Documentazione illustrativa
1. INTRODUZIONE... 3 2. DESCRIZIONE SOMMARIA DEL SOFTWARE... 3 2.1 Codifiche di Magazzino... 3 2.2 Listini Clienti... 3 2.3 Caratteristiche specifiche del settore vetro... 4 2.4 Gestione preventivi / ordini clienti... 4 2.5 Emissione Documenti di Trasporto e Fatturazione attiva... 5 2.6 Gestione effetti... 5 2.7 Ordini fornitori / gestione documenti di trasporto e fatture passive... 5 2.8 Ausili alla certificazione ISO 9000... 6 2.9 Disponibilità alle personalizzazioni... 6 3. DOCUMENTAZIONE ALLEGATA... 7 3.1 Preventivi / Ordini Clienti... 7 3.2 Documenti di trasporto / fatture / varie... 9 3.3 Statistiche... 11 3.4 Articoli ed elaborazioni di magazzino... 13 3.5 Anagrafica clienti... 15 4. AMBIENTE DI SVILUPPO, REQUISITI HARDWARE E SOFTWARE, TELEASSISTENZA... 17 4.1 Ambiente di sviluppo... 17 4.2 Requisiti hardware e software... 17 4.3 Assistenza / Teleassistenza... 17 5. MODULI OPZIONALI... 17 6. COME CONTATTARCI... 18 2 / 18
1. Introduzione Perfect Gea è un software di gestione aziendale che tratta Ordini, Documenti di Trasporto, Fatturazione, Magazzino, ecc.. È stato studiato e realizzato specificatamente per le aziende operanti nel settore del vetro e può essere integrato con le seguenti procedure: Perfect Conta - per la gestione della contabilità 1 Gepro - per la gestione della produzione Perfect Cut - per l ottimizzazione del taglio del vetro 2 Le suddette procedure sono tra loro completamente integrate nel senso che gli archivi contenenti le informazioni sono comuni ed aggiornati in tempo reale: ad esempio l anagrafica clienti e fornitori, il piano dei conti e molte tabelle sono condivisi dalla gestione aziendale e dalla contabilità. Questo documento ha lo scopo di delineare le principali funzionalità del software Perfect Gea. Per avere informazioni più approfondite è possibile concordare con la EuroArpa una dimostrazione per via telematica. Nel seguito sono descritte sommariamente alcune delle funzionalità del software, inclusi eventuali moduli opzionali che verranno elencati successivamente (par.5). 2. Descrizione sommaria del software 2.1 Codifiche di Magazzino La gestione del magazzino registra l ingresso merce da fornitore e lo scarico dovuto ai documenti di vendita o sfrido. Essa si basa essenzialmente sull archivio contenente gli articoli e le lavorazioni con attributi quali spessore del vetro, dimensioni delle lastre ecc.. Gli articoli sono codificati su un campo alfanumerico di massimo 20 caratteri. In generale viene fornita una codifica di base che può, eventualmente, essere modificata secondo le esigenze del dall operatore. Trattamento delle Vetrocamera La vetrocamera può essere codificata come articolo o gestita in modo dinamico in base alle proprie componenti. Questa seconda modalità comporta una codifica molto più sintetica, in quanto non è necessario memorizzare tutte le combinazioni possibili di vetrocamera; in tal modo risulta più facile la gestione dei listini di vendita. 2.2 Listini Clienti Gestione listini clienti La gestione dei listini clienti permette di trattare in modo automatico la valorizzazione degli importi di addebito e degli eventuali sconti della fatturazione attiva. Ad ogni cliente sono associati il listino e la scontistica relativi. I prezzi di vendita e gli sconti vengono proposti all atto del caricamento 1 Sono disponibili diverse versioni della contabilità: - fiscale - ad uso interno - gestione delle scadenze clienti/fornitori 2 Prodotto realizzato e commercializzato dalla ditta R.O 3 / 18
degli ordini, dei documenti di trasporto e delle fatture immediate. Tali valori potranno comunque essere modificati dall operatore. Listini per Vetrocamera In generale il prezzo di vendita della vetrocamera viene ricavato in base ai prezzi delle componenti. Opportunamente vi è la possibilità di definire ulteriori listini per i vetri venduti come monolitici o per i vetri all interno di vetrocamere o stratificati. Prezzi speciali È possibile impostare dei prezzi particolari per cliente / articolo permettendo così di gestire le eccezioni rispetto al listino specifico del cliente. Ciò consente di trattare i prezzi particolari senza duplicare i listini. Sconti Possono essere gestiti per cliente fino a 3 sconti in cascata definiti per classi di articoli. 2.3 Caratteristiche specifiche del settore vetro Multipli di addebito / Lato minimo I multipli di addebito ed il lato minimo, sia per i materiali che per le lavorazioni, sono specificati a livello aziendale. Tali dati possono essere impostati per eccezione sull anagrafica del cliente: in altri termini, se a livello aziendale si applica un multiplo di 4 cm, per un cliente specifico si può fissare, ad esempio, 3 mm oppure 0. I parametri di multiplo di maggiorazione e lato minimo vengono proposti all atto del caricamento dell ordine o dei documenti di trasporto dalle informazioni indicate sul cliente o, in mancanza di questo, dai parametri aziendali. Tali dati potranno essere modificati per il documento specifico. Quantità minima fatturabile È possibile specificare per ogni articolo o lavorazione la quantità minima fatturabile a livello di articolo. Anche in questo caso si possono specificare eccezioni sull anagrafica cliente a livello di gruppo merceologico di appartenenza o a livello del singolo articolo. Analogamente al caso precedente si può variare il dato proposto in fase di caricamento dei documenti. 2.4 Gestione preventivi / ordini clienti La gestione preventivi / ordini clienti costituisce uno strumento di supporto e di controllo per le fasi di gestione successive. Le informazioni contenute nel preventivo sono analoghe a quelle dell ordine. Si può facilmente trasformare un preventivo in ordine. Interazione con l ottimizzatore La procedura Perfect Gea può essere interfacciata con l ottimizzatore Perfect Cut. In tal caso gli ordini potranno essere inviati direttamente all ottimizzatore evitando di dover reinserire le informazioni di taglio. Successivamente, in fase di bollettazione, gli stessi ordini costituiranno input per l emissione dei documenti di trasporto. 4 / 18
Trattamento delle lavorazioni A ciascuna riga di materiale indicato nell ordine o nel documento di trasporto si possono associare le rispettive lavorazioni quali ad esempio: Bisellatura Riquadri tipo Inglesina Filolucido Molatura Incisione Sagomatura Foratura ecc. I prezzi unitari relativi alle lavorazioni sono determinati in base ai listini, come descritto precedentemente. Le quantità associate alle lavorazioni vengono proposte in modo automatico in base al tipo di lavorazione che si sta trattando. 2.5 Emissione Documenti di Trasporto e Fatturazione attiva Documenti di Trasporto I documenti di trasporto, siano essi DDT o Fatture immediate, possono essere emessi direttamente, cioè senza fare riferimento agli ordini, oppure si possono utilizzare gli ordini già caricati ed evaderli in modo parziale o totale. Fatturazione immediata La fatturazione immediata permette di emettere direttamente un documento analogo a quello della bolla, ma avente le caratteristiche fiscali della fattura di vendita. Essa verrà quindi emessa con modalità analoghe alla registrazione dei documenti di trasporto. Fatturazione differita da DDT La fatturazione differita avviene in modo automatico a partire dai documenti di trasporto attivi. Tali documenti possono essere fatturati globalmente, per singolo cliente o per selezione specifica dei DDT. Le bolle aventi lo stesso cliente, forma di pagamento, banca d appoggio e agente, daranno origine ad una sola fattura. La numerazione dei vari tipi di documento, ed in particolare dei documenti di trasporto e delle fatture è parametrizzata nel senso che si possono definire numerazioni e bollettari diversi in base alle proprie esigenze. 2.6 Gestione effetti Le fatture emesse, siano esse immediate o differite, la cui forma di pagamento è in ricevuta bancaria, producono in modo automatico gli effetti attivi. Mediante una funzione di selezione di tali documenti generano le distinte effetti per l invio in banca, che può avvenire anche in modo telematico. 2.7 Ordini fornitori / gestione documenti di trasporto e fatture passive Il modulo di gestione documenti passivi permette il caricamento dei documenti di trasporto e delle fatture passive e costituisce la base per il controllo della merce acquistata da fornitore. In questo modo si generano i movimenti di carico del magazzino e si possono gestire le informazioni relative agli articoli, quali: Ultimo prezzo d acquisto, totale acquistato ecc.. Tale gestione può essere integrata con il modulo opzionale degli ordini fornitori. 5 / 18
2.8 Ausili alla certificazione ISO 9000 I principali aspetti relativi alla certificazione ISO 9000, quali la gestione dei reclami dei clienti, la gestione dei controlli di produzione e la rintracciabilità, vengono gestiti da questa funzione. Registrazione reclami clienti e rispettive elaborazioni I principali dati memorizzati per la gestione dei reclami dei clienti sono, oltre al cliente stesso, la data in cui è stato effettuato il reclamo, il tipo di reclamo e la descrizione in dettaglio, con eventuale data di risoluzione del problema. Le elaborazioni permettono la stampa cronologica dei reclami e della sequenza dei reclami per cliente con totalizzazioni per tipologia. Gestione Rintracciabilità I materiali vengono introdotti in magazzino con un numero di lotto di produzione e relativa data. La rintracciabilità deve essere in grado di stabilire quali lotti sono stati utilizzati per la produzione di ogni prodotto finito. Giornalmente verranno elencate le commesse (ordini clienti) che sono state terminate e, in modo automatico, sarà attribuito a ciascuna commessa il lotto di produzione in base alla data di quest ultimo. La macchina scaricherà i lotti supponendo che si utilizzino prima i più vecchi poi i più recenti. Periodicamente vengono effettuati controlli sui prodotti finiti. Si permetterà la registrazione cronologica di tali avvenimenti con esiti precodificati. 2.9 Disponibilità alle personalizzazioni Eventuali esigenze specifiche che non siano qui contemplate potranno essere valutate e sviluppate in base alle necessità del cliente. 6 / 18
3. Documentazione allegata 3.1 Preventivi / Ordini Clienti Il caricamento e la gestione dei preventivi e degli ordini dei clienti avviene per mezzo della mappa che segue: Fig. 1: Mappa di gestione preventivi / ordini clienti Nel seguito vengono riportate alcune le seguenti stampe: Preventivo cliente (Fig.2) Conferma d ordine cliente (Fig.3) Ordine cliente ad uso interno (Fig.4) 7 / 18
Fig. 2: Stampa di un preventivo Fig. 3: Stampa dell'ordine Fig. 4: Stampa dell'ordine per uso interno 8 / 18
3.2 Documenti di trasporto / fatture / varie Il caricamento e la gestione dei documenti di trasporto e delle fatture immediate avviene per mezzo della mappa che segue: Nel seguito vengono riportate le seguenti stampe: Documento di trasporto (Fig. 6) Fattura differita (Fig.7) Distinta effetti (Fig.8) Fig. 5: Mappa per la gestione dei DDT 9 / 18
Fig. 6: Stampa di un ddt Fig. 7: Stampa della fattura differita Fig. 8: Stampa di una distinta effetti 10 / 18
3.3 Statistiche Nella mappa che segue sono indicate le possibili elaborazioni statistiche offerte dal programma: Fig. 9: Mappa del menù statistiche Di seguito sono riportate alcune stampe relative alle elaborazioni statistiche: Fatturato mensile clienti (Fig. 10) Venduto mensile per gruppo merceologico (Fig. 10) Venduto per cliente / prodotto (Fig. 10) 11 / 18
Fig. 10: Varie stampe statistiche Fatturato mensile / Venduto per gruppo merceologico / Venduto per cliente-prodotto 12 / 18
3.4 Articoli ed elaborazioni di magazzino La mappa di gestione degli articoli e delle lavorazioni è rappresentata nella figura seguente insieme alla mappa di lancio delle principali elaborazioni: Fig. 11: Mappa della gestione degli articoli e delle elaborazioni di magazzino Nel seguito vengono riportare le seguenti stampe: Lastre per famiglia (Fig. 12) Stampa magazzino valorizzato (Fig. 12) Scheda articoli (Fig. 12) 13 / 18
Fig. 12: Stampe di alcune elaborazioni dal menù statistiche Lastre per famiglia / Stampa magazzino valorizzato 14 / 18
3.5 Anagrafica clienti La mappa di gestione dell anagrafica dei vari clienti è rappresentata nella figura seguente: Fig. 13: Mappa di gestione delle anagrafiche dei clienti Nel seguito vengono riportate le stampe relative ad alcune possibili elaborazioni per la gestione dei clienti (Fig. 14). 15 / 18
Fig. 14: Varie stampe clienti dal menù di gestione 16 / 18
4. Ambiente di sviluppo, requisiti hardware e software, teleassistenza 4.1 Ambiente di sviluppo La procedura è realizzata in ambiente Windows ed utilizza il data base Access della Microsoft. Ciò assicura la piena integrazione con tutti gli altri strumenti della Microsoft quali Excel, Word ecc. e permette all utente, con l acquisto dello strumento Access di poter consultare, stampare, modificare la base dati. La procedura verrà fornita in versione Runtime compilata. La procedura gestibile in rete locale con software Windows 2000 / NT / Xp / Vista 4.2 Requisiti hardware e software L hardware consigliato ha le seguenti caratteristiche: Stazioni principale Stazioni secondarie : Pentium 600 Mhz Pentium 300 Mhz 256 Mb di memoria centrale, 128 Mb di memoria centrale, Disco rigido da 10 G byte Disco rigido da 1 G byte Stampanti Stampante laser o a getto di inchiostro 4.3 Assistenza / Teleassistenza L assistenza alle procedure software verrà fatta essenzialmente via telefono con l ausilio di software dedicato a tale scopo. Si potrà utilizzare Internet come strumento per l eventuale scambio di programmi e dati. 5. Moduli opzionali Come è stato detto inizialmente, questa documentazione fa riferimento alla versione base di Perfect Gea. Il software può comunque integrare vari moduli opzionali per mezzo dei quali si possono effettuare ulteriori elaborazioni per la gestione aziendale. Di seguito vengono riportati alcuni dei principali moduli opzionali: Gestione addebito addizionale energetica Analogamente a quanto fanno molti costruttori nel settore del vetro viene la necessità di ribaltare i costi dovuti agli aumenti energetici nei prezzi di vendita. Questa procedura permette di generare in modo automatico una voce di addebito che tiene conto di tali fattori. In tal modo si evita di modificare più volte i prezzi di listino. Gestione degli agenti La procedura base fornisce totalizzazioni di fatturato dei clienti per agente. Con questo modulo si possono trattare eccezioni sulla provvigione per cliente o per prodotto ed è inoltre possibile modificare l attribuzione della provvigione per singola riga di vendita. 17 / 18
Gestione dei cavalletti Spesso, durante la consegna della merce i cavalletti vengono lasciati presso i clienti. Per alcune aziende il numero di cavalletti può essere elevato, per cui risulta importante sapere in ogni momento dove questi si trovano. Questa procedura provvede a fornire tutte le informazioni necessarie, quali la posizione dei singoli cavalletti e la storia dei vari spostamenti effettuati. Ausili alla gestione produzione (Gepro Light) Perfect Gea può essere integrato, come detto nell introduzione, con la procedura di gestione e monitoraggio della produzione Gepro, che permette di pianificare e controllare la produzione in ogni suo aspetto. Per le aziende di piccole dimensioni esiste il modulo Gepro Light, che permette di valutare il carico per ogni centro di lavoro e per ogni risorsa, fornendo un ausilio per la programmazione del lavoro. Gestione marcatura CE Questo modulo ha lo scopo di permettere la stampa sui documenti di trasporto e/o sulle fatture differite del coefficiente di trasmittanza U per i materiali del tipo vetri monolitici, vetrocamere e vetri stratificati. A lato del primo utilizzo di tali materiali, verrà richiesto il valore del coefficiente e questo sarà memorizzato in modo tale da non dover essere più richiesto per i successivi utilizzi. Gestione ordini fornitori Il modulo permette gestire gli ordini a fornitori e propone il prezzo di acquisto in base agli ultimi ordini/acquisti effettuati. Viene gestita l evasione parziale degli ordini ed è possibile specificare la data di consegna Tale gestione costituisce un input e un controllo sulla merce in arrivo da fornitore. 6. Come contattarci Per mettersi in contatto con la società Euro Arpa: Telefono: 011/3161357 Fax: 011/3162907 Indirizzo: e-mail: c.so Traiano 159 Torino euroarpa@euroarpa.it 18 / 18