Servizio di riscossione coattiva in gestione diretta

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1 Servizio di riscossione coatt in gestione diretta Comune di Firenze Linea Comune Spa 1 Normat ed indirizzi di riferimento base D.L.13 maggio 2011 n 70 Prime misure urgenti per l economia convertito con Legge n 214/2011, stabilisce all art. 7 comma 2: lettera gg ter a decorrere dal 30 giugno 2013,.Equitalia Spa..cessa di effettuare le attività di accertamento, liquidazione e riscossione, spontanea e coatt, delle entrate, tributarie o patrimoniali, dei comuni e delle società da essi partecipate. lettera gg-quater a decorrere dalla data di cui alla lettera gg-ter), i comuni effettuano la riscossione coatt delle proprie entrate, anche tributarie: sulla base dell ingiunzione prevista dal testo unico di cui al regio decreto 14 aprile 1910, n. 639, che costituisce titolo esecutivo, nonché secondo le disposizioni del titolo II del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 602, in quanto compatibili, comunque nel rispetto dei limiti di importo e delle condizioni stabilite per gli agenti della riscossione in caso di iscrizione ipotecaria e di espropriazione forzata immobiliare. Mozione approvata dal Consiglio Comunale il 2 luglio 2012 n 483 Impegna il Sindaco a: interrompere immediatamente il rapporto con Equitalia Spa, sollevando l azienda da qualsiasi compito di riscossione coatt; predisporre gli strumenti necessari a svolgere il servizio di riscossione coatt utilizzando le risorse tecniche, strumentali, infrastrutturali ed umane interne al Comune di Firenze o comunque previste dal D. L.70/

2 La normat più recente Il decreto del fare d.l.69/2013 ha apportato modifiche alla disciplina sulla riscossione coatt delle entrate locali. Il governo ha inteso tutelare l'abitazione principale e i beni per lo svolgimento dell'attività professionali, ha incrementato il numero di rate per i contribuenti che si trovano in difficoltà economiche per la grave congiuntura. Altre modifiche riguardano la procedura coatt, come l'esecuzione forzata esattoriale ed i limiti all'espropriazione delle proprietà immobiliari, quali la prima casa. Si dà impulso alla revisione del sistema di remunerazione della riscossione anticipando il passaggio dall'aggio al rimborso. Ad oggi rimane la facoltà di proroga al 31/12/2013 per Equitalia e per le società prte, al fine di dar corso alla riforma della disciplina sulla riscossione delle entrate locali. E' all'esame delle commissioni senato (la Camera ha già licenziato il provvedimento in settembre) il disegno di legge per la riforma della fiscalità locale, in particolare all'art.10 (revisione del contenzioso tributario e della riscossione per gli enti locali) tra i criteri citati, al punto 6 è interessante l'introduzione del ruolo in forma diretta: assoggettare le attività di riscossione coatt a regole pubblicistiche, a garanzia dei contribuenti, prevedendo, in particolare, che gli enti locali possano riscuotere i tributi e le altre entrate con lo strumento del ruolo in forma diretta o con società interamente partecipate ovvero avvalendosi, in via transitoria e nelle more della riorganizzazione interna degli enti stessi, delle società del gruppo Equitalia, subordinatamente alla trasmissione a queste ultime di informazioni idonee all'identificazione della natura e delle ragioni del credito, con la relat documentazione. 3 Attuale organizzazione della riscossione coatt delle entrate Il Comune di Firenze con delibera n 384/2008 ha costituito un ufficio unico per la riscossione coatt delle entrate tributarie e patrimoniali presso il Servizio Entrate della Direzione Risorse Finanziarie (in precedenza ogni Ufficio curava direttamente le proprie procedure). Le Direzioni che gestiscono le singole entrate predispongono le liste di carico del ruolo relative ai soggetti che non hanno effettuato i pagamenti dovuti (tributi, imposte, tariffe, canoni, sanzioni Codice della Strada) L Ufficio Unico, con singolo provvedimento dirigenziale, approva i ruoli coattivi, accerta sui capitoli di competenza le somme incassate ed assume gli impegni di spesa per i compensi degli agenti della riscossione. Controlla l operato di questi ultimi in merito alla tempestività della notificazione delle cartelle esattoriali e cura i rapporti con la società affidataria del servizio. L Ufficio mette a disposizione delle Direzioni, tramite apposita procedura informatica, la visualizzazione delle informazioni/dati relativi ai singoli ruoli emessi. La riscossione coatt di tutte le entrate comunali viene effettuata mediante la procedura del ruolo di cui al decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 602, ed è affidata a Equitalia Spa. 4 2

3 Schema formazione dei ruoli nel Comune di Firenze (attuale) Polizia municipale Risorse Finanziarie Ufficio Riscossione Coatt (U.R.C.) Equitalia Spa Ecc. 5 La nuova gestione : internalizzare il processo di riscossione coatt Il presente progetto prevede di assumere la gestione diretta della riscossione coatt (attualmente assicurata da Equitalia Spa) affidando a soggetti esterni alcune attività per le quali necessitano professionalità/organizzazione specifiche di cui l ente non è dotato, o nel caso in cui possa essere conseguito un risparmio. Tale ipotesi permette di acquisire all Amministrazione Comunale il controllo sul processo di gestione della riscossione coatt delle proprie entrate e necessita per la sua attuazione di apposita disciplina regolamentare. Gli obiettivi sono: migliorare e innovare i servizi resi al cittadino mediante informatizzazione con la realizzazione di un front-office, di un portale web e della cartella del contribuente, con l ausilio di Linea Comune spa ridurre i tempi di recupero delle somme non versate dal cittadino nei termini stabiliti incrementare la percentuale di recupero dei crediti del Comune anche grazie all analisi delle banche dati ed alla focalizzazione sul profilo del contribuente contenere le spese gestionali da imputare agli utenti. mantenere un elevato grado di controllo attraverso la cabina di regia dell URC 6 3

4 Schema uffici comunali coinvolti nuova gestione Polizia municipale Risorse Finanziarie L ufficio riscossione coatt: cura la gestione della riscossione (compreso verifica recapiti, ingiunzioni, rateizzazioni e rendicontazione della somme incassate), i rapporti coni soggetti esterni affidatari di parte dell attività e le procedure per le azioni cautelari ed esecutive. Ecc. Ambiente Patrimonio Sport Le singole direzioni predispongono la lista di carico per la creazione delle ingiunzioni fiscali ed effettuano le attività inerenti sgravi, autotutele e informazioni specifiche Ufficio Riscossione Coatt Sviluppo economico Urbanistica Istruzione 7 Schema attività da affidare a soggetti esterni Linea Comune Spa Ufficio Riscossione Coatt -Predisposizione applicativo per la gestione della riscossione coatt - Creazione e gestione del portale web con aggiornamento cartella del contribuente -Servizio di contact center e sportello fisico -Servizio tecnologico di Integrazione fra i diversi canali di comunicazione Soggetti esterni per azioni esecutive e relativi contenziosi Ditta esterna per attività di stampa, spedizione e notifica di solleciti di pagamento ed ingiunzioni fiscali 8 4

5 Schema competenze e procedure Applicativo per la gestione della riscossione coatt Sottoscrizione ingiunzione legenda U.R.C. Direzioni comunali Lnea comune Ditta esterna Soggetti esterni Predisposizione liste di carico Formazione dell ingiunzione fiscale Stampa, spedizione e notifica atti Entro 30 gg. Gestione Canali di comunicazione e servizi online Ricorso alle Autorità competenti Richiesta di sgravio, rateizzazione, rimborso Pagamento Rendicontazione pagamenti Mancato pagamento Servizio Entrate Avvocatura Rateizzazione e rimborso Sgravio Azioni cautelari (fermo o ipoteca) Azioni esecutive 9 Modello di riferimento per l erogazione del servizio CANALI DI COMUNICAZIONE VERSO IL CITTADINO Servizi tecnologici trasversali ai diversi canali Contact Center Sportello al cittadino (web) Sportello al cittadino (fisico) Posta 1 e 2 livello specialistico Servizi di postalizzazione Sviluppo di servizi di front end e back end per permettere l esecuzione dei servizi online al cittadino o all operatore intermediario Software di back office ed integrazione banche dati Input da parte dell Ufficio Unico Riscossione del carico di ingiunzioni annue reperito dalle singole Direzioni Attività Comunali per richieste di sgravi e informazioni specialistiche verso altre Direzioni 10 5

6 Flusso dei principali processi Gestione attività propedeutica ingiunzione fiscale Gestione formazione dell ingiunzione Gestione dei pagamenti Gestione azioni cautelari Gestione esecuzione forzata Normalizzazione liste di carico provenienti dalle direzioni comunali Attività propedeutica all ingiunzione fiscale Emissione eventuali solleciti di pagamento Generazione e produzione degli atti di ingiunzione Spedizione e notifica atti Gestione delle relate di notifica Riconciliazione dei pagamenti effettuati Rateizzazioni Individuazione dei soggetti morosi Analisi della situazione patrimoniale del soggetto Individuazione delle procedure da attre Adozione atti per azioni cautelari Valutazione per avvio di azioni esecutive Nomina e determinazione compenso ufficiali della riscossione Attività di supporto per procedure e atti per l esecuzione 11 Parametri di riferimento per l elaborazione dell analisi sulla base dello storico Il dato del 2011 rappresenta la base per la simulazione Per la riscossione di tale gettito si stima l invio di ingiunzioni Dato reale consolidato dopo 3 anni dall invio delle cartelle Stima del gettito ottenibile nel 2011 prendendo come riferimento il dato consolidato del 2008 NB: tutte le elaborazione effettuate in questa e nelle slides successive si basano su dati economici forniti dall Ufficio Unico Riscossione del Comune di Firenze 12 6

7 Le diverse categorie di ingiunzioni ed il loro peso Stima annuale numero di ingiunzioni* in lavorazione pari a % sul Tot. ingiunzioni Categoria ingiunzione N % Tot. Riscosse 54% Tot. NON Riscosse 36% Riscosse entro 30 gg. dalla notifica % Riscosse oltre 30 gg. dalla notifica ed in arco temporale di circa 3-4 anni anche con azioni cautelari Totale categoria Non riscosse su cui sono fatte azioni (sollecito, azione cautelare) % % Non riscosse su cui NON sono fatte azioni cautelari % Totale categoria Tot Discaricate 10% Discaricate nelle varie fasi della riscossione % 100% Totali % * NB: La stima si basa su una media pari a circa 3 partite (187 mila totale annuo) ad ingiunzione 13 Il valore rispetto al gettito delle categorie di ingiunzione % sul Tot. gettito Tot. Riscosse 28% Tot. NON Riscosse 71% Categoria ingiunzione Importo del gettito % sul gettito della singola categoria Riscosse entro 30 gg. dalla notifica % Riscosse oltre 30 gg. dalla notifica ed in arco temporale di circa 3-4 anni anche con azioni cautelari Non riscosse su cui sono fatte azioni (sollecito, azione cautelare) Non riscosse su cui NON sono fatte azioni cautelari % Totale categoria % % Totale categoria Tot Discaricate 1% Discaricate nelle varie fasi della riscossione % 100% Totale gettito

8 Il valore medio dell ingiunzione per singola categoria % sul Tot. gettito Tot. Riscosse Tot. NON Riscosse Tot Discaricate Categoria ingiunzione Importo medio ingiunzione Riscosse entro 30 gg. dalla notifica 363,21 Riscosse oltre 30 gg. dalla notifica ed in arco temporale di circa 3-4 anni anche con azioni cautelari 396,76 Non riscosse su cui sono fatte azioni (sollecito, azione cautelare) 1.453,00 Non riscosse su cui NON sono fatte azioni cautelari Discaricate nelle varie fasi della riscossione 106,07 Totali Le voci di costo del servizio* Costi Fissi A. Contact center 1 e 2 livello B. Sportello al cittadino (fisico) C. Sportello al cittadino (web), software di back office ed integrazione banche dati D. Servizi tecnologici trasversali ai diversi canali di comunicazione al cittadino Costi Variabili A. Servizi di postalizzazione (ingiunzione, solleciti) B. Procedure cautelari Pesano per ~ 35% Il costo del 2013, che contiene anche la quota di sviluppo, verrà suddiviso in 5 anni dopodiché rimarrà la quota di contratto di servizio annuale Pesano per ~ 65% NB: i costi sono stati stimati sulla base delle considerazioni congiuntamente svolte e potranno essere suscettibili di revisione dopo una prima fase di sperimentazione da effettuarsi entro 6 mesi max 1 anno. * Per la schematizzazione del servizio erogato si veda slide n

9 Dettaglio Costi fissi A): Contact Center 1 e 2 livello Dettaglio costo Integrazione del 1 livello fino al numero massimo di chiamate previsto da capitolato in essere Realizzazione del secondo livello specialistico strutturato per circa chiamate ( inbound in outbound) Formazione del personale Copertura del servizio ipotizzata 2 livello: dal lunedì al venerdì 9-18 e sabato 9-13 Tempi stimati di durata del contatto circa 4 minuti gestito da circa 3 Full Time Equlent (6 operatori part time per la copertura del service time) Organizzazione del 2 livello come contact center unico per le chiamate inbound ed outbound o separato differenziando il service time in ottica di contenimento dei costi Utilizzo dell infrastruttura tecnologica attuale con piccole personalizzazioni del modulo di customer relationship management per la tracciatura della chiamata Costo annuale inclusa Note Costo fisso da prevedere nel contratto di servizio. Il costo annuale del 2013 viene ripartito in 5 anni 17 Dettaglio Costi fissi B): Sportello al cittadino (fisico) Dettaglio costo Gestione logistica ed infrastruttura a cura del Comune (via del Parione nuova sede) Tempi stimati di erogazione del servizio: dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 13 ed il martedì e giovedì dalle 15 alle 17 Copertura del servizio da parte di circa 5 Full Time Equlent (1 coordinatore e 4 operatori) Formazione del personale sia per gestire la relazione con il cittadino, sia per la gestione operat delle funzionalità delle pratiche tramite procedure informatizzate Utilizzo dell infrastruttura tecnologica di back end, conoscenza del front end per supporto al cittadino e degli strumenti di customer relationship management integrato con gli altri canali per la gestione del contatto Costo annuale inclusa Note Costo fisso annuale da prevedere nel contratto di servizio. Il costo annuale del 2013 viene ripartito in 5 anni 18 9

10 Dettaglio Costi fissi C): Sportello al cittadino (web), software di back office e banche dati Dettaglio costo Note Sviluppo di servizi online di base, front e back end, con autenticazione utente, interfaccia MIP, inserimento liste di carico, visure situazione utente e stato pratica Sviluppo back office base, con importazione liste di carico, colloquio con i gestionali degli uffici e con fonti esterne per attzione procedure esecutive monitoraggio stato pratica, funzioni di calcolo e statistiche di base Dal 2014 costo fisso annuale previsto in contratto di servizio Sviluppo dei servizi online evoluti di front e back end per interazione utente e gestione stati pratica Sviluppo e gestione di applicazioni di back office per supportare i servizi di front Gestione anagrafica lista ingiunzioni trasmesse dalle Direzioni ed eventuale integrazione con le banche dati a disposizione del Comune di Firenze: anagrafe, Punto fisco, anagrafica beni mobili/immobili ecc. al fine dell attzione di procedure cautelari/esecutive Gestione profilo contribuente (es. storico pagamenti ecc.) inclusa 19 Dettaglio Costi fissi D): Servizi trasversali ai diversi canali Dettaglio costo* Note Gestione pagamenti, rateizzazioni e riconciliazioni Sistema di gestione per le chiamate outbound dal contact center di 2 livello Gestione statistiche e cruscotto andamento ingiunzioni Manutenzione ordinaria/corrett Gestione help desk sui diversi canali Web design servizi online e produzione depliant materiale informativo (62 mila) Inclusa fino a fine anno inclusa inclusa Dal 2014 costo fisso annuale previsto nel contratto di servizio. I costi di Circuiti e commissioni bancarie sono a cura del Comune Costo 0,3 ad ingiunzione Dal 2014 costo fisso annuale previsto nel contratto di servizio * Incluse nel contratto di servizio gli adattamenti per le seguenti applicazioni: autenticazione, customer relationship mgmt (gestione contatto con il cittadino), knowledge management system (gestione contenuti) 20 10

11 Ripartizione attività tra Linea Comune e propri fornitori Linea Comune è una società di dimensione limitata ma di elevate competenze, soprattutto nell ambito dell organizzazione e gestione dei servizi, della gestione dell interazione con l utente e della infrastrutturazione tecnologica Nel progetto Linea Comune effettua con risorse dirette il coordinamento e le componenti a maggior valore aggiunto Linea Comune delega a fornitori specializzati le componenti di volume (esempio operatori contact center) o competenze specifiche non presenti in azienda (es. giuridico, statistica) Una quantificazione indicat di massima del rapporto tra valore dell attività interna ed esterna è nell ordine 20/80 Questo rapporto varia nel tempo, è più elevato nella fase iniziale o in fasi specifiche del progetto (criticità, riorganizzaizione processi e attività) 21 Dettaglio Costi variabili A): Servizi di postalizzazione (ingiunzione, solleciti) Di seguito i servizi da attre per gestire la postalizzazione*: Gestione ingiunzione Stampa Imbustamento Invio e Notifica 11,62 Sollecito in posta ordinaria 1,30 Sollecito in posta raccomandata R/R (legato ad avviso per azioni cautelari) 4,13 * NB: i costi indicati si basano su dati economici contenuti nella convenzione in essere con PosteItaliane 22 11

12 Dettaglio Costi variabili B): Procedure cautelari Di seguito indichiamo i parametri su cui si è basata la stima dei costi relativi alle azioni cautelari: Fermo amministrativo: 30,99 Iscrizione ipotecarie: 154,94 Pignoramento presso terzi: 27,89 Pignoramento immobiliare: 180,76 Pignoramento mobiliare: 18,59 Istanza di insinuazione procedure concorsuali: 154,94 Incanto immobiliare: 41,32 Previste dalla normat Decreto Ministeriale 21/11/00 Spesa media per procedura 43,46 (calcolata sulla base della media ponderata sul reale utilizzo del singolo strumento da parte di Equitalia) 23 Simulazione costi variabili di gestione del servizio Per operare una stima dei costi variabili è necessario effettuare una simulazione sul carico annuo stimato in ~62 mila ingiunzioni Voce di costo Costo unitario ad ingiunzione % di ingiunzioni su cui viene stimata l attività Valore A) Stampa, imbustamento, notifica 11,62 100% Quota rimborsata* su punto A 11,62 54% B) Sollecito in posta ordinaria (non rimborsabile) 1,30 80% C) Avviso in raccomandata R/R (da valutare rimborso) 4,13 48% D) Azione cautelare Quota rimborsata* su punto D * Si veda slide numero 13 43,46 48% 43,46 34% Totale previsione sull anno: Al netto delle quote rimborsate

13 Quanto Equitalia recupera dal Comune e dal cittadino, per gestire il servizio Questi costi da soli potrebbero avere un valore elevato ma non stimabile a seconda del numero di azioni effettuate da Equitalia su partite risultate in seguito inesigibili 25 La copertura della spese Dare evidenza in ingiunzione in modo separato a: spese amministrative (a copertura dei costi fissi ) spese di postalizzazione (a copertura dei costi variabili ) Per la copertura delle spese amministrative si prevede un valore differenziato in base ai tempi di pagamento (prima e dopo 30 gg.) ed alle azioni realizzate: Nessun costo al cittadino che paga nella fase di pre-ingiunzione 15 euro entro i 30 gg. dall invio della ingiunzione e prima dell azione cautelare (15 euro calcolati in relazione al totale dei costi fissi sul totale ingiunzioni annuali stimate) 25 euro dopo l azione cautelare. Si ipotizza poi: un più esteso recupero spese conseguente ad un maggior gettito rispetto alla media di riscossioni raggiunta da Equitalia. Una riduzione dei costi rispetto alle spese di postalizzazione in seguito all utilizzo di una fase di preingiunzione per anticipare la riscossione di coloro che avrebbero pagato nei primi 30 gg. dalla notifica

14 Esempio fasi ipotesi a valore differenziato Importi richiesti al Cittadino Spese amm.ve Spese postali ed azioni cautelari 0 1,30 11,62 1,30 4,13 43,46 Sollecito Pre ingiunzione Invio e 30 gg. Sollecito di Notifica legge ingiunzione Azione cautelare 120 gg dopo l invio del sollecito di legge Eventuale costo di un sollecito di preingiunzione Costi di postalizzazione ingiunzione e sollecito posta ordinaria Costi azione cautelare Costi raccomandata R/R NB: in rosso le spese amministrative (a copertura dei costi fissi), in verde le spese legate a postalizzazione ed azioni cautelari (costi variabili ) 27 Confronto con Equitalia * NB: per i calcoli relativi all importo medio ad ingiunzione si vedano i calcoli sullo storico nella slide