Import Dati da Esatto Release 5.0

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1 Piattaforma Applicativa Gestionale Import Dati da Esatto Release 5.0

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3 AD HOC REVOLUTION IMPORT DATI DA ESATTO Indice 1 Import da Esatto Configurazione Operazioni Preliminari Import Archivi Contabili Import Anagrafiche di Magazzino Risoluzione Problemi Elenco Archivi Importati INDICE III

4 IMPORT DATI DA ESATTO AD HOC REVOLUTION IV INDICE

5 AD HOC REVOLUTION IMPORT DATI DA ESATTO 1 Import da Esatto Configurazione Operazioni Preliminari Import Archivi Contabili Import Anagrafiche di Magazzino Risoluzione Problemi Elenco Archivi Importati IMPORT DA ESATTO 1-1

6 IMPORT DATI DA ESATTO AD HOC REVOLUTION Introduzione Il modulo Import Dati di Ad Hoc Revolution può essere utilizzato per convertire i dati contabili e di magazzino da Esatto utilizzando dei tracciati specifici, identificati dalla sigla ESA. Le conversioni dei dati sono limitate agli archivi anagrafici. Prerequisiti: - esatto 2000; - Btrieve v for Windows NT/Windows 95; - ODBC Interface v2.0 for Windows 95 and Windows NT ODBC Interface v2.0 for Windows February 1997; oppure - ODBC Interface v2.5 for Windows 95 and Windows NT ODBC Interface v2.5 for Windows February 1998 (consigliato). E raccomandato di: - leggere attentamente il presente documento; - salvaguardare i dati esistenti effettuando una copia di backup della directory c:\esatto; - utilizzare la macchina più veloce o la macchina che svolge la funzione di server per eseguire le conversioni; - non far usare le due procedure durante la fase di conversione per fornire un accesso esclusivo al modulo Import Dati; - disattivare l opzione sotto transazione per velocizzare la fase di conversione; - verificare i dati importati dopo la conversione. 1-2 IMPORT DA ESATTO

7 AD HOC REVOLUTION IMPORT DATI DA ESATTO Configurazione Il primo passo da fare è creare una nuova origine dati ODBC. L'utente deve definire il driver ODBC in relazione al tipo di file; nel caso di importazione diretta da archivi Esatto dovrà essere creato un nuovo Data Source Name per Pervasive Software. Fig Maschera di creazione connessione ODBC (DSN) Successivamente dovranno essere definite le impostazioni del Data Source Name. Impostare il nome esatto; quindi nei campi DDF directory e Database Directory indicare il percorso in cui si trovano i file di Esatto (per esempio c:\esatto\esa). IMPORT DA ESATTO 1-3

8 IMPORT DATI DA ESATTO AD HOC REVOLUTION Fig Maschera del driver ODBC Pervasive L importazione archivi è stata provata sulla versione di Esatto. Su versioni diverse non è stato provato e quindi non è certificato. 1-4 IMPORT DA ESATTO

9 AD HOC REVOLUTION IMPORT DATI DA ESATTO Operazioni Preliminari Riportiamo di seguito la successione delle operazioni da eseguire per importare correttamente i dati anagrafici da Esatto a Ad Hoc Revolution: 1) Creare una nuova azienda, trasferendo i dati dagli archivi dimostrativi o di start-up. 2) Caricare i seguenti dati nell azienda appena creata, propedeutici all importazione: Impostare i valori predefiniti nel modulo di importazione: 1. al campo AGCATPRO dell archivio agenti assegnare il valore AGENT; 2. al campo ARCATCON dell archivio articoli magazzino assegnare il valore ARTIC; 3. al campo ANCATCON dell archivio clienti e fornitori assegnare il valore CF. una Categoria Contabile Clienti/Fornitori con codice CF ; una Categoria Contabile Articoli con codice ARTIC ; una Categoria Provvigioni di tipo Agenti con codice AGENT ; caricare il Mastro CLIENTI e il Mastro FORNITORI, 3) Scompattare il file Esatto.zip che si trova nella cartella IMPO\EXE dell installazione di Ah Hoc Revolution. Verrà creata una sottocartella ESATTO all interno della quale vengono copiati i tracciati di importazione, le sorgenti dati, i valori predefiniti ecc. 4) Importare le tabelle relative ai Tracciati di Importazione, alle Sorgenti Dati ODBC, ed alle Trascodifiche, che sono stati compattati al punto precedente mediante la funzione di servizio Import/Export Tabelle Import Dati selezionando il check Da file DBF e modificando opportunamente il percorso (di default viene proposto IMPO\EXE mentre in questo caso dovrà essere IMPO\EXE\ESATTO). IMPORT DA ESATTO 1-5

10 IMPORT DATI DA ESATTO AD HOC REVOLUTION I Fig Maschera di Import/Export Tabelle 5) E possibile eseguire l importazione dati Sotto Transazione o meno. Se viene attivato il flag Sotto transazione la procedura effettua l'importazione di tutti gli archivi all interno di un unica transazione: se nella fase di importazione si verifica un problema in un archivio, non viene scritto nulla negli archivi di destinazione. Se il check non è attivato l'importazione di ogni archivio viene vista dalla procedura come una transazione a sé stante. Consigliamo di inserire il flag Sotto Transazione se gli archivi da importare non sono numerosi, in caso contrario è bene non impostare tale flag in quanto rallenta molto la procedura di importazione. 1-6 IMPORT DA ESATTO

11 AD HOC REVOLUTION IMPORT DATI DA ESATTO Import Archivi Contabili Va eseguito prima l import di ESA_CONTABILITA, con il quale è possibile importare in Ad Hoc Revolution le anagrafiche Banche, Valute, Codici Iva, anagrafica Listini, Lingue, Agenti, Nazioni, Zone, Porti, Spedizioni, Clienti e Fornitori, Sedi. Operazioni Preliminari A causa della lunghezza diversa di alcuni campi, sotto indicati, di Esatto e di Ad Hoc Revolution, questi vengono letti solo in parte. Tabella Banca il codice Banca viene importato con codice Banca di Esatto più codice Agenzia. Tabella Listini il codice Valuta viene importato a spazio se in Esatto è zero cioè Lire Italiane. Tabella Lingue se in Esatto è spazio, cioè Lingua Italiana viene importato con I. Tabella Agenti del codice Agente vengono presi gli ultimi 5 caratteri di destra, della descrizione sono presi i primi 35 caratteri, dell indirizzo sono presi invece i primi 25 caratteri e il tipo Agente è impostato ad A (Agente). Tabella Zone sono importate solo quelle con il codice Sottozona vuoto per un problema di lunghezza dei campi di Ad Hoc Revolution. Tabella Porti viene letto solo il carattere di destra del codice. Tabella Clienti e Fornitori il secolo della data di nascita è impostato a 19, e del codice Agente sono letti solo gli ultimi 5 caratteri di destra. Tabella Sedi del codice Sede vengono letti solo gli ultimi 4 caratteri di destra, e del Porto viene letto l ultimo carattere di destra. Per eseguire l import delle anagrafiche bisogna selezionare dal menù Moduli, Import Dati, Import Archivi e Movimenti Contabili, il tracciato Esa_Contabilita. IMPORT DA ESATTO 1-7

12 IMPORT DATI DA ESATTO AD HOC REVOLUTION Fig Maschera di Importazione Archivi Contabili 1-8 IMPORT DA ESATTO

13 AD HOC REVOLUTION IMPORT DATI DA ESATTO Import Anagrafiche di Magazzino Va eseguito dopo l import di ESA_CONTABILITA e con esso è possibile importare in Ad Hoc Revolution i Gruppi Merceologici, Articoli Magazzino, Anagrafica Listini, Articoli Listino. Operazioni Preliminari A causa della lunghezza diversa di alcuni campi, sotto indicati, di Esatto e di Ad Hoc Revolution, questi vengono letti solo in parte. Tabella Articoli del codice Iva sono letti solo gli ultimi 2 caratteri di destra. Tabella Prezzo Listino Articolo vengono importati solo i dati del deposito 000, in quanto i Listini in Ad-Hoc Revolution non sono gestiti per deposito, nel caso si voglia importare da un altro deposito si può modificare, dal menù Moduli, Import Dati, Configurazioni, Sorgente Dati ODBC, il Sorgente Dati ODBC ESA_PREZZI_LIS, come indicato in figura seguente. La Data di Attivazione viene impostata al , mentre la Data di Disattivazione viene impostata al , la Quantità viene impostata a zero. Fig Maschera Sorgente Dati ODBC Per eseguire l Import delle Anagrafiche di Magazzino bisogna selezionare dal menù Moduli, Import Dati, Import Magazzino e Documenti, il tracciato Esa_Magazzino. IMPORT DA ESATTO 1-9

14 IMPORT DATI DA ESATTO AD HOC REVOLUTION Fig Import anagrafiche di magazzino L importazione degli archivi contabili e di magazzino può essere ripetuta in quanto i dati vengono sovrascritti IMPORT DA ESATTO

15 AD HOC REVOLUTION IMPORT DATI DA ESATTO Risoluzione Problemi Al fine di risolvere eventuali problemi, al termine della procedura di importazione, è prevista la creazione di un report di resoconto che evidenzia segnalazioni (S) o errori (E) avvenuti durante l importazione dei dati. Il resoconto può essere stampato prima della conferma dell importazione oppure può essere richiamato dalla voce di menu Resoconti. Occorre ricordare che Ad Hoc Revolution utilizza database con integrità referenziale quindi i dati inseriti devono rispettare le regole di integrità. E importante: - seguire l ordine di importazione; - i dati inseriti devono rispettare le regole d integrità (se ad esempio viene importato un Articolo con un codice Iva non esistente viene segnalato un errore); In caso di problemi è consigliabile: - eseguire l importazione con opzione Errori+Stop dopo 10 (permette di bloccare l import dei dati se vengono riscontrati più di 10 errori); - analizzare il resoconto per identificare le anomalie riscontrate; IMPORT DA ESATTO 1-11

16 IMPORT DATI DA ESATTO AD HOC REVOLUTION Elenco Archivi Importati Riportiamo di seguito l elenco degli archivi di Esatto che vengono importati in Ad Hoc Revolution: Archivi Contabili - Anagrafica Listini; - Agenti; - Anagrafica Banche; - Anagrafica Clienti e Fornitori; - Codici Iva; - Destinazioni Diverse; - Lingue; - Nazioni; - Porti; - Spedizioni; - Valute; - Zone; Archivi di Magazzino - Anagrafica Listini; - Articoli; - Articoli Listini; - Gruppi Merceologici; Tutti gli archivi che non sono sopra elencati non vengono attualmente importati in Ad Hoc Revolution IMPORT DA ESATTO

17 AD HOC REVOLUTION IMPORT DATI DA ESATTO IMPORT DA ESATTO 1-13

18 IMPORT DATI DA ESATTO AD HOC REVOLUTION 1-14 IMPORT DA ESATTO