MANUALE D USO MANUALE D USO

MANUALE D USO MANUALE D USO 1

INDICE 1 INTRODUZIONE... 3 2 COMPONENTE WEB 4EXPENSE... 5 2.1 LOG IN AMMINISTRATORE... 5 2.2.1 HOME PAGE FUNZIONALITA DI GESTIONE... 6 2.2.2 UTENTI (UTILIZZATORE DELL APP)... 7 2.2.3 CREARE UN NUOVO UTENTE (UTILIZZATORE DELL APP)... 8 2.2.3.1 IMPORTARE UN ELENCO DI UTENTI... 9 2.2.3.2 RICERCARE UN UTENTE (UTILIZZATORE DELL APP)... 10 2.2.3.3 GESTIRE L UTENTE ESISTENTE... 11 2.2.4 IMPOSTAZIONI... 12 2.2.4.1 NOTE SPESA - CREAZIONE TIPOLOGIA DI SPESA... 13 2.2.4.2 RICERCARE UNA TIPOLOGIA DI SPESA... 14 2.2.4.3 MODIFICA UNA TIPOLOGIA DI SPESA... 15 3 COMPONENTE MOBILE 4EXPENSE... 16 3.1 LOG IN UTILIZZATORE APP... 16 3.2 HOME PAGE - CALENDARIO... 17 3.2.1 VISUALIZZAZIONE ELENCO NOTA SPESE CREATE... 18 3.2.2 CREAZIONE NUOVA NOTA SPESE... 19 3.2.2.1 SALVA NOTA SPESE... 21 2

1 INTRODUZIONE Il seguente documento ha lo scopo di illustrare le funzionalità (e la modalità di utilizzo delle stesse) dell applicazione 4EXPENSE implementate da 4 Mobility in collaborazione con WIND. Quickstart guide Il Cliente (Utente Amministratore), a seguito dell acquisto delle licenze di 4Expense, deve verificare che tutti i propri dipendenti abbiano scaricato l applicazione sul proprio smartphone o tablet. Per abilitare il sistema e utilizzare le funzionalità descritte in questo manuale, L Amministratore deve accedere al cruscotto di amministrazione, deve eseguire le seguenti operazioni: 1. Inserire Username e Password 2. Accedere, dal menu principale, alla sezione Gestione Utenti. All interno di tale sezione, l Amministratore dovrà creare almeno un profilo Utente, eseguendo le seguenti operazioni: - Cliccare su CREA - Compilare tutti i campi obbligatori e selezionare una voce dai menu a tendina Organizzazione e Ruoli - Cliccare su CREA in fondo alla scheda 3. Tornare al menu principale e accedere alla sezione Impostazioni : - Cliccare su CREA - Compilare tutti i campi obbligatori - Cliccare su Submit in fondo alla scheda 4. Tornare al menu principale e accedere alla sezione Gestione Note Spesa : - Cliccare su CREA - Compilare tutti i campi obbligatori e selezionare una voce dai menu a tendina Tipo di Spesa, Utente. - Cliccare su CREA in fondo alla scheda Le informazioni di base sono state inserite. Per il dettaglio sul funzionamento delle specifiche Sezioni, vi invitiamo a consultare i paragrafi successivi. 3

Overview applicazione 4 EXPENSE è un applicazione che consente al Dipendente di creare una nuova nota spese, aggiungere una voce o un giustificativo, inviare report da remoto. L applicazione è costituita da due componenti: La componente Web, a disposizione dell Amministratore (Pt 2) La componenete Mobile, a disposizione della Forza Lavoro (Pt 3) 4

2 COMPONENTE WEB 4EXPENSE Di seguito l elenco delle funzionalità accessibili dall Utente Amministratore della piattaforma Web, accessibile tramite Browser da PC o da dispositivo mobile. 2.1 LOG IN AMMINISTRATORE La schermata consente all utente Amministratore di autenticarsi ed accedere, tramite inserimento di Username e Password, all app. Selezionando il campo Ricordami l applicazione ricorda le credenziali dell utente per un successivo accesso automatico. Nota L utente Amministratore può modificare la propria password (o quella di qualunque altro utilizzatore) nella sezione Gestisci Utenti -> Utenti -> Lista -> Dettaglio utente -> Modifica. 5

2.2.1 HOME PAGE FUNZIONALITA DI GESTIONE A seguito dell autenticazione tramite credenziali si accede a un Home Page nel quale vengono riportate le principali funzionalità dell app: Gestione nota spese Gestione utenti Impostazioni 6

2.2.2 UTENTI (UTILIZZATORE DELL APP) Cliccando sull icona si accede alla parte relativa alla Gestione Utenti Nella sezione Gestisci utenti l utente amministratore può gestire: L anagrafica di tutti gli utenti dell applicazione: l inserimento dell anagrafica utenti può essere effettuato o per singolo utilizzatore oppure in maniera massiva tramite l import di un file.xls Nel caso di inserimento di un singolo utilizzatore l associazione del numero di telefono avviene inserendo dapprima un Dispositivo e, successivamente, associando all utilizzatore tale Dispositivo L abilitazione di ogni utilizzatore all uso dell applicazione: ad ogni utilizzatore è associata una licenza che lo abilita all uso dell App. La revoca di tale licenza impedisce l autenticazione lato client dell applicazione Cerca un Utente Crea un Nuovo Utente Importa Elenco Utenti Gestire l Utente Esistente 7

2.2.3 CREARE UN NUOVO UTENTE (UTILIZZATORE DELL APP) Per creare un nuovo utente occorre cliccare sulla funzione Crea. Inserire quindi tutt i campi (i campi con * sono obbligatori Selezionare il tipo di organizzazione e il ruolo dall elenco e cliccare su Crea Il nuovo utente viene visualizzato tra l elenco globale degli utenti Il sistema conferma l avvenuta creazione dell uitente con la finestra di dialogo 8

2.2.3.1 IMPORTARE UN ELENCO DI UTENTI Per importare un elenco di utenti da un file excel occorre creare un fiel e popolarlo con i dati degli utenti che si voglio creare. Attenzione: il file deve essere strutturato come segue e essere salvato nel formato excel compatibile 97-2003 (.xls) Una volta creato è possibile proseguire con l importazione attraverso il comando importa da xls. 9

2.2.3.2 RICERCARE UN UTENTE (UTILIZZATORE DELL APP) E possibile con il comando cerca ricercare un utente già inserito, pre compilando i campi di ricerca. Il motore di ricerca consente di ricercare o nomi precisi o parte di nome o più campi contenenti caratteristiche specifiche.. Se per esempio l Amministratore desidera ricercare l utente che inizia per silv e ha una matricola 0001 posso inserire entrambi i campi e ricercare. Il sistema da come risultato l utente Silvia.Beretta. 10

2.2.3.3 GESTIRE L UTENTE ESISTENTE Partendo dall elenco degli utenti inserirti in database, è possibile gestire ogni singolo utente, modificandolo, eliminandolo o semplicemente visulaizzando i dati specifici. Per modificare l utente occorre cliccare il comando Modifica La finestra che si presenta consente di modificare tutti i campi specifici dell utente e salvare le modifiche cliccando il comando Modifica Per eliminare un utente invece occorre cliccare sul comando Elimina. Il sistema chiede conferma per sicurezza, dell eleminazione attraverso la seguente finestra di dialogo Per ultimo è possible semplicemente visualizzare le specifiche di ogni utente attraverso il comando Dettagli, si apre la scheda dell utente selezionato. 11

2.2.4 IMPOSTAZIONI Cliccando sull icona si accede alla parte relativa alle Impostazioni La funzione consente lato utente amministratore di impostare le singole voci di spesa che il client può gestire. Più precisamente l utente può, in questa: Creare una nuova nota spese Esportare un elenco di note spese Ricercare una nota spese Gestire le note spese (visualizzazione/modifica/cancella) 12

2.2.4.1 NOTE SPESA - CREAZIONE TIPOLOGIA DI SPESA Cliccando sull icona si accede alla parte relativa alla Gestione Nota Spese L applicazione offre agli utenti un set di tipologie di spesa selezionabili e customizzabili dall utente amministratore 13

2.2.4.2 RICERCARE UNA TIPOLOGIA DI SPESA E possibile con il comando Cerca ricercare una nota spese già inserita, pre compilando i campi di ricerca. Il motore di ricerca consente di ricercare utenti precisi o più campi contenenti caratteristiche specifiche. Se per esempio voglio ricercare l utente che inizia per admin4expense-010 e ha una Tipologia Albergo posso inserire entrambi i campi e ricercare. Il sistema da come risultato l elenco di spese inserite con quelle specifiche 14

2.2.4.3 MODIFICA UNA TIPOLOGIA DI SPESA Partendo dall elenco delle note spese nel database, è possibile gestire la singola, modificandola, eliminandola o semplicemnte visulalizzando i dati specifici. Per modificare l utente occorre cliccare il comando Modifica. 15

3 COMPONENTE MOBILE 4EXPENSE Di seguito l elenco delle funzionalità accessibili dagli utilizzatori dell App tramite dispositivo Mobile. Applicazione Mobile multipiattaforma per dispositivi (Smartphone/ Tablet) con sistema operativo Android ed ios, accessibile previa autenticazione dell utilizzatore (Dipendente) che necessita di utilizzare l applicazione. 3.1 LOG IN UTILIZZATORE APP L apertura dell applicazione consente all utilizzatore di autenticarsi ed accedere tramite inserimento di Username e Password. Selezionando il campo Ricordami l applicazione ricorda le credenziali dell utente per un successivo accesso automatico. 16

3.2 HOME PAGE - CALENDARIO L unica funzionalità presente nella Home Page è un calendario attraverso il quale è possibile svolgere due funzioni diverse: Visualizzare l elenco delle note spese create in un determinato giorno e, in tale elenco, creare una nuova nota spese per lo stesso giorno Creare una nuova nota spese per un determinato giorno che, da calendario, non contiene nessun elenco di nota spese 17

3.2.1 VISUALIZZAZIONE ELENCO NOTA SPESE CREATE Facendo click su un giorno evidenziato dal colore azzurro si accede a una pagina che riporta l elenco delle note spese create in tale giorno (es 3 Marzo 2015) contrassegnate da una banda di colore rosso o verde a seconda che tale nota spese sia Sincronizzata oppure Non Sincronizzata Il tasto Nuova Nota Spesa sul fondo della pagina permette la creazione di una nuova nota spese da aggiungere all elenco Cliccando su una delle note spese nell elenco ad esempio Parcheggio è possibile visualizzarne il dettaglio 18

3.2.2 CREAZIONE NUOVA NOTA SPESE Cliccando sul tasto, Sia nel caso di creazione di una nuova nota in un giorno non ancora evidenziato, che di un aggiunta a un elenco già esistente, si apre una schermata da cui è possibile creare la nota spese Facendo click su un giorno non evidenziato in colore azzurro, si accede ad una pagina vuota contenente esclusivamente il tasto Nuova Nota Spese 19

Cliccando su Nuova Nota Spese si aprirà la seguente schermata Costituita dai seguenti campi: Data creazione: impostata dall applicazione, senza possibilità di modifica (avendo già selezionato dal calendario il giorno d interesse) Tipologia di Spese: campo obbligatorio che deve essere popolato selezionando una voce dall elenco (vedi figura sopra) Costo: campo obbligatorio nel quale inserire la cifra Note: campo non obbligatorio che può essere popolato con testo libero Allega: cliccando sul tasto (presente nella schermata in basso a sinistra) consente di allegare fino a un massimo di 3 foto 20

3.2.2.1 SALVA NOTA SPESE Dopo aver compilato i campi con le informazioni richieste viene richiesto di salvare la Nota Spese Cliccando sul tasto Salva in locale consente di salvare la nota spese senza sincronizzarla con il server. Una nota spese non sincronizzata può essere modificata. Cliccando sul tasto Salva e Invia consente di salvare e sincronizzare con il server la nota spese. Una nota spese sincornizzata non può più essere modificata. 21