Presentazione IPSOA Editore, leader nel settore dell'informazione specializzata, è parte del gruppo editoriale internazionale WoltersKluwer, presente in Europa, Nord America ed Estremo Oriente con un fatturato annuo di 3.7 miliardi di Euro e circa 19.000 dipendenti. L'attività di Ipsoa, società capogruppo a livello Italia, è finalizzata a fornire a professionisti e uomini d'azienda gli strumenti e i servizi adeguati per un costante aggiornamento sull'evoluzione della normativa giuridica, fiscale e amministrativa. Il know-how editoriale e l'elevato livello dell'apporto scientifico garantiscono per ogni prodotto Ipsoa la certezza della qualità e il giusto grado di innovazione. L'informazione viene diffusa utilizzando tecnologie che favoriscono flessibilità operativa e tempestività nell'aggiornamento - programmi software integrati, Cd-Rom per offrire documentazione e tools, servizi di informazione e documentazione diffusi sul web - senza trascurare i canali editoriali più diffusi: dai libri ai periodici alle opere a schede mobili. La formazione professionale, declinata in corsi seminari e convegni, ed integrata dagli strumenti operativi adeguati, rimane uno dei punti qualificanti dell'intervento Ipsoa diretto alle aziende e ai professionisti. Artel Software House, OA Sistemi, OSRA e Pragma Software sono le altre realtà italiane che insieme a Ipsoa Editore lavorano per offrire prodotti e servizi globali e integrati per il professionista. La One stop solution costituisce infatti uno dei punti centrali della mission di Ipsoa. L'attenzione alle esigenze del cliente è l altro elemento strategico della filosofia Ipsoa Editore, che ha articolato la sua struttura organizzativa in sintonia con un'ottica one to one, finalizzata alla piena customer satisfaction. Un ruolo di fondamentale importanza, da questo punto di vista, è ricoperto da una rete capillare di agenti e concessionari : una rete orientata all'utenza che provvede al monitoraggio delle esigenze informative del cliente, garantendo assistenza tecnica sul software nonché all installazione e alla manutenzione dei Cd-Rom, offrendo consulenza sull'acquisto e sull'uso dei prodotti, promuovendo l'informazione sui prodotti e i servizi anche attraverso incontri e seminari.
Sommario Sommario 4 Introduzione 5 L architettura 6 La Scelta del modello di elaborazione 6 La Flessibilità 7 La Sicurezza 8 L Interattività 8 L integrazione con Office 10 Mailer 10 L archiviazione documentale integrata 12 Funzioni gestionali 14 Le caratteristiche generali 14 Anagrafiche 14 Contabilità 17 Sostituti d imposta e Enasarco 21 Cespiti Ammortizzabili 22 Ratei e Risconti 23 Gestione F24 23 Contabilità Analitica 24 Documenti 24 Magazzino 29 Distinta Base 35 Programmazione degli acquisti e della produzione 37 Integrazione con i software IPSOA 39 Collegamento con Sistema Professionista 39 Conclusioni 42 Le informazioni contenute nel presente documento rappresentano l opinione corrente dell azienda produttrice sugli argomenti discussi alla data della pubblicazione. Poiché l azienda produttrice deve rispondere di condizioni di mercato variabili, queste informazioni non devono essere interpretate come impegno da parte dell azienda produttrice, e la stessa non può garantire l attendibilità delle informazioni presentate dopo la data di pubblicazione. Questo documento è esclusivamente per scopi informativi. L AZIENDA PRODUTTRICE ESCLUDE OGNI GARANZIA ESPRESSA O IMPLICITA IN QUESTO DOCUMENTO. Il rispetto di tutte le leggi in vigore in materia di copyright è responsabilità esclusiva dell'utente. Fermi restando tutti i diritti coperti da copyright, nessuna parte di questo documento potrà in ogni caso essere riprodotta o inserita in un sistema di riproduzione o trasmessa in qualsiasi forma e con qualunque mezzo (in formato elettronico, meccanico, su fotocopia, come registrazione o altro) per qualsiasi scopo, senza il permesso scritto dell azienda produttrice. Se non specificato diversamente, ogni riferimento a società, nomi, nomi di dominio, indirizzi di posta elettronica, persone, località ed eventi, menzionato nel presente documento è puramente casuale e ha il solo scopo di illustrare l'uso del prodotto. Microsoft ODBC Driver, Microsoft OLE DB Provider, Excel, Word, Access, Outlook, SQL Server 2000, SQL Server Analysis Services sono marchi o marchi registrati di Microsoft Corporation negli Stati Uniti e/o altri paesi. I nomi di società e prodotti citati nel presente documento possono essere marchi registrati de rispettivi proprietari. LE FUNZIONALITÀ DESCRITTE NELLA PRESENTE GUIDA SI RIFERISCONO AL PRODOTTO NELLA SUA INTEREZZA; IN RELAZIONE ALLA CONFIGURAZIONE SCELTA DAL CLIENTE ALCUNE DI QUESTE FUNZIONALITÀ POTREBBERO NON ESSERE DISPONIBILI. Guida alla valutazione di Sistema Impresa. 4 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
Introduzione Questa Guida alla Valutazione ha lo scopo di presentare Sistema Impresa, il software gestionale per Microsoft Windows. Sistema Impresa è in grado di soddisfare le molteplici esigenze aziendali e si adatta a realtà commerciali, manifatturiere e di servizi. L applicazione è stata concepita per fornire una soluzione informatica complessiva all impresa, unisce la completezza delle funzioni gestionali con le più moderne tecnologie di sistema proposte da Microsoft. Fin dall inizio Sistema Impresa è stato progettato a 32 bit per sfruttare la potenzialità e la sicurezza offerta dai sistemi operativi Microsoft Windows. Il programma consente alle aziende di configurare e adattare alle proprie esigenze le molteplici funzioni gestionali, semplificando i processi aziendali e migliorando la comunicazione e la collaborazione. Con Sistema Impresa si introduce nell azienda una nuova filosofia gestionale, basata sulla capacità di controllare e pianificare in tempo reale le molteplici attività aziendali e non più, come succedeva in passato, sulle funzioni dettate da esigenze fiscali obbligatorie. Alcuni esempi di funzioni real time che offre il programma: la verifica dello stato di avanzamento della produzione; la situazione del fido cliente; il recupero dell archivio documenti acquisito con lo scanner in pochi secondi; la conoscenza della situazione vendite generale, per agente, per cliente; la programmazione in automatico, in base ai fabbisogni, degli acquisti dei materiali ai fornitori, evitando inutili scorte di magazzino; il collegamento con Sistema Professionista. Da Sistema Impresa è possibile trasferire a Sistema Professionista, attraverso una procedura guidata, le fatture di acquisto/vendita, le scritture contabili degli incassi/pagamento, i giroconti e le scadenze dei clienti/fornitori. Questa integrazione con Sistema Professionista rende Sistema Impresa utile, semplice, efficiente e vantaggioso per il notevole risparmio di tempo nella gestione degli adempimenti fiscali del commercialista. Integrato Sistema Impresa è un software modulare, ovvero composto da vari moduli tra loro completamente integrati. I vantaggi offerti da tale integrazione sono molteplici: l utente acquisisce, infatti, un unico modello di lavoro indipendentemente dal modulo utilizzato, aumentando notevolmente la semplicità e la velocità di elaborazione, salvaguardando l integrità e la coerenza dei dati. Completo La completezza delle funzioni gestionali fanno di Sistema Impresa un software maturo e ideale per aziende esigenti, che ricercano nelle procedure funzioni innovative, in grado di approfondire e ricavare il più ampio numero di informazioni strategiche per la propria attività. Semplice La scelta di utilizzare la stessa interfaccia grafica di Microsoft Windows rende Sistema Impresa un software semplice ed intuitivo. L utente abituato a servirsi delle applicazioni di Office Automation trova in Sistema Impresa una totale corrispondenza nelle logiche operative. Accedere ai dati gestionali con Sistema Impresa risulta quindi semplice ed immediato: da qualsiasi punto del programma si possono inserire nuovi record, ricercare altre informazioni, stampare dati, ecc.. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 5
L architettura Sistema Impresa è stato progettato per funzionare su reti di personal computer con sistema operativo Microsoft Windows. La struttura tipica utilizzata da Sistema Impresa si compone di un Server Centrale, configurato con il sistema operativo Microsoft Windows Server e da una rete di personal computer client, configurati con sistema operativo Microsoft Windows Per realizzare Sistema Impresa sono stati utilizzati i migliori strumenti di sviluppo forniti da Microsoft. Tutta la procedura è stata creata secondo il modello di programmazione ad oggetti, che consente una grande flessibilità per le implementazioni e per gli eventuali adattamenti, molto frequenti nelle applicazioni gestionali. La base dati è gestita dal database relazionale, che garantisce la sicurezza, l affidabilità dei dati e l integrazione con le altre applicazioni aziendali. I vantaggi ottenuti utilizzando le tecnologie Microsoft sono molteplici, ad e- sempio: la completa integrazione con il sistema operativo, il dialogo diretto con le applicazioni di Microsoft Office, la possibilità di collegare il database di Sistema Impresa ad altre applicazioni Windows. La Scelta del modello di elaborazione Per determinare quale modello di elaborazione utilizzare all interno dell azienda è necessario definire in primo luogo il numero di stazioni di lavoro, le dimensioni della base di dati, la struttura hardware esistente, la sicurezza e la scalabilità richiesta dal sistema, la presenza o meno di collegamenti telematici con sedi remote ecc.. Spesso analizzare tutto questo non è semplice né immediato. Tuttavia identificare l architettura del sistema più adatta alle proprie esigenze risulta strategico per il successo del progetto di informatizzazione. Rete di PC Nelle configurazioni di reti da 1 a 30 stazioni di lavoro la struttura più semplice, che offre un ottimo rapporto prezzo/prestazioni, si compone di una rete di personal computer con sistema operativo Microsoft Windows Server Family e stazioni client con sistemi operativi Microsoft Windows. In questo caso l elaborazione delle procedure è delegata alla stazione di lavoro client, mentre il server contiene e condivide l archivio dei dati. I vantaggi di questa configurazione sono: semplicità di gestione, costi di impianto contenuti in rapporto alle prestazioni, alto livello di interattività e flessibilità sul fronte delle applicazioni. Esempio di architettura di una Rete di PC. 6 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
Thin/Client-Server In alcune configurazioni di rete aziendali con hardware obsoleti o con diversi tipi di hardware desktop è conveniente utilizzare la tecnologia Microsoft Windows Terminal Services; in questo caso l'esecuzione di tutte le applicazioni, l'elaborazione e l'archiviazione dei dati avviene sul server. Le applicazioni e i desktop degli utenti sono visualizzati tramite software "thin client" che funge da emulatore di terminale. Per questo motivo, l applicazione può essere eseguita su diverse periferiche hardware client, da un PC ad un terminale, o anche su periferiche non Windows quali una workstation Macintosh o UNIX. È da tenere presente, tuttavia, che per le piattaforme non Windows è necessario software aggiuntivo di altri produttori. La tecnologia Microsoft Windows Terminal Services è vantaggiosa per molti aspetti, per esempio, per il recupero del parco hardware esistente, riduzione dei costi di gestione e manutenzione del software, telelavoro e, non ultimo, per il collegamento di sedi distaccate, attraverso la distribuzione centralizzata dell applicazione, ricorrendo all utilizzo di connessioni di qualità e con elevate prestazioni. Con questa tecnologia è possibile configurare una rete, con una sede principale in cui è installato il server ed i client per la normale operatività, e sedi distaccate, che, disponendo di una connessione di buona qualità, hanno i client direttamente collegati al server principale; in questo modo è disponibile un interscambio diretto e in tempo reale di tutte le informazioni aziendali del gestionale fra la sede principale e le sedi secondarie. La Flessibilità Punti fondamentali e indici di qualità di un applicazione gestionale sono la sua flessibilità e adattabilità alle diverse esigenze aziendali. Con Sistema Impresa si possono implementare, in tempi rapidi, importanti e rilevanti trasformazioni a tutte le procedure, senza intervenire nella parte strutturale del software. Per esempio, la modifica delle tavole con l aggiunta di nuovi campi, disegnare maschere per implementare funzionalità nuove, La disponibilità di Report Designer, un applicativo di facile utilizzo, intuitivo e potente permette di cambiare il layout di stampa dei vari moduli e creare nuove stampe personalizzate sulla base di quelle fornite come template. Questo aspetto assume un significato importante per le aziende che, con il tempo, intendono raggiungere una propria autonomia di gestione, adattando autonomamente il software alle proprie esigenze. La flessibilità di Sistema Impresa dà la possibilità di installare gli aggiornamenti, mantenendo le modifiche apportate al software. Videata del Report Designer, l applicativo per la definizione dei report di stampa. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 7
La Sicurezza Il software gestionale rappresenta la colonna portante del sistema informativo aziendale: in esso sono infatti contenute le informazioni più strategiche e riservate e per questo si rendono necessari dei livelli di sicurezza per l accesso ai dati. Un sistema di login con password permette di definire quali utenti possono accedere al sistema, quali dati possono vedere, se sono abilitati alla lettura, alla modifica, all inserimento ecc.. Tutto ciò è facilmente gestito dall amministratore del sistema che può abilitare o inibire funzioni a livello di utente o gruppo di utenti, configurando anche quali operazioni possono eseguire nella gestione dei documenti. Dialogo iniziale per entrare nel sistema fornendo le proprie credenziali. L Interattività Per ottenere il meglio da un software gestionale è necessario considerare la semplicità d uso e l intuitività nella ricerca delle informazioni. L utente, ad un programma, richiede immediatezza e velocità nel reperimento delle informazioni e completezza nelle risposte alle sue esigenze. In questa situazione l interattività di Sistema Impresa ricopre un ruolo importante per il consenso degli utilizzatori finali. Sono state utilizzate le migliori tecniche di interfaccia per rendere più agevole e piacevole l uso del programma: in poco tempo infatti l utente prende familiarità con l ambiente grafico sfruttando al meglio le funzionalità offerte da Sistema Impresa. Nei casi di maggiore difficoltà l operatore può inoltre ricorrere facilmente ad un dettagliato Manuale, in cui trovare le informazioni riguardanti la funzione in esame. Per le operazioni di data entry, dove è necessaria una certa velocità, l interfaccia consente all utilizzatore di operare agevolmente da tastiera anche senza ricorrere all uso del mouse. 8 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
Videata principale di Sistema Impresa. La struttura a cartelle favorisce la ricerca delle informazioni. Sistema Impresa ha funzioni avanzate, costituite da un oggetto chiamato browser (maschera che visualizza i dati in un elenco), che facilitano le operazioni di ricerca, modifica e inserimento dei dati. Questo sistema di navigazione è proposto in tutti i punti del programma con le medesime caratteristiche di utilizzazione e si presenta sotto forma di lista di informazioni, nella quale i record sono disposti uno di seguito all altro. Ad esempio è possibile ricercare un particolare record attraverso la ricerca incrementale: l operatore digita l informazione in suo possesso in una delle colonne abilitate; il sistema, a mano a mano che i caratteri sono inseriti, recupera il record che più si avvicina a quanto digitato. La ricerca risulta quindi immediata ed intuitiva. Sono inoltre disponibili dei particolari strumenti di navigazione che aiutano l utente a reperire le informazioni presenti su più campi o con chiavi di ricerca libere, come ad esempio: tutti gli articoli che contengono la parola Scheda. Le operazioni, che l utente può eseguire, sono sintetizzate nella barra degli strumenti sempre visibile, la quale abilita e disabilita i comandi in funzione della procedura attiva. È garantita quindi un operatività omogenea in qualsiasi punto del programma. La barra degli strumenti accessibile da qualsiasi punto del programma. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 9
L integrazione con Office Esempio di estrapolazione dati in Excel per l analisi statistica sul fatturato. Microsoft ha introdotto con Office un nuovo concetto del lavoro d ufficio: oggi programmi quali Word ed Excel rappresentano per l azienda strumenti di lavoro indispensabili. Sistema Impresa sfrutta al meglio l integrazione con i principali strumenti di Office: qualsiasi stampa o browser di ricerca può essere esportato con un semplice clic su Word o su Excel. Ad esempio: la stampa di un bilancio può essere passata in formato Excel per una successiva rielaborazione. Da Excel, tramite ODBC (Microsoft Open Database Connectivity) o OLE DB (Microsoft Object Linking and Embedding Database), è inoltre fattibile un collegamento in tempo reale con i dati di Sistema Impresa per successive applicazioni, come ad e- sempio interrogazione dati per le analisi statistiche. Da Word invece si possono creare documenti associati ai dati di Sistema Impresa per una mailing list attraverso la funzione di stampa unione. Si può ottenere, ad esempio, una lettera personalizzata a tutti i clienti con la possibilità di filtrare e raggruppare liberamente i dati. Per gli utenti più esperti, sempre tramite ODBC, è possibile con Access utilizzare gli archivi di Sistema Impresa per lo sviluppo di applicazioni personalizzate. Mailer Il Mailer è una funzionalità applicativa di Sistema Impresa che consente di generare qualsiasi stampa disponibile nel gestionale nel formato standard PDF (Portable Document Format) e di inviarla tramite mail utilizzando i più comuni software di gestione della posta elettronica. Più in particolare L indirizzo di posta elettronica a cui inviare le stampe può essere deciso di 10 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
volta in volta oppure, in caso di stampe che devono essere inviate a più clienti/fornitori (elaborazioni di massa per fatturazione, solleciti, estratti conto ecc ), è possibile decidere a priori: quali indirizzi di posta elettronica utilizzare per ognuno dei clienti/fornitori; se inviare gli e-mail per conoscenza agli agenti del cliente; se generare anche la stampa cartacea; se eseguire un controllo sugli indirizzi non trovati. In tutte le maschere è possibile eseguire le stampe con l opzione di generazione della stampa nel formato di file PDF ed invio per e-mail. Elaborazioni di stampe da inviare a più clienti/fornitori con operazioni automatiche che semplificano l operatività dell utente; per esempio: Stampe delle Circolari; Stampe delle Partite contabili, estratti conto; Stampa solleciti; Stampe dei Documenti, per esempio le fatture da inviare ai clienti. Esempio di generazione di una Fattura con invio e-mail in Outlook. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 11
L archiviazione documentale integrata Con Sistema Impresa è possibile associare l immagine elettronica di un documento cartaceo, acquisito a mezzo scanner o fax, direttamente alle registrazioni contabili e gestionali. I vantaggi offerti dal sistema di archiviazione documentale sono molteplici: l archivio cartaceo diventa digitale, permettendo un notevole risparmio di tempo nella ricerca di un documento (in pochi secondi è possibile recuperare documenti tra svariate migliaia di immagini inserite); aumenta la semplicità e la velocità di distribuzione dei documenti ad altri utenti, nonchè il fattore di sicurezza e congruenza delle informazioni presenti in archivio. Con un archivio digitale le informazioni sono gestite in modo veloce, sicuro e organizzato. La peculiarità introdotta nel software di archiviazione documentale, presente in Sistema Impresa, ancora una volta si evidenzia con la completa integrazione alle funzioni gestionali. Con questa funzionalità mediante l uso di periferiche scanner, l operatore infatti acquisisce i documenti direttamente dal gestionale. Per esempio al movimento contabile di registrazione di una fattura fornitore si possono associare i documenti relativi come la fattura cartacea del fornitore, i solleciti ricevuti, ecc.. Durante il processo di acquisizione dati il sistema provvede a creare in automatico le chiavi di ricerca necessarie al successivo ritrovamento del documento stesso. La funzione di acquisizione da scanner è abilitata nei punti più strategici del gestionale: nella registrazione dei movimenti contabili, nella creazione di documenti (ad esempio ordini cliente, ordini fornitore, ecc.), nelle anagrafiche cliente e fornitore. La procedura è abilitata automaticamente con un messaggio di richiesta del tipo Vuoi attivare l archiviazione documentale?. Confermando la richiesta si apre una finestra nella quale, con un clic del mouse, si abilita la lettura dallo scanner con relativa archiviazione automatica del documento. In pochi secondi il sistema acquisisce il documento e associa le informazioni gestionali relative, per unire in forma logica il documento ad un movimento contabile. 12 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
Selezionando un documento, per esempio l ordine cliente, in Sistema Impresa si possono vedere i documenti (elettronici) associati. L archiviazione documentale risulta molto utile per tutti gli utenti che utilizzano Sistema Impresa. La possibilità di vedere immediatamente dalla scheda anagrafica di un cliente tutti i documenti ad esso associati consente un significativo risparmio di tempo e migliora la qualità del lavoro. Dalla scheda anagrafica cliente e/o fornitore si possono visualizzare tutti i documenti associati. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 13
Funzioni gestionali Le caratteristiche generali Come detto in precedenza Sistema Impresa è un software gestionale progettato e realizzato per ambienti con sistema operativo Windows. Alcune caratteristiche generali Multi-Aziendale: gestione di più aziende con un unica installazione. Multi-Esercizio: gestione contemporanea di più esercizi differenziati in contabili e di magazzino. Esercizio a cavallo dell anno solare. Per quelle aziende che hanno l esercizio di gestione (contabile o di magazzino) che non coincide con l anno solare. Multi-Valuta. Emissione di documenti e di movimenti di contabilità con valute diverse dalla moneta di conto (euro), memorizzazione del fixing e rilevazione contabile automatica per le differenze cambio. Manuale d uso: è disponibile un manuale elettronico che guida l utente in ogni parte dell applicazione. Anteprima di stampa: l operatore ha la possibilità di visualizzare tutte le elaborazioni di stampa prima che queste siano inviate in stampa vera e propria. Generazione delle stampe in formato PDF. E possibile definire le impostazioni utili ad inviare automaticamente un e-mail con allegato il file della stampa generato in formato PDF (Portable Document Format ), visualizzabile con il PDF Viewer Acrobat Reader. Anagrafiche E quella parte dell applicazione che contiene le procedure per la gestione di: Anagrafiche Clienti/Fornitori, Piano dei Conti, Banche, Tabelle Principali, Tabelle Generali e le Impostazioni generali per la gestione degli automatismi. Più in particolare La definizione di tabelle principali consente l inserimento di causali contabili, registri IVA, codici valuta e valore dei fixing, codici ed esenzioni IVA. La definizione di tabelle semplici come gli agenti, le zone, le lingue, i settori, vettori, nazioni, spedizioni, ecc. per selezioni statistiche. I codici di pagamento con scadenze di tipo fisso o variabile, con rate percentuali sia per l IVA che per l imponibile e suddivisione parametrica delle provvigioni. Le anagrafiche Clienti/Fornitori sono identificate da un codice alfanumerico univoco di 5 caratteri e racchiudono tutti i dati necessari per: Contabilità: dati anagrafici, valuta, banca di appoggio e banca di sconto, contropartita abituale ecc.. Documenti: condizione di pagamento, sconti, provvigioni, agente, vettore, porto, spedizione, lingua, magazzino di default, ecc.. Statistiche: nazione, zona, settore, lingua, ecc.. Controllo fido: numero ed importo insoluti, stato con segnalazioni per clienti/fornitori bloccati differenziate per contabilità e documenti/magazzino. È possibile definire per ogni anagrafica: listini con prezzi, sconti o provvigioni particolari per articolo, per gruppi di articoli e per gruppi di Clienti/Fornitori, con data di inizio e fine validità e descrizione articolo personalizzata. 14 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
Sono gestite la sede amministrativa e le destinazioni diverse per la spedizione merce. Esempio di maschera per la gestione dei dati: Anagrafica dei Clienti. I saldi sono raggruppati mensilmente e aggiornati in tempo reale dalla prima nota. Per ognuna delle anagrafiche inserite sono disponibili delle annotazioni libere contenute in un campo note. Il Piano dei Conti è a 5 livelli e liberamente definibile con ricerca per codice, descrizione e tipo conto. Ad ogni conto è associato un codice breve per velocizzare l inserimento della prima nota e le ricerche. L anagrafica Banche: prevede il collegamento con la tabella dei codici ABI- CAB (fornita con il programma) e per ognuna delle banche inserite l operatore può definire i dati per la creazione delle distinte su file per supporto magnetico. Gestione delle circolari: personalizzazione di lettere da spedire a clienti o fornitori; è possibile applicare diversi criteri di selezione e decidere di inviare per mail nel formato PDF. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 15
La gestione del fido prevede che per ogni cliente sia evidenziato il totale non incassato, lo scaduto, i DDT non fatturati, gli ordini non evasi, il totale del fido, il residuo, ecc.. Situazione del fatturato mensile del cliente/fornitore. Attraverso un interfaccia utente con selezione delle impostazioni, è possibile una comparazione di più anni e visualizzazione grafica del risultato. Visualizzazione del Grafico Fatturato. 16 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
Contabilità Prima Nota La Gestione Contabile Generale contiene le procedure per la gestione della prima nota, delle partite Clienti/Fornitori, la rilevazione dei Corrispettivi (sia con scorporato che con ventilazione), dello scadenzario, le stampe fiscali, i bilanci, le statistiche; la gestione dei modelli INTRA, delle Ritenute d'acconto e dei Ratei e risconti. Più in particolare Maschera per la gestione dei movimenti di contabilità generale. Inserimento della prima nota in uro ed in valuta. Inserimento/modifica dei movimenti di prima nota e aggiornamento in tempo reale dei dati contabili, dei dati IVA, dei saldi mensili dei conti, delle scadenze, delle partite, dell'archivio ritenute d'acconto, dei dati relativi alle cessioni o acquisti intracomunitari, dei movimenti di ratei e risconti e dei movimenti relativi alla gestione beni ammortizzabili. Inserimento di scritture contabili come movimenti provvisori, che si possono selezionare ed includere nelle stampe di contabilità: bilanci, schede contabili, brogliacci, ecc. Inoltre, attraverso una procedura guidata, possono essere confermati e rese definitivi Possibilità di visualizzare, durante l'inserimento di prima nota, i partitari e lo scadenzario clienti/fornitori. Inserimento dei corrispettivi con generazione automatica in prima nota della registrazione del corrispettivo e del relativo incasso. Aggiornamento in tempo reale dei saldi contabili dei clienti, fornitori e conti, sia per data registrazione che per data competenza. Modifica della prima nota direttamente dalla lettura dei partitari a video. Indicazione del periodo Plafond sul documento e sulle singole righe IVA. Rilevazione automatica delle differenze cambi nei movimenti in valuta e- stera. Rilevazione automatica di abbuono nelle scritture contabili di incasso/pagamento. Chiusure contabili completamente automatizzate senza sdoppiamento degli archivi nel cambio d'esercizio (che garantisce un'effettiva continuità delle scadenze e delle partite). Guida alla valutazione di Sistema Impresa 17
Gestione Partite Generazione e aggiornamento delle partite in modo automatico al momento dell inserimento/modifica della prima nota. Procedura automatizzata per l accorpamento e la cancellazione delle partite. Stampa partite aperte clienti/fornitori anche in valuta estera. Scadenzario Generazione dello scadenzario da prima nota e da gestione documenti, con la possibilità di modificare le rate calcolate prima della loro effettiva registrazione. Stampa dello scadenzario attivo e passivo con riepilogo della situazione finanziaria da data a data, con selezione per banca, da cliente a cliente o da fornitore a fornitore, per tipo scadenza. Contabilizzazione delle scadenze con la generazione automatica della prima nota relativa al portafoglio effetti o alla banca, agli incassi clienti ed ai pagamenti fornitori. 18 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
Scadenzario Clienti: stampa effetti, RiBa e bollettini postali con selezione per data e per banca di sconto. Scadenzario Fornitori: emissione RID e stampa Assegni con selezione per date e per banca di pagamento. Accorpamento scadenze, ossia la possibilità di effettuare un raggruppamento delle scadenze di un cliente/fornitore e creare un unico effetto con la data dell ultima scadenza raggruppata e l importo dato dalla somma di tutte le scadenze accorpate. Dopo questa operazione, la scadenza accorpante potrà essere gestita in tutte le operazioni di contabilità, per esempio per gli incassi/pagamenti e la generazione delle distinte effetti. Stampa Sintetica ed Analitica del castelletto SBF e del Portafoglio effetti riferiti a ciascuna banca gestita per un periodo liberamente selezionabile. Calcolo delle provvigioni e stampa dei cedolini agenti provvisori o definitivi, in uro o in valuta, con selezione per scadenze e per esito scadenza (contabilizzate, pagate, insolute, ecc.). Gestione bonifici a Fornitori con emissione della relativa lettera, sia per la banca che per il fornitore. Solleciti di pagamento La gestione solleciti consente di gestire una comunicazione efficace con i clienti relativamente a problematiche di recupero crediti. Si tratta di un strumento flessibile che permette di utilizzare diversi tipi di sollecito (ad esempio, per clienti esteri o personalizzati secondo l agente di riferimento), con gravità diversificata (in relazione al numero di solleciti emessi) e con testo completamente personalizzabile. Lo scadenziario è aggiornato automaticamente: infatti, per ciascuna scadenza sarà memorizzato la tipologia e il numero di solleciti inviati e la data dell ultima notifica inviata. Più in particolare Attraverso un interfaccia semplice ed intuitiva, è possibile creare testi personalizzati di lettere tipo da inviare ai clienti, in funzione delle esigenze dell azienda e delle diverse categorie di clienti. Associare o inserire (per singolo cliente, ma anche attraverso dei wizard che guidano l utente per un aggiornamento automatico) il codice o tipologia di sollecito in anagrafica del cliente al quale si intenderà inviare la lettera di sollecito. Stampare la lettera (le lettere) di sollecito (la Stampa dei solleciti) per i clienti selezionati, attraverso una procedura di elaborazione guidata, con la possibilità di applicare anche una % di interessi moratori per i giorni di ritardato pagamento. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 19
Attraverso procedure guidate invio automatizzato della lettera di sollecito via posta elettronica come file allegato di tipo PDF. Stampa del Sollecito generata nel formato PDF, visualizzata con il PDF-Viewer Acrobat Reader. Stampe contabili Stampa dei bilanci, con selezione per data registrazione e data competenza, integrabili con eventuali scritture extragestionali che consentono di simulare in qualunque momento la chiusura dell esercizio (rimanenze, accantonamenti, ratei, ecc...). Stampa di bilanci riclassificati secondo la IV direttiva CEE. La procedura offre inoltre la possibilità di riclassificare in modo diverso i conti del piano dei conti in modo da ottenere vari tipi di stampe dei bilanci. Stampa dei partitari Clienti e Fornitori con il raggruppamento delle scritture contabili per data di registrazione o per data competenza. Stampa delle schede sospesi clienti, esposizione clienti e situazione fido. Stampa del Brogliaccio contabile per la verifica delle scritture presenti. Stampa dei Registri IVA e del Giornale bollato, di prova ed effettiva, con completa recuperabilità in caso di interruzione della stampa stessa. Stampa del Registro IVA riepilogativo. Stampa della liquidazione IVA per mese o per trimestre con il riepilogo per Aliquota IVA; generazione automatica della scrittura contabile di giroconto IVA e versamento. Selezione e stampa dei movimenti IVA con filtri per periodo plafond e aliquote IVA. Stampa dell intestazione e numerazione registri. Stampa comunicazione annuale dati IVA. 20 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
Statistiche Statistiche sul fatturato mensile dei clienti o dei fornitori da archivio contabile. Comparazione del fatturato di più esercizi. Incidenza del fatturato mensile per cliente/fornitore sul totale d esercizio. Modelli INTRA Sostituti d imposta e Enasarco Gestione delle Tabelle dei codici nazioni, delle transazioni, delle modalità trasporto e del regime statistico. Possibilità di associare i codici della tabella Nomenclatura Combinata con gli articoli di magazzino. Generazione dei movimenti INTRA dalla prima nota e dalla Gestione Documenti, con possibilità di completarli con i dati non calcolati in automatico. Inserimento manuale delle rettifiche, relative a periodi precedenti, su acquisti e/o vendite. Stampa dei modelli INTRA 1, 1 bis, 1 ter, 2, 2 bis e 2 ter su moduli non prefincati (su carta bianca). Generazione file INTRA per la presentazione delle dichiarazioni su dischetto. La gestione Sostituti d imposta e Enasarco consente di rilevare contabilmente, attraverso degli automatismi che facilitano l operatività dell utente, sia le ritenute d acconto relative alle registrazioni contabili di fatture di acquisto che l Enasarco. Più in particolare La Tabella dei Tributi, per la gestione delle ritenute d'acconto, è fornita dal programma. La possibilità di generare con degli automatismi la scrittura contabile di storno della ritenuta (in fase di pagamento fattura) e versamento della stessa (in fase di stampa delle ritenute). La possibilità di effettuare il pagamento della fattura in modo dilazionato, ossia con più pagamenti e la conseguente rilevazione e versamento parziale della ritenuta d acconto. Il movimento della ritenuta d acconto e il pagamento della stessa sono generati automaticamente dall'inserimento rispettivamente delle fatture fornitori e del pagamento a fornitore. Stampa del Riepilogo ritenute da versare e Registro compensi a terzi. Stampa della dichiarazione annuale, riepilogata per fornitore, con il detta- Guida alla valutazione di Sistema Impresa 21
glio dei compensi assoggettati a ritenuta d'acconto. Stampa dell elenco versamenti Enasarco. Registrazione contabile automatica dei versamenti e dei giro conti per la rilevazione degli oneri. Cespiti Ammortizzabili La Gestione dei Beni Ammortizzabili è quella funzionalità dell applicazione che interagisce con la contabilità di Sistema Impresa. Con la Gestione dei Cespiti l operatore definisce, per ciascuna ditta e sulla base delle disposizioni ministeriali, i coefficienti di ammortamento ordinario, anticipato e ridotto relativi alle diverse Categorie di Cespiti. Più in particolare La visualizzazione e la stampa della scheda di ogni cespite con varie possibilità di ordinamento. L inserimento di dati storici di ogni cespite per le ditte che provengono da una gestione diversa. L inserimento dei dati relativi alle fatture di acquisto e di vendita direttamente dalla contabilità. Il raggruppamento dei cespiti per impianto. Il calcolo delle quote di ammortamento, ossia in dettaglio: possibilità di eseguire delle simulazioni, anche infrannuali, che possono integrare i bilanci contabili; calcolo delle quote per singoli cespiti o per intere categorie; possibilità di determinare la modalità di ammortamento più conveniente per l impresa; generazione automatica delle registrazioni contabili. In caso di vendita del cespite sono generate in automatico le registrazioni relative allo storno del fondo e alla rilevazione della plusvalenza o minusvalenza. 22 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
La stampa del registro dei beni ammortizzabili. La stampa dell elenco di controllo dei movimenti per cespite e degli ammortamenti calcolati ogni anno. Ratei e Risconti La gestione dei Ratei e dei Risconti consente la rilevazione contabile automatica di tutte le scritture contabili di assestamento, che solitamente in una attività aziendale rappresentano una fase importante e delicata del processo di formazione del bilancio di esercizio. Con questo strumento si potrà avere a disposizione, in qualsiasi momento, una fotografia dei costi e ricavi di competenza di un periodo specifico. Con l inserimento della data di competenza nei movimenti contabili, si otterrà la base dati per il calcolo automatico dell importo di competenza e la generazione automatica delle scritture contabili di rilevazione e storno di ratei, risconti, fatture da ricevere e da emettere, note di accredito da ricevere e da emettere, costi e ricavi anticipati. Questi automatismi permetteranno anche generazione di movimenti provvisori per la gestione di bilanci infrannuali. Più in particolare Generazione automatica delle seguenti scritture contabili: Ratei e risconti; Fatture/Note di accredito da ricevere e da emettere; Costi/ricavi anticipati. Generazione automatica, nell esercizio successivo a quello di chiusura, delle scritture contabili di storno. Procedura guidata per il calcolo automatico degli importi di competenza e relativa generazione dei movimenti di ratei/risconti, fatture da ricevere e da emettere, ecc. Generazione delle scritture di assestamento provvisorie che possono essere integrate nelle stampe contabili e di bilancio, e successivamente, trasformate in movimenti definitivi. Stampe di controllo. Procedura di generazione interattiva delle scritture contabili di assestamento. Gestione F24 La Gestione F24, che è integrata con la Contabilità e dalla quale riceve i dati relativi all IVA ed alla gestione delle ritenute d acconto, consente all operatore di inserire ulteriori dati nelle vari sezioni del modello stesso e, attraverso una procedura guidata, consente di stampare la delega. Tutti i modelli sono memorizzati per successive consultazioni. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 23
Contabilità Analitica Per fornire all imprenditore un sistema di controllo e di verifica dei costi e/o dei ricavi che permetta di orientare le decisioni aziendali, Sistema Impresa è completo di una gestione per la contabilità analitica che affianca la contabilità fiscale. Più in particolare Una definizione più analitica del piano dei conti (voci di spesa e di ricavo) su più livelli di raggruppamento. Una suddivisione dell azienda in centri di costo/ricavo ai quali imputare le voci di spesa e di ricavo. La possibilità di imputare costi e ricavi anche a livello di commessa. La pianificazione di un budget di entrata e/o di uscita a livello mensile. L inserimento dei movimenti con imputazione diretta dal programma di contabilità analitica o simultaneamente alla scrittura di prima nota. Una serie di stampe che permettono il confronto fra budget pianificato e dati consuntivi, con calcolo degli scostamenti in importo e in percentuale e con il raffronto di più anni. La possibilità di definire delle configurazioni di costo che permettono un analisi a direct e a full costing. La stampa del bilancio di contabilità analitica per centro di costo, per commessa o per l intera azienda con la possibilità di analizzare solo le configurazioni di costo previste e con il calcolo del margine di contribuzione di primo e di secondo livello. Documenti È una parte dell applicazione che integra la gestione dei documenti e la gestione del magazzino. La gestione dei documenti prevede l emissione e la stampa di: documenti con i quali sono movimentati gli articoli di magazzino (ordini, documenti di trasporto, per il conto lavoro, ecc.); documenti utilizzati poi ai fini contabili (fatture e note di accredito); documenti generici (offerte, preventivi, ecc.). Più in particolare Creazione e parametrizzazione di illimitati tipi di documento: Ordini, Bolle, 24 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
Fatture, ordini di lavorazione, trasferimenti tra depositi, consegne a terzisti, ecc.. Configurazione del flusso dei documenti secondo le reali necessità: ad e- sempio il ciclo attivo può essere del tipo classico Ordine Cliente, Documento di Trasporto, Fattura di Vendita oppure essere allungato per comprendere anche Offerta (che sarà poi prelevata dall Ordine Cliente) e Prebolla (che preleva l Ordine Cliente e che potrà essere prelevata dal documento D.D.T.). In questo modo è possibile creare ed adattare, in modo molto semplice ed autonomo, i documenti secondo le esigenze reali dell azienda. Inoltre sarà possibile ricavare tutti i dati statistici riguardanti la quantità di offerte che vanno a buon fine rispetto al totale delle offerte o di ordini evasi e da evadere o altro... Possibilità di inserire o generare documenti in uro e in valuta con relativo cambio aggiornabile dall utente e storicizzato per essere riproposto nelle successive operazioni. Generazione automatica dei documenti come ad esempio bolle da ordini, fatture da bolle, ecc., per un singolo cliente o fornitore, generale per tutti i clienti o tutti i fornitori o per tipo di articoli. Possibilità di prelevare singoli documenti (es. Bolle di vendita con evasione degli Ordini Clienti, Fatture di vendita con prelevamento delle bolle emesse, ecc.) con selezioni per: numero, data documento, magazzino, agente, settore, zona, valuta, articolo, gruppo articoli e data consegna. I prelevamenti possono essere totali o parziali ed è possibile modificare il residuo prelevabile per consentire, ad esempio, di chiudere ordini evasi parzialmente. Visualizzazione immediata, all interno del documento, dei documenti che hanno evaso un certo articolo evidenziando il tipo ed il numero e la data di ogni evasione, la quantità totale evasa e la quantità che rimane da evadere. Gestione degli sconti per riga o sul totale documento (sconto cassa e/o sconto merce) proposti in base a quanto definito nella parametrizzazione dei documenti o direttamente inseriti dall utente. Gli sconti proposti possono essere associati ai listini clienti/fornitori, alle anagrafiche clienti/fornitori e/o nelle anagrafiche di magazzino. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 25
Riepilogo sullo stato di evasione del documento. Gestione delle provvigioni analoga a quella degli sconti con la possibilità di calcolare la provvigione sul lordo imponibile o al netto dello sconto cassa. Controllo del fido assegnato al cliente nel momento della compilazione dell Ordine o del Documento di Trasporto (o altro documento...) con possibilità del solo controllo o di blocco forzato nel caso di superamento dei valori impostati in corrispondenza di ogni singola anagrafica cliente. Generazione automatica delle scadenze transitorie dai documenti fattura e nota di accredito con possibilità di interazione manuale di quanto proposto. Le scadenze diverranno poi definitive, a seguito della contabilizzazione dei documenti. Gestione delle spese di trasporto, imballo e spese varie/generali. Le spese di trasporto, in particolare possono essere associate e dipendere dal singolo cliente o al trasportatore della merce (vettore). Gestione di acconti e abbuoni che generano in automatico la registrazione contabile nel momento del passaggio del documento in contabilità. Generazione automatica dei movimenti sia per il magazzino di partenza che per quello di arrivo. In presenza di articoli con distinta base si possono generare i movimenti ed aggiornare il magazzino sia per il padre che per i componenti Controllo automatico della giacenza (o della disponibilità) durante la compilazione dei documenti per la gestione del magazzino, affinché possano essere evidenziate immediatamente eventuali discrepanze rispetto alle quan- 26 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
tità presenti a magazzino. Esplosione della distinta base nei documenti con possibilità di modificare quantità e valori delle righe generate per i componenti. In questo caso si può scegliere di ricalcolare il costo totale variato a seguito di modifiche apportate a quantità o prezzi dei componenti. L esplosione può agevolare l'inserimento di semplici preventivi, di bolle trasferimento materiali ai terzisti, velocizzare l'emissione di bolle/fatture per articoli kit con quantità o componenti variabili, ecc.. Facoltà di scegliere, nel caso della distinta base, cosa si vuole stampare: la riga articolo padre con o senza prezzo, le righe dei componenti con o senza prezzo. Aggiornamento in tempo reale dei saldi dell'articolo: esistenza, disponibile, carico, scarico, impegnato ed ordinato dei vari magazzini movimentati. Gestione automatica dello scorporo per i valori comprensivi dell IVA. Videata di inserimento/modifica documenti (offerte, ordini, fatture, bolle, ecc.). Ristampa o modifica dei documenti con conseguente correzione automatica dei movimenti di magazzino collegati e dei saldi degli articoli. Gestione della triangolazione per la spedizione di merci a terzi con la dicitura Merce che Vi consegniamo in nome e per conto della ditta... generata in automatico. Possibilità di definire contemporaneamente 3 diversi moduli di stampa e relative stampanti. Nel caso di stampa di più copie dello stesso documento, in presenza di più formati di stampa, è chiesto di volta in volta come si vuole stampare il documento (è il caso ad esempio dell'ordine Cliente stampato con dati diversi per l'ufficio Amministrazione o per il Magazzino). E possibile, inoltre, visualizzare in anteprima il documento emesso e/o inviarlo via e-mail come allegato nel formato file PDF. Statistiche sui documenti inseriti con vari tipi di ordinamento e varie possibilità di filtro sui dati di testa/piede (tipo, numero e data documento, cliente/fornitore, data consegna, settore, zona, agente, valuta, pagamento) e di riga (codice e descrizione articolo, gruppo/sottogruppo, classe/sottoclasse, data consegna, evasi parzialmente, completamente o non evasi). Statistiche sui documenti inseriti per il calcolo sul margine lordo per prodotto e sul fatturato per zona, agente, settore, cliente o fornitore. Stampa archivio transitorio fatture per ottenere un elenco dei documenti che dovranno essere poi passati in contabilità. Nella stampa sono riepilogati i dati contabili ed IVA relativi alle fatture e note di accredito emesse. Guida alla valutazione di Sistema Impresa 27
Procedura detta di contabilizzazione che consente il passaggio dei documenti alla prima nota contabile (utilizzabile solo se si gestisce anche la contabilità) in modo automatico e trasparente per l operatore. Possibilità di duplicare qualunque documento in un altro copiandone solo le righe o anche l intestazione. Ristampa dei documenti con molteplici criteri di selezione: per cliente/fornitore, per data e numero documento, per agente, zona, settore, ecc.. Una funzione di import/export consente di trasferire dei documenti tramite file (con dischetto o via modem) tra ditte diverse o tra sedi staccate della stessa azienda. Sono previsti vari filtri di selezione: per tipo e numero documento, per data, per cliente/fornitore, ecc.. Per i documenti fiscali come le fatture e le note di accredito durante l import è aggiornato l archivio transitorio documenti e sono generate le scadenze transitorie, ai fini della contabilizzazione automatica dei documenti. La procedura di Import/Export documenti è la soluzione per tutte le aziende che operano con sedi staccate, che hanno quindi la necessità di gestire in modo centralizzato i vari depositi, magazzini, filiali, ecc.. Il documento trasferito genererà tutti i movimenti di magazzino al fine di allineare gli archivi. Questa procedura permette inoltre di allineare gli archivi dei clienti/fornitori ed articoli. Lotti e Matricole Le aziende che hanno tra i loro obbiettivi la qualità del processo produttivo e del prodotto (molte volte le due funzioni sono intimamente legate fra loro) sono interessate a rintracciare i lotti e le matricole che hanno acquistato dai fornitori e venduto ai clienti. Sistema Impresa consente la rintracciabilità delle informazioni inserite nei diversi documenti. Più in particolare Gestione di un numero di matricola da inserire in corrispondenza della riga 28 Guida alla valutazione di Sistema Impresa
del documento. Gestione di un numero/codice di lotto da inserire in corrispondenza della riga del documento. Visualizzazione immediata (anche durante la fase di compilazione del documento) delle giacenze/disponibilità di magazzino, per ogni lotto dello stesso articolo con carichi/scarichi e ordinato/impegnato per magazzinolotto-articolo. Possibilità di parametrizzazione di ogni singolo documento per la gestione dei campi Matricola e Lotto. Stampa del documento con possibilità di riportare il numero di matricola e di lotto assegnato in corrispondenza di ogni singola riga del documento stesso. Possibilità di filtro sul numero di matricola e di lotto sulle selezioni relative alle stampe dai documenti. Stampa delle giacenze di magazzino per ogni articolo con dettaglio dei vari lotti/magazzini. Rintracciabilità delle informazioni relative ai numeri di matricola/codici lotto per ciascun articolo. Gestione delle Commesse La gestione delle commesse prevede la possibilità di definire un codice commessa sulla testa del documento e su ciascuna delle righe del documento stesso. Più in particolare Gestione di un numero di commessa da inserire in corrispondenza della testa del documento. Gestione di un numero di commessa da inserire in corrispondenza di ogni riga del documento. Possibilità di impostare automaticamente lo stesso numero di commessa per ogni riga di documento a partire dall informazione contenuta sulla testa dello stesso. Possibilità di parametrizzazione di ogni singolo documento per la gestione del campo Commessa. Stampa del documento con possibilità di riportare il numero di Commessa assegnato in corrispondenza di ogni singola riga o della testa del documento stesso. Possibilità di filtro sul numero di commessa sulle selezioni relative alle stampe dai documenti. Stampe riepilogativa di tutte le righe dei documenti appartenenti alla stessa commessa con possibilità di ottenere un dato consuntivo dei materiali e delle prestazioni impiegati per un certo lavoro. Magazzino La gestione del magazzino affronta tutti gli aspetti di un magazzino commerciale e fiscale. Causali di Magazzino Più in particolare Causali di movimentazione liberamente definibili da associare ai diversi documenti. Possibilità di inserire i parametri per il magazzino di partenza e il magazzi- Guida alla valutazione di Sistema Impresa 29