Scopri le guide Ala Data System XRM - Agenda Extended Relationship Management 1
Profilazione agenda L agenda deve essere configurata prima dell utilizzo. Per questo gli operatori Ala Data System consegneranno il software dopo aver provveduto alla sua profilazione. Gestione agenda o per reparti o per gruppi di lavoro Condivisione dell agenda o Chi vede o Che cosa vede L agenda XRM L agenda consente di fissare degli appuntamenti o assegnare degli impegni a collaboratori o a sé stessi. L agenda standard è suddivisa in tre funzioni principali: Agenda Risorse Reparti Agenda Partendo dalla visualizzazione del calendario, si può inserire un nuovo appuntamento dal tasto destro del mouse, posizionato sul giorno/orario desiderato. Selezionare quindi Nuovo. E possibile abbinare un appuntamento ad un cliente già inserito in anagrafica. 2
Appare successivamente la finestra d inserimento dei dati dell impegno. Da questa finestra si inseriscono i dettagli dell appuntamento. 3
Oggetto In questo campo va inserita la descrizione dell impegno, che verrà visualizzata consultando l agenda. Data e ora Cliccando sulla data/ora si può modificare l orario di inizio/fine appuntamento, anche con frazioni di ora. 4
Etichetta E possibile assegnare uno stato/priorità ad ogni appuntamento, selezionandolo dal menù a tendina. L appuntamento verrà così evidenziato con un colore differente a seconda del tipo di stato. Anagrafica Selezionando l icona Binocolo, si può accedere all anagrafica per associare un appuntamento ad un cliente già inserito (prospect o user). 5
Allegato E possibile allegare un file all appuntamento (es. istruzioni, promemoria, schede tecniche, rapporti, foto ) Ricorrenza E possibile impostare la cadenza di un appuntamento (es. tutti i giorni, settimane, mesi, anni, fine settimana) definendo il termine della ricorrenza. 6
Schermata Risorse Schermata Reparti 7
Coinvolgimento dei colleghi E possibile agganciare ad un appuntamento una risorsa umana, tramite questa tabella, selezionando il tasto Collega. E possibile impostare un promemoria. Il messaggio di alert automatico può essere attivato: Con una e-mail Con un SMS Con un pop-up sul proprio computer Selezionando il tasto Collega è possibile coinvolgere nell appuntamento altre persone. Al salvataggio dell appuntamento, tutti i collaboratori coinvolti riceveranno una notifica via mail se è stato apposto il segno di spunta nella casella. Le persone invitate potranno spostare direttamente l appuntamento assegnato. In questo caso tutte le persone collegate riceveranno una nuova notifica. Salvataggio appuntamento Per convalidare l appuntamento, è necessario premere una delle seguenti opzioni: Salva (salva e lascia la scheda appuntamento aperta) Salva e chiudi (salva e chiude la scheda, tornando sull agenda) Salva e nuovo (salva la scheda corrente e ne apre una nuova) 8
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