Manuale operativo Versione. 06.08.00 compilato Poma Vincenzo rivisto Romano Gianfranco autorizzato Caprioli Marcella
INDICE 1. Accesso al programma... 2 2. Riepiloghi... 4 2.1. Situazione mensile presenze... 5 2.2. Come visualizzare il Dettaglio giornaliero... 9 2.3. Situazione giustificativi... 10 2.4. Situazione voci di liquidazione... 11 3. Documenti... 13 3.1. Come visualizzare i documenti... 13 4. Pianificazione ferie... 15 4.1. Piano ferie: come compilare il proprio piano ferie... 16 4.2. Piano ferie del dipendente Scheda riepilogativa... 18 4.3. Situazione ferie... 19 4.4. Scelta ferie compensative... 20 5. Giustificativi e altre comunicazioni... 21 5.1. Giustificativi: come comunicare un giustificativo... 23 5.2. Regole per la comunicazione dei Giustificativi... 31 5.3. Giustificativi Scheda riepilogativa... 32 5.4. Movimenti: come comunicare un movimento di entrata/uscita... 33 5.5. Movimenti settimanali... 36 5.6. Regole per la comunicazione dei Movimenti di entrata/uscita... 40 5.7. Movimenti Scheda riepilogativa... 41 5.8. Richieste di missione... 42 5.9. Fogli parcelle... 44 5.10. Fogli spese documentate... 54 6. Funzioni per il responsabile... 56 6.1. Ricerca: visualizzare i dati del collaboratore... 56 6.2. Approvazione: approvare o rifiutare richieste di giustificativi, movimenti, richieste di missione e fogli parcelle... 57 6.3. Sostituzioni: come nominare un responsabile sostituto... 62 7. Verifiche piani ferie... 64 7.1. Autorizza piano ferie... 65 7.2. Autorizza piano ferie Scheda riepilogativa... 67 7.3. Piano ferie struttura... 68 7.4. Consuntivo ferie struttura... 69 7.5. Situazione ferie struttura... 70 7.6. Situazione ferie annuale... 71 Pag.1 di 73
1. Accesso al programma Per tutti gli utenti che non accedono al programma attraverso un portale aziendale l accesso a SSD avviene tramite la seguente maschera dove l utente viene invitato a loggarsi attraverso la compilazione dei campi Utente e Password Dopo aver eseguito l accesso al programma, nella barra superiore saranno presenti delle icone a forma di bandiera per la scelta della lingua operativa e altre icone: per disconnettersi dal programma per tornare alla pagina precedente per stampare la pagina visualizzata per attivare l help contestuale per visualizzare le proprietà del programma Quest ultima funzione permette la visualizzazione della versione corrente del programma, l indirizzo IP del pc in uso, il browser utilizzato dall utente e il server a cui si è connessi. Sulla colonna di sinistra sarà visibile un menu con delle Pag.2 di 73
funzioni raggruppate per argomento La voce Riepiloghi contiene le funzioni di visualizzazione dei dati di presenza e giustificativi del dipendente. La voce Documenti contiene la funzione di visualizzazione dei documenti eventualmente messi a disposizione dall amministrazione. La voce Pianificazione ferie contiene le funzioni riguardanti la programmazione e la visualizzazione delle ferie. La voce Giustificativi e altre comunicazioni contiene le funzioni interattive attraverso cui il dipendente comunica al responsabile eventuali richieste di giustificativi, timbrature, missioni e fogli parcelle. Questo menu riguarda tutti gli utenti che accedono con il ruolo di Dipendente mentre, per chi accede con il ruolo di Responsabile, sarà visualizzato un menu più esteso con alcune funzionalità aggiuntive che vedremo più avanti nella sezione Funzioni per il responsabile. L applicazione è stata integrata e vi si può accedere con le credenziali di LoginFvg. Al momento del logout viene chiusa la sessione di Internet, quindi viene fatto il logout di entrambe. Pag.3 di 73
2. Riepiloghi Al fine di rendere accessibile i dati relativi ai movimenti giornalieri, mensili, ai giustificativi e alle voci economiche di competenza è stata creata una sezione Riepiloghi attraverso la quale il dipendente può accedere in tempo reale a tali dati. L attività che può svolgere il dipendente in tale contesto è solamente consultiva e riguarda per ovvi motivi soltanto la sua posizione individuale. Situazione Mensile (Dettaglio Giornaliero) Situazione Giustificativi Cedolino Mensile Il dipendente Visualizza Il sistema Fornisce i Dati Nell ambito della sezione Riepiloghi sono presenti tre voci: Situazione mensile presenze: visualizza i dati concernenti le presenze e assenze del dipendente a livello mensile e, selezionando un giorno specifico, anche il dettaglio giornaliero; Situazione giustificativi: visualizza i giustificativi utilizzati dal dipendente nel mese selezionato e a livello annuale. Situazione voci di liquidazione: visualizza le voci di tipo economico maturate, calcolate e liquidabili per il dipendente nei mesi di competenza. Pag.4 di 73
2.1. Situazione mensile presenze Se si vuole visualizzare la propria situazione mensile scegliere dal menù la funzione Situazione mensile presenze. Verrà visualizzata una nuova finestra nella quale dopo aver scelto l anno e il mese compariranno tutti i dati delle proprie presenze o assenze per il mese selezionato. In particolare per ogni giorno del mese sono riportate le timbrature, gli eventuali giustificativi presenti, il codice dell orario assegnato, le ore dovute, le ore lavorate, il saldo, l eventuale panino che simboleggia la fruizione o il diritto alla mensa e le eventuali segnalazioni (faccina gialla) o anomalie (faccina rossa). La struttura della pagina si articola nella zona di selezione del mese/anno e in tre parti di visualizzazione: una che riporta i dati anagrafici del dipendente (matricola, nominativo e struttura di appartenenza), il mese e l'anno; una con il dettaglio giornaliero dei dati per ciascun giorno del mese; infine una di totalizzazione con i totali mensili per ciascuno dei dati di dettaglio per i quali il totale sia disponibile e significativo. Qualora il numero di timbrature o di giustificativi lo renda necessario, le righe relative al giorno possono essere più di una. La tipologia delle quantità orarie giornaliere visualizzate corrisponde a quella per cui è stata configurata (tramite appositi parametri) la corrispondente sezione della stampa del Cartellino mensile configurabile dell'applicazione Ascotweb Presenze e assenze. Per i giorni del mese in corso successivi alla data odierna e per quelli per cui non sia stata ancora effettuata la quadratura giornaliera, parte dei dati non saranno disponibile. Per ogni giorno viene data evidenza, con un'opportuna segnalazione sulla parte finale della riga contraddistinta dall icona, della presenza di eventuali anomalie risultanti dall'elaborazione. La faccina gialla identifica una Segnalazione ovvero un anomalia la cui correzione non è obbligatoria. Potrebbe essere una carenza oraria giornaliera effettuata in flessibilità, oppure la fruizione di un giustificativo di assenza per una durata superiore al necessario, o ancora una presenza fisica del dipendente in una fascia oraria (definita come Assenza obbligatoria) che non è riconosciuta ai fini lavorativi. La faccina rossa identifica un Anomalia ovvero un errore, la cui correzione richiede un azione del dipendente che quindi è obbligato a richiedere l autorizzazione a fruire di un giustificativo o l inserimento di una timbratura manuale. E tipico dei casi di assenza per intera giornata o in una fascia oraria (definita come Presenza obbligatoria) durante la quale era richiesta la presenza del dipendente. Il lucchetto indica che la giornata in corrispondenza di questo simbolo è stata chiusa attraverso il sistema di Presenze/Assenze. Questa giornata non potrà essere selezionata né modificata in alcun modo, né si potrà passare al dettaglio della stessa. Possono esserci delle singole giornate chiuse, in un mese ancora aperto, Un anomalia può essere sanata direttamente da questa pagina, selezionando l icona di Situazione del giorno, in corrispondenza di ogni giornata. In questo modo viene richiamata la pagina del Nuovo Giustificativo. Da qui sulla metà della pagina, viene visualizzato anche il contesto del giorno con tutti i dettagli. Questa è una funzionalità parametrizzabile. Pag.5 di 73
Questo simboletto invece indica che la giornata non è ancora quadrata ovvero non sono ancora stati calcolati i saldi ed eventuali anomalie. Si presenta solitamente nella giornata corrente e in quelle future. Se la giornata è quadrata senza anomalie o segnalazioni presenta questo simbolo. Pag.6 di 73
Cliccando sulla data del giorno interessato l applicazione vi porterà nel dettaglio della giornata, visualizzando le timbrature, le eventuali causali, i giustificativi utilizzati e i saldi. Nella parte superiore della schermata della Situazione mensile ci sono due funzionalità interessanti: cliccando sul bottoncino Riepilogo saldi è possibile visualizzare i saldi settimanali del mese selezionato. Pag.7 di 73
La maschera visualizza per ogni settimana di calendario le ore fisiche (la presenza fisica del dipendente all interno della struttura aziendale frutto delle timbrature), le ore lavorate (quelle riconosciute al dipendente anche se effettuate in esterno attraverso appositi giustificativi), le ore contrattuali, le ore teoriche (ovvero quelle dovute in base all orario assegnato) e il saldo (solitamente ore lavorate ore teoriche, ma in alcuni casi particolari è possibile configurare come ore lavorate ore contrattuali). Cliccando sul bottoncino Saldi mensili è possibile visualizzare il dettaglio del totale dei saldi del mese Cliccando sull apposita icona Cartellino mensile in alto a destra è possibile produrre la stampa del cartellino mensile con le voci economiche esattamente come viene prodotto dal programma Ascotweb Presenze e assenze. Pag.8 di 73
2.2. Come visualizzare il Dettaglio giornaliero La funzione espande su di un'intera pagina il dettaglio dei dati di presenza e assenza giornalieri del dipendente. A essa si accede dalla situazione mensile presenze cliccando sul numero del giorno di cui si vuole visualizzare il dettaglio. Oltre ai dati già visibili nel riepilogo mensile sulla riga del giorno sono visualizzati, per quanto riguarda le timbrature giornaliere, le informazioni relative ai punti di timbratura presso i quali esse sono state effettuate e le eventuali causali di timbratura associate. Inoltre viene visualizzato l'elenco delle eventuali anomalie ovvero degli errori e delle segnalazioni riscontrate nel giorno, prodotte a seguito della quadratura giornaliera. Inoltre rileva anche le eventuali timbrature figurative (per esempio quelle effettuate presso il timbratore di mensa se appositamente configurate). Pag.9 di 73
2.3. Situazione giustificativi Se volete visualizzare la vostra situazione giustificativi scegliete dal menù la funzione Situazione giustificativi. La funzione riepiloga, totalizzati per ciascuna causale di presenza o assenza, i valori di durata complessiva dei corrispondenti giustificativi fruiti dal dipendente. Prevede la selezione, tramite due liste di valori, del mese e dell'anno solare, per i quali i valori proposti sono quelli relativi alla data corrente. La selezione ha come limiti il mese e anno più remoto per i quali siano disponibili i dati ed il mese ed anno correnti. La struttura della pagina si articola nella zona di selezione del mese e anno e in altre due parti: una di intestazione per la visualizzazione dei dati anagrafici del dipendente, del mese e dell'anno selezionati e una con i totali dei giustificativi. La parte dei totali presenta l'elenco delle sole causali fruite dal dipendente nell'anno selezionato, con il loro codice e descrizione. Per ciascuna causale, sono visualizzati due valori del Fruito mensile (ovvero della quantità fruita nel mese selezionato) e del Fruito annuale (ovvero del totale fruito nell anno oppure se opportunamente configurato fino al mese selezionato). I totali mensili comprendono la durata dei giustificativi che si estendono su più mesi per la loro sola parte compresa nel mese, il totale annuale per la sola parte compresa nel periodo dall'inizio dell'anno alla fine del mese selezionato. Il calcolo della durata dei giustificativi esclude anche i giorni per cui l'elaborazione dei dati non sia stata ancora effettuata dalla quadratura giornaliera. Pag.10 di 73
Le durate totali sono espresse, a seconda del tipo della causale di presenza o assenza, come quantità di giorni (in giorni interi e frazioni) o come quantità orarie (in ore e minuti). Per quanto riguarda le causali di diritto (ferie anno corrente, ferie anno precedente, festività abolite, ecc.) il prospetto mostra per ciascuna causale oltre alle quantità spettanti calcolate per l'intero anno solare, le eventuali quantità liquidate o sospese, le quantità fruite e le quantità residue, queste ultime calcolate in base ai giustificativi di assenza acquisiti alla data corrente. Infatti, solo quando la comunicazione del giustificativo avrà superato le fasi dell approvazione del responsabile e quella dell acquisizione nel sistema, quando avrà cioè terminato il proprio iter, sarà possibile riscontrarne gli effetti sia nella funzione Situazione mensile presenze, dove il giustificativo da voi comunicato risulterà al suo posto nel giorno e la quadratura avrà rimosso eventuali anomalie, sia nella funzione Situazione giustificativi, dove la durata del giustificativo comporterà una variazione dei totali mensili e annuali. Le funzioni riguardanti la gestione del piano ferie verranno affrontate nelle sezioni successive. 2.4. Situazione voci di liquidazione Una nuova funzione permette di visualizzare anche le voci economiche relative alla presenza del dipendente. Pag.11 di 73
Cliccando sull apposita funzione un nuova maschera visualizzerà le voci economiche elaborate, di competenza della mensilità selezionata. Saranno visualizzati i dati relativi al Giorno (se si tratta di voci mensili il giorno sarà sempre il primo del mese), Voce (codice della voce), Descrizione, Periodo (mese o giorno), CDS (centro di spesa), Cedolino (nel caso siano già state liquidate, viene mostrato il mese del cedolino di liquidazione), Unità M (unità di misura, può essere a giorni, ore e minuti o quantità), Sosp (indica se la sua liquidazione è stata sospesa), Reale (il valore realmente calcolato), Calc (il valore calcolato ed eventualmente arrotondato o modificato in seguito a regole imposte), Forz (il valore eventualmente forzato a mano), Liqu (il valore che andrà liquidato nel cedolino). Pag.12 di 73
3. Documenti 3.1. Come visualizzare i documenti Questa funzione permette di visualizzare alcune tipologie di documenti che la vostra amministrazione può rendere disponibili per la visualizzazione in formato pdf. Possono essere il cedolino paga, il CUD o altri documenti che in futuro possono essere resi disponibili come per esempio il modello 730 o circolari interne. Se volete visualizzare il vostro cedolino mensile, scegliete dal menù la funzione Cedolino paga. Una volta cliccato sulla voce si apre una finestra che permette di scegliere il tipo di documento e l anno di riferimento. Una volta cliccato sul pulsante Cerca, sarà visualizzato l elenco dei documenti disponibili per quell anno. Nel caso dei cedolini paga la funzione permette la visualizzazione dei cedolini di stipendio già emessi per il dipendente. La maschera permette di poterli selezionare per anno di riferimento, cliccando su ognuno di essi è possibile visualizzarne il contenuto in formato PDF secondo il template corrente. Esempio di visualizzazione di cedolino paga: Pag.13 di 73
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4. Pianificazione ferie Per una gestione ottimale del Personale assegnato è molto sentita la necessità di automatizzare la gestione dei piani ferie, per mettere i responsabili in grado di supervisionare in anticipo la presenza del personale e garantire la copertura dei servizi. Piano ferie individuale Il dipendente Compila e Convalida Il responsabile Autorizza Piano Ferie Annuale Pag.15 di 73
Nel menu di dipendenti e responsabili è presente un area dedicata alla programmazione del piano ferie Sono presenti tre funzioni tramite le quali potrete comunicare al responsabile il piano ferie individuale e visualizzare la situazione delle vostre ferie (pianificate, fruite e residue). 4.1. Piano ferie: come compilare il proprio piano ferie Per pianificare le ferie, è sufficiente cliccare sulla voce Piano ferie Sarà visualizzata una pagina come quella che segue Pag.16 di 73
La schermata mostra il calendario dell intero anno una riga per mese. Negli incroci tra ogni mese e giorno vi è un check box. Il check box è bianco nei giorni feriali, di colore grigio chiaro in presenza di un sabato, di grigio scuro se la giornata è festiva o è una festività infrasettimanale oppure se è il santo patrono. Per compilare un piano ferie è sufficiente cliccare con il mouse sul quadratino di una singola giornata, in questo modo il check box cambia lo stato dell'indicatore di piano ferie per il giorno corrispondente. Una volta spuntate tutte le giornate per cui si intende pianificare le proprie ferie, cliccate su Salva per salvare il piano e applicare le modifiche apportate. Compiuto il salvataggio, la schermata cambierà aspetto. Quando sarete sicuri delle scelte effettuate e decidete di volerle comunicare al responsabile cliccate sul pulsante Convalida. A questo punto i bottoni Salva e Convalida non saranno più visualizzati mentre sarà visibile il pulsante Togli Convalida. Il piano ferie sarà in stato di convalidato e si presenterà come nella figura sopra. Nel caso il responsabile non abbia provveduto ancora all approvazione del vostro piano ferie e volete apportare delle modifiche, potete farlo ricordandosi prima di cliccare pulsante Togli convalida. Pag.17 di 73
4.2. Piano ferie del dipendente Scheda riepilogativa Selezionate l anno di riferimento Cliccando con il mouse spuntate le caselline corrispondenti ai giorni di ferie da pianificare Cliccare su Salva per memorizzare l operazione Cliccare su Convalida per confermare il piano ferie Pag.18 di 73
4.3. Situazione ferie Questa funzione mostra in un unica schermata sia i giorni di ferie effettivamente fruiti nel corso dell anno selezionato, sia i giorni di ferie eventualmente programmati del piano ferie e non ancora fruiti. La legenda indica nelle varie colorazioni le diverse tipologie di ferie, mentre la tabella sottostante riepiloga la quantità di giorni di diritto, fruiti, liquidati o sospesi e quelli residui per ogni tipologia. Pag.19 di 73
4.4. Scelta ferie compensative Questa funzione permette di poter scegliere se convertire le festività infrasettimanali che cadono di giornata festiva o non lavorativa in ferie compensative oppure chiederne il relativo pagamento in busta paga. Una volta cliccato sulla funzione, si aprirà una nuova maschera che indicherà l elenco delle festività infrasettimanali che cadono di sabato o domenica nell anno in corso. Per compiere la scelta sarà sufficiente cliccare sul simboletto delle due freccette. Se cliccate una volta, sarà visualizzata la scelta Pagamento della Festività, se cliccate una seconda volta, sarà visualizzata l opzione Un giorno aggiuntivo di ferie. Cliccando nuovamente si tornerà all opzione Pagamento della festività e così avanti. Qualora non venisse effettuata alcuna scelta, il sistema attribuirà in automatico il pagamento della festività. Pag.20 di 73
5. Giustificativi e altre comunicazioni Con il fine di eliminare il più possibile la modulistica cartacea nella comunicazione di giustificativi di assenza, movimenti di entrata/uscita, richieste di missione e parcelle con le spese di missione, è stato creato un sistema elettronico per la gestione delle attività necessarie a supportare la compilazione, l autorizzazione e, ove necessario, la verifica dei dati veicolati nei casi suddetti. I flussi, le attività e i dati trattati nell ambito di tale sistema possono essere rappresentati come nell esempio riportato qui sotto. Giustificativi Movimenti Richieste missione Parcelle Parcelle Il dipendente Compila Il responsabile Autorizza L addetto Verifica Parcelle Giustificativi Movimenti Richieste missione Il sistema Acquisisce Pag.21 di 73
Gli utenti abilitati avranno un menu con funzioni che permettono di richiedere al loro responsabile autorizzazioni per giustificativi, movimenti di entrata/uscita, richieste di missione e fogli parcelle. Cliccando sulle funzioni del menu, si aprirà una nuova maschera che visualizzerà in forma tabellare le righe contenenti le richieste ancora non autorizzate dal responsabile. Qui sotto sono elencate le icone utilizzate nei vari elenchi che compaiono a video, con il riferimento al corrispondente tipo di comunicazione effettuata: Giustificativo Timbratura Timbrature settimanali Richieste di missione Fogli parcelle Nel corso dell iter amministrativo seguito da tali istanze, il relativo modulo può trovarsi in fase di compilazione, se ancora non è stato inviato al responsabile in fase di approvazione, se lo avete inoltrato al vostro responsabile (in particolari situazioni è possibile richiedere la configurazione a due livelli di autorizzazione, in cui a un primo livello di approvazione a cura del Responsabile deve seguire un secondo livello di approvazione da parte di un ipotetico Direttore). in fase di compilazione. perché è stato respinto dal responsabile ed è tornato indietro al dipendente in fase di acquisizione da parte del sistema informatico, se il vostro responsabile ha provveduto ad approvare la richiesta. Passando da una fase all altra, il modulo può venirsi a trovare in uno dei seguenti stati: Il modulo è in compilazione Il modulo è stato consegnato al responsabile per l approvazione Il modulo è stato respinto ed è ritornato alla fase precedente prevista dall iter Il modulo è stato acquisito dal sistema informatico Pag.22 di 73
5.1. Giustificativi: come comunicare un giustificativo Se dovete giustificare un assenza, potete comunicare il giustificativo scegliendo dal menù Giustificativi e altre comunicazioni la funzione Giustificativi oppure cliccando sull icona delle anomalie (faccina rossa) nei punti in cui essa compare all interno della maschera Situazione mensile presenze. Vi sarà visualizzata una pagina come la seguente Pag.23 di 73
Cliccando sull icona dei giustificativi, potrete andare a correggere uno dei giustificativi ancora in fase di compilazione oppure, cliccando sul bottone Nuovo, otterrete il seguente modulo: Il modulo va compilato in tutte le sue parti obbligatorie (segnalate con *). Lo stesso può quindi essere salvato o consegnato. Nel primo caso, potete controllare la correttezza dei dati inseriti ed eventualmente modificarli prima dell invio al responsabile oppure decidere di sospendere l operazione e inviarlo al responsabile in un secondo momento. Nel secondo caso, il modulo viene salvato e direttamente inviato all approvazione del responsabile o all acquisizione del sistema (nel caso di giustificativi che non richiedono l autorizzazione). Può essere usata la lente posta a fianco delle date per vedere in dettaglio altri dati già presenti nella giornata. Nel caso le due date coincidano è sufficiente compilare la prima, la seconda verrà automaticamente compilata dopo la conferma. Di default il programma è configurato in modo tale che già in fase di consegna andrà a verificare se la richiesta soddisfa i vincoli e le regole configurate sulla causale (controlli per causale). Per esempio se supera il minimo o il massimo consentito, oppure se è possibile chiederla a minuti o a multipli di 30 minuti, o nel caso dei diritti, se la quantità richiesta è superiore alla quantità residua. Diversamente questo controllo avverrà solo in fase di acquisizione nel sistema, dopo l approvazione del responsabile. E possibile, cliccando sull apposito pulsante, allegare alla richiesta di autorizzazione anche un documento in precedenza digitalizzato o comunque salvato sul proprio computer. Una nuova finestra permetterà di selezionarlo e allegarlo alla richiesta corrente. Pag.24 di 73
La voce di Consegna è stata integrata con un ulteriore controllo che esegue una verifica per garantire che non siano presenti altri giustificativi con le stesse data ed orario. Nel caso succeda, il sistema blocca con un messaggio e non consente di proseguire fino alla modifica degli estremi. Una volta effettuata la consegna, viene inserito nella lista dei Giustificativi non ancora acquisiti, nello stato di Approvazione del responsabile : Pag.25 di 73
Cliccando sull icona del giustificativo (prima colonna a sinistra) comparirà il Dettaglio del giustificativo, dove potrete verificare i dati e lo stato di avanzamento della comunicazione nell ambito dell iter previsto. Pag.26 di 73
Quando la comunicazione del giustificativo avrà superato le fasi di esecuzione dei controlli della causale (per esempio nel caso delle ferie se la richiesta è congrua, nel caso dei permessi se ha superato il minimo o il massimo fruibile, ecc.) e dell approvazione del responsabile, passerà all acquisizione nel sistema. Sarà possibile riscontrarne gli effetti sia nella maschera Situazione mensile presenze (dove il giustificativo da voi comunicato sarà comparso al suo posto nel giorno e la quadratura avrà rimosso eventuali anomalie), sia nella maschera Situazione giustificativi (dove la durata del giustificativo comporterà una variazione dei totali mensili e annuali). Nel caso in cui il dipendente, prima dell approvazione del responsabile, decidesse di annullare la richiesta, è sufficiente che entri nella maschera giustificativi, poi nel dettaglio del giustificativo da annullare e clicchi sul pulsante Revoca. Non è invece possibile revocare una richiesta dopo che questa ha già superato la fase di approvazione del responsabile. E possibile richiedere un nuovo giustificativo anche per correggere e quindi sostituire un giustificativo già approvato e acquisito dal sistema ma che aveva gli estremi oppure la causale non corretti. In questo caso il nuovo giustificativo, se si sovrappone anche solo parzialmente a quello preesistente, lo sostituirà completamente. Il modulo per la compilazione di un nuovo giustificativo può cambiare aspetto a seconda della causale selezionata. Nell esempio seguente dei congedi parentali, si è selezionata una causale a giorni per la quale è necessario indicare il figlio. Inoltre nel caso specifico, è stato aggiunto il campo per l inserimento della quantità di giorni di congedo fruiti anche dall altro genitore. Pag.27 di 73
In alternativa si può giustificare un anomalia anche partendo dall interfaccia della maschera Situazione mensile presenze. Infatti la maschera permette, una volta selezionata una giornata con anomalia, di giustificare direttamente l anomalia. Pag.28 di 73
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Cliccando con il mouse sul simbolo dell anomalia (faccina rossa) o della segnalazione (faccina gialla) l applicazione avvierà la maschera di inserimento giustificativi permettendo di giustificare l errore. La stessa funzione può essere eseguita cliccando sul numero del giorno della settimana con anomalia o segnalazione, l applicativo avvierà la maschera della situazione giornaliera nella cui sezione Anomalie evidenzia il tipo di anomalia. Cliccandoci sopra si avvierà la maschera per l inserimento del giustificativo. Nel caso si volesse inserire un giustificativo futuro oppure in una giornata che non ha alcuna segnalazione o anomalia è possibile farlo anche dalla schermata della Situazione mensile presenze cliccando sull icona posta nell ultima colonna. Pag.30 di 73
5.2. Regole per la comunicazione dei Giustificativi La casella Causale deve contenere una delle causali presenti nella lista associata. Le caselle Per il giorno e Fino al giorno devono contenere una data valida. Se nella casella Fino al giorno non si specifica la data, viene assunto il valore messo nella casella Per il giorno. Il formato della data affinché sia accettato deve essere digitato come negli esempi seguenti: Formato ammesso Valore registrato 041006 04/10/2006 4/10/06 04/10/2006 04/10/06 04/10/2006 04102006 04/10/2006 4/10/2006 04/10/2006 04/10/2006 04/10/2006 La casella Dalle ore deve contenere un valore orario compreso tra 0:00 e 23:59. La casella Alle ore deve contenere un valore orario compreso tra 0:01 e 24:00. Il formato dell ora affinché sia accettato deve essere digitato come negli esempi seguenti: Formato ammesso Valore registrato 0:8 00:08 0:08 00:08 00:08 00:08 0008 00:08 8 08:00 8:4 08:04 8:04 08:04 08:04 08:04 0804 08:04 8:40 08:40 08:40 08:40 0840 08:40 Se la causale è conteggiata a giorni, le caselle per le ore non compaiono. Se la causale è conteggiata a giorni o a ore, le caselle per le ore compaiono ma non è obbligatorio compilarle. Se la causale è conteggiata a ore, le caselle per le ore compaiono ed è obbligatorio compilarle. Se la causale ha un riferimento ai figli, compare la casella per indicare per quale dei figli si intende comunicare il giustificativo. Se entrambe le date coincidono è sufficiente compilare la prima delle due date. Pag.31 di 73
5.3. Giustificativi Scheda riepilogativa Selezionate una causale tra quelle elencate nella lista Le caselle devono contenere una data valida espressa in uno dei formati ammessi Formato ammesso Valore registrato 041006 04/10/2006 4/10/06 04/10/2006 04/10/06 04/10/2006 04102006 04/10/2006 4/10/2006 04/10/2006 04/10/2006 04/10/2006 Usate la lente per vedere gli altri dati (timbrature, giustificativi, ) presenti nella giornata La casella Dalle ore deve contenere un valore orario compreso tra 0:00 e 23:59 espresso in uno dei formati ammessi La casella Alle ore deve contenere un valore orario compreso tra 0:01 e 24:00 espresso in uno dei formati ammessi Se si vuole allegare un documento precedentemente salvato è sufficiente cliccare su questo pulsante Volendo, potete salvare la comunicazione prima di consegnarla per controllare la correttezza dei dati inseriti Scrivete delle note se volete comunicare qualcosa di particolare a chi deve approvare il giustificativo Formato ammesso Valore registrato 0:8 00:08 0:08 00:08 00:08 00:08 0008 00:08 8 08:00 8:4 08:04 8:04 08:04 08:04 08:04 0804 08:04 8:40 08:40 08:40 08:40 0840 08:40 Pag.32 di 73
5.4. Movimenti: come comunicare un movimento di entrata/uscita Se vi siete dimenticati di timbrare o il lettore di badge magnetico o di prossimità era momentaneamente guasto, potete comunicare la timbratura scegliendo dal menù la funzione Movimenti, oppure cliccando sull icona delle anomalie (faccina rossa) nei punti in cui essa compare in corrispondenza della giornata in cui manca la timbratura. Attraverso questa funzione è possibile solo comunicare nuovi movimenti, mentre non è possibile modificare o cancellare timbrature errate. Vi comparirà una pagina come la seguente schermata Pag.33 di 73
Cliccando sull icona dei movimenti, potrete andare a correggere uno dei movimenti ancora in fase di compilazione oppure, cliccando sul bottone Nuovo, potrete ottenere il seguente modulo: Il modulo va compilato in tutte le sue parti obbligatorie (segnate con *). Lo stesso può quindi essere o salvato o consegnato ; nel primo caso, potete controllare la correttezza dei dati inseriti ed eventualmente modificarli; nel secondo caso, il modulo viene direttamente inviato all approvazione del responsabile. Può essere usata la lente posta a fianco della data per vedere in dettaglio altri dati già presenti nella giornata. Un integrazione applicativa, fa sì che si possa inserire un movimento non superiore ad N giorni fa. N rappresenta il numero massimo di giorni antecedenti ad oggi impostati nelle tabelle. All atto della consegna quindi, un controllo verifica che il movimento non abbia il giustificativo superiore ad N, rispetto ad oggi. Al momento della consegna di un movimento, un controllo verifica inoltre che non ne esista già uno per la stessa data. Se esiste, il controllo emette un messaggio del tipo "la timbratura si sovrappone ad un giustificativo esistente" e rifiuta l'inserimento. Pag.34 di 73
Dopo aver impostato dei valori come, per esempio, nella figura sottostante e dopo aver eseguito la consegna, nella lista dei movimenti compariranno le seguenti informazioni: Cliccando sull icona del movimento (prima colonna a sinistra) comparirà il dettaglio del movimento, dove potrete verificare i dati e lo stato di avanzamento della comunicazione nell ambito dell iter previsto: Pag.35 di 73
Quando la comunicazione del movimento avrà superato le fasi dell approvazione del responsabile e quella dell acquisizione nel sistema, ovvero quando avrà terminato il proprio iter, sarà possibile riscontrarne gli effetti nella Situazione mensile presenze, dove il movimento sarà visualizzato al suo posto nel giorno e la quadratura avrà rimosso eventuali anomalie. Se il dipendente volesse annullare la richiesta già inviata al suo responsabile ma non ancora approvata può agire sul pulsante Revoca. Mentre nel caso sia solo compilata o sia stata respinta clicca su Elimina. 5.5. Movimenti settimanali Un implementazione della funzione appena vista è quella dei Movimenti settimanali. Questa funzione permette al dipendente di poter chiedere al proprio responsabile l inserimento di un intera settimana di timbrature manuali. Questo tipo di comunicazione è molto utile per i dipendenti che non hanno la possibilità di eseguire materialmente le timbrature presso il lettore di badge oppure in caso di temporanea impossibilità di effettuarle dovute a guasti o ad altri eventi. Una volta cliccato sull apposita funzione, la maschera Elenco movimenti settimanali permette di visualizzare eventuali richieste in attesa di approvazione/acquisizione, di visualizzare i precedenti movimenti già acquisiti, oppure cliccando sul pulsante Nuovo di accedere a una nuova maschera per compilare una ulteriore richiesta. Pag.36 di 73
La maschera si compone di sette righe giornaliere con la possibilità di inserire fino a un massimo di sei timbrature per giorno, specificando (se necessario) un codice di causalizzazione per ogni timbratura. Nella parte inferiore della maschera è necessario specificare delle informazioni aggiuntive nel campo Note, in quanto è stato inserito come valore obbligatorio. Questa funzione permette di inoltrare richieste di movimenti per il passato e fino alla data odierna della settimana in corso. Pag.37 di 73
Cliccando sul pulsante Nuovo è possibile procedere alla compilazione di una successiva richiesta, la nuova maschera si presenta come sopra, con una riga per ogni giorno della settimana, elencati dal lunedì alla domenica e con la possibilità di inserire fino a un massimo di sei timbrature (volendo anche causalizzate) per giorno. Pag.38 di 73
Al termine è possibile salvare cliccando semplicemente sul pulsante Salva, mentre se si vuole inviare la richiesta al proprio responsabile per l approvazione, è necessario cliccare sul pulsante Consegna. Una volta consegnata questa sarà visualizzata nell elenco delle richieste in attesa di approvazione e tra quelle ancora in fase di compilazione. Cliccando sull icona della prima colonna sarà possibile visualizzare il contenuto di una richiesta non ancora approvata o non ancora acquisita dal sistema e nella parte inferiore osservare l iter della comunicazione con il dettaglio delle varie fasi. Analogamente, come già visto per i movimenti giornalieri, è possibile procedere alla modifica dei dati di una richiesta non ancora consegnata, cliccando sull apposita icona nella prima colonna, e una volta visualizzata la pagina di dettaglio eseguire le modifiche volute e salvare oppure consegnare. Se il dipendente volesse annullare la richiesta già inviata al suo responsabile ma non ancora approvata può agire sul pulsante Revoca. Mentre nel caso sia solo compilata o sia stata respinta clicca su Elimina. Pag.39 di 73
5.6. Regole per la comunicazione dei Movimenti di entrata/uscita La casella giorno deve contenere una data valida. Il formato della data affinché sia accettato deve essere digitato come negli esempi seguenti: Formato ammesso Valore registrato 041006 04/10/2006 4/10/06 04/10/2006 04/10/06 04/10/2006 04102006 04/10/2006 4/10/2006 04/10/2006 04/10/2006 04/10/2006 L ora del movimento deve essere compresa tra 0:00 e 23:59 Il formato dell ora affinché sia accettato deve essere digitato come negli esempi seguenti: Formato ammesso Valore registrato 0:8 00:08 0:08 00:08 00:08 00:08 0008 00:08 8 08:00 8:4 08:04 8:04 08:04 08:04 08:04 0804 08:04 8:40 08:40 08:40 08:40 0840 08:40 Il movimento comunicato non può essere successivo all ora corrente se si riferisce alla data odierna. Pag.40 di 73
5.7. Movimenti Scheda riepilogativa Il giorno deve contenere una data valida espressa in uno dei formati ammessi Formato ammesso Valore registrato 041006 04/10/2006 4/10/06 04/10/2006 04/10/06 04/10/2006 04102006 04/10/2006 4/10/2006 04/10/2006 04/10/2006 04/10/2006 Usate la lente per vedere gli altri dati (timbrature, giustificativi, ) presenti nella giornata L ora deve essere compresa tra 0:00 e 24:00 e avere uno dei formati ammessi Formato ammesso Valore registrato 0:8 00:08 0:08 00:08 00:08 00:08 0008 00:08 8 08:00 8:4 08:04 8:04 08:04 08:04 08:04 0804 08:04 8:40 08:40 08:40 08:40 0840 08:40 Volendo, potete salvare la comunicazione prima di consegnarla per controllare la correttezza dei dati inseriti Non dimenticatevi di scrivere il motivo per il quale fate questa comunicazione Se volete, potete associare alla timbratura una causale, come 601 Ritardo 602 Uscita anticipata ecc. Pag.41 di 73
5.8. Richieste di missione Attraverso questa maschera è possibile richiedere al proprio responsabile l autorizzazione alla missione. La procedura segue lo stesso iter autorizzativo dei giustificativi e dei movimenti. Cliccando sull apposita voce nel menu si aprirà una nuova finestra che visualizza di default tutte le richieste di missione che non sono ancora state consegnate (sono in fase di compilazione) o che sono state consegnate e non approvate (in questo caso posso ancora essere in attesa di approvazione oppure sono state respinte). Per richiedere un autorizzazione alla missione basta cliccare sul pulsante Nuovo, si aprirà una nuova finestra la quale permette di compilare i dati riguardanti la missione. Pag.42 di 73
Nella prima riga va specificato il tipo di missione, solitamente vengono codificati e preimpostati varie tipologie di missione: nel comune sede di lavoro, fuori comune (con o senza servizio di mensa), in territorio regionale o in territorio nazionale (con o senza pernottamento), ecc. Nelle righe successive vanno compilati i campi relativi agli estremi orari della missione. Poi va scelto il motivo della missione: è possibile scegliere tra quelli già codificati e preimpostati, in alternativa è possibile specificare un motivo specifico compilando l apposito campo Altro motivo. Si continua compilando i campi concernenti la località di missione, alla località di partenza e al cliente (l ente oggetto della missione). Nel caso specifico delle missioni solitamente si deve obbligatoriamente indicare la commessa associata alla missione (è possibile configurare il modulo in modo che non sia obbligatorio). Nella parte inferiore si specifica la tipologia di mezzo previsto per lo spostamento. In base al tipo di missione selezionato in precedenza, alcuni tipi di mezzo di trasporto sono abilitati e altri possono non esserlo. Per esempio nel caso di missione nel comune sono abilitati soltanto Vettura di servizio, Pullman, Taxi e Automezzo proprio. In caso di missione in territorio regionale sono abilitati anche treno e veicolo a noleggio, solo in caso di missione in territorio nazionale o all estero sono abilitati anche Nave e Aereo (queste scelte sono comunque configurabili). Pag.43 di 73
Nel caso si scelga uno o più fra Treno, Nave o Aereo nella parte inferiore della maschera viene visualizzata una sezione aggiuntiva nella quale si vanno a specificare gli estremi di utilizzo degli stessi che posso essere utili affinché l azienda provveda al servizio di prenotazione. Nel caso in cui si selezioni una tipologia di missione che prevede un pernottamento, si attiva un ulteriore sezione nella parte inferiore della pagina che permette di compilare gli estremi relativi alla prenotazione alberghiera da richiedere all agenzia viaggi Per procedere alla compilazione di queste sezioni è fondamentale compilare tutti i campi obbligatori, una volta fatto l utente può salvare oppure consegnare la richiesta. Se il dipendente volesse annullare la richiesta già inviata al suo responsabile ma non ancora approvata, può agire sul pulsante Revoca. Mentre nel caso sia solo stata compilata o sia già stata respinta dal suo responsabile, può cliccare sul pulsante Elimina. 5.9. Fogli parcelle Dopo aver consegnato la richiesta di missione, se questa è stata in seguito approvata dal responsabile, prosegue l iter con il passo successivo. Il dipendente al ritorno dalla missione, procede alla compilazione del foglio parcella dove indica le eventuali spese sostenute o i rimborsi a cui ha diritto. Queste operazioni vengono eseguite attraverso la maschera Fogli parcelle. Pag.44 di 73
Cliccando sull apposita voce si apre una nuova maschera che in genere, se non ci sono parcelle già salvate o consegnate ma in attesa di approvazione/acquisizione, risulta vuota come qui sotto. Cliccando sul pulsante Nuovo è possibile procedere alla compilazione di un nuovo foglio parcelle, si seleziona il mese facendo attenzione a specificare se si tratta di una missione interna o estera. Pag.45 di 73
La maschera visualizzerà le missioni di quel mese e sarà possibile selezionarle spuntando il quadratino affianco per specificare la o le parcelle che si vogliono includere e cliccando sul pulsante Salva. Pag.46 di 73
Fatto questo, si procede all inserimento delle eventuali spese sostenute per le quali si chiede il rimborso, attraverso la compilazione delle sezioni relative oppure alla correzione degli estremi orari della missione. Pag.47 di 73
Selezione missione Per selezionare una missione è sufficiente cliccare sull icona a forma di valigetta, una stellina gialla evidenzierà la missione selezionata. Nella prima parte cliccando sul pulsante Aggiungi missione è possibile includere eventuali missioni non precedentemente selezionate. Se si clicca sul pulsante Consegna foglio è possibile consegnare al proprio responsabile il foglio parcella per l approvazione. Mentre se si clicca sul pulsante Elimina foglio è possibile cancellare l intero foglio parcelle. Estremi della missione Questa sezione visualizza gli estremi della missione così come sono stati inseriti all atto della compilazione della richiesta di missione. Nel caso in cui questi nella realtà non corrispondono a quanto imputato preventivamente, è possibile correggerli cliccando nei campi degli estremi orari e inserendo nella apposita maschera i valori esatti ed eventualmente la commessa corretta. E evidente che non è possibile cambiare le date della missione, se serve sarà necessario presentare una nuova richiesta di missione e, dopo l approvazione del responsabile, includerla nel foglio parcelle avendo cura di eliminare quella con le date errate (agendo sull icona a forma di bidone della spazzatura). In seguito dovrete chiedere al vostro ufficio del personale la cancellazione della richiesta di missione con la data errata. Periodi di missione Pag.48 di 73
Cliccando sul bottoncino Aggiungi è possibile indicare in modo specifico le fasce orarie della missione vera e propria, la parte riguardante le ore di viaggio e quella eventualmente considerata come straordinario. Si avvisa di fare attenzione a non sovrapporre le varie fasce orarie. Al termine cliccate su Salva e chiudi. Mezzi propri Nel caso il dipendente abbia utilizzato un mezzo proprio per gli spostamenti è possibile cliccare sul pulsante Aggiungi della sezione Mezzi propri e specificare nella nuova maschera il tipo di mezzo, i km percorsi, il tipo di alimentazione, la cilindrata, il modello di veicolo, la targa e il percorso effettuato. Al termine dell inserimento dei dati cliccate su Salva e chiudi per confermare i dati inseriti e chiudere la finestra. Nota spese Pag.49 di 73
In questa sezione cliccando sul bottoncino Aggiungi è possibile inserire eventuali spese sostenute di cui si chiede il rimborso, specificando il tipo di spesa, il tipo di pagamento effettuato, l importo/quantità, il numero progressivo che identifica gli allegati ed eventuali note. Al termine dell inserimento dei dati cliccate su Salva e chiudi per confermare i dati inseriti e chiudere la finestra. Pag.50 di 73
Terminata la compilazione del foglio parcella contenente una missione, la schermata potrebbe presentarsi così: Ovviamente bisogna specificare tutte le spese nella modalità appena vista, per tutte le missioni inserite nel Foglio Pag.51 di 73
parcella. Sul Foglio Parcella è presente anche la sezione per l aggiunta degli allegati relativa agli scontrini e fatture delle spese sostenute durante la missione. Tali allegati sono visibili dal responsabile che approva il foglio e dagli addetti dell ufficio personale. I documenti che vanno allegati sono digitalizzati. Completati tutti gli inserimenti, è necessario cliccare sul pulsante Consegna Foglio per inviare il foglio parcelle alla firma del proprio responsabile. Stampa foglio parcelle Una volta consegnato il foglio parcelle si attende che questo sia approvato dal responsabile. Superato questo passaggio rientrando nella maschera fogli parcelle e selezionata la voce Fogli parcella acquisiti, si seleziona il foglio di interesse cliccando sul simboletto nella prima colonna della maschera al fine di aprire il foglio nella modalità dettagliata e si procede alla stampa dello stesso cliccando in alto a sinistra nella pagina, in corrispondenza della relativa voce Stampa foglio parcelle. Pag.52 di 73
Il programma produrrà una stampa in formato pdf con la sintesi delle missioni comprese nel foglio, gli estremi e le spese di cui si chiede il rimborso. Il dipendente dovrà stampare il foglio, firmarlo e insieme ai relativi documenti cartacei inviarlo al proprio ufficio del personale o comunque seguire le direttive aziendali in merito. Pag.53 di 73
5.10. Fogli spese documentate Questa funzionalità permette di consuntivare le spese sostenute, non legate ad una missione. Cliccando sull apposita voce si apre una maschera che permette la selezione del check Spese documentate non acquisite o quello Spese documentate acquisite e le corrispondenti liste. Il bottone permette di inserire un nuovo foglio di spesa, dov è necessario selezionare l anno ed il mese di riferimento delle spese, quindi il bottone per generare il foglio corrispondente. Del mese interessato, il passo successivo è l inserimento del Motivo e la Commessa di riferimento per ogni giorno inserito. Sulla pagina principale dei Fogli spese documentate, se ne esistono già degli altri viene visualizzata la lista ordinata delle mensilità inserite. Pag.54 di 73
Ogni singolo dettaglio viene visualizzato con la selezione del simbolo posto all inizio della mensilità. Per ogni mese sono visualizzati i giorni di spesa inseriti e ciascuno può essere modificato o cancellato. Rispetto la singola giornata, quella corrente è contraddistinta dal simbolo ed i dettagli di Mezzi propri e Nota Spese, sono visualizzati di seguito sulla stessa pagina. Per Tipo mezzo devono essere inseriti il totale dei KM percorsi in quella giornata. Nello stesso modo, per ogni Tipo Spesa deve essere utilizzata una sola riga inserendo nel campo Importo/Quantità l importo complessivo speso per quel tipo di spesa. Il campo Numero allegati contiene il numero di documenti relativi alla specifica allegati come documentazione, mentre nel campo Note vanno inseriti i progressivi con cui sono evidenziati i documenti che testimoniano le spese. In fondo a tutti gli estremi, è inserita la sezione degli Allegati, dove l utente può inserire e memorizzare tutte le ricevute digitalizzate, che testimoniano i pagamenti effettuati. Tali allegati son visibili dal proprio responsabile che approva il foglio e dagli addetti dell ufficio del personale. Pag.55 di 73
6. Funzioni per il responsabile Le funzioni che abbiano analizzato fino a questo momento riguardano in generale il ruolo di dipendente e le richieste che può inoltrare al suo responsabile al fine di farsi autorizzare. Questa sezione del programma invece è dedicata alle funzioni proprie del responsabile che vanno dalla possibilità di visualizzare i dati della situazione mensile dei dipendenti a lui sottoposti, all approvazione/rifiuto (delle richieste di giustificativi, delle mancate timbrature singole o settimanali, delle richieste di missione, dei fogli parcelle) e alla funzione di sostituzione. 6.1. Ricerca: visualizzare i dati del collaboratore Tra le funzioni aggiuntive presenti nel menu dei responsabili, c è la funzione Ricerca attraverso la quale è possibile selezionare un collaboratore tra quelli a lui sottoposti, e visualizzare il dettaglio di alcuni dati. In particolare questa funzione permette di visualizzare esclusivamente i dati relativi alla: Situazione mensile presenze Situazione giustificativi I dati vengono visualizzati nel dettaglio e nella stessa forma con cui vengono visualizzati dal dipendente e permettono un maggiore controllo sulla situazione presenze e giustificativi dei sottoposti. Se si clicca sulla voce Ricerca si aprirà una nuova finestra dalla quale è possibile selezionare uno o più dipendenti specificando la matricola o il cognome (o anche parte di esso). Non digitando alcun dato, sarà visualizzato l intero elenco dei dipendenti sottoposti al responsabile. Diversamente è possibile selezionare i dipendenti per matricola, oppure per cognome o parte di esso o anche per gruppo o unità operativa di appartenenza agendo sulle liste valori relative. Pag.56 di 73
Per selezionare un collaboratore è sufficiente cliccare sul codice della matricola corrispondente, in questo modo cambierà l intestazione della pagina e sarà possibile visualizzare i dati relativi al dipendente selezionato, limitatamente alle sole funzioni sopra indicate. Per ritornare alla situazione precedente o per visualizzare i dati di un altro collaboratore è sufficiente cliccare nuovamente sulla voce Ricerca, quindi all interno della nuova maschera sul pulsante Ripristina dipendente. 6.2. Approvazione: approvare o rifiutare richieste di giustificativi, movimenti, richieste di missione e fogli parcelle Ogni responsabile, una volta che accede al sistema SSD cliccando nel menu di sinistra sulla voce Approvazione visualizza le richieste effettuate dai dipendenti in attesa di approvazione oppure quelle già approvate. Di default sono visualizzate tutte le richieste in attesa di approvazione, ma attraverso una struttura di selezione è Pag.57 di 73
possibile restringere la visualizzazione impostando diversi criteri: - per Tipo (Tutte, Giustificativi, Missioni, Movimenti) - per Gruppo (Unità organizzativa) - per Dipendente Cliccando sul pulsante Comunicazioni approvate è possibile visualizzare le richieste già approvate in un certo intervallo temporale. Se sono stati impostati gli opportuni parametri in configurazione, vengono visualizzate non solo le comunicazioni approvate dall utente corrente, ma anche (se ha sostituti) quelle approvate dai suoi sostituti e (se lui è sostituto di altri) anche quelle approvate dai responsabili che lo hanno sostituito. La griglia sottostante visualizza, in base ai criteri scelti, le richieste dei dipendenti mostrando in ordine: il tipo, il dipendente, l inizio, la fine, la causale e la presenza di eventuali note. A questo punto il responsabile selezionando con il segno di spunta sulla riga di ognuna delle comunicazioni può approvare rapidamente la richiesta in base a quanto visualizzato nella maschera cliccando sul bottoncino Approva Diversamente si può approvare o rifiutare una richiesta cliccando sull icona della singola comunicazione, quindi nella nuova pagina saranno mostrati tutti i dettagli della richiesta: il codice progressivo della comunicazione, la data di compilazione, il dipendente, il tipo di comunicazione, la causale, gli estremi temporali, l esito (scegliere se approvare o respingere), la comunicazione (da compilare obbligatoriamente in caso di rifiuto). Pag.58 di 73
Se si intende approvare la richiesta, nell esempio di cui sopra si tratta di ferie per il giorno 24/12/2013, nel campo Esito da applicare scegliete Approvato e cliccate sul pulsante Applica esito. In caso di rifiuto, scegliete l opzione Respinto, specificate obbligatoriamente la motivazione del rifiuto nell apposito campo e cliccate sul pulsante Applica esito. Tornando sulla maschera principale delle approvazioni, la comunicazione del dipendente non sarà più visualizzata. Se volete visualizzarla dovete cliccare sul bottoncino Comunicazioni approvate quindi selezionate l anno e il mese di riferimento ed eventualmente anche il tipo di comunicazione e il dipendente e cliccare su Cerca, se non fate nessuna scelta automaticamente verranno visualizzate tutte le comunicazioni approvate. Pag.59 di 73
Come è evidente sarà visualizzata la comunicazione approvata con la data dell esito e la situazione Approvazione del direttore o Approvazione del responsabile (a secondo del livello di responsabilità gerarchica di chi ha effettuato l operazione). In ogni momento è possibile visualizzare i dettagli cliccando sull icona del tipo comunicazione. Cliccando sul bottoncino Indietro ritornerete alla maschera che visualizza l elenco delle approvazioni. Prendete adesso in considerazione una richiesta da rifiutare, per esempio una in cui chiede alcuni giorni di ferie. Supponendo che in questo modo l ufficio non possa garantire il servizio minimo supponiamo di rifiutare la richiesta. Tornate all elenco delle comunicazioni da approvare. Cliccate sull icona della comunicazione che volete selezionare, nella nuova finestra nel campo Esito da applicare selezionate la voce Respinto e nel campo Motivazione inserite alcune righe in cui spiegate il motivo del rifiuto. Quindi cliccate sul bottoncino Applica esito, come nell immagine che segue. Pag.60 di 73
Le comunicazioni respinte saranno rinviate al dipendente che le ha formulate e non saranno più visualizzate nell elenco delle comunicazioni da approvare. Successivamente quando il dipendente riformulerà la richiesta, questa sarà visualizzata nell elenco della maschera Giustificativi con un particolare simbolo che, come da legenda, indica che si tratta di una comunicazione precedentemente respinta. Il dipendente a questo punto può prendere atto del respingimento e lasciare così la richiesta. Oppure se ritiene opportuno, può procedere alla sua cancellazione cliccando sul pulsante Elimina. E possibile configurare delle specifiche causali in modo tale da richiedere un iter a due fasi di approvazione: una prima fase preventiva seguita da una seconda fase a consuntivo. E il caso per esempio delle autorizzazioni di uscita per motivo di servizio, in prima istanza il dipendente comunica preventivamente degli estremi generici. Dopo l approvazione del responsabile, il dipendente a consuntivo modificherà gli estremi inserendo quelli rilevati dalle timbrature effettive e consegnerà nuovamente la richiesta per la seconda approvazione del responsabile. Quando il responsabile approverà di nuovo la richiesta, quest ultima passerà finalmente alla fase di acquisizione nel sistema. Pag.61 di 73
6.3. Sostituzioni: come nominare un responsabile sostituto Ogni responsabile è il referente per la firma di giustificativi, timbrature manuali, richieste di missioni, fogli parcelle o approvazione di piano ferie nei confronti dei propri dipendenti. Nel caso in cui il responsabile si assentasse per un certo numero di giorni, sarebbe opportuno che nominasse un suo sostituto. Il sostituto prenderà in carico tutte le richieste (anche quelle ancora pendenti) e assumerà tutte le funzioni che in precedenza aveva il responsabile. Una volta cliccato sulla funzione, una maschera visualizza le eventuali precedenti sostituzioni. Pag.62 di 73
Per programmare una nuova sostituzione è sufficiente ciccare sul pulsante Nuovo, selezionare il dipendente che si vuole nominare come sostituto temporaneo, specificando il cognome o parte di esso e la data di inizio e di fine del periodo per il quale si vuole essere sostituiti. Confermare cliccando su Salva. Attraverso l interfaccia di Amministrazione di SSD gli operatori abilitati possono utilizzare un apposita funzione, molto simile a questa, che permette di effettuare sostituzioni di responsabili. Nel caso in cui il responsabile si assenti a causa di imprevisti o nel caso si sia dimenticato di programmare la sostituzione, può delegare questa funzione ad una persona dell ufficio del personale o del sistema informativo che è stata precedentemente autorizzata. Il sistema non permette la sostituzione ad un altro responsabile a cascata di ruoli assunti per conto terzi. Non è possibile quindi assegnare il ruolo a qualcuno, quando si è già sostituti di altri. Quando il dipendente vedrà le comunicazioni approvate, avrà la specifica se sono state approvate dal suo responsabile o dal o dai sostituto/i. Pag.63 di 73
7. Verifiche piani ferie Il menu dei responsabili, presenta un gruppo di funzioni aggiuntive che si riferiscono alle funzioni specifiche di competenza del responsabile in relazione al piano ferie presentato dai dipendenti a lui sottoposti. Attraverso queste voci il responsabile potrà visualizzare il piano ferie dettagliato per mese della sua struttura o delle strutture di cui è responsabile, il piano ferie riassuntivo a livello annuale, la situazione ferie per struttura considerando anche le ferie pianificate, il consuntivo ferie che riassume il conteggio totale delle ferie fruite ed eventualmente l autorizzazione dei piani ferie dei dipendenti. Pag.64 di 73
7.1. Autorizza piano ferie Questa funzione permette di procedere all approvazione dei piani ferie convalidati dai dipendenti appartenenti alle strutture di cui si è responsabili. La maschera visualizza l elenco dei dipendenti, lo stato del loro piano ferie (non presente, in corso, convalidato), l eventuale data di convalida, lo stato dell autorizzazione e l eventuale data di autorizzazione. Nel caso in cui il dipendente abbia già proceduto, anche parzialmente, alla compilazione del proprio piano ferie, il responsabile in ogni momento è in grado di visualizzarlo cliccando sul simbolo rappresentante una lente di ingrandimento. Solo nel caso in cui il dipendente abbia provveduto a convalidare il proprio piano ferie, il responsabile ha la possibilità di procedere con la sua autorizzazione. Una volta che il responsabile ha autorizzato il piano ferie, il dipendente non sarà più in grado di apportarvi modifiche. Nel caso in cui fosse necessaria una modifica del piano ferie, la procedura prevede in sequenza che dapprima il responsabile provveda a togliere l autorizzazione (agendo sull apposito bottone Togli autorizzazione), quindi il dipendente dovrà togliere la convalida, modificare il piano ferie e convalidarlo nuovamente per permettere al suo responsabile di poter procedere alla successiva autorizzazione. Per autorizzare più piani ferie è sufficiente spuntare con il mouse il quadratino presente nella prima colonna della tabella, quindi cliccare sul bottone Autorizza. Il responsabile può visionare il dettaglio del piano ferie convalidato cliccando sull icona a forma di lente di ingrandimento come nell immagine sottostante. Pag.65 di 73
Tornando indietro può procedere all autorizzazione spuntando e cliccando sul pulsante Autorizza Pag.66 di 73
7.2. Autorizza piano ferie Scheda riepilogativa Permette di visualizzare il piano ferie del dipendente. Selezionate l anno di riferimento Cliccando con il mouse sul campo selezionate la struttura per la quale si vogliono visualizzare i dati Evidenzia lo stato del piano ferie per ogni dipendente e l eventuale data di convalida o autorizzazione Autorizza i piani ferie convalidati e selezionati Toglie l autorizzazione dai piani ferie selezionati e già autorizzati Pag.67 di 73
7.3. Piano ferie struttura Questa maschera permette al responsabile di visualizzare per ogni singolo mese il dettaglio delle ferie pianificate dai suoi dipendenti. Cliccando sull apposita voce viene visualizzata una schermata che mostra per il mese selezionato l elenco di tutti i dipendenti afferenti alle varie strutture di cui è responsabile e le ferie da loro pianificate per il periodo. Se in fase di ricerca si attiva l opzione Elenco esteso, vengono visualizzati tutti i dipendenti, anche quelli assegnati per sostituzione di altri responsabili. Il check Gruppo invece permette di selezionare uno specifico gruppo di dipendenti che ne fanno parte. Nella maschera i giorni feriali sono visualizzati in bianco, i sabati e le domeniche in grigio chiaro mentre i festivi infrasettimanali in grigio scuro. I giorni di ferie pianificati dai dipendenti sono invece evidenziati in verde con una x bianca (o come configurato). Pag.68 di 73