Progetto SviluppoNotarile.it Organizzazione e sviluppo dello studio notarile Collegio Notarile del Distretto di Bari Incontro del 31.05.2011 h.10 c/o Consiglio Notarile di Bari dott. Massimo Ventola
Progetto SviluppoNotarile.it Oggi parliamo di Come svolgere l attività professionale Ragioniamo, insieme, di: organizzazione e sviluppo dello studio notarile gestione dei conflitti personali
Progetto SviluppoNotarile.it Il Progetto SviluppoNotarile.it individua cinque passi per raggiungere l efficienza, l eccellenza qualitativa ed il benessere di uno studio notarile: organizzazione team agenda sviluppo cura del cliente Oggi ci occuperemo in particolare del primo dei cinque punti, l organizzazione, prodromico agli altri step.
Perché gli Studi Notarili? Perché parliamo dei Notai e della loro Organizzazione? Cosa rende unici, nel panorama delle Organizzazioni, gli studi notarili?
Unicità degli studi notarili Gli studi notarili sono caratterizzati da due elementi apparentemente antitetici e che necessitano di una sintesi: presenza di un Organizzazione complessa necessaria Centralità del Notaio
Complessità dell Organizzazione degli studi notarili La complessità dell Organizzazione degli studi notarili deriva dalla: necessità di avvalersi dell ausilio di dipendenti e collaboratori, oltre che di tirocinanti copresenza di una pluralità di processi organizzativi con differenti caratteristiche (tipologia clientela, fasi pre e post stipula), ad esempio: - trasferimenti immobiliari a titolo oneroso, - mutui ipotecari, - donazioni/divisioni, - atti da iscrivere nel Registro delle Imprese.
Centralità del Notaio Necessità che di tutto questo complesso meccanismo organizzativo il Notaio: - abbia il controllo più totale, - sia presente in tutti quei momenti e fasi che necessitano o auspichino la sua presenza attiva (rasentando il dono prossimo dell ubiquità) Anche perché alla fine della fiera la firma è la vostra!
Il Team Se a tutto ciò si accompagna l esistenza di un Team di lavoro con tutti gli aspetti che spesso lo caratterizzano: - scarsa motivazione e senso di appartenenza, - attitudine a portare in studio dinamiche relazionali familiari, - conflittualità tra collaboratori o con il Dominus, - separazione del Team in due sottogruppi, allora tutto ciò ci dà la portata che è buono prendersi Cura della propria Organizzazione.
In sintesi la domanda è: Come mantenere la piena centralità del Notaio disponendo di un Organizzazione complessa, ed operando in un clima di benessere lavorativo? Traducendo: Come svolgere con serenità la professione del Notaio?
1 Passo: L Organizzazione Innanzitutto mettendo mano all Organizzazione del vostro studio secondo alcuni semplici ma fondamentali principi: ordine chiarezza responsabilità controllo vediamo come
L Organizzazione L Organizzazione e i suoi Processi Organizzativi devono essere: 1) Chiari e formalizzati, vuol dire scritti parliamo di Buone Prassi parliamo di Organigramma
Esempio di Buona Prassi: La prima accoglienza del potenziale cliente Ad esempio, nella prima accoglienza del potenziale cliente: a) Tizio, o in caso di sua assenza/impegno Caio, accoglie il potenziale cliente nella stanza x, b) Tizio riceve la richiesta del potenziale cliente e gli espone come lo studio può soddisfare il suo bisogno, sottolineando le caratteristiche peculiari dello studio (tempistica, assistenza consulenziale, attività a tutela del cliente) c) Tizio consegna al cliente un format con la documentazione specifica per la pratica richiesta e si fa firmare una lettera d incarico (tuteliamo almeno le spese sostenute!), d) Tizio apre il fascicolo, aggiorna il report in rete con le pratiche in essere e consegna a Sempronio la pratica da gestire, e) Sempronio agendalizza il recall in caso di ritardo di consegna della documentazione
L Organizzazione L Organizzazione e i suoi Processi Organizzativi devono essere: 2) Con assegnazione univoca di ruoli e responsabilità sia nell esecuzione di un attività che nel controllo della stessa Chi fa Che Cosa
L Organizzazione L Organizzazione e i suoi Processi Organizzativi devono essere: 3) Condivisi tra coloro che partecipano al processo organizzativo Metodologia Botton-up: i collaboratori che vivono nella quotidianetà i processi organizzativi, diventano attori attivi nella creazione delle Buone Prassi, con un prezioso processo di responsabilizzazione, il tutto sotto la supervisione del Notaio Negli anni 90 abbiamo assistito fallimento delle pur lodevoli aspettative dei sistemi di qualità calati dall alto!!!
L Organizzazione L Organizzazione e i suoi Processi Organizzativi devono essere: 4) Improntati all efficienza e non solo all efficacia Il Tempo e le risorse umane e finanziarie sono limitate per definizione => è indispensabile ottimizzarne il loro impiego
L Organizzazione L Organizzazione e i suoi Processi Organizzativi devono essere: 5) Dotati di un sistema di controllo di gestione Personalizzazione: - Semplice aggiornamento di un report, magari in rete, che evidenzi le pratiche dello studio e lo stato di avanzamento della loro lavorazione - Sistemi più complessi che evidenzino parametri quanti-qualitativi (tempistica, eccellenza qualitativa e redditività delle singole pratiche) Obiettivo: restituire al Notaio il pieno governo del suo studio e la sua centralità
L Organizzazione Alcuni suggerimenti: a) La politica dei piccoli passi: la cosa più importante è la mentalità (Learning Organizations); iniziate da un settore marginale b) I conflitti tra il personale e con il personale: ben vengano: rappresentano il filo d Arianna che vi porterà al problema che 9 volte su 10 è di tipo organizzativo c) Non esistono modelli ottimali in assoluto ma funzionali per quella cosa Unica ed Irripetibile che è il vostro studio in un dato momento storico => il bene più prezioso che è buono il vostro studio acquisisca è la capacità di apprendere dall esperienza e di migliorare autonomamente
Passi successivi: Sviluppo e Abbiamo parlato di: - 1 passo: Organizzazione Cura del Cliente Abbiamo accennato ad altri due elementi chiave: - 2 passo: Team - 3 passo: Agenda e fattore Tempo nello studio I passi successivi verso l efficienza, l eccellenza qualitativa ed il benessere dello studio notarile sono legati allo: 4 passo: Sviluppo 5 passo: Cura del Cliente
Sviluppo e Cura del Cliente Solo un Organizzazione che ha messo ordine al suo interno e si è presa cura di se stessa, può veramente prendersi cura del cliente ed il suo Dominus può guardare al futuro dello Studio con progettualità, diventando partecipe della sua realizzazione e non eseguendo semplicemente ciò che la sua clientela richiede
In chiusura L augurio per voi: 1) Che nella vostra agenda, a fine giornata, ci sia sempre spazio per le domande: - Cosa mi è piaciuto oggi della mia Organizzazione? - Su cosa voglio migliorarla domani, con l aiuto dei miei collaboratori? 2) Che possiate creare una rete, magari con tavole rotonde, che possano aiutarvi a migliorare le vostre Organizzazioni ed il vostro benessere lavorativo
In chiusura Altro materiale su: www.svilupponotarile.it (atti dell intervento) www.consulenzadisviluppo.it Per info, quesiti e feedback sull incontro odierno: info@svilupponotarile.it grazie e buona prosecuzione dei lavori dott. Massimo Ventola