Secure Vendor Administration Tool Istruzioni per i nuovi fornitori Inserimento della propria azienda nel database di HP Global Procurement Ultimo aggiornamento: 2 March 2012
Sommario Capitolo 1 Perche HP ha bisogno dei dati della Vostra azienda?... 3 Capitolo 2 Notifica E-mail spedita dal Secure Vendor Administration Tool... 4 Che cosa fare quando la notifica viene inviata nella cartella posta indesiderata... 4 Capitolo 3: Accesso al Secure Vendor Administration Tool (SVAT)... 5 Capitolo 4 Come compilare il Supplier Update Form... 6 Informazioni sull indirizzo della sede legale ed amministrativa... 6 Indirizzo di fatturazione... 7 Dati bancari e della contabilità del fornitore... 8 Dettagli del Fornitore... 9 Informazioni agguntive, note, commenti... 10 Allegati... 10 Global Procurement Page 2 Last Updated: 3/2/2012
Capitolo 1 Perche HP ha bisogno dei dati della Vostra azienda? Hewlett-Packard (HP) ha bisogno delle informazioni per cominciare una cooperazione con la Vostra azienda. Questi dati sono anche molto importanti per i futuri pagamenti. Le informazioni trasmesse sono assicurate tramite il criptaggio del Secure Vendor Administration Tool (SVAT). Tutte le informazioni fornite, saranno tenute riservate e usate unicamente per la collaborazione tra HP e la Vostra societa. Global Procurement Page 3 Last Updated: 3/2/2012
Capitolo 2 Notifica E-mail spedita dal Secure Vendor Administration Tool Per aggiungere o aggiornare le informazioni della Vostra azienda nel database di HP, riceverete una notifica automatica inviata dal Secure Vendor Administration Tool.Il messaggio e-mail verra spedito dalla casella postale SupplierSetup@hp.com. Nota: Questa e-mail viene usata solo per iniziare il processo di registrazione del fornitore HP. Questa mailbox non e monitorata, quindi si prega gentilmente di non rispondere. 1. Nella email si spiega perche HP ha bisogno delle informazioni sulla Vostra azienda e come saranno usate. 2. Vi informeremo sulle azioni da intraprendere per finalizzare il processo di inserimento nel nostro database. 1 2 Che cosa fare quando la notifica viene inviata nella cartella Posta indesiderata In alcuni casi l e-mail di notifica puo venire inviata nella cartella posta indesiderata. Per prevenire questo automatismo, si prega di verificare che l indirizzo e-mail SupplierSetup@hp.com non sia bloccato dai settaggi su Spam/Junk della propria casella postale. Global Procurement Page 4 Last Updated: 3/2/2012
Capitolo 3: Accesso al Secure Vendor Administration Tool (SVAT) SVAT e un applicazione web che viene utilizzata per raccogliere le informazioni e le approvazioni necessarie all inserimento dei fornitori nel database di HP. Tutte le informazioni trasmesse sono sicure, grazie al criptaggio dei dati. Nella notifica e-mail che si riceve da HP ci sono un link al tool SVAT e il Supplier Setup Request Key. 1. Si prega di cliccare sul link di SVAT della e-mail che avete ricevuto. 1 2. Inserire la Supplier Setup Request Key che e riportato nella notifica e-mail. Nota: la Supplier Setup Request Key si puo usare solo una volta. Per ulteriori informazioni, aggiornamenti o per richiedere il codice nuovo, si prega di contattare HP all indirizzo SupplierSetupSupport@hp.com. 3. Cliccare su GO>> per accedere al Supplier Update Form 2 3 Global Procurement Page 5 Last Updated: 3/2/2012
Capitolo 4 Come compilare il Supplier Update Form Il Supplier Update Form e composto da sei sezioni: Informazioni sugli indirizzi delle sedi legale ed amministrativa, Indirizzo di fatturazione, Dati bancari e della contabilita del fornitore, Dettagli del fornitore, Informazioni aggiuntive, Note, Commenti e Allegati. I campi contrassegnati con l asterisco (*) sono obbligatori e non sara possibile inviare il modulo fino alla compilazione di tutti questi campi. Informazioni sugli indirizzi delle sedi legale ed amministrativa La prima sezione del Supplier Update Form contiene le informazioni sugli indirizzi delle sedi legale ed amministrativa dell azienda. 1. Nel campo Legal Vendor Name inserire la Ragione Sociale dell azienda 2. Nel campo Vendor Address inserire gli indirizzi della sede legale e di quella amministrativa dell azienda 3. Nel campo City inserire la citta 4. Inserire nel campo Region, District, State o Province le informazioni relative alla Provincia 5. Riempire i campi Zip o Postal Code 6. Compilare PO Box number, PO Box Postal Code e PO Box City se applicabile 7. Scegliere Country dal menu a tendina 8. Nel campo Vendor Phone Number inserire il numero di telefono della Societa. Si prega di usare il formato internazionale, per esempio +3312345678 1 2 3 4 5 6 8 7 I seguenti quatro campi sono obbligatori, nel caso che HP dovesse contattare la vostra azienda via fax, telefono o e-mail. Global Procurement Page 6 Last Updated: 3/2/2012
9. Compilare il campo Vendor Fax number se applicabile 10. Fornire il Vendor Contact Name, cioe il nome della persona di riferimento della vostra azienda da contattare nelle corrispondenze future 11. Il Vendor Contact Phone e il numero di telefono della persona di riferimento 12. Il Vendor Contact E-mail e l indirizzo e-mail della persona di riferimento 9 10 11 12 Indirizzo di fatturazione La seconda sezione del Supplier Update Form contiene le informazioni sull indirizzo di fatturazione. Questi sono i dettagli che verranno utilizzati quando HP gestira i pagamenti per la vostra azienda. 13. Se l Indirizzo di fatturazione e lo stesso appena inserito nella sezione precedente si prega di indicarlo spuntando il campo Same. Le informazioni inserite nella sezione Informazioni sugli indirizzi delle sedi legale ed amministrativa verranno riportate automaticamente. 14. Se l indirizzo di fatturazione e diverso, si prega di compilare la seconda sezione con i dettagli relativi a indirizzo di fatturazione e dati di contatto. Le informazioni richieste sono le stesse della sezione precedente. 13 14 Global Procurement Page 7 Last Updated: 3/2/2012
Dati bancari e della contabilità del fornitore Le informazioni richieste in questa sezione, sono necessarie per completare l inserimento della Vostra azienda nel nostro database. Questi dati sono anche molto importanti per i futuri pagamenti. HP vi contattera se sarà necessario raccogliere dati per completare l aggiornamento nel database fornitori HP. In ogni caso è essenziale che voi forniate queste informazioni al momento della sottomissione per accelerare i tempi di inserimento. La persona o funzione nella vostra organizzazione che gestisce la contabilità avrà le informazioni necessarie: 15. Campo Bank Name e il nome della banca tramite la quale si riceveranno i pagamenti futuri. 16. Campo Sucursal :si utilizza per le informazioni relative alla filiale succursale (se applicabile): codice BIZ, codice interno o qualsiasi informazione che sia importante per la gestione corretta dei pagamenti. Per esempio il numero succursale viene usato per generare il codice bancario in Messico. 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 I seguenti quattro campi sono i dettagli dell indirizzo della banca che utilizzate. 17. Indirizzo della banca, City, State/Region/Other e Country, dove tramite un menu a tendina si deve scegliere la nazione, 18. Bank Branch se applicabile 19. Bank Key, (IFSC codice per l India) il formato della chiave identificativa della banca dipende dal paese( a volte ci sono solo numeri o una combinazione di lettere e numeri) e la lunghezza del codice dipende dal paese Per esempio per i fornitori che vengono dagli Stati Uniti questo codice si chiama ABA routing number. Quando non si e sicuri della chiave della propria banca, si consiglia di contattarla. 20. Bank account number e il numero del conto corrente sul quale volete ricevere i futuri pagamenti 21. Account Holder - di solito é la Vostra azienda 22. Control Key compilare questo campo se applicabile. I fornitori degli Stati Uniti inseriscono l Account Type Savings 01/Checking 02 23. SWIFT Code inserire il codice SWIFT (Society for Worldwide Inter-bank Financial Telecommunication). Il codice SWIFT si usa per identificare le banche nelle transazioni internazionali. Global Procurement Page 8 Last Updated: 3/2/2012
Il codice SWIFT dovrebbe avere il formato di 8 o 11 cifre. Le cifre numero 5 e 6 rappresentano il codice della nazione. 24. IBAN Code - International Bank Account Number. Il codice IBAN è obbligatorio per le transazioni tra le nazioni ed è obbligatorio nei paesi della Banca Europea. Gli ultimi quattro raggruppamenti di campi della sezione Dati Bancari e Dati Contabili sono dedicati alle informazioni fiscali dell azienda. Questi gruppi sono una combinazione di un menù a tendina da cui bisogna selezionare le codifiche specifiche per paese e un campo a testo libero dove si deve inserire il numero identificativo con cui l azienda interessata è registrata. Questi numeri sono specifici paese per paese. Per esempio ID VAT per paesi Europei e Federal Tax ID per gli Stati Uniti. 25. TAX/VAT (IVA) #1 dal menu a tendina si prega di scegliere il numero specifico applicabile nel proprio paese. 26. Country Specific Numbers - dal menu a tendina TAX/VAT #1 si puo scegliere tra diversi numeri, specifici per nazione. La selezione dipende dalla nazione dove la Societa e registrata e dai dettagli relativi alla tassazione per quella nazione. 25 26 27. Dal TAX/VAT #1/2/3/4 si deve scegliere la categoria specifica per il proprio paese e nel campo successivo si inserisce il numero relativo. Per l inserimento delle informazioni fiscali, sono disponibili quattro campi. Dettagli per la classificazione del Fornitore In questa sezione sono richieste alcune informazioni agguntive della Vostra azienda. 27 Global Procurement Page 9 Last Updated: 3/2/2012
28. Company Classification Code/Vendor Tax Type/Vendor Situation, Recipient Type etc.: selezionare uno dei codici predefiniti. Per esempio se la Vostra azienda e registrata al di fuori degli Stati Uniti si deve scegliere A01 Azienda estera 29. Nel campo successivo, indicare se la Vostra azienda e registrata. 28 29 Informazioni agguntive, note, commenti 30. Nel campo Comments si possono scrivere le informazioni che si considerano importanti ai fini dell inserimento nel database di HP. 30 Allegati In questo campo si possono allegare i documenti che sono necessari per integrare la Vostra richiesta o imposti dalle leggi in vigore. 31. Cliccare Browse e scegliere il documento salvato sul Vostro computer 32. Nel campo Description inserire la descrizione del documento 33. Cliccare su Attach file Nota: Il limite massimo consentito per ogni file é 10 MB. Il sistema segnalerà un'errore nel caso in cui il limite venga superato ed il file non sarà salvato a sistema. 34. Il documento allegato e presentato nella tabella in basso 35. Per cancellare un documento già caricato a sistema si deve scegliere l'opzione 'cancella' sul lato sinistro 36. Dopo aver completato l inserimento, cliccare Submit 34 35 31 36 32 33 Global Procurement Page 10 Last Updated: 3/2/2012