B2corporate Luca Vanzulli APPLICAZIONI AZIENDALI IN EXCEL Una serie di casi pratici economico aziendali supportati da esempi e template Excel.
by Luca Vanzulli. Copyright 2013 Luca Vanzulli. Tutti i diritti sono riservati. Realizzato in Italia. La prima edizione di questo ebook è datata 01/10/2013 Pubblicato da B2corporate, web collaborative magazine economico aziendale. Gli ebook targati B2corporate possono essere acquistati per approfondire tematiche di business, per passione e spirito di cultura aziendale o per integrare percorsi formativi. Questi ebook sono redatti da professionisti di settore con competenze specialistiche e sono il frutto di anni di esperienze sul campo. La biblioteca B2corporate è in continua evoluzione e aggiungerà periodicamente nuovi libri tematici. Per ulteriori dettagli e per pubblicare il tuo ebook con il web brand B2corporate, potete contattare: redazione@b2corporate.com Il layout grafico della copertina e l impaginazione è a cura di Babitamedia.it L autore e il Publisher hanno prestato molta attenzione nella redazione di questo ebook, tuttavia si segnala che le informazioni che contiene sono puramente divulgative e rivestono un tipico ruolo di educational personale. Lo scopo di questi ebook è quella di diffondere una cultura aziendale basata sull innovazione, le tecniche di management e strumenti di pianificazione, analisi e monitoraggio del business. Startup e PMI sono il nostro punto di riferimento. Questi ebook sensibilizzano il lettore a un modus operandi proattivo, analitico e critico, che tuttavia per una migliore implementazione di processi e gestione del cambiamento può richiedere l intervento di personale specializzato e con esperienza pluriennale. Pertanto, nè il Publisher, nè l autore saranno responsabili di danni, spese, costi risultano dall uso inappropriate delle informazioni contenute in questo ebook. Codice ISBN: 9788898907038
INDICE 1. Introduzione 2. Microchart e Sparklines con Excel 2.1. Grafici Excel con la funzione ripeti 2.2. Microchart con l ausilio delle Sparklines 3. Dashboard per l analisi delle risorse umane 3.1 Come costruire il Dashboard delle risorse umane con Excel 4. La gestione degli scenari con Excel 4.1 Il mercato di riferimento di Beta: quali scenari? 5. Le aziende che operano su commessa 5.1 Case study: profilo e organizzazione dell azienda Alfa 5.2 Utilizzo di Ms Access per la Gestione dei progetti 5.3 La determinazione del prezzo della manodopera 6. La scelta del mix di vendita 6.1 L analisi dei volumi, prezzi e costi 6.2 Il remixage delle vendite 7. Suggerimenti siti e risorse
1 - INTRODUZIONE Scopo di questo ebook è quello di presentare una serie di casi pratici aziendali che prevedono il supporto di modelli excel finalizzati ad agevolare le attività quotidiane, favorire il processo di pianificazione, attuazione, monitoraggio e implementazione di interventi correttivi. Gli esempi pubblicati nel presente ebook sono frutto di passate esperienze e articoli realizzati nel corso della mia esperienza aziendale. Excel nonostante la diffusione di diverse software e web based application di reporting, continua a rimanere lo strumento di elaborazione ed analisi dati preferito. Controller, CFO, analisti, e tutti coloro che quotidianamente devono prendere decisioni sulla base di un numero crescente di big data, archiviati in sistemi gestionali erp, database, piattaforme web utilizzano excel. Un survey promosso dal web collaborative magazine B2corporate ha infatti evidenziato che su un campione di circa 100 controller, il 90% (al seguente link potete scaricare i risultati di sintesi del sondaggio: http://www.b2corporate.com/controller- identikit- ecco- i- risultati), utilizza quotidianamente lo strumento excel per il lavoro. Da Controller e Analista, ritengo che excel per certi aspetti risulta essere ancora di gran lunga lo strumento più versatile e a di completamento per le analisi dei dati presenti nei vari sistemi gestionali. Simulazioni, analisi 2
statistiche, gestione degli scenari evolutivi sono alcune delle attività che portano alla creazione di file excel che continuamente vengono alimentati di nuove informazioni, condivise con i diversi interlocutori La flessibilità di Excel consente un elevata personalizzazione dell output finale rendendo semplice la costruzione di efficaci sistemi di reporting capaci di tenere sotto stretto controllo i principali kpi di riferimento, grazie all ausilio, di grafici statici e dinamici, tabelle, previsioni. In particolare nel corso di questo ebook saranno presentati alcuni casi pratici, che rientrano nell ambito di diverse aree aziendali: - utilizzo dei grafici sparklines per rappresentare l andamento e i trend delle vendite e di altri indicatori economico finanziari - analisi e scelta del mix delle vendite, - la gestione delle competenze delle risorse umane, - analisi previsionali attraverso lo strumento scenari - gestione delle commesse. Nel corso degli anni Excel si è evoluto introducendo nuove versioni e progressivamente nuovi tool, funzioni, lay out grafici e opzioni varie, che consentono in primo luogo elevate customizzazioni e in secondo luogo un adeguato supporto per rendere performanti report aziendali destinati al monitoring dei KPI Key perfomance indicator, che periodicamente devono essere esaminati dal management. L obiettivo dei casi pratici, presentati in questo ebook, è quello di dare maggiore sensibilità relativamente alle potenzialità offerte dallo strumento excel, esaltandone peculiarità e opportunities che si possono sfruttare per affrontare problematiche e analisi in diversi ambiti aziendali. 3
2 - MICROCHART E SPARKLINES CON EXCEL Scopo di questo primo caso è quello di passare in rassegna alcune utili funzioni e strumenti di Excel per migliorare dal punto di vista della visual communication i corporate dashboard arricchiti con grafici in miniatura rappresentativi dei trend andamentali degli indicatori oggetto delle analisi periodiche; in particolare, nella prima parte ci focalizziamo sulla creazione di micro trend chart con l ausilio di semplici funzioni di Excel: Ripeti e Max. Proseguiremo poi la pratica, introducendo le sparklines, nuovo tool implementato dalla versione Excel 2010. Il termine sparkline fu coniato dall americano Edward Tufte, professore emerito in Scienza Politica, Statisitca e Scienza del Computer, alla Yale University; Tufte descrive le sparklines nel seguente modo: kind of "word" that conveys rich information without breaking the flow of a sentence or paragraph made of other "words" both visual and conventional. In altre parole le sparklines, come avremo modo di vedere più avanti, possono essere indicate come grafici energici, molto semplici e delle dimensioni simili a una parola. Nell ambiente Excel le sparklines sono mini grafici, che a differenza di quelli creati nella modalità classica, si collocano 4
direttamente all interno di una cella di Excel. Per chi fosse interessato ad approfondire i capolavori grafici realizzati da Tufte suggeriamo di visitare il seguente link: http://www.bissantz.de/sparklines/. Ora siamo pronti per partire!!!! 2.1 Grafici Excel con la funzione ripeti Proiettiamoci nel mondo dei grafici in miniatura elogiando la praticità della funzione Ripeti. La sintassi della funzione Ripeti è la seguente: =RIPETI(testo;numero), ad esempio se noi scriviamo =RIPETI( a ;3), il risultato sarà: aaa. In pratica, la funzione Ripeti, serve per replicare una stringa o un carattere specificato per tante volte quante indicate nel secondo parametro (numero) La suddetta funzione ci sarà molto utile per creare un impatto visual dei trend andamentali delle vendite. Qui di seguito, un esempio pratico per comprenderne immediatamente le potenzialità. Supponiamo di avere una tabella di sintesi con evidenza delle vendite mensili per ufficio: 5
Per migliorare l esteriorità della nostra tabella e dare un maggior impatto visivo potremmo aggiungere una terza colonna e utilizzare la funzione ripeti come indicato qui di seguito: =RIPETI("I";B2/10), La funzione Ripeti può poi essere completata con l utilizzo della funzione Max per delimitare l intervallo dei valori: 6
=RIPETI("I";B2/MAX($B$2:$B$9)*100) Come potete osservare la funzione Ripeti rende possibile la replicazione di vere e proprie barre simili ai tradizionali istogrammi. Digitiamo nella cella A1 il carattere: e scriviamo la seguente formula: =RIPETI($A$1;B4/MAX($B$4:$B$12)*20) Il moltiplicatore * 20 può essere personalizzato e anche in questo caso consente di variare la lunghezza delle barre. 7