SCARTO DOCUMENTI CON SEBINA OPEN LIBRARY Giugno 2016 Biblioteca civica Bertoliana di Vicenza Coordinamento Polo regionale del Veneto SBN VIA
Scarto documenti In SOL esistono due funzioni che permettono di gestire le liste degli inventari da scartare: - Catalogo > Documento fisico > Scarto documenti - Catalogo > Documento fisico > Revisione inventariale. Verrà di seguito illustrata la funzione di Scarto documenti. 2
Scarto documenti Per l inserimento di inventari nella lista di Scarto documenti è possibile agire da più punti del software. Se il documento viene intercettato dagli operatori al bancone del prestito (ad esempio in fase di rientro del documento): 3
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Scarto documenti Selezionando l opzione: Da scartare l inventario viene inserito automaticamente in lista di scarto. Non può essere movimentato né richiesto da Opac, tuttavia resta temporaneamente visibile in Opac. 8
Scarto documenti N.B. Dalla maschera appena mostrata è possibile indicare anche uno Stato della copia, che permetterà in un secondo momento di recuperare i documenti con determinate caratteristiche (es. tutti gli smarriti). Inoltre alcuni Stati della copia inibiscono il prestito dei documenti e li rendono non richiedibili dall Opac. Si tratta di: - Smarrito - Deteriorato - Da collocare - In lavorazione. 9
Scarto documenti Se l attribuzione dello stato della copia e l inserimento in lista di scarto non sono stati effettuati durante la registrazione/rientro dei prestiti, gli addetti al prestito possono intervenire anche da Circolazione documenti > Situazione documento. 11
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Scarto documenti Gli operatori abilitati alla sola gestione degli inventari o all intero processo di catalogazione possono intervenire a livello di singolo inventario dalla maschera di Dettaglio inventario. 14
Scarto documenti N.B. Con la release 3.1 di SOL è stata implementata una nuova funzione in Circolazione documenti. Si tratta di Modifica inventario: cliccando su di essa si passa alla maschera di Dettaglio inventario direttamente da registrazione/rientro prestiti, da dove è possibile modificare lo Stato della copia, mettere il flag su Da scartare e anche su Non visualizzare in Opac (la funzione è visibile solo per gli operatori che si occupano anche di inventariazione e collocazione dei documenti). 15
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Scarto documenti In questa maschera è possibile attribuire anche l indicazione Non visualizzare in Opac. In questo modo gli inventari sono esclusi anche dalla visibilità in Opac per gli utenti. 20
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Scarto documenti L inventario a cui viene attribuita l opzione Da scartare viene evidenziato nel riepilogo degli inventari del documento in colore rosso. Il colore sta ad indicare che l inventario è stato inserito nella lista della funzione Scarto documenti. 22
Scarto documenti E possibile richiamare più inventari di una stessa sezione/collocazione se si desidera apporre per tutti le indicazioni Da scartare e Non visualizzare in Opac. Si ottiene un elenco degli inventari ma le modifiche andranno fatte uno per uno. Catalogo > Documento fisico > collocazioni Gestione 23
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Scarto documenti La lista di scarto composta dagli inventari che hanno ricevuto la spunta di Da scartare si visualizza in Catalogo > Documento fisico > Scarto documenti 30
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Scarto documenti La visualizzazione della lista permette di: - verificare i titoli contenuti e gli eventuali stati della copia che specificano il motivo per cui gli inventari sono stati inseriti in lista di scarto; - rimuovere dalla lista gli inventari inseriti per errore o che, dopo un analisi più approfondita, si preferisce mantenere in biblioteca (es. perché si è verificato che non esistono altre copie nella rete bibliotecaria, perché il MiBACT non ha autorizzato lo scarto di quei documenti, ecc.). 36
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Scarto documenti La visualizzazione della lista permette di: - aggiungere nuovi inventari, singolarmente o per gruppi (es. se si sta revisionando un intero scaffale o fondo); 39
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Scarto documenti E possibile ottenere un file (stampa) dell elenco che può essere inviato alla Soprintendenza Archivistica del Veneto e del Trentino-Alto Adige come allegato alla richiesta di autorizzazione a procedere allo scarto (scaricabile da qui). Il file stampato potrà essere allegato anche alla delibera/determina di scarto. In SOL verrà generato in Reports. 44
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Scarto documenti Il report ottenuto è molto accurato e permette di verificare a colpo d occhio le caratteristiche dei documenti in lista, tra le quali la presenza di altre copie nel Polo regionale. Per ogni inventario infatti sono elencati i codici delle biblioteche del Polo che sono localizzate sullo stesso titolo. Ovviamente i codici non sono un dato facile da usare (sarebbe meglio il nome delle biblioteche per esteso; lo abbiamo fatto presente a DM per i prossimi sviluppi di SOL). Per la verifica della presenza delle copie di un certo titolo nella propria rete bibliotecaria è più comodo effettuare delle ricerche in Opac. Tuttavia i codici riportati nel report permettono di notare facilmente i titoli posseduti in poche copie nel Polo regionale. 50
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Scarto documenti Se si è usato compilare con costanza in fase di inventariazione dei nuovi documenti il campo Valore inventariale (maschera di Dettaglio inventario nel modulo Catalogo), SOL calcolerà automaticamente il valore patrimoniale complessivo dei titoli scartati. Questo viene riportato in calce al report della lista di scarto. 52
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Scarto documenti N.B. Il report è ricco di informazioni. E possibile quindi inoltrare questo file alla Soprintendenza Archivistica, come allegato alla richiesta di autorizzazione allo scarto, prima di procedere con ogni attività di scarto in biblioteca. Utile sarebbe anche generare il file in formato Xls (Excel) o Rtf (Word). In questo modo il file potrebbe essere modificato nel modo seguente: 54
Scarto documenti a) Potrebbero essere eliminati con facilità gli inventari in stato Smarrito (che non serve segnalare all Ufficio Soprintendenza) b) Potrebbero essere inserite alcune integrazioni, come le localizzazioni del titolo al di fuori del Polo regionale e la destinazione degli inventari da scartare (Macero, Altra biblioteca, Vendita). Di seguito mostriamo un esempio di stampa di un altra lista di scarto in formato Xls. 55
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Scarto documenti Una volta ottenuta conferma dal MiBACT, prima di procedere con lo scarto materiale dei documenti, è necessario provvedere alla sdemanializzazione delle copie da scartare tramite delibera/determina (per le biblioteche di ente pubblico). Vanno inoltre obbligatoriamente annullati sui documenti tutti i timbri e i numeri di ingresso, indicando anno e atto di riferimento. E necessario infine aggiornare il registro d ingresso cartaceo, se presente in biblioteca, ed eliminare dal catalogo tutti i titoli scartati. 58
Scarto documenti N.B. La Soprintendenza Archivistica di norma preferisce l invio del file in formato.pdf e con trasmissione della richiesta di autorizzazione allo scarto e degli allegati tramite PEC. L ideale sarebbe quindi trasformare il file.xls modificato in.pdf (l operazione è semplice se usate ad esempio OpenOffice Calc; se vi serve aiuto contattateci). Se è troppo complicato inviate intanto il file in.pdf, così come viene generato da SOL, specificando magari nella e-mail di invio che il file contiene ad esempio anche i libri smarriti, perché lo avete ottenuto così prodotto dal programma. 59
Scarto documenti In quanto appartenenti al Polo regionale tutte le biblioteche sono tenute ad eseguire lo scarto dei documenti anche all interno della base dati del Polo, tramite le apposite procedure di Sebina Open Library. L esecuzione in SOL comporta anche una serie di benefici, che illustreremo di seguito. La funzione da utilizzare a questo punto è Esegui lo scarto. 60
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Scarto documenti Vengono mostrate tre opzioni: - Cancella titolo: l esecuzione dello scarto in SOL elimina contestualmente dal catalogo del Polo anche la notizia bibliografica se non risultano localizzate altre biblioteche del Polo e delocalizza la biblioteca, per quel titolo, dall Indice SBN; - Cancella consistenze di periodici: l esecuzione dello scarto in SOL elimina contestualmente dal catalogo del Polo anche le consistenze di periodici per i quali non risultano più presenti inventari della biblioteca (N.B. questa opzione non cancella anche le annate di fascicoli associate agli inventari e gli eventuali abbonamenti e ordini. Questi dati, se si desidera, vanno cancellati manualmente); - Stampa inventari da cancellare: è necessario valorizzare questo campo per ottenere il report riepilogativo di esecuzione dello scarto. 63
Scarto documenti N.B. Effettuando lo scarto in SOL vengono immediatamente eliminati dal catalogo tutti i documenti scartati dalla biblioteca e che non sono quindi più a disposizione per gli utenti. Inoltre, selezionando le prime due opzioni appena mostrate, è possibile eliminare dal catalogo, con pochi click, tutti i titoli che risultano non essere più posseduti da alcuna biblioteca del Polo regionale. Vi preghiamo quindi di selezionare sempre le tre opzioni: mantenere a catalogo titoli che non sono più posseduti da alcuna biblioteca è fuorviante per gli utenti e per i bibliotecari e crea inutile rumore nelle ricerche. 64
Scarto documenti ATTENZIONE: Con la funzione Esegui lo scarto: Vengono scartati TUTTI gli inventari della lista, non solo quelli della prima pagina, e non è possibile selezionarne solo alcuni. Una volta cliccato sulla funzione, gli inventari della lista spariscono e compare il seguente messaggio: 65
Scarto documenti Se il numero degli inventari da scartare è corposo, lo scarto effettivo richiede alcuni minuti. Solo a conclusione dello scarto compare tra i reports la stampa riepilogativa (anche per questo motivo è comodo richiedere la stampa degli inventari da cancellare, terza opzione della maschera mostrata nelle slide precedenti). N.B. Se dovete scartare una grosse mole di inventari (es. più di un migliaio) evitate di lanciare l operazione negli orari di maggior uso di SOL da parte del Polo. Preferite gli orari di pausa pranzo o la sera. 66
Scarto documenti ATTENZIONE: Lo scarto è IRREVERSIBILE: gli inventari scartati scompaiono dal catalogo e non sono più ricercabili. Tuttavia questo non significa che si perda memoria in SOL del fatto che sono stati presenti in biblioteca. 67
Scarto documenti Effettuando lo scarto con SOL viene infatti aggiornato anche il registro d ingresso della biblioteca: SOL mantiene comunque sempre una traccia storica degli inventari anche dopo lo scarto purché questo venga effettuato con le funzioni mostrate (gli inventari scartati non vanno cancellati a mano dal catalogo!). La stampa riepilogativa degli inventari scartati, prodotta al termine dell operazione, è del tutto simile a quella che si può ottenere prima dello scarto ma conferma in calce il totale degli inventari che sono stati effettivamente scartati dal programma. 68
Scarto documenti Esistono anche altre tipologie di reports che permettono il recupero delle informazioni sugli inventari scartati, non più presenti in biblioteca. N.B. Le informazioni collegate agli inventari scartati vengono registrate in SOL soltanto se si usano le procedure che vi stiamo mostrando. 69
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Scarto documenti N.B. Vengono recuperati con la funzione Stampa inventari scartati ovviamente solo gli inventari scartati dal catalogo con le apposite procedure di SOL (Scarto documenti e Revisione inventariale). 78
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Scarto documenti Con la funzione Lista inventari non usati si ottiene un elenco dei buchi nelle serie inventariali. Se si tratta di cancellazioni o scarti di inventari effettuati in SOL, queste operazioni compaiono opportunamente indicate nel report, con la data in cui sono state effettuate. In caso contrario (es. inventari cancellati o scartati prima dell ingresso della biblioteca in Polo regionale) vengono soltanto segnalati gli inventari che risultano assenti nella numerazione, senza specifiche sulla causa. 83
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Scarto documenti N.B. Perché i registri d ingresso riportino nell elenco anche gli inventari scartati con SOL è necessario spuntare l apposita opzione in Output. 86
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Scarto documenti ATTENZIONE: Un inventario, una volta scartato, NON va più riattribuito perché individua un esemplare specifico di un documento che, se posseduto da una biblioteca di ente locale, appartiene a tutti gli effetti al demanio pubblico (Codice civile, artt. 822-824). 90
Scarto documenti Eccezione: nei soli casi in cui fosse stato scartato un documento smarrito che ricompare miracolosamente in biblioteca è possibile riattribuire l inventario originale (purché la copia sia davvero quella originale, non una copia identica). 91
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Scarto documenti N.B. Gli inventari ripristinati dopo lo scarto: - recuperano l associazione col titolo e sono nuovamente ricercabili (se la notizia bibliografica è stata cancellata dal catalogo viene resuscitata ma senza legami descrittivi e semantici, che vanno riattribuiti) - recuperano tutti i dati gestionali - non recuperano lo storico dei movimenti (al contrario, gli inventari scartati e non più riattribuiti continuano ad essere considerati nelle statistiche sui prestiti). 99
RECAPITI Coordinamento Polo regionale del Veneto SBN VIA: Biblioteca civica Bertoliana Contrà Riale 13 36100 Vicenza (VI) Tel. 0444578238 Fax 0444541051 E-mail polo.sbn@regione.veneto.it 100