Audit interni e prevenzione degli incidenti

Audit interni e prevenzione degli incidenti Michele Marchini PIACENZA 20 marzo 2014

2 Argomenti trattati Obiettivi di questa presentazione Comprendere perché sono necessari gli audit. Sviluppare/confermare una conoscenza pratica ed attiva del processo di audit. Programmare e prepararsi per gli audit. Condurre audit di campo. Modulistica degli audit. Condurre sessioni di discussione sui risultati degli audit. Effettuare follow-up per verifica e convalida di campo dell'efficacia delle soluzioni. Applicare in pratica questo strumento.

AUDIT (VERIFICA ISPETTIVA) TIPI DI AUDIT Gli audit si dividono in interni ed esterni. Alcune definizioni Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze e valutare con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell audit sono stati soddisfatti. (UNI EN ISO 19011:2012) CRITERI DI AUDIT Insieme di politiche, procedure o requisiti utilizzati per l audit. (UNI EN ISO 19011:2012). 3

AUDIT INTERNI Alcune definizioni Gli audit interni, a volte denominati "audit di prima parte", sono effettuati, per il riesame da parte della direzione e per altri fini interni, dall organizzazione stessa, o per suo conto, e possono costituire la base per una auto dichiarazione di conformità da parte dell organizzazione. In molti casi, particolarmente nelle organizzazioni più piccole, l indipendenza può essere dimostrata con l assenza di responsabilità per l attività oggetto dell audit. (UNI EN ISO 19011:2012).

5 AUDIT ESTERNI Alcune definizioni Gli audit esterni comprendono quelli denominati "audit di seconda parte" e di "terza parte". Gli audit di seconda parte sono effettuati da chi ha un interesse verso l organizzazione, quali i clienti, o da altre persone per conto degli stessi. Gli audit di terza parte sono effettuati da organismi di audit esterni indipendenti, quali quelli che rilasciano certificazioni di conformità ai requisiti della ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001

AUDIT INTERNI L Audit interno è uno strumento standardizzato e sistematico per: effettuare l'osservazione di un processo/attività lavorativo; determinare se detto processo/attività viene svolto secondo gli standard cogenti e/o definiti dall Organizzazione 6

AUDIT INTERNI Principi e benefici degli audit Stimola e conduce ad un rafforzamento di quei comportamenti positivi e preventivi, particolarmente importanti, che sono corretti, sicuri e in linea con gli standard dell organizzazione. Identifica, in modo costruttivo, ed elimina le deviazioni da tali standard. La combinazione di questi due principi è particolarmente efficace per adeguare e controllare il proprio comportamento al fine di operare senza incidenti. 7

Gestione di un programma di audit 8

9 Gestione di un programma di audit Attività di audit AVVIO AUDIT RIESAME DOC. PREPARAZIONE EFFETTUAZIONE REDAZ E DISTRIB. RAPP. DI AUDIT CHIUSURA DELL AUDIT

10 Gestione di un programma di audit Nomina responsabile gruppo di audit Costituzione gruppo di audit Definizione obiettivi. Conformità a criteri audit. Conformità a requisiti contrattuali o cogenti. Raggiungimento obiettivi. Identificazione aree miglioramento Definizione Campo Estensione e limiti audit spaziali e temporali Definizione Criteri Politiche, procedure, norme, leggi, regolamenti, requisiti del sistema di gestione Determinazione della fattibilità dell audit Disponibilità informazioni, collaborazione organizzazione auditata, tempi e risorse Contatto iniziale con l organizzazione oggetto dell audit Stabilire canale di comunicazione, fornire informazioni, richiedere documenti e registrazioni, determinare le regole di sicurezza

Processo di Audit Identificazione delle aree obiettivo dell audit Individuare e selezionare compiti, processi o mansioni che possono incidere sulla riduzione degli incidenti. Basare la selezione sulle statistiche degli incidenti oltre che sui livelli di rischio associati a compiti/processi/mansioni. 11

Prestare attenzione a: Gruppo di audit Dimensioni del gruppo Competenza complessiva necessaria Necessità di indipendenza di tutti i membri del gruppo Capacità di guida da parte di RGV Assenza di conflitti tra membri gruppo e valutato Capacità organizzativa dei membri del gruppo Rapporti gerarchici tra membri del gruppo Autorità ed autorevolezza del gruppo 12

Riesame della documentazione Riesame della documentazione: La documentazione oggetto dell audit deve essere riesaminata e valutata prima dell inizio dell audit sul campo. Quali documenti? I rapporti degli audit precedenti I documenti e registrazioni del sistema di gestione pertinenti. Il riesame può essere condotto anche all inizio della verifica sul posto, se non risulta dannoso per il raggiungimento degli obiettivi dell audit. 13

14 Svolgimento dell audit Svolgimento dell audit Riunione di apertura Raccolta e verifica delle informazioni Elaborazione delle risultanze dell audit Preparazione delle conclusioni dell audit Conduzione della riunione di chiusura Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit

Riunione d apertura Riunione di apertura Ha rilievo marginale negli audit di prima parte. E importante comunque per: confermare il piano di audit o apportare modifiche fornire una breve sintesi di come si eseguono le attività di audit spiegare i criteri di con- duzione dell audit concordare gli aspetti logistici 15

Tecniche di audit In generale l audit è un raffronto tra i requisiti (ciò che deve essere fatto) e le situazioni riscontrate. Non esiste un solo metodo per effettuare gli audit. Un audit potrebbe essere condotto approfondendo, ad es.: la conformità legale, l applicazione delle regole, procedure, ecc... le prestazioni per la sicurezza e la capacità di raggiungere gli obiettivi stabiliti. 16

17 Tecniche di audit Durante l audit si raccolgono evidenze oggettive (fatti, documenti, affermazioni) che diano adeguata confidenza circa lo stato di comprensione, applicazione e di conformità (perché non efficacia?) delle regole del sistema. CHECK-LIST COLLOQUI RIESAME DELLA DOCUMENTAZIONE OSSERVAZIONE

18 Tecniche di audit Normalmente un audit, per motivi di tempo e di complessità non può verificare tutte le situazioni all interno di uno stesso processo o area del sistema di gestione. Occorre perciò seguire un metodo di campionamento delle situazioni. Più il campionamento è rappresentativo e più l audit da risultati attendibili. Il criterio di scelta delle situazioni da campionare potrebbe essere: mirato alle cose che si ritengono più importanti, influenzato dai risultati di audit precedenti, trasversale ai vari processi, casuale. Il campionamento deve essere rinforzato in presenza di evidenze di situazioni anomale, per capire se queste sono episodiche o diffuse.

Tecniche di audit LE CHECK LIST La check-list da utilizzare per gli audit deve essere un supporto per il valutatore. L estensione della check-list è influenzata dall esperienza del valutatore: a valutatori più esperti sono sufficienti pochi punti fermi in una check-list, mentre valutatori meno esperti necessitano di un supporto più puntuale. Possono essere predisposte check-list su base diversa a secondo dello scopo dell audit, ad es.: Il primo audit effettuato potrebbe utilizzare come base la norma stessa, con qualche aggiustamento e personalizzazione. Quando si ha confidenza che l impianto della documentazione del sistema (procedure, modulistica ecc.) è adeguato, la check-list potrebbe essere costituita dalla stessa documentazione del sistema. ESEMPIO 19

20 Tecniche di audit I COLLOQUI I colloqui dovrebbero essere improntati a : approccio positivo, costruttivo e cordiale, evitare di dare l impressione di cercare solo gli errori, chiarezza nell espressione, anche in relazione al livello dell interlocutore, chiarezza dell obiettivo da raggiungere.

21 Tecniche di audit LE OSSERVAZIONI Le osservazioni sono determinanti, specie in campo (un buon audit in campo si effettua con i cinque sensi.). A volte occorre cercare dei riferimenti, a volte sono molto evidenti o sono evidenti le principali anomalie

22 Conduzione di un audit Contributo dell Auditor 1. Confronta le attività e le condizioni di lavoro verso gli standard dell organizzazione. 2. Prende nota e descrive positivamente i comportamenti importanti e corretti (non solo si/no). 3. Identifica le deviazioni dagli standard. 4. Fornisce informazioni sugli Audit fatti. 5. Partecipa attivamente al dialogo tra colleghi, circa l'identificazione delle cause di radice di attività o condizioni indesiderabili e delle soluzioni per prevenirne il ripetersi.

23 Conduzione di un audit Contributo della persona coinvolta nell audit Svolge l attività come d abitudine. Partecipa attivamente alla discussione circa l'identificazione delle cause di radice delle attività o condizioni indesiderabili e delle soluzioni per prevenirne il ripetersi.

Conduzione di un audit Ruolo del Servizio di Prevenzione e Protezione 1. Analizza i risultati 2. Follow-up delle azioni correttive 3. Addestramento per assicurare un'alta qualità degli Audit. 4. Controlla l'intero sistema degli Audit 24

Le registrazioni da conservare sono: il rapporto (i rapporti) finale dell audit, la check-list utilizzata, le evidenze emerse durante l audit, le azioni correttive intraprese. Risultati degli audit I risultati degli audit devono essere espressi in modo da consentire la valutazione dello stato di applicazione e di conformità del SGS ed in modo da evidenziare le anomalie al fine di poterle correggere. 25

Conduzione di un audit Compilazione del rapporto di audit Informazioni di contorno : l auditor le completa prima dell attività in campo. Osservazioni: l auditor le effettua immediatamente dopo l'osservazione di campo. Conclusioni e indicazioni delle azioni correttive, responsabile dell attuazione e termine di realizzazione. ESEMPIO 26

Discussione dei risultati dell AUDIT Condurre la discussione dei punti osservati, nell'ordine: Riaffermare lo scopo dell audit... Evidenziare i comportamenti corretti più significativi. Aprire la discussione sui punti che sembrano discutibili. Coinvolgere la persona osservata nel suo compito nella identificazione delle soluzioni. Condurre la discussione in modo professionale. Usare il linguaggio appropriato. Tener presente il linguaggio del corpo. 27

28 Le soluzioni devono: Discussione dei risultati dell AUDIT Sviluppo di azioni correttive corrispondere e risolvere le non conformità identificate; essere pratiche e ragionevoli; concentrarsi sulle circostanze, condizioni, fattori, etc.., sui quali gli Auditor hanno controllo; essere di successo; l'esperienza dimostra che spesso sono a costo zero o molto basso; essere fattibili e ragionevolmente mantenibili nel lungo termine. ESEMPIO

29 Le persone responsabili per la realizzazione delle azioni correttive sono identificate e informate e viene loro concordata la scadenza. Finalizzazione delle soluzioni Finalizzazione delle soluzioni Dopo il completamento, la revisione e l'approvazione, questo viene inserito nell archivio Aziendale.

30 Per le soluzioni attinenti alle condizioni di lavoro, il follow-up deve essere immediato. Finalizzazione delle soluzioni Attuazione delle soluzioni e follow up Soluzioni più articolate (di attività ) richiederanno interventi da realizzare nel minimo tempo necessario.

La riunione di chiusura Nella riunione di chiusura tra team di V.I. e organizzazione auditata: si presentano le risultanze dell audit si concorda il tempo per la definizione delle azioni correttive Risolvere eventuali divergenze tra i partecipanti alla riunione circa le risultanze dell audit, in caso contrario, documentate tutte le opinioni. Se comprese negli obiettivi dell audit, si dovrebbero presentare anche le raccomandazioni. 31

32 Caratteristiche dell auditor LE CARATTERISTICHE DI UN BUON VALUTATORE Perspicacia Tenacia Flessibilità Disciplina Caratteristiche e competenze di un buon valutatore Competenze tecniche Capacità di deduzione Autorevolezza Doti comunicative

Caratteristiche dell auditor Un auditor dovrebbe essere: giusto, veritiero, sincero, onesto e riservato di mentalità aperta diplomatico dotato di spirito di osservazione perspicace versatile tenace risoluto sicuro di sé 33

Caratteristiche dell auditor COMUNICAZIONE Buone capacità d ascolto Capacità d interazione Ponete le domande in modo tale da avere risposte il più complete possibili. Fate in modo di rendere chiare le vostre esigenze Registrate accuratamente i risultati. 34

35 Decalogo dell osservatore I. osservare attentamente II. III. IV. la situazione non è mai esattamente uguale al momento precedente la situazione non è mai esattamente uguale al momento successivo individuare le variabili V. c'è sempre almeno una variabile in più che potete aver trascurato VI. VII. VIII. IX. la somma delle variabili dà sempre un risultato maggiore della somma aritmetica dei singoli rischi la somma delle variabili può dare totali diversi in momenti diversi la combinazione delle variabili può dare prodotti diversi in momenti diversi la variabile più rilevante è sempre il fattore umano X. l'osservatore ha un personale angolo di visuale: il punto di vista dell'osservatore non è asettico

36 Riassumendo, Attività di AUDIT per l AUDITOR 1. Pianificazione, scadenzario. 2. Preparazione. 3. Conduzione dell audit. 4. Fornire al supervisore un sommario dell'osservazione. 5. Partecipare proattivamente alla sessione di discussione dei risultati.

Riassumendo, Punti chiave per l AUDIT Condurli frequentemente! Usarli per focalizzare l'attenzione sugli aspetti delle operazioni con alto potenziale di riduzione degli incidenti. Usare l'esperienza e la conoscenza di esperti del settore specifico sottoposto ad audit. Fornire sia commenti positivi che di miglioramento. 37

Riassumendo, Punti chiave per l AUDIT Verificare e convalidare tutte le soluzioni emerse dall Audit. Tenere sessioni di discussione dei risultati in tempi stretti dopo l'effettuazione dell Audit. Correggere le deviazioni dagli standard dell organizzazione sempre ed in ogni caso indipendentemente dalla conduzione formale o meno di un Audit. Non guardare alla quantità ma alla qualità. Scambiare informazioni, sulle tendenze al miglioramento delle prestazioni, con tutti. Celebrare i successi! 38

39 ESERCITAZIONE Costituire un gruppo di VI per condurre un audit nelle seguenti aree Palestra Aree comuni Officine Laboratori

40 ESERCITAZIONE Utilizziamo come linee guida nella programmazione dell audit questi spunti visti in precedenza

Via Arda 11, Piacenza (PC) Italia www.safta.it Grazie per l attenzione