LAVORARE IN GRUPPO La capacità di lavorare in gruppo E definito Team building la modalità di costruzione di un gruppo di lavoro coeso. Si tratta di processo di aggregazione che mira ad utilizzare al massimo le capacità personali, professionali e le competenze di ognuno in funzione del conseguimento degli obiettivi che il gruppo stesso si pone. Per fare un lavoro in gruppo non basta mettere insieme le persone necessarie. In realtà, lavorare in gruppo significa superare i conflitti e la polarizzazione delle opinioni; significa mediare gli aspetti individuali con quelli relazionali e sociali e con gli obiettivi che il gruppo deve perseguire. Il processo di trasformazione che porta un insieme di persone a diventare un team è alquanto complesso poiché lo scopo del team non è perseguire l obiettivo di un singolo componente ma una soluzione valida e soddisfacente per tutti. Gli obiettivi del team building sono: individuare nei collaboratori le motivazioni, competenze e qualità adatte al team; costituire e condurre un gruppo; collocare i singoli membri nel ruolo giusto. I problemi pratici da affrontare per la sua attuazione sono: 1. quando si può creare un team? 2. in che modo si può formare un team? 3. come strutturare l organizzazione? 4. come migliorare l efficacia e l efficienza del gruppo? Per quanto concerne il primo punto c è da osservare che per poter creare un buon team bisogna innanzitutto tener conto che le fasi di sviluppo di un gruppo sono diverse, anche se ricorrenti e specifiche. Le fasi evolutive che un gruppo attraversa sono le seguenti: a) fase della relazione interpersonale caratterizzata da difese individuali, problemi di decisione, spostamento di conflitti; b) fase del gruppo centrato sul leader con la creazione di aggressività, silenzi, confusione di ruoli, dipendenza e controdipendenza; c) fase del gruppo centrato sul gruppo caratterizzata da stati di equilibrio, fenomeni emotivi; d) fase della dinamica di gruppo vera e propria con socializzazione del linguaggio, feedback, accettazione delle differenze, formazione di sottogruppi.
Rispetto alla modalità necessaria per formare un team bisogna tener conto di elementi fondamentali come: esplorare le motivazioni delle persone verso l accettazione degli obiettivi organizzativi; verificare l omogeneizzazione delle aspettative personali dei membri verso obiettivi realizzabili e condivisi da tutti; mediare fra gli aspetti affettivo-motivazionali e quelli tecnico-operativi interni al gruppo; analizzare la coesione e l autorità necessarie per la conduzione del gruppo. La strutturazione dell organizzazione del team presuppone: la chiarezza degli obiettivi e dei vincoli, l armonizzazione delle diverse competenze e la definizione dei ruoli, la definizione dei tempi di lavoro e delle procedure per raggiungere gli obiettivi. Infine, il miglioramento dell efficacia e dell efficienza del team dipende dall unità del gruppo e dal leader che lo dirige. LE BARRIERE ALLA COLLABORAZIONE NEL GRUPPO L opinione errata comune a molti dirigenti di possedere non soltanto le idee migliori, ma anche di doverle imporre; La non disponibilità a rinunciare alle proprie proposte di soluzione a favore di altre; Quando le cose vanno male, cercare a tutti i costi il colpevole anziché la soluzione del problema; La non-disponibilità ad accogliere positivamente e a portare avanti le idee altrui. Le tecniche di comunicazione Per la conduzione di un gruppo l animatore ha a disposizione numerose tecniche tra le quali scegliere quella più opportuna in rapporto all obiettivo che si prefigge e alla situazione di gruppo. Le tecniche più note sono: l autopresentazione; il questionario; la discussione; la tavola rotonda; il panel; il brain storming.
Poiché le tecniche vengono applicate nel corso delle riunioni, occorre innanzitutto distinguere tra: - riunione di informazione discendente - viene privilegiata l informazione che è data dall animatore oppure da un esperto. - riunione di informazione ascendente viene privilegiata l informazione cha dal gruppo va all animatore. Si tratta delle riunioni di verifica oppure delle riunioni nelle quali il gruppo deve prendere delle decisioni. In questi casi, l animatore provvede ad assumere dati e informazioni dal gruppo e a sottoporle allo stesso per discuterle e approfondirle ai fini della valutazione e della decisione. L autopresentazione Quando si costituisce un gruppo e questo si riunisce per la prima volta la tecnica da adottare è quella dell autopresentazione. Cioè l animatore presenta sé stesso, dà alcune indicazioni biografiche, accenna alle sue competenze, motiva la sua presenza, comunica gli scopi della riunione, quindi invita i membri a giro di tavolo a fare altrettanto. In genere nel giro di tavolo i membri si adagiano sul modello offerto dall animatore sia come sequenza sia come tempi; se qualcuno rompe, omettendo, aggiungendo, utilizzando tempi più lunghi, ecc. dimostra già di porsi nel gruppo in odo originale se non divergente. L autopresentazione serve anche ad evitare che nel gruppo i più estroversi prendano sempre la parola a danno degli introversi; il fatto che tutti, a giro di tavolo, prendano la parola crea un clima di eguaglianza che difficilmente in seguito sarà rotto. L analisi dei linguaggi, se implicita, serve molto all animatore per sapere con chi ha a che fare, chi dovrà essere stimolato ad intervenire, chi invece stimolato a non intervenire. Il questionario I lavori possono iniziare anche presentando al gruppo un brevissimo questionario in cui si chiede quale sia il loro livello di conoscenza su alcuni temi oggetto della riunione. Nel caso in cui si adotta questa tecnica è consigliabile, al fine di evitare possibili reazioni negative, conservare l anonimato nelle risposte e lasciare la libertà di rispondere o meno. Questa tecnica, che costituisce un momento della informazione ascendente della riunione, consente all animatore una prima e rapida valutazione dei livelli di partenza del gruppo. Al questionario potrà seguire la fase della informazione discendente. Sta all abilità dell animatore individuare quei due o tre membri che sanno di più ed utilizzarli come leaders di opinione, chiamarli ad esempio a precisare meglio i loro punti di vista, a corredare le loro informazioni con altre, a dare eventualmente indicazioni bibliografiche, ecc..
La discussione Vediamo ora come animare una discussione nel caso in cui l animatore o l esperto abbiano presentato una questione. L animazione di una discussione, su una tematica oppure su proposte o istruzioni di lavoro, non è cosa facile. Infatti, non si tratta di dare semplicemente la parola a chi la chiede e poi procedere così come va. Sarebbe semplice qualora i membri fossero già esperti di una discussione di gruppo, capaci di stare dentro al tema, di non divagare, di non portare elementi di conflitto, ecc. Ma così non è! Animare una discussione è un intervento formativo vero e proprio, che ha le sue modalità. In primo luogo l animatore deve presentare con molta chiarezza i termini della questione, comunicare cosa si vuole dalla discussione, il tempo che si ha a disposizione. Prende nota delle richieste di intervento, quindi dà la parola secondo l ordine delle iscrizioni. E importante che con cenni del capo o delle mani l animatore esorti i prolissi ad essere più incisivi, i confusi ad essere più chiari. Egli sarà attento alle espressioni del volto o ai movimenti delle mani e del corpo dei partecipanti, per capire se un membro ha qualcosa da dire, ma non sa inserirsi nella discussione, e trovare il modo di farlo intervenire. Se ad un certo punto della discussione si accorge che le posizioni e le proposte sono contrapposte al punto da rendere difficile una conclusione operativa, egli deve intervenire orientando ed eventualmente sollecitare la ricerca di soluzioni intermedie. Tutto ciò deve essere fatto con molta cura, per evitare di essere percepito come un direttivo oppure come un prevaricatore della volontà del gruppo. Quando tutti o la maggioranza dei partecipanti sono intervenuti e la questione è stata trattata in tutti i suoi aspetti, l animatore avrà cura di riassumere brevemente ciò che è emerso, evitare il superfluo o il ripetitivo e presentare i nodi reali del problema. Nel momento delle scelte finali è opportuno che l animatore eviti che si vada al voto, laddove è in grado di intravedere soluzioni che possano raccogliere l unanimità o il massimo dei consensi: questo perché il gruppo abbia sempre la sensazione della compattezza. Sarà bene andare al voto soltanto se si profilano proposte alternative. Nel corso della discussione possono verificarsi alcune situazioni, quali: - alcuni membri non hanno ben capito la questione; - altri ne hanno capito solo alcuni aspetti; - alcuni avanzano proposte abnormi; - altri stravolgono i punti di partenza oppure gli interventi altrui. Quando i partecipanti intervengono in modo non corretto l animatore ha il dovere di vigilare che ciò non avvenga ed intervenire per correggere; in tal caso i suoi interventi
saranno molto apprezzati dal gruppo e dagli stessi membri cui sono diretti, sempre che l animatore sia accettato dal gruppo. Oltre a quella sopra illustrata, riferita al caso in cui l animatore o un esperto presentano una questione, vi sono altre modalità di discussione. Infatti un argomento può essere presentato anche con la tecnica della tavola rotonda o del panel. Queste ultime modalità possono essere applicate molto opportunamente dalle cooperative, sia all interno sia nei rapporti con il territorio. La tavola rotonda Con la tavola rotonda animatore ed esperti stanno ad un tavolo, l animatore occupa la posizione centrale, ed il gruppo si trova di fronte possibilmente a semicerchio. L animatore presenta la questione, motiva la presenza degli esperti, li presenta e ne presenta le competenze. Quindi dà loro a turno la parola, raccomandando il rispetto dei tempi. Alla fine del giro riassume brevemente, estrapola gli aspetti problematici e li porge all attenzione ed alla discussione del gruppo; quindi coordina la discussione. Il Panel Come struttura il panel è molto simile alla tavola rotonda. In questa tecnica cambia radicalmente il ruolo dell animatore che non si siede al centro del tavolo ma è in piedi in posizione laterale, in genere alla sinistra del gruppo. La diversa posizione dell animatore è dovuta al fatto che nel panel è prevista una sua grande mobilità, in quanto chiamato a gestire in maniera forte i momenti critici di incomprensione tra esperti e gruppo, di difficoltà del gruppo a far domande. L animatore soprattutto in questi momenti, occupa una posizione centrale tra esperti e gruppo e si rivolge frontalmente o verso gli uni o verso l altro, dando le spalle ora al gruppo ora agli esperti. In questa situazione egli gioca un ruolo primario nell andamento della discussione, a differenza della tavola rotonda dove si presenta solo come coordinatore dei lavori, con una personalità molto forte. Nella topologia del lavoro di gruppo le posizioni centrali sono sempre forti, soprattutto quando si volgono le spalle a qualcuno. Infatti, l animatore nel panel l animatore può anche assumere il ruolo di protagonista. Questa tecnica è consigliabile sia quando il gruppo è molto numeroso sia quando le problematiche da affrontare sono abbastanza importanti, per cui è necessario prevedere momenti di forte direzione. Il brain storming Un altra modalità di conduzione di una riunione o del lavoro di gruppo è la tecnica del brain storming; una tecnica gestibile ed altamente efficace sia dal punto di vista della
socializzazione che da quello della produzione. Essa è particolarmente usata quando il gruppo deve trovare delle idee, formulare dei progetti, trovare delle soluzioni a problemi situazionali; ed è particolarmente interessante perché fa appello a tutte le possibilità di immaginazione, di divergenza, di creatività dei singoli individui e del gruppo. Vediamo come l animatore può mettere in atto la tecnica del brain storming. Egli riunisce il gruppo, espone il problema presentato in tutti i suoi aspetti, spiega perché è necessario trovarne una o più soluzioni, quindi invita il gruppo a lavorare, dando tutte le istruzioni del caso ed esprimendo alcune raccomandazioni di fondo. Per un buon esito del brain storming l animatore deve avere chiare quali sono le regole del gioco e vigilare che ogni membro le osservi scrupolosamente. Le regole sono le seguenti: 1. occorre produrre il massimo di idee o soluzioni nel minor tempo, per cui nella fase iniziale conta più la quantità del prodotto che la qualità; 2. ciascun membro è tenuto a dire, sul problema, tutto ciò che gli passa per la mente, anche ciò che possa apparire illogico ed assurdo; 3. è rigorosamente vietata la critica; tutti debbono astenersi dal fare commenti; 4. tutti sono impegnai ad ascoltare con estrema attenzione. Se il gruppo è piccolo, hanno inizio gli interventi e un segretario prende nota succintamente di tutte le idee avanzate senza ometterne alcuna; l animatore fa rispettar le regole impartite. Se il gruppo è numeroso, lo si può suddividere in sottogruppi, ciascuno con il suo segretario. Un altra modalità, più scientifica ma più elaborata come realizzazione, è la seguente: il gruppo si pone attorno ad un tavolo circolare o comunque si dispone in cerchio; al suo esterno alcuni osservatori fungono da segretari e prendono nota ciascuno delle idee di due o tre membri del gruppo. Per tutta l operazione viene assegnato un tempo, in genere un ora, comunque rapportato alla complessità del problema. Conclusa la fase produttiva, ha inizio la fase critico-costruttiva. Il gruppo si riunisce dopo una pausa, oppure i sottogruppi si ricompongono nel gruppo. L animatore dà lettura di tutte le idee emerse e dà ancora un margine di tempo per qualche aggiunta, soprattutto s si è lavorato in sottogruppi. Quindi con l aiuto dei segretari comincia ad ordinare tutte le idee su un cartellone o su una lavagna, cancellando le ripetizioni, le idee inutili o assurde. Ha inizio un operazione di pulizia e di messa a punto cui partecipa tutto il gruppo; in questa fase si punta alla qualità. Infine si classificano per categoria tutte le idee così
rielaborate e si redige il testo finale che costituisce la risposta del gruppo al problema posto.