Introduzione Outlook Web Access Microsoft Office Outlook Web Access consente di utilizzare un browser Web per accedere alla cassetta postale di Microsoft Exchange da qualsiasi computer dotato di connessione a Internet. È possibile effettuare molte delle operazioni disponibili in Microsoft Outlook, ad esempio leggere e inviare messaggi, organizzare i contatti, creare attività e regole, pianificare appuntamenti. È possibile utilizzare Microsoft Office Outlook Web Access da qualsiasi computer dotato di un browser Web e di una connessione a Internet. I terminali di accesso pubblico installati nelle biblioteche e nei locali pubblici offrono l'accesso a Internet gratuitamente o a costi ridotti. Perché usare OWA Utilizzare l Outlook tramite un accesso internet, (la sigla OWA sta per: Outlook Web Access), ci consente di sfruttare dei vantaggi offerti da Exchange (e il programma che gestisce la posta elettronica sul server), infatti tramite l exchange possiamo filtrare/controllare la posta in arrivo, per difenderci dai virus, possiamo utilizzare le regole generali e i filtri anti-spam definiti per tutti gli utenti dall amministratore del sistema, ma soprattutto possiamo TENERE la nostra posta sul server. Questa possibilita è comoda soprattutto perche ci permette di consultare la nostra posta (anche quella già letta) da un qualunque computer, e sufficiente una connessione INTERNET. Browser e sistemi operativi supportati È possibile utilizzare Outlook Web Access con browser Microsoft Internet Explorer o Netscape Navigator da numerosi computer UNIX, Apple Macintosh o Microsoft Windows. Per utilizzare la serie completa di caratteristiche disponibili in Outlook Web Access è necessario utilizzare Internet Explorer versione 6 o successiva il corso base Contenuti del corso In questa fase, soffermeremo la nostra attenzione sulle funzioni più conosciute ed utilizzate del programma Outlook con lo scopo di ottimizzare, se possibile, l uso delle procedure basilari e precisamente: - LA POSTA ELETTRONICA -- COME FUNZIONA -- OWA -- LE BARRE DEGLI STRUMENTI -- LEGGERE una E-MAIL -- SALVARE, SPOSTARE, CANCELLARE E-MAIL
-- PRIORITA e CONFERMA DI LETTURA -- INOLTRARE E-MAIL A UNO O A MOLTI -- CONTRASSEGNARE, ORDINARE I MESSAGGI -- INVIARE una E-MAIL -- FORMATTARE I MESSAGGI -- USARE GLI ALLEGATI - CONTATTI - CARTELLE - APPUNTAMENTI - NOTE - DIARIO - CALENDARIO
Richiamare la Guida Per richiamare la Guida relativa alla finestra in uso, fare clic su? nella barra degli strumenti. Per informazioni sulle altre caratteristiche di Outlook Web Access o per istruzioni su come effettuare un'operazione specifica, consultare il sommario nella finestra della Guida in linea. Esempio Guida in linea: Disconnettersi Al termine della sessione di utilizzo di Outlook Web Access, fare clic su Disconnetti nella barra degli strumenti, quindi chiudere tutte le finestre del browser. La disconnessione evita che altri utenti utilizzino il computer per accedere alla propria cassetta postale. Anche se si prevede di continuare a utilizzare il computer per visitare altri siti Web, fare clic su Disconnetti e chiudere tutte le finestre del browser dopo ogni sessione di Outlook Web Access. 7
Apertura di messaggi e allegati Prima di aprire un messaggio, accertarsi che provenga da un mittente attendibile e da cui si sta aspettando posta. Aprire solo gli allegati inviati da persone note e attendibili. Se occorre aprire un allegato, accertarsi che nel computer sia in esecuzione un antivirus. In caso contrario, non aprire l'allegato. Gli allegati sono un metodo comune per diffondere i virus. Informazioni sul riquadro di spostamento Il riquadro di spostamento, che si trova accanto alla finestra principale, è costituito da due aree: Un elenco di cartelle espandibile che fornisce l'accesso alle cartelle personali di Microsoft Office Outlook Web Access, ad esempio Posta in arrivo e Calendario, e a tutte le cartelle create dall'utente. Le cartelle vengono visualizzate in una gerarchia che è possibile espandere per visualizzare il contenuto delle cartelle o comprimere per visualizzare solo la cartella di livello superiore. L'icona a forma di segno più accanto a una cartella indica che la cartella contiene altre cartelle, o sottocartelle. Per visualizzare le sottocartelle, fare clic sul segno più. Una serie di pulsanti che forniscono l'accesso con un solo clic alle cartelle Posta in arrivo, Calendario, Contatti e Attività nonché alle cartelle pubbliche dell'organizzazione. Il pulsante Opzioni consente di impostare le opzioni utente, quali promemoria per il Calendario o per le attività. Una barra di divisione orizzontale tra l'elenco delle cartelle e i pulsanti consente di comprimere i pulsanti in una barra dei pulsanti: Se si fa clic su una cartella o su un pulsante nel riquadro di spostamento, il contenuto viene visualizzato nella finestra principale di Outlook Web Access. 8
Informazioni sulle barre degli strumenti Le cartelle Posta in arrivo, Calendario, Contatti, Attività e le cartelle pubbliche dispongono di barre degli strumenti differenziate con pulsanti specifici per le rispettive funzioni. Sono tuttavia disponibili numerosi pulsanti per funzioni amministrative più generali. Questi pulsanti, descritti nella tabella che segue, si trovano in più posizioni. Pulsante Descrizione Visualizza la Guida specifica della finestra in uso. Consente di creare un nuovo elemento, quale un messaggio di posta elettronica, un contatto o un'attività. Questo menu è sempre disponibile. L'icona visualizzata varia a seconda della finestra in uso, così come l'elenco di opzioni visualizzate quando si fa clic sulla freccia accanto al pulsante. Consente di rilevare i nuovi messaggi nel server. Questo pulsante aggiorna anche la finestra del browser. Consente di cercare le cartelle della cassetta postale di Microsoft Exchange. È possibile basare la ricerca su una o più caratteristiche del messaggio, ad esempio mittente, oggetto o testo nel corpo del messaggio. Consente di organizzare i messaggi e gli altri elementi nella cassetta postale. È possibile spostare i messaggi da una cartella all'altra o copiarli in un'altra posizione. Consente di spostare l'elemento selezionato, ad esempio un contatto, un appuntamento o un messaggio, nella cartella Posta eliminata. Consente di eliminare in modo definitivo tutti gli elementi della cartella Posta eliminata. Consente di selezionare un riquadro di lettura che fornisce due modi per visualizzare i messaggi in anteprima senza aprirli. È possibile visualizzare i messaggi in anteprima nella metà inferiore della visualizzazione o affiancati all'elenco dei messaggi. Il riquadro di lettura può anche essere disattivato. Consente di aprire la finestra di dialogo Trova nomi da cui è possibile effettuare una ricerca nell'elenco indirizzi globale dell'organizzazione o nei contatti. Consente di uscire da Outlook Web Access. Questa operazione impedisce alle altre persone di utilizzare il computer per visualizzare il contenuto della propria cassetta postale. Importante Scegliere Disconnetti prima di chiudere la finestra del browser Outlook Web Access o di spostarsi a un altro sito Web. Nota Per formattare i messaggi di posta elettronica con caratteri e colori diversi, utilizzare la barra di formattazione. 9
Posta in arrivo Informazioni sulla Posta in arrivo I messaggi vengono recapitati nella cassetta postale su un computer in cui sia in esecuzione Microsoft Exchange Server e vengono memorizzati per impostazione predefinita nella cartella Posta in arrivo. Il numero di nuovi messaggi nella cartella Posta in arrivo è visualizzato tra parentesi accanto a Posta in arrivo. Nella cartella, i nuovi messaggi vengono visualizzati in grassetto. Una volta aperti, i messaggi vengono visualizzati in carattere normale. Per aprire la cartella Posta in arrivo, fare clic su Posta in arrivo nel riquadro di spostamento. Per trattare come posta indesiderata tutti i messaggi provenienti da un mittente, fare clic con il pulsante sinistro del mouse sul messaggio nella Posta in arrivo, tenendo premuto il tasto trascinare il messaggio nella cartella Posta Indesiderata. Tutti i futuri messaggi provenienti da quel mittente saranno spostati nella carttella Posta indesiderata. Leggere un messaggio Un messaggio di posta elettronica aperto in Microsoft Outlook Web Access viene visualizzato nel modulo di lettura messaggi. Nell'intestazione del modulo di lettura messaggi sono visualizzate le seguenti informazioni: Da Il nome o l'indirizzo di posta elettronica del mittente o dell'organizzazione. messaggio del mittente in questione verrà spostato nella cartella Posta indesiderata. A I nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari principali. Cc I nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari in copia conoscenza. Oggetto L'oggetto del messaggio. Inviato La data e l'ora di invio del messaggio. Se il riquadro di lettura è attivato, è possibile fare doppio clic sul nome del mittente o dei destinatari nell'anteprima del messaggio per visualizzarne le rispettive informazioni. 10
Aprire un messaggio 1. Individuare il messaggio da leggere in una cartella della cassetta postale di Microsoft Exchange. I nuovi messaggi di posta elettronica vengono sempre recapitati in Posta in arrivo e sono visualizzati in grassetto. Suggerimento Per segnare un messaggio aperto o letto come da leggere, selezionarlo, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio, quindi selezionare Segna come da leggere o Segna come già letto dal menu di scelta rapida. 2. Fare doppio clic sul messaggio per aprirlo, oppure selezionarlo e premere INVIO. Eliminare un messaggio Per eliminare uno o più messaggi da una cartella nella finestra principale di Outlook Web Access, selezionarli, quindi fare clic su Elimina nella barra degli strumenti principale. Suggerimento Per selezionare più messaggi consecutivi, fare clic sul primo e sull'ultimo della serie tenendo premuto il tasto MAIUSC. Per selezionare più messaggi non consecutivi, tenere premuto il tasto CTRL e fare clic su ogni messaggio da eliminare. Per eliminare un messaggio aperto, fare clic su Elimina nella barra degli strumenti. Nota Tutti i messaggi eliminati vengono inviati alla cartella Posta eliminata e non vengono rimossi in modo definitivo finché non li si elimina da questa cartella. 11
Spostare o copiare un messaggio È possibile riorganizzare nella cassetta postale i messaggi di posta elettronica e i messaggi inseriti, ad esempio spostando o copiando un messaggio in una cartella esistente o in una nuova. I messaggi possono essere anche trascinati tra le cartelle della cassetta postale di Exchange. Per spostare o copiare un messaggio in una cartella esistente 1. Aprire il messaggio da spostare o copiare. 2. Fare clic su Sposta/Copia nella barra degli strumenti. 3. Selezionare una cartella di destinazione nella finestra di dialogo Sposta/Copia elemento, quindi scegliere Sposta o Copia. Suggerimento Un messaggio può essere spostato o copiato anche senza essere aperto. Aprire la cartella che lo contiene, selezionarlo dall'elenco dei messaggi, quindi fare clic su Sposta/Copia nella barra degli strumenti. Quindi seguire la stessa procedura riportata in precedenza. 12
Per spostare o copiare un messaggio in una nuova cartella 1. Aprire il messaggio da spostare o copiare. 2. Fare clic su Sposta/Copia nella barra degli strumenti. 3. Scegliere Nuovo nella finestra di dialogo Sposta/Copia elemento 4. Digitare il nome della cartella di destinazione nella casella Nome della finestra di dialogo Crea nuova cartella. Selezionare l'elemento desiderato della nuova cartella dal menu Contenuto cartella, quindi scegliere OK. Selezionare la nuova cartella nella finestra di dialogo Sposta/Copia elemento, quindi scegliere Sposta o Copia. 13
Modificare le impostazioni per la risposta automatica a una conferma di lettura Oltre a richiedere una conferma di lettura per i messaggi di posta elettronica inviati, è possibile, in qualità di destinatario, scegliere se inviare una conferma di lettura ogni volta che ne è richiesta una. 1. Fare clic su Opzioni nel riquadro di spostamento. 2. Per inviare una conferma di lettura ogni volta che ne è richiesta una, selezionare Invia sempre una risposta in Privacy e protezione dalla posta indesiderata. Nota Viene inviata una sola conferma per ogni elemento aperto. Se, ad esempio, si segna un elemento come da leggere e quindi lo si apre nuovamente, non verrà inviata un'altra conferma. 3. Per non inviare una conferma di lettura ogni volta che ne è richiesta una, selezionare Non inviare automaticamente una risposta in Privacy e protezione dalla posta indesiderata. 4. Scegliere Salva e chiudi. 14
Per rispondere al mittente di un messaggio 1. Fare clic su Rispondi nella barra degli strumenti del modulo di lettura messaggi. Quando si fa clic su Rispondi, nella casella di testo A viene già impostato l'indirizzo del mittente del messaggio originale. 2. Il testo del messaggio originale viene copiato nel corpo del messaggio. Digitare la risposta sopra o all'interno del messaggio originale del mittente. Per rispondere al mittente e a tutti gli altri destinatari di un messaggio 1. Fare clic su Rispondi a tutti nella barra degli strumenti del modulo di lettura messaggi. Quando si fa clic su Rispondi a tutti, nelle caselle di testo A e Cc vengono già impostati gli indirizzi del mittente e di tutti gli altri destinatari del messaggio originale. 2. Il testo del messaggio originale viene copiato nel corpo del messaggio. Digitare la risposta sopra o all'interno del messaggio originale del mittente. Per inoltrare un messaggio 1. Fare clic su Inoltra nella barra degli strumenti del modulo di lettura messaggi. 2. Digitare nella casella A l'indirizzo di posta elettronica a cui inoltrare il messaggio. 3. Il testo del messaggio originale viene copiato nel corpo del messaggio. Digitare la risposta sopra o all'interno del messaggio originale del mittente. Suggerimento È possibile inoltre fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio e selezionare un'azione nel menu di scelta rapida per rispondere al mittente di un messaggio, per rispondere al mittente e a tutti gli altri destinatari del messaggio o per inoltrare un messaggio. 15
Impostare l'indirizzo in una risposta Quando si fa clic su Rispondi o Rispondi a tutti, il modulo Nuovo messaggio viene aperto con i nomi già impostati nelle caselle di testo A e Cc. Quando si inoltra un messaggio, è necessario inserire personalmente i nomi. 1. Digitare nelle caselle di testo A o Cc il nome o l'alias di posta elettronica del destinatario oppure fare clic su A o Cc per aprire la finestra di dialogo Trova nomi. Suggerimento La finestra di dialogo Trova nomi consente di cercare un destinatario nell'elenco indirizzi globale dell'organizzazione o tra i propri contatti. La finestra di dialogo Trova nomi non può essere tuttavia utilizzata per cercare le liste di distribuzione nella cartella Contatti. Una volta individuato il destinatario, sarà possibile aggiungerne il nome direttamente nel messaggio di posta elettronica. 2. Per aggiungere destinatari in copia conoscenza nascosta (Ccn), digitarne i nomi nella casella Ccn oppure fare clic su Ccn per aprire la finestra di dialogo Trova nomi. Nota I destinatari Ccn riceveranno una copia del messaggio, ma i rispettivi nomi non saranno visualizzati nell'elenco dei destinatari. I destinatari Ccn non possono visualizzare i nomi di altri destinatari Ccn. 3. Digitare un breve oggetto nella casella di testo Oggetto. Suggerimento Quando si inoltra o si risponde a un messaggio, la casella di testo Oggetto sarà già compilata. L'oggetto di un messaggio a cui si sta rispondendo sarà preceduto da R. L'oggetto di un messaggio che si sta inoltrando sarà preceduto da I. È possibile mantenere questo oggetto oppure lo si può eliminare e digitarne uno nuovo. 4. Digitare il testo nel corpo del messaggio. È possibile scrivere la risposta al messaggio sopra o nel testo del messaggio originale del mittente. 16
Contrassegnare i messaggi per il completamento Utilizzare i contrassegni per ricordare di completare un elemento o per categorizzare i messaggi presenti in Posta in arrivo. In Microsoft Office Outlook Web Access sono disponibili sei colori, rosso, blu, giallo, verde, arancione e viola, da utilizzare per indicare situazioni diverse. È possibile, ad esempio, contrassegnare in blu tutti i messaggi personali, in verde tutti i messaggi di lavoro, in rosso tutti i messaggi che richiedono un completamento entro 24 ore e così via. I contrassegni dei messaggi sono visualizzati nell'ultima colonna della visualizzazione Posta in arrivo. È possibile utilizzare i contrassegni dei messaggi per effettuare le operazioni riportate di seguito. Per contrassegnare un messaggio con un determinato colore, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contrassegno corrispondente al messaggio, quindi selezionare il colore. Suggerimento Per cambiare in rosso un contrassegno di messaggio, fare clic sul contrassegno che corrisponde al messaggio. Per contrassegnare un messaggio come completato, fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio, quindi scegliere Contrassegna come completato. Per ordinare i messaggi per colore, fare clic sull'intestazione della colonna dei contrassegni. Per cancellare un contrassegno da un messaggio, fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio, quindi scegliere Cancella. 17
Ordinare i messaggi In Microsoft Office Outlook Web Access è possibile ordinare e visualizzare i messaggi contenuti in Posta in arrivo in base a diverse caratteristiche, quali oggetto, mittente o argomento. Per ordinare i messaggi, fare clic sull'elenco Messaggi nella barra degli strumenti principale, quindi selezionare una delle seguenti visualizzazioni: Messaggi Visualizza tutti i messaggi non appena arrivano in Posta in arrivo. Questa è la visualizzazione predefinita. Messaggi non letti Visualizza solo i messaggi non letti presenti in Posta in arrivo. Visualizzazione su due righe Mostra una visualizzazione su due righe di tutti i messaggi presenti in Posta in arrivo. Per mittente Raggruppa e visualizza i messaggi ordinati per mittente. Per vedere tutti i messaggi provenienti da un determinato mittente, fare clic sul segno più accanto al gruppo di messaggi. Per oggetto Raggruppa e visualizza i messaggi ordinati per oggetto. Per vedere tutti i messaggi con un determinato oggetto, fare clic sul segno più accanto al gruppo di messaggi. Per argomento Raggruppa e visualizza i messaggi ordinati per argomento. Per vedere tutti i messaggi di un determinato argomento, fare clic sul segno più accanto al gruppo di messaggi. Non letti per argomento Raggruppa e visualizza per argomento solo i messaggi non letti. Inviato a Visualizza tutti i messaggi presenti in Posta in arrivo, ordinati per persona o gruppo a cui sono stati inviati. 18
Informazioni sulla ricerca progressiva La ricerca progressiva è un metodo di ricerca che consente di cercare un messaggio, un contatto o un'attività digitando sulla tastiera. Per cercare un determinato messaggio in Posta in arrivo, selezionare la colonna in cui effettuare la ricerca, quindi iniziare a digitare la parola da cercare. Verrà automaticamente evidenziato il messaggio che corrisponde meglio al testo digitato. Se non viene trovata una corrispondenza esatta, verrà evidenziato il messaggio che contiene la corrispondenza più vicina. Cliccando sul simbolo appare una maschera che consente di cercare le cartelle della cassetta postale di Microsoft Exchange. È possibile basare la ricerca su una o più caratteristiche del messaggio, ad esempio mittente, oggetto o testo nel corpo del messaggio. 19
Creare un nuovo messaggio Per creare i messaggi utilizzare il modulo Nuovo messaggio. Si tratta dello stesso modulo fornito in Microsoft Office Outlook Web Access per inoltrare e rispondere ai messaggi. Quando si risponde a un messaggio, le informazioni di intestazione (A, Da e Oggetto) vengono compilate automaticamente. Per creare un nuovo messaggio In Posta in arrivo, fare clic su Nuovo nella barra degli strumenti Suggerimento È possibile creare un nuovo messaggio anche direttamente dalla Rubrica. Fare clic su Rubrica nella barra degli strumenti, quindi utilizzare la finestra di dialogo Trova nomi per cercare le persona o la lista di distribuzione a cui inviare un messaggio. Si noti che non è possibile utilizzare la finestra di dialogo Trova nomi per cercare le liste di distribuzione nella cartella Contatti. Selezionare il nome della persona nell'elenco, quindi fare clic su Aggiungi destinatario a...nuovo messaggio. Il carattere predefinito nel modulo del nuovo messaggio è Verdana 10 punti. Scrivere un messaggio e impostare l'indirizzo 1. Digitare nelle caselle A e Cc i nomi o gli alias di posta elettronica dei destinatari del messaggio. Separare più nomi con un punto e virgola (;). Suggerimenti Per selezionare i destinatari del messaggio è inoltre possibile fare clic su A o Cc e aprire la finestra di dialogo Trova nomi che consente di cercare una persona nell'elenco indirizzi globale della propria organizzazione o nella cartella Contatti. Una volta individuata la persona desiderata nella finestra di dialogo Trova nomi, selezionarne il nome e fare clic su A, Cc o Ccn accanto ad Aggiungi destinatario a per aggiungerla al messaggio di posta elettronica. Per aggiungere un nome risolto nelle caselle degli indirizzi della cartella Contatti, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome, quindi scegliere Aggiungi ai Contatti. Per eliminare un nome dalle caselle degli indirizzi, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome, quindi scegliere Rimuovi. In alternativa, selezionare il nome e premere CANC. 2. Per aggiungere destinatari in copia conoscenza nascosta (Ccn), digitarne i nomi nella casella Ccn oppure fare clic su Ccn per aprire la finestra di dialogo Trova nomi. I destinatari Ccn riceveranno una copia del messaggio, ma i rispettivi nomi non saranno visualizzati nell'elenco dei destinatari. I destinatari Ccn non possono visualizzare i nomi di altri destinatari Ccn. 3. Digitare un breve oggetto nella casella Oggetto. 4. Digitare il testo nel corpo del messaggio. Suggerimento Utilizzare la barra di formattazione per formattare il testo con dimensioni, caratteri e colori diversi. 20
Formattare i messaggi - Barra di formattazione Utilizzare la barra di formattazione per formattare i messaggi di posta elettronica. I comandi riportati di seguito consentono di modificare l'aspetto del testo e il layout del messaggio. Opzione Descrizione Elenca gli stili dei messaggi. Lo stile predefinito è Normale. Elenca gli stili dei caratteri disponibili per il testo. Elenca le dimensioni disponibili dei caratteri. Elenca i colori disponibili per il testo. G C S Formatta il testo selezionato in grassetto, corsivo o sottolineato. Allinea il testo. Crea un elenco puntato. Crea un elenco numerato. Aumenta o diminuisce il rientro del testo. Imposta la direzione del testo in singoli paragrafi da sinistra a destra o da destra a sinistra. Per utilizzare questa opzione è necessario disporre di Microsoft Internet Explorer 6 o versione successiva. Per modificare il carattere del messaggio 1. Fare clic su Opzioni nel riquadro di spostamento. 2. Fare clic su Scegli carattere in Opzioni messaggistica. 3. Selezionare un carattere, uno stile e una dimensione nella finestra di dialogo Carattere, quindi scegliere OK. 4. Scegliere Salva e chiudi. 21
Impostare la priorità di un messaggio In Outlook Web Access è possibile impostare una priorità alta, bassa o normale per qualsiasi messaggio inviato o inserito, compresi i nuovi messaggi, le risposte e i messaggi inoltrati. Per impostazione predefinita, i messaggi non contrassegnati come priorità alta o bassa hanno priorità normale. Per impostare la priorità, fare clic su Priorità: alta o Priorità: bassa nella barra degli strumenti del modulo del nuovo messaggio o del nuovo inserimento. Nota La priorità del messaggio può essere impostata anche in Opzioni messaggio nella pagina Opzioni. 22
Impostare le opzioni dei messaggi Il pulsante Opzioni della barra degli strumenti Messaggio consente di aggiungere ai messaggi numerose caratteristiche di Outlook Web Access. Di seguito sono riportate le caratteristiche che possono essere aggiunte ai messaggi, alle risposte e ai messaggi inoltrati: Priorità Consente di impostare la priorità del messaggio su Bassa, Normale o Alta. L'impostazione predefinita è Normale. Riservatezza Consente di impostare la riservatezza del messaggio su Normale, Personale, Privato o Riservato. L'impostazione predefinita è Normale. Conferme messaggio Consente di richiedere una conferma di recapito o di lettura per il messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Richiedere la conferma di un messaggio (più avanti). 23
Salvare un messaggio È possibile salvare un messaggio da inviare o completare in un secondo tempo. Questa operazione può essere eseguita sia sui messaggi nuovi sia su quelli da inoltrare. Per impostazione predefinita, i messaggi salvati vengono memorizzati nella cartella Bozze. Per salvare un messaggio 1. Aprire il messaggio. 2. Fare clic su Salva nella barra degli strumenti. Suggerimento Fare doppio clic su un messaggio salvato nella cartella Bozze per richiamarlo. 24
Inviare un messaggio Al termine della scrittura del messaggio, fare clic su Invia nella barra degli strumenti. Richiedere la conferma di un messaggio Microsoft Office Outlook Web Access consente di avere conferma della ricezione di un messaggio inviato. Questa operazione può essere eseguita con i messaggi nuovi, con le risposte o con i messaggi inoltrati. Quando si richiede la conferma di un messaggio, si riceve una notifica in Posta in arrivo quando il messaggio viene recapitato e aperto dal destinatario. Quando si invia un messaggio contenente una richiesta di conferma, in base alle opzioni scelte si riceveranno in Posta in arrivo una o entrambe le segnalazioni seguenti: Recapitato: <oggetto>, dove <oggetto> è l'oggetto del messaggio inviato. Per visualizzare la data e l'ora in cui il destinatario ha ricevuto il messaggio, fare doppio clic sulla conferma. Letto: <oggetto>, dove <oggetto> è l'oggetto del messaggio inviato. Per visualizzare la data e l'ora in cui il destinatario ha letto il messaggio, fare doppio clic sulla conferma. Quando si richiede la conferma di un messaggio, viene recapitata in Posta in arrivo una notifica che informa che il messaggio inviato è stato recapitato. È inoltre possibile richiedere di ricevere una notifica quando il messaggio viene effettivamente aperto dal destinatario. 1. Durante la scrittura del messaggio, fare clic su Opzioni nella barra degli strumenti. 25
2. Per ricevere una notifica quando il messaggio viene aperto dal destinatario, selezionare la casella di controllo Richiedi conferma di lettura per il messaggio nella finestra di dialogo Opzioni messaggio. 3. Per ricevere una notifica quando il messaggio viene recapitato, selezionare la casella di controllo Richiedi conferma di recapito per il messaggio. 26
Allegare un file a un messaggio È possibile allegare a un messaggio di posta elettronica qualsiasi tipo di file accessibile dal computer o dalla rete. 1. Quando si crea l'elemento, fare clic su Aggiungi allegato nella barra degli strumenti. 2. Digitare il percorso del file in Scegli file da allegare nella finestra di dialogo Allegati oppure fare clic su Sfoglia per cercarlo. 3. Scegliere Allega. Il file verrà visualizzato in Allegati del file corrente. Ripetere i passaggi 1-3 per tutti gli altri file da allegare. I file selezionati vengono visualizzati nell'intestazione, accanto ad Allegati. 27
Rimuovere un allegato 1. Quando si crea l'elemento, fare clic su Aggiungi allegato nella barra degli strumenti. 2. In Allegati del file corrente, selezionare le caselle di controllo accanto ai file da rimuovere. 3. Scegliere Rimuovi. Suggerimento Gli allegati non vengono copiati quando si risponde a un messaggio. Al posto del file viene invece visualizzata un'icona di segnaposto. Per includere gli allegati, inoltrare il messaggio invece di rispondere. Se un messaggio contiene un allegato, nell'elenco delle cartelle verrà visualizzata un'icona a forma di graffetta accanto al messaggio. Quando si apre un messaggio, il nome del file allegato verrà visualizzato nelle informazioni di intestazione del messaggio. Alcuni allegati, quali i file txt e gif, vengono aperti direttamente dal browser Web. Attenzione Non aprire un allegato se il contenuto e il mittente non sono attendibili. Gli allegati sono un metodo comune per diffondere i virus. Per questo motivo è possibile che venga richiesto di salvare gli allegati nel disco rigido del computer prima di aprirli. Questo si verifica quando un allegato contiene un file con determinate estensioni, quali mht, xml o.js. Per un elenco completo delle estensioni di file potenzialmente pericolose che potrebbero venire filtrate, rivolgersi all'amministratore del server. 28
Per visualizzare un allegato Fare doppio clic sul nome dell'allegato nell'intestazione del messaggio per aprire l'allegato in una nuova finestra del browser. Importante Per modificare i file allegati è necessario scaricarli nel computer. Per informazioni sul download dei file, consultare la documentazione del browser Web. 29
Contatti Informazioni sulla cartella Contatti La cartella Contatti rappresenta la propria rubrica personale nonché la posizione in cui memorizzare informazioni relative alle persone e alle società con cui si comunica regolarmente. Utilizzare la cartella Contatti per memorizzare l'indirizzo di posta elettronica, l'indirizzo postale, i numeri di telefono e altre informazioni sul contatto, compresi pagine Web, numeri di fax o numeri di cellulare. È possibile ordinare o raggruppare i contatti in base a una parte qualsiasi del nome o in base ad altre informazioni. È inoltre possibile spostare o copiare un contatto in una cartella diversa oppure allegare a un contatto un file, ad esempio un documento di Microsoft Word, per mantenere unite le informazioni correlate. Per aprire la cartella Contatti, fare clic su Contatti nel riquadro di spostamento. 30
Creare un nuovo contatto 1. In Contatti, fare clic su Nuovo nella barra degli strumenti. Digitare nella scheda Generale della finestra del nuovo contatto le informazioni da includere per il contatto. Suggerimento Utilizzare gli elenchi a discesa per registrare più voci in alcune caselle. L'elenco a discesa accanto all'icona Posta elettronica consente, ad esempio, di memorizzare fino a tre indirizzi di posta elettronica diversi per lo stesso contatto: Posta elettronica, Posta elettronica 2 e Posta elettronica 3. È inoltre possibile memorizzare più indirizzi postali e più numeri di telefono. 2. Se si sono memorizzati più indirizzi per un contatto, è possibile designarne uno come indirizzo postale del contatto. Selezionare l'indirizzo nell'elenco, quindi selezionare la casella di controllo Indirizzo. 3. È possibile inserire informazioni aggiuntive su un contatto nella scheda Dettagli. 4. Scegliere Salva e chiudi, quindi aggiornare la finestra del browser per visualizzare il nuovo contatto. Nota Utilizzare l'elenco Archivia come nella scheda Generale per determinare la modalità di visualizzazione del contatto nella cartella Contatti. È possibile visualizzare ogni persona per nome e cognome, per cognome o per nome della società. 31
In una seconda maschera è possibile specificare informazioni ancora più dettagliate: Aprire un contatto Per visualizzare tutte le informazioni memorizzate per un contatto, è necessario aprirlo. In Contatti, fare doppio clic sul contatto da aprire. Creare una lista di distribuzione Se si inviano regolarmente messaggi di posta elettronica a un gruppo di persone, è possibile creare una lista di distribuzione per semplificare l'impostazione degli indirizzi per i messaggi e le convocazioni di riunione. Una volta creata una lista di distribuzione, sarà possibile inviare un messaggio o una convocazione di riunione a più destinatari contemporaneamente. Le liste di distribuzione possono includere chiunque disponga di un indirizzo di posta elettronica valido. 1. Fare clic sulla freccia accanto a Nuovo nella barra degli strumenti principali, quindi scegliere Lista di distribuzione. 2. Digitare il nome della nuova lista di distribuzione nella casella di testo Nome lista nella finestra della nuova lista di distribuzione. 3. Per aggiungere alla lista di distribuzione un membro dell'organizzazione, scegliere Trova nomi. Utilizzare la finestra di dialogo Trova nomi per individuare la persona nell'elenco indirizzi globale dell'organizzazione o fra i propri contatti, quindi scegliere Aggiungi destinatario a...lista di distribuzione. Ripetere il passaggio per ogni persona da aggiungere. Nota In alternativa è possibile digitare nella casella di testo Aggiungi a lista di distribuzione gli indirizzi o gli alias di posta elettronica delle persone da aggiungere. 4. Per aggiungere alla lista di distribuzione un contatto personale o una persona esterna all'organizzazione, digitarne rispettivamente il nome o l'indirizzo di posta elettronica nella casella di testo Aggiungi a lista di distribuzione, quindi scegliere Aggiungi. Ripetere il passaggio per ogni persona da aggiungere. 32
Suggerimento Per eliminare la lista di distribuzione dalla rubrica nella finestra della nuova lista di distribuzione, fare clic su Elimina nella barra degli strumenti. Per inviare un messaggio a tutti i membri della lista di distribuzione, fare clic su Invia posta alla lista. Allegare un file a un contatto È possibile allegare file al contatto, ad esempio documenti di Microsoft Word o altre informazioni importanti, in modo da memorizzare in un'unica posizione tutte le informazioni relative al contatto. 1. Aprire il contatto a cui allegare un file. 2. Fare clic su Aggiungi allegato nella barra degli strumenti. 3. Digitare il percorso del file in Scegli file da allegare nella finestra di dialogo Allegati oppure fare clic su Sfoglia per cercarlo. 4. Scegliere Allega. Il file verrà visualizzato in Allegati del file corrente. Ripetere i passaggi 1-3 per tutti gli altri file da allegare. 5. Per tornare al contatto, scegliere Chiudi. I file selezionati verranno visualizzati nella parte inferiore della scheda Generale, accanto ad Allegati. Nota Per visualizzare eventuali allegati aggiunti è possibile che sia necessario aggiornare la finestra del browser premendo F5. Ordinare i contatti Sono disponibili numerosi modi di disporre i contatti per poter visualizzare contemporaneamente determinate caratteristiche di tutti i contatti. In Contatti, fare clic sull'elenco Contatti nella barra degli strumenti principale, quindi selezionare una delle seguenti visualizzazioni: Schede indirizzi La visualizzazione predefinita in cui vengono visualizzate le informazioni di base contenute nella scheda Generale di ogni contatto. Schede indirizzi dettagliate Tutte le informazioni disponibili per un contatto che possono includere ulteriori dati, quali titolo professionale, nome della società, numero di telefono di casa e così via. Elenco telefonico I nomi di tutti i contatti con tutti i rispettivi numeri di telefono. Per società I nomi di tutti i contatti e le informazioni sulle rispettive società. Per località Tutti i contatti in base all'indirizzo. Per contrassegno di completamento Tutti i contatti con cui è necessario mantenere una corrispondenza per tenere traccia di questioni urgenti e importanti. Per cercare un contatto Selezionare la colonna in cui cercare, quindi iniziare a digitare la parola desiderata. Verrà automaticamente evidenziato il contatto che corrisponde meglio al testo digitato. Se non viene trovata una corrispondenza esatta, verrà evidenziato il contatto che contiene la corrispondenza più vicina. Importante È possibile utilizzare la ricerca progressiva solo nelle visualizzazioni di elementi, ad esempio Elenco telefonico o Schede indirizzi. Non è possibile cercare un determinato contatto in una visualizzazione di gruppi, ad esempio Per società, Per località o Per contrassegno di completamento. 33
Le cartelle Informazioni sulla barra cartelle La barra cartelle di Outlook Web Access visualizza la posizione corrente nella gerarchia delle cartelle e consente di scegliere la modalità di visualizzazione degli elementi delle cartelle. La barra cartelle si trova sopra la barra degli strumenti principale. A seconda della cartella visualizzata, è possibile ordinare e visualizzare i messaggi in base a caratteristiche specifiche facendo clic sulla freccia accanto al nome della cartella. È possibile, ad esempio, visualizzare solo i messaggi non letti di una cartella o visualizzare tutti i messaggi per mittente o per oggetto. I contatti e le attività possono essere inoltre visualizzati in base a caratteristiche specifiche degli elementi stessi, ad esempio si possono visualizzare tutte le attività completate. Per ulteriori informazioni sulle visualizzazioni dei contatti e delle attività, vedere Ordinare i contatti e Ordinare le attività. Scorrimento alle pagine Una cartella contiene spesso più elementi che possono essere visualizzati in un'unica finestra. Per scorrere il contenuto di una cartella, fare clic su Pagina precedente e Pagina successiva. È inoltre possibile fare clic su Prima pagina e Ultima pagina per passare all'inizio o alla fine del contenuto della cartella. Per spostarsi a una determinata pagina, digitare un numero di pagina nella casella Elementi, quindi premere INVIO. Informazioni sulle cartelle di Exchange Per visualizzare le cartelle della cassetta postale di Microsoft Exchange, fare clic su Cartelle nel riquadro di spostamento. Le cartelle della cassetta postale di Exchange comprendono Calendario, Contatti, Posta eliminata, Bozze, Posta in arrivo, Posta indesiderata, Diario, Note, Posta in uscita, Posta inviata e Attività. Suggerimento Anche eventuali cartelle di ricerca create con Microsoft Office Outlook 2003 verranno visualizzate nell'elenco delle cartelle. Una cartella di ricerca è una cartella virtuale che contiene le visualizzazioni di tutti gli elementi di posta elettronica che soddisfano i criteri di ricerca specificati. Gli elementi rimangono memorizzati in una o più cartelle di Exchange. Ogni elemento dell'elenco delle cartella collega alla rispettiva cartella o a una funzione specifica di Microsoft Office Outlook Web Access. La scelta di Calendario consente, ad esempio, di visualizzare gli appuntamenti e le riunioni, mentre la scelta di Posta inviata consente di visualizzare tutti i messaggi inviati. 34
Utilizzo delle cartelle di Exchange La cassetta postale di Exchange contiene cartelle con funzioni specifiche per la gestione dei messaggi di posta elettronica. Queste cartelle comprendono: Posta eliminata, Bozze, Posta in arrivo, Posta indesiderata, Posta in uscita e Posta inviata. È possibile creare altre cartelle per organizzare i messaggi in categorie diverse, ad esempio "Posta urgente" o "Posta personale," oppure è possibile organizzare i messaggi in base a un determinato progetto. Outlook Web Access consente di eliminare, spostare o copiare cartelle esistenti in base alle proprie esigenze. Per visualizzare il contenuto di una cartella, fare clic sulla cartella. Tutti gli elementi della cartella verranno elencati nell'area di visualizzazione principale di Outlook Web Access. Cartelle di posta elettronica predefinite Outlook Web Access mette a disposizione le seguenti cartelle predefinite per la posta elettronica. Cartella Posta eliminata Bozze Posta arrivo Posta indesiderata Posta uscita Posta inviata in in Descrizione Memorizza i messaggi eliminati. Se si elimina un messaggio da questa cartella, lo si rimuove definitivamente dalla cassetta postale. Memorizza i messaggi salvati. È possibile salvare i messaggi che si desidera terminare di scrivere o inviare in un secondo tempo. Memorizza i nuovi messaggi di posta elettronica ricevuti, che sono visualizzati in grassetto. Memorizza i nuovi messaggi di posta elettronica ricevuti e identificati come posta indesiderata. Controllare regolarmente questa cartella per essere certi di non perdere messaggi che si desidera ricevere. Memorizza i messaggi di posta elettronica finché non vengono inviati. Memorizza una copia di ogni messaggio inviato. 35
Cartelle personali Oltre alle cartelle di posta elettronica predefinite, sono disponibili le seguenti cartelle di Outlook per uso personale. È possibile visualizzare, modificare e creare attività. Gli elementi di Note e Diario possono invece essere solo visualizzati. Cartella Diario Note Attività Descrizione Contiene gli elementi del Diario di Outlook. Contiene le note di Outlook. Contiene le attività di Outlook. Creare ed eliminare le cartelle Per impostazione predefinita, i messaggi ricevuti vengono memorizzati in Posta in arrivo. È possibile tuttavia organizzare i messaggi in un sistema gerarchico di cartelle che potrà essere modificato di volta in volta a seconda delle esigenze. È possibile, ad esempio, creare una cartella chiamata "Mio gruppo" che contenga a sua volta una sottocartella per ogni appartenente al gruppo. Se qualcuno non fa più parte del gruppo, sarà possibile eliminarne la cartella oppure spostarla in un altro gruppo se la persona entra a far parte di un gruppo diverso. Le cartelle create possono risiedere allo stesso livello delle cartelle predefinite, Posta in arrivo, Posta inviata e così via, oppure è possibile creare una gerarchia di cartelle personali creando sottocartelle in ogni cartella di posta elettronica esistente. Le sottocartelle possono essere create in una cartella predefinita, ad esempio Posta in arrivo, o in una cartella creata dall'utente. Per rinominare una cartella Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella nel riquadro di spostamento, quindi scegliere Rinomina. Per eliminare una cartella 1. Per visualizzare le cartelle della cassetta postale di Exchange, fare clic su Cartelle nel riquadro di spostamento. 2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella da eliminare, quindi scegliere Elimina. 3. Quando viene chiesto se si desidera eliminare la cartella corrente, scegliere OK. Nota Quando si elimina una cartella, questa viene spostata nella cartella Posta eliminata e non viene rimossa in modo definitivo finché non la si elimina da questa cartella. 36
Per creare una cartella 1. Per visualizzare le cartelle della cassetta postale di Exchange e le cartelle pubbliche, fare clic su Cartelle nel riquadro di spostamento. 2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella nel riquadro di spostamento, quindi scegliere Nuova cartella. Suggerimenti Sebbene non sia necessario, è consigliabile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che conterrà la nuova cartella. Se si desidera creare una nuova sottocartella per una cartella superiore, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella superiore. Per creare una nuova cartella in una posizione qualsiasi di Outlook Web Access, selezionare Cartella dal menu Nuova nella barra degli strumenti. 3. Digitare il nome della nuova cartella nella casella Nome della finestra di dialogo Crea nuova cartella. 4. Selezionare nell'elenco Contenuto cartella il tipo di elementi che verranno contenuti nella nuova cartella. La selezione determina il modulo, Contatto, Calendario, messaggio di posta elettronica e così via, utilizzato da Outlook Web Access per visualizzare la cartella. 5. Selezionare la posizione di residenza della nuova cartella nell'elenco delle cartelle. Se, ad esempio, la nuova cartella è una sottocartella di Posta in arrivo, scegliere Posta in arrivo. Se la nuova cartella è al livello superiore della gerarchia delle cartelle, scegliere il primo elenco, ossia il proprio nome utente. Spostare e copiare le cartelle Outlook Web Access consente di spostare e copiare le cartelle tra altre cartelle. Questa caratteristica consente di creare e organizzare gerarchie di cartelle personali. Nota Non è possibile spostare o copiare elementi tra le cartelle pubbliche e le cartelle della cassetta postale di Exchange. Una cartella pubblica non può, ad esempio, essere spostata o copiata in Posta in arrivo o in Calendario. 1. Per visualizzare le cartelle della cassetta postale di Exchange e le cartelle pubbliche, fare clic su Cartelle nel riquadro di spostamento. 2. Nel riquadro di spostamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella da spostare o copiare, quindi scegliere Sposta/Copia. 3. Fare clic sulla cartella di destinazione nella finestra di dialogo Sposta/Copia elemento, quindi scegliere Sposta o Copia. Suggerimento È possibile spostare o copiare le cartelle anche mediante trascinamento. Per spostare una cartella, trascinarla semplicemente nella cartella di destinazione nel riquadro di spostamento. Per copiare una cartella, premere CTRL e trascinarla nella cartella di destinazione del riquadro di spostamento. Per spostare o copiare una cartella in una nuova cartella 1. Nel riquadro di spostamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella da spostare o copiare, quindi scegliere Sposta/Copia. 2. Scegliere Nuovo nella finestra di dialogo Sposta/Copia elemento. 3. Digitare il nome della nuova cartella di destinazione nella casella Nome della finestra di dialogo Crea nuova cartella. 4. Selezionare l'elemento desiderato della nuova cartella nell'elenco Contenuto cartella, quindi scegliere OK. 5. Selezionare la nuova cartella nella finestra di dialogo Sposta/Copia elemento, quindi scegliere Sposta o Copia. 37
Informazioni sulla ricerca In Microsoft Office Outlook Web Access è possibile cercare messaggi, appuntamenti e altri elementi nella cassetta postale. Oltre che nelle cartelle della cassetta postale di Microsoft Exchange, la ricerca può essere effettuata anche nelle cartelle pubbliche della propria organizzazione. Le ricerche possono essere basate su una o più caratteristiche dei messaggi, compresi il mittente o il destinatario del messaggio, oppure su un testo specifico digitato nell'oggetto o nel corpo del messaggio. Si può scegliere di effettuare la ricerca solo nella cartella corrente oppure anche in eventuali sottocartelle. Importante In Outlook Web Access non è possibile eseguire ricerche all'interno del corpo dei messaggi crittografati o dotati di firma nascosta. Se vengono immessi più criteri di ricerca, vengono automaticamente cercati gli elementi che soddisfano tutti i criteri specificati. Se si immette pertanto il nome "Fausto Zaffaroni" nella casella di testo Da e si digita "riunione di aggiornamento" nella casella di testo Parole da cercare nell'oggetto, verranno cercati nella cartella corrente tutti i messaggi inviati da Fausto Zaffaroni E contenenti "riunione di aggiornamento" nell'oggetto. Nota Se si immette un nome nella casella di testo A, il nome digitato viene automaticamente cercato anche nella riga Cc dei messaggi. Se si seleziona la casella di controllo Cerca anche nel corpo del messaggio, il testo da cercare può trovarsi nell'oggetto O nel corpo di un messaggio. Effettuare la ricerca nelle cartelle di Exchange Per effettuare la ricerca in una cartella, è necessario aprire la finestra di ricerca nella cartella in questione o in una cartella superiore. Se, ad esempio, si fa clic su Ricerca da Posta in arrivo sarà possibile effettuare la ricerca in Posta in arrivo e in tutte le eventuali sottocartelle create all'interno di Posta in arrivo. Nella finestra di ricerca verrà visualizzato il messaggio "Cerca nella cartella: [nome della cartella]" a indicare le cartelle in cui verrà effettuata la ricerca. Per effettuare la ricerca nelle cartelle di Exchange 1. Selezionare la cartella in cui effettuare la ricerca o la cartella superiore, quindi fare clic su Ricerca nella barra degli strumenti. 2. Per effettuare la ricerca nelle sottocartelle della cartella corrente, selezionare la casella di controllo Ricerca nelle sottocartelle nella finestra Ricerca. Nota Questa opzione è disponibile solo quando si effettua la ricerca nelle cartelle della cassetta postale di Exchange. 3. Per cercare il testo contenuto nell'oggetto di un messaggio, digitare il testo da cercare in Parole da cercare nell'oggetto. Suggerimento È possibile cercare un gruppo di parole tra virgolette, parole singole o una combinazione di entrambi. Digitare il testo "riunione di aggiornamento", con le virgolette, per trovare le parole esattamente nell'ordine digitato. Se si digita il testo senza virgolette, nell'elemento dovranno essere presenti tutte le parole, ma non necessariamente nell'ordine digitato. Separare frasi e parole con uno spazio. 38
4. Per cercare il testo nel corpo del messaggio, selezionare la casella di controllo Cerca anche nel corpo del messaggio. Questa opzione comporta la ricerca di ogni parola di ogni messaggio presente nella cartella, pertanto il processo di ricerca richiederà più tempo. Nota Durante la ricerca di testo, gli articoli e le altre parole non significative, ad esempio "con", "di" e "tra", vengono automaticamente ignorati. 5. Per cercare gli elementi inviati da un determinato mittente, digitarne il nome nella casella Da. 6. Per cercare gli elementi inviati a un determinato destinatario, digitare nella casella Inviato a il nome di una persona presente nelle righe A o Cc del messaggio. Separare più nomi con un punto e virgola (;), uno spazio o una virgola (,). Suggerimento Racchiudere sempre fra virgolette i nomi completi, ad esempio "Fausto Zaffaroni", altrimenti i nomi e i cognomi potrebbero corrispondere singolarmente ad altre persone della propria organizzazione. 7. Scegliere Trova per iniziare la ricerca. Non è possibile arrestare o interrompere la ricerca prima della fine. Suggerimento Se la ricerca restituisce più elementi, fare clic sull'intestazione di una colonna per ordinare i risultati in base alla categoria della colonna. Fare doppio clic su un elemento per visualizzarlo. 39