GUIDA GESTIONALE MYHOTEL v 2.0 Guida MyHotel v. 2.0-2013
Sommario 1. CONFIGURAZIONE... 5 2. CAMERE/APPARTAMENTI... 7 2.1 Nuovo alloggio... 7 2.2 Gestione alloggi... 12 3. SERVIZI... 13 3.1 Nuovo servizio... 13 3.2 Gestione servizi... 14 4. ANAGRAFICHE... 15 4.1 Nuova anagrafica... 15 4.2 Gestione anagrafiche... 16 5. UTENTI DI SISTEMA... 17 5.1 Nuovo operatore... 17 5.2 Gestione operatori... 18 6. PRENOTAZIONI... 19 6.1 Planning prenotazioni... 19 6.2 Gestione prenotazioni... 29 7. GESTIONE COSTI... 30 8. GESTIONE SCONTISTICA... 31 9. GESTIONE LISTINI... 35 10. FATTURAZIONE... 38 10.1 Generazione di una nuova fattura/ricevuta... 39 10.1.1 Fattura a partire dal planning... 40 10.1.2 La fattura libera... 41 10.1.3 Le righe di dettaglio della fattura... 42 10.2 Salvataggio e stampa... 42 11. STATISTICHE... 43 12. FOGLIO DI LAVORO... 45 13. MODELLI ISTAT...47 Guida MyHotel v. 2.0-2013 2
14. MINIMUM STAY... 51 15. PREVENTIVI... 54 16. Piramide dei Costi e degli Sconti... 55 Guida MyHotel v. 2.0-2013 3
BREVE INTRODUZIONE Questo manuale è stato ideato per garantire un assistenza agli utenti del sistema, in modo da renderne il lavoro quanto più agevole possibile. La guida si suddivide in macro aree, ognuna delle quali prevede la gestione di differenti settori di un'azienda ricettiva: La Configurazione, all interno della quale inserire i dati richiesti per l iscrizione al sistema La creazione e gestione degli alloggi La creazione e gestione dei servizi La creazione e gestione delle anagrafiche La sezione relativa agli utenti di sistema, quindi la creazione e gestione degli operatori La creazione e gestione delle prenotazioni La gestione dei costi La gestione della scontistica La gestione dei listini Il modulo relativo alla fatturazione La sezione dedicata alle statistiche Il foglio di lavoro I modelli Istat La gestione del minimum stay L'archivio dei preventivi Di seguito verranno argomentate, una per una, le sezioni appena citate. Guida MyHotel v. 2.0-2013 4
1. CONFIGURAZIONE La sezione Configurazione rappresenta la schermata introduttiva, al cui interno verranno inserite le informazioni richieste, indispensabili per la generazione dei documenti relativi alla gestione del sistema. Guida MyHotel v. 2.0-2013 5
I campi obbligatori richiesti dal sistema sono: Il nome della struttura; La ragione sociale; La partita iva; L indirizzo, la città e la provincia della struttura; I campi facoltativi, invece, sono: Il logo della struttura, caricato dall apposito tasto Upload ; Il codice fiscale; Il Cap; L e-mail; Un numero di telefono; Un numero di fax; Il sito web; La registrazione Rea; La categoria della struttura. Username e Password per accedere al sistema come amministratore All interno di questa sezione, inoltre, è possibile disabilitare il pagamento online dall'apposita check (il tasto Disabilita pagamento ) ed inserire l'informativa sulla Privacy nell'apposita schermata ad essa adibita. Altri due campi importanti sono : 1. la percentuale di acconto, presente sia nella configurazione che nel dettaglio di ogni alloggio, introdotta per indicare al sistema, e quindi all utente finale, che è previsto il pagamento di una quota di acconto stabilita dall'amministratore. Tale percentuale viene calcolata sul totale del costo di ogni prenotazione, e viene considerata dal sistema qualora non venga valorizzata quella per il singolo alloggio. Nel caso in cui, invece, sussistano entrambe, il sistema darà priorità a quella presente nel singolo alloggio. 2. I costi amministrativi (calcolati in %) che rappresentano dei costi aggiuntivi da sommare al totale da pagare. Dalla Configurazione è possibile, ancora, generare lo script del modulo d acquisto generale da inserire nel codice sorgente del proprio sito, dal quale l utente/cliente può controllare la disponibilità degli alloggi per il periodo selezionato e prenotare il proprio soggiorno. Una volta inseriti tutti i dati negli appositi campi si dovranno necessariamente salvare le modifiche apportate. Guida MyHotel v. 2.0-2013 6
2. CAMERE/APPARTAMENTI La sezione Camere/Appartamenti prevede due differenti step. In primo luogo consente di creare differenti tipologie di camere/appartamenti (anche detti alloggi) per poi, successivamente, gestirli attraverso la loro modifica o eliminazione. 2.1 Nuovo alloggio All interno di questa schermata (Dati Generali) è possibile creare un numero illimitato di alloggi attribuendo ad ognuno una tipologia. In questa fase, due sono i possibili percorsi da seguire nella creazione di un nuovo alloggio: 1. Creare una nuova camera spuntando la check Camera 1. Creare un nuovo appartamento spuntando la check Appartamento - Se si decide di creare una nuova camera si sceglierà: Una tipologia in precedenza creata, dalla finestra Tipologia. Guida MyHotel v. 2.0-2013 7
Oppure una nuova tipologia da creare cliccando sul tasto TIPOLOGIA presente in alto a destra. A questo punto si aprirà una nuova finestra all interno della quale due sono le operazioni consentite: 1. Creare una nuova tipologia di camera scegliendo, all interno del menù Tipologia la dicitura Nuova Tipologia, e inserire un nome nel campo obbligatorio Nome. 2. Eliminare una tipologia già esistente selezionando, all interno del menù Tipologia, una già creata e cliccando sul tasto Elimina Tipologia. E' importante salvare sempre i dati, dopo averli inseriti, dall apposito tasto Salva così da poter tornare alla schermata iniziale. Una volta scelta o creata la tipologia su cui lavorare il passo successivo sarà quello di inserire i seguenti campi utili per la creazione di una nuova camera: Nome, Codice, posti letto e Costo Base della camera (che rappresentano dei campi obbligatori). Quest ultimo verrà applicato qualora la camera non rientri in nessun listino o minimum stay creato Superficie in mq, note (che risultano facoltativi e sono elementi aggiuntivi alle informazioni di base) La percentuale di acconto da calcolare al momento del pagamento dell'alloggio che, se inserita, avrà prevalenza su quella presente nella sezione della Configurazione Se abilitare o meno la possibilità di far prenotare la camera dal sito (quindi dagli utenti) per alcuni periodi, attraverso la selezione degli intervalli di disabilitazione Sarà molto semplice caricare tali intervalli: basterà inserirli uno alla volta dalla schermata preposta, aggiungendoli ogni volta. N.B. Tali intervalli non possono accavallarsi, ma possono solo avere un giorno in comune, ossia la data di fine di uno può coincidere con la data di inizio dell altro. Questo perché l ultimo giorno di un intervallo di disabilitazione rappresenta il check-out dello stesso e non l ultimo pernottamento. Se abilitare o meno la visualizzazione della camera sia da sito che da gestionale, garantendo una corretta funzionalità della stessa per tutto il tempo in cui è disponibile agli ospiti Se garantire o meno l accoglienza di disabili e infanti a seconda delle caratteristiche e della posizione della camera. Alla fine del processo bisognerà salvare le modifiche per preservare i dati inseriti. Guida MyHotel v. 2.0-2013 8
- Se invece si decide di seguire il secondo percorso (ossia la creazione di un nuovo appartamento) si spunterà sul campo Appartamento e si sceglierà: destra. Una tipologia in precedenza creata, dalla finestra Tipologia. Oppure una nuova tipologia da creare cliccando sul tasto TIPOLOGIA presente in alto a Se si vuole creare o eliminare una nuova tipologia si seguirà l'iter descritto in precedenza per le tipologie delle camere. Una volta conclusa la fase di creazione della tipologia, si tornerà alla schermata principale (vedi la figura in alto) e si inseriranno una serie di campi simili a quelli inseriti per la creazione di una camera: Nome, Codice, posti letto e Costo Base dell'appartamento (che rappresentano dei campi obbligatori). Quest ultimo verrà applicato qualora l'appartamento non rientri in nessun listino o minimum stay creato Superficie in mq, persone consigliate, numero di stanze e note (che risultano facoltativi e sono elementi aggiuntivi alle informazioni di base) Guida MyHotel v. 2.0-2013 9
La percentuale di acconto da calcolare al momento del pagamento dell'alloggio che, se inserita, avrà prevalenza su quella presente nella sezione della Configurazione Se abilitare o meno la possibilità di far prenotare l'appartamento dal sito (da parte degli utenti) per alcuni periodi, attraverso la selezione degli intervalli di disabilitazione Se abilitare o meno la visualizzazione dell'appartamento sia da sito che da gestionale, garantendo una corretta funzionalità dello stesso per tutto il tempo in cui è disponibile agli ospiti Se garantire o meno l accoglienza di disabili e infanti a seconda delle caratteristiche e della posizione dell appartamento. Una volta terminato l'inserimento bisognerà salvare dall'apposito tasto Salva. Da questo momento in poi, per semplicità, non distingueremo più tra le due tipologie (camere e appartamenti), ma utilizzeremo per entrambe il termine generico alloggio. Dopo aver inserito tutti i campi nella prima schermata (Dati Generali) e aver salvato (sia che si tratti di camera che di appartamento) si passerà alla schermata successiva (Dettaglio avanzato). All'interno di questa schermata sarà possibile inserire i seguenti campi: Lingua Una breve descrizione (che verrà visualizzata nei preventivi generati dal planning) Una descrizione estesa, dettagliata, dell'alloggio in oggetto Guida MyHotel v. 2.0-2013 10
le foto dell'alloggio, caricandole dall apposito tasto. Per ogni foto sarà possibile inserire un titolo e una breve descrizione e cliccare il tasto Upload per il caricamento. Si potrà inoltre scegliere di utilizzare un immagine come foto ricerca da visualizzare nello script della prenotazione La località (che è possibile caricare solo per gli appartamenti e non per le camere), scegliendone una tra quelle create in precedenza, dall'apposito filtro Località e abilitando la stessa sulla mappa con la spunta sull'apposita check. Una volta terminato l'inserimento bisognerà salvare prima di accedere alla successiva schermata, ossia i Servizi. All'interno di quest'ultima schermata sarà possibile visualizzare e modificare attraverso il tasto verde i servizi extra/facoltativi. Questi ultimi sono stati precedentemente creati e associati ad una determinata tipologia di alloggio o ad un alloggio in particolare e sono presenti nell'elenco situato nella seconda parte della schermata. Anche in questo caso, una volta inseriti i dati, bisognerà salvare per completare la creazione di un alloggio. Guida MyHotel v. 2.0-2013 11
2.2 Gestione alloggi Tale schermata permette di modificare o eliminare alloggi in precedenza creati attraverso i due simboli collocati sulla destra della lista. Puntando il mouse sul simbolo rosso si potrà eliminare l'alloggio, puntandolo invece sul verde lo si modificherà. Grazie alla presenza di filtri quali nome, codice e tipologia, accoglienza disabili e infanti, mostra solo alloggi disabilitati, si può facilmente ricercare l'alloggio da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Vi è anche la possibilità di generare lo script d acquisto per ogni alloggio attraverso l ultimo tasto collocato a destra della tabella. Inserendo, infatti, quest ultimo nel codice sorgente del proprio sito, l utente/cliente potrà controllare la disponibilità dell alloggio selezionato e prenotare il proprio soggiorno. Questa scheda rappresenta, inoltre, un riepilogo dei costi base, dei posti letto, dei listini, degli sconti, dei minimum stay presenti su un determinato alloggio, così come anche della disabilitazione della prenotazione degli stessi per diversi periodi. Ogni colonna mostra, infatti, un dettaglio riferito all alloggio e in alcuni casi (come per listini, min stay, scontistica e disabilitazione) il doppio click consente di visualizzare nello specifico la loro presenza. Guida MyHotel v. 2.0-2013 12
3. SERVIZI La sezione Servizi prevede due differenti percorsi da seguire: In primo luogo la possibilità di creare differenti tipologie di servizi da associare ai vari alloggi In secondo luogo la possibilità di gestire gli stessi attraverso la loro modifica o eliminazione. 3.1 Nuovo servizio All interno di questa schermata è possibile creare un numero illimitato di servizi da associare agli alloggi in precedenza creati. Per creare un nuovo servizio bisognerà inserire nelle apposite caselle le seguenti informazioni: Il nome del servizio, la tipologia di costo e il codice del servizio (che rappresentano dei campi obbligatori) Guida MyHotel v. 2.0-2013 13
L importo in euro del servizio e le eventuali note da attribuire allo stesso (che rappresentano campi facoltativi) Si potrà scegliere di abilitare o meno il servizio a seconda della tipologia, del periodo o dell assenza dello stesso Si potrà inoltre decidere di associare il servizio ad uno o più alloggi (trascinando gli alloggi da sinistra verso destra con il mouse) o addirittura a tutti attraverso il tasto Associa tutte, e ricercare l alloggio desiderato inserendo il codice nell apposito campo Cod. Alloggio. Bisognerà infine salvare i dati inseriti attraverso il tasto Salva collocato in basso a sinistra. 3.2 Gestione servizi Una volta creati tutti i servizi è possibile modificarli o eliminarli dalla schermata Gestione Servizi attraverso i due simboli collocati sulla destra della lista. Puntando il mouse sul simbolo rosso si potrà eliminare il servizio, puntandolo invece sul verde lo si modificherà. Grazie alla presenza di filtri quali nome servizio, codice servizio, tipologia costo, abilitazione servizio, si potrà ricercare il servizio da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v. 2.0-2013 14
4. ANAGRAFICHE In questa sezione è possibile creare infinite anagrafiche per poi gestirle, modificarle e raggrupparle in diverse tipologie di famiglie. 4.1 Nuova anagrafica All interno di questa schermata è possibile creare un numero illimitato di anagrafiche suddivise per tipologie di famiglie (ad esempio Clienti, Agenzie etc). Sarà quindi possibile: 1. Creare una nuova anagrafica scegliendo una tipologia già esistente 2. Creare una nuova anagrafica delineando una nuova tipologia di famiglia Per creare un anagrafica da una tipologia preesistente si sceglierà: Una tipologia in precedenza creata, dalla finestra Tipo Anagrafica. Si inseriranno successivamente una serie di campi obbligatori (il nome) e facoltativi (E-mail, indirizzo, nazionalità, città, Cap, provincia, codice fiscale, telefono, cellulare). Guida MyHotel v. 2.0-2013 15
Per creare un anagrafica da una nuova tipologia di famiglia si dovrà: Creare una nuova tipologia dal tasto Gestione Tipologia. Si aprirà una nuova finestra all interno della quale due sono le operazioni consentite: 1. Creare una nuova tipologia di famiglia scegliendo, all interno del menù Tipologia, una Nuova Tipologia e inserendo un nome nell'apposito campo obbligatorio. A questo punto si potrà lavorare sulla tipologia appena creata ed inserire tutti i dati richiesti. 2. Eliminare una tipologia già esistente selezionando, all interno del menù Tipologia, una già creata e cliccando sul tasto Elimina Tipologia Anagrafica. Dopo aver inserito tutti i dati si dovrà necessariamente salvare cliccando sul tasto Salva. 4.2 Gestione anagrafiche Una volta create tutte le anagrafiche sarà possibile modificarle o eliminarle dalla schermata Gestione Anagrafiche attraverso i due simboli collocati sulla destra della lista. Puntando il mouse sul simbolo rosso si potrà eliminare l anagrafica, puntandolo invece sul verde la si modificherà. Grazie alla presenza di filtri quali nome anagrafica, E-mail, città, provincia, tipologia, si potrà ricercare l anagrafica da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v. 2.0-2013 16
5. UTENTI DI SISTEMA In questa sezione è possibile inserire un numero illimitato di operatori che, una volta iscritti, avranno accesso al sistema grazie ad una password e un username identificativi degli stessi. 5.1 Nuovo operatore Guida MyHotel v. 2.0-2013 17
Per creare un nuovo operatore bisognerà inserire una serie di dati, alcuni obbligatori ed altri facoltativi: Nome, Username e password (con le quali il nuovo operatore avrà accesso al sistema) come campi obbligatori E-mail, Indirizzo, nazionalità, città, Cap, provincia, codice fiscale, telefono, cellulare come campi facoltativi Sarà inoltre opportuno scegliere quali moduli abilitare ai differenti operatori del sistema. L amministratore potrà ad esempio decidere di abilitare solo alcuni moduli in modo da limitare la libertà decisionale dei propri dipendenti. Una volta inseriti tutti i dati si dovranno necessariamente salvare le modifiche. 5.2 Gestione operatori Una volta creati i diversi operatori sarà possibile modificarli o eliminarli dalla schermata Gestione Operatori attraverso i due simboli collocati sulla destra della lista. Puntando il mouse sul simbolo rosso si potrà eliminare l operatore in questione, puntandolo invece sul verde lo si modificherà. Grazie alla presenza di filtri quali nome anagrafica, E-mail, città, provincia, si potrà ricercare l operatore da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v. 2.0-2013 18
6. PRENOTAZIONI Questa sezione rappresenta la parte più importante del sistema in quanto consente di creare le prenotazioni e successivamente poterle modificare o eliminare. E' importante sapere che esiste una stretta relazione tra planning e front end del sito in quanto da quest'ultimo risulta possibile creare una prenotazione, quindi occupare un alloggio, pagare la somma totale del soggiorno o solo l'acconto (a seconda delle proprie esigenze). Queste operazioni fatte dal sito saranno simultaneamente salvate sul planning in modo che l'amministratore del gestionale possa tenere sotto controllo i vari cambiamenti esistenti nell'affitto degli alloggi. 6.1 Planning prenotazioni Il planning dell occupazione degli alloggi consente di dare un occhiata rapida a tutte le prenotazioni in corso nonché avere la possibilità in real time di visualizzare la disponibilità per tutti gli alloggi liberi, potendo visualizzare per ogni alloggio: il codice dell'alloggio il numero di posti letto il nome dell'alloggio Il planning rappresenta la pagina iniziale con cui ci si interfaccerà una volta entrati nel sistema. Questo valido strumento permette di visualizzare lo stato delle prenotazioni per alloggi e per mese e qualora fosse necessario anche per giorno. Guida MyHotel v. 2.0-2013 19
La prima schermata che apparirà sarà quella del mese corrente; aiutandosi con le frecce in alto a sinistra si potrà scorrere il planning in base al periodo di proprio interesse. La creazione di una nuova prenotazione può essere effettuata direttamente sul planning tramite il puntatore del mouse e la selezione dei giorni che l ospite desidera per il soggiorno. E possibile assegnare successivamente un colore diverso ad ogni prenotazione per etichettarla in base ai propri desideri. La colorazione delle prenotazioni permetterà di capire se il cliente ha pagato, quanto ha pagato e se ha saldato ed ha lasciato la struttura. Dal planning si potrà ricercare un alloggio filtrando per codice, aggiornare lo stato delle prenotazioni e creare un preventivo dal tasto in alto a destra Preventivo cliccato il quale si aprirà la seguente schermata. All'interno di questa schermata è possibile generare i preventivi degli alloggi liberi per un determinato periodo di tempo. Una serie di filtri agevoleranno la creazione degli stessi. E' opportuno per tale scopo inserire infatti: la data di check-in un intervallo di giorni precedenti e successivi alla data di check-in per avere un quadro più ampio degli alloggi a disposizione (per l'intervallo selezionato) il numero di adulti, bambini e infanti la durata del soggiorno la località il codice dell alloggio Guida MyHotel v. 2.0-2013 20
Una volta inseriti i campi si avvierà la ricerca e apparirà la lista completa degli alloggi disponibili in base ai filtri inseriti. Ogni alloggio mostra un codice, la data di check-in, la località, la tipologia, il numero di posti letto e il prezzo. Inoltre, cliccando il tasto marrone a destra della lista, è possibile creare una prenotazione direttamente sul planning. Spuntando invece la check adibita ad ogni alloggio si crea in automatico, nella colonna di dettaglio a destra, il preventivo relativo al singolo alloggio. Tale preventivo riporta una serie di specifiche quali: codice e tipologia dell'alloggio località e durata del soggiorno foto con breve descrizione dell'alloggio descrizione dei servizi presenti, opzionali e obbligatori il totale del preventivo Da questo momento è possibile generare il preventivo dell'alloggio/i di cui si è spuntata la check. Basterà cliccare sull'apposito tasto Genera preventivo per crearne uno e per conservare in maniera automatica tale preventivo nella sezione di archivio degli stessi. N.B. Si possono spuntare diverse check per creare diversi preventivi di alloggi in un unico file. Cliccando sul tasto Genera preventivo si aprirà la seguente finestra. Basterà inserire il nome dell'intestatario e l'e-mail dello stesso sia per generare il preventivo e inviarlo tramite mail che per generarlo e stamparlo. A questo punto si potrà trovare il preventivo generato nella sezione dedicata al loro archivio. Al suo interno, infatti, vengono conservati tutti i preventivi generati. Dal planning è, inoltre, possibile creare una nuova prenotazione, puntando il mouse su un qualunque giorno e trascinandolo da entrambi i lati. A questo punto si aprirà la finestra seguente all interno della quale si dovranno inserire una serie di dati utili alla prenotazione. Guida MyHotel v. 2.0-2013 21
1. Nella prima sezione INFO GENERALI PRENOTAZIONI sarà possibile inserire: Il codice della prenotazione (che può essere immesso manualmente o altrimenti in automatico dal sistema) le note di check-in, check-out e interne La tipologia di anagrafica (se clienti o agenzie), se è già presente in archivio, o in caso contrario si avrà la possibilità di crearne una nuova attraverso il campo Nuova Anagrafica il numero di adulti, bambini e infanti la permanenza della prenotazione (quest ultimo campo infatti darà la possibilità di memorizzare l arrivo e la partenza del cliente presso la struttura) Guida MyHotel v. 2.0-2013 22
2. Nella seconda sezione ALLOGGI (vedi l immagine sopra), verrà visualizzato l'alloggio scelto e sarà inoltre possibile aggiungere altri alloggi trascinando quelli interessati dalla lista alloggi disponibili alla lista alloggi prenotati. Cliccando due volte sull'alloggio prenotato apparirà un altra schermata contenente i seguenti campi: i servizi obbligatori riferiti a quel particolare alloggio (qualora ce ne fossero) i servizi disponibili per l'alloggio prenotato i servizi prenotati, cioè quei servizi che vengono scelti trascinandoli dalla lista dei servizi disponibili. A questo punto si dovrà salvare e si potrà passare alla schermata successiva. Guida MyHotel v. 2.0-2013 23
3. La terza sezione (si veda l immagine in alto) è dedicata agli EXTRA e alle CONSUMAZIONI. Inserendo una descrizione e il costo della relativa consumazione/extra e salvando attraverso il tasto Aggiungi, la consumazione/extra inserita verrà visualizzata nella lista sottostante e il costo della stessa sarà reso visibile nella sezione Pagamento. Dopo aver inserito i dati si dovrà necessariamente salvare per poter visualizzare le modifiche. Qualora il cliente dovesse scegliere di saldare il conto all arrivo, le consumazioni/extra successive che effettuerà verranno visualizzate nel planning in corrispondenza della propria prenotazione. Basterà infatti puntare il mouse su una qualsiasi prenotazione per visualizzare i dettagli della stessa. Guida MyHotel v. 2.0-2013 24
4. La quarta sezione è quella relativa al PAGAMENTO (visibile dall immagine in alto). Questa sezione è la più importante perchè, come il planning, anch'essa si interfaccia con il front end del sito e quindi si concatena con esso. Essa prevede una doppia gestione (manuale/automatica), per evitare che, inserendo una vecchia prenotazione (che include già al suo interno alcuni servizi) il sistema aggiunga gli stessi servizi duplicandoli. Tramite infatti il tasto gestisci costo manualmente è possibile modificare i dati proposti dal sistema inserendo quelli desiderati a proprio piacimento. Una volta terminato questo inserimento dati il sistema riporterà alla schermata di partenza nella quale verranno inseriti automaticamente sia i dati appena introdotti che i servizi e le consumazioni aggiuntive che il cliente accumulerà in seguito. Guida MyHotel v. 2.0-2013 25
In questo step non si potranno più modificare manualmente i campi ad eccezione dei seguenti: sconto applicato acconto ricevuto Altri campi richiesti in questa schermata ( Pagamento ) sono: il tipo di pagamento la scadenza dell opzione con la relativa ora e data (alla scadenza dell'opzione, nel caso in cui non sia stato valorizzato il campo acconto ricevuto o non sia stata cancellata la scadenza dell'opzione, il sistema invierà una mail di avviso all'amministratore e la prenotazione verrà cancellata). L opzione rappresenta quindi una prenotazione senza pagamento di acconto; infatti l amministratore del sistema definisce un lasso di tempo entro il quale può sussistere la stessa. NB: La voce OPZIONE sarà sempre visibile sul planning (nelle info generali presenti per ogni prenotazione). Ogni prenotazione con l'opzione valorizzata risulterà sul planning di colore giallo; quando mancano 8/9h alla scadenza della stessa il colore diventerà rosso e sarà inviata una mail di remind al cliente e all'amministrazione. Se un utente farà una prenotazione dal sito, ma non concluderà il pagamento, l alloggio in oggetto, automaticamente, verrà opzionato sul planning per il periodo selezionato e rimarrà bloccato per 30 min alla fine dei quali, se non si è provveduto al pagamento, la prenotazione verrà cancellata. il colore della prenotazione l acconto da ricevere il quale verrà calcolato automaticamente in base alle impostazioni della % di acconto nella configurazione generale o se presente in base alla % di acconto nel dettaglio della struttura. L'acconto, nel caso si aggiungano servizi in fase di prenotazione, si auto-calcolerà dinamicamente (sempre che non sia stata già inviata la richiesta di pagamento, in quanto dopo l'invio il campo diviene grigio e non risulta più modificabile). Se valorizzati i campi per l'opzione questo acconto dovrà essere pagato entro la data di scadenza della stessa per non perdere la prenotazione; quando sarà effettuato il pagamento, il totale sarà inserito nel campo acconto ricevuto, e la prenotazione cambierà colore diventando così una normale prenotazione; al contrario se alla scadenza non sarà effettuato nessun pagamento di acconto la prenotazione verrà cancellata in automatico. il Link del pagamento dell'acconto da inviare tramite mail grazie al tasto Invia link pagamento sia all'amministratore del sistema che all'acquirente dell'alloggio. Sarà inoltre possibile sia saldare la prenotazione che generare una fattura del pagamento dagli appositi campi Salda Prenotazione e Genera Fattura. Guida MyHotel v. 2.0-2013 26
5. La quinta sezione (vedi l immagine sopra) è quella relativa al MINIMUM STAY Qui infatti, se sono presenti minimum stay per il periodo nel quale si decide di creare una prenotazione, il sistema avvertirà e chiederà se si vuole allineare la prenotazione al minimum stay presente. Se si accetta il sistema cambierà l'intervallo di giorni della prenotazione e lo conformerà al minimum stay esistente; se si ignora l'avviso nulla verrà modificato e si potranno continuare ad inserire i dati in base alle proprie esigenze. 6. La sesta sezione è quella relativa alla SCONTISTICA (vedi immagine seguente) Anche qui, se sono presenti scontistiche (offerte, last minute o prenota prima) per il periodo selezionato per la prenotazione, il sistema avvertirà e chiederà se si vuole allineare la prenotazione a queste ultime. Se si ignora l'avviso, il sistema applicherà solo lo sconto previsto per il periodo selezionato e nulla sarà modificato. Guida MyHotel v. 2.0-2013 27
Dal planning è inoltre possibile: visualizzare nel dettaglio le prenotazioni già esistenti cliccandoci sopra con il mouse assegnare alla stessa prenotazione un nuovo alloggio con la funzione di trascinamento verticale della prenotazione. Dal tableau si potrà quindi: Inserire una prenotazione singola o di un gruppo Visualizzare velocemente le informazioni e le note delle registrazioni in Check-in, Check-out e note interne Gestire l'arrivo delle persone Addebitare gli extra agli ospiti Preparare e stampare il conto, la ricevuta o la fattura Eseguire un cambio alloggio o uno spostamento di alloggio Effettuare ricerche sugli ospiti Guida MyHotel v. 2.0-2013 28
Cliccando su ogni singola prenotazione apparirà la finestra contenente tutte le informazioni inserite in fase di registrazione. Da qui sarà dunque possibile, qualora vi fossero delle correzioni, modificarle in maniera veloce ed intuitiva. 6.2 Gestione prenotazioni Una volta inserite le varie prenotazioni sarà possibile eliminarle dalla schermata Gestione Prenotazioni (visibile sopra) attraverso il simbolo rosso (X) collocato alla destra della lista. Facendo doppio click su ogni singola prenotazione presente nella lista ne si potranno visualizzare i dettagli direttamente dal planning. Dall ultimo tasto posizionato a destra sarà possibile generare, salvare ed esportare in pdf la scheda riepilogativa delle affittanze, ossia dei clienti che hanno prenotato l alloggio selezionato. In questo modo il sistema elabora una scheda estraendo ed inserendone all interno una serie di dati del cliente. Qualora rimangano campi vuoti sarà possibile inserirli manualmente. Grazie alla presenza di filtri quali cliente, codice, mese, anno e mostra solo prenotazioni in scadenza si potrà ricercare la prenotazione da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v. 2.0-2013 29
7. GESTIONE COSTI All interno di questa sezione è possibile creare e gestire i costi interni ed esterni alla struttura classificandoli in diverse aree di interesse (ad esempio i costi di lavanderia, di ristorazione, di fornitura ecc.) e associando ad ognuno il relativo importo. Per la creazione di un costo bisognerà inserire una serie di campi obbligatori e facoltativi: il fornitore e l importo come parametri obbligatori. la data del pagamento (ossia la data in cui viene pagato il debito), una descrizione del costo e le eventuali note, come informazioni facoltative. Una volta salvati i dati il costo creato risulterà nella lista dei costi (visibile nella parte superiore della schermata). Il costo così creato potrà essere poi modificato o eliminato sempre all interno della schermata attraverso i due simboli in alto a destra della lista. La somma complessiva di tutti i costi creati è presente in alto a destra e viene ricalcolata ogni qualvolta si crei un nuovo costo. Grazie alla presenza di filtri quali fornitore, mese e anno si potranno ricercare i singoli costi da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v. 2.0-2013 30
8. GESTIONE SCONTISTICA Questa sezione è dedicata alla creazione e alla gestione di particolari sconti per un determinato periodo di tempo, su una determinata tipologia o alloggio: è infatti possibile attivare una serie di offerte, last minute, prenota prima e fasce di sconto. La prima schermata (visibile nella figura precedente) mostra la lista delle scontistiche create dalla quale è possibile crearne di nuove grazie al tasto Nuova scontistica in alto a sinistra. Una volta cliccato si aprirà un'altra finestra (vedi di seguito) dalla quale si potrà procedere nella scelta della tipologia da creare. Quattro sono le tipologie da poter creare: offerte, last minute, prenota prima (facenti parte di una stessa categoria), e fasce di sconto. Le prime tre hanno le stesse caratteristiche, ossia le stesse regole di creazione: hanno un nome ed una descrizione, possono prevedere uno sconto in percentuale o fisso (selezionabile dal campo Tipologia), hanno un intervallo di validità e un valore di sconto che sottende alle regole dello sconto ( se % o in ). Guida MyHotel v. 2.0-2013 31
E inoltre possibile (dopo aver inserito i campi appena citati e aver salvato) associare tali sconti ad un alloggio o ad un intera tipologia attraverso la ricerca e la selezione del codice o della tipologia (vedi la figura di seguito). Per ognuna delle tre categorie appena descritte non è possibile prevedere sconti che si accavallino su uno stesso alloggio per un periodo uguale o per parti dello stesso periodo, ma solo se l ultimo giorno di validità di uno sconto (check-out) corrisponde con il primo di validità (check-in) di un altro (ovviamente riferiti allo stesso alloggio). E possibile quindi creare una ed una sola offerta / last minute /prenota prima per uno stesso alloggio in uno stesso periodo. Questo perché l ultimo giorno di un offerta / last minute /prenota prima rappresenta il check-out dello stesso e non l ultimo pernottamento. Guida MyHotel v. 2.0-2013 32
Se la prenotazione viene effettuata fuori dall intervallo di date della scontistica (quindi fuori dalla sua validità), su di essa non viene applicato lo sconto previsto perché non è stato rispettato il periodo di attuazione dello stesso. L altra categoria di sconto che prescinde dalla prime tre e quindi prevede un funzionamento indipendente e prevalenza rispetto alle altre è quella relativa alle fasce di sconto. In questa categoria è possibile creare degli sconti differenti a seconda del tempo di soggiorno, quindi del numero di notti prenotate. Guida MyHotel v. 2.0-2013 33
All'interno della schermata (visibile nell immagine precedente) bisognerà inserire: il nome ed una breve descrizione della scontistica che si andrà a creare la tipologia dello sconto: in questo caso le fasce di sconto l'intervallo di date per cui sarà valido lo sconto i vari intervalli di notti corrispondenti ad ogni fascia di sconto e lo sconto da applicare alla stessa (inteso in %), salvandoli uno alla volta grazie all apposito tasto Applica E inoltre possibile associare tali fasce di sconto ad un alloggio o ad un intera tipologia attraverso la ricerca e la selezione del codice o della tipologia. N.B. Al contrario delle offerte, dei last minute e dei prenota prima, questa tipologia di sconto prevede la gestione della prenotazione mista, ossia di un tipo di prenotazione che cade per metà all interno della fascia di sconto e per metà fuori dall intervallo di creazione dello sconto. In questo specifico caso il sistema suddivide il calcolo (con sconto e senza) facendo la somma finale. Elemento in comune, invece, con le altre tipologie di sconto è l impossibilità di prevedere sconti che si accavallino su uno stesso alloggio per un periodo uguale o per parti dello stesso periodo, ma solo se l ultimo giorno di validità di uno sconto (check-out) coincide con il primo di validità (check-in) di un altro (ovviamente riferiti allo stesso alloggio). E possibile anche in questo caso, creare delle fasce di sconto riferite ad un solo arco temporale per uno stesso alloggio. Questo perché l ultimo giorno di creazione delle fasce o della fascia di sconto rappresenta il check-out dello stesso e non l ultimo pernottamento. Una volta terminato l'inserimento si dovrà salvare e si potrà tornare alla precedente schermata cliccando sull'apposito tasto Torna alla lista. Guida MyHotel v. 2.0-2013 34
9. GESTIONE LISTINI Tale sezione è preposta alla configurazione dei prezzi dei listini applicati ai singoli alloggi (camere o appartamenti). Diviene di fondamentale utilità quando la struttura applica listini di prezzo diversificati a seconda dei periodi e delle diverse tipologie di alloggi. All interno di tale sezione sarà possibile inserire per ogni alloggio un numero n di listini per i periodi dell anno di cui si necessita il frazionamento. Una volta inseriti gli n listini per gli n alloggi il sistema sarà in grado, in maniera meccanica ed automatica, di calcolare in real time una preventivazione in base alle esigenze del cliente senza dover procedere a calcoli matematici. I listini potranno, inoltre, essere esportati tramite pdf. I listini prevedono un algoritmo interno (attivabile o meno) che, a seconda dei parametri scelti, applica automaticamente uno sconto derivante da alcuni fattori quali: Il periodo temporale previsto dal listino (alta, media o bassa stagione) Il numero di alloggi occupati L algoritmo ha funzione di monito, rappresenta quindi un elemento interno atto a consigliare circa la sua applicazione o meno. Sarà quindi il singolo amministratore a scegliere, a seconda delle proprie esigenze, se applicarlo o ignorarlo. Guida MyHotel v. 2.0-2013 35
Per creare un listino bisognerà procedere come segue (vedi l immagine nella pagina precedente). Si dovranno inserire i seguenti dati (presenti all interno della schermata Info Generali Listino ): Il nome del listino Il codice del listino L inizio e la fine della disponibilità, ossia l intervallo di tempo entro il quale si vuole inserire il listino. N.B. La fine della disponibilità (quindi l ultima data selezionata per la creazione del listino), in questo specifico caso, vale come ultimo pernottamento, quindi viene considerata come giorno intero e non, come per altre sezioni, un giorno di check-out. Sarà inoltre possibile: associare gli alloggi al listino creato trascinandoli da una colonna all altra e determinare per ognuno il prezzo da far corrispondere (facendo doppio clic sul campo prezzo presente nella lista degli alloggi da associare). Si potrà, inoltre, decidere di associare tutti gli alloggi presenti grazie all apposito tasto Associa Tutte. scegliere i servizi obbligatori da associare al listino trascinando quelli già esistenti nella colonna degli stessi, rendendo cioè questi ultimi necessari per il listino che si sta creando. Si potrà, inoltre, decidere di associare tutti i servizi presenti grazie all apposito tasto Associa Tutti. Inoltre sarà possibile cambiare il costo del servizio, dopo averlo associato al listino, facendo doppio clic sul campo prezzo. Creare l algoritmo di scontistica per il listino su cui si sta lavorando. Per far ciò sarà necessario inserire alcuni campi fondamentali come l intervallo di alloggi prenotati entro il quale applicare l algoritmo e la percentuale di sconto da utilizzare di modo che questo venga calcolato. Guida MyHotel v. 2.0-2013 36
scegliere se applicare o meno l algoritmo preposto per quel particolare listino grazie al tasto Applica. A questo punto basterà salvare i dati per convalidarli. Una volta creati i listini sarà possibile modificarli o eliminarli sempre all interno di questa schermata attraverso i due simboli in alto a destra della lista. Grazie alla presenza di filtri quali nome, codice listino, mese e anno si potranno ricercare i listini da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v. 2.0-2013 37
10. FATTURAZIONE Questo modulo permette di generare una fattura/ricevuta a partire dai dati registrati sul planning o una fattura/ricevuta libera. Non sono gestite le fatture di acconto/saldo. Quando l'utente accede al modulo fatturazione si troverà davanti la vista ad elenco di tutte le fatture emesse. Tre sono le tipologie di fattura da poter creare (fatturazione A,B,C) oltre alla ricevuta. La prima lista visibile è sempre quella riferita alla Fatturazione di tipo A; filtrando la tipologia che interessa si possono visualizzare anche gli elenchi delle altre categorie (B, C, ricevuta). Sarà possibile esportare ogni fattura o ricevuta creata tramite pdf o eliminare la stessa dall'apposito tasto a destra dell'elenco, il quale consente quindi una sua ripristinazione, tra quelle ancora da fatturare, nell'elenco delle prenotazioni per cui si deve ancora emettere fattura; questo nel caso in cui la fattura provenisse dal planning. Se invece la fattura eliminata fosse di tipo libera il sistema avviserà che in caso di eliminazione sarà persa definitivamente. Guida MyHotel v. 2.0-2013 38
Grazie alla presenza di filtri quali numero, cliente, partita iva/codice fiscale, mese, anno e tipo si potranno ricercare le fatture o ricevute da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Per generare una nuova fattura/ricevuta basterà cliccare sul tasto NUOVA. 10.1 Generazione di una nuova fattura/ricevuta Dopo aver scelto di creare una nuova fattura l'utente si troverà davanti un template della stessa (per comodità d'ora in poi si parlerà solo di fattura, ma ci si riferirà anche alle ricevute) facilmente visibile nell'immagine seguente. Nella prima fase, quindi, il template riporterà solo i dati in alto a sinistra del titolare del sistema; tutti gli altri campi risulteranno vuoti. Guida MyHotel v. 2.0-2013 39
Il passo successivo sarà quello di scegliere, tramite i bottoni in alto a destra, se emettere una fattura a partire da una prenotazione presente sul planning (tasto Da Gestionale) o una fattura libera (tasto Libera). 10.1.1 Fattura a partire dal planning Se l'utente decide di emettere una fattura a partire da una prenotazione cliccherà sul tasto DA GESTIONALE dal quale potrà accedere alla schermata SELEZIONA CLIENTE. Quest'ultima permette di selezionare una prenotazione da cui partire per generare la fattura. In questa finestra sarà possibile, inoltre, ricercare la prenotazione che interessa, attraverso i filtri presenti in alto (codice, cliente, mese e anno). L'elenco mostrerà i dati principali inerenti alla prenotazione. A destra di ogni riga ci potrà essere il tasto GENERA, che appunto permette di generare la fattura per quella prenotazione, o qualora fosse già stata generata, un'indicazione della data in cui è stata creata. Dopo aver cliccato su GENERA si ritornerà sul template della fattura dove sarà possibile visualizzare il caricamento dei dati nelle apposite sezioni: dati intestatario, righe di dettaglio, periodo di permanenza, persone, camera, etc.. Da questo momento in poi l'utente potrà modificare qualsiasi campo della fattura. Dall'apposito menù si potrà inoltre scegliere se si tratta di una fattura di tipo A, B, C o di una ricevuta; la numerazione suggerita sarà gestita secondo le regole usate per il numero di prenotazione sul planning, quindi progressiva modificabile, inoltre sarà distinta per le diverse tipologie di fatture e per le ricevute, e partirà sempre da 1. Guida MyHotel v. 2.0-2013 40
10.1.2 La fattura libera Se si sceglie di creare una fattura libera basterà Cliccare sul tasto LIBERA per procedere alla sua generazione. Si aprirà una piccola finestra che permetterà di scegliere un'anagrafica già esistente o, eventualmente, di crearne una nuova da associare alla fattura. Qualora l'utente non volesse procedere con nessuna delle due opzioni potrà semplicemente cliccare sul tasto annulla ; in questa maniera verrà riportato sul template della fattura dove potrà inserire manualmente i campi di intestazione della stessa. Per la fattura libera non sarà visibile la piccola finestra di riepilogo dei dati della prenotazione. La fattura libera avrà tutte le righe vuote che saranno compilate manualmente. Guida MyHotel v. 2.0-2013 41
10.1.3 Le righe di dettaglio della fattura Ogni riga di dettaglio della fattura, come già detto in precedenza, è modificabile: si può cambiare la descrizione, l importo iva, la data del movimento e il totale. Attenzione però, perché tutte le modifiche apportate ad una fattura generata dal gestionale, non hanno alcun effetto sui dati salvati nella prenotazione, che rimarranno quindi invariati qualsiasi modifica si faccia nella fattura. Oltre alle righe compilate a partire dalla prenotazione sarà possibile aggiungere nuove righe tramite il tasto destro del mouse, all'interno delle quali sarà possibile registrare manualmente i vari campi. Queste righe si sommeranno ai totali in tempo reale come tutte le altre. La prima riga per le fatture generate a partire da una prenotazione conterrà sempre il totale del costo camere come chiamato nel planning, ma potrà essere modificata. 10.2 Salvataggio e stampa Dopo aver controllato che tutti i dati riportati nella fattura siano corretti si procederà al salvataggio tramite il tasto salva. A questo punto dopo il salvataggio sarà creato un pdf della fattura e verrà chiesto se si vuole stampare la stessa. Guida MyHotel v. 2.0-2013 42
11. STATISTICHE Il sistema di Statistiche permette di analizzare le statistiche mensili e annuali della struttura, sia per quanto riguarda l analisi dei ricavi degli alloggi che l analisi dei costi. Il primo tipo di analisi tiene conto di due variabili fondamentali: L occupazione degli alloggi durante il periodo specificato (che può corrispondere ad un solo mese di un solo anno o a tutti i mesi di tutti gli anni). Quest analisi può, inoltre, essere filtrata per tipologie di alloggi a disposizione. I ricavi delle prenotazioni (in riferimento al periodo preso in analisi) Indicando quindi il mese, l anno e la tipologia dell'alloggio si potranno avere differenti statistiche che cambiano a seconda dei filtri scelti. Guida MyHotel v. 2.0-2013 43
Il secondo tipo di analisi tiene conto di due altre variabili: I fornitori che la struttura ha acquisito durante il periodo specificato (che può corrispondere ad un solo mese di un solo anno o a tutti i mesi di tutti gli anni). Quest analisi può, inoltre, essere filtrata per tipologie di fornitori. I costi che la struttura ha sopportato per ogni fornitore (in riferimento al periodo preso in analisi) Anche in questo caso, selezionando quindi il mese, l anno e la tipologia di fornitori si potranno avere differenti statistiche che cambiano a seconda dei filtri scelti. Guida MyHotel v. 2.0-2013 44
12. FOGLIO DI LAVORO Questa sezione rappresenta un riepilogo dell'attività ricettiva. Due sono le possibili tabelle da generare: una pertinente al foglio di lavoro e l altra relativa all housekeeping. A seconda delle date inserite, le tabelle mostreranno alcuni dati relativi allo specifico lasso di tempo selezionato. Inserendo un intervallo di date e generando il foglio di lavoro comparirà una tabella (vedi immagine successiva) che presenta i seguenti dati: Il codice e il nome dell'alloggio Il nome del Cliente Il Totale di clienti per alloggio Il Numero di adulti per alloggio Il Numero di bambini per alloggio Il Numero di infanti per alloggio La Data di arrivo La Data di partenza Il Numero di notti Il costo totale La tipologia di trattamento L acconto La rimanenza Gli extra Le eventuali note L housekeeping Guida MyHotel v. 2.0-2013 45
Inserendo, invece, una sola data equivalente ad un unico giorno, oltre alla classica tabella, verranno visualizzati i campi di check-in e check-out in riferimento alle prenotazioni relative al giorno selezionato. Le due tipologie di fogli di lavoro potranno, inoltre, essere stampate così da rappresentare un supporto per i diversi operatori. Generando invece l housekeeping per un intervallo temporale si aprirà la seguente tabella che rappresenta un dettaglio di note e pulizia delle camere. Inserendo, invece, una sola data corrispondente ad un unico giorno, oltre alla tabella per l housekeeping, verranno visualizzati anche i campi di check-in e check-out in riferimento ai dettagli (note e pulizia delle camere) delle prenotazioni relative al giorno indicato. Guida MyHotel v. 2.0-2013 46
13. MODELLI ISTAT Tale sezione permette di creare, sia in automatico che attraverso compilazione manuale, i modelli C59_M (mensile) e C59_G (giornaliero), ossia i modelli di rilevazione del movimento dei clienti negli esercizi ricettivi. Entrambi (mensile e giornaliero) possono essere generati sia in automatico attraverso il tasto Da Gestionale, in base al giorno o al mese di riferimento, che attraverso lo scaricamento del file effettuato dal tasto Genera Vuoto e la sua compilazione manuale. A seguire un esempio di C59_M generato in automatico. Come si può notare i campi sono inseriti in automatico dal sistema in base alla selezione del mese. Basterà, a questo punto, cliccare sul tasto in basso a sinistra Genera C59M per creare il modello. Se invece si sceglie di inserire manualmente i campi richiesti, cliccando sul tasto Genera vuoto, come già detto in precedenza, apparirà la seguente schermata, che è completamente autonoma rispetto all'intero sistema. Guida MyHotel v. 2.0-2013 47
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Dopo aver scaricato il modulo che si vede sopra basterà compilarlo secondo le proprie necessità. Lo stesso discorso vale per la creazione del modello C59_G (giornaliero). Cambieranno soltanto le schermate, ma gli step da compiere rimarranno gli stessi. Ecco un esempio di C59_G generato in automatico dal gestionale. Anche in questo caso i campi vengono inseriti in automatico dal sistema. Bisognerà solo cliccare sul tasto in basso a sinistra Genera C59G per generare il modello. La schermata del modello da scaricare e compilare manualmente è rappresentata, invece, dalla seguente immagine. Guida MyHotel v. 2.0-2013 49
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14. MINIMUM STAY Questa sezione prevede la possibilità di creare e successivamente modificare o eliminare i minimum stay precedentemente attivati. La prima schermata (visibile nella figura precedente) mostra la lista dei minimum stay creati e dalla stessa è possibile crearne di nuovi attraverso il tasto Nuovo minimum stay in alto a sinistra. Una volta cliccato si aprirà un'altra finestra (vedi di seguito) dalla quale si potrà procedere nella creazione del nuovo minimum stay. E' importante sapere che esistono due tipologie di minimum stay: uno a periodi, che si specifica nella possibilità di limitare le prenotazioni ad un determinato periodo di tempo. Ad esempio si può decidere che per un mese si possa prenotare un alloggio solo se i giorni di prenotazione rispettano quelli imposti dal minimum stay. Esso prevede un numero minimo e uno massimo di notti in base alle quali si limita la prenotazione. Si può scegliere di inserire solo il numero minimo o solo il massimo, come anche entrambi. Se quindi si immette un numero minimo di notti pari a 3, ciò vuol dire che nella prenotazione si dovrà rispettare questo vincolo, quindi si dovrà pernottare per almeno 3 notti affinché la prenotazione venga accettata dal sistema. uno a date, che si basa su alcuni intervalli di date da dover rispettare. Si decide, ad esempio, che a partire da una certa data un determinato alloggio possa essere prenotato ogni n giorni. Se ad esempio si Guida MyHotel v. 2.0-2013 51
stabilisce di impostare quest'intervallo a 7 giorni partendo dal 1 gennaio per tre mesi, ciò vorrà dire che le date prenotabili entro quel periodo saranno ogni 7 giorni. 14.1 MINIMUM STAY A PERIODI Per creare un minimum stay a periodi basterà inserire i seguenti campi: il nome e la descrizione del minimum stay la tipologia, in questo caso a periodi l'intervallo di validità del minimum stay il prezzo per notte il numero minimo e il massimo di notti, o uno dei due solamente, che rappresenta il vincolo nella prenotazione. Una volta salvati i dati si aprirà una finestra dalla quale poter scegliere gli alloggi da associare a questo specifico minimum stay. Alla fine del processo si dovrà salvare il tutto. Qualora non venga inserito il prezzo, il sistema calcolerà ugualmente il minimum stay, ma si baserà sul costo del listino per quell alloggio o sul costo base nel caso in cui non esista un listino per quel periodo e per quell alloggio. 14.2 MINIMUM STAY A DATE Guida MyHotel v. 2.0-2013 52
Per creare un minimum stay a date basterà inserire i seguenti campi: il nome e la descrizione del minimum stay la tipologia, in questo caso a date l'intervallo di validità del minimum stay il prezzo per notte il numero di notti che rappresentano l'intervallo che vincola la prenotazione. Qualora non venga inserito il prezzo, il sistema calcolerà ugualmente il minimum stay, ma si baserà sul costo del listino per quell alloggio o sul costo base qualora non esista un listino per quel periodo e per quell alloggio. Una volta calcolato il minimum stay in base ai dati inseriti, si salverà e si aprirà una finestra dalla quale poter scegliere gli alloggi da associare a questo specifico minimum stay, sia inserendo il codice o il nome della tipologia che visionandoli uno ad uno. Alla fine del processo si dovrà salvare il tutto, anche se non sarà necessario in quanto è previsto il salvataggio automatico. Una volta creati tutti i minimum stay sarà possibile modificarli o eliminarli dalla schermata iniziale Minimum stay creati. Puntando il mouse sul simbolo rosso si potrà eliminare la risorsa creata, facendo doppio clic sulla riga in questione la si modificherà. REGOLA GENERALE N.B. E' bene conoscere la regola generale riferita al minimum stay secondo la quale quello a date prevale su quello a periodi nel caso di accavallamento dei due. L'unico vincolo a questa regola è che però le prenotazioni avvengano all'interno dell'intervallo di date compreso nel minimum stay e non cadano fuori da esso, quindi che data di arrivo e di partenza rientrino all'interno del periodo di validità dello stesso. Se infatti una delle 2 date non è all'interno dell'intervallo di validità il minimum stay non verrà rispettato. E inoltre opportuno sapere che la fine della validità di un minimum stay (quindi l ultima data selezionata per la creazione dello stesso), in questo specifico caso, vale come ultimo pernottamento; viene quindi considerata come giorno intero e non, come per altre sezioni, un giorno di check-out. Guida MyHotel v. 2.0-2013 53
15. PREVENTIVI Questa sezione rappresenta un archivio dei vari preventivi creati in precedenza nella parte dedicata al planning. Grazie alla presenza dei due filtri codice ed intestatario è possibile ricercare i preventivi da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. I preventivi all'interno della lista possono essere eliminati attraverso l apposito tasto rosso (X), generati tramite pdf dall elemento identificativo dello stesso e rinviati attraverso il simbolo della busta da lettera. Guida MyHotel v. 2.0-2013 54