Il contesto Manuale operativo per l utilizzo della funzionalità AgenDona (Associazioni del Volontariato) Nell anno 2008 il Centro Regionale Sangue della Regione Toscana ha messo a punto AgenDona, uno strumento informatico di prenotazione della donazione via web, integrato nelle funzionalità dell applicativo J.CRS già disponibili per Servizi Trasfusionali ed Associazioni del Volontariato, che rappresenta la prima risposta concreta alla necessità di innovazione e di miglioramento dell efficienza della raccolta nel Sistema Trasfusionale Toscano. AgenDona è volta a favorire e migliorare l accesso dei donatori permettendo la prenotazione del loro atto volontario, garantendo così certezza di orario senza in nessun modo costringere le loro esigenze. Al contempo, AgenDona rappresenta un efficace supporto a garanzia del ruolo istituzionale delle Associazioni di Volontariato consentendo loro di mantenere e migliorare la funzione di chiamata dei donatori. Come detto, AgenDona permette ai donatori, per il tramite delle articolazioni delle Associazioni di Volontariato e con il supporto dei Servizi Trasfusionali che compongono le diverse tipologie di agenda secondo l attività del Servizio stesso, di avere certezza di orario e di tempi di prestazione, evitando inutili tempi di attesa, così da ottimizzare sia l'offerta da parte dei donatori che la capacità di raccolta da parte dei Servizi Trasfusionali, garantendo per ciascuna struttura erogante il servizio la disponibilità di una agenda unica e condivisa. AgenDona consente inoltre di razionalizzare le procedure calibrando opportunamente le donazioni effettuabili in un Servizio Trasfusionale sulla base della disponibilità di personale e/o dotazioni tecnologiche, e di valorizzare la pratica della plasmaferesi e, più in generale, delle donazioni in aferesi, utilizzando appieno le potenzialità dei separatori cellulari grazie alla collaborazione di Servizi Trasfusionali, donatori ed Associazioni. La filosofia che sta alla base di questo progetto è la facilitazione di questo gesto di solidarietà da parte dei donatori, quindi non imponendo in nessun caso il giorno in cui donare, il Servizio Trasfusionale in cui donare, assicurando comunque la prestazione a tutti i donatori che non si prenoteranno, educandoli però gradualmente al concetto che prenotarsi è meglio. Parlando di filosofia di Sistema, un concetto fondamentale è che non ci sono parti di AgenDona preferenziali per talune Associazioni, ma tutte possono utilizzare questo strumento condiviso, superando antiche e non certo produttive spartizioni di poltrone. Pag. 1 di 13
L AgenDona, come detto, permette la condivisione da parte delle Associazioni di Volontariato e dei Servizi Trasfusionali di un unico strumento condiviso di prenotazione che è infatti utilizzabile, con diritti di accesso dedicati, sia dagli operatori sanitari che da quelli associativi che, congiuntamente ed ognuno dalla propria postazione, potranno aggiornare e consultare in tempo reale il calendario di prenotazione delle donazioni. La situazione attuale La situazione da cui prende l avvio e in cui si colloca Agendona è a macchia di leopardo, con esperienze di prenotazione in atto sia in forma cartacea che informatizzata, ma comunque non integrate con il software gestionale in uso presso le Servizi Trasfusionali. La scelta preliminare del Centro Regionale Sangue è stata quella di privilegiare la semplicità del sistema di prenotazione, garantendo la sua fruibilità a tutti gli attori del Sistema Trasfusionale senza necessità di possedere competenze informatiche o manualità all uso di dotazioni tecnologiche, realizzando uno strumento semplice che non risulti impattante per i destinatari e non diventi elemento discriminante per l'accesso alla donazione. Ovviamente questa scelta ha comportato di non caricare il programma, almeno in questa fase iniziale, di molte informazioni pur se disponibili nel sistema informativo del Centro Regionale Sangue, lasciando aperta la possibilità di integrarle man mano che gli utilizzatori ne palesino le necessità. I destinatari Le varie articolazioni territoriali delle Associazioni Donatori potranno prenotare la donazione dei propri associati qualunque sia la struttura di riferimento, ovvero la Struttura Trasfusionale territorialmente di riferimento, altri Servizi Trasfusionali, nonché Unità di Raccolta Associative. Le varie istanze associative avranno la possibilità di prenotare senza limiti di orario, 24 ore su 24, indipendentemente dagli orari di apertura dei Servizi Trasfusionali. Le Associazioni potranno avere di ritorno informazioni statistiche sull uso di questo strumento informatico. I Servizi Trasfusionali dovranno determinare quante postazioni destinare ai donatori prenotati avendo cura di lasciare disponibili un numero adeguato di postazioni per i donatori non prenotati. Successivamente, all aumentare del numero di donazioni su prenotazione, questo parametro potrà essere modificato e l agenda sarà sempre più completa e pari alla effettiva capacità di raccolta del Servizio Trasfusionale. Compito dei Servizi Trasfusionali è la configurazione dell agenda con l indicazione di quante postazioni sono messe a disposizione, l orario di inizio e fine attività, l intervallo temporale tra le prestazioni. Il Servizio Trasfusionale potrà differenziare anche di giorno in giorno le proprie disponibilità sulla base di risorse umane (personale in ferie, in malattia, ecc.) e/o tecnologiche (fermo macchina programmato). Pag. 2 di 13
Prima di procedere a tale configurazione, è auspicabile che il Servizio Trasfusionale provveda preventivamente a condividere e concordare con le articolazioni delle Associazioni di Volontariato afferenti alla Struttura i contenuti di AgenDona, modulandoli opportunamente sulle realtà ed esigenze locali. I Servizi Trasfusionali, a loro volta, effettueranno direttamente la prenotazione dei donatori non associati e di chi al termine della donazione desideri prenotare subito la successiva. L utilizzo dell AgenDona permetterà ai Servizi Trasfusionali di dichiarare la capacità recettiva per ogni tipo di donazione e al tempo stesso di monitorare il livello di donazione e di conoscere in anticipo l affluenza dei giorni successivi al fine di utilizzare al meglio le risorse a disposizione, oltreché costituire un valido supporto complessivo alla gestione della chiamata dei donatori. Il Centro Regionale Sangue avrà la possibilità ed il compito di monitorare l andamento del Sistema Trasfusionale ed il livello di utilizzazione di AgenDona da parte degli utilizzatori, di generare segnali di allerta nel caso la programmazione della raccolta non risulti congrua con le necessità di emocomponenti e quindi effettuare segnalazioni di carenze o eccedenze nel Sistema. Il Centro Regionale Sangue potrà avvalersi di questo strumento anche per il monitoraggio e la previsione dell andamento delle donazioni nel periodo immediatamente successivo, aspetto estremamente importante e delicato soprattutto nei periodi storici di carenza come i mesi estivi. Le caratteristiche generali Fruibilità tramite uno specifico modulo informatico integrato con l'applicativo J.CRS già in uso presso il Centro Regionale Sangue e, più i generale, dai diversi utenti abilitati per tale funzione in Regione Toscana (Servizi Trasfusionali / articolazioni delle Associazioni del Volontariato), in grado di generare sia in input che in output tutte le connessioni utili con il resto dei dati già presenti nel database; fruibilità in modalità web senza alcuna necessità di installazioni software in locale, condizione necessaria e sufficiente è avere un PC collegabile ad internet; garanzia sia del rispetto della privacy nell'accesso che della sicurezza del dato in transito, pur non obbligando il vasto numero di utenti a dotazioni ulteriori di hardware e/o rilascio di smart card di più difficile gestione successiva; agende diversificate (ad es. sangue intero, plasmaferesi, multicomponent, ecc.), commisurate all'effettiva capacità di raccolta, generate in automatico per un periodo successivo determinato caso per caso dalla direzione del Servizio Trasfusionale; visibilità immediata dei posti prenotati, dei posti ancora liberi, dei giorni nei quali sono presenti donatori prenotati della propria Associazione; estrema facilità di spostamento di prenotazione o cancellazione con messaggi di allerta per l operatore in modo da assicurarsi che il donatore sia stato avvisato delle modifiche; Pag. 3 di 13
massima elasticità di gestione da parte della Struttura Trasfusionale, potendo incrementare e diminuire i posti anche sul singolo giorno secondo la propria capacità di raccolta (ad es. per consentire assenze del personale, per programmata indisponibilità di tecnologie ecc.); proprietà del dato : le variazioni della prenotazione effettuata possono essere effettuate soltanto dal soggetto che l'ha generata e dal Servizio Trasfusionale, previo contatto con cui si procede a notificare la variazione; accesso delle Associazioni solo ai dati dei propri associati, mentre le prenotazioni di donatori iscritti ad altre Associazioni sono visibili solo come disponibilità occupata, e l unico dato visibile è il gruppo sanguigno. I risultati attesi Facilitare l uso del servizio da parte dei donatori; creare un Sistema a misura di donatori appartenenti a categorie con scarsa disponibilità di tempo; progressiva scelta da parte dei donatori della modalità di prenotazione; ottimizzare le risorse in fase di raccolta; fornire un ulteriore strumento conoscitivo per la programmazione delle attività di raccolta; incrementare le donazioni per la miglior fruibilità del servizio; consentire la messa a punto di modalità di accettazione dei donatori presso i Servizi del Sistema Trasfusionale Toscano tali da migliorare complessivamente l accoglienza degli stessi; l utilizzazione dello strumento di prenotazione, come risultato secondario, può anche contribuire a facilitare la gestione delle pratiche assicurative legate agli incidenti occorsi in itinere ai donatori, in quanto il sistema prevede la possibilità di stampa della ricevuta di prenotazione e, comunque, ne mantiene traccia informatica. Le modalità operative Accesso al sistema Nella fase attuale, il network informativo trasfusionale della Regione Toscana consente ai vari utenti in possesso dei diritti di accesso di acquisire e trattare le informazioni per quanto di interesse e competenza, rendendo disponibili funzionalità dedicate. L accesso alla pagina web del CRS avviene tramite autenticazione dell utente da una postazione internet/web munita di browser Netscape release 6.0 o successive, oppure Microsoft Internet Explorer release 5.5 o successive, Mozilla Firefox 1.5 o successive. Digitando l URL https://web.e.toscana.it/crs appare la schermata di accesso al sistema (LOGIN). Pag. 4 di 13
Si consiglia, al fine di non dover digitare più volte l indirizzo, di provvedere, al primo collegamento, ad inserirlo tra i preferiti del browser prescelto. L operatore, inserendo nella casella utente il nome identificativo della propria Struttura e nella casella sottostante (password) la propria parola chiave e cliccando il bottone PROCEDI avrà accesso al menu generale dell applicativo. A questo punto sarà possibile selezionare la voce AGENDA DONAZIONI e quindi PRENOTAZIONI dal menù sotto esemplificato. Selezione del Servizio Trasfusionale Tale selezione permetterà di far accedere l operatore all elenco dei Servizi Trasfusionali presso le quali i propri donatori afferiscono. Pag. 5 di 13
E possibile accedere alle informazioni dei Servizi cliccando su, oppure entrare nell elenco delle agende disponibili cliccando su. Si può anche accedere alle altre Strutture Trasfusionali della Toscana che hanno messo a disposizione le proprie agende cliccando su, confermando l operazione alla comparsa del messaggio e potendo poi effettuare la medesima selezione di cui sopra. E infine possibile tornare al menù principale cliccando su. Selezione dell Agenda Dopo aver selezionato il Servizio Trasfusionale desiderato si avrà la possibilità di scegliere l agenda dove poter inserire, modificare, visionare o cancellare la prenotazione dei propri iscritti. Da qui si può procedere alla selezione dell agenda in base alla tipologia di donazione piuttosto che ricercare un donatore già prenotato. In entrambi i casi è sufficiente cliccare sulla corrispondente icona. Pag. 6 di 13
Selezionando l agenda desiderata si accede alla maschera qui esemplificata: Le caselle grigie si riferiscono a giorni non disponibili, quelle azzurre ai giorni già trascorsi ma con posti che erano disponibili, mentre le caselle verdi hanno posti disponibili la cui quantità è esemplificata dalla barra. La presenza della casella identifica che nel giorno corrispondente sono presenti donatori già prenotati della propria associazione. Esiste poi la possibilità che una casella sia di colore rosso, quando per quell agenda in quel giorno sono esauriti i posti disponibili. Da tale maschera è possibile visionare il dettaglio di ciascun giorno, cliccandoci sopra con il mouse, piuttosto che passare al mese precedente / successivo oppure cambiare agenda, qualora ve ne sia un altra, il tutto cliccando sugli appositi bottoni posizionati in alto sulla maschera. Pag. 7 di 13
Inserimento di una Prenotazione Entrando nel dettaglio di un giorno con posti disponibili, si può presentare una situazione come la seguente: Per inserire una nuova prenotazione è sufficiente cliccare sul bottone arancione corrispondente all orario desiderato e riempire poi gli appositi campi. Sono obbligatori cognome, nome, data di nascita, tipizzazione AB0 ed Rh (x qualora ancora sconosciuti). Donatore già conosciuto E possibile selezionarlo inserendo anche solo parte del cognome e del nome e cliccando poi su. Pag. 8 di 13
Avendo per esempio inserito R nel cognome ed M nel nome, si potrà avere una maschera del tipo seguente, dove poter selezionare il donatore richiesto cliccando su. Selezionato il donatore, si ritorna alla maschera precedente con i dati già compilati e non modificabili (compreso il Codice Regionale Donatore CRD), pronti per completare le informazioni con telefono, e-mail e note e confermare. Una volta confermato il donatore inserito apparirà nell elenco del giorno selezionato e le eventuali successive modifiche alla prenotazione seguiranno i medesimi criteri qui descritti. Pag. 9 di 13
Donatore non presente nell archivio CRS In questo caso è importante inserire correttamente cognome, nome e data di nascita, poiché l applicativo assocerà in automatico l avvenuta donazione contestualmente all invio dei dati delle presentazioni a cura del corrispondente Servizio Trasfusionale. Stampa e Variazione di una Prenotazione Una volta confermato è possibile stampare un certificato di conferma avvenuta prenotazione da poter dare al donatore cliccando su. Nel caso sia necessario modificare, spostare o cancellare la prenotazione immessa, è sufficiente cliccare su. Nel caso di spostamento o cancellazione, viene comunque richiesta una ulteriore conferma, pregando di avvertire il donatore della variazione. I donatori che hanno, a fianco del nome, un asterisco sono quelli che sono stati inseriti manualmente, senza usufruire della funzionalità di ricerca sopra descritta. Infine, le icone, e indicano la presenza di note, telefono ed e-mail inserite in corrispondenza delle rispettive prenotazioni e se ne può visionare il contenuto posizionandosi sopra con il mouse. Da tale maschera è anche possibile passare alle prenotazioni di una delle altre agende disponibili, qualora ve ne siano, oppure tornare a visionare il mese, il tutto cliccando sugli appositi bottoni posizionati in alto sulla maschera. N.B. E possibile che alcune agende siano a sola consultazione poiché, data la tipologia (per es. le multicomponent), debbano essere gestite esclusivamente dai Servizi Trasfusionali di riferimento sulla base del fabbisogno clinico. In tal caso sarà comunque possibile consultare i donatori di propria competenza e richiedere al personale del Servizio Trasfusionale l inserimento dei propri iscritti. Pag. 10 di 13
Verifica dell avvenuta donazione Entrando in un giorno già trascorso, è possibile verificare che il donatore abbia effettivamente donato. La riga in verde significa che ha donato, quella in giallo o in rosso che non ha donato. Sia per i giorni trascorsi che futuri, può accadere che appaiano delle righe in azzurro. Tale indicazione significa che in quella posizione è presente un donatore non prenotato dalla propria associazione, per cui si è in grado di vedere la sola tipizzazione. Ricerca Donatore E anche possibile ricercare un donatore con le sue prenotazioni sia passate che future. Tale opzione, attivabile dopo aver selezionato il Servizio Trasfusionale, permette di effettuare una ricerca impostando i seguenti parametri opzionali: Pag. 11 di 13
La ricerca può produrre anche più risultati per cui apparirà una lista come sotto esemplificata che può contenere da 0 a 100 righe. Cliccando su si apre direttamente l agenda con il giorno corrispondente alla prenotazione. Come chiarimento sulle opzioni di ricerca, lo stato Non Confermati corrisponde al giallo, Confermati al verde e Assenti al rosso. E inoltre possibile inserire un range di date inserendo per esempio 28-10-09:30-10-09, oppure ricercare i donatori di un particolare gruppo sanguigno oppure di più gruppi ( 0 A A1 ). E infine possibile ricercare donatori il cui nome o cognome inizia per AL impostando sul filtro AL%. Come default il filtro ricerca solo prenotazioni future, ma è possibile ricercare anche in passato togliendo il flag dall apposita casella. Riepiloghi E possibile effettuare una statistica che riepiloghi le agende di prenotazione utilizzate dalla sezione associativa agendo dal menù principale e selezionando AGENDA DONAZIONI e poi RIEPILOGHI. Pag. 12 di 13
Apparirà quindi la maschera dove impostare il filtro di ricerca delle prenotazioni per data. Confermando le date si aprirà quindi una nuova maschera contenente l esito della selezione. Pag. 13 di 13