Quality Manager The Quality Management Solution for Mago.Net Introduzione Quality Manager (QM) consente la gestione, integrata a Mago.Net, delle principali problematiche di gestione del sistema qualità, ed in particolare la gestione e la tracciabilità delle Non Conformità (anomalie), delle Azioni Correttive e Azioni Preventive. Le caratteristiche fondamentale di Quality Manager sono la semplicità d uso e la stretta integrazione con Mago.Net: infatti la gestione delle Anomalie è attivabile da ogni documento gestionale di Mago (DDT, fatture, ordini ) ed è sempre possibile la verifica del loro stato di completamento. Le grandezze controllate Attraverso la gestione di QM è possibile tracciare e controllare le anomalie relative a Clienti e Fornitori Anomalie interne Articoli Modelli Impianti e Macchine (solo in abbinamento con Service) Inoltre le anomalie vengono catalogate per Settore (Filiale, Reparto, Linea di Prodotto ) Gravità Origine (Reclamo, Avviso interno, Riesame della direzione ) Categoria (Logistica, Amministrazione, Assistenza ) Campi di applicazione Chiaramente la principale applicazione di QM è la gestione delle pratiche di Non Conformità, applicate sia al ciclo attivo, passivo che a quello interno. Usi classici del prodotto sono: il controllo fornitori, i reclami clienti, il controllo qualità dei prodotti, la gestione delle anomalie sugli impianti. Tuttavia QM è stato progettato per la gestione e il controllo di una qualunque pratica associata alle normali attività lavorative. La stretta integrazione con Mago.Net, il legame con i documenti gestionali e la possibilità di referenziare files, l utilizzo di e-mail e di PDF rende il prodotto duttile e agilmente usabile per seguire e controllare qualunque flusso operativo. L uso di un workflow aiuta l utente nell organizzazione e nel controllo della propria attività. Usi non convenzionali di QM, ad esempio, sono stati trovati nella gestione degli incassi e nella pratiche documentali per le gare (documenti a corredo di offerte).
Modalità di gestione: origine e responsabilità Ogni Anomalia può essere registrata in maniera autonoma oppure a partire da un documento gestionale di origine (Ordine, DDT,,,). La registrazione di un anomalia consente, oltre alla numerazione, l associazione a un Cliente / Fornitore di origine, e l identificazione di un entità responsabile (Cliente, Fornitore, interna). Per meglio comprendere questo concetto vediamo alcuni casi. 1. Un cliente apre un reclamo perché gli è stata consegnata delle merce in ritardo. Dall esame del ritardo si evince che la responsabilità è del corriere. Quindi l origine è il cliente, il responsabile è il corriere (fornitore). 2. Un cliente apre un reclamo perché la merce è difettosa. Dall esame della merce si evince che la responsabilità è della produzione. Quindi l origine è il cliente, la responsabilità è interna. 3. Da un reclamo si decide un azione preventiva per evitare difetti in produzione. Non vi è origine, la responsabilità è interna. All apertura di una nuova pratica di Anomalia, QM provvede a inviare via email una notifica a: Il Cliente / Fornitore di origine, con la informativa dell apertura pratica; Il personale tecnico incaricato dello svolgimento della pratica. Per questa funzione è necessario l uso di TB Mail Connector. La gestione del Workflow Ad ogni pratica aperta può essere associato un flusso predefinito di svolgimento (Workflow) che elenca i passi necessari per il completamento. Ad ognuno di questi passi può essere legato un documento gestionale (un ordine, una fattura) e un documento elettronico (un file); inoltre ogni passo consente la registrazione di un costo e di una durata, che verranno consuntivati alla chiusura dell Anomalia. Un esempio di Anomalia e relativo Workflow, associata al caso 1, viene riportato qui di seguito: Aperta da Responsabilità Motivo Settore Azione Cliente Fornitore Merce non corrispondente all ordine Logistica WD (wrong delivery)
Come si vede dalla immagine qui sotto, l apertura dell Anomalia è collegata a all ordine originale (05/0005). Infatti sulla toolbar dell ordine cliente è presente un bottone che consente la visualizzazione e apertura di nuove anomalie, a cui l ordine sarà automaticamente legato. L azione scelta (Wrong Delivery) richiama un Workflow che guiderà l operatore nella gestione della pratica. Nel nostro caso vediamo che sono previsti sia i controlli sui documenti che l emissione dei nuovi ordini e il feedback con il cliente.
Questo Workflow viene assunto come traccia per lo svolgimento della pratica di anomalia; l operatore evidenzierà manualmente lo stato di avanzamento mano a mano che si procede per la soluzione. L avanzamento del Workflow può avvenire interattivamente dalla maschera Anomalie, spuntando la riga relativa, oppure direttamente dal documento che si desidera collegare. Vediamo qui sotto il caso in cui dall ordine originale si spunta l avvenuto controllo del passo 2.
La pratica dell anomalia viene quindi aggiornata e l elemento del Workflow è riportato nel registro di svolgimento, (tabbed dei Riferimenti). In questo elenco possiamo anche inserire a completamento note e riferimenti liberi (vedi riga 4), sempre collegabili a documenti e files. In chiusura della pratica vengono calcolati tempi e costi sulla base delle attività eseguite, a cui può essere sommato un ulteriore costo generale di gestione non incluso nelle azioni previste.
Nel caso in cui la responsabilità dell Anomalia sia riferita a un cliente o a un fornitore (e quindi il costo sostenuto sia almeno teoricamente relazionato a loro) il sistema ne mantiene un riepilogo annuale nella relativa scheda anagrafica. Reportistica QM è corredato di un set di reports di base per il controllo di: Anomalie per Origine Anomalie per Responsabilità Anomalie per Articolo Situazione Globale Anomalie Disponibilità e modalità di licenza d uso. QM sarà disponibile a partire da Dicembre 2005 per la piattaforma Mago.Net 2.1.x, nelle lingue Inglese e Italiano. Altre versioni potranno essere localizzate su richiesta, essendo stato sviluppato in lingua originale inglese e successivamente localizzato con Localizer. La licenza di QM controlla il numero di Cal. Tuttavia il costo è solo quello del server, e non dipende dal numero di utenti di Mago.Net. Tuttavia, solo in presenza di Service e Noleggi (i nostri applicativi), il numero massimo di Cal di QM sarà limitato dal numero di Cal Service o Noleggi. Per i rivenditori è disponibile una versione dimostrativa limitata a un solo utente, attivabile sulla copia dimostrativa di Mago.Net. Copie dimostrative, listini utente e corsi possono essere richiesti al seguente e-mail. Paola.Fabiano@bassopb.it.