SISTEMI DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO Il sistema di controllo direzionale Prof.ssa Monia Castellini Copyright Sistemi di programmazione e controllo 1
Obie&vi forma-vi 1. Delineare le cara4eris-che della funzione direzionale 2. Definire gli elemen- definitori del sistema di controllo direzionale 3. Inquadrare il posizionamento del sistema di controllo nell economia delle aziende 4. Definire i possibili u-lizzi e i principali strumen- del sistema di controllo direzionale 5. Delineare i criteri per la proge4azione di un sistema di controllo direzionale Copyright Sistemi di programmazione e controllo 2
L Azienda tra scarsità ed incertezza Scarsi Futuro Incerto Ges-one Rilevazione Input Output MERCATO Azione Organizzazione organizza-va Ambiente competitivo: fornitori clienti concorrenti diretti/indiretti finanziatori pubblica amministrazione Copyright Sistemi di programmazione e controllo 3
L Azienda e le Scelte La ges-one è cara4erizzata con-nuamente da scelte, volte al raggiungimento degli obie&vi e delle strategie, queste possono essere, in estrema sintesi: Scelte strategiche che producono un effe4o rilevante e duraturo (es. introduzione di un nuovo prodo4o). Scelte di ges@one opera@va che producono effe& limita- (anche temporalmente) e circoscri& (es. selezionare un nuovo fornitore) Copyright Sistemi di programmazione e controllo 4
I principi generali della ges-one aziendale Efficienza Produttività Input ( )/output output/input Efficacia (Qualitativa Quantitativa) Capacità di conseguire i risultati Soddisfare la domanda in senso quantitativo e qualitativo Economicità Capacità di remunerare tutti i fattori produttivi Copyright Sistemi di programmazione e controllo 5
Cosa sono i sistemi di programmazione e controllo (o sistemi di controllo direzionale)? Il sistema di controllo direzionale è un sistema manageriale finalizzato a supportare la direzione nell assicurare l u:lizzo efficiente ed efficace delle risorse ed il conseguimento della strategia aziendale. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 6
Le funzioni di un sistema di controllo direzionale 1. l a4ribuzione di un sistema coordinato di obie&vi a tu4a la stru4ura organizza-va; 2. la valorizzazione di specifiche poste di bilancio (es. Rimanenze di magazzino) e di altri documen- di repor-s-ca esterna (es. Bilancio socio- ambientale, ecc.); 3. l assunzione di decisioni volte a massimizzare l efficienza e l efficacia. Le decisioni possono a loro volta cara4erizzarsi per una prospe&va di breve periodo (scelta tra alterna-ve) o di lungo termine (valutazione degli inves-men-); 4. il controllo della corrispondenza dei risulta- consegui- con gli obie&vi previs-, e l assunzione di interven- corre&vi in caso di scostamento tra obie&vi e corso d azione; 5. la responsabilizzazione e la mo-vazione degli operatori aziendali; 6. la valutazione e l incen-vazione delle performance organizza-ve ed individuali. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 7
Fa4ori che incidono nella proge4azione dei sistemi di controllo direzionale Instabilità ambientale Cultura del controllo Complessità strutturale Scarsità di risorse Copyright Sistemi di programmazione e controllo
Le cara4eris-che del sistema di programmazione e controllo Caratteristica Economicità Flessibilità Integralità Integrità Continuità Unicità Descrizione Il costo di implementazione e di gestione del sistema di controllo deve essere superato dai benefici in termini di bisogni soddisfatti. Deve adeguarsi al mutare delle condizioni che lo hanno originato. Le esigenze decisionali che hanno generato il sistema di controllo direzionale possono mutare nel tempo, sì da richiederne una revisione o aggiornamento. Considera tutte le funzioni aziendali. In sede di prima introduzione, è possibile procedere con un approccio modulare, in relazione alle esigenze aziendali. Considera tutti gli equilibri di azienda: finanziari, economici e patrimoniali. Processo collegato con il sistema operativo e con gli altri sottosistemi decisionali (organizzazione e controllo), come tale non può essere estemporaneo o saltuario. Considera l intera attività gestionale, ordinaria e straordinaria, di breve e di lungo periodo, senza separazioni forzate tra dimensione strategica e dimensione operativa. Copyright Sistemi di programmazione e controllo
Livelli di controllo Controllo strategico Controllo di ges@one Controllo opera@vo Copyright Sistemi di programmazione e controllo 10
Modalità di controllo STRATEGIA Incertezze Strategiche Key performance variable Controllo interattivo Controllo diagnostico Adattato da Simons (1995) Copyright Sistemi di programmazione e controllo 11
Tipologie di controllo Tipologie Controllo preven:vo Controllo concomitante Controllo consun:vo descrizione verifica l adeguatezza ed idoneità dei programmi, sia opera-vi che strategici nel dare un contributo al perseguimento degli obie&vi ges-onali e della strategia. Accrescere il livello di allineamento tra obie&vi, azioni e comportamen- rappresenta il monitoraggio, svolto ad intervalli temporali solitamente infrannuali, dei risultaintermedi consegui-. Volto ad evidenziare il grado di conseguimento degli obie&vi aziendali e di analisi e comprensione delle cause di eventuali scostamen-. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 12
Le dimensioni del sistema di programmazione e controllo La dimensione stru4urale o sta-ca: L organizzazione (riguarda la distribuzione delle deleghe, responsabilità, risorse ed obie&vi) Gli strumen- (riguarda le tecnologie u-lizzate a supporto del controllo) La dimensione dinamica: Il processo (riguarda la sequenza logica di fasi del controllo) Copyright Sistemi di programmazione e controllo
Gli strumen- del controllo Il sistema informa-vo- contabile (o contabilità direzionale) Il sistema di determinazione dei cos- Il budget L analisi degli scostamen- (o varianze) Il repor-ng Copyright Sistemi di programmazione e controllo 14
Il processo di controllo (cenni) Il processo di controllo può essere idealmente scomposto in cinque fasi tra loro sequenzialmente e logicamente collegate: 1. Pianificazione strategica. 2. A4ribuzione di obie&vi ed allocazione delle risorse ai centri di responsabilità. 3. Misurazione dei risulta-. 4. Analisi delle varianze o scostamen-. 5. Valutazione e incen-vazione. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 15
Il sistema di programmazione e controllo: cara4eris-che Al pari del più ampio sistema aziendale, il sistema di programmazione e controllo si cara4erizza per essere: dinamico e aperto, richiedendo quindi una sua ges-one intera&va alla ricerca di un reciproco ada4amento con gli input del sistema e gli output desidera-. ciberne@co, ovvero un sistema cara4erizzato da fenomeni di autoregolazione e comunicazione. All interno del sistema aziendale facciamo riferimento ai meccanismi di retroazione solitamente riconducibili ai conce& di: di feed- back, controlli che si a&vano a seguito di un confronto a consun-vo tra un risultato ed un obie&vo programmato. di feed- forward controlli e azioni che si a&vano nel corso dell azione a4raverso l u-lizzo di strumen- di simulazione e proiezione dei risulta-. cogni@vo e di apprendimento. Il sistema di controllo direzionale ha la funzione di razionalizzare il flusso delle informazioni aziendali, perme4endo alla dirigenza di meglio comprendere la ges-one e di assumere decisioni di breve e di medio/lungo termine. Nel tempo incide sui modelli mentali aziendali. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 16
Sistemi di controllo e modelli mentali di apprendimento Sistemi di controllo direzionale Cultura, convincimendi fondo MODELLO MENTALE Esperienza, intuizione e selezione perce&va Realtà Decisioni e azioni (adattato da Bianchi, 2001, p. 53) Copyright Sistemi di programmazione e controllo 17
Il sistema informa-vo contabile Il sistema di controllo direzionale si alimenta tramite i flussi informa-vi provenien- dai principali sistemi informa-vo- contabili aziendali. Per sistema informa-vo- contabile intendiamo l insieme delle procedure e degli strumen: aa a raccogliere, classificare ed elaborare da: al fine della produzione di informazioni. Il sistema informa-vo aziendale necessita di essere proge4ato e sviluppato in relazione ai fabbisogno informa-vi sia interni all azienda che esterni. I fabbisogni informa-vi interni, lega- alle esigenze di controllo e di supporto delle decisioni, richiedono lo sviluppo di un apposito sistema informa-vo, il quale prende solitamente il nome di contabilità direzionale. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 18
Contabilità generale Vs contabilità direzionale CaraEeris@ca Contabilità generale Contabilità direzionale Obbligatorietà Livelli di responsabilità Scopo Destinatari Principi di tenuta Il sistema di contabilità generale è obbligatorio. Responsabilità sempre presente. Determinazione periodica del risultato economico e del capitale di funzionamento. I destinatari sono in prevalenza esterni dai soci, ai principali portatori di interesse (sindacati, clienti, fornitori, istituzioni pubbliche, ecc.). La tenuta è regolata dai principi del Codice Civile e dai principi contabili nazionale e/o internazionali. Il sistema di contabilità direzionale è facoltativo. Responsabilità di fatto assente. Supporto alle attività della direzione. I destinatari sono interni (amministratori, direzione, responsabili di funzione, ecc.). Le regole di tenuta sono libere e scelte in relazione alle esigenze e all utilità d uso della direzione. Ampiezza del sistema Il sistema copre l intera attività aziendale. Il sistema osserva i risultati economici parziali (costo di prodotto, risultati di unità di business, ecc.). Copyright Sistemi di programmazione e controllo 19
Contabilità generale Vs contabilità direzionale CaraEeris@ca Contabilità generale Contabilità direzionale Ampiezza del sistema Prospettiva temporale e tipologia di informazioni Precisione dei dati Caratteristiche del reporting Il sistema copre l intera attività aziendale. Le informazioni sono riferite al passato, vi è la presenza di stime e congetture in maniera limitata (es. ammortamenti, fondi rischi), la prospettiva temporale è storica. Le informazioni sono tipicamente economicofinanziarie. I dati devono essere precisi ed attendibili. I report si caratterizzano per avere una frequenza limitata, solitamente annuale o trimestrale in taluni casi, con una tempestività limitata. Il sistema osserva i risultati economici parziali (costo di prodotto, risultati di unità di business, ecc.). Le informazioni possono essere storiche o prospettiche, con una prospettiva temporale che può essere rivolta al passato o al futuro in relazione al tipo di decisione o esigenza di controllo. Le informazione possono essere economico-finanziarie, ma anche fisico-tecniche, e di tipo qualitativo. I dati possono avere margini di imprecisione, purché attendibili. I report si caratterizzano per frequenze elevate (giornaliere per alcune analisi) e per una tempestività elevata in relazione alle esigenze decisionali e di controllo dell azienda. Copyright Sistemi di programmazione e controllo 20
Sistema informa-vo e informa-on management system FINALITÀ SISTEMA TIPO DATI Supportare i processi decisionali del management Decision Support System (DSS) Funzione Dati Supportare l attività di controllo direzionale Agevolare l attività operativa di raccolta dati Management Information System (MIS) Electronic Data Processing (EDP) Analisi Dati Elementari Dato Elementare Copyright Sistemi di programmazione e controllo 21