Prime operazioni. Indice degli argomenti

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1 Prime operazioni Indice degli argomenti Introduzione 1. Configurazione sistema e azienda di lavoro 2. Inserimento clienti e fornitori 3. Inserimento articoli 4. Inserimento movimenti di contabilità 5. Inserimento fatture emesse con il modulo Vendite 6. Inserimento movimenti di magazzino 7. Come cancellare un periodo di prova

2 Introduzione Il presente documento contiene le operazioni da eseguire, dopo aver installato Gestionale 1, al fine di configurare correttamente l applicativo e procedere con l inserimento delle anagrafiche, documenti e movimenti. 1 Configurazione sistema e azienda di lavoro Dopo aver installato l applicativo occorre configurare i parametri e l azienda di lavoro. Di seguito vengono riportate le operazioni da eseguire per la corretta configurazione. 1.1 Configurazione dei parametri di sistema Nella scelta Parametri Sistema (menu Base \ Menu Utilità \ Menu di Sistema ) è possibile definire alcuni parametri, comuni a tutte le aziende gestite. La compilazione di questi parametri permettono un corretto utilizzo del programma ed una semplificazione dello svolgimento delle operazioni. 1.2 Inserimento dei dati anagrafici dell azienda Nella scelta Anagrafica Aziende (menu Base \ Menu Utilità \ Menu di Sistema ) occorre inserire i dati per la codifica dell'azienda. È possibile gestire una sola azienda e utilizzare gli archivi di base oppure, se si lavora in modalità multi-azienda, è possibile creare dei codici master da duplicare sulle diverse aziende di destinazione in modo da avere un master per le aziende commerciali, per quelle artigianali, ciascuno con le proprie caratteristiche legate alla propria attività. 1.3 Inserimento dei registri e libri aziendali Nella scelta Libri Aziendali (menu Base \ Archivi Contabilità ) occorre inserire i libri obbligatori dell azienda: Registri I.V.A. e Libro Giornale. I dati di questa tabella sono molto importanti per un corretto funzionamento della procedura. 1.4 Codifica degli archivi Per la codifica degli archivi è consigliabile seguire un procedimento che risponda alle esigenze dell'operatore. Qui di seguito si troveranno dei suggerimenti utili per la codifica degli archivi di lavoro, clienti, fornitori e articoli di magazzino che potranno rendere più veloce la gestione stessa. Codifica alfanumerica L'ordinamento per codice avviene secondo il criterio: prima numeri; dopo lettere.

3 Esempio di ordinamento: 1 20 CL01 Ts01 Codifica degli archivi fornitori e clienti La codifica dei fornitori e clienti potrebbe essere così strutturata: la prima parte richiama il codice del fornitore o cliente; la seconda un numero progressivo all interno di ciascun fornitore o cliente Esempio di codifica fornitori: Se il fornitore è ALFA, i codici potranno essere: ALF001, Alf002 e così via. Esempio di codifica clienti: Se la ragione sociale è ROSSI, il codice potrebbe essere indifferentemente: RO01, ROS01, RSS01 e così via. Codifica numerica Se si desidera avere una codifica numerica in ordine crescente, è necessario che i codici abbiano la stessa lunghezza. Esempio di ordinamento: Mentre se i tre codici fossero stati inseriti in questo modo: 3, 10, 200, si avrebbe invece il seguente ordinamento: Codifica per numero progressivo Gli articoli possono essere codificati con un numero progressivo, partendo dal primo con codice 1 e incrementando di una unità per ogni nuovo articolo inserito Occorre fare attenzione, nell impostazione della lunghezza del codice, a prevedere con sufficiente approssimazione il numero di articoli che saranno gestiti.

4 Esempio: se si prevedono alcune centinaia di articoli il primo codice potrà essere 001, se invece si prevedono alcune migliaia di articoli da gestire lo stesso codice dovrà essere È necessario anteporre gli zero e rendere la lunghezza dei codici uniforme per avere un corretto ordinamento degli stessi. Codifica per categoria merceologica Gli articoli possono essere codificati in base alla natura merceologica dell articolo. La prima parte potrebbe richiamare il codice della categoria merceologica cui appartiene l articolo. La seconda parte presenta un numero progressivo all interno di ciascuna categoria Esempio: se la categoria merceologica è ALM, i codici degli articoli che appartengono a ALM potranno essere: ALM001, ALM002 e così via. Codifica automatica per clienti, fornitori e articoli I codici dei clienti, dei fornitori e/o degli articoli possono essere creati automaticamente. Le impostazioni definite per gestire la creazione automatica del codice (caratterizzato da un prefisso, un suffisso e una parte centrale che si incrementa) si indicano nelle seguenti scelte: Base \ Archivi Vendite \ Parametri Vendite nella scheda Altri Dati \ Codice clienti per le anagrafiche dei clienti; Base \ Archivi Acquisti \ Parametri Acquisti nella scheda Altri Dati \ Codice fornitori per le anagrafiche dei fornitori; Base \ Archivi Magazzino \ Parametri Magazzino nella scheda Codice articoli per le anagrafiche degli articoli. 2 Inserimento clienti e fornitori Nella scelta Anagrafica Clienti (menu Base ) (Figura 1) è necessario inserire i clienti, mentre per inserire i fornitori occorre utilizzare la scelta Anagrafica Fornitori (menu Base ). Nell'inserimento dei dati, il codice mastro apparirà automaticamente secondo quanto inserito nella scelta Parametri Contabilità (menu Base \ Archivi Contabilità ). Occorre inserire il codice del cliente o fornitore (Mastro + Anagrafica) o richiamare un codice già presente per apportare modifiche o per cancellare dei dati. Inoltre, è possibile inserire i dati richiesti nelle varie schede, in base ai moduli attivati (Contabilità e/o Vendite/Acquisti), ed è possibile aggiungere anche delle considerazioni relative al cliente o fornitore.

5 Figura 1 3 Inserimento articoli Nella scelta Anagrafica Articoli (menu Base ) è necessario inserire gli articoli di magazzino (Figura 2). Occorre inserire il codice oppure digitarne uno già esistente per apportare le eventuali modifiche o cancellazioni. La descrizione dell articolo può essere inserita per esteso o in forma ridotta (la prima è obbligatoria). Si possono inserire anche descrizioni o spese da imputare in fattura. Figura 2

6 4 Inserimento movimenti di contabilità La scelta Gestione Movimenti (menu Contabilità ) consente di inserire diverse tipologie di registrazioni contabili. Inserendo un movimento contabile il numero di registrazione aumenta automaticamente di una unità per ogni registrazione contabile inserita (acquisto, vendita, corrispettivi o prima nota) e permette di richiamare la registrazione abbinata per eventuali modifiche o cancellazioni. Di seguito riportiamo le tipologie di movimenti che si possono inserire. 4.1 Inserimento fatture di acquisto Le fatture di acquisto in contabilità (Figura 3) devono essere inserite solo se non sono già state inserite con il modulo Acquisti. In quest'ultimo caso c'è la possibilità di farle scrivere automaticamente sul registro degli acquisti. Dopo aver inserito i dati principali occorre inserire informazioni contabili ed I.V.A. Al fine di velocizzare l'inserimento dei dati alcune caselle vengono compilate automaticamente (Registro I.V.A. e Protocollo I.V.A.). Figura Inserimento fatture di vendita L'inserimento delle fatture di vendita è molto simile a quello delle fatture di acquisto. Le fatture di vendita in contabilità devono essere inserite solo se non sono già compilate con il modulo Vendite. In quest'ultimo caso c'è la possibilità di farle scrivere automaticamente sul registro delle vendite.

7 4.3 Inserimento corrispettivi L inserimento dei corrispettivi è possibile se l'azienda è stata abilitata a tale gestione, deve esistere un registro di tipo Corrispettivi. La sua registrazione avviene con la scelta Gestione Movimenti inserendo una causale relativa ai corrispettivi. La descrizione dell operazione viene riproposta automaticamente, insieme ai conti Dare e Avere che vengono letti nella scheda Conti nei Parametri Contabilità. 4.4 Inserimento prima nota L inserimento della prima nota permette di registrare tutte quelle operazioni di tipo contabile che, insieme alle fatture di acquisto, di vendita e ai corrispettivi, sono scritte sul libro giornale. Per l inserimento nella scelta Gestione Movimenti, occorre selezionare una causale corrispondente, per chiudere la registrazione occorre che il Dare e l'avere siano perfettamente coincidenti. 5 Inserimento fatture emesse con il modulo Vendite Nella scelta Gestione Documenti (modulo Vendite ) è possibile registrare i documenti relativi alle vendite. È possibile, anche, modificare o annullare, qualsiasi fattura inserita manualmente o generata automaticamente. Tutti i dati come clienti e articoli possono essere creati nel momento stesso in cui si inserisce il documento. La scheda relativa al corpo del documento (Figura 4) consente di selezionare i vari articoli di dettaglio interessati dal movimento. Figura 4

8 6 Inserimento movimenti di magazzino Il magazzino degli articoli può essere movimentato sia in entrata sia in uscita tramite la scelta Gestione Movimenti (menu Magazzino ) I diversi tipi di movimenti (carichi, scarichi, passaggi tra magazzini) sono pilotati da una causale che provvede ad incrementare o decrementare i progressivi a quantità e a valore sul magazzino interessato. Figura 5 7 Come cancellare un periodo di prova Per prendere dimestichezza con il programma si consiglia di creare due anagrafiche azienda parallele. La prima sarà quella effettiva, mentre la seconda sarà di prova. Quando l'azienda di prova ha esaurito la sua funzione è possibile cancellare le movimentazioni create sui vari moduli. Di seguito sono riportate le istruzioni che dovranno essere eseguite con molta cautela. 7.1 Cancellazione dei movimenti di contabilità Archivi da azzerare: MOVCON, MOVDES, PROGALL, PROGDIC, MOVPAR, GENSTO, VERIVA. Dopo aver azzerato questi archivi è necessario eseguire le seguenti operazioni: In Parametri Contabilità occorre riportare a zero il numero di registrazione contabile e la data di inizio esercizio; In Libri Aziendali occorre riportare a zero tutti i campi delle schede Registri I.V.A. e Libro Giornale, In Utilità Contabilità effettuare il Ricalcolo progressivi contabili e Ricalcolo progressivi I.V.A..

9 7.2 Cancellazione dei movimenti di vendita Archivi da azzerare: TABFST01, TABFST02 e TABFST03, TABFAT01, TABFAT02, TABFAT03, EFFETTI, STVEN01, ARTCLI, PROAGE. Dopo aver azzerato questi archivi è necessario eseguire le seguenti operazioni: In Tipi Documento riportare a zero, in ogni tipo di documento utilizzato, il numero di registrazione e la data di inizio esercizio; In Utilità Magazzino effettuare un Ricalcolo quantità e valori. 7.3 Cancellazione dei movimenti di magazzino Archivi da azzerare: GIACEN, MOVMAG, MAGSTO, INDMAG. Dopo aver azzerato questi archivi è necessario eseguire le seguenti operazioni: in Parametri Magazzino riportare a zero il numero di registrazione e la data di inizio esercizio e la data dell'ultima chiusura di magazzino; in Utilità Magazzino effettuare un Ricalcolo quantità e valori ; in Distinta Base azzerare l'archivio DISBAS. 7.4 Cancellazione degli ordini clienti e fornitori Archivi da azzerare: ORDCL01, ORDCL02, ORDFR01, ORDFR02. Dopo aver azzerato questi archivi è necessario eseguire le seguenti operazioni: in Tipo Ordini azzerare l'ultimo numero di ordine e l'ultima data per ogni documento gestito; in Utilità Magazzino effettuare un Ricalcolo quantità e valori.