HR PORTAL Creazione login di accesso Sommario: Premessa...2 Creazione manuale di un utente...3 Privacy...4 Creazione automatica utenti: Nuova funzionalità... 5 Definizione processo schedulato Creazione automatica utenti - NON Obbligatoria..8 Gestione richiesta PINCODE...9 Logo interno per Utente...9 1
Premessa Il presente documento ha l obbiettivo di spiegare le modalità di creazione delle login utente utilizzando le funzionalità disponibili nell HR Portal. Nell ottica di innovazione e di efficienza degli strumenti, la funzionalità di creazione automatica degli utenti, è stata resa disponibile sul prodotto HR Portal affinchè tutte le procedure della piattaforma potessero usufruirne. La stessa funzione è stata conseguentemente eliminata dal prodotto di Gestione Risorse Umane Web. Si evidenzia che nel caso in cui siano già presenti e attivi i processi automatici di creazione utenze forniti dagli applicativi Workflow, la funzionalità di creazione delle utenze di HR Portal NON DEVE ESSERE UTILIZZATA. 2
Creazione manuale di un utente Per creare manualmente una nuova utenza in HR Portal è necessario: 1. creare la persona (Da Anagrafiche Archivi comuni) accedendo alla funzionalità Persone. I dati minimi da compilare sono: Sezione Dati generali Cognome Nome Forma giuridica ( Persona fisica ) Data di nascita Sesso Codice fiscale Sezione Recapiti Definire il recapito principale, indispensabile per l'invio delle notifiche via e-mail, scegliendolo fra questi: Sede di lavoro Abitazione Legale (in cui viene memorizzato l'indirizzo di residenza). Per almeno UNO di questi recapiti dovrà essere inserito il check nel campo Princ. e, per consentire l'invio dei messaggi di notifica, il campo E-mail Si precisa che i dati della persona vengono automaticamente compilati all'inserimento o alla variazione di un Soggetto HR a cui viene associata la Persona. 3
2. creare l'utente (Da Pannello di controllo Utenti e gruppi - Utenti). I dati minimi che devono essere compilati sono: Sezione Generale Login Nome completo Password e Conferma password Lingua Aziende abilitate: Tutte le aziende. Persona: codice della persona creata al punto precedente. Licenza d'uso: Utente collaboration Abilita multi login: SI (Check spuntato) Per gli Utenti che avessero gestito la richiesta del codice di sicurezza ( CAPTCHA ) è necessario riassociare tale informazione sull'utente oppure sul Gruppo di sicurezza utilizzando il nuovo campo Soglia CAPTCHA. Privacy Da Pannello di controllo Sistema- HR Configurazione Configurazione accessi E' possibile da tale funzionalità indicare i Tentativi di accesso e/o il Nr cambi password consentiti in un giorno. Si precisa che valori precedentemente impostati vengono mantenuti. Nel caso in cui i Tentativi di accesso venissero superati l'utente risulterà disabilitato e l'accesso non sarà più consentito; per sbloccare l'accesso all'utente sarà necessario intervenire sulla tabella degli utenti togliendo la spunta dal campo Disabilitato. Si precisa che i GG di inattività dell'utente sono impostati automaticamente a 90 gg non modificabili; per sbloccare l'accesso all'utente sarà necessario intervenire sulla tabella degli utenti togliendo la spunta dal campo Disabilitato. 4
Creazione automatica utenti: Nuova funzionalità Questa funzione, fornita a corredo dell'applicazione HR Portal, consente di creare, manualmente o con un processo schedulato, i nuovi utenti partendo dalle Persone inserite manualmente o automaticamente dalla gestione anagrafica dei soggetti HR. Attenzione! Nel caso in cui siano già presenti e attivi i processi automatici di creazione utenze forniti dagli applicativi Workflow, questa funzionalità NON DEVE ESSERE UTILIZZATA. Per attivare la funzione si dovrà eseguire quanto di seguito indicato: Definizione utente Modello Da Pannello di controllo Utenti e gruppi - Utenti In questa tabella si dovranno creare uno o più utenti da utilizzare come modello per la creazione automatica. I dati da compilare, suddivisi per sezione, sono i seguenti: Sezione Generale Login Nome completo Password e Conferma password Cambio password al prossimo accesso: SI (Check spuntato) Disabilitato: SI (Check spuntato) Questo campo è necessario per evitare che possa essere utilizzato l'utente Modello per accedere alle applicazioni; su tutti gli utenti creati partendo da questo Modello il campo verrà impostato a NO (Check non spuntato) Lingua Aziende abilitate: Tutte le aziende Persona: indicare una qualsiasi persona tra quelle presenti in quanto il dato risulta obbligatorio ma non utilizzato per l'utente Modello. Licenza d'uso: Utente collaboration Abilita multi login: SI (Check spuntato) Sezione Gruppi di appartenenza Indicare tutti i gruppi di sicurezza a cui l'utente Modello dovrà essere associato; tutti i gruppi presenti sul Modello verranno riportati su tutti gli utenti creati dalla funzione Creazione automatica utenti. Sezione HR Autenticazione Indicare, se necessario, la tipologia di autenticazione che dovrà essere impostata per tutti gli utenti creati dalla funzione Creazione automatica utenti. 5
Sezione HR Abilitazioni Indicare tutte le applicazioni, con i corrispondenti Ambienti/Aziende che dovranno essere autorizzate a tutti gli utenti creati dalla funzione Creazione automatica utenti. Sezione HR Opzioni Compilare i campi secondo i parametri che dovranno essere riportati su tutti gli utenti creati dalla funzione Creazione automatica utenti. La tipologia utente viene utilizzata solo dalla funzionalità di creazione automatica utenti e solo se impostata a Utente dipendente. In aggiunta dovrà essere compilato il campo: Utilizzabile come modello: SI (Check spuntato) Creazione automatica utenti Da Pannello di controllo Utenti e gruppi - Creazione automatica utenti In questa tabella vengono forniti i parametri da utilizzare durante l'esecuzione della funzione oppure si potrà procedere al lancio dell'elaborazione relativa, utilizzando il bottone Crea login presente sul lato destro guardando il video. Sul lato sinistro, invece, si trovano i bottoni standard di gestione della tabella. Questi i campi richiesti per configurare la funzione: Cod configurazione: indicare un codice univoco qualsiasi. Tipologia contatto: Persona Crea in automatico: SI (Check spuntato) Consente l'esecuzione della creazione attraverso il processo automatico schedulabile (per ulteriori dettagli fare riferimento al paragrafo Schedulazione processi ) NO (Check non spuntato) Il lancio verrà eseguito manualmente attraverso il bottone Crea login Crea utente da: scegliere l'opzione da utilizzare tra quelle proposte. Consigliato Solo contatti con rapporto di lavoro. Rapporto di lavoro in forza: utilizzabile solo con la specifica scelta nel campo precedente, consente di creare gli utenti solo per Persone con un rapporto di lavoro che risulti in forza alla data indicata nel campo successivo ( Al ). SI (Check spuntato) - Solo rapporti in forza. NO (Check non spuntato) - Tutti i rapporti. Se non compilata la data Al verrà considerata come alla data di sistema. 6
N. GG di anticipo (rispetto alla data di assunzione): può essere utilizzato solo nel caso in cui si voglia eseguire la creazione degli utenti con l'opzione Solo contatti con Rapporto di lavoro.se utilizzato permette di anticipare la creazione degli utenti, per i giorni indicati, rispetto alla data di assunzione presente nel relativo rapporto di lavoro, anche se l'utilizzo di tali credenziali è inibito fino alla data di assunzione in quanto, solo se indicati i giorni di anticipo, la data di inizio validità dell'utente NON sarà reperita dal Modello utente ma sarà impostata con lo stesso valore presente nella data di assunzione. Si precisa che, la notifica di creazione contenete le credenziali di primo accesso verrà comunque inviata simultaneamente alla creazione dell'utente. A tal fine è stata aggiunta la possibilità di indicare nel messaggio, relativo alla creazione automatica degli utenti, presente in Pannello di controllo - Sistema - HR Configurazione - Definizione Configurazione - Tab Notifiche Utente, la Data di inizio validità dell'utente ( %DATE_NEWUSR% ), per poter informare l'utente destinatario del momento in cui le credenziali di primo accesso potranno essere utilizzate. Cod contatto Da/A: consente di filtrare ulteriormente fra i contatti ( Persone ) presenti; non compilando i campi verranno considerati tutti i contatti presenti. Modello utente: Obbligatorio. Indicare il codice dell'utente Modello da utilizzare; la funzione di ricerca (lente) visualizzerà solo gli utenti utilizzabili come Modello. Nome utente: Scegliere l'opzione da utilizzare tra quelle proposte. Nel caso dell opzione Nome utente da soggetto HR il nome utente viene determinato prendendo il valore indicato in Anagrafico Soggetto sezione Anagrafici nel campo Nome utente (se non presente, non verrà creato l utente). Anteponi prefisso Azienda/Ente: l opzione compare solo se la creazione dell utente è stata impostata con Solo contatti con rapporto di lavoro. Se spuntata permette di anteporre al nome utente, determinato secondo la regola scelta nel campo precedente ( Nome utente ), il prefisso relativo all azienda HR di appartenenza (del rapporto di lavoro) del rapporto di lavoro. Il prefisso deve essere indicato nel relativo campo presente in Anagrafici Azienda/Ente Sezione Autorizzazioni. Assegna gruppi di sicurezza: permette di assegnare alle nuove utenze, in automatico ed in aggiunta rispetto ai gruppi di sicurezza indicati sul modello utente utilizzato, i gruppi di sicurezza assegnati all azienda/ente per i relativi dipendenti (Anagrafico azienda/ente - sezione Autorizzazioni Autorizzazione dipendenti/gruppi di sicurezza). L opzione è visibile e utilizzabile solo se si utilizza un modello utente definito con Tipologia dipendente impostata con il valore Utente dipendente (da Pannello di controllo Utenti sezione HR Opzioni). Escludi persone senza gruppo di sicurezza: può essere utilizzata solo se attiva l'opzione Assegna gruppi di sicurezza e permette, se selezionata, di non creare le utenze per le persone per le quali non è stato associato nessun gruppo di sicurezza nel Modello utente e nella sezione Autorizzazioni dell'anagrafico Azienda/Ente. Mail notifica creazione: SI (Check spuntato) Consente l'invio di un messaggio e-mail all'utente finale con le credenziali di accesso da utilizzare. La password, determinata in modo casuale, dovrà essere cambiata al primo accesso. 7
Escludi persone senza indirizzo e-mail: l opzione compare solo se è stata valorizzata l opzione Mail notifica creazione e permette di escludere la creazione degli utenti che sulla persona non hanno indicato l indirizzo e-mail necessario per l invio della notifica. Se l opzione non viene spuntata, verrà creato l utente anche se l indirizzo e-mail sulla persona non è presente (e la notifica con le credenziali non verrà quindi inviata). Se la voce viene invece valorizzata, verrà data indicazione delle persone escluse dalla creazione automatica ai soli utenti del gruppo 000001 Amminis.Zucchetti. Se eseguita manualmente (non schedulata) questa informazione verrà fornita anche al termine dell elaborazione. L opzione di default verrà impostata a Sì (valore spuntato). Sarà quindi cura dell utente variarla ove lo ritenesse necessario. Definizione processo schedulato Creazione automatica utenti - NON Obbligatoria Da Pannello di controllo Sistema - Schedulatore - Schedulazione processi Questo processo deve essere definito, se necessario, per consentire la creazione automatica degli utenti. Vi ricordiamo che nel caso in cui siano già presenti e attivi i processi automatici di creazione utenze forniti dagli applicativi Workflow, questa funzionalità NON DEVE ESSERE UTILIZZATA. Per eseguire queste operazioni si dovrà accedere con un utente del gruppo 00001 Amminis.Zucchetti. Cliccare sul bottone Nuovo e compilare i campi nel modo seguente: Sezione Generale Codice: determinato automaticamente. Programma: usts_bcreateusrauto. Note: Creazione utenti schedulata Schedulazione - Da eseguire ogni: la compilazione dei parametri di esecuzione della schedulazione è a discrezione dell'utente. Sezione Esegue su aziende Indicare tutti i codici ambiente per cui il processo deve essere eseguito (Ad es.: 000001, etc.) 8
Gestione richiesta PINCODE Da Pannello di controllo Utenti e gruppi Utenti Tab HR Sicurezze L opzione Disattiva richiesta PINCODE permette (se richiesta la gestione del codice di sicurezza PINCODE dalla Definizione configurazione) di disattivare la richiesta di quest ultimo per l Utente. Tale opzione di dafault è impostata a No (valore non spuntato). Sarà quindi cura dell Utente variarla ove lo ritenesse necessario. Logo interno per Utente Ad ogni utente è data la possibilità di personalizzare il logo all interno di HRPortal. Per attivare questa funzionalità è necessario: Valorizzare l opzione Attiva gestione logo interno per Utente presente in Definizione configurazione Sezione Configurazione (da Pannello di controllo Sistema HR Configurazione). Associare all Utente il percorso ed il nome del logo. Questa informazione è presente nella tabella Utenti nella sezione HR Opzioni (da Pannello di controllo Utenti). Il logo associato non potrà essere diversificato per ambiente. 9