Linee Guida Aziende Sanitarie e Socio Sanitarie Sommario 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE...2 2. RIFERIMENTI...2 3. PREMESSA...2 3.1 ICT IN SANITÀ...2 3.2 VISIONE PATIENT CENTERED NEL PROCESSO DI CURA...3 3.3 VISIONE USER CENTERED NELLA GESTIONE DEI PROCESSI...3 4. PERCHÈ QUALIBUS...3 5. GESTIONE SISTEMI...4 6. GESTIONE PROCESSI...4 6.1 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE...4 6.2 RISORSE UMANE...5 6.3 INFRASTRUTTURE E STRUMENTI...5 6.4 EROGAZIONE DEI SERVIZI...5 6.5 MISURAZIONE, ANALISI E MIGLIORAMENTO...5 6.6 DOCUMENTAZIONE E SICUREZZA DATI...5 7. CARATTERISTICHE SPECIFICHE...6 7.1 CALENDAR...6 7.2 WORKFLOW...6 7.3 PROGETTI...6 7.4 MONITORAGGIO...6 7.5 PERMESSI...6 7.6 MAIL SENDER...6 7.7 OFFICE ADDIN...6 7.8 QMOBILE...6 8. BENEFICI PERCEPITI...7 9. ALCUNE REFERENZE SIGNIFICATIVE...8
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Fornire una guida alla Direzione delle motivazioni che fanno di Qualibus lo strumento ideale per: Il System Management in Sanità (integrato con altri sistemi informativi per la gestione dei processi primari di Ospedali, RSA, Poliambulatori e Cliniche); Migliorare la qualità, l ambiente e la sicurezza sul lavoro; Una gestione più efficiente e sostenibile dell azienda. 2. RIFERIMENTI Casi di studio relativi alle Aziende Sanitarie ed applicabili a tutte le aziende (Gestione dell Incident Reporting; Gestione del sistema con Qualibus; Gestione del Personale e del GAP Formativo; Gestione del DVR; Gestione degli infortuni, incidenti e dei comportamenti pericolosi, ecc.) - vedi sito http:// www.qualibus.it; Linee Guida Qualibus (Gestione Personale; Gestione eventi; Implementazione iniziale Qualibus; ecc.); Video Qualibus - vedi http://www.qualibus.it; Help in linea di Qualibus (F1). 3. PREMESSA I processi primari di accoglienza, diagnostica e cura del Paziente o dell Ospite in un Ospedale, Clinica o RSA, sia pubblica che privata, hanno un impatto altissimo sui costi delle aziende sanitarie. Per garantire un efficiente gestione del sistema è indispensabile poter pilotare in modo semplice e con grande efficacia anche tutti i processi di supporto (System Management). Per altro la richiesta di sempre maggiori e migliori servizi in ambito sanitario sembrerebbe in contrasto con la necessità di ridurre la spesa sia pure a seguito di un attenta analisi critica (Spending Review). 3.1 ICT in Sanità Si può affermare senza ombra di dubbio che gli investimenti mirati in Information & Communication Technology in Sanità producono vantaggi reali in termini di efficacia ed efficienza con una riduzione di costi molto elevata. Tuttavia, mentre in alcuni ambiti delle strutture sanitarie l informatizzazione ha avuto un certo sviluppo ed in particolare nell accoglienza e nei sistemi amministrativi, nella gestione della Clinical Governance e del System Management (compreso l Accreditamento e la Certificazione del sistema per la Qualità, Ambiente e Sicurezza dei lavoratori) ancora ci sono ampi ambiti di miglioramento. I vantaggi economici derivanti dalla informatizzazione dei processi clinici sono possibili non solo nei casi di interventi semplici e rapidi ma anche quando il progetto di Clinical Governance sia strategico e coinvolga tutto il personale e le strutture aziendali. In modo analogo un corretta definizione, attuazione e miglioramento del System Management in sanità determina grandissimi vantaggi e non solo economici. In tutti i casi di progetti strategici è indispensabile un forte impegno della Direzione aziendale che deve sponsorizzare il sistema in prima persona mettendo a disposizioni le risorse adeguate per il successo dell iniziativa.
3.2 Visione Patient centered nel processo di cura È del tutto evidente la necessità di disporre di un sistema informativo efficiente che metta al centro il Paziente nel processo di cura. Tutte le informazioni che riguardano il Paziente dovrebbero essere disponibili dove e quando servono, in modo semplice e diretto a tutte le interfacce coinvolte. La conoscenza della storia clinica del Paziente è fondamentale per garantire l efficacia delle azioni da intraprendere nella cura. 3.3 Visione User centered nella gestione dei processi La caratteristica principale di Qualibus è certamente quella di semplificare la connessione fra gli utenti, costantemente informati anche attraverso messaggi automatici, per la gestione degli impegni sia personali che condivisi: l utente al centro! Non si tratta di un contrasto con la visione patient centered ma di un approccio complementare per garantire il controllo ed il miglioramento del sistema in tutto l ambito sanitario. 4. PERCHÈ QUALIBUS Qualibus è lo strumento ideale per il Business Process Management che permette di ottimizzare le risorse ed i processi aziendali per aumentare il vantaggio competitivo. Sono molte le attività che si possono fare con Qualibus e tutte di fondamentale importanza per migliorare i risultati qualitativi ed aumentare la redditività. Qualibus permette una gestione più efficiente e sostenibile dell azienda, di ottenere benefici immediati nella gestione del Sistema offrendo pieno supporto in ambito Qualità, Ambiente, Sicurezza sul lavoro, Etica, Energia, Sicurezza dei dati, Modello Organizzativo 231 e qualsiasi loro integrazione. Qualibus permette a tutti di incrementare le proprie prestazioni e gestire al meglio gli impegni. È un valido aiuto soprattutto quando è indispensabile ridurre i costi e garantire allo stesso tempo la massima cura nello svolgimento di qualsiasi mansione. Qualibus è la soluzione ideale per definire responsabilità ed autorità, pianificare e monitorare agevolmente i processi analizzando in tempo reale i dati aziendali, migliorare la comunicazione interna e le relazioni con clienti e fornitori. Con Qualibus è possibile gestire documenti, migliorare i processi e l ambiente di lavoro, coordinare gli impegni propri e quelli dei collaboratori consentendo grandi risparmi in termini di tempo e di risorse oltre ad una sostanziale riduzione delle possibilità di errore. Qualibus è lo strumento ideale per tutti gli utenti all interno dell Organizzazione e non solo per i responsabili. È facilmente adattabile alle esigenze di ogni azienda sanitaria, nonché integrabile con altri software utilizzati dall organizzazione. Affidandosi a Qualibus la Direzione dispone di opportunità di miglioramento consistenti riducendo i costi di gestione.
In sintesi adottare Qualibus serve per: Pilotare l Organizzazione in modo semplice e ridurre i costi di gestione fino al 50% Semplificare la connessione fra gli utenti, costantemente informati tramite messaggi e l accesso al proprio Calendar ed a quello dei collaboratori, per la gestione degli impegni Pianificare il sistema definendo responsabilità ed autorità, offrendo alla Direzione la possibilità di valutare l efficacia dei processi mediante il confronto fra traguardi attesi e raggiunti per decisioni tempestive su fatti oggettivi Gestire efficacemente i processi collegati alle risorse umane, la messa in sicurezza ed il mantenimento di infrastrutture, strumenti e ambiente di lavoro Fornire servizi eccellenti migliorando le relazioni con il personale, clienti e fornitori, garantendo una pianificazione dei progetti, ottimizzando la condivisione di dati e informazioni tra le interfacce coinvolte nei processi primari Valutare ed analizzare sistematicamente le performance dell Organizzazione attraverso processi di audit ed il controllo di qualsiasi Non Conformità, Incidente (in particolare dell Incident reporting contribuendo a ridurre il rischio clinico) o reclamo grazie alla disponibilità di dati e cruscotti per il miglioramento continuo del sistema Mettere a disposizione di tutti un sistema semplice per gestire, condividere ed archiviare in modo sicuro ogni tipo di documento accessibile, in funzione dei ruoli degli utenti, sempre nell ultima versione approvata Garantire la certificazione (anche da parte di Joint Commission e Accreditation Canada) ed il controllo di tutto il sistema in modo semplice, efficace ed economico. 5. GESTIONE SISTEMI Definire, pianificare, governare, integrare, migliorare e rendere più efficace ogni sistema di gestione e qualsiasi loro integrazione: Qualità - ISO 9001, ISO 15189, ecc. Ambiente - ISO 14001 Sicurezza dei lavoratori - OHSAS 18001 e D.Lgs. 81/2008 Responsabilità Sociale (Etica) - SA 8000 Sicurezza dei dati - ISO 27001 Energia - ISO 50001 Accreditamento Responsabilità Amministrativa (Modello Organizzativo D.Lgs. 231/2001) 6. GESTIONE PROCESSI Condividere dati e informazioni fra le diverse aree aziendali, per la gestione dei processi relativi a: 6.1 Responsabilità della Direzione Definizione Responsabilità e Autorità Definizione di Obiettivi, Indicatori e Traguardi Valutazione rischi Gestione del rischio Clinico Riesame di Direzione e Riunione periodica della sicurezza Monitoraggio continuo e confronto dei traguardi attesi con quelli raggiunti per decisioni tempestive sulla base di fatti oggettivi Gestione delle relazioni interne con messaggi anche automatici, discussioni e sondaggi Gestione e condivisione impegni visualizzati in Calendar
6.2 Risorse Umane Gestione del Personale e carriera Gestione funzioni e organigrammi Richieste d impiego Inserimento lavorativo e cambio mansione Obiettivi personali Consegna DPI (Dispositivi Protezione Individuali) Visite mediche Infortuni Malattie Valutazioni del Personale Formazione, Informazione e Addestramento Gestione del GAP Formativo Gestione dei comportamenti pericolosi, incidenti Segnalazioni e proposte del Personale 6.3 Infrastrutture e Strumenti Gestione anagrafica Infrastrutture e strumenti Gestione Ambiente di lavoro Programmazione e gestione degli interventi di manutenzione Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione Richieste e gestione interventi straordinari Gestione anagrafica Articoli 6.4 Erogazione dei servizi Gestione delle relazioni con Clienti e Fornitori Progettazione e sviluppo di nuovi prodotti / servizi Controlli in accettazione Controlli sul prodotto / servizio 6.5 Misurazione, Analisi e Miglioramento Audit interni, a fornitori e di Certificazione Gestione delle segnalazioni e reclami dei clienti Gestione delle Non Conformità Incident Reporting (Near Miss, Eventi Avversi e Sentinella) Analisi approfondita delle cause (Root Cause Analysis) Azioni di miglioramento (Correttive e Preventive) Valutazione soddisfazione del Cliente Valutazione accettabilità dei Fornitori Monitoraggio dei processi Gestione scadenzari Cruscotti semplici e stampe avanzate per l analisi dei dati 6.6 Documentazione e Sicurezza Dati Controllo gestione accessi e Sicurezza dei dati Gestione di tutti i documenti dell Organizzazione e dei relativi ruoli (Lettura, inserimento, modifica, revisione, verifica, approvazione e distribuzione con controllo automatico di avvenuta lettura) Gestione delle registrazioni
7. CARATTERISTICHE SPECIFICHE 7.1 Calendar Calendar di Qualibus raccoglie e rende visibili gli impegni di tutti i collaboratori, così i processi sono organizzati perfettamente e si ottimizzano le risorse. 7.2 Workflow Il potente motore di workflow rende Qualibus un software per la gestione aziendale capace di creare modelli e di automatizzare i processi. Con Qualibus è possibile creare le regole dell organizzazione in modo da automatizzare le decisioni, un sistema molto efficace per velocizzare i processi decisionali. 7.3 Progetti Qualibus permette di pianificare e gestire semplicemente fasi e attività, assegnare responsabilità, definire le date di scadenza, impostare le priorità e tenere sempre sotto controllo lo sviluppo del progetto, anche attraverso l estrazione veloce di dati e grafici. Un sistema unico per agevolare la collaborazione e l operatività all interno di ogni gruppo di lavoro. 7.4 Monitoraggio Un sistema in grado di controllare e analizzare l intera organizzazione aziendale e di ottenere in tempo reale la situazione. Si possono definire obiettivi ed appositi parametri di misurazione (indicatori). Con Qualibus inoltre si misurano e si analizzano le performances ottenute (confronto fra traguardi attesi e consuntivi). 7.5 Permessi Con Qualibus è facilissimo definire privilegi e ruoli di ogni utente per gestire con precisione responsabilità e autorità in ogni processo in maniera totalmente autonoma, senza coinvolgere l amministratore di rete. 7.6 Mail Sender Qualibus recapita automaticamente messaggi o e-mail di notifica ad ogni interfaccia coinvolta (personale, clienti e fornitori) nelle diverse attività aziendali. 7.7 Office Addin Qualibus supporta perfettamente la suite Office di MS ed OpenOffice. Permette anche di archiviare in modo facile e veloce i documenti direttamente dall e-mail di Outlook. 7.8 QMobile Con Qualibus, impegni, documenti e anagrafiche sono consultabili da qualsiasi computer connesso ad internet e anche da smartphone o tablet.
8. BENEFICI PERCEPITI Sostegno alla direzione aziendale Controllo totale di Obiettivi, Indicatori e Traguardi Monitoraggio sistematico dei processi grazie a Consultazioni e Cruscotti per fare analisi, confrontare previsioni con consuntivi e prendere decisioni sulla base di fatti Riduzione dei costi derivanti da inefficienze, non conformità ed incidenti Supporto completo per ogni Sistema di Gestione certificabile Miglioramento della gestione delle scadenze ed orientamento all integrazione dei sistemi (Qualità, Sicurezza, Ambiente, Responsabilità Sociale, Energia, ecc.) Maggior ricorso ad assistenza tecnica normativa attraverso il web con conseguente abbattimento di costi generati da consulenze specialistiche Riduzione del rischio di sanzioni amministrative e penali Valorizzazione delle risorse umane Gestione ottimale delle risorse umane: selezione, formazione, archiviazione delle informazioni personali, definizione di ruoli, carriera e ogni altro dato e processo collegato Riduzione del disagio generato dal turnover del personale Chiara definizione delle funzioni, responsabilità e autorità con relativi Privilegi e ruoli di accesso Chiara visualizzazione degli impegni e controllo della loro attuazione con conseguente riduzione dello stress degli utenti Ottimizzazione dei processi Una soluzione semplice ed efficace per la pianificazione e controllo di tutti i Processi e dei Progetti Gestione dell intero parco macchine, strumentazioni ed infrastrutture aziendali Riduzione dello Stress, degli Errori, Non Conformità e inefficienze Potenziamento delle relazioni con Clienti, Fornitori ed altri portatori di interesse privati o pubblici con possibilità di visualizzare in maniera immediata tutti i documenti correlati e tracciare ogni comunicazione interna ed esterna Efficace manutenzione delle Infrastrutture e taratura degli Strumenti Gestione efficace e sicura delle informazioni Aumento della sicurezza di dati ed informazioni Risparmio di tempo nella gestione dei documenti e riduzione del consumo di carta Miglioramento della comunicazione interna ed esterna Controllo completo dei ruoli e accessi di tutta la documentazione Possibilità di tracciamento e archiviazione ordinata di tutte le comunicazioni Flessibilità, integrabilità e supporto Totale compatibilità con gli applicativi Microsoft, Open Office, Star Office, Lotus Notes, ecc. per dare luogo ad un vero sistema informativo integrato Adattabile con facilità alle esigenze dell Organizzazione, grazie alla possibilità di configurare autonomamente le varie applicazioni a costo zero Possibilità di scegliere moduli e licenze in funzione dell effettivo utilizzo fatto dall Organizzazione Disporre di applicazioni intuitive e semplici per ridurre al minimo i costi di addestramento Utilizzabile anche da utenti poco esperti Possibilità di sottoscrivere contratti di aggiornamento ed assistenza personalizzati per garantire lo sviluppo del sistema in linea con le esigenze dell Organizzazione
9. ALCUNE REFERENZE SIGNIFICATIVE Gruppo Ospedaliero San Donato - San Donato Milanese (MI) Ospedale San Raffaele - Milano Policlinico San Donato - San Donato Milanese (MI) Istituti Clinici Zucchi SpA - Monza (MI) Istituto Clinico Sant Anna - Brescia Istituto Clinico San Rocco - Brescia Istituto Clinico Città di Brescia - Brescia Istituto Clinico San Siro - Milano Istituto Clinico Sant Ambrogio - Milano C.R.O. Centro di Riferimento Oncologico - Aviano (PN) Policlinico Triestino SALUS - Trieste Sanatorio Triestino SpA - Trieste Domus Vestra SpA - Fossalta di Portogruaro (VE) A.S.P. La Quiete - Udine Casa per l Anziano - Parona (PV) Casa di Soggiorno Longhi & Pianezza - Casalzuigno (VA) www.sogesi.it Headquarter Vigevano Via Trieste, 14-27029 Vigevano (PV) Tel. 0381 691010 - Fax 0381 691020 e-mail: sogesi@sogesi.it Direzione Commerciale Milano Strada 4 Palazzo Q7 Milanofiori - 20089 Rozzano (MI) Tel. 02 35925910 e-mail: milano@sogesi.it FILIALI Torino Corso Palermo, 44 10100 Torino - Cagliari Via dell'artigianato, 14 09122 Cagliari - Piemonte Nord Viale Marazza, 14 28021 Borgomanero (NO)