L Osservatorio eprocurement nella PA La missione dell Osservatorio B2b Studiare approfonditamente e criticamente l impatto delle nuove tecnologie dell informazione e della comunicazione basate su Internet sulle relazioni cliente fornitore con l intento di creare e diffondere cultura e conoscenza che guidi le organizzazioni italiane negli investimenti e nelle scelte in questo ambito L Osservatorio eprocurement nella PA Con la stessa missione, focalizzato sulla PA italiana, viene lanciato l Osservatorio permanente eprocurement nella PA, che ha l obiettivo di: analizzare le principali dinamiche che stanno caratterizzando il processo diffusivo dell eprocurement nel mondo pubblico, studiando anche il processo decisionale che governa l introduzione di questi nuovi progetti misurare il volume di acquisti gestito dalla Pubblica Amministrazione italiana attraverso gli strumenti di eprocurement comprendere criticamente gli impatti di questi nuovi strumenti sui processi di acquisto degli Enti pubblici, individuando benefici ottenuti e criticità affrontate
Criteri Criteri di di scelta: scelta: Copertura Copertura delle delle diverse diverse tipologie tipologie di di Ente Ente Significatività Significatività dell esperienza dell esperienza di di eprocurement eprocurement Enti Enti con con sviluppo sviluppo interno interno Fonti: Fonti: Ricerche Ricerche su su Internet Internet Indicazione Indicazione da da parte parte degli degli operatori operatori B2b B2b (pubblici (pubblici e e privati) privati) Database Database Osservatorio Osservatorio B2b B2b Criterio Criterio di di scelta: scelta: Esaustività, Esaustività,, censimento censimento degli degli operatori operatori rivolti rivolti alla alla Pubblica Pubblica Amministrazione Amministrazione La metodologia di analisi 53 53 casi casi di di PA PA utenti Regioni Regioni Province Province Comuni Comuni Enti Enti della della sanità sanità Amministrazioni Amministrazioni centrali centrali Altri Altri Enti Enti 13 13 operatori di di eprocurement Consip Consip Operatori Operatori eprocurement eprocurement pubblici pubblici Operatori Operatori eprocurement eprocurement privati privati Analisi Analisi attraverso attraverso intervista intervista diretta diretta Dati Dati generali generali La La struttura struttura preposta preposta all acquisto all acquisto Gli Gli strumenti strumenti di di eprocurement eprocurement Benefici Benefici e e criticità criticità dell eprocurement dell eprocurement Il Il rapporto rapporto con con Consip Consip La La collaborazione collaborazione tra tra le le PA PA Analisi Analisi attraverso attraverso intervista intervista diretta diretta Dati Dati generali generali Il Il modello modello di di business business Gli Gli strumenti strumenti offerti offerti Il Il comportamento comportamento dei dei clienti clienti della della PA PA Benefici Benefici e e criticità criticità dei dei tool tool Scenario Scenario di di riferimento riferimento
L eprocurement: uno schema di riferimento Analisi dei fabbisogni Scouting dei fornitori Qualifica dei fornitori Condivisione della specifiche Negoziazione Strumenti di analisi dei dati e reportistica Sistemi di gestione dell Albo fornitori Strumenti di RdO a supporto dell interazione clientefornitore Firma digitale Strumenti di asta elettronica Sistemi di gare telematichebusta chiusa Aggiudicazione dell appalto Gestione del Catalogo Richiesta di Offerta/Acquisto Autorizzazione e emissione ordine Ciclo logistico Ciclo amministrativocontabile Catalogo Web di acquisto (Negozio elettronico), con struttura per categorie ed attributi e tool di ricerca Caricamento e aggiornamento del catalogo Strumenti di Workflow per la gestione del ciclo autorizzativo Firma digitale Strumenti di RdO per prodotti non a catalogo o variazioni di specifiche Integrazione per lo scambio documentale legato alla fatturazione elettronica (einvoicing)
L eprocurement: uno schema di riferimento Analisi dei fabbisogni Scouting dei fornitori Qualifica dei fornitori Accesso alle offerte dei fornitori abilitati all emarketplace Condivisione della specifiche Negoziazione Aggiudicazione dell appalto Gestione del Catalogo Richiesta di Offerta/Acquisto Autorizzazione e emissione ordine Acquisto diretto da Catalogo Web Strumenti di RdO Caricamento e aggiornamento del catalogo Ciclo logistico Ciclo amministrativocontabile
Il transato via eprocurement nella PA Italiana +231% In questo dato ha un notevole rilievo una gara online soprasoglia condotta da un ospedale nel 2005 Anche nel 2006, come sta emergendo dalla Ricerca 76 Mln attualmente in corso, le gare online svolte dalla Sanità per l acquisto di farmaci, solitamente caratterizzate da basi d asta di alcune decine di milioni di,, sembrano avere un peso rilevante nel totale negoziato online dalla Pubblica Amministrazione italiana 252 Mln 2004 2005 Aste/gare 74% Negozi elettronici 13% emarketplace 13%
Amministrazioni Centrali Regioni Sanità Province Comuni Altri Enti Soluzione interna L approccio tecnologico all eprocurement Soluzione ibrida Soluzione esterna ecatalog esourcing emarketplace Aste e gare Negozi elettronici 37 50 50 50 19 19 19 15 15 15 22 22 16 16 10 10 12 10 12 27 27 28 17 28 12 17 27 28 17 38 23 7 31 29 32 31 29 32 38 23 2 13 20 21 3 48 40 9 11 34 6 4 25 35 18 8 5 13 3 1 42 49
Amministrazioni Centrali Regioni Sanità Province Comuni Altri Enti Soluzione interna L approccio tecnologico all eprocurement Soluzione ibrida Soluzione esterna Alcuni Enti Enti usano solo solo gare gare e aste aste ecatalog esourcing emarketplace Aste e gare Negozi elettronici 37 Molti Enti Enti che che optano per per la la realizzazione di di una una piattaforma creano soluzioni a a tutto tondo (Aste/gare + Negozi elettronici + emarketplace) 50 50 50 19 19 19 15 15 15 22 22 16 Alcuni Enti Enti ricorrono sia sia a strumenti di di aste/gare che che di di Negozi elettronici e all emarketplace 16 Molti Enti Enti utilizzano gare, aste aste ed ed emarketplace 10 10 12 10 12 27 27 28 17 28 12 17 27 28 17 Alcuni Enti Enti ricorrono esclusivamente ad ad una una piattaforma esterna di di ecatalog 38 23 7 31 29 32 31 29 32 38 23 2 13 20 21 3 48 40 9 11 34 6 4 25 35 18 8 5 13 3 1 42 49 Un Un numero molto elevato di di Enti Enti utilizza esclusivamente l emarketplace di di Consip
Amministrazioni Centrali Regioni Sanità Province Comuni Altri Enti Soluzione interna L approccio tecnologico all eprocurement Soluzione ibrida Soluzione esterna ecatalog esourcing emarketplace Aste e gare Negozi elettronici 37 Le Regioni si stanno orientando verso la realizzazione di centrali di acquisto territoriali o di piattaforme da far fruire agli Enti del territorio. Gli Enti della Sanità sono generalmente visti con un occhio di riguardo in queste iniziative, in considerazione della quota di spesa che sviluppano 50 19 19 15 15 22 22 16 10 12 Tutti gli Enti della Sanità 50 50 27 19 utenti 15 16 di soluzioni di 10 eprocurement coinvolti nella 12 Ricerca hanno optato per la soluzione esterna 10 27 28 17 28 12 17 27 28 17 38 23 8 7 31 29 32 31 29 32 38 23 2 13 20 21 3 3 48 40 9 11 34 6 4 25 35 18 5 13 1 42 49
Amministrazioni Centrali Regioni Sanità Province Comuni Commitment eprocurement La La spinta verso l eprocurement viene dal dal direttore acquisti, che che vede come principale obiettivo il il saving. L utilizzo dello strumento è però ancora piuttosto limitato Basso Alto Altri Enti L Ente usa usa da da anni anni solo solo a livello sperimentale l eprocurement e per per acquisti molto limitati 23 Gli approcci organizzativi all eprocurement Il Il commitment viene direttamente dai dai responsabili delle due due aree aree di di cui cui si si compone la la struttura acquisti, con con l obiettivo dichiarato di di velocizzare le le procedure Tattici 13 Approccio Tattico 48 25 43 Approccio per gioco Obiettivi Il Il Direttore amministrativo ha ha nominato un un nuovo responsabile degli Acquisti con con l obiettivo di di avere un un maggiore controllo sulla spesa 29 L eprocurement è stato introdotto nel nel processo di di acquisto di di questa azienda sanitaria grazie all interessamento del del responsabile acquisti, che che cerca di di sfruttare i i benefici portati dallo strumento Utilizzo minimo degli strumenti di di eprocurement, spinto dall interesse a a livello personale di di un un responsabile Sistemi Informativi 3 Strategici Approccio Approccio Approccio Strategico Strategico Politico Strategico Amministrativo Bottomup 2 36 42 21 16 Il Il Direttore Generale, cui cui spetta la la realizzazione delle indicazioni della Regione, ha ha fissato precisi obiettivi relativamente all introduzione dell eprocurement Gli Gli Acquisti sono fortemente committed verso l eprocurement, con con l obiettivo di di ripensare i i processi di di acquisto in in una una logica di di snellimento e sburocratizzazione delle procedure
L esourcing: i volumi di negoziato +234% 187 mln 32 Mln 40 Mln Consip Iniziative Locali e Operatori pubblici Consip Iniziative Locali e Operatori pubblici Operatori privati 56 mln 19 Mln 8 Mln 29 Mln 115 Mln 2004 2005 Operatori privati
La PA utilizza prevalentemente le gare e più raramente le aste Gli acquisti negoziati via esourcing sono prevalentemente sottosoglia ma cresce il ricorso all esourcing soprasoglia Prevale, fino a questo momento, il ricorso all esourcing per l acquisto di beni, in particolare: Materiale informatico o elettronico (PC, notebook, stampanti, monitor, Consumabili, Fotocopiatrici, server, sistemi di rete, materiale audiovideo ecc.) +234% Arredi Cancelleria/materiale da ufficio Vestiario (divise, dispositivi di protezione individuale, ecc.) Automezzi Altro 56 mln Sono in crescita Consip gli acquisti di servizi, ad esempio: Energia Iniziative (Combustibili Locali e da riscaldamento, 19 Mln Carburanti, 8 Mln Operatori Energia pubblici elettrica, ecc.) Servizi 29 Mln Operatori di noleggio privati (servizi di stampa, Automezzi, ecc.) Servizi di pulizia Servizi finanziari (Brokeraggio( assicurativo, mutui bancari) Ristorazione Altro 2004 assicurativo, mutui bancari) 2005 Le esperienze di acquisto di lavori sono molto ridotte (riguardano soprattutto interventi di manutenzione/allestimento di edifici e pulizia stradale) L esourcing: i volumi di negoziato 187 mln 32 Mln 40 Mln 115 Mln Consip Iniziative Locali e Operatori pubblici Operatori privati
Benefici I benefici e le criticità dell esourcing Criticità Riduzione dei prezzi di acquisto Possibilità di coinvolgere più fornitori, a cominciare dalla fase iniziale Dinamiche psicologiche indotte dal sistema di negoziazione online in tempo reale Possibilità di cogliere al meglio alcune situazioni contingenti del mercato La scelta delle categorie merceologiche che conviene negoziare online Il numero e la tipologia dei fornitori da invitare Aumento dell efficienza del processo Snellimento e sburocratizzazione del processo Riduzione dei tempi di comunicazione/interazione con i fornitori Aumento dell efficacia di processo Riduzione o azzeramento dei contenziosi Riduzione dei tempi di fornitura Maggiore trasparenza, tracciabilità e controllo della spesa (report automatici e aggiornati, ecc.) La stesura del capitolato Le inerzie degli utenti alla gestione del cambiamento organizzativo L esigenza di adottare tecnologie che si attengono alle diverse normative
L ecatalog: i volumi di acquisto emarketplace 44% 2004 +225% 65 mln emarketplace 49% 2005 Negozi elettronici 51% Negozi elettronici 56% Consip Iniziative Locali e Operatori pubblici Operatori privati 20 mln 15 Mln 2 Mln 3 Mln 39 Mln 18 Mln 8 Mln 2004 2005 Consip Iniziative Locali e Operatori pubblici Operatori privati
L ecatalog: i volumi di acquisto Cresce il ricorso all emarketplace di Consip parallelamente allo sviluppo degli emarketplace regionali/locali locali 2004 emarketplace +225% 44% e diventa sempre più significativo il ruolo degli emarketplace anche come strumento di sourcing per acquisti sottosoglia Negozi elettronici 56% Buono sviluppo dei Negozi elettronici su iniziative regionali/locali 20 mln Cresce il ricorso Consipalle piattaforme di ecatalog offerte da operatori terzi 15 Mln Iniziative Locali e 2 Mln Operatori pubblici 3 Mln Operatori privati 65 mln 39 Mln 18 Mln 8 Mln 2004 2005 emarketplace 49% Consip Negozi elettronici 51% Iniziative Locali e Operatori pubblici Operatori privati 2005
Benefici I benefici e le criticità dell ecatalog Criticità Maggiore controllo della spesa Disponibilità di sistemi di reportistica evoluta Aumento della comodità/semplicità del processo Gestione del workflow interno Accesso agevole alle convenzioni Maggiore comodità nella gestione documentale Riduzione dei tempi Maggiore velocità della procedura Riduzione dei tempi di fornitura E con riferimento agli emarketplace Possibilità di accedere ad un elenco di fornitori già abilitati Possibilità di visionare l offerta (prodotti e prezzi) di diversi fornitori (benchmarking) Difficoltà nella strutturazione del catalogo Definizione dei prodotti da inserire Definizione dell iter autorizzativo per gli acquisti Impostazione delle categorie merceologiche Difficoltà di gestione del catalogo Processo di abilitazione dei fornitori Processo di inserimento degli item Processi di aggiornamento degli item Processi di controllo delle offerte Inerzie culturali e comportamentali all utilizzo del catalogo E con riferimento agli emarketplace Rischio di accelerazione della spesa in alcuni enti pubblici
La curva dell evoluzione dell eprocurement Le dimensioni della maturità eprocurement Livello di maturità eprocurement La tipologia di strumenti di eprocurement utilizzati (gare/aste, RdO, emarketplace,, negozi, ecc.) e le modalità di utilizzo La frequenza di utilizzo degli strumenti La gamma di prodotti/servizi transati pubblici) Adulti transati online (forniture, servizi, lavori L entità dei volumi transati (sia sotto che sopra soglia) Adolescenti Adolescenti Peter Pan Infanti Gamberi Tempo
Amministrazioni Centrali Regioni Sanità Province Comuni Altri Enti La curva dell evoluzione dell eprocurement Livello di maturità eprocurement Università L ente utilizza da da 4 anni anni strumenti di di aste/gare e tramite le le gare gare negozia oltre a beni beni e servizi sotto e soprasoglia, anche i i lavori pubblici (sottosoglia) Adulti Provincia Aste e gare gare sono utilizzate da da tre tre anni anni per per beni beni e servizi anche soprasoglia e lavori sottosoglia, con con esperienze di di gruppi di di acquisto Comune Utilizza le le aste aste da da tre tre anni anni per per gli gli acquisti di di beni beni (prevalentemente) e servizi; dispone di di un un albo albo fornitori informatizzato 13 Infanti 36 Provincia Primo anno di di utilizzo di di aste aste e gare, ha ha approntato una una piattaforma che che farà farà utilizzare anche ad ad altri altri enti enti del del territorio. Utilizza l emarketplace di di Consip per per gli gli acquisti in in economia 29 Adolescenti Adolescenti Gamberi 21 42 34 30 37 Comune Ha Ha realizzato una una propria piattaforma ma ma la la usa usa solo solo per per una una piccolissima parte dei dei propri acquisti 23 Università Dopo un esperienza nel nel 2004 (con (con transati molto ridotti), nel nel 2005 non non ha ha più più usato strumenti di di eprocurement Comune Utilizza gare gare ed ed aste aste da da 4 anni anni esclusivamente sottosoglia; il il transato online è rimasto estremamente ridotto Peter Pan Comune Aste e gare gare sperimentata nel nel 2004, ha ha deciso di di interrompere la la sperimentazione e non non c è c è intenzione a riprenderla Tempo
Amministrazioni Centrali Regioni Sanità Province Comuni Livello di maturità eprocurement Altri Enti ASL ASL Dopo un esperienza di di esourcing interrotta a causa della chiusura della società che che forniva la la piattaforma, la la ASL ASL nel nel 2005 ha ha iniziato ad ad utilizzare gli gli strumenti messi a disposizione dalla piattaforma regionale Infanti La curva dell evoluzione dell eprocurement La Ricerca in corso fa emergere una progressiva crescita nel livello di maturità degli Enti della Sanità interpellati. Molti Enti realizzano gare rilevanti e altri sono in dichiarata attesa delle opportunità legate alle piattaforme sviluppate nelle Regioni 7 8 2 Adolescenti Adolescenti 3 Gamberi Adulti Ospedale Utilizza da da tempo aste/gare sopra e sottosoglia con con transati di di assoluto rilievo. Sfrutta Negozi ed ed emarketplace di di Consip sia sia per per alcuni acquisti sia sia come benchmark di di riferimento Ospedale Ha Ha iniziato nel nel 2005 una una sperimentazione, al al termine della quale ha ha deciso di di adottare una una piattaforma di di esourcing, realizzando un un transato superiore al al milione di di Peter Pan ASL ASL Ha Ha iniziato nel nel 2005 alcune sperimentazioni sull utilizzo di di strumenti di di eprocurement Tempo
L eprocurement: le barriere all utilizzo e i falsi miti La tecnologia disponibile sul mercato non è adeguata alle esigenze e alle procedure d acquisto della PA Per gli enti di dimensioni minori i costi di utilizzo di una piattaforma di eprocurement sono proibitivi La normativa non sempre risulta chiaramente interpretabile oppure presenta delle carenze I fornitori locali non sono ancora pronti o non hanno un livello di informatizzazione adeguato alle esigenze
Il circolo virtuoso La diffusione degli strumenti innovativi di eprocurement cambierà profondamente nei prossimi anni il ruolo degli addetti a questi processi: automatizzando una buona parte delle attività più operative e routinarie consentendo di concentrarsi su attività più a valore aggiunto, quali il marketing di acquisto, lo strategic sourcing,, le attività collaborative,, ecc. Nuovo ruolo più strategico della Funzione Acquisti eprocurement Processo di trasformazione
un confronto con il mondo delle imprese esourcing 0% 1% 10% ecatalog 0% 0,05% 1% Pubblica Amministrazione Grocery Elettrodomestici Materiale Elettrico Pharma Automotive Telcos I dati sui settori privati sono riferiti al 2004
L eprocurement nella Pubblica Amministrazione italiana: innovare la gestione degli acquisti Osservatorio sull eprocurement nella Pubblica Amministrazione School of Management Politecnico di Milano