Integrazione con tesoreria DocFinance

Integrazione con tesoreria DocFinance Indice degli argomenti Introduzione 1. Integrazione Gestionale 1 DocFinance 2. Operazioni preliminari in Gestionale 1 3. Esportazione dati verso DocFinance 4. Importazione da DocFinance 5. Note relative all integrazione 1

Introduzione Il presente documento è rivolto a coloro che hanno la necessità di sviluppare una corretta gestione finanziaria a partire dai dati presenti in Gestionale 1 e avvalendosi dell integrazione con il software DocFinance. DocFinance è un applicativo per la gestione anticipata di tesoreria aziendale, dei flussi di cassa e contiene anche i servizi Remote Banking Telemaco. È un prodotto realizzato da Sedoc Finance; per approfondimenti è possibile consultare il sito http://www.sedocfinance.net. Permette l elaborazione e la gestione di una notevole mole di informazioni necessarie sia per eseguire le operazioni quotidiane (disporre pagamenti, incassi, registrare la prima nota banche in contabilità, controllare le condizioni bancarie, ecc.) sia per consentire all azienda di disporre delle informazioni utili per prendere decisioni (veicolare incassi e pagamenti verso istituti bancari con condizioni migliori, effettuare girofondi per ottimizzare i conti e minimizzare i costi bancari, ecc.) e per conoscere lo stato attuale e prospettico di salute finanziaria dell azienda (il livello di indebitamento raggiunto, le previsioni finanziarie per i prossimi mesi, il tasso medio pagato alle banche sull indebitamento, ecc.). La gestione quotidiana della tesoreria fornisce una fotografia della situazione dei flussi, della disponibilità e dei fabbisogni. Poiché incorpora i servizi di corporate banking, DocFinance permette di interfacciarsi in modo diretto (on line) con le banche di cui l azienda è cliente. Nei paragrafi successivi viene illustrata la soluzione adottata per integrare Gestionale 1 con DocFinance, che consente di integrare le operazioni bancarie con la contabilità aziendale, organizzando le operazioni quotidiane svolte dall azienda e trasferendo le informazioni da un ambiente all altro. 1 Integrazione Gestionale 1 DocFinance L integrazione di Gestionale 1 con il software DocFinance consente di esportare il Piano dei Conti, le anagrafiche clienti/fornitori e le partite aperte da utilizzare in DocFinance per la registrazione delle operazioni bancarie, che verranno successivamente importate in Gestionale 1 come movimenti di prima nota, con l eventuale generazione di partite di chiusura. Pertanto, è prevista la creazione di una cartella di interscambio in cui: Gestionale 1 ha il compito di depositare i file di testo generati dall esportazione dei dati relativi al Piano dei Conti (comprese le anagrafiche dei clienti/fornitori) e alle partite aperte, che verranno successivamente importati in DocFinance; DocFinance ha il compito di depositare il file di testo contenente le operazioni finanziarie intervenute nel software, che verranno importate in Gestionale 1 come movimenti contabili di prima nota con chiusura in acconto o a saldo delle eventuali partite clienti/fornitori correlate. 2

Gli incassi e i pagamenti, così come le operazioni bancarie, devono essere gestiti direttamente in DocFinance, mentre in Gestionale 1 vengono inserite le registrazioni che non movimentano la gestione della tesoreria (ad esempio, la compensazione tra cliente e fornitore se non implica la banca oppure lo storno di una fattura con la nota credito). Esempio Durante la giornata in Gestionale 1 si emettono le fatture di vendita, si registrano le fatture di acquisto e si registrano gli eventuali movimenti di cassa contanti, mentre in DocFinance si gestiranno le disposizioni di bonifici per il pagamento dei fornitori oppure si incasseranno gli assegni ricevuti dai clienti. Al termine della giornata lavorativa i due applicativi si scambieranno le informazioni gestite così da disporre della situazione aggiornata: in Gestionale 1 relativa agli incassi/pagamenti intervenuti in DocFinance e in DocFinance delle partite che risultano aperte. Se l incasso del cliente avviene con l emissione di un effetto, è necessario attuare l intera gestione degli effetti in Gestionale 1 (dall emissione alla creazione del file telematico, fino al consolidamento con la chiusura della partita cliente). In DocFinance viene gestita la presentazione degli effetti, importando il file telematico predisposto da Gestionale 1, e l accreditamento sul conto della banca gestendo appositi conti di transito (vedi sotto-paragrafo 5.1 Gestione degli effetti attivi). Anche la gestione degli insoluti con la riapertura del cliente deve essere gestita direttamente in Gestionale 1, in quanto l addebito insoluto in DocFinance viene gestito con un conto di transito generico (vedi sotto-paragrafo 5.2 Gestione degli insoluti). Gli elementi principali relativi all integrazione con DocFinance sono i seguenti: canalizzazione, che permette di individuare su quale conto dell azienda si prevede di incassare o pagare la scadenza; giorni di ritardo, che consentono di calcolare quando, verosimilmente, si prevedono gli incassi e i pagamenti. Sono i giorni di ritardo (o anticipo) sui pagamenti e sugli incassi, che rettificano la data della scadenza calcolando la data valuta attesa; rating, che è il grado di affidabilità dei crediti (certezza degli incassi) e il grado di importanza dei debiti (priorità o derogabilità dei pagamenti); voci finanziarie, che consentono di motivare gli incrementi e i decrementi della liquidità. I due applicativi devono essere opportunamente configurati per comunicare queste informazioni 3

1.1 Prerequisiti per l integrazione Prima di procedere con la parametrizzazione di Gestionale 1, occorre verificare la presenza di: Gestionale 1 versione 5.5.4 o successive; Attivazione del modulo G1DOCINT (Integrazione Gestionale 1 DocFinance), tramite aggiornamento della chiave di attivazione (menu? \ Chiave di attivazione ); N.B. Deve essere attivo anche il modulo Contabilità (G1CON o G1STU). Inoltre, per le partite aperte clienti degli Estratti Conto con condizione di pagamento di tipo Ri.Ba., Tratta, S.D.D. R.I.D. e M.AV. è necessario gestire gli effetti dal menu Vendite \ Gestione Incassi per esportare correttamente le scadenze verso DocFinance. DocFinance versione 7 o successive, installato su un PC della rete aziendale; Cartella di interscambio, in cui vengono depositati i file di testo generati rispettivamente da Gestionale 1 e da DocFinance. È consigliabile creare la cartella di interscambio in un percorso diverso da quello dell installazione dei due applicativi; inoltre può essere creata sul disco locale (ad esempio, C:\G1_DOCFINANCE) oppure su un disco di rete accessibile dai due software. Se l installazione di Gestionale 1 è in rete, occorre condividere in lettura e scrittura questa cartella, per poter generare e importare i file di testo da tutte le postazioni di lavoro, selezionando nelle autorizzazioni della condivisione il controllo completo per gli utenti che devono accedervi oppure impostando l utente Everyone. Come unico requisito per DocFinance è che la cartella sia condivisa e quindi accessibile agli utenti che si occupano delle importazioni/esportazioni che avvengono tra i due applicativi. 1.2 Parametrizzazione causali e conti di transito In entrambi gli applicativi devono essere configurate le causali contabili e i conti di transito che verranno movimentati dalle operazioni effettuate in DocFinance e in Gestionale 1. Causali contabili Nella fase di avviamento vengono stabilite in DocFinance le causali contabili del gestionale da utilizzare (ad esempio per incassi, pagamenti, finanziamenti, emissioni Ri.Ba., ecc.). In DocFinance determinate operazioni bancarie (ad esempio, disposizione bonifico) gestiscono contemporaneamente le scadenze relative ai clienti e ai fornitori oltre ai conti transitori e/o della banca, pertanto nella scelta Causali Contabili (menu Base \ Archivi Contabilità ) devono comunque essere verificate le causali già esistenti e, se necessario, occorre crearne di nuove. 4

La descrizione della causale viene utilizza in fase di import e viene gestita automaticamente dalla procedura sui movimenti contabili se vengono chiuse anche le partite clienti/fornitori. Nel movimento contabile importato (Figura 1): sulla riga relativa alla scadenza cliente/fornitore, chiusa in acconto o a saldo, viene riportata la descrizione della causale con l informazione della fattura/nota credito (ad esempio PAGATO DOC. N. XXXXXX del GG/MM/AA ); sulla riga relativa al conto transitorio o della banca utilizzato nell operazione viene riportata la descrizione concatenata alle note previste da DocFinance e salvate nel file di testo importato (ad esempio Disposizione Bonifico Italia/Sepa). N.B. E consigliabile indicare una descrizione generica nella causale contabile, in quanto la stessa può essere utilizzata per chiudere diverse partite, relative a fatture/note credito clienti e fornitori (ad esempio PAGATO DOC. N. oppure INCASSATO DOC. N. ). Figura 1 Il Tipo movimento da impostare è sempre Prima nota, mentre nella scheda Partite clienti fornitori le impostazioni possono variare in base all operazione che deve essere importata da DocFinance. Le impostazioni gestite sono le seguenti: Tipo gestione: No partita oppure Chiude partita ; Funzione: Incasso oppure Pagamento ; 5

N.B. L incasso può essere gestito quando l azienda incassa una fattura cliente oppure una nota credito fornitore, mentre il pagamento può essere gestito quando l azienda paga una fattura fornitore oppure una nota credito cliente. Movimenta conto: Entrambi ; N.B. Se nella causale contabile è selezionata l opzione Clienti oppure Fornitori in sede di Import DocFinance la procedura segnala un anomalia e l importazione del movimento contabile con la relativa partita non avviene. Tipo conto: Dare oppure Avere in base alla funzione gestita; Esigibilità I.V.A.: Mista. N.B. Se nella causale contabile è selezionata un esigibilità I.V.A. diversa da Mista in sede di Import DocFinance la procedura segnala un anomalia e l importazione del movimento contabile con la relativa partita non avviene. Esempio di causale con Tipo gestione No partita Figura 2 6

Esempio di causale con Tipo gestione Chiude partita e Funzione Incasso Figura 3 Esempio di causale con Tipo gestione Chiude partita e Funzione Pagamento Figura 4 Conti di transito In DocFinance determinate operazioni bancarie potrebbero comportare la gestione dei conti di transito. I conti di transito vengono gestiti nel periodo di tempo che intercorre dalla disposizione richiesta alla banca dall azienda fino alla riconciliazione con le registrazioni effettive effettuate dalla banca. 7

Esempio Durante l operazione bancaria relativa alla disposizione di un bonifico, utilizzata per il pagamento fornitori, viene utilizzato un conto di transito quando viene disposto il bonifico che si chiuderà con il conto effettivo della banca nel momento in cui la banca stessa registra l effettivo pagamento Nella scelta Piano dei Conti (menu Base ) è necessario creare un sottoconto per ogni conto di transito che deve essere gestito in base all operazione bancaria da effettuare in DocFinance. È necessario creare un conto di transito: per ogni banca (quindi conto corrente) dell azienda gestita (scelta Anagrafica Banche ); Esempio L azienda gestisce due banche; nel Piano dei Conti occorre creare i seguenti sottoconti: - 9633000 c/c banca 1-9633001 c/c banca 2-9633002 c/c banca 1 transitorio - 9633003 c/c banca 2 transitorio per ogni conto relativo agli effetti presentati sulla singola banca; Esempio L azienda gestisce due banche ed emette delle Ri.Ba.; nel Piano dei Conti occorre creare i seguenti sottoconti: - 4Y18080 Ri.Ba. presentate banca 1-4Y18081 Ri.Ba. presentate banca 2 unico per gli assegni; unico per versamento debito con modello F24; unico per gli insoluti. Esempio L azienda gestisce due banche ed emette delle Ri.Ba.; nel Piano dei Conti occorre creare un sottoconto generico per gli insoluti: 4Y18199 Transitorio insoluti. Dopo aver creato i sottoconti relativi ai conti di transito occorre predisporre correttamente gli archivi di Gestionale 1 (vedi paragrafo 2. Operazioni preliminari in Gestionale 1) e DocFinance dopo aver importato Piano dei Conti e anagrafiche clienti/fornitori derivanti dal gestionale. 8

2 Operazioni preliminari in Gestionale 1 Di seguito riportiamo le operazioni preliminari da svolgere in Gestionale 1, al fine di configurare correttamente l applicativo per attuare una corretta integrazione con DocFinance, prevedendo alcune codifiche significative per DocFinance e correlando le tabelle dei due software. 2.1 Abbinamento modalità di pagamento I tipi di pagamento previsti in DocFinance possono essere codificati dall utente con un valore alfanumerico di due caratteri. In Gestionale 1, pertanto, occorre associare alla condizione di pagamento e/o al tipo pagamento il codice presente in DocFinance, al fine di trasferire correttamente le partite aperte. L abbinamento del pagamento con il codice di DocFinance può avvenire tramite le scelte sotto riportate. Associa Tipi Pagamento Nella scelta Associa Tipi Pagamento (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ) è possibile abbinare per ogni tipo di pagamento (ad esempio Rimessa diretta, Bonifico, Ricevuta Bancaria, ecc.) il tipo pagamento di DocFinance (Figura 5). Figura 5 Associa Condizioni di Pagamento Nella scelta Associa Condizioni di Pagamento (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ) è possibile abbinare per ogni condizione di pagamento (ad esempio RD01, BO01, RB01, RB02, RBF1, ecc.) il tipo pagamento di DocFinance (Figura 6). Figura 6 9

L associazione della condizione di pagamento prevale su quella del tipo pagamento, che può essere utile in particolare per le condizioni di pagamento a rate percentuali libere (non standard), al fine di transcodificare correttamente le singole rate in scadenza. Inoltre, per le condizioni di pagamento con Tipo scadenza A vista, se non è stata prevista l associazione della condizione di pagamento, viene considerata l associazione del tipo pagamento Rimessa diretta. Infine, la procedura in fase di export delle partite aperte verifica la presenza di almeno una delle due associazioni e se non è presente nessuna transcodifica viene visualizzato un messaggio di avviso, in quanto il dato è obbligatorio. 2.2 Definizione delle voci finanziarie Nella scelta Voci Finanziarie (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ) (Figura 7) è necessario indicare le voci finanziarie, i cui codici devono coincidere con quelli creati in DocFinance. La codifica delle voci finanziarie avviene manualmente in entrambi gli applicativi, così come l eventuale aggiornamento. La voce finanziaria serve per attribuire il motivo dell incremento o del decremento della liquidità e costituisce un elemento importante per le analisi in DocFinance. In Gestionale 1 è possibile abbinare la voce finanziaria ad ogni soggetto (cliente o fornitore) (scheda DocFinance nelle scelte Anagrafica Clienti e Anagrafica Fornitori ) e parametrizzare un valore predefinito per tutti i clienti/fornitori che non hanno specificato un codice nell anagrafica (scelta Parametri del menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ). Figura 7 2.3 Definizione dei codici Rating Nella scelta Codici Rating (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ) (Figura 8) è necessario indicare i Rating, i cui codici devono coincidere con quelli creati in DocFinance. La codifica dei codici Rating avviene manualmente in entrambi gli applicativi, così come l eventuale aggiornamento. Il codice Rating serve per descrivere il livello d importanza per i pagamenti e il livello di esigibilità per gli incassi; inoltre costituisce anch esso un elemento importante per le analisi in DocFinance. 10

In Gestionale 1 è possibile abbinare il codice Rating ad ogni soggetto (cliente o fornitore) (scheda DocFinance nelle scelte Anagrafica Clienti e Anagrafica Fornitori ) e parametrizzare un valore predefinito per tutti i clienti/fornitori che non hanno specificato un codice nell anagrafica (scelta Parametri del menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ). Figura 8 2.4 Definizione dei parametri Nella scelta Parametri (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ) (Figura 9) è necessario indicare le impostazioni necessarie per eseguire le procedure di export ed import da e verso DocFinance. I parametri da compilare sono i seguenti: Codice azienda DocFinance, valore con cui è stata identificata l azienda in DocFinance; Parametri interscambio, sezione in cui indicare: o Directory di interscambio, percorso della cartella di interscambio creata in precedenza (ad esempio C:\G1_DOCFINANCE); o File export P.d.C./anagrafiche, nome del file di testo relativo al piano dei conti e alle anagrafiche clienti/fornitori, che verrà generato in fase di export (ad esempio PDC.TXT); o File export scadenze, nome del file di testo relativo alle partite aperte, che verrà generato in fase di export (ad esempio SCAD.TXT); o File import movimenti contab., nome del file di testo generato da DocFinance relativo ai movimenti contabili delle operazioni bancarie effettuate nel software, che verrà importato (ad esempio PRIMANOTA.TXT); N.B. I parametri di interscambio devono coincidere con la parametrizzazione effettuata in DocFinance, al fine di permettere una corretta lettura/scrittura dei file. Inoltre, i nomi dei file devono essere indicati con il formato (ad esempio,.txt) previsto in DocFinance. 11

Valori predefiniti per i clienti, sezione in cui indicare i seguenti campi che verranno associati automaticamente a tutti i clienti, nelle cui anagrafiche non siano stati previsti valori specifici: o Codice voce finanziaria, creata in precedenza; o Codice rating, creato in precedenza; o Giorni statistici di ritardo, che servono per calcolare quando avverranno gli incassi; Valori predefiniti per i fornitori, sezione in cui indicare i seguenti campi che verranno associati automaticamente a tutti i fornitori, nelle cui anagrafiche non siano stati previsti valori specifici: o Codice voce finanziaria, creata in precedenza; o Codice rating, creato in precedenza; o Giorni statistici di ritardo, che servono per calcolare quando avverranno i pagamenti. Figura 9 2.5 Abbinamento codici DocFinance ai clienti e fornitori Nella scheda DocFinance delle scelte Anagrafica Clienti e Anagrafica Fornitori (menu Base ) è possibile indicare facoltativamente le informazioni relative a DocFinance, che verranno compilate nei file di testo generati in fase di export relativi a P.d.C./anagrafiche e alle scadenze (partite aperte). N.B. Se non vengono compilate queste informazioni, in sede di export vengono utilizzati i valori predefiniti indicati in precedenza nella scelta Parametri per la tipologia di soggetto (cliente o fornitore). Sono previsti i seguenti campi: 12

Voce finanziaria, necessaria nell analisi dei flussi di cassa consuntivi e preventivi di DocFinance; Codice rating, cioè il livello di importanza per i pagamenti e di esigibilità per gli incassi; Giorni di ritardo, che accoglie i giorni di ritardo (o anticipo) su pagamenti e incassi; è possibile anche indicare un numero negativo per anticipare la data valuta della scadenza. Inoltre, è consigliabile verificare la presenza delle informazioni anagrafiche nella scheda Generali, in quanto queste informazioni vengono compilate, se presenti, in fase di Export DocFinance. Vengono anche esportate a DocFinance le informazioni della banca cliente/fornitore predefinita se presente nella scheda Banche e della Banca soggetto (cliente/fornitore) se compilata nella partita aperta; in particolare si consiglia di verificare il codice IBAN. 2.6 Abbinamento codici DocFinance alle banche La codifica delle banche prevista nei due applicativi è differente, pertanto occorre abbinare ad ogni banca, quindi conto corrente, dell azienda un Codice Banca DocFinance con il relativo Codice RBN ; questi due valori identificano in DocFinance il conto bancario utilizzato negli incassi/pagamenti e in generale nelle operazioni bancarie. L abbinamento avviene nella scheda DocFinance della scelta Anagrafica Banche (menu Base ) in cui sono previsti i seguenti campi (Figura 10): Codice banca DocFinance, che viene utilizzata per gestire la canalizzazione; Codice Rapporto Bancario (RBN), che viene utilizzato come conto per gli incassi e pagamenti. Figura 10 13

Inoltre, è consigliabile verificare la presenza e la correttezza delle informazioni presenti nelle schede Coordinate bancarie e Gestione Effetti in quanto l emissione dell effetto viene gestita direttamente da Gestionale 1, mentre viene demandata a DocFinance solo la maturazione degli effetti con l accreditamento del conto della banca (vedi sotto-paragrafo 5.1 Gestione degli effetti attivi). Nella scheda Gestione Effetti occorre verificare la presenza del codice SIA nella sezione Parametri per invio telematico e nella sezione Collegamento contabilità la compilazione delle seguenti informazioni (Figura 11): Cod. PDC Banca, con il conto transitorio delle Ri.Ba. presentate creato in precedenza; Conto avere emissione, con selezionata l opzione Conto del cliente (se non impostato nei Parametri Vendite). Figura 11 3 Esportazione dati verso DocFinance Dopo aver configurato l applicativo, è possibile effettuare l esportazione dei dati verso DocFinance. Di seguito riportiamo le funzionalità relative all export. 3.1 Export DocFinance Per esportare i dati è necessario selezionare la scelta Export DocFinance (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ) (Figura 12). 14

Figura 12 È possibile selezionare le seguenti opzioni, come dati da esportare: Piano dei conti (comprese le anagrafiche clienti/fornitori), che consente di generare un file di testo nella cartella di interscambio, creata in precedenza, contenente i sottoconti del P.d.C. e le anagrafiche dei clienti/fornitori. Selezionando questa opzione, inoltre, è possibile anche escludere dall export i dati dei soggetti nella cui anagrafica è stata selezionata l opzione Non utilizzato (check Escludi clienti/fornitori non utilizzati ). Partite aperte, che consente di generare un file di testo nella cartella di interscambio, creata in precedenza, contenente le partite che risultano aperte (quindi quelle non incassate/pagate o chiuse parzialmente). Ogni singola scadenza viene identificata in maniera univoca nel file e questa chiave viene utilizzata sia in DocFinance per collegare alla singola partita gli incassi/pagamenti intervenuti sia in fase di import in Gestionale 1 per generare la partita di chiusura dal movimento contabile. È consigliabile eseguire sempre un esportazione completa, quindi lasciando invariate le opzioni proposte dalla procedura, al fine di avere sempre la situazione aggiornata in DocFinance. N.B. Durante la procedura di export non è possibile utilizzare Gestionale 1 contemporaneamente su più postazioni di lavoro, si consiglia pertanto di svolgere l operazione all inizio o al termine della giornata lavorativa. 3.2 Schedulazione È possibile schedulare la procedura di Export DocFinance creando un file dei parametri apposito. La pianificazione può essere eseguita direttamente da Sistema Operativo (utilizzando per esempio le utilità di pianificazione programmata), indicando l operazione che deve essere eseguita con i dovuti parametri. La sintassi della linea di esecuzione del comando è la seguente: [Percorso]\sga_com.exe [nome completo file parametri] 15

Esempio C:\AZW32\BIN\sga_com.exe C:\AZW32\SPOOL\ExpDocFinance.ini Di seguito riportiamo la struttura che deve avere il file dei parametri, ai fini di una corretta esportazione dei dati (Figura 13). Figura 13 4 Importazione da DocFinance In DocFinance, dopo aver importato i file del P.d.C./anagrafiche e delle scadenze generati da Gestionale 1, vengono eseguite le operazioni bancarie e finanziarie e al termine delle spunte di controllo effettuate tra i movimenti bancari e quelli di tesoreria la procedura genera un file di testo (ad esempio PRIMANOTA.TXT) che viene depositato nella cartella di interscambio. A questo punto, in Gestionale 1 è possibile effettuare l importazione dei dati. Di seguito riportiamo le funzionalità relative all import e ai movimenti importati. 4.1 Import DocFinance Per importare i dati è necessario selezionare la scelta Import DocFinance (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ). Confermando la procedura vengono generati i movimenti contabili di prima nota relativi alle operazioni gestite direttamente in DocFinance. Inoltre, se la registrazione contabile prevede anche degli incassi/pagamenti in acconto o a saldo delle partite, la procedura genera anche le partite di chiusura correlandole automaticamente alle scadenze aperte precedentemente esportate. Una volta importato il movimento questo non può più essere reimportato, in quanto la procedura ad ogni 16

movimento DocFinance associa l anno e numero registrazione di Gestionale 1. Per reimportare lo stesso movimento occorre eliminare la registrazione contabile generata in Gestionale 1. N.B. Durante la procedura di import non è possibile utilizzare Gestionale 1 contemporaneamente su più postazioni di lavoro, si consiglia pertanto di svolgere l operazione all inizio o al termine della giornata lavorativa. 4.2 Schedulazione È possibile schedulare la procedura di Import DocFinance creando un file dei parametri apposito. La pianificazione può essere eseguita direttamente da Sistema Operativo (utilizzando per esempio le utilità di pianificazione programmata), indicando l operazione che deve essere eseguita con i dovuti parametri. La sintassi della linea di esecuzione del comando è la seguente: [Percorso]\sga_com.exe [nome completo file parametri] Esempio C:\AZW32\BIN\sga_com.exe C:\AZW32\SPOOL\ImpDocFinance.ini Di seguito riportiamo la struttura che deve avere il file dei parametri, ai fini di una corretta importazione dei dati (Figura 14). Figura 14 4.3 Movimenti DocFinance importati Una volta effettuata la procedura di import, selezionando la scelta Movimenti DocFinance importati (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ) è possibile visualizzare i movimenti generati da DocFinance con i campi di dettaglio specifici di tale software (Figura 15). 17

Figura 15 Le registrazioni sono in ordine di ANNO FILE, NUMERO FILE e NUMERO PROGRESSIVO FILE. Inoltre, per ogni movimento DocFinance è possibile visualizzare il movimento contabile di prima nota generato, posizionandosi sul record e selezionando il pulsante Modifica mov. G1 oppure con un doppio click del mouse. 4.4 Righe Movimento DocFinance Collegate Dalla registrazione contabile di prima nota è possibile visualizzare le righe del movimento DocFinance collegato, selezionando la voce Movimento DocFinance collegato dal menu contestuale che si apre con il tasto destro del mouse dalle scelte: Gestione Movimenti (menu Contabilità ); Interroga Movimenti (menu Contabilità ). 4.5 Ripeti ultimo import Una volta eseguita la procedura di import, il file di testo (ad esempio PRIMANOTA.TXT) generato da DocFinance viene eliminato dalla cartella di interscambio, in quanto è il software DocFinance che mantiene una copia di backup dei file esportati. È comunque possibile ripetere l ultima importazione effettuata selezionando la scelta Ripeti ultimo import (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance \ Utilità ), che può essere utile quando l import non è andato a buon fine per un errata configurazione delle causali in Gestionale 1 e una volta sistemate è possibile completare l import ripetendolo. Eventuali movimenti già importati vengono ignorati e l utente viene avvisato 18

tramite apposito messaggio. 5 Note relative all integrazione L integrazione con DocFinance prevede una specifica operatività che l azienda deve adottare per la gestione delle casistiche sotto riportate. 5.1 Gestione degli effetti attivi Se le partite clienti prevedono un tipo pagamento Ricevuta Bancaria, Tratta, S.D.D., R.I.D. o M.AV., la procedura verifica che sia stato emesso un effetto generato dalla scelta Genera Effetti (menu Vendite ) oppure inserito dalla scelta Gestione Effetti (menu Vendite \ Gestione Incassi ). N.B. E possibile suddividere un effetto su più effetti. I nuovi effetti devono avere le stesse informazioni (anno partita, numero, suffisso e data) e la somma dei singoli importi deve corrispondere all importo totale della partita; l inserimento deve avvenire nella scelta Gestione Effetti. La corrispondenza tra partita ed effetto viene verificata in base ai dati inseriti nella scelta Gestione effetti nelle sezioni Fatture e Rate. Le operazioni da eseguire sono: generazione degli effetti (scelta Genera Effetti ) o inserimento dalla scelta Gestione Effetti ; compilazione della banca domiciliataria (cliente) e/o della banca di presentazione (azienda) se non effettuata in precedenza; N.B. Ai fini dell integrazione, non è consentito eseguire l accorpamento degli effetti prima della stampa, che avviene con la scelta Accorpa Effetti (menu Vendite \ Gestione Incassi ). generazione del file telematico dalla scelta Stampa Effetti (menu Vendite \ Gestione Incassi ); N.B. Il file telematico generato deve contenere tutte le informazioni necessarie per la presentazione, si consiglia pertanto di verificare la compilazione delle impostazioni nelle varie sotto-schede della scheda Parametri Effetti della scelta Parametri Vendite (menu Base \ Archivi Vendite ). In particolare verificare la compilazione delle informazioni nella sotto-scheda Parametri S.D.D., se gestito questo tipo pagamento. importare in DocFinance il file telematico per la presentazione degli effetti ed effettuare le operazioni 19

bancarie relative alla maturazione degli effetti con l accreditamento del conto della banca; consolidamento dell effetto (dopo avere effettuato il consolidamento dei documenti) con chiusura della partita cliente e movimentazione del conto transitorio degli effetti presentati tramite la scelta Consolida Effetti (menu Vendite \ Gestione Incassi ); importare i movimenti contabili generati da DocFinance, relativi all accreditamento del conto della banca, tramite la scelta Import DocFinance (menu Moduli \ Collegamenti \ Tesoreria DocFinance ). In fase di Export DocFinance la procedura esporta le partite aperte clienti solo se collegate ad effetti che si trovano in stato Inserito oppure solo per l importo residuo relativo all effetto in stato Inserito. Non vengono invece esportate le partite collegate ad effetti che si trovano in stato Stampato, Consolidato o Insoluto, perché la presentazione avviene o è già avvenuta in DocFinance importando il file telematico generato da Gestionale 1. Nel caso si emettano delle note di credito si consiglia di indicare una condizione di pagamento che non preveda la gestione degli effetti (ad esempio, bonifico se l azienda restituisce al cliente l importo della nota di variazione), così da evitare la generazione di effetti negativi che successivamente dovrebbero essere eliminati, in quanto non presentabili, oppure accorpati con gli effetti nati dall emissione delle fatture ma l operazione di accorpamento non è consentita in presenza di DocFinance. 5.2 Gestione degli insoluti La gestione degli insoluti risulta differente tra i due applicativi. In DocFinance gli addebiti insoluti vengono gestiti con un conto di transito generico e non viene riaperto il credito nei confronti del cliente. La riapertura del credito che l azienda vanta nei confronti del cliente deve essere eseguita direttamente in Gestionale 1 dopo aver importato il movimento contabile da DocFinance con il conto di transito generico. Ai fini dell integrazione, per gestire gli effetti insoluti è necessario inserire un movimento che apre una nuova partita relativa all insoluto; non è possibile utilizzare la gestione insoluti del gestionale perché per DocFinance si rende necessario tracciare lo specifico tipo pagamento per l insoluto (spesso si tratta di un bonifico o versamento in banca). Esempio In presenza di partita n. 2015/10 rata 1 chiusa con l emissione di una Ri.Ba. l insoluto deve essere creato aprendo una nuova partita i cui dati saranno partita n. 2015/10 rata 2. Se l insoluto è relativo ad una partita del 2014 con data scadenza 2015 la partita deve essere creata indicando come anno partita 2014 (quello della fattura di origine). L insoluto deve essere inserito dalla scelta Gestione Movimenti (menu Contabilità ) utilizzando un apposita 20

causale contabile di Tipo movimento Prima nota che prevede le seguenti opzioni nella scheda Partite clienti fornitori : Tipo gestione: Apre partita ; Movimenta conto: Entrambi ; Tipo conto: Dare. 5.3 Gestione degli incassi / pagamenti anticipati Ai fini dell integrazione, l operatività corretta per registrare incassi/pagamenti ricevuti/effettuati in anticipo rispetto l emissione/ricezione della fattura è quella di utilizzare per la loro registrazione una causale contabile di Tipo movimento Prima nota che preveda le seguenti opzioni nella scheda Partite clienti fornitori : Tipo gestione: Chiude partita ; Funzione: Normale ; Movimenta conto: Entrambi ; Tipo conto: Dare o Avere. Nell inserimento del movimento contabile occorre indicare un numero di partita fittizio che dovrà essere sostituito successivamente indicando quello reale una volta inserita la fattura. Le partite (senza apertura) che si inseriscono per la gestione degli anticipi non verranno esportate verso DocFinance. 21