza prevale INNOVATIVA Le decisioni vengono prese a livelli più bassi Il personale è coinvolto, impegnato e partecipe. Diventa fiero di esserci Continua ricerca della perfezione Ampia diffusione dei dati riguardanti gli obiettivi e le prestazioni dell azienda Il lavoro fornisce soddisfazione personale e professionale Nessuna barriera tra le funzioni Ferdinando Azzariti 38
Gli ostacoli alla produzione snella: La Cultura Aziendale in parole ed idee TRADIZIONALE Passato Esperienza Sperimentato Tradizionale Fatti Ragionevole Nessuna assurdità Sudore Effettivo Con i piedi per terra Futuro Innovazione Ipotetico Fantasioso Sensazioni Possibilità Ingegnosità Ispirazione Intuizione Teorico INNOVATIVO Ferdinando Azzariti 39