Pag. 1 di 28 Procedura di gestione dell ufficio spedizioni
Pag. 2 di 28 Sommario Introduzione 3 Principali funzioni di Speed 5 5 Ordini clienti 6 Abbinamento ordini cliente / trasportatore 8 Automazione del carico 9 Acquisizione pesi 12 Entrata materie prime 13 Analisi del Preventivo/Venduto e Gestione Clienti 14 Analisi delle vendite 14 Presentazioni grafiche 16 Interrogazioni da pc remoti 17 Gestione clienti 17 Gestione della sicurezza del database di speed 19 Ulteriori caratteristiche 22 Importazione dati 22 Preparazione dati per altri sistemi 22 Stampe 23 Gestione reso pianali 24 Trasferimento di materie prime ad altri stabilimenti 25 Vantaggi offerti da speed 25 Struttura software ed hardware 26 Dichiarazione di marchi registrati 28
Pag. 3 di 28 Introduzione Il modulo Speed 3.0 è un programma innovativo che permette di ottimizzare l attività dell ufficio spedizioni degli impianti di produzione e delle aziende di distribuzione di prodotti sfusi o in sacchi (ad esempio stabilimenti cementieri, depositi di carburante, mangimifici, società di calcestruzzi, società produttrici di elementi chimici), garantendo un immediato aumento della operatività, del controllo e della sicurezza ed una significativa riduzione dei costi operativi. Spesso in queste aziende esiste un intenso movimento di automezzi che escono con i prodotti finiti o che entrano con le materie prime. La gestione di tali movimenti comporta una serie di operazioni (che vanno dalla pesatura dell automezzo, al controllo del carico ed alla successiva emissione del documento di accompagnamento) tutt altro che semplici da amministrare. Ognuna di queste fasi operative, se svolta in modo non automatizzato, richiede la presenza del personale dell ufficio spedizioni e di operatori, impegnati a svolgere un compito gravoso e delicato che, con un tipo di gestione esclusivamente manuale, può avere ripercussioni negative sulla qualità del servizio offerto ai trasportatori ed ai Clienti. Infatti, nei momenti più intensi di lavoro, il personale non può seguire in modo adeguato e celere tutte le fasi del processo, con probabili ritardi nel carico dei mezzi e nella consegna al Cliente. Il modulo Speed 3.0 ha lo scopo principale di automatizzare l intero ciclo sopra descritto. Una serie di procedure automatiche e di sistemi hardware dedicati permette agli autisti di effettuare da soli le operazioni di pesatura e di carico consentendo, inoltre, l emissione del documento di accompagnamento senza l intervento del personale. Anche la movimentazione dei mezzi in entrata può essere controllata con Speed ottenendo anche in questo caso considerevoli vantaggi di contenimento dei costi di gestione.
Pag. 4 di 28 Speed è quindi un modulo in grado di aiutare il personale dell ufficio spedizioni a svolgere, con la massima efficienza e rapidità, i propri compiti e di controllare in automatico il carico nelle postazioni dello sfuso. Speed consente: la gestione dei clienti e dei fornitori; la gestione degli ordini dei clienti e ai fornitori; la gestione dell entrata e dell uscita dei prodotti finiti e delle materie prime (ricezione ordini e abbinamento ordini - trasportatori, autorizzazione e controllo dei carichi, acquisizione automatica dei pesi); la gestione del carico, in modalità automatica oppure manuale; l emissione automatica o manuale dei documenti di accompagnamento; la gestione dei resi dei pianali di carico; l analisi del venduto. Speed aggiorna, estrapola ed elabora automaticamente i dati, stampa grafici e tabulati correnti e storici, fornendo un valido aiuto per una semplice interpretazione dell attività svolta e per un adeguata strategia decisionale. Speed rappresenta pertanto uno strumento operativo completo, efficiente e di facile utilizzo. Esso inoltre è estremamente flessibile: è possibile infatti interagire
Pag. 5 di 28 positivamente con le problematiche specifiche dell Utente; i nostri esperti potranno analizzare le esigenze (di procedura e di sistema) particolari della Società utente e in funzione di queste differenziare, personalizzare e/o adattare il prodotto. Principali funzioni di SPEED Le principali funzionalità del prodotto Speed, utilizzabili con semplici operazioni del mouse, sono: preparazione degli ordini di carico abbinamento ordini clienti/trasportatori autorizzazione e controllo del carico rilevazione dei pesi di tara e lordo degli automezzi emissione dei documenti di spedizione gestione dello storico del venduto analisi del preventivo/venduto interrogazioni e stampe predefinite interrogazioni estemporanee immissioni manuali interfaccia da/verso altri sistemi L estrema semplificazione dell interfaccia utente del sistema permette, con solo poche ore di pratica, di adoperare agevolmente il pacchetto Speed. L operatività è agevolata anche dalla disponibilità immediata di tutti i dati relativi ai trasportatori, ai Clienti, ai fornitori o agli ordini: il prodotto consente infatti una rapida consultazione degli archivi, aggiornati dinamicamente in modo automatico da Speed ad ogni operazione eseguita. GESTIONE DELL UFFICIO SPEDIZIONI Per l attività degli addetti all ufficio spedizioni, Speed permette di inserire gli ordini dei Clienti, di associare uno o più ordini ad un trasportatore e di inserire pesi
Pag. 6 di 28 (tara e lordo) dell automezzo, nonché di gestire le entrate di materie prime ed il reso dei pianali. Tutto ciò in modo semplice ed intuitivo. ORDINI CLIENTI L inserimento di un ordine prevede il riempimento di alcune caselle di testo, dove la scelta è obbligata. Questo riduce notevolmente la possibilità di errori di digitazione e consente una maggiore velocità nel preparare il documento di carico. L inserimento può avvenire in automatico, acquisendo l ordine direttamente dal Sistema Gestionale Aziendale
Pag. 7 di 28 Per semplificare e sveltire ulteriormente il compito dell operatore, Speed permette di creare un ordine partendo da un altro ordine già presente in archivio. Si possono fare copie identiche di un ordine già registrato o modificare alcuni dati prima di effettuare la registrazione. In un qualsiasi momento è visualizzabile una lista degli ordini presenti in archivio e non ancora evasi. È altresì possibile controllare dalla lista se un ordine è da abbinare al trasportatore o se tale associazione è già stata fatta e, in questo caso, con quale trasportatore.
Pag. 8 di 28 La stessa procedura consente ad un utente della rete locale di trasferire la richiesta di un Cliente presso un altro stabilimento della società, più idoneo a fornire il prodotto dell ordinazione. Inoltre permette ad un utente remoto, purché autorizzato, di creare ordini presso un qualsiasi altro stabilimento. Il modulo è in grado di gestire l immissione contemporanea di ordini da più personal computer ed i dati immessi sono visibili a tutti gli operatori autorizzati. ABBINAMENTO ORDINI CLIENTE / TRASPORTATORE Una volta registrato l ordine, un utente autorizzato può associarlo ad un trasportatore da una qualsiasi postazione, perché, grazie all architettura Client/Server,
Pag. 9 di 28 le informazioni prodotte dagli operatori o acquisite in automatico sono immediatamente disponibili a tutti. In fase di abbinamento si può accedere all elenco dei trasportatori registrati in archivio o, se la procedura è dotata del sistema di automazione, alla lista degli autisti effettivamente presenti in stabilimento in quel momento. È anche possibile selezionare l ordine da abbinare dall elenco degli ordini presenti in archivio e non ancora associati. Speed consente, inoltre, di associare ad uno stesso trasportatore più ordini che verranno evasi contemporaneamente. AUTOMAZIONE DEL CARICO Un PC della rete, dotato di un software sviluppato dalla Taurus, si interfaccia con le pese, fornendo la possibilità di leggere in automatico i pesi dalle postazioni di carico sotto i silos o dai lettori di portineria. Le pese di portineria sono considerate equivalenti, così da permettere le uscite di prodotto finito e le entrate di materie prime anche in caso di avaria di una delle due pese.
Pag. 10 di 28 Il software fornisce in tempo reale il valore di tutte le pese controllate dal sistema. E possibile conoscere, per ogni singola pesa, ulteriori informazioni: il trasportatore al carico il tipo di prodotto che si sta caricando lo stato del peso ed il suo valore lo stato dei relè di input e di output e abilitare e disabilitare i relè che permettono il carico del prodotto dai personal computer dell ufficio spedizioni.
Pag. 11 di 28 c Il programma per la gestione automatica del carico è opzionale: l applicazione può funzionare anche completamente in manuale. L aggiunta di questo ulteriore elemento può avvenire in qualsiasi momento e l integrazione con il resto della procedura è trasparente e completa. Questo modulo è qualcosa di più di un semplice sistema di acquisizione di pesi. Esso, infatti, provvede a: controllare che il trasportatore sia sotto il silos corretto controllare la correttezza della tara del mezzo abilitare il carico del prodotto corretto anche se il silos contiene prodotti diversi controllare la correttezza del carico effettuato avviare la stampa della bolla di trasporto con i dati acquisiti registrare e/o stampare tutti i dati sulle operazioni compiute attraverso il tesserino in dotazione ai trasportatori registrare i trasportatori presenti e disponibili per effettuare il carico convocare i trasportatori disponibili per effettuare il carico Speed può gestire fino a 26 postazioni di carico sotto i silos. In caso di avaria delle postazioni dei silos, è sempre possibile completare l evasione del carico in modo manuale.
Pag. 12 di 28 ACQUISIZIONE PESI Nel momento in cui l ordine è stato abbinato, il trasportatore può recarsi nella postazione di carico. Se si tratta di un carico di prodotti sfusi, tutta la fase successiva, fino all uscita della bolla di accompagnamento, è gestita dalla procedura senza l intervento dell operatore. Quando si trasportano dei prodotti in sacchi, all addetto dell ufficio spedizioni viene richiesto di confermare, ed eventualmente aggiornare, le quantità presenti nell ordine. (In caso di avaria delle pese dei silos, è possibile completare l evasione inserendo manualmente anche i pesi del mezzo.) Tutti i compiti precedentemente descritti possono essere svolti da una qualsiasi postazione di lavoro.
Pag. 13 di 28 Entrata materie prime Speed consente di gestire i movimenti di materie prime, sia in entrata che in uscita, e tutti i dati correlati a questi movimenti. In particolare le principali funzionalità a disposizione per le entrate di materie prime sono riassumibili in: gestione fornitori gestione ordini a fornitori gestione delle materie prime (abbinamento e pesatura) gestione dello storico delle entrate delle materie prime L ordine a fornitore è un ordine aperto e può essere utilizzato, finché non viene chiuso, più volte per effettuare gli abbinamenti. L abbinamento viene effettuato con la stessa semplicità con la quale si abbinano gli ordini di Clienti:
Pag. 14 di 28 Dopo che l operatore ha effettuato l abbinamento, il trasportatore si reca sulla pesa di portineria ed inserisce il proprio tesserino di riconoscimento in un apposito lettore. Il sistema acquisisce il peso lordo del mezzo ed il trasportatore può scaricare il materiale trasportato. Completato lo scarico l autista posiziona nuovamente il mezzo sulla pesa ed inserisce il proprio tesserino nel lettore. Speed memorizza la tara del mezzo e provvede, se i pesi rientrano in un intervallo di correttezza impostabile dall utente, a stampare la ricevuta da consegnare al fornitore. Le informazione relative ai movimenti di materie prime, registrate in archivio possono essere portate a video o su stampante. Speed offre, inoltre, le procedure per estrarre i dati su file e trasmetterli ad un altro sistema. Analisi del Preventivo/Venduto e Gestione Clienti L operatore ha la possibilità di immettere un preventivo di consegne, distinto fra sacchi e sfuso, per i clienti che desidera avere sotto controllo. I dati inseriti in questa fase vengono utilizzati dal sistema per effettuare delle analisi comparative tra ciò che il Cliente ha effettivamente ritirato e ciò che era previsto ritirasse. L utilità di queste statistiche è evidente, dato che permettono di conoscere quanto prima una situazione anomala, consentendo di intervenire con la massima celerità. ANALISI DELLE VENDITE Quando sono stati inseriti i dati di preventivo, un qualsiasi utente autorizzato può interrogare il database per avere un elenco dettagliato della situazione dei ritiri di ciascun Cliente. Queste stampe possono essere utilizzate per scoprire eventuali clienti che non ritirano quanto previsto. Un analisi del genere può anche essere generalizzata ad un intera area di vendita, permettendo di avere una visione globale dei ritiri dei Clienti di una determinata zona o facenti capo ad un determinato venditore.
Pag. 15 di 28 Le informazioni visualizzate possono essere presentate nel modo più congeniale al tipo di analisi che si vuole compiere. L ordinamento può essere impostato per: codice Cliente ragione sociale Cliente quantità di prodotti ritirata categoria Inoltre è possibile impostare vari filtri sui dati venduto al di sotto (di una percentuale o una quantità scelta dall operatore) di quanto preventivato per tipo di prodotto (in sacchi o sfuso) per prodotto per categoria per agente Queste analisi possono anche essere compiute sui dati dell intero anno, ottenendo il risultato richiesto in pochi secondi. Inoltre, poiché Speed permette di conservare in archivio i movimenti di più anni, è possibile effettuare dei confronti tra il venduto nei vari periodi.
Pag. 16 di 28 Tutte le elaborazioni vengono fatte sulla base dei dati inseriti fino al momento della richiesta. PRESENTAZIONI GRAFICHE Alcuni dati possono essere visualizzati, oltre che sotto forma di tabelle, anche in forma grafica. Per esempio è possibile ottenere degli istogrammi raffiguranti le quantità dei prodotti venduti in un determinato periodo di tempo o delle rappresentazioni più complesse, come nella figura che segue, dove vengono mostrate le quantità di prodotto vendute distinte per ufficio vendite e per tipo.
Pag. 17 di 28 INTERROGAZIONI DA PC REMOTI Le interrogazioni sopra descritte si possono effettuare da un PC remoto. Questo consente ai venditori, dotati di un notebook, di conoscere in tempo reale lo stato dei ritiri dei Clienti e di programmare in modo efficiente il proprio lavoro. Sono in grado, per esempio, di recarsi quanto prima da quei Clienti che non ritirano come previsto. Dal punto di vista della sicurezza e riservatezza dei dati, Speed consente di limitare le interrogazioni dei venditori ai Clienti di loro competenza. GESTIONE CLIENTI L archivio di Speed ospita tutti i dati relativi ai Clienti. L accesso alle informazioni è protetto da password di sicurezza: solo gli utenti autorizzati hanno accesso in inserimento, modifica e visualizzazione dei dati.
Pag. 18 di 28 I dati sui Clienti inseriti o aggiornati in stabilimento possono essere estratti ed utilizzati per sincronizzare un archivio centrale (comune, ad esempio, a tutti gli stabilimenti della società).
Pag. 19 di 28 Gestione della sicurezza del database di SPEED L accesso alle funzionalità dell applicazione Speed è consentito ad una serie di utenti registrati, ognuno dei quali dispone di una propria password. Ogni utente ha la possibilità di accedere alle funzionalità della procedura che gli sono state attribuite dall amministratore del sistema. All avvio, prima di poter iniziare il proprio lavoro con la procedura, l operatore deve inserire il proprio nome utente e la propria password. Se i dati sono corretti, l operatore potrà iniziare la propria sessione di lavoro con Speed.
Pag. 20 di 28 Inserire un nuovo utente della procedura, variare le impostazioni di un utente già inserito, o rimuovere un utente sono operazioni che possono essere effettuate solo dal gestore delle password.
Pag. 21 di 28 L integrità e la disponibilità dei dati sono rese possibili anche grazie alle procedure di salvataggio e di ripristino del database previste dall applicazione.
Pag. 22 di 28 Ulteriori caratteristiche Speed è stato corredato di una serie di procedure di utilità, alcune delle quali consentono di rendere immediata la fase di utilizzo. IMPORTAZIONE DATI I dati relativi agli uffici vendita, ai Clienti, ai cantieri, agli archivi dei prodotti e alle materie prime possono essere prelevati da host ed inseriti in automatico all interno degli archivi di Speed. PREPARAZIONE DATI PER ALTRI SISTEMI Speed è in grado, altresì, di fornire i propri dati ad altre procedure. Per esempio gli operatori possono estrarre, giornalmente, i dati relativi al prodotto venduto ed alle materie prime entrate per fornirli alle procedure di fatturazione o alle procedure di preparazione del rendiconto d esercizio.
Pag. 23 di 28 STAMPE In qualsiasi momento è possibile effettuare delle stampe, a video o su stampante, dei dati contenuti in archivio: vendite di prodotti finiti entrate di materie prime uscite di materie prime pianali a rendere sconti e premi Clienti È possibile scegliere per ogni argomento il tipo di stampa: totali dettaglio riepilogo e per ogni tipo è possibile fornire l intervallo di data di interrogazione. Non solo, quindi, è possibile conoscere la situazione della giornata corrente, ma si può anche avere un tabulato riguardante un giorno o un periodo precedente.
Pag. 24 di 28 Per l esecuzione di report ricorrenti, Speed può essere configurato per effettuare in modo automatico la preparazione dei tabulati e la stampa. I dati ottenuti si possono esportare in vari formati quali Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Testo, Word o WordPerfect. Ulteriori interrogazioni possono essere effettuate con strumenti di reportistica, quali Crystal Reports, o tramite query SQL direttamente dall archivio. GESTIONE RESO PIANALI Speed consente di avere sotto controllo i movimenti di entrata e di uscita dei pianali, fornendo un resoconto dettagliato per singolo Cliente della situazione dei pianali. La gestione delle uscite avviene in contemporanea con l evasione dell ordine, mentre un apposita procedura consente di inserire i resi effettuati da un Cliente. Anche i movimenti dei pianali possono essere estratti dall archivio e passati ad altre procedure per un eventuale fatturazione dei pianali non restituiti.
Pag. 25 di 28 TRASFERIMENTO DI MATERIE PRIME AD ALTRI STABILIMENTI Una procedura simile a quella utilizzata per le uscite di prodotto finito consente di effettuare le operazioni necessarie per le uscite di materie prime. Anche questo tipo di uscite può essere gestito dal sistema di automazione contenuto in Speed. Vantaggi offerti da SPEED Il modulo Speed 3.0 offre alcuni immediati vantaggi: Riduzione del personale. Riducendo le fasi operative, si ottiene un contenimento del personale. Le funzioni dell operatore dell ufficio spedizioni sono ridotte al minimo: la creazione dell ordine e l abbinamento richiedono un lavoro di pochi secondi. Il consenso al carico, l acquisizione dei pesi e l emissione del documento di accompagnamento della merce sono completamente automatici. Lo stesso vantaggio si ottiene per le entrate di materie prime. In questo modo il personale può essere ricollocato ed impiegato in modo più proficuo. Qualità del servizio di carico. I trasportatori aspettano allo sportello solo alcuni secondi. Hanno la possibilità di caricare senza attendere un operatore che abiliti la postazione di carico e non sono costretti ad aspettare che qualcuno registri i pesi. Una volta completato il carico, possono passare in portineria e ritirare il documento di viaggio già pronto. Controllo dei sovraccarichi. Sia che il sistema acquisisca in automatico i pesi, sia che l operatore li immetta manualmente, Speed esegue un rigoroso controllo dei pesi. In questo modo si riduce al minimo la possibilità di sovraccarico o la possibilità di un errore da parte dell operatore. Qualità del lavoro. Gli operatori vedranno semplificarsi il proprio lavoro, fornendo un rendimento maggiore. Garanzie di un migliore servizio al Cliente. Una conseguenza dell automazione del servizio di carico e della riduzione dei costi di gestione si traduce in un miglior servizio per il Cliente.
Pag. 26 di 28 Possibilità di seguire i Clienti che non ritirano. Speed consente di individuare quei Clienti che non ritirano da tempo o che hanno ritirato meno di quanto previsto agevolando il compito dei venditori. Rintracciabilità nel tempo dei movimenti. Speed consente in pochi secondi di consultare l intero archivio dei movimenti effettuati, sia di vendita del prodotto finito che di materie prime in entrata. Struttura software ed hardware
Pag. 27 di 28 Gli strumenti utilizzati per realizzare Speed sono il massimo in fatto di conformità agli standard. Lo sviluppo è stato effettuato utilizzando il linguaggio Visual Basic, il programma di reportistica Crystal Reports ed il database Microsoft SQL Server. Gli ambienti operativi per i quali è disponibile l applicazione sono: Microsoft Windows 95/98/2000 for Workgroup e Microsoft Windows NT Advanced Server. L hardware consiste di componenti facilmente reperibili sul mercato. La configurazione minima richiede un server, un personal computer compatibile e due stampanti. Questa configurazione può essere estesa fino ad includere decine di PC client e quindi fornire decine di postazioni di lavoro. Software visualizzazione stato carico Input utente DB WinSped PC Software concentratore Log Server PC Driver Pesa Software gestione carico Display PC controllo carico Output digitale Software gestione carico Pesa Display Lettore di badge Input digitale PC controllo carico Output digitale Lettore di badge Input digitale
Pag. 28 di 28 Dichiarazione di marchi registrati Nomi come Microsoft, Windows 95/98/2000, Windows NT, Crystal Report sono marchi registrati appartenenti ai rispettivi proprietari. Ogni nome presente in questa guida informativa deve essere considerato un marchio registrato, a meno che non si provi il contrario. Speed 3.0 è protetto da Copyright e tutti i diritti di autore sul programma e sulla relativa documentazione sono riservati. Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo documento può essere riprodotta, memorizzata in sistemi di archivio, o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, meccanico, fotocopia, registrazione o altri, senza la preventiva autorizzazione scritta dell editore.