ACCETTAZIONE DEL PROGETTO DA PARTE DEL CLIENTE- FASI CONCLUSIVE DEL PROGETTO E ADEMPIMENTI FINALI Giordano Renato Gariboldi Responsabile Controllo di Gestione e Controllo Progetti Divisione E.& P. g. gariboldi@sini.it Comitato Direttivo Corsi ANIMP 1
Introduzione Project Life Cycle Close out Phase Indice 2
Il close-out out di commessa è la fase conclusiva del Project Life Cycle che prevede l Hand - over di responsabilità dal Contractor al Owner del Progetto Implica la risoluzione di tutti i Rapporti afferenti a quel Contratto in essere verso il Cliente (Contract Close out) Comporta la chiusura delle attività sia dal punto di vista fisico che economico con le altre Funzioni Societarie interne e con i Subfornitori ed eventuali Partners 3
fase 1 fase 2 fase 3 fase 4 fase 5 Analisi mercato e Valutazione Opportunità Preparazione Offerta e Negoziazione Contratto Project Start up Definizione, Sviluppo Progettazione Produzione e Istallazione Supporto & Project Close out Phase Review 4
Execution Phases fase 4A fase 4B fase 5A fase 5B Istallazione Accettazione Supporto Project Close out After Sales 5
Closing La fase di chiusura varia a seconda del contenuto del contratto e del Cliente Il quando e il come deve essere pertanto stabilito e pianificato chiaramente col Cliente in sede di Contratto 6
Closing Close out - Quando Aver completato le consegne di tutti i deliverable contrattuali, incluso i documenti cartacei e/o informatici stabiliti in sede contrattuale Aver soddisfatto tutti i claim di garanzia 7
Closing Close out - Come Presa in carico da parte del cliente dei beni oggetto del contratto Ricezione di un certificato di completamento o equivalente Incasso di tutti i crediti Estinzione delle garanzie bancarie 8
Closing Close out - Azienda Preoccuparsi che tutte le pendenze verso i fornitori ed altri partners siano definitivamente chiusi Assicurarsi che la documentazione formale sia opportunamente archiviata in accordo alle procedure interne e le regole civilistiche 9
Abbiamo concluso? Si, ma l Azienda lo sa che questo Progetto è concluso? 10
Closing Close out Phase Review Preparare una Close out Project Review con gli Stakeholder interni per presentare i risultati del progetto Comparare i risultati raggiunti con le aspettative iniziali sia in termini di overall project che di singole attività 11
Closing Lesson Learned Capitalizzare le esperienze fatte 12
Closing Lesson Learned - Azienda Evidenziare i successi ma anche i fallimenti che ci sono stati Indicare quali sono stati i punti di forza e di debolezza del progetto Puntualizzare come sono state risolte delle specifiche criticità Sottolineare le cose da non ripetere e le cose da cui è possibile trarre un vantaggio immediato su altri progetti Identificare aree di miglioramento future 13
Closing Lesson Learned - Azienda Indirizzare dei ringraziamenti personali a chi se lo è meritato Fornire dei feedback (riservati) ai responsabili gerarchici ed a HR sulle risorse impiegate nel team Suggerire di dare un qualche riconoscimento a persone chiave che si sono particolarmente distinte nell apportare valore al progetto Fornire feedback sui fornitori chiave 14
Closing Lesson Learned - Cliente Il Cliente può fornire punti di vista e suggerimenti di assoluto interesse sia per le persone che per l azienda, sia su questioni tecniche che programmatiche È una buona occasione per rafforzare le relazioni Può offrire delle opportunità per esplorare attività FUTURE 15
IL CASO IMPIANTISTICO Chiusura del Progetto (versante Cliente Finale)/Project close-out 1)Accettazione Finale/Final Acceptance Certificate/Final Taking Over Certificate 1a) Restituzione garanzia di Buona Esecuzione/Performance Bond 1b) Pagamento Ritenuta di Garanzia/Retention Money aut restituzione Garanzia equivalente 16
Chiusura del Progetto (versante Cliente Finale)/Project close-out 2) Processo di chiusura del Progetto/Project close-out process 2a) Mechanical Completion 2b) Commissioning 2c) Semi-Commercial Operation 2d) Commercial Operation 17
Chiusura del Progetto (versante Cliente Finale)/Project close-out 2) Processo di chiusura del Progetto/Project close-out process 2e) Accettazione Provvisoria/Provisional Acceptance Certificate/ Provisional Taking Over Certificate 1. Punch List (difetti minori/minor defects) 2. Operational Manuals + Maintenance Manuals 3. Training 4. Red - Marked Drawings 5. As-Built 6. Periodo di garanzia/warranty Period 7. Eliminazione difetti punch-list + eventuali difetti emersi durante il periodo di garanzia 18
Chiusura del Progetto (versante Committenza Interna) 3) Rischi ricorrenti nel processo di chiusura del progetto. 3a) Gestione delle code - sottostima 3b) Perdita di interesse delle varie Funzioni Societarie 3c) Smobilizzo anzitempo di Personale/Attrezzature 3d) Mancata Pianificazione/Programmazione attività di Project Close out 19
Chiusura del Progetto (versante Committenza Interna) 4) Project close-out - attività principali 4a) Estinzione performance bond 4b) Incasso retention money 4c) Crediti/Debiti fornitori/subcontrattisti azzerati 4d) Risoluzione Claims - Fornitori/Subcontrattisti 4e) Finalizzazione Claims Assicurativi 4f) Trasferimento totale persone/attrezzature (temporanea esportazione) 4g) Espletamento obblighi fiscali e/o legali 4h) Consuntivo finale costi/ricavi 20
Chiusura del Progetto (versante Committenza Interna) 5) Feedback-Retroazione (Knowledge Management) 5a) Ingegneria 5b) Procurement 5c) Construction 5d) Commissioning 5e) Cliente/Consulente 5f) Paese 21
Date: Project Name LESSONS LEARNED FORM General Project Information Lesson Learned Description Description of the Lesson Project Class Lessons Learned Owner Strategic Significant Routine Process Phase Gathering Method Contry/Location: Type of Project: Evaluation Concept Selection Concept Definition Execution Production and Close-out Interview with Workshop with On Shore Off Shore Sub Sea Information external to the Project Estimated Production: Partners Involved: Development Scheme Description: Authorized Project Budget/Cost Estimate: Tech. & Functional Areas Involved Project Management Exploration Management Geology and Geophysics Reservoir Drilling & Completion Facilities HSEQ Operation Business Planning Finance & Administration Human Resources IT Services Legal Procurement Commercial... Process Involved Planning & Control Management Project Management Risk Management Stakeholder Management Knowledge Management Data & Document Management Decision Making VIPs Assurance Checks Project Changes Internal Interfaces Contracting Strategy.... 22
Lesson Learned Analysis What originated the Lesson Learned, when, why and who: Results: Plans and Schedules Economics Revised Budget New Technology Documentation Production Profiles Change Request.. Attachments List of Attachments Reccomendation: In case of things that could have gone better, what could have been done in order to improve the performance? Possible Consequences: Importance of the Lesson Learned 1: Very Low 2: Low 3: Medium 4: High 5: Very High Notes: 23
Bibliografia Gatti M. L elaborazione della Work Breakdown Structure Impianti 6,1987 Caron F., Gestione dei progetti d impianto, Cap.1, CUSL 2003 ANIMP (autori vari), "Lezioni di Project Management. Tecniche organizzative, amministrative e legali",etaslibri 1992 Archibald R.D., "Project Management - La gestione di progetti programmi complessi", F.Angeli 1994- Kerzner H., "Project Management. A system approach toplanning, scheduling and controlling", an Nostrand Reinhold Company,New York 1985 Amato R., Chiappi R., "Tecniche di Project Management.Pianificazione e controllo dei progetti", F. Angeli 2000 L.Poiaga Ricerca Operativa per il Management e il Project Management.Metodologie e modelli L. Ansellotti, B.Valcalda Il ciclo di vita della gestione dei progetti Guerini e Associati,1998 e 24