ISTITUTO D ISTRUZIONE SECONDARIA POLO DI CUTRO KRIS006004 PIANO DI MIGLIORAMENTO POLO DI CUTRO TITOLO DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO: AL VIA LA QUALITA RESPONSABILE: DS Prof.ssa M.P. FERRANTE GRUPPO DI MIGLIORAMENTO: Prof. STAINE Prof.ssa DE LUCA Prof.ssa GERACE Prof.ssa PISCITELLI Prof.ssa LE PERA Prof.ssa FERRARO Prof. MIANO Dott. MANNARINO Cutro, lì 31 gennaio 2013
PRIMA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO Caratteristiche del contesto, vincoli e opportunità interne ed esterne L istituzione di riferimento del seguente PDM è l IIS Polo di Cutro che accorpa tre Istituti: IPSAA, ITC, IPSSAR, ognuno dei quali è ubicato in località diverse: ITC E IPSAA sono ubicati nel Comune di CUTRO, IPSSAR è sito a LE CASTELLA frazione di ISOLA CAPO RIZZUTO. Il Polo conta un numero considerevole di studenti provenienti dalla Provincia di Crotone ed in parte dalla Provincia di Catanzaro, sono all incirca 900, tra studenti dei corsi antimeridiani e serali. Dal punto di vista organizzativo, gli uffici Amministrativi e la sede della Dirigenza sono collocati a Cutro presso l ITC. Per ogni Plesso il personale è il seguente: IPSAA IPSSAR ITC - 13 docenti antimeridiani - 10 docenti al serale - 6 personale ATA - 54 docenti antimeridiani - 22 docenti serale - 17 personale ATA - 12 docenti antimeridiani - 23 docenti serale - 12 personale ATA La partecipazione del Polo al percorso di Miglioramento delle performance delle Istituzioni Scolastiche e, dunque, al percorso FORMEZ, si è resa necessaria per rivedere il proprio assetto organizzativo e per standardizzare prassi e processi sia amministrativi che didattici. Si è voluto sottolineare la volontà di diffondere una cultura di TQM, che attraverso strumenti come l autovalutazione, l analisi dei risultati, vuole rilevare tutti i bisogni presenti nell Istituzione Scolastica ed attuare miglioramenti che possano renderla efficiente. L utilizzo del modello CAF è stato una guida cha ha consentito al Polo di valutare tutti i bisogni che sono emersi dall autovalutazione. La stesura del RAV ha messo in evidenza i punti di forza e di debolezza dell Istituzione Scolastica, generando una riflessione non solo del GAV e della Dirigenza, ma di tutto il personale che ha potuto sia esprimere i propri bisogni, ma anche valutare i bisogni dei principali portatori di interesse ed intervenire attraverso il PDM per creare opportunità di miglioramento e crescita. Il Rav è stato realizzato seguendo criteri e sottocriteri del modello CAF, i punteggi attribuiti sono stati riportati nella matrice impatto (importanza) ed hanno messo in luce le criticità rilevate, su tale schema sono state rilevate le aree di miglioramento. 2
E emerso che le aree con maggiori criticità sono quelle: - della comunicazione - dell organizzazione - della raccolta dei risultati su queste criticità è stato elaborato il PDM. Area di miglioramento 1- Comunicazione Fattore Critico di Successo: circolazione delle informazioni Criterio di riferimento Scarso coinvolgimento del personale nella definizione di mission e vision 1 Scarsa definizioni dei bisogni dei principali portatori di interesse 2 Scarso coinvolgimento del personale a confrontarsi con l istituzione ed a ricoprire posti di responsabilità Scarsa creazione di prodotti /servizi orientati al cittadino /cliente 5 Scarsa innovazione dei processi indirizzati al personale ed al cliente/cittadino 5 Mancanza di risultati da divulgare circa la customer satisfaction dei portatori di 6 interesse Scarsa propensione a tabulare i risultati interni 9 3 Area di miglioramento 2 - Organizzazione Fattore Critico di Successo: elaborazione di prassi e processi utili alla gestione dell Istituzione Scolastica Criterio di riferimento Organizzazione poco orientata alla condivisione dei compiti e delle relative informazioni 1 Scarso coinvolgimento del personale nelle iniziative di progettazione e realizzazione attività 1 Scarso coinvolgimento del personale nelle attività di miglioramento 1 Mancanza di coinvolgimento e di criteri di gratificazione del personale 3 Sviluppare ed utilizzare le capacità professionali del personale allineandole agli obiettivi dell Istituzione. 3 Formazione del personale e relativa tabulazione dei risultati raggiunti 3 Identificare le attività di raccolta dati e di sviluppo dei processi coinvolgendo tutti i portatori di interesse 5 Mancanza di tabulazione dei dati raccolti sia per il personaale che per le famiglie e gli studentiper 7 Formazione del personale e relativa tabulazione dei risultati raggiunti 8 Gli output individuati dall Istituzione, per mancanza di tabulazione non producono degli outcome comprensibili da utilizzare in qualsiasi froma di miglioramento 9 Mancanza di tabulazione dei dati relativi ai rapporti con gli stakeholders esterni 9 3
Area di miglioramento 3 - criticità relativa al sistema di monitoraggio ed elaborazione statistica dei dati relativa al rapporti con i clienti (alunni/genitori Fattore Critico di Successo: soddisfazione del cliente Mancanza di politiche di innovazione e di miglioramento secondo il modello della Criterio di riferimento TQM Scarsa progettazione di piani di rilevazione statistica verso tutti i comparti e verso tutti i portatori di interesse 7 2 standardizzazione della customer satisfaction della formazione del personale, del rapporto con le famiglie, dell eleaborazione dei dati circa i progetti realizzati ed utilizzo degli stessi a fini di miglioramento. 9 LINEE GUIDA: AL VIA LA QUALITA Le tabelle soprariportate indicano le aree ed i criteri di riferimento per le quali è stato progettato il PDM. Il titolo del progetto è già di per sé indicativo, AL VIA LA QUALITA per il Polo vuol dire iniziare a ragionare secondo i concetti della TQM; creare una cultura della qualità che possa coinvolgere tutti i settori dell Istituzione e soprattutto migliorare l assetto organizzativo e tutto quello che ne deriva. Il processo di autodiagnosi, l individuazione delle aree di miglioramento su cui agire e le iniziative da implementare, ci conducono ad individuare l obiettivo dell Istituzione Scolastica che è quello di migliorare la comunicazione con tutti i portatori di interesse, creare un assetto organizzativo più efficente e soprattutto monitorare e classificare le iniziative presenti nel Polo traducendoli in dati visibili e comprensibili a tutte le componenti che costituiscono la struttura portante dell Istituzione Scolastica. Il PDM, dunque, prevede interventi per ciò che riguarda la comunicazione e di conseguenza la soddisfazione del cliente, del personale e degli stakeholders esterni. Una corretta comunicazione prevede che tutte le risorse umane presenti siano in grado di comprendere e fare proprie tutte le informazioni che partono dalla Dirigenza (mission e vision), che a tutti gli stakeholders siano chiari quali sono gli obiettivi e le possibilità di interaggire con l Istituzione. Per ciò che riguarda l organizzazione è necessario che il Polo si doti di una serie di processi che possano velocizzare ed ottimizzare il lavoro di segreteria, dei docenti e che possano essere linee guida per ogni anno scolastico senza scadere nella non conoscenza e soprattutto evitare l approssimazione, sinonimo di inefficenza. Come già evidenziato nel RAV il Polo ha però un limite, purtroppo, invalicabile che è relativo al personale precario che compone lo staff di segreteria e buona parte del corpo docente. Ciò impone all Istituzione una mancanza di continuità e di coordinamento di tutte le attività, crea una serie di colli bi bottiglia (soprattutto in segreteria) che rallentano lo svolgimento dei processi e dunque la qualità del lavoro svolto. Tutto ciò si ripercuote anche sulla capacità di monitorare le attività ed allo stesso tempo di codificare tutti gli indicatori che vengono raccolti in un a.s.. In questo caso la scelta della scuola di dotarsi di registri elettronici e di sistemi di comunicazioni digitale dovrebbe ottemperare alle mancanze sinora presenti. Il processo CAF, dunque, ha consentito alla scuola di fare un autodiagnosi approfondita valutando tutti gli aspetti dell Istituzione, ma soprattutto individuare quei punti di debolezza che non consentono all Istituzione di fare un passo avanti. 4
Poiché, a dispetto delle criticità emerse, l offerta formativa del Polo è valida tanto da costituire un eccellenza sul territorio ed essere punto di riferimento delle Istituzioni pubbliche e delle imprese private. Ad essere coinvolti nel PDM, in primo piano sarà la DS che dovrà approvare tutti gli interventi programmati, le FS e il gruppo di miglioramento. Il loro ruolo sarà quello di portare a compimento gli obiettivi del PDM e soprattutto svolgere attività di monitoraggio delle attività svolte. Tale monitoraggio sarà supportato da indagini di customer satisfaction, attraverso le quali sarà possibile misure la soddisfazione del cliente, della risorsa umana, degli stakeholders esterni circa i servizi offerti, ma sarà anche un ritorno (outcome) sotto forma di informazoni che possono servire a migliorare i servizi o le modalità con cui sono offerti. Gli interventi previsti dal PDM sono sinergici tra di loro poiché filo conduttore di un Istituzione scolastica è quella di comunicare mission e vision che si deve tradurre nello svolgimento coordinato e organizzato di tutte le attività e che si calibrerà sulla soddisfazione del cliente. L intervento di migliormanto è stato approvato anche in sede collegiale. ELENCO DEI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO (secondo l ordine di priorità) 1) La comunicazione interna ed esterna 2) Organizzazione attività amministrative e didattiche 3) Monitoraggio ed elaborazione statistica dei dati 5
SECONDA SEZIONE ELENCO DEI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO Titolo del progetto: LA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA Responsabile del progetto: PROF. S. STAINE Data prevista di attuazione definitiva: 12 MESI Livello di priorità: ALTA Altre risorse umane impegnate : Carmela De Cola (ATA) Prof.Zurlo Prof.ssa Pavone (quest ultimi FS) Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE Il RAV ha messo in evidenza diverse aree problematiche, una di queste è la comunicazione. La comunicazione abbraccia diversi settori dell Istituzione scolastica e la ricaduta è sulle informazioni che ricevono i vari portatori di interesse. In primo piano vi sono gli studenti e le famiglie che sono i maggiori destinatari della mission e della vision dell Istituzione scolastica, poi tutti gli stakholders esterni che collaborano attivamente con l Istituzione, non da meno il personale docente e ATA. Il PDM di questa area critica, prevede una migliore ed efficiente gestione delle informazioni; partendo dalla ristrutturazione del sito nel quale saranno previste delle aree di navigazione riservata per personale, famiglie e stakeholders esterni, dalla circolazione di informazioni in entrata e in uscita. In più sarà elaborato un piano di comunicazione pubblica che prevede l utilizzo di una serie di attività che pubblicizzeranno l Istituzione scolastica sul territorio e saranno motivo di conoscenza da parte degli stakeholders esterni. L utilizzo di nuovi strumenti tecnologici consentirà alle famiglie di essere online con la scuola, dunque, una partecipazione attiva che consentirà lo sviluppo di sinergie utili a migliorare l offerta formativa. I Fase di DO - DIFFUSIONE E REALIZZAZIONE La fase di attuazione avrà una tempistica coordinatore/responsabile il Prof Staine. più o meno lunga a secondo degli interventi, per la quale sarà Il piano di miglioramento prevede il coinvolgimento di tutti i portatori di interesse, poiché gli interventi si svilupperanno su diverse aree introducendo innovazioni tecnologiche e coinvolgendo i portatori di interesse per valutarne la soddisfazione. La fase di attuazione prevede le seguenti attività: Attività n.1: programmazione e pianificazione del piano di comunicazione In questa prima attività i componenti del PDM, in collaborazione con le FS hanno avviato una fase di analisi dei bisogni di comunicazione espressi nel RAV che hanno più o meno coinvolto tutti i criteri analizzati.il piano di comunicazione ha previsto diversi interventi,metodologie, risorse utilizzabili e la tempistica necessaria a rendere operativo ciascun intervento programmato. Attività n.2: ristrutturazione del Sito. Il primo intervento è quello della ristrutturazione del sito, la progettazione e l attuazione sono state curate dal Prof. Staine. Il nuovo sito darà la possibilità a tutti i portatori di interesse di accedere alle diverse aree con modalità facili e veloci. È stata prevista una homepage dalla quale si accede alle aree riservate al personale docente e non, alle famiglie e studenti. Innanzitutto sarà visibile a tutti il POF che indica la mission e la vision della scuola, dal sito sarà possibile 6
estrapolare informazioni circa lo stato dell arte dei vari progetti; sarà previsto un blog in cui gli studenti potranno interaggire con i docenti e tra di loro. Il sito sarà operativo dal mese di febbraio. Attività n.3: Servizi digitali per le famiglie ed il personale Il Polo da questo anno scolastico si è dotato di registri elettronici. L innovazione tecnologica, apportata nella scuola, consentirà innanzitutto di migliorare i processi di lavoro dei docenti e della segreteria, ma soprattutto consentirà alle famiglie di interaggire in tempo reale con la scuola. Dalla piattaforma del sito saranno visibili le assenze (anche con invio di sms), i voti, le note, le comunicazioni alle famiglie. Questo consentirà una maggiore vicinanza della scuola a tutte quelle famiglie che non hanno la possibilità di essere presenti con costanza e in maniera fisica nella scuola, ma che in questo modo potranno comunque monitorare il percorso didattico del proprio figlio. Responsabili del procedimento saranno il Prof Staine per la parte informatica, la Sig.ra De Cola come addettta area studenti, la FS Prof.ssa Pavone area studenti. Tale procedimento avrà una tempistica lunga, poiché è stato avviato a metà del primo trimestre e si prevede andrà a rilascio tra maggio e giugno. Attività n.4: Comunicazione pubblica Questa area è rivolta oltre che ai portatori di interesse interni alla scuola, agli stakeholders esterni. Responsabile sarà il Prof.Zurlo che si occuperà di rendere pubbliche tutte le attività della scuola. A partire dalla pubblicizzazione degli eventi a tutte le attività che fanno del Polo punto di riferimento del territorio. Si occuperà di: - rapporti con la stampa, - informative attraverso l uso di direct-mail, - mail-list, - brouchure e manifesti, - organizzazione di eventi e relativa pubblicità, - attività di lobbing. In questo caso i tempi sono spalmati per tutto l anno scolastico, o meglio sono in prosecuzione da un anno scolastico all altro, poiché alcune attività possono avere svolgimento biennale o triennale. Fase di CHECK MONITORAGGIO E RISULTATI Nella fase di check si predisporranno dei questionari di customer satisfaction, per verificare se le iniziative avviate riscontrano il favore di tutti i porttaori di interesse e se vi sono delle inefficienze da migliorare. Il monotoraggio sarà curato dal DS, FS, Gruppo di miglioramento ed avrà cadenza quadrimestrale. I risultati saranno tabulati e poi valutati in maniera da creare opportunità di miglioramento. Gli indicatori usati sono quelli indicati nelle tabelle di pag.3. Fase di ACT RIESAME E MIGLIORAMENTO Per monitorrae lo stato dell arte di ciascuna delle attività implementate saranno previsti incontri Trimestralii tra il gruppo di miglioramento, la Ds e le FS. All interno di questi incontri si valuteranno i risultati raggiunti, eventuali correzioni da fare nei processi adottati e si riprogrammeranno le attività in virtù delle correzioni effettuate. 7
ELENCO DEI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO Titolo del progetto: ORGANIZZAZIONE ATTIVITA AMMINISTRATIVE E DIDATTICHE Responsabile del progetto: Dott.Mannarino per ATA DS Ferrante e Prof.ssa Moscato per Docenti Data prevista di attuazione definitiva: 12 MESI Livello di priorità: ALTA Altre risorse umane impegnate: DS - ATA - DOCENTI Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE L aspetto organizzativo è un altra area per la quale sono state individuate delle inefficienze e per la quale è stato necessario prevedere un piano di miglioramento. Il problema che aggrava le inefficenze organizzative del Polo è dato dalla mancanza di personale di ruolo. Sia il personale Ata amministrativo, che il personale docente è per quasi l 80% precario. Vuol dire che ad inizio anno scolastico, la segreteria è mancante di personale amministrativo, poiché gli incaricati hanno scadenza prma dell inizio del nuovo a.s. Al momento in cui si scrive, nella segreteria del Polo, vi è personale incaricato sino ad aventi diritto. Ciò significa che se vengono rielaborate le graduatorie, il personale presente potrebbe essere sostituito da altro personale. Chiaramente ciò comporta notevoli ritardi nelle eleborazioni delle funzioni di segreteria, nonché limita l elasticità dei processi produttivi, sono poche le figure che hanno capacità di svolgere il lavoro in forma trasversale. Ogni figura opera secondo un ordine di servizio e gestisce le prorpie mansioni in maniera settoriale. Nel presente PDM l obiettivo è quello di avviare processi di formazione del personale che possano ripetersi ciclicamente, curati dal DSGA e dal personale di ruolo, per standardizzare tutte le operazioni e far si che i nuovi arrivati non debbano rallentare il lavoro. Anche per il personale docente si vuole avviare un miglioramento per quanto riguarda le mansioni da svolgere (per quasi l 80% è precario), da questo anno scolastico il ricorso alla tecnologia dovrebbe migliorare le prestazioni di ciascuno e soprattutto dovrebbe velocizzare le operazioni di programmazione, il lavoro dei cdc, gli scrutini. Fase di DO - DIFFUSIONE E REALIZZAZIONE Una descrizione dei modi e tempi di attuazione e diffusione dell approccio. Dunque, l intervento di miglioramento nell organizzazione si articolerà nel seguente modo: Attività n.1: Formazione del personale Responsabile di tale procedimento sarà il DSGA. Ad inizio a.s. all arrivo del personale di segreteria si provvederà alla formazione dei nuovi arrivati. All arrivo, il personale dovrà compilare un questionario in cui riportare le esperienze professionali e la capacità di usare le nuove tecnologie. Dall analisi del questionario il DSGA assegnerà gli incarichi e si provvederà ad attuare una formazione intensiva ad personam, curata dallo stesso DSGA e dai dalle due figure di ruolo. La formazione sarà accompagnata da una guida on line e/o cartacea in cui saranno spiegate le vare mansioni, lo svolgimento, eventuali password per svolgere il lavoro in piattaforma. Lo stato dell arte sarà tenuto sotto controllo con riunioni plenarie mensili. Attività n.2 predisposizione di modulistica Nonostante la maggior parte del lavoro di segreteria sia ormai on line (piattaforma ministero) sono ancora in uso moduli cartacei per richietsa permessi o altro. Sarà cura del DSGA e della Prof.De Luca fare operazione di benchmarking ed elaborare una modulistica in grado di velocizzare il lavoro. Tale modulistica da prima prevista in forma cartacea sarà informatizzata, al fine di avere qualunque informazione in tempo reale. La tempistica di svolgimento sarà di 12 mesi, poiché le condizioni del personale e del lavoro stesso prevedono una rielaborazione dei processi mirata. Per quanto riguarda l area docenti, invece, le attività saranno curate dal DS insieme alla FS docenti Prof.ssa Moscato. Obiettivo di tale miglioramento sarà quello di far si che tutte le operazioni burocratiche insite al lavoro del docente siano standardizzate e ed elaborate, in linea con le circolari ministeriali. 8
Attività n.1: Valutazione Il lavoro del docente è legato in maniera prioritaria alla didattica e soprattutto alla valutazione. Pertanto nell ambito della valutazione saranno standardizzati dei processi, che aiuteranno anche i docenti al loro primo incarico nella scuola. Attività 1.1: Valutazione trimestrale Le tabelle di valutazione con i livelli dovranno essere riportate in forma cartacea e informatizzata e dovranno essere comuni a tutti e tre gli Istituti. Sarà cura della FS e della Prof.De Luca inviare via e-mail a tutti i docenti il format ed essere a disposizione per chiarimenti Attività 1.2: Certificazione Anche in questo caso, per le procedure di certificazione verrà preparata una molustica ad hoc che consentirà al docente di miglioarare il proprio lavoro e di fornire in tempi brevi le informazioni al proprio dipartimento e di conseguenza agli organi deputati. Attività 1.3: Procedure C.d.C Il C.d.C è l organo in carica che delibera l andamendo didattico di una classe. Lo svolgimento del consiglio, dovute le eccezioni, deve avere uno svolgimento da prassi per tutti e tre gli Istituti. Si deve prevedere una calendarizzazione che deve essere mantenuta come svolgimento delle attività, ma anche come monitoraggio delle attività svolte. Con la nuova disposizione di registri digitali il lavoro dal punto di vista burocratico si snellisce ed è più facile anche riuscire a monitorare le attività ed a fornire dati sull andamento didattico, sulla frequenza degli alunni ecc. Attività 1.4: Dipartimenti I dipartimenti hanno il compito di elaborare una programmazione di tipo collegiale che detti le linee guide delle discipline coinvolte. Sarebbe opportuno che il responsabile del dipartimento rediga, in collaborazione con la FS e la Ds, una procedura comune, in linea con le informative del Ministero e la riforma Scolastica, che faciliti il lavoro dei docenti e soprattutto crei sinergia con le diverse discipline. Sarà, dunque, elaborato un format da inviare ad inizio anno scolastico ai docenti sul quale verrà predisposta la programmazione. Attività 1.5: Monitoraggio Le attività poste in essere saranno monitorate trimestralmente allo scadere di ogni trimestre. I dati trasmessi tramite registri elettronici, consentiranno di elaborare il rendimento degli alunni, la dispersione scolastica, la frequenza. In più saranno testate le aspettive ed i bisogni dei docenti tramite questionari. Attività n.2: Operazione di benchmarking Sarà curata dalla Prof.ssa De Luca. Ella avrà il compito insieme alle FS di elaboarre, confrontandosi con pari Istituzioni, format, modulistica che possa facilitare sia il lovoro del Persoanle ATA che il lavoro dei personale docente. Avrà cura di definire i criteri standard su cui lavoare in fase di valutazione e monitoraggio. Fase di CHECK MONITORAGGIO E RISULTATI Gli indicatori di progetto sono stati definiti alla pagina 2 negli schemi predisposti. In linea con tali indicatori sarà cura dell Istituzione monitorare stabilmente le attività proposte e verificare se sono stati raggiunti gli obiettivi del PDM. Il monitoraggio avrà la sua applicazione con la predisposizione di questionari per valutare costumer satisfaction. I questionari saranno sottopost i al personale due volte nell a.s., si misurerà il gradimento dei processi adottati, la capacità di adattamento alle nuove tecnologie ed i risultati raggiunti. Le figure addette al lavoro di monitoraggio sono già sttae indicate sopra. 9
Fase di ACT RIESAME E MIGLIORAMENTO Una volta raccolte l dati deriventi da monitoraggio questi saranno motivo di discusiione del gruppo di miglioramento, delle FS e della Dirigenza. Le figure qui indicate si potranno riunire trimestralmente e verifcare quanto sopra. Il loro compito sarà quello di verificare se i processi messi in atto hanno porttao benefici, se ci sono stati degli intoppi, se la temipistica indicata ha subito ritardi ecc. Poiché attraverso tali analisi sarà possibile rivedere parte del PDM, cambiare eventualmente l approccio e revisinare i processi migliorandone l esecuzione e di conseguenza la ricaduta. 10
ELENCO DEI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO Titolo del progetto: MONITORAGGIO ED ELABORAZIONE STATISTICA DEI DATI Responsabile del progetto: PROF. Gerace e le FS Data prevista di attuazione definitiva: 12 mesi Livello di priorità: ALTA Altre risorse umane impegnate Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE L area di miglioramento individuata in sede di autovalutazione è il monitoraggio e l elaborazione statistica dei dati in relazione alle famiglie e alla customer satisfaction, alle attività progettuali e quant altro. È un attività in essere della scuola a cui però non si è mai data la giusta divulgazione, poiché genericamente la scuola riceve informazioni circa la soddisfazione dei serivizi offerti o attraverso i colloqui scuola-famiglia oppure colloqui singoli. Di tali informazioni si è sempre tenuto conto nlla formulazione dell offerta formativa ma, allo stesso tempo non si hanno tabulazioni codificate ed a disposizioni nell immdiato dei diversi uteneti. Obiettivo dell Istituzione scolastica è quello di monitorare i bisogni dei portatori di interesse raccogliendo dati che dovranno essere trattati in maniera sistematica tanto da costituire una banca dati definita da cui raccogliere informazioni circa l aofferta formativa da proporre. Inoltre, anche per ciò che riguarda le diverse attività di progettazione sarà cura dell Istituzione tabulare i dati di gradimento attraverso grafici e quant altro al fine di verificare la ricaduta degli interventi in termini qualitativi e quantitativi. Gli effetti saranno quelli di avere a disposizione in tempo reale dati relativi a qualunque settore della scuola e di poterne disporre concretamente per la realizzazione ed il miglioramento dei servizi offerti. Fase di DO - DIFFUSIONE E REALIZZAZIONE La responsabilità dell attuazione del progetto di miglioramento è affidata, sulla scorta delle competenze e delle funzioni assegnate, alla Prof.ssa Gerace che sarà coadiuvata dalle FS in essere. Il Progetto ha come destinatari tutti i portatotori di interesse intesi come famiglie, studenti, stakeholders esterni, personale ata e docente. L articolazione dell azione di miglioramento sarà così predisposta: Attività n.1: progettazione degli strumenti per la misurazione della customer satisfaction I responsabili, con l ausilio del modello CAF, e sulla scorta degli insegnamenti appresi dalla partecipazione al progetto FORMEZ, elaboreranno un questionario testato a secondo il target di riferimento, ogni questionario per le diverse problematiche sarà elaborato e somministrato nei termini proposti, anche nelle altre attività di miglioramento. Per velocizzare i tempi sarà somministrato via e-mail e la raccolta dei dati sarà fatta sempre via e- mail. Per le famiglie che non dovessero disporre di ausili informatici i vari questionari saranno somministrati sotto forma cartcaea. Attività n.2: raccolta e tabulazione dei dati La raccolta e la tabulazione dei dati consentirà di costruire una matrice di importanza valore che indicherà i punti di forza e le debolezze delle iniziativa messe in essere. I dati poi saranno postati sul sito e saranno a disposizione di docenti e famiglie in modo da consentirà una verifica periodica della ricaduta delle attività svolte. Attività n.3: tempistica All inizio di ogni anno scolastico, in base anche ai progetti in essere e da farsi verranno stabilite delle date intermedie in cui fare attività di monitoraggio. Già nelle attività precedenti sono state predisposte attività di monitoraggio trimestrale e/o quadrimestrale, quindi sarà opportuno avere un calendario delle attività e predisporre il monitoraggio di conseguenza. Per ciò che riguarda la valutazione didattica ciò avverrà trimestralmente, per i progeeti può avvenire mensilmente 11
oppure annaulmenrte a secondo dello sviluppo delleo stesso. In ogni caso la temepestica si svolge su 12 mesi da calenderizzare in base alle attività presenti ed al loro sviluppo temporale.. Fase di CHECK MONITORAGGIO E RISULTATI Gli indicatori di progetto sono stati definiti alla pagina 3 negli schemi predisposti. In linea con tali indicatori sarà cura dell Istituzione monitorare stabilmente le attività proposte e verificare se sono stati raggiunti gli obiettivi del PDM. Il monitoraggio avrà la sua applicazione con l individuazione delle aree da monitare e le modalità con cui somministrare i questionari. Il gruppo di lavoro avrà predsipsoto ad inizio anno un ventagllio di proposte che saranno poi tarate ed adeguate all attività in essere. Fase di ACT RIESAME E MIGLIORAMENTO Saranno previsti incontri periodici, almeno ogni due mesi, tra il gruppo di miglioramento, dirigenza, funzioni strumentali, per stabilire se gli obiettivi sono stati raggiunti, se la tempestica data ad inizio anno è stata rispettata, se vi sono stati dei ritardi, perché e qual è stata la natura di tali ritardi. Saranno predisposte eventuali azioni correttive sia nei contenuti che nella tempistica. 12
TERZA SEZIONE MANAGEMENT DEI PROGETTI Titolo progetto: COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA Situazione corrente al (indicare mese e anno) (Verde) (Giallo) (Rosso) In linea In ritardo In grave ritardo Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata [da compilare in fase di monitoraggio] Attività AZIONE: miglioramento processi comunicazione tempistica Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività G F M A M G L A S O N D Piano di comunicazione Prof.Staine Gennaio x x Benchmarking Prof.ssa De Luc x x Linea di comunicazione (Grafica) Prof Staine Direct mail Prof. Zurlo x x Mail List Prof. Zurlo x X x X Rapporti Stampa Prof. Zurlo X x X x Campagne di Comunicazione Prof. Zurlo x x X X x stakeholders Brouchure e Manifesti Prof. Zurlo X x x X X Attività di Lobbing Prof. Zurlo x x X X X Organizzazione di Eventi Prof. Zurlo X x x X X Mail List Prof. Zurlo x x X X X Progettazione, realizzazione di Prof.ssa x X report e Rapporti Pavone x X X Progettazione e realizzazione di Blog Prof.Staine x x x x X Situazione Sito Prof.Staine x x Servizi Digitali per Docenti Prof.Stainex X (Re) De cola Servizi Digitali per le famiglie (RE+SMS) Prof.Staine- De Colaof.ssa Pavone x x x x x *Milestones di progetto (obiettivi intermedi) sono indicate nel prospetto sopra con un simbolo 13
Budget complessivo Progetto Costo unitario Quantità Totale Comunicazione (giornate, pezzi ecc) - Personale addetto al sito 17.50 per H 126 H 2.205,00 - Servizi di Consulenza Grafica 1 1.000,00 Per il Sito - Acquisto di beni e servizi per il sito 1) Dominio 1 100,00 2) Servizi tipografici 1 1.000,00 3) Organizzazione eventi 3 2.000,00 Spese Varie o non previste 1.000,00 Spese di gestione 500,00 Totale preventivato 7.805,00 14
TERZA SEZIONE MANAGEMENT DEI PROGETTI Titolo progetto: ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITA Situazione corrente al (indicare mese e anno) (Verde) (Giallo) (Rosso) In linea In ritardo In grave ritardo Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata [da compilare in fase di monitoraggio] Attività Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività G F M A M G L A S O N D Dipartimenti Prof. Moscato x x x x x x x x x X Monitoraggio Prof.Moscato x x x x X Valutazione Prof.Gerace X x x x x Certificazione Prof. Gerace x x x x Modulistica Prof De luca x x x x X Moscatox Formazione X x x x DSGA Procedure Gest CdC Modulistica Prof De Luca ProfDe Luca x x x x X x Team Building DSGA x x x x x X x *milestones di progetto (obiettivi intermedi) sono indicate nel prospetto sopra con un simbolo x x x X Situazione Budget complessivo Progetto Costo unitario Quantità Totale Comunicazione (giornate, pezzi ecc) - Personale addetto al miglioramento 17.50 per H 120 H 2.100,00 - Formazione 60 H 1.050,00 Spese Varie o non previste 800,00 Spese di gestione 500,00 Totale preventivato 4.450,00 15
TERZA SEZIONE MANAGEMENT DEI PROGETTI Titolo progetto: Monitoraggio ed Elaborazione statistica dei dati Situazione corrente al (indicare mese e anno) (Verde) (Giallo) (Rosso) In linea In ritardo In grave ritardo Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata Attività Elaborazione modulistica questionari Responsabile Data prevista di conclusione GDM-FS Maggio X X X X X Raccolta ed elaborazioni dati GDM-FS SETTEMBR Tabulazione e divulgazione GDM-FS ESETTEMBR dati E Tempificazione attività G F M A M G L A S O N D X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Situazione *Milestones di progetto (obiettivi intermedi) sono indicate nel prospetto sopra con un simbolo Budget complessivo Progetto Costo unitario Quantità Totale Comunicazione (giornate, pezzi ecc) - Personale addetto al sito 17.50 per H 110 H.1.925,00 Spese Varie o non previste 500,00 Spese di gestione 500,00 Totale preventivato 2.925,00 16
QUARTA SEZIONE Indicare le modalità adottate per il presidio del Piano e la gestione delle fasi di attuazione Le attività descritte nel piano di miglioramento vengono presidiate dal GDM in collaborazione con lo Staff della Dirigenza. Si prevedono riunioni mensili in cui si possa fare il punto della situazione, evidenziare i risultati raggiunti, il rispetto della tempistica e soparrttutto se sono sopraggiunte delle variabili che inficiano lo svolgimento delle attività preposte. In quest ultimo caso si adotteranno delle modalità di revisione del piano che siano sempre in linea con gli obiettivo del piano stesso. Allo sttao attuale come viene evidenziato dallo schema del Management dei progetti, si è avvita la revisione del sito e l avvio dei registri on line. Pertanto si prevede che verranno rispettati i tempi indicati, poiche il GDM è orientato ad un lavoro costante e soparrutto mirato a raggiungere gli obiettivi, in primo luoghi la customer satisfaction dei propri portatori di interesse. Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano QUINTA SEZIONE Progetto Responsabile Piano di Miglioramento Data prevista di conclusione Tempificazione attività G F M A M G L A S O N D Piano di comunicazione Prof.Staine Gennaio x x Benchmarking Prof.ssa De Luc x x Linea di comunicazione Prof Staine (Grafica) Direct mail Prof. Zurlo x x Mail List Prof. Zurlo x X x X Rapporti Stampa Prof. Zurlo X x X x Campagne di Comunicazione Prof. Zurlo x x X X x stakeholders Brouchure e Manifesti Prof. Zurlo X x x X X Attività di Lobbing Prof. Zurlo x x X X X Organizzazione di Eventi Prof. Zurlo X x x X X Mail List Prof. Zurlo x x X X X Progettazione, realizzazione di Prof.ssa X x x X X report Progettazione e Rapporti e realizzazione Pavone Prof.Staine x x x x X di Sito Blog Prof.Staine x x Servizi Digitali per Docenti Prof.Staine- x X (Re) Servizi Digitali per le famiglie De Prof.Staine- cola x x x x x (RE+SMS) ORGANIZZAZIONE Dipartimenti De Colaof.ssa Prof. Moscato Pavone x x x x x x x x x x X Monitoraggio Prof.Moscato x x x x X Valutazione Prof.Gerace X x x x x Certificazione Prof. Gerace x x x x x Modulistica Prof De luca x x x x X Formazione Moscato- X x x x x Procedure Gest CdC DSGA Prof De Luca x x x x X Modulistica ProfDe Luca x x x x X x Team Building DSGA x x x x x X MONIT. E ELAB. DATI Elaborazione modulistica GDM-FS X X X X X X X questionari Raccolta ed elaborazioni dati GDM-FS X X X X X X X X Tabulazione e divulgazione dati GDM-FS X X X X X X X X X X X X Situazione *milestones di progetto (obiettivi intermedi) sono indicate nel prospetto sopra con un simbolo 17
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