Manuale RENDICONTAZIONE Front Office PREMESSA: La procedura di rendicontazione è effettuata solamente dal Soggetto Capofila del partenariato. Ogni operazione di rendicontazione è a cura del Soggetto Capofila ed ogni documento che il Soggetto Capofila deve caricare a sistema deve essergli fornito dai singoli soggetti beneficiari. 1. Accedere a Gefo https://gefo.servizirl.it/interreg/ Figura 1 2. Accedere all Area Rendicontazione, il sistema presenta la seguente maschera: Figura 2 Il sistema, all interno dell Area Rendicontazione, mette a disposizione due funzioni distinte: - RENDICONTAZIONE PROGETTI Pagina 1 di 18
Figura 3 Il soggetto Capofila attraverso questa funzione può accedere alla fase di rendicontazione e imputare le spese al progetto. - UTILITY Figura 4 Attraverso il primo Accedi in corrispondenza della voce Utility Soggetto Richiedente i soggetti coinvolti in un progetto (partner e capofila) possono inserire a sistema nuove fatture, pagamenti e fornitori oppure modificare i dati esistenti relativi a documenti contabili senza imputati ad alcuna rendicontazione (vedi punto 6 del presente manuale). Attraverso il secondo Accedi in corrispondenza della voce Utility Soggetti Partner solo il soggetto Capofila potrà prendere visione di tutte le fatture inserite dai sui partner di progetto con la possibilità di modificarle, inserire nuovi pagamenti o cancellare fatture non imputate ad alcun progetto. Pagina 2 di 18
3. Per accedere alla fase di RENDICONTAZIONE occorre pertanto selezionare la funzione RENDICONTAZIONE PROGETTI : Figura 5 Per accedere alla rendicontazione selezionare il tasto posto accanto al singolo progetto. Il sistema visualizza la seguente maschera: Figura 6 4. Per inserire una nuova rendicontazione selezionare la funzione Inserisci nuova rendicontazione. Il sistema visualizza la seguente schermata: Pagina 3 di 18
Il sistema consente l inserimento di una nuova rendicontazione solo nel caso in cui non ci siano precedenti rendicontazioni nello stato di Bozza. Qualora si desiderasse selezionare una rendicontazione precedentemente inserita occorre selezionarla nella colonna Tipo, come visualizzato nella precedente figura. Figura 7 5. Selezionare il tipo di rendicontazione che si desidera inserire e successivamente selezionare il tasto CONTINUA. Il sistema accede alla fase di RENDICONTAZIONE, mostrando la seguente maschera: Pagina 4 di 18
Figura 8 Selezionare il soggetto per il quale si intendono rendicontare le spese attraverso il tasto. Il sistema presenta la maschera di selezione della Voce di Costo per la quale rendicontare le spese: Figura 9 In questa maschera sono riepilogate tutte le voci di costo relative al progetto dell operatore in questione e per ciascuna sono indicati i seguenti valori: AMMESSO: E l ultimo importo ammesso dal back office come preventivo di spesa. Pagina 5 di 18
IMPUTATO: E l importo imputato nel corso della presente rendicontazione. Per inserire un valore in questa colonna è necessario cliccare sulla relativa voce di costo e seguire le istruzioni descritte nel paragrafo successivo (6). APPROVATO: E l approvato riferito alle voci di costo inserite nell attuale rendicontazione. In questa fase è sempre uguale a zero. IMPUTATO TOTALE: E la somma di tutti gli importi imputati, per questa voce di costo, nel corso di tutte le rendicontazioni presentate fino a oggi, compresa quella attualmente in corso. APPROVATO TOTALE: E la somma di tutti gli importi approvati, per questa voce di costo, nel corso di tutte le rendicontazioni presentate fino a oggi. L unico importo sul quale si può agire, nel corso della rendicontazione front office, è quello indicato nella colonna IMPUTATO, le altre colonne riportano dei valori in sola lettura. Selezionando la singola Voce di Costo è possibile visualizzare la seguente maschera, che consente di caricare il dettaglio delle spese sostenute. Figura 10 Pagina 6 di 18
6. Per inserire una nuova fattura selezionare la funzione INSERISCI FATTURA, come evidenziato in figura 10. Il sistema visualizzerà la seguente maschera: Figura 11 Il sistema presenta tutte le fatture già inserite per quel soggetto. E possibile effettuare tre operazioni distinte: - Associare la fattura già registrata alla voce di costo, attraverso l icona ; in questo caso si può decidere e inserire quale frazione di importo di quella fattura è imputabile alla voce di costo in questione. - Inserire un nuovo pagamento, attraverso l icona ; in questo caso si può inserire un nuovo pagamento relativo a quella fattura valorizzando i campi obbligatori richiesti (importo pagamento, importo IVA pagamento, data pagamento, modalità pagamento, importo imputabile alla voce di costo). - Inserire una nuova fattura,selezionando la dicitura INSERISCI NUOVA FATTURA. Selezionando la dicitura INSERISCI NUOVA FATTURA il sistema visualizza una finestra pup-up, attraverso la quale è possibile inserire tutti i dati della nuova fattura (tipo documento, descrizione, numero documento, data documento, importo documento, importo IVA documento, nominativo fornitore, importo pagamento ecc.) (figura 12). Pagina 7 di 18
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Questa maschera permette di inserire: Figura 12 - I dati della fattura: Tipo documento, numero documento, data documento, Iva recuperabile, importo documento, importo iva su documento e fornitore. - I dati dei pagamenti: Importo del pagamento, iva sul pagamento, data del pagamento, modalità di pagamento. - Il valore da imputare alla voce di costo: importo imputabile alla voce di costo dell operazione del progetto. - Il Campo Note (da utilizzare per inserire note sulla fattura - pagamento - imputazione alla voce di costo). Per selezionare il fornitore occorre selezionare l icona ; il sistema visualizza una finestra pop-up, attraverso la quale è possibile associare al documento un fornitore già inserito in precedenza, oppure registrarne uno nuovo (figura 13). Pagina 9 di 18
Figura 13 In caso si voglia inserire un fornitore straniero (con sede fuori dal territorio italiano) non è necessario inserire i dati relativi alla Partita IVA e Codice Fiscale, è sufficiente inserire nel campo indirizzo, il recapito compreso di Città e Provincia; mentre è necessario ricercare attraverso l apposita icona la nazione di appartenenza del fornitore straniero. del campo comune Figura 14 Dopo aver completato l inserimento dei dati richiesti selezionare il tasto CONTINUA. Il sistema ritorna alla schermata visualizzata in figura 10, riportando l inserimento della nuova fattura. Pagina 10 di 18
Figura 15 Per ogni fattura è possibile inserire uno o più pagamenti distinti. E inoltre possibile, con riferimento alle singole fatture, effettuare associazioni parziali a voci di costo differenti. Per eseguire queste operazioni è sufficiente, dopo aver inserito una fattura, selezionare l icona. A questo punto ripetere le operazioni effettuate al punto 6. La maschera sarà già compilata per i dati relativi alla fattura e richiederà di inserire le seguenti informazioni: - Importo del pagamento, - Iva sul pagamento - Data del pagamento - Modalità di pagamento. - Importo imputabile alla voce di costo. - Note (eventuali) Il sistema controllerà che la somma di tutti i pagamenti inseriti per la fattura non ecceda l importo della fattura stessa. Controllerà inoltre che la somma degli importi imputati alla voce di costo, per la singola fattura, non ecceda l importo della stessa. Pagina 11 di 18
Per ciascuna fattura inserita sono disponibili alcune funzioni, attivabili attraverso le seguenti icone:. : Modifica dati : Inserisci nuovo pagamento, per la fattura inserita : cancella la riga caricata : genera un report con l elenco delle fatture caricate in fase di rendicontazione Tutte le fatture caricate per la voce di costo selezionata, alimentano in automatico il campo imputato nella sezione A) VOCI DI COSTO in Ripartizione spese per il soggetto. E importante ricordare di ripetere questa operazione per ogni voce di costo e per ogni operatore che partecipa al progetto. ATTENZIONE! Riportiamo di seguito alcune precisazioni circa le modalità di gestione delle fatture caricate in rendicontazione e della relativa imputazione ad una o più voci di spesa. Per ogni fattura caricata in fase di rendicontazione si possono effettuare le seguenti operazioni: - Possono essere inserite più quietanze per la stessa fattura. - Una fattura può essere associata a più voci di spesa, per esempio: Caricare la fattura e dichiarare che l intero importo è a carico di un unica voce di spesa. Caricare la fattura e dichiarare che quota parte è a carico di una voce di spesa e quota parte è a carico di un altra voce di spesa. Caricare la fattura e dichiarare che quota parte a carico di una voce di spesa e quota parte invece non viene imputata a nessuna voce di spesa. Dopo aver inserito tutte le fatture, per singola voce di spesa e per ogni operatore, occorre ritornare a livello di progetto nella sezione B) RIPARTIZIONE PER OPERAZIONI; Pagina 12 di 18
Selezionare il tasto CONTINUA in basso a destra per passare alla maschera successiva, come evidenziato in figura 16. Figura 16 7. Sezione RIEPILOGO VOCI DI COSTO Pagina 13 di 18
Figura 17 La sezione RIEPILOGO VOCI DI COSTO riepiloga i dati di tutte le operazioni inserite nella sezione B) RIPARTIZIONE PER OPERAZIONI. Selezionare il tasto CONTINUA per accedere alla sezione successiva D) FIRMATARIO RENDICONTAZIONE. Figura 18 La sezione visualizzata in figura 18 consente di visualizzare ed eventualmente modificare i dati relativi al firmatario della rendicontazione. Pagina 14 di 18
Selezionando il tasto CONTINUA è possibile accedere alla sezione successiva E) DOCUMENTI, da utilizzare nel casso occorresse allegare, a livello di progetto, ulteriori documenti. Selezionando il tasto CONTINUA si accede all ultima sezione G) INVIO ELETTRONICO, come visualizzato in figura 19. Figura 19 La sezione F) INVIO ELETTRONICO consente di effettuare due operazioni distinte: Continuo senza inviare elettronicamente Invio elettronicamente i dati Selezionando la prima opzione è possibile salvare la rendicontazione in stato di bozza; tale operazione consente di riprendere e modificare i dati inseriti in un secondo momento. Selezionando l opzione INVIO ELETTRONICAMENTE I DATI la rendicontazione viene inviata al Back Office e non può più essere modificata dal Beneficiario. Per inviare elettronicamente i dati selezionare l opzione corrispondente e il tasto CONTINUA, come evidenziato in figura 19. Dopo aver effettuato l invio elettronico, il sistema torna automaticamente alla schermata iniziale RENDICONTO PROGETTO, come evidenziato nella seguente figura. Pagina 15 di 18
Figura 20 Tale sezione presenta la rendicontazione precedentemente inviata elettronicamente con lo stato Presentato. Nella colonna AZIONI, selezionando l icona, è possibile scaricare il modulo Rendicontazione Dichiarazione, come evidenziato in figura 21. Figura 21 Per scaricare il modulo selezionare il tasto dell operazione (figura 22). ; il sistema chiederà conferma Pagina 16 di 18
Figura 22 Il modulo di rendicontazione visualizzato è il seguente (figura 23): Pagina 17 di 18
Figura 23 Stampare il modulo ed inviarlo a Regione Lombardia nelle modalità indicate. Sempre nella colonna AZIONI, per scaricare il report relativo all elenco delle fatture imputate alla singola rendicontazione inviata, cliccare sull icona selezionare dalla finestra relativa all area report e statistiche la voce Elenco fatture associate alla rendicontazione (analitico per voci di costo) Figura 34 - tramite il tasto visualizza comparirà in una pagina web l elenco stampabile delle fatture - tramite il tasto esporta è possibile scaricare lo stesso elenco in un file Excel Pagina 18 di 18