DIGITALIZZARE I DOCUMENTI PER ORGANIZZARE, GESTIRE E CONDIVIDERE LE INFORMAZIONI Olindo Giamberardini Davide Vierzi Avvertenza. Il materiale qui disponibile è riservato al solo uso dei Partner e Utenti SISTEMI, ne è quindi vietata la diffusione o la duplicazione. SISTEMI può modificare i contenuti e le specifiche tecniche di prodotto in qualunque momento, senza essere vincolata ai contenuti qui riportati. Tutti i nomi contenuti nella pubblicazione sono fittizi e ogni riferimento a nomi ed indirizzi è puramente casuale.
COSA VEDREMO Digitalizzare i documenti Conservare i documenti I documenti digitali
DIGITALIZZARE I DOCUMENTI
I FATTORI DI SPINTA Riduzione degli archivi cartacei Miglioramento nella gestione dei documenti Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti Si impiega il 5-15% del tempo per leggere l informazione, il 30% per ricercarla
I VANTAGGI DI UNA SOLUZIONE SW INTEGRATA I documenti sono elaborati in formato elettronico automaticamente dall applicativo Un sistema di archiviazione e conservazione digitale unico migliora l efficienza La conservazione è a norma
Gestione Documentale LA DIGITALIZZAZIONE Documenti/ Web Conservazione Digitale Archiviazione (operativa / massiva) amministrazione, ciclo attivo, ciclo passivo,
Gestione Documentale Documenti/ Web Conservazione Digitale Archiviazione amministrazione, ciclo attivo, ciclo passivo,
I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione
I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione Classificazione è l associazione al documento di una categoria di archiviazione.
I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione Metadatazione: gli attributi del documento registrato nell applicativo diventano metadati nel sistema di archiviazione.
I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione Chiave Valore Ditta Alfa spa Partita IVA ditta 321654987 Fornitore Vodafone Part. IVA fornitore 1234567890 Data fattura 13/02/2011 Numero fattura 132 Esercizio 2008 Data registrazione 28/02/2011 Importo complessivo 1.106,00
I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione Archiviazione: produrre un file PDF e memorizzarlo nel sistema di archiviazione
ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALL ORIGINE Classificazione Metadazione Archiviazione I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa.
ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALL ORIGINE Classificazione Metadazione Archiviazione I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa. Classificazione Metadazione Archiviazione Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e metadatazione sono automatizzate.
ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALL ORIGINE Classificazione Metadazione Archiviazione I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa. Classificazione Metadazione Archiviazione Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e metadatazione sono automatizzate. Classificazione Metadazione Archiviazione I documenti digitali prevedono l archiviazione automatica.
Archiviazione massiva dei documenti
L INTERROGAZIONE DEI DOCUMENTI Interrogazione contestuale all applicazione Navigazione per cartella Ricerca sui metadati
I VANTAGGI DELL ARCHIVIAZIONE Acquisizione diretta dei documenti dall applicativo o da scanner o da file system. Creazione automatica dei fascicoli virtuali Navigazione del fascicolo e filtri di ricerca Completa configurabilità (struttura fascicoli, filtri, utenti e ruoli, sicurezza) Impostazione dei legami tra documenti/fascicoli
CONSERVARE I DOCUMENTI
Gestione Documentale Documenti/ Web Conservazione Digitale Archiviazione amministrazione, ciclo attivo, ciclo passivo,
I 3 step per la conservazione Creazione distinta Firma documenti Conservazione
I 3 step per la conservazione Creazione distinta Firma documenti Conservazione La distinta è l insieme dei documenti dell Azienda, di pertinenza di un determinato anno.
I 3 step per la conservazione Creazione distinta Firma documenti Conservazione L Azienda appone la firma digitale ai documenti da conservare. La firma avviene in modo massivo.
I 3 step per la conservazione Creazione distinta Firma documenti Conservazione Le evidenze informatiche sono create in automatico L utente deve solo apporre firma digitale del Responsabile della Conservazione e marca temporale.
I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE Creazione dell impronta e firma digitale Apposizione marca temporale Preparazione del lotto di conservazione e creazione del supporto in conformità alle norme Consultazione dei documenti da supporto Manuale della conservazione.
Gestione Documentale Documenti/ Web Conservazione Digitale Archiviazione amministrazione, ciclo attivo, ciclo passivo,
I vantaggi della dematerializzazione Riduzione dei costi Risparmio di tempo Miglioramento dell efficacia e dell efficienza gestionale Miglioramento circolazione dei documenti.
I DOCUMENTI DIGITALI PER CLIENTI E FORNITORI
LA CORSA ALLA DIGITALIZZAZIONE
FATTURAZIONE ELETTRONICA PA Emissione/ Trasmissione Archiviazione Conservazione CHIAVI DI RICERCA
LA SOLUZIONE: EMISSIONE La Gestione Fattura Elettronica PA prevede: Emissione della Fattura in formato elettronico (XML) Gestione Fattura Elettronica PA EMISSIONE Sistema di Interscambio (SDI) Pubblica Amministrazione (PA)
LA SOLUZIONE: TRASMISSIONE La Gestione Fattura Elettronica PA prevede: Emissione della Fattura in formato elettronico (XML) Trasmissione della Fattura allo SDI Gestione Fattura Elettronica PA EMISSIONE TRASMISSIONE PEC Sistema di Interscambio (SDI) Pubblica Amministrazione (PA)
FIRMA DIGITALE E TRASMISSIONE L invio alla PA avviene attraverso un panello di controllo dal quale poter controllare, firmare digitalmente e trasmettere le fatture elettroniche.
LA SOLUZIONE: RICEZIONE COMUNICAZIONI DA SDI La Gestione Fattura Elettronica PA prevede: Emissione della Fattura in formato elettronico (XML) Trasmissione della Fattura allo SDI Ricezione della ricevuta di consegna Ricezione della notifica di esito Gestione Fattura Elettronica PA EMISSIONE TRASMISSIONE Sistema di Interscambio (SDI) Pubblica Amministrazione (PA) RICEZIONE RICEVUTE RICEZIONE NOTIFICHE
GESTIONE MESSAGGI SDI
LA SOLUZIONE: ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE La Gestione Fattura Elettronica PA prevede: Emissione della Fattura in formato elettronico (XML) Trasmissione della Fattura allo SDI Ricezione della ricevuta di consegna Ricezione della notifica di esito Archiviazione e conservazione sostitutiva Gestione Fattura Elettronica PA EMISSIONE TRASMISSIONE Sistema di Interscambio (SDI) Pubblica Amministrazione (PA) ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE RICEZIONE RICEVUTE RICEZIONE NOTIFICHE
ARCHIVIAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE PA Archiviazione automatica e contestuale all emissione della fattura in formato XML Consultazione immediata: delle fatture elettroniche dei relativi allegati (messaggi, notifiche..) dello stato della fattura
PEPPOL: DOCUMENTI FORNITORI PA EMILIA ROMAGNA La gestione Documenti PEPPOL risponde alle esigenze poste dalla normativa della Regione Emilia Romagna per la dematerializzazione dei processi di acquisto. L.Reg. 24/10/2013 ha avviato un processo di dematerializzazione degli acquisti per tutti gli enti della regione Creato un Nodo telematico regionale NoTIER Definito di adottare per i documenti ed i loro processi lo standard PEPPOL Pan-European Public Procurement Online (www.peppol.eu) Formato dei file Modello di comunicazione
PEPPOL: DOCUMENTI FORNITORI PA EMILIA ROMAGNA Quando Oggetto 30/06/2016 Tutte le ASL dell Emilia Romagna devono: - Emettere ordini di acquisto in formato elettronico PEPPOL - Ricevere DDT di consegna in formato elettronico PEPPOL 01/01/2017 Tutti gli altri enti delle regione devono : - Emettere ordini di acquisto in formato elettronico PEPPOL - Ricevere DDT di consegna in formato elettronico PEPPOL Anche gli enti non regionali siti nella regione potranno utilizzare gratuitamente questa piattaforma Gli Enti extra regione potranno utilizzare questa piattaforma dietro «rimborso spese»
PEPPOL: FLUSSI TELEMATICI DOCUMENTALI Per Fornitori E.R. Ordini Clienti Riceve doc. elettronici Per tutti FT di di Acquisto Acquisto BtoB Ditta DdT di Consegna Formato/canale PEPPOL Emette doc. elettronici FT di vendita FT di vendita Formato/Canale SDI SDI
FATTURA ELETTRONICA BTOB (D.Lgs. 127 5/08/2015) Quando Oggetto Cosa manca 01/01/2016 Disponibili 2 servizi gratuiti per Generazione, Trasmissione e Conservazione FT Elettroniche BtoB: - Agenzia delle Entrate - Unioncamere 01/01/2017 Possibile usufruire di SDI per la veicolazione delle fatture elettroniche BtoB La trasmissione dei dati può anche avvenire senza FT Elettronica I dati delle fatture elettroniche veicolate tramite SDI saranno acquisiti d ufficio e non dovranno più essere trasferite Opzione per la trasmissione telematica dei dati di tutte le fatture di vendita ed acquisto Vantaggi: - No spesometro - No Black List - No instrastat Servizi - No elenchi società di leasing - No comunicazioni acquisti S.Marino - Rimborsi IVA entro 3 mesi - Termini di decadenza accertamento ridotti di 1 anno Decreto MEF che fissi chi potrà accedere al servizio Decreto Dir. AdE: - per modalità di trasmissione - discrezionalità per il destinatario nel ricevere FT Elettronica
FATTURA ELETTRONICA BTOB Il modello IMPRESA B IMPRESA C IMPRESA A STUDIO A Sistema d interscambio IMPRESA E IMPRESA D STUDIO B
FATTURA ELETTRONICA BTOB Invio Dati ad AdE IMPRESA B IMPRESA C Le FT che transiteranno da SDI saranno già a disposizione di AdE Le altre FT, elettroniche e non, dovranno essere inviate con una modalità specifica IMPRESA A Sistema d interscambio STUDIO A Nelle situazioni miste bisognerà mandare ad AdE le fatture che non transitano da SDI: - Flussi diretti tra imprese - Acquisti e Vendite UE - Acquisti e Vendite da/a Privati IMPRESA E STUDIO B IMPRESA D
ABBIAMO VISTO esolver supporta l azienda in tutte le fasi di gestione dei documenti, dalla digitalizzazione alla conservazione Digitalizzare i documenti Fatturazione elettronica PA, PEPPOL e BtoB Conservare i documenti La gestione WEB I documenti digitali
GRAZIE PER L ATTENZIONE