Progetto IdeaNet PROVINCIA DI CASERTA Assistenza allo start-up Sistema di gestione documentale
Agenda e contenuti ore 10:00 Introduzione Che cosa è un sistema di gestione documentale Impianto Documentale e organizzazione dell Archivio Utenti, ruoli e permessi di visibilità dei documenti ore 11:00 Overview delle funzionalità base Creazione, modifica, upload di un documento Modifica dei Metadati Versioning, Check-in e Check out Cronologia delle Versioni Tagging Ricerca e Ricerca Avanzata ore 12:00 Esempi Pratici L Archivio del Progetto IdeaNET 2
INTRODUZIONE GESTIONE DOCUMENTALE 3
Che cos è un Sistema di Gestione Documentale Consente la gestione strutturata di documenti e contenuti in formato digitale Si possono caricare, esportare e gestire in modo semplice i documenti in tutti gli usuali formati (PDF, DOC, XLS, CSV, RTF, etc.), ma anche contenuti di altra tipologia (ad esempio foto, immagini). I documenti sono memorizzati in cartelle che possono essere personali, di sistema (stabiliti dall Ente) o condivisi con altri utenti in ottica Collaborativa L accesso è web, accessibile semplicemente via browser, sia in contesti intranet sia internet L organizzazione e la visibilità dei contenuti è configurabile È possibile accedere inoltre alla cronologia delle revisioni dei documenti e quindi visualizzare con esattezza gli autori e le date di modifica. 4
Che cos è un Sistema di Gestione Documentale Il patrimonio documentale di un ente o di un aziende viene conservato su un repository unico, centralizzato, sicuro e soggetto a procedure di backup E possibile definire un modello di METADATI specifici da associare a varie tipologie di documenti e di contenuti. Questa caratteristica consente di agevolare la RICERCA successivo di documenti Si possono utilizzare semplici processi di workflow, ad esempio per cicli di validazione, visto e approvazione dei documenti. L autore può condividere un documento invitando via email sia gruppi di utenti, i quali, avendo ricevuto l'invito potranno procedere alle operazioni richieste, in funzione dei permessi attributi consente di tracciare tutti gli step/task di esecuzione del processo consente di misurare le perfomance 5
Che cos è un Sistema di Gestione Documentale In Ambito Pubblica Amministrazione le normative nazionali in materia di e-government: indirizzano gli interventi (finanziamento di Progetto) delle PA locali verso la semplificazione dei procedimenti e degli adempimenti attraverso la digitalizzazione e dematerializzazione la riduzione della Spesa attraverso l eliminazione di procedimenti a carico del cittadino in favore della integrazione ed interoperabilità tra le PA Dunque l eliminazione del cartaceo, l automazione dei procedimenti diventano un esigenza via via crescente per l attuazione di suddetti obiettivi. 6
L impianto documentale e organizzazione degli archivi IdeaNET= dematerializzazione, automazione dei procedimenti e conservazione legale Settori coinvolti dal Progetto IdeaNET Innovazione Tecnologica Trasporti e Mobilità Risorse Idriche Agricoltura, Caccia e Pesca Ambiente, Ecologia e Gestione Rifiuti Archivio Documentale di Base Corrente, Deposito e Storico Le cartelle di base Avvisi Comunicazioni Atti Ufficiali Protocollo In Entrata Circolari CARTELLE COMPETENZA 7
Utenti, Ruoli e Permessi La visibilità dei contenuti è configurabile Ogni utente, in funzione del fascicolo o del singolo documento selezionato, può disporre di un profilo operativo diverso che pertanto lo abilita con permessi (lettura, creazione, modifica, etc.) differente Ad esempio autore, o collaboratore alla redazione di un documento, o semplice lettore (consumer) che può solo visionare il documento senza poterlo modificare 8
Q&A 9
OVERVIEW FUNZIONALITA 10
La Mia Scrivania 11
Navigazione Settori/Uffici 12
Archivio Documentale del Settore Testata Barra di Navigazione Settore Tool Bar Navigazione Archivio 13
Le funzionalità di Base creazione documenti, upload di file singolo e multipli, versioning caricamento di documenti cartacei e scannerizzazione firma digitale e verifica documenti firmati, modifica off-line, modifica dei metadati e del tipo, workflow, ricerca full-text e avanzata, 14
Creazione Contenuti 15
upload di file singolo e multipli 16
versioning Creazione Contenuti 17
caricamento di documenti cartacei e scannerizzazione Creazione Contenuti 1)Attiva Funzione 2)Cerca Scanner 3) Seleziona Scanner 18
caricamento di documenti cartacei e scannerizzazione 4)Scannerizza 5)Esito 19
firma digitale 1. Avvia e Firma 2. PIN e OK 3. Esito 20
modifica off-line 21
modifica dei metadati e del tipo Modifica METADATI Cambia Tipo 22
Ricerce Full-text e Avanzata 23
Workflow 24
ESEMPI PRATICI 25
Il Progetto IdeaNET 26
Software Engineer daniela.diiorio@atos.net Area Industriale - Strada Consortile A.S.I. 83030 Prata Principato Ultra (AVELLIN0)