Manuale operativo (ver. 1.0)

Manuale operativo (ver. 1.0) 1 Il Servizio di conversione 1.1 Caratteristiche funzionali... 2 1.2 Tempi e modalità di utilizzo... 2 2 Attivazione/disattivazione del Servizio 2.1 Attivazione del periodo di prova... 4 2.2 Attivazione definitiva del Servizio... 5 2.3 Disattivazione del Servizio... 6 3 Conversione da RID a SDD 3.1 Caratteristiche generali... 7 3.2 Step 1: Importa file RID... 7 3.3 Step 2: Inserisci e aggiorna nuovi mandati... 8 3.4 Step 3: Converti in SDD... 9 3.5 Step 4: Controlla esito... 10 4 Gestione mandati SDD 4.1 Caratteristiche generali... 11 4.2 Elenco mandati... 11 4.3 Inserimento nuovo mandato o modifica preesistente... 12 4.4 Importazione mandati da rubrica o da file RID... 13 4.5 Richiesta IBAN mancanti... 13 5 Da elenco manuale a SDD 5.1 Creazione distinta... 15 5.2 Importa da file guida... 16 Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 1 di 17

1 Il Servizio di conversione 1.1 Caratteristiche funzionali Il Convertitore SEPA è una funzione aggiuntiva di Qui UBI Imprese che consente di convertire automaticamente le distinte di RID (IR-EF) e di Bonifico Nazionale (PC-EF, stipendi compresi) 1 nei formati XML previsti per Sepa Direct Debit (di seguito SDD) e Sepa Credit Transfer (di seguito SCT), senza la necessità per il cliente di apportare alcuna modifica ai tracciati che ha utilizzato fino ad oggi. Per quanto riguarda i RID, il Convertitore SEPA fornisce strumenti aggiuntivi che consentono di recuperare gli IBAN dei debitori, di gestire in maniera semplice l'archivio dei mandati SDD e, se richiesto, di inviare in automatico i preavvisi di addebito via e-mail alle controparti che hanno fornito il loro indirizzo di posta elettronica. Per facilitare l'inserimento di distinte SDD, nel convertitore è previsto anche un tool per la creazione di SDD in maniera semplificata, che consente di digitare in forma tabellare i soli dati strettamente necessari oppure di caricarli attraverso un semplice "file guida" in formato testo. Tutte le disposizioni elaborate tramite il questo Servizio vengono inviate alle banche destinatarie nei nuovi standard CBI XML: non è quindi necessario accordarsi con tali istituti di credito per attivare ulteriori servizi di conversione a pagamento lato banca passiva, a differenza di quanto previsto nel caso si decidesse di usufruire della deroga in essere fino a gennaio 2016 per l utilizzo dei vecchi tracciati (es. RID arricchiti o stipendi/bonifici PC-EF) Il servizio può essere sottoscritto direttamente online (rif. Capitolo 2.1), con un costo mensile aggiuntivo di 2,50 + IVA, con la possibilità di provarlo gratuitamente per 30 giorni. 1.2 Tempi e modalità di utilizzo Per quanto riguarda i bonifici, la conversione nel tracciato XML viene eseguita in tempo reale; le regole di conversione applicate tengono conto dei limiti imposti dall SCT (es. causale descrittiva limitata a 140 caratteri) e prevedono che a fronte di un file PC-EF da convertire, possano venir generate più distinte XML: questo è dovuto al fatto che una distinta SCT deve essere omogenea per data esecuzione, mentre in una distinta di bonifici (o stipendi) possono essere presenti disposizioni con diverse date di esecuzione (o anche con stessa VBB, ma con alcuni creditori su stessa banca e altri su altra banca). Nel caso degli addebiti diretti, potrebbe non essere possibile convertire una distinta RID in tempo reale, dato che la prima volta si dovrà attendere la risposta delle varie banche alla richiesta dell IBAN dei debitori: a seconda della celerità di risposta delle varie banche, potrebbero intercorrere da 1 a 7 giorni tra l attivazione del convertitore e l invio effettivo della prima distinta convertita. Se tale ritardo comporterà la presentazione di SDD fuori dai termini previsti, le banche del Gruppo UBI Banca spostano in automatico la scadenza alla prima data utile. E comunque necessario attivarsi per tempo per effettuare la prima presentazione SDD (almeno un mese e mezzo prima della scadenza prevista) in quanto è necessario: contattare il Gestore UBI Banca e firmare il contratto SDD; farsi dare dalla filiale il proprio Identificativo del Creditore; 1 Attualmente è disponibile la conversione dei RID. La conversione dei bonifici sarà rilasciata entro fine novembre, in vista dell end date. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 2 di 17

decidere se adottare per i non consumatori lo schema B2B, che consente di azzerare la stornabilità altrimenti fissata con il CORE a 8 settimane dopo la scadenza; definire se utilizzare il convertitore per spedire il preavviso obbligatorio per ogni SDD, o se usare altre modalità (es. indicazione in fattura di scadenza e importo SDD); nel primo caso, ci si dovrà attrezzare per recuperare gli indirizzi e-mail dei debitori; inviare una comunicazione ai debitori per la notifica della migrazione da RID a SDD (almeno con 30 gg di anticipo); in più: se il file RID da convertire è disponibile almeno 20 giorni prima della scadenza, allora è possibile importarlo direttamente con la funzione Da RID a SDD (rif. capitolo 3), attendere la ricezione degli IBAN mancanti, gestire quelli errati e poi importare nuovamente il file che, in questa seconda fase, potrà essere convertito nella sua totalità, sempre che siano stati inseriti tutti gli IBAN. Le disposizioni scartate saranno salvate in una nuova distinta RID, che potrà essere importata e spedita quando saranno presenti in archivio anche gli IBAN rimanenti; se invece il file RID da convertire è disponibile solo alcuni giorni prima della scadenza, si consiglia di importare in Gestione mandati SDD (rif. capitolo 4) una o più distinte RID già presentate in passato, in modo da andare a popolare l archivio mandati e poter richiedere in anticipo gli IBAN mancanti; così facendo, quando si avranno ricevuto i vari IBAN e si andrà a importare il file RID da convertire, avendo già a disposizione le informazioni per trasformarlo in SDD, la distinta XML sarà generata senza ritardi. Ricordiamo infine che gli IBAN mancanti possono essere anche inseriti manualmente in Gestione mandati SDD dopo aver caricato i mandati in automatico importandoli da file RID. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 3 di 17

2 Attivazione/disattivazione del Servizio 2.1 Attivazione del periodo di prova E possibile attivare il periodo di prova gratuita tramite la voce di menù Attiva/Disattiva : dopo aver spuntato la dichiarazione di presa visione e accettazione dei termini contrattuali è sufficiente premere il tasto "Attiva il periodo di prova". L attivazione del periodo di prova deve essere sottoscritta online, mediante apposizione della firma elettronica (certificato X.509 o Token OTP) da parte di uno dei firmatari della postazione. Per i 30 giorni successivi dalla data di attivazione della prova gratuita, il Servizio sarà utilizzabile in tutte le sue funzioni, senza alcuna limitazione; nella pagina di attivazione sarà possibile consultare la data di attivazione e quella di scadenza. Trascorso tale periodo, non sarà possibile utilizzare il Servizio, se non procedendo alla sua sottoscrizione definitiva; l eventuale attivazione definitiva del Servizio porrà termine al periodo di prova. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 4 di 17

2.2 Attivazione definitiva del Servizio L attivazione definiva del Servizio potrà essere effettuata da subito, durante il periodo di prova oppure alla fine dello stesso; accedendo alla voce di menù Attiva/Disattiva : dopo aver spuntato la dichiarazione di presa visione e accettazione dei termini contrattuali, sarà sufficiente premere il tasto "Sottoscrivi la funzione aggiuntiva Convertitore SEPA ". La sottoscrizione online avviene mediante apposizione della firma digitale digitale (certificato X.509 o Token OTP) da parte di uno dei firmatari della postazione. Il Servizio è soggetto all applicazione di un canone mensile di 2,50 + IVA; il pagamento di tale canone verrà effettuato con le medesime modalità previste per il SERVIZIO BASE; il calcolo dell'importo dovuto si baserà sul mese solare: ciò significa che, indipendentemente dal giorno di attivazione e dal tempo di fruizione, verrà addebitato l'intero canone mensile anche per il mese nel corso del quale è avvenuta l'attivazione. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 5 di 17

2.3 Disattivazione del Servizio Nel caso si volesse disattivare il Servizio, accedere alla voce di menù Attiva/Disattiva e, dopo aver spuntato la dichiarazione di presa visione e accettazione dei termini contrattuali, premere il tasto " Revoca la funzione aggiuntiva 'Convertitore SEPA'". La revoca online avviene mediante apposizione della firma digitale digitale (certificato X.509 o Token OTP) da parte di uno dei firmatari della postazione. Il Servizio sarà disattivato immediatamente e i dati eventualmente inseriti, come ad esempio i mandati SDD, non saranno più accessibili. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 6 di 17

3 Conversione da RID a SDD 3.1 Caratteristiche generali Attraverso la funzione Da RID a SDD è possibile generare in automatico un file SDD XML, partendo da un file RID prodotto secondo il tracciato utilizzato fino ad oggi, senza che ci sia la necessità di apportarvi alcuna modifica. Sarà infatti il convertitore SEPA a provvedere sia alla conversione del tracciato che a richiedere in automatico, tramite la funzione di Allineamento Elettronico Archivi, i dati mancanti per emettere SDD e ad inserirli in archivio nel momento in cui riceverà le risposte della banche dei debitori. Il processo di conversione si suddivide in 4 step, descritti nei seguenti paragrafi. 3.2 Step 1: Importa file RID Tramite il tasto Sfoglia (punto 1 dell immagine), selezionare il file RID (punto 2 dell immagine) prodotto secondo l usuale formato, premere Apri (punto 3 dell immagine) e poi Salva e Procedi (punto 4 dell immagine). Se non ancora inserito, la procedura richiede poi di valorizzare l Identificativo del Creditore (punto 1 dell immagine successiva), che verrà poi automaticamente salvato in Rubriche/ Codice SIA ; se tale dato non è conosciuto, è possibile chiedere tale codice alla vostra Filiale (es. IT9900100000012345678901). Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 7 di 17

Se l azienda dispone di più Identificativi del Creditore, differenziati per Business Code, viene chiesto di selezionare quello da associare al file in conversione. Cliccando il bottone Salva e procedi (punto 2 dell immagine) si passa allo step successivo. 3.3 Step 2: Inserisci e aggiorna nuovi mandati Questo step viene visualizzato se nel flusso RID sono contenuti uno o più debitori non presenti nell archivio mandati, e comunque non ancora completi dei dati necessari per emettere SDD a loro carico, si passa dallo step 2. In caso contrario si passa direttamente allo step 3. In questa pagina sono mostrate le seguenti informazioni: il numero e l importo totale delle disposizioni non convertibili in SDD; se nella distinta da convertire sono presenti dei debitori la cui richiesta di IBAN è già stata scartata; se nella distinta da convertire sono presenti dei nuovi debitori da inserire nell archivio mandati; in tal caso, è necessario indicare con quale schema inserire i nuovi mandati (il default è CORE) e se richiedere per questi debitori gli IBAN mancanti (per default il flag è spuntato e viene indicata come banca di allineamento la banca attiva). Cliccando il tasto Salva e procedi si passa allo step 3. Nel caso nessuna delle disposizioni presenti nel file RID importato può essere convertita in SDD, come protrebbe succedere quando si importerà un file RID per la prima volta, la procedura di conversione visualizza il seguente esito: Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 8 di 17

In questo caso è necessario attendere qualche giorno la ricezione delle informazioni richieste alle banche dei debitori; lo stato di ciascun mandato è verificabile in Gestione mandati SDD (rif. capitolo 4), da dove, se si dispone già di alcuni degli IBAN dei debitori, è possibile anche inserirli manualmente. Nel momento in cui si verifica che sono stati aggiornati i mandati con l IBAN, e comunque trascorsi da 5 ai 7 giorni, è possibile riprovare a seguire la procedura di conversione dallo step 1. 3.4 Step 3: Converti in SDD Nel caso che una parte, o anche la totalità, delle disposizioni presenti nel flusso RID possono essere convertite in SDD, si passa allo step 3: in questa pagina viene mostrato il numero e l importo totale delle disposizioni convertibili in SDD. Le disposizioni scartate vanno a creare una nuova distinta RID, che può essere salvata in formato ZIP e successivamente importata, quando saranno stati aggiornati anche i dati dei mandati al momento privi di IBAN e quindi non convertibili da subito in SDD. Si consiglia di premere OK per salvare in una cartella specifica la distinta contenente le disposizioni non importate (punto 1 e 2 dell immagine). Premere infine Salva e Procedi (punto 3 dell immagine) per generare la distinta SDD XML. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 9 di 17

3.5 Step 4: Controlla esito Dopo qualche secondo, a conversione completata, viene mostrata la distinta SDD generata (oppure due, se erano presenti nel file RID contemporaneamente debitori associati a mandati classificati come CORE e B2B). La distinta così generata deve essere chiusa e spedita attraverso la funzione ordinaria di gestione degli incassi Sepa Direct Debit: DISPOSIZIONI / INCASSI / SDD Core (o B2B). Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 10 di 17

4 Gestione mandati SDD 4.1 Caratteristiche generali La voce di menù Gestione mandati SDD consente di modificare, eliminare e stampare i mandati SDD in elenco, inseriti manualmente, importati da file RID o acquisiti dalla rubrica debitori. Il bottone "Richiedi IBAN mancanti" innesca automaticamente tale richiesta alle banche dei debitori per quei mandati che ne sono privi, tramite l'apposito messaggio previsto dall Allineamento Elettronico Archivi. Si ricorda che per inviare il preavviso di addebito via e-mail, oltre che aggiungere l'indirizzo di posta elettronica ai dati del mandato, è necessario attivare la funzione da "Rubriche / Codici SIA". 4.2 Elenco mandati La pagina principale della funzione mostra l elenco completo dei mandati inseriti; nel caso siano presenti mandati per i quali la banca del debitore ha rifiutato l IBAN, è presente un messaggio di attenzione in testata (punto 1 dell immagine) e un apposito segnale nella colonna Stato Mandato per il mandato andato in errore (punto 2 dell immagine). A seconda dello stato assunto da ciascun mandato, possono rendersi necessarie alcune attività: manca IBAN: mandato inserito in manuale o importato, è necessario richiedere IBAN mancanti; in attesa IBAN: si è in attesa di una risposta della banca del debitore; attivo: IBAN ricevuto da banca del debitore o inserito a mano, non serve fare nulla. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 11 di 17

IBAN scartato: la banca del debitore ha scartato la richiesta, è necessario chiedere l IBAN direttamente al debitore. I mandati possono poi essere modificati e cancellati (punto 3 dell immagine). Inoltre tramite l icona pdf (punto 3 dell immagine sopra riportata) è possibile creare e stampare il modulo standard da far sottoscrivere ai nuovi debitori (il modulo è differente nel caso di schema CORE e nel caso di schema B2B). Se si volesse, per comodità, suddividere i mandati in gruppi omogenei (es. per classi scolastiche, per tipologie di servizio, per condominio, ) è possibile assegnare una categoria ai singoli mandati e filtrare l elenco per singola voce (punto 4 dell immagine sopra riportata). 4.3 Inserimento nuovo mandato o modifica preesistente La pagina che si apre con il tasto Nuovo, o per mezzo dell icona di modifica, contiene i dati che caratterizzano ciascun mandato. Nel caso di mandati acquisiti da file RID, la maggior parte dei campi viene valorizzata in automatico in accordo con i dati presenti nel file e con le scelte (es: lo Schema e l Identificativo del Creditore) effettuate in fase di importazione; anche lo stesso IBAN del debitore può essere acquisito automaticamente. La modifica di un mandato preesistente si rende necessaria nel caso di volesse correggere dati errati, inserire un IBAN in manuale, assegnargli una categoria, inserire l indirizzo di email del debitore per il preavviso. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 12 di 17

In fase di inserimento di un nuovo mandato, oltre a compilare i dati obbligatori contraddistinti da un asterisco rosso, è necessario porre attenzione alla valorizzazione di: Identificativo Mandato: univoco a livello di azienda creditrice, lungo fino a 35 caratteri, deve contenere solo numeri, lettere (maiscole e minuscole) e i seguenti caratteri speciali / -? : ( )., ' +; non può iniziare con spazi e non deve contenere spazi al suo interno; nel caso sia relativo a debitori presenti nei flussi RID da convertire, deve essere composto dai seguenti valori, posti uno di seguito all altro: Codice SIA azienda creditrice (5 caratteri), Tipo codice (1 carattere), Codice debitore (massimo 16 caratteri) es AWAYE4AA013 E-mail per preavviso: è l indirizzo di e-mail del debitore al quale inviare il preavviso di addebito. Il preavviso è un obbligo previsto dalla normativa, nel momento che la collection SDD viene spedita in banca (se questa operazione viene effettuata di norma meno di 14 giorni prima della scadenza, è necessario accordarsi preventivamente con i debitori); il servizio di spedizione del preavviso via e-mail deve essere abilitato da RUBRICHE / CODICE SIA, andando a valorizzare l apposito flag nella scheda relativa alla singola azienda creditrice. Categoria mandato: è possibile marcare un mandato come appartenente ad una specifica categoria; tale categoria può essere scelta tra quelle inserite in precedenza o creata come nuova. Nell ultima sezione della pagina è possibile verificare le tempistiche di invio e ricezione dei messaggi di richiesta IBAN, che si ricorda potranno essere sia positivi o che negativi, e che quindi richiedono una verifica costante e particolare attenzione. Infine, dato che la prima volta che si invia un SDD a valere su un singolo mandato è necessario identificarlo con l attributo di sequenza FRST (primo), mentre le volte successive con RCUR (ricorrente), la data prima scadenza SDD,che il programma di memorizza a tal fine, può essere cancellata nel caso si voglia rispedire un SDD FRST. 4.4 Importazione mandati da rubrica o da file RID E possibile importare i mandati sia da file RID, relativi anche a presentazioni fatte in passato, che dai debitori presenti nella rubrica di Qui UBI Imprese. Nel primo caso si andrà a cercare il file RID da cui ricavare le anagrafiche dei mandati premendo il tasto Sfoglia, selezionando il file, premendo Apri e poi Importa da File. Conclusa la fase di upload, si dovrà quindi scegliere l identificativo del creditore e lo schema da associare ai mandati che si stanno caricando e premere nuovamente Importa da File, attendendo poi la conferma dell avvenuto inserimento. Nel secondo caso, l importazione da rubrica dovrà essere integrata con l indicazione dei campi Azienda, Identificativo del creditore e Schema, da associare ai singoli mandati in fase di copia; premendo Importa, si passa poi ad una fase di conferma dell avvenuto inserimento. 4.5 Richiesta IBAN mancanti Se sono stati inseriti dei mandati importandoli da uno o più file RID relativi a presentazioni fatte in passato, al fine di preparare per tempo un archivio mandati completo, è necessario inviare la richiesta di IBAN mancanti tramite l apposito tasto. E previsto che prima dell invio di tale richiesta, che viene inoltrata in automatico tramite il pulsante Salva in distinta, si possa modificare la banca di allineamento, se la stessa non coincide con la banca attiva. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 13 di 17

Effettuata l operazione, viene visualizzata una pagina di esito. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 14 di 17

5 Da elenco manuale a SDD Attraverso questa funzione è possibile creare una distinta SDD utilizzando i dati già presenti nella "Gestione mandati SDD", inserendo semplicemente, nella riga corrispondente, l'importo, la scadenza e la descrizione dell addebito. E' anche possibile pre-compilare alcuni dati comuni a tutti gli SDD e/o lavorare sui soli mandati appartenenti ad una specifica categoria precedentemente creata. 5.1 Creazione distinta Questa pagina consente di generare una distinta SDD in modo semplice e rapido, partendo dall elenco dei mandati SDD salvati in Gestione mandati SDD. In tre semplici passi è possibile creare la distinta:. 1. compilare i dati generali della distinta: scegliere l azienda creditrice e il conto di accredito, il relativo Identificativo del creditore e lo schema da usare (default CORE); 2. inserire l importo in corrispondenza del mandato da addebitare; 3. compilare data scadenza e descrizione di addebito per ciascuna riga; Se data scadenza e/o la descrizione di addebito sono comuni a molti SDD, è possibile inserire tali dati nei campi comuni presenti prima dell elenco mandati e premere il tasto Valorizza : tali dati vengono copiati nelle righe che hanno un importo inserito. E possibile aggiungere nuove righe alla tabella, ossia nuovi mandati, con il tasto Nuovo Mandato. Se ai singoli mandati è stata assegnata una categoria, è possibile visualizzare solo quelli (per esempio, nel caso si volesse fare una distinta per ciascuna classe di una scuola dell infanzia). Non è consentita la creazione di distinte contenenti sia mandati CORE che B2B. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 15 di 17

Premendo il tasto Crea Distinta, viene generata la distinta. Da questo punto in poi, la distinta deve essere chiusa e spedita attraverso le funzioni ordinarie di gestione Incassi / SDD CORE (o B2B). 5.2 Importa da file guida La compilazione della tabella con importo, scadenza e descrizione dell addebito può essere fatta anche in maniera automatica, partendo da un file guida che può essere compilato ad esempio da un semplice file Excel. Il file guida è un file di testo a campi separati; i delimitatori consentiti sono punto e virgola (;), tabulazione (tab) e pipe ( ); vengono importati solo i dati relativi a mandati effettivamente presenti nella "Gestione mandati SDD" e la data di scadenza deve essere espressa nel formato gg/mm/aa. Nello specifico, dopo averlo importato, è necessario specificare in quale posizione ordinale sono presenti i 4 campi necessari e qual è il separatore utilizzato; per facilitare questa operazione, vengono visualizzate le prime tre righe del file guida. Fatto questo, premendo il tasto Acquisisci viene creata la distinta. Qui UBI Imprese Convertitore SEPA pag 16 di 17

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