Corso sul PACCHETTO OFFICE Modulo Access Docente: dott. Marco Cardani Lezione 2 Come creare un database 1
2 Come creare un database Impareremo ora come creare un nuovo database in modo da raggiungere un obiettivo specifico: gestire una piccola biblioteca. Cominceremo a prendere dimestichezza con Access creando una semplice tabella che memorizzi le informazioni sul nome e cognome degli autori. Dopo aver avviato il programma: Start Tutti i programmi Microsoft Office Microsoft Office Access 2010 1 (a seconda del sistema operativo installato, la posizione potrebbe essere leggermente differente) viene visualizzata la schermata di avvio di Access 2010 (vedi Figura 1) Figura 1 - La schermata iniziale di Access 2010. 1 Versione di riferimento per questo corso. 2
nella parte definita Modelli di Office.com vengono visualizzati, divisi per categorie, alcuni modelli di database predefiniti; selezionando una categoria, vengono visualizzate le autocomposizioni corrispondenti. Nella parte sinistra della finestra troviamo la schede che già abbiamo visto negli altri programmi del pacchetto Office: Informazioni, Recente, Nuovo, Stampa, Salva e pubblica, oltre ai pulsanti Salva, Salva con Nome, Apri, Chiudi ed Esci. Quello che vogliamo fare è creare un nuovo database: clicchiamo quindi su Nuovo e poi su Database vuoto; a questo punto nella parte destra dello schermo dobbiamo procedere a nominare e salvare il database, anche se materialmente non abbiamo nemmeno iniziato a crearlo: notiamo che a differenza degli altri programmi di Office, in Access è necessario creare il file come prima cosa (vedi Figura 2). Cliccando sul pulsante Crea iniziamo effettivamente a lavorare. Figura 2 - Il salvataggio del database. 3
Figura 3 - la finestra database. La finestra Database, che vediamo mostrata in Figura 3, è la finestra fondamentale di Access: essa rappresenta il contenitore all interno del quale vengono creati e gestiti tutti gli oggetti che costituiscono un database. Infatti, in un database Access è possibile creare altri oggetti oltre alle tabelle e compito dell utilizzatore è quello creare gli oggetti di cui ha bisogno. Gli oggetti che è possibile definire e che tratteremo in queste lezioni sono: 4
Tabelle Query Maschere Report Macro Attenzione: non prenderemo in considerazione durante questo corso oggetti come pagine e moduli: i primi ci permettono di interagire con siti web, i secondi riguardano la programmazione di Access tramite il linguaggio VBA (Visual Basic for Applications). Come abbiamo notato, quando viene creato un nuovo database, viene contemporaneamente creato un oggetto di tipo tabella e ne viene visualizzata la griglia di inserimento. Per lavorare subito con una tabella di Access, possiamo cominciare ad inserire i dati relativi agli autori. Notiamo che il cursore è posizionato sul primo campo utile del primo record; infatti la prima colonna è già occupata dal campo ID. Capiremo in seguito il significato di questo campo: per il momento ci basta sapere che Access ha bisogno di un valore che identifichi in maniera univoca ogni riga della tabella. Il modo più semplice per fare ciò, è quello di creare un campo numerico di tipo contatore che viene incrementato automaticamente ogni volta che viene inserito un nuovo record (vedi Figura 4) Figura 4 - Il campo ID. 5
Il record su cui siamo posizionati si chiama record corrente; nel nostro caso la tabella è vuota per cui il record corrente coincide con il record nuovo, identificato dall icona del selettore record. Possiamo quindi iniziare ad inserire i dati che ci interessano. Decidiamo che la prima colonna deve contenere il nome dell autore, la seconda il cognome. Inseriamo quindi le informazioni per Vittorio Alfieri cominciando a scrivere Vittorio nella seconda colonna: premiamo il tasto TAB sulla tastiera e automaticamente viene aggiunta una seconda colonna nella quale scriviamo Alfieri (vedi Figura 5) Figura 5 - Un record. Notiamo che l icona del selettore record è cambiata, ad indicare che il record è in fase di modifica. Non vogliamo aggiungere altre colonne, per cui salviamo il record cliccando sul selettore record. È possibile passare al campo successivo di un record premendo il tasto TAB sulla tastiera oppure cliccando con il mouse nel campo in cui vogliamo inserire il dato. Posizioniamo ora il cursore 2 nella prima cella del record successivo e inseriamo l autore Alessandro Manzoni. Un record è automaticamente salvato quando ci si sposta su un record differente. Come avete potuto notare, le tabelle, una volta create, sono per molti versi simili ad un foglio dati di Excel: sono visivamente rappresentate da una griglia composta di righe (i record) e colonne (i campi). Per rendere ora più comprensibile la tabella possiamo modificare il nome dei campi Campo1 e Campo2 rispettivamente in Nome e Cognome. 2 Il cursore può essere spostato anche attraverso l utilizzo delle frecce direzionali. 6
Clicchiamo con il tasto destro del mouse sull intestazione della colonna Campo1 e selezioniamo la voce Rinomina campo. Scriviamo Nome e premiamo Invio sulla tastiera (vedi Figura 6). Ripetiamo la stessa procedura per rinominare la seconda colonna in Cognome. A questo punto salviamo la tabella creata cliccando il pulsante Salva nella barra di accesso rapido e digitiamo Autori nella finestra di dialogo che viene visualizzata. Una volta dato l Ok, la finestra della tabella viene aggiornata così come è aggiornato l elenco delle tabelle nella parte sinistra della finestra (vedi Figura 7). Figura 6 - Rinominare una colonna. Figura 7 - Il riquadro oggetti aggiornato.
Per chiudere una tabella è sufficiente cliccare sull icona nell angolo superiore destro della tabella. Per riaprire una tabella è sufficiente fare un doppio click sul nome della tabella nell elenco tabelle presente nel riquadro oggetti. Possiamo ora chiudere il database: per farlo senza uscire da Access, clicchiamo Chiudi Database dal menu File (vedi Figura 8). Per tutti gli oggetti eventualmente aperti e non ancora salvati viene chiesta conferma del salvataggio per ognuno di essi. Per chiudere anche Access, clicchiamo su Esci sempre dal menù File, oppure il pulsante di chiusura finestra in alto a destra. Chiudere Access senza aver chiuso il database in uso comporta la chiusura automatica anche del database. Nel caso vi siano degli oggetti non ancora salvati al momento della chiusura, Figura 8 - Chiudere il database. viene chiesta conferma come nel caso precedentemente descritto.