Manuale di avviamento upgrade e-business Utenti interni 30 giugno 2014 snam.it
Indice Nuovo sistema e-business Manualistica Modalità di accesso Struttura del sistema Acquisti a catalogo Negoziazione elettronica Consuntivazione servizi Collaudi Materiali pianificati Logistica Gestione lista lavoro approfondimento Pag. 3 Pag. 4 Pag. 7 Pag. 9 Pag. 14 Pag. 17 Pag. 20 Pag. 23 Pag. 25 Pag. 27 Pag. 29 2
Nuovo sistema e-business Il 30 giugno è stata rilasciata la nuova versione (7.0) del sistema e-business Snam Le principali novità del sistema sono le seguenti: Accedendo tramite la Rete Snam (Area «Applicazioni» del Portale Energie) non è più necessaria alcuna autenticazione Operando fuori dalla Rete Snam (Area «Accesso ai sistemi» del Portale Fornitori) è possibile accedere inserendo user e password di rete nella sezione «Accesso al servizio» della sezione e-business Qualora si sia abilitati per più Società del Gruppo Snam, non sarà più necessario ripetere l inserimento di user e password; tutti i dati sono disponibili in un unico profilo La vecchia versione (4.0) rimarrà accessibile per la chiusura delle attività in corso e l accesso sarà contestuale con il nuovo sistema e-business Tutti gli avvisi, le informazioni e gli aggiornamenti relativi al nuovo sistema saranno pubblicati nell area e-business del Portale Fornitori Snam (https://fornitori.snam.it> Accesso ai sistemi>e-business) Il supporto utente è fornito dal servizio Service Operations Support (SOS e-business) Tel: +39-02 - 266.002.692 Email: sos@crm.snam.it Disponibile nei giorni feriali, dal lunedì al venerdì, dalle 8.30 alle 17.30 3
Nuovo sistema e-business Manualistica (1) La nuova manualistica è stata per lo più integrata nel Knowledge Portal di Snam accessibile dall area «Manuali utenti interni» e selezionando per il processo di interesse il link relativo all attività da svolgere 4
Nuovo e-business Manualistica (2) Il Knowledge Portal SNAM è un area del Portale Energie (Energie > Help&FAQ > Manuali > Manuali on-line) dove per ogni processo/ attività sono stati sviluppati manuali descrittivi e video tutorial. Selezionando il sub processo di interesse (es. Gestione gare elettroniche) verranno proposte le attività di cui si compone. Selezionando l attività (es. Cockpit RdO) si accede alla relativa sezione del manuale 5
Nuovo sistema e-business Manualistica (3) Video tutorial 6
Nuovo sistema e-business Modalità di accesso (1) Al nuovo sistema si accede tramite l area Applicazioni del Portale Energie 7
Nuovo sistema e-business Modalità di accesso (2) Sulla pagina E-BUSINESS del Portale Fornitori selezionare «Accesso al servizio» Cliccando su «e-business» si accederà al sistema (senza dover digitare user id e password) Senza digitare alcuna altra cre3denziale il sistema 8
Nuovo e-business Struttura del sistema (1) Il sistema è organizzato su più livelli: 1 livello processi : i riquadri nella parte superiore della videata rappresentano i processi a cui ogni utente è abilitato 9
Nuovo e-business Struttura del sistema (2) 2 livello società: al secondo livello vengono indicate le Società per cui l utente è abilitato a operare nell ambito del processo selezionato L accesso a «Gruppo Snam» si riferisce a Snam, Snam Rete Gas, Stogit e GNL Italia 10
Nuovo e-business Struttura del sistema (3) Accesso al nuovo sistema (7.0): si accede al nuovo sistema e-business selezionando l «Area di lavoro» di Società (o Gruppo Snam ) 11
Nuovo e-business Struttura del sistema (4) Accesso al vecchio sistema (4.0): è possibile accedere al vecchio sistema per gestire le partite aperte/attività ancora in corso al go live selezionando lo «Storico» di Società (o Gruppo Snam) 12
Nuovo e-business Struttura del sistema (5) 3 livello area di lavoro: ogni area di lavoro è strutturata con una serie di cartelle che racchiudono le diverse voci selezionabili (1). La stessa struttura viene ripresa nella barra laterale (2). 2 1 13
Acquisti a catalogo 14
Gestione transitorio Acquisti a catalogo Partite aperte Sul vecchio sistema si concluderanno, fino all approvazione delle Proposte di Entrata Merci, i processi di acquisto avviati prima del 30 giugno Vecchio sistema Sul vecchio sistema sarà inibita la possibilità di creare nuovi carrelli acquisto a partire dal 30 giugno Nuovo sistema Dal 30 giugno i carrelli acquisto dovranno essere creati sul nuovo sistema 15
Novità Acquisti a catalogo Estensione a tutte le società delle customizzazioni specifiche: Estensione funzionalità Gestione valore minimo ordinabile per contratto (qualora contrattualmente previsto) Gestione lotto minimo/multiplo per contratto (qualora previsto) Check plafond/scadenza del contratto Novità Gestione autonoma per i richiedenti dell indirizzario personale (da definire prima del primo acquisto) Eliminazione dei vincoli di univocità legati a strategia approvativa (es. catalogo, contabilizzazione, ecc) per ogni carrello; ogni posizione del carrello acquisti segue infatti un iter approvativo a sé stante. Nel caso di carrelli costituiti da posizioni con flussi approvativi differenti, l ordine d acquisto in SAP verrà generato solo all approvazione/rifiuto di TUTTE le posizioni Reportistica per richiedenti e approvatori su carrelli acquisto e PEM con possibilità di accorpamento dei dati da parte dell utente Eliminazione della doppia contabilizzazione per Italgas, Napoletanagas e Toscana Energia, introducendo il Centro di Costo statistico come valore aggiuntivo della riga di contabilizzazione a WBS Lista lavoro 16
Negoziazione elettronica 17
Gestione transitorio Negoziazione elettronica Partite aperte Sul vecchio sistema si concluderanno i processi avviati prima del 30 giugno Vecchio sistema Per i processi integrati, sul vecchio sistema sarà inibito il trasferimento delle RdO sul cockpit per gare mai importate Per i processi local, sarà inibita la possibilità di creare nuove gare Sul vecchio sistema sarà possibile modificare le gare in corso per terminare i processi di negoziazione Nuovo sistema Dal 30 giugno le nuove gare dovranno essere create sul nuovo sistema 18
Novità Negoziazione elettronica Gestione strutturata delle fasi di negoziazione elettronica Novità Gestione dell offerta tecnica Riorganizzazione dell area collaborativa Gestione del ranking nel riepilogo delle offerte Tabulato di gara in e-business 19
Consuntivazione servizi 20
Gestione transitorio Consuntivazione servizi Partite aperte Sul vecchio sistema si consuntiveranno tutte le RdC per le quali risulta creato almeno un Libretto Misura prima del 30 giugno Ogni RdC verrà gestita interamente o sul vecchio sistema o sul nuovo sistema Vecchio sistema Sul vecchio sistema non saranno visibili alle imprese le RdC che al 30 giugno saranno prive di Libretti Misura Sul vecchio sistema dovranno essere creati Libretti Misura a completamento delle RdC che al 30 giugno saranno parzialmente consuntivate Nel mese di settembre il GdL effettuerà un analisi sullo stato delle RdC ancora aperte per verificare la fattibilità di chiusura del vecchio sistema il 30 ottobre Nuovo sistema Dal 30 giugno le RdC per le quali non sono ancora stati creati Libretti Misura dovranno essere consuntivate sul nuovo sistema 21
Novità Consuntivazione servizi Novità Revisione delle logiche di creazione della struttura dell area collaborativa, legandole ai dati tecnici dell RdC Possibilità per l impresa di rielaborare il Libretto Misura dopo il rifiuto dell assistente Visualizzazione da parte dell impresa delle note di rifiuto del Libretto Misura Implementazione della scadenza delle attività di approvazione dei LM in modo che venga inviata una mail di sollecito all assistente nel caso in cui non abbia processato l attività dopo 5 giorni dall invio da parte dell impresa Visualizzazione dei soli campi obiettivo valorizzati dalle prestazioni inserite nel Libretto Misura Aggiornamento dei listini disponibili per le imprese di Italgas 22
Collaudi 23
Gestione transitorio Collaudi Partite aperte Sul vecchio sistema si concluderanno i collaudi aperti prima del 30 giugno Vecchio sistema Sul vecchio sistema non sarà possibile aprire nuovi collaudi dopo il 30 giugno Sul vecchio sistema dovranno essere gestite le proposte di svincolo (a quantità e a matricola) relative a collaudi aperti prima del 30 giugno Nuovo sistema Dal 30 giugno i nuovi processi di collaudo e le relative proposte di svincolo dovranno essere gestiti sul nuovo sistema 24
Materiali pianificati 25
Gestione transitorio Materiali pianificati Partite aperte Sul vecchio sistema si concluderanno i processi di acquisto, fino all approvazione delle Proposte Entrata Merci, avviati prima del 30 giugno Al 30 giugno dovranno essere processati tutti i documenti di pianificazione e approvati tutti i carrelli acquisto Vecchio sistema Sul vecchio sistema sarà possibile processare documenti di pianificazione relativi a fabbisogni parzialmente evasi prima del 30 giugno Nuovo sistema Dal 30 giugno i documenti di pianificazione relativi a fabbisogni mai evasi dovranno essere creati sul nuovo sistema Sul nuovo sistema verranno riportati tutti i fabbisogni per i quali non risulta creato alcun documento di pianificazione al 30 giugno 26
Logistica 27
Gestione transitorio Logistica Partite aperte Sul vecchio sistema si concluderanno i processi importati da SAP R/3 prima del 30 giugno Vecchio sistema Sul vecchio sistema non verranno più importati nuovi processi a partire dal 30 giugno Nuovo sistema Dal 30 giugno verranno importati automaticamente sul nuovo sistema nuove consegne da imballare e nuovi trasporti da processare 28
Gestione Lista lavoro Approfondimento 29
Nuovo e-business Lista lavoro Ogni attività che l utente avrà in carico sul nuovo sistema sarà proposta nella voce di menù di primo livello «Lista lavoro» 30
Nuovo e-business Lista lavoro Nella visualizzazione iniziale saranno disponibili, a prescindere dalla loro natura, tutte le attività che l utente avrà in carico 31
Nuovo e-business Lista lavoro Selezionando il menù a tendina relativo alle sottoview sarà possibile filtrare le attività per tipologia 32
Nuovo e-business Lista lavoro Per ogni tipologia di attività saranno mostrate alcune informazioni di dettaglio e sarà possibile eseguire l attività secondo tre modalità 33
Nuovo e-business Esecuzione attività in lista lavoro Sarà possibile eseguire le decisioni nelle seguenti tre modalità: 3 1 1. Selezionando l oggetto di ogni attività, sarà possibile visualizzare ogni dettaglio e prendere quindi decisioni in merito 2. Selezionando il tasto «Approva» o «Rifiuta» nell anteprima dell attività evidenziata 3. Prendendo decisioni massivamente indicando «App.» o «Rif.» per ogni attività e selezionando il tasto «Eseguire decisioni» L opzione 1 sarà disponibile per ogni tipologia di attività, mentre le opzioni 2 e 3 saranno abilitate solo per alcune tipologie di attività 2 34