Guida alla compilazione e al benchmarking della Global Scorecard www.globalscorecard.net
Introduzione Questa guida contiene le istruzioni su come inserire dati, recuperare dati inseriti, creare piani d azione e realizzare report di benchmarking Il documento copre la compilazione da parte delle aziende singolarmente; se desiderate utilizzare le scorecard congiuntamente ad un partner commerciale, fate riferimento alle guide all utilizzo collaborativo delle versioni base (Entry Lavel) e intermedia (Intermediate) della scorecard. Inserire nuovi dati pag. 5 Richiamare record di dati esistenti pag. 15 Utilizzare gli Action Plans pag. 17 Creare report di benchmark pag. 23 Contattate chris.cave.jones@sg.ibm.com in caso di difficoltà 2
Cliccate su Sign on (registrati) Cliccate su Sign on (registrati) 3
Inserite il vostro user name e la vostra password Inserite il vostro user name e la vostra password (se li avete) nella sezione non-verified (scorecard non sottoposte a verifica) Se non avete uno user ID, createlo cliccando su New user? (nuovo utente?) La sezione verified è disponibile per le aziende che hanno sottoposto le scorecard a verifica da parte di IBM. Contattate chris.cave.jones@sg.ibm.com per ulteriori informazioni. 4
Dovete innanzitutto inserire alcuni dati prima di poter accedere alla compilazione della scorecard Selezionando Italiano e cliccando su Go la maschera di compilazione della scorecard e dei KPI apparirà in italiano Se volete inserire un nuovo record dati, cliccate su Add new data (Aggiungi nuovi dati) 5
Decidete quale livello di scorecard e KPI volete utilizzare Scegliete se volete compilare singolarmente o con un partner commerciale. Se selezionate la modalità di compilazione congiunta, fate riferimento alle guide alla compilazione congiunta delle versioni base (Entry Level) e intermedia (Intermediate) della scorecard. Se selezionate i key performance indicators, dovete poi selezionare quali KPI desiderate utilizzare Dopo aver ultimato la selezione, cliccate su Submit Se state partecipando all indagine annuale di GCI sulla conformità agli standard globali, cliccate qui e la vostra selezione verrà fatta automaticamente Potete selezionare una scorecard collegata ai vostri KPI. Selezionate quale livello di scorecard desiderate utilizzare. Se selezionate la Full Global Scorecard, potete selezionare quali sezioni desiderate utilizzare tra: Domanda, Offerta, Facilitatori e Integratori. 6 Cliccando sul nome del gruppo di KPI, appare una finestra di pop up con la descrizione
Completate la pagina di profilo con i vostri dati Il nuovo Scorecard Setup conterrà tutte le informazioni necessarie per classificare ciascuna scorecard per segmento, paese e tipologia di business Cliccate su Save (salva) quando avete ultimato Inserite il nome dell azienda Potete inserire qui la divisione dell azienda per aiutarvi ad identificare i vostri dati se lo desiderate (campo opzionale) Selezionate il canale distributivo sul quale volete effettuare la valutazione. Se i vostri dati coprono più di un canale, potete selezionare più canali tenendo premuto Ctrl e cliccando sui canali. Inserite la data finale della compilazione Selezionate la tipologia di business che più si avvicina alla vostra Selezionate la categoria di prodotti che più si avvicina alla vostra. Potete selezionarne più di una tenendo premuto Ctrl e cliccando su ciascuno. Inserite il fatturato annuo approssimativo, in milioni di US$, dei prodotti ai quali si riferiscono I vostri dati. Questa informazione verrà utilizzata per creare medie ponderate nel benchmarking. Nessun altro potrà visualizzare tale informazione. Inserite il paese al quale si riferiscono i vostri dati. Se i vostri dati coprono più di un paese, potete selezionare più paesi tenendo premuto Crl e cliccando su ciascun paese Se volete, potete selezionare una regione preconfigurata INVECE di selezionare uno o più paesi individualmente. Per favore, selezionate un paese OPPURE una regione. NON cercate di inserire entrambi. 7
Esempio di compilazione di una full global scorecard scorecard con KPI collegati 2) Oppure potete visualizzare la descrizione di dettaglio dei punteggi cliccando sul nome della domanda 1) Se avete determinato I vostri punteggi off-line, potete inserirli utlizzando questi pulsanti Cliccando sulle descrizioni delle sezioni verranno visualizzate ulteriori informazioni 8
Cliccando sul nome della domanda appare una schermata di dettaglio per la compilazione Step 1. Comprendere il significato del concetto di miglioramento Step 2. Decidere il livello di maturità appropriato basato su una scala da 0 a 4 dove 0 significa nulla pianificato / realizzato e 4 implementazione ultimata. (NC può essere utilizzato come risposta se il concetto non è mai stato preso in considerazione). Nota: La vostra organizzazione deve aver soddisfatto completamente i parametri decritti per poter assegnare il punteggio pieno. Se mancano alcuni requisiti deve essere utilizzata la scala X.5 al di sotto del punteggio considerato. Step 3. Nella sezione commenti, fornite una breve giustificazione per l assegnazione del punteggio Step 4. Cliccate sull icona Save (salva) quando avete terminato 9 Step 5. Cliccate sul pulsante Next Concept (prossimo concetto) per passare al concetto successivo
Schermata di dettaglio per la compilazione (continua...) Nota: Gli utenti possono uscire da questa schermata in qualsiasi momento cliccando sul link Go to Quick Edit Page (vai alla schermata per la compilazione rapida) (si veda in basso alla pagina) Assicuratevi prima di aver salvato la pagina corrente! Uscite cliccando qui 10
Ritornerete alla schermata di compilazione rapida. Scorrete la pagina in giù per inserire i valori dei vostri KPI. Inserite qui i valori dei vostri KPI Cliccate sul nome del KPI per visualizzare la definizione 11
Cliccate Save (salva) una volta ultimato Cliccate qui per salvare i vostri dati 12
Apparirà la pagina di visualizzazione della scorecard Potete vedere il punteggio totale raggiunto dalla vostra scorecard Se avete creato record di KPI, verranno visualizzazati qui. Al momento sono in Bozza e devono essere inviati per la verifica errori prima di poter essere utilizzati per il benchmarking Il punteggio totale per la sezione viene visualizzato qui solo se avete risposto a tutte le domande. Se non avete risposto ad una qualsiasi delle domande, apparirà NC. I punteggi delle singole domande vengono visualizzati qui Il punteggio ponderato viene mostrato qui Il peso viene mostrato qui come punteggio massimo disponibile 13
Scorrete la pagina in giù per visualizzare i KPI. Inizialmente vengono salvati come bozza, poi devono essere inviati per la verifica errori Cliccate su Submit (invia) per sottoporre a verifica errori i KPI. Non vi sarà possibile effettuare report di benchmark utilizzando I vostri KPI finchè non saranno stati verificati. 14
Esistono 3 modalità per recuperare un record dati esistente Metodo 1: Cliccate su Retrieve data (recupera dati) nella barra di menu nella parte alta ad ogni schermata. Metodo 2: cliccate su Retrieve data sulla pagina iniziale, che appare immediatamente dopo il log in. Metodo 3: cliccate su Retrieve data nel menu di benvenuto. 15
I vostri dati vengono visualizzati in una lista riassuntiva che può essere espansa o compressa Cliccate sui singoli record di dati per visualizzarli. Dalla schermata di visualizzazione potete compilare, cancellare, effettuare benchmarking o creare report di action planning. 16
Da questa schermata potete simplicemente visualizzare i vostri dati oppure utilizzare i pulsanti di azione per effettuare ulteriori operazioni Pulsanti di azione 17
Cliccando sui pulsanti di action planning arriverete a questa schermata I vostri punteggi attuali verificati sono mostrati qui Cliccate qui per creare obiettivi per ciascun concetto in ogni scorecard 18
Inserite il vostro punteggio obiettivo Inserite qui il vostro punteggio obiettivo per ciascun concetto Inserite la data entro la quale vi aspettate di raggiungere l obiettivo Una volta raggiunto l obiettivo, potete inserire la data in cui l obiettivo è stato realizzato Cliccate su submit (invia) quando i campi precedenti sono stati completati 19
Click successivo su Create Action Una volta inserito il vostro obiettivo, dovete poi inserire le azioni che dovrebbero condurvi a raggiungere l obiettivo. Potete inserire un numero qualsiasi di azioni per ciascun obiettivo. 20
Schermata di inserimento azioni Digitate qui la funzione della persona responsabile Inseritequaliazionichiave intendete intraprendere al fine di raggiungere l obiettivo Inserite la data entro la quale volete completare l azione Inserite la data in cui l obiettivo è stato raggiunto 21
Schermata riassuntiva degli Action Plan Le informazioni sull Action Plan vengono ora visualizzate nella schermata riassuntiva 22
Benchmarking Ritornate alla Welcome page per inizare una nuova sessione di benchmarking Una volta registrati, appare la pagina di benvenuto. Cliccate su Benchmarking per inizare una nuova sessione di benchmarking 23
Scegliete su quale tipo di dati volete effettuare il benchmark In questo esempio, sceglieremo di effettuare il benchmark sui valori dei KPI 24
I vostri dati disponibili sono elencati qui, se non ci sono record nella lista non potete effettuare il benchmarking Potete ordinare l elenco cliccando sui titoli delle colonne Selezionate quali dei vostri record di dati volete includere nel report di benchmark e poi cliccate su Submit E preferibile in alcuni casi, se avete una lista lunga di record di dati, utilizzare criteri di selezione 25
Step 2: Selezionate il gruppo rispetto al quale volete effettuare il benchmark dei vostri dati I record selezionati sono elencati qui Selezionate i paesi che volete includere nel gruppo di confronto individualmente o per regione. Potete selezionarne quanti volete. Inserite il range di date o lasciate in bianco per selezionare tutte le date Selezionate i canali distributivi, la tipologia di business e le categorie di prodotto che volete includere. Il valore di default è TUTTE. Potete selezionare tutti I canali che volete tenedo premuto Ctrl. Selezionate se visualizzare i risultati come tabulato o grafico. Per il tabulato, se volete i record dei vostri KPI elencati puntualmente o solo max, min e media. 26 Cliccate su submit quando siete pronti Per i KPI potete scegliere la media semplice o ponderata, in cui il fatturato viene utilizzato come peso
Esempio di risultato in grafico Nome del KPI e unità di misura Numero totale di record KPI che hanno soddisfatto i criteri della vostra selezione Esempio di media Numero totale dei vostri record KPI selezionati Media dei valori deivostrikpi I range dei valori dei KPI I dati del gruppo di confronto I vostri dati Numero dei record KPI che ricadono in ciascun range 27
Esempio di tabulato con i valori della vostra scorecard elencati puntualmente ** indica dati insufficienti per il benchmarking. La grandezza minima richiesta del campione è di 5. Se volete effettuare il benchmark, utilizzate il pulsante Indietro del browser per ritornare alla pagina di selezione e impostare criteri di selezione più ampi. 28
Esempio di tabulato con i valori della vostra scorecard elencati puntualmente utilizzando medie ponderate 29