Guida del Coniuge/Accompagnatore del Governatore Distrettuale

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1 Guida del Coniuge/Accompagnatore del Governatore Distrettuale

2 Indice Introduzione 1 Sezione 1: Informazioni su Lions Clubs International Origini e storia 2 Aree Costituzionali 6 Sede centrale internazionale 8 Eventi internazionali 9 Sezione 2: L'anno del governatore distrettuale L'anno del governatore distrettuale 12 Le responsabilità del coniuge/accompagnatore 13 di un governatore distrettuale Badge 14 Abbigliamento 16 Protocollo 17 Responsabilità del distretto ospitante 20 Ospiti internazionali 21 Sezione 3: Strumenti e risorse Strumenti e risorse 22 Sede centrale di Lions Clubs International Divisioni 23 Struttura organizzativa distrettuale 26 Il potere dell atteggiamento 27 Gestione del tempo 28 Accettare e gestire il cambiamento 30 Accesso al sito web di Lions Clubs International 31

3 Introduzione Questa è la guida per il coniuge/accompagnatore ufficiale del governatore distrettuale In veste di coniuge/accompagnatore ufficiale di un governatore distrettuale, Lei ricoprirà un ruolo molto importante nei prossimi mesi e questa guida è pensata per fornirle l aiuto necessario per prepararsi a quello che sarà senza dubbio un anno ricco di impegni. Le pagine che seguono riguardano: 1. le origini e la storia dell'associazione; 2. il Seminario per i Governatori Distrettuali Eletti e la Convention Internazionale di Honolulu, Hawaii, USA che segna l inizio ufficiale dell incarico dei governatori distrettuali; 3. le responsabilità del coniuge/accompagnatore di un governatore distrettuale; 4. gli strumenti e le risorse disponibili che spaziano dalle informazioni sulle persone da contattare e le istruzioni per accedere al sito web LCI, alle informazioni sul potere di un atteggiamento positivo, la gestione del tempo, l accettare e il gestire il cambiamento. Utilizzi questa guida come uno strumento di apprendimento, una risorsa per la preparazione e un manuale da consultare durante i prossimi mesi. Si ricordi che ricoprendo questo ruolo in modo appropriato, contribuirà al successo dei Suo governatore distrettuale. Pagina 1

4 WE SERVE Nel 1917 un uomo d'affari di Chicago di nome Melvin Jones immaginò un'organizzazione che potesse fornire assistenza ai bisognosi. Lions Clubs International è l'organizzazione di volontariato più grande al mondo: conta circa 1 milione e 360 mila soci in più di club distribuiti in 210 paesi e aree geografiche. Visione Essere il leader mondiale nel servizio comunitario e umanitario. Missione Consentire ai volontari di servire la loro comunità, andare incontro ai bisogni umanitari, promuovere la pace e la comprensione internazionale attraverso i Lions club. Pagina 2

5 Il Codice dell'etica e gli Scopi di Lions Clubs International Scopi Organizzare, fondare e sovrintendere i club di service noti come Lions club. Coordinare le attività e rendere standard l'amministrazione dei Lions club. Creare e promuovere uno spirito di comprensione tra i popoli del mondo. Promuovere i principi di buon governo e buona cittadinanza. Prendere attivo interesse al bene civico, culturale, sociale e morale della comunità. Unire i club con legami di amicizia, fratellanza e comprensione reciproca. Fornire un luogo di dibattito per discussioni aperte su tutte le questioni di interesse pubblico, fatto salvo che politica e religione non saranno argomenti di discussione fra i soci. Incoraggiare le persone orientate al servizio a servire la loro comunità senza scopo di lucro e a promuovere l efficienza e gli alti principi etici e integrità nel commercio, nell'industria, nelle professioni, nelle attività pubbliche e private. Codice dell Etica Dimostrare con l'eccellenza delle opere e la solerzia del lavoro, la serietà della vocazione al servizio. Perseguire il successo, domandare le giuste retribuzioni e conseguire i giusti profitti, ma senza pregiudicare la dignità e l'onore con atti sleali ed azioni meno che corrette. Ricordare che nello svolgere la propria attività non si deve danneggiare quella degli altri; essere leali con tutti, sinceri con se stessi. Ogni dubbio circa il proprio diritto o pretesa nei confronti degli altri deve essere affrontato e risolto anche contro il proprio interesse. Considerare l'amicizia come un fine e non come un mezzo, nella convinzione che la vera amicizia non dipende dai servizi resi o ricevuti, ma che la vera amicizia non richiede nulla se non accettare il servizio con lo stesso spirito con cui viene fornito. Sempre adempiere ai propri obblighi di cittadino nei confronti del proprio paese, del proprio stato e della propria comunità, e agire con lealtà nelle parole, negli atti e nelle azioni. Donare loro spontaneamente il lavoro, tempo e denaro. Essere solidali con il prossimo offrendo compassione ai sofferenti, aiuto ai deboli e sostegno ai bisognosi. Essere cauti nella critica e generosi nella lode; costruire e non distruggere. Pagina 3

6 Storia di Lions Clubs International : anno di costituzione della LCIF : anno di costituzione del primo Leo club : il Presidente degli Stati Uniti Barack Obama firma l atto, rendendolo legge, sulla moneta commemorativa per il centenario del service di Lions Clubs International. 2005: LCIF lancia la Campagna SightFirst II per continuare a raccogliere fondi per le iniziative globali a favore della vista. 1990: LCIF lancia la Campagna SightFirst. 1989: anno di inaugurazione del concorso Un Poster per la Pace. 1987: alle donne è riconosciuto il diritto di diventare soci Lions. 1954: We Serve diventa il motto ufficiale di Lions Clubs International. 1925: Helen Keller invita i Lions a diventare i cavalieri dei non-vedenti nella crociata contro l'oscurità" stabilendo l'impegno di LCI a fornire i service per la vista alle persone di tutto il mondo. 1920: l'associazione dei Lions Clubs diventa un'organizzazione internazionale, costituendo il primo Lion club in Canada. 1917: Melvin Jones, un uomo d'affari di Chicago, fonda l'associazione dei Lions Club. Pagina 4

7 Il nostro impatto È impossibile quantificare solo con i numeri l effettivo impatto dell'impegno dei Lions di tutto il mondo, ma le statistiche possono fornire un'idea su come i Lions stiano servendo la comunità globale : ogni anno le Campagne Globali per l Azione di Servizio Lions hanno un effetto positivo su oltre 11 milioni di persone : i Lions e la LCIF hanno contribuito alla realizzazione di quasi 8 milioni di interventi di cataratta grazie al programma SightFirst : con il programma pilota dell Iniziativa Lions per la Lotta al Morbillo sono stati vaccinati oltre 41 milioni di bambini in Etiopia, Madagascar, Mali e Nigeria contro il morbillo che è una causa principale di cecità infantile : Lions Quest, programma formativo distribuito nelle scuole atto a sviluppare delle competenze utili nella vita, sta aiutando oltre 13 milioni di giovani : il numero delle dosi di Mectizan distribuite dalla LCIF agli abitanti di 15 paesi per la cura e il controllo della cecità da fiume : oltre 4 milioni di bambini di circa 100 paesi hanno partecipato al Concorso Internazionale Un Poster per la Pace dal 1989 a oggi. Pagina 5

8 Aree Costituzionali Il Lions Clubs International è organizzato in sette aree costituzionali che comprendono: Area Costituzionale I: - USA e paesi affiliati - Bermuda - Bahamas Area Costituzionale II: - Canada Area Costituzionale III: - Sud America - America Centrale - Messico - Isole del Mar dei Caraibi Pagina 6

9 Area Costituzionale IV: - Europa Area Costituzionale V: - Oriente - Asia Sudorientale Area Costituzionale VI: - India - Asia meridionale - Africa - Medio Oriente Area Costituzionale VII: - Australia - Nuova Zelanda - Papua Nuova Guinea - Indonesia - Isole dell'oceano Pacifico Meridionale * Per un elenco dettagliato dei paesi e delle aree geografiche facenti parte di ciascuna area costituzionale, si prega di consultare il Capitolo X del Manuale delle Normative del Consiglio d Amministrazione di Lions Clubs International disponibile sul sito web LCI. Pagina 7

10 Sede centrale di Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA Nella sede centrale di Lions Clubs International, sita a Oak Brook in Illinois - USA, lavorano circa 275 dipendenti raggruppati in 11 divisioni. La sede centrale internazionale è un importante risorsa per tutti i Lions. Anche se probabilmente comunicherà più spesso con alcuni uffici rispetto ad altri, ogni divisione e dipartimento della sede centrale internazionale sarà a Sua completa disposizione per fornirle l assistenza e la guida richiesti. Per maggiori informazioni sulla sede centrale di Lions Clubs International, fra cui descrizioni e riferimenti di contatto delle divisioni, si prega di consultare questa guida alle pagine Pagina 8

11 Eventi internazionali Nella prima parte di questo anno entusiasmante, sarà invitata/o a partecipare al Seminario per i Governatori Distrettuali Eletti 2015 e alla Convention Internazionale di Honolulu, Hawaii, USA. Le pagine seguenti forniscono una breve panoramica di questi eventi. Si consiglia vivamente di consultare i coniugi/accompagnatori dei governatori distrettuali in carica o past, perché questi potranno fornirle delle informazioni utili su quello che dovrà fare durante gli eventi del seminario e della convention. Seminario DGE (soggetto a modifiche) Martedì 23 giugno 2015 Registrazione dei DGE * Sessioni fotografiche* Orientamento Distretto Singolo Mercoledì 24 giugno 2015 Cerimonia di apertura* Sessione per i coniugi/accompagnatori* Sessioni in aula Pranzo Sessioni in aula Giovedì 25 giugno 2015 Sessione generale: Tema internazionale* Sessioni in aula Pranzo Sessioni in aula Venerdì 26 giugno 2015 Sessioni in aula Pranzo Sessioni in aula Sessione generale: LCIF* Sessione di chiusura* Banchetto Celebrativo* * Per questo evento del Seminario DGE è richiesta la partecipazione dei coniugi/accompagnatori Convention Internazionale (soggetto a modifiche) Venerdì 26 giugno 2015 Centro esposizioni e servizi per la Convention Sabato 27 giugno 2015 Parata Internazionale Centro esposizioni e servizi per la Convention Spettacolo Internazionale Domenica 28 giugno 2015 Sessione Plenaria di apertura Centro esposizioni e servizi per la Convention Seminari Lunedì 29 giugno 2015 Seconda Sessione Plenaria Centro esposizioni e servizi per la Convention Seminari Pranzo Amici di Melvin Jones Banchetto per i Past Presidenti Internazionali/Past Direttori Internazionali Banchetto per i Governatori Distrettuali/Past Governatori Distrettuali Martedì 30 giugno 2015 Votazioni Sessione Plenaria di chiusura Insediamento del Presidente Internazionale e dei Governatori Distrettuali (I coniugi sono invitati a partecipare a tutti gli eventi della Convention) Pagina 9

12 Seminario per i Governatori Distrettuali Eletti Circa 750 governatori distrettuali eletti provenienti da tutto il mondo insieme ai loro coniugi/accompagnatori si incontreranno per tre giorni, prima della Convention Internazionale di Honolulu, Hawaii, USA per partecipare al Seminario per i Governatori Distrettuali Eletti Il seminario intende preparare i futuri governatori distrettuali a diventare leader efficaci dei rispettivi distretti, fornendo le ultime informazioni sul Tema Presidenziale In qualità di coniuge/accompagnatore del governatore distrettuale, Lei è invitata/o a partecipare a diverse sessioni del seminario, fra cui: la cerimonia di apertura, la sessione per i coniugi/accompagnatori, tutte le sessioni generali, la sessione di chiusura e il banchetto celebrativo. Al momento della registrazione al seminario, Le sarà consegnato un pacchetto contenente i materiali del programma del Seminario DGE e della Convention, i badge nominativi, gli inviti ai ricevimenti e altro materiale utile. Il programma della convention fornirà la lista degli eventi con l'ora e il luogo. Pagina 10

13 Convention Internazionale 2015 Honolulu, Hawaii, USA Si prevede che oltre Lions provenienti da tutto il mondo parteciperanno alla Convention Internazionale di Honolulu, Hawaii, USA. Le convention internazionali consentono ai Lions di esprimere la propria opinione sul futuro dell'associazione votando gli officer, i direttori e le modifiche allo Statuto e al Regolamento. La convention fornirà inoltre seminari istruttivi che affrontano i vari problemi che riguardano i Lions e offre una varietà di eventi di intrattenimento come lo Spettacolo Internazionale, la Parata delle Nazioni e un ampia sala per gli espositori. I coniugi/accompagnatori sono invitati a partecipare a tutte le attività della convention. Oltre alle sessioni plenarie, ci saranno relatori e programmi eccellenti. Nel corso della sessione plenaria di chiusura, il Suo governatore distrettuale farà giuramento e il nastro di governatore eletto sarà tolto, a testimoniare l inizio del suo incarico di governatore distrettuale! La convention rappresenta un momento straordinario per i coniugi/accompagnatori dei governatori distrettuali per conoscere meglio i programmi di Lions Clubs International e per stare in compagnia dei Lions di tutto il mondo. Sarà un inizio d'anno davvero indimenticabile per il coniuge/accompagnatore del governatore distrettuale, quindi approfitti di questa grande opportunità! Prossime Convention Internazionali giugno 2016 Fukuoka, Giappone 30 giugno-4 luglio 2017 Chicago, Illinois, USA 29 giugno-3 luglio 2018 Las Vegas, Nevada, USA 5-9 luglio 2019 Milano, Italia Pagina 11

14 L'anno del governatore distrettuale L espletamento dell incarico di governatore distrettuale richiede tempo, pazienza, organizzazione, leadership e resistenza. Questo vale anche per i coniugi/accompagnatori dei governatori distrettuali. La consapevolezza dell'impegno che ci si aspetta da Lei e dal Suo governatore distrettuale aiuterà entrambi a ottenere dei risultati positivi. Lavorando insieme, incontrerete persone meravigliose, farete amicizie, viaggerete, vi divertirete e, cosa ancor più importante, lascerete un segno positivo. Pagina 12

15 Le responsabilità del coniuge/accompagnatore di un governatore distrettuale In qualità di coniuge/accompagnatore di un governatore distrettuale, avrà diverse responsabilità, oltre a quella di sostenere il suo governatore nel corso della sua carica. Ricoprire il Suo ruolo di partner nel service. Anche se non è un Lion, adesso è il coniuge/accompagnatore di un governatore distrettuale. Essendo partner nel service, è importante che Lei lavori al fianco del governatore distrettuale nel nome e nello spirito del governatore distrettuale. I doveri del partner nel service possono includere: organizzare un programma o un pranzo per i coniugi/accompagnatori in occasione degli eventi del distretto o multidistretto, agendo da cerimoniere, facendo le presentazioni, recitando l'invocazione, ecc. Qualora Lei fosse invitata/o a un evento speciale, gli organizzatori potrebbero farla sedere al tavolo centrale. Aiutare il governatore distrettuale a gestire il tempo e le energie per questo importante incarico. L'agenda di un governatore distrettuale è molto ricca e impegnativa. Si assicuri di comunicare con il suo governatore distrettuale ricordandogli/le gli eventi e le riunioni. Infine, si ricordi di dedicare del tempo agli impegni personali (famiglia, lavoro, vacanze, ecc.). Per ulteriori informazioni su una gestione efficace del tempo, può consultare la pagina 28 di questa guida. IMPORTANTE: In occasioni di funzioni ufficiali, indossi sempre il badge (lato destro) Sia puntale alle manifestazioni a cui decide di partecipare Sia premurosa/o quando si siede al tavolo principale Se Le viene offerto un regalo, sia pronta/o a ringraziare il gruppo Utilizzi le risorse disponibili, come: il Consiglio dei governatori, il Consiglio di multidistretto, il presidente del Consiglio multidistrettuale, i coniugi/accompagnatori dei past governatori distrettuali, la sede centrale di Lions Clubs International a Oak Brook, Illinois, USA Pagina 13

16 Elenco dei badge del Lions Clubs International Due strisce diagonali blu Angolo in alto a sinistra Bordo metallico dorato 76 mm X 51 mm Due strisce diagonali blu Angolo in basso a destra Bordo metallico dorato 76 mm X 51 mm Una striscia diagonale blu Angolo in alto a sinistra Bordo metallico dorato 76 mm X 51 mm Una striscia diagonale blu Angolo in basso a destra Bordo metallico dorato 76 mm X 51 mm Bordo metallico dorato 76 mm X 51 mm Presidente Internazionale Immediato Past Presidente Internazionale Past Presidente Internazionale Primo Vice Presidente Secondo Vice Presidente Direttore Internazionale Past Direttore Internazionale Officer Amministrativo Responsabile della Divisione Membro Straordinario del Comitato Convention Bordo metallico dorato 76 mm X 51 mm Governatore Distrettuale Pagina 14

17 Bordo metallico dorato 51 mm X 76 mm Past Governatore Distrettuale Bordo metallico dorato 51 mm X 51 mm Vice Governatore Distrettuale Segretario di Gabinetto (Attuale e Passato) Bordo metallico dorato 63mm Tesoriere di Gabinetto (Attuale e Passato) Segretario-Tesoriere di Gabinetto (Attuale e Passato) Presidente di Circoscrizione (Attuale e Passato) Presidente di Zona (Attuale e Passato) Bordo metallico dorato 63 mm X 63 mm Presidente del Consiglio Past Presidente del Consiglio Pagina 15

18 Linee guida per l'abbigliamento Durante la carica del Suo governatore distrettuale, si accorgerà che occasioni diverse richiedono un abbigliamento differente. La tabella che troverà qui di seguito fornisce dei suggerimenti sull'abbigliamento in base al tipo di evento cui Lei o il Suo governatore distrettuale parteciperà; si suggerisce comunque di chiedere all'organizzatore quale sia l'abbigliamento appropriato per l'evento. EVENTO SIGNORE SIGNORI Formale Abito da sera lungo o corto o costume nazionale Giacca elegante bianca o nera Informale Vestito, abito o spezzato, appropriato per una funzione religiosa, il teatro o un buon ristorante Abito business Evento Multidistretto/Distretto Secondo quanto indicato dal multidistretto o distretto. Casual Pantaloni, gonna o vestito appropriato per fare shopping o visite turistiche. Di solito non si indossano pantaloncini corti o jeans*. Pantaloni e maglietta polo; maglioncino o giacchetta sportiva facoltativi. Non è richiesta la cravatta*. *La definizione di casual varia secondo le culture e spesso dipende dall'evento a cui si partecipa. Quando sceglie l'abbigliamento, La invitiamo a considerare questi fattori e a usare il Suo buon senso. Pagina 16

19 Protocollo ufficiale Di seguito è riportato il protocollo ufficiale dell'associazione Internazionale dei Lions Clubs. Solo l'oratore principale può presentare le autorità presenti. A. Ordine di Precedenza I Lions saranno presentati nell'ordine seguente: 1. Presidente Internazionale 2. Immediato Past Presidente Internazionale 3. Vice Presidenti Internazionali (in ordine di grado) 4. Past Presidenti Internazionali (b) 5. Direttori Internazionali (a) (Incaricati del Board)*/** 6. Past Direttori Internazionali (c) 7. Coordinatori Regionali LCIF e Leader GMT/GLT di Area 8. Presidente del Consiglio dei Governatori (a) 9. Governatori Distrettuali 10. Amministratore Esecutivo dell Associazione 11. Segretario dell'associazione 12. Tesoriere dell'associazione 13. Amministratore Esecutivo della LCIF 14. Past Presidente del Consiglio (a) 15. Immediato Past Governatore Distrettuale (a) 16. Presidenti e Coordinatori Multidistrettuali (inclusi LCIF, GMT e GLT) 17. Primo Vice Governatore Distrettuale 18. Secondo Vice Governatore Distrettuale 19. Past Governatore Distrettuale (a) 20. Segretari Multidistrettuali (volontari) (a) 21. Tesorieri Multidistrettuali (volontari) (a) 22. Segretari Distrettuali (a) 23. Tesorieri Distrettuali (a) 24. Presidente di Circoscrizione (a) 25. Presidente di Zona (a) 26. Presidente e Coordinatori Distrettuali inclusi i Coordinatori LCIF e i Team Leader GMT/GLT (a) 27. Presidenti di Club (a) 28. Immediati Past Presidenti di Club (a) 29. Segretari di Club (a) 30. Tesorieri di Club (a) 31. Past Presidenti di Club (c) 32. Segretari Multidistrettuali (staff) (a) 33. Tesorieri Multidistrettuali (staff) (a) Pagina 17

20 *Gli incaricati del Presidente Internazionale nei Comitati del Consiglio d Amministrazione Internazionale e nel Comitato Esecutivo della LCIF dovranno essere presentati prima dei Lions che hanno ricoperto la stessa carica. Durante le presentazioni si farà riferimento al loro incarico. Tale speciale riconoscimento non sarà più offerto al termine del loro anno d'incarico. **Lo Statuto e il Regolamento di distretti singoli, sottodistretti e multidistretti, o le consuetudini locali, potrebbero alterare l'ordine di precedenza e/o il contenuto dei numeri 5, 6 e dal 14 fino al 31 allo scopo di includere i precedenti incaricati del Board. Spiegazione delle note sopra riportate (a) Se gli officer presenti sono più di uno, questi dovranno essere presentati secondo l'ordine alfabetico dei cognomi. Se la prima lettera fosse identica, si passerà alla seconda e così via. Nel caso di cognomi identici, si useranno i nomi seguendo la stessa procedura dei cognomi e, nel caso anche questi fossero identici, si dovrà passare al secondo nome. Nel rarissimo caso in cui entrambi i nomi siano identici, si darà la precedenza alla persona con più anni di anzianità nell'associazione. (b) Se gli officer presenti sono più di uno, presentare prima quello con l'anno di carica più recente, e così via. (c) Se gli officer presenti sono più di uno, seguire lo stesso ordine indicato per i Past Presidenti Internazionali (vedere punto b). Se sono presenti più past direttori internazionali che abbiano prestato servizio durante lo stesso periodo, si dovrà seguire l'ordine indicato alla voce (a). Osservazioni generali. Un Lion che ricopre più di una carica viene presentato in base alla carica più alta. Nelle aree in cui esistono cariche aggiuntive a quelle sopra indicate, i Lions dovranno essere riconosciuti secondo le usanze locali purché i funzionari eletti siano presentati prima di quelli nominati. Si raccomanda che gli Amici di Melvin Jones siano riconosciuti in gruppo. Nella presentazione degli oratori, è consigliabile precisare se sono Amici di Melvin Jones. B. Dignitari non Lions Ai dignitari non Lions si dovrebbe accordare la precedenza osservando le usanze e il protocollo del posto, tenendo anche presente che, nel caso un dignitario non Lion sia l'oratore principale, tale persona dovrebbe sedere alla destra del presidente (vedere il prospetto di seguito riportato). C. Posti al tavolo principale In mancanza di un podio centrale, l'officer che presiede, o il presidente responsabile della riunione, dovrà sempre sedere al centro del tavolo, indicato come numero uno nel diagramma seguente (figura 1). L'oratore principale occuperà il posto numero due e seguiranno, quindi, i dignitari Lions in base all'ordine generale di precedenza. Quando possibile, si dovrebbe avere lo stesso numero di posti sia alla destra sia alla sinistra del funzionario che presiede (normalmente il Presidente del Club, il Governatore Distrettuale, il Presidente del Consiglio o il Presidente Internazionale). Pagina 18

21 Figura Come illustrato nella figura 2, i posti al tavolo principale, quando c'è un podio, sono essenzialmente gli stessi, con l'unica differenza che il presidente della riunione o il funzionario che presiede siedono sempre alla sinistra del podio (rivolti verso l'uditorio), mentre l'oratore principale siede alla destra. Figura 2 (Pubblico) Podio Se sono presenti i coniugi, il coniuge del Lion dovrebbe sedere alla sinistra del socio se si è seduti al lato sinistro del tavolo, e alla sua destra, se al lato destro del tavolo. D. Maestro di Cerimonie e Segretari addetti alle riunioni Ci sono manifestazioni durante le quali il Maestro di Cerimonie (presentatore) è una persona diversa dal funzionario che presiede. In tal caso, ci si atterrà alle consuetudini locali oppure egli siederà a capotavola nel tavolo principale. Qualora, data la sua carica, il suo posto fosse già determinato dall'ordine generale di precedenza (per esempio, un Past Presidente Internazionale presente a una manifestazione distrettuale), allora si seguirà quell'ordine. Nell'eventualità che ci sia un segretario, bisognerà attenersi alle usanze del luogo. E. Tavoli principali Quando ci saranno più tavoli principali, quello sistemato più in alto sarà considerato il principale. Fare attenzione a non sistemare Lions di pari grado su tavoli diversi. F. Presentazioni dei dignitari al tavolo principale La presentazione dei dignitari che siedono al tavolo principale dovrà iniziare con il presidente responsabile della riunione o con il funzionario che presiede, continuando poi, per ordine, dalla persona con la carica più bassa fino alla persona che tiene quella più alta. Quando al tavolo principale ci sono anche i coniugi, questi dovranno essere presentati insieme al socio (ad esempio: Il Past Direttore Internazionale Mario Rossi e sua moglie Anna ). G. Inni nazionali Quando a una manifestazione in cui viene normalmente suonato l'inno nazionale sono presenti dei rappresentanti ufficiali del Consiglio d'amministrazione Internazionale (siano essi correntemente membri del Consiglio o meno) provenienti da un'altra nazione, deve essere esteso loro il privilegio di sentire suonato anche il loro inno nazionale. Pagina 19

22 Responsabilità del distretto ospitante Lei e il governatore distrettuale sarete i padroni di casa nel corso di tutte le funzioni del distretto. Anche se queste funzioni variano di entità e secondo l occasione, è importante capire le proprie responsabilità. Queste variano secondo il distretto, per cui Le consigliamo di parlare con i Suoi predecessori per aver conferma delle consuetudini del Suo distretto. Presentazioni Può essere invitata/o a fare le presentazioni dei coniugi/accompagnatori delle autorità che sono in visita. Si assicuri di conoscere i loro nomi con la pronuncia e i titoli corretti. Riunione distrettuale Le riunioni di Gabinetto sono una delle funzioni in cui Lei potrebbe ricoprire un ruolo importante. Essendo il coniuge/accompagnatore ufficiale del governatore distrettuale, è Sua responsabilità accogliere tutti i coniugi/accompagnatori e accertarsi che facciano conoscenza. Le riunioni di Gabinetto variano molto da distretto a distretto, quindi è meglio consultare il coniuge/accompagnatore di un past governatore distrettuale per determinare quali effettivamente siano le responsabilità. Riunioni di distretto Quando i coniugi/accompagnatori partecipano alla preparazione degli incontri di distretto, Lei dovrà ricoprire un ruolo nel processo di organizzazione. Ricordi di essere proattiva/o e coinvolga gli altri coniugi/accompagnatori in questi eventi. Li incoraggerà a saperne di più sui Lions e sulle comunità da aiutare e potrebbe anche risultare in una maggiore partecipazione alle attività per la crescita del Lionismo nel distretto. Suggerimenti su come aiutare il governatore distrettuale nelle responsabilità di ospite Rimanere in contatto con il responsabile degli eventi più importanti in modo tale che sia Lei che il governatore distrettuale siate informati sui cambiamenti e/o gli aggiornamenti degli itinerari degli eventi. In occasione degli eventi sociali in cui sono presenti i coniugi/ accompagnatori, sarebbe un bel gesto fornire le targhette con i nomi ai coniugi/accompagnatori che non ne hanno una. Laddove necessario, suggerire/organizzare un'attività per i coniugi/accompagnatori. Se state ospitando delle autorità e siete impossibilitati ad accompagnarli, incaricate un altro Lion a farlo. Pagina 20

23 Ospiti internazionali Oltre alle responsabilità di distretto ospitante, Lei e il governatore distrettuale sarete chiamati a ospitare i visitatori internazionali. Durante l'anno ogni distretto può essere visitato da un officer o un direttore internazionale, quindi è importante essere preparati a questa visita. Lei e il governatore distrettuale siete i maggiori responsabili, ma assicuratevi di coinvolgere anche altri Lions del distretto, al fine di potere garantire una visita di successo. Invitate una famiglia internazionale del distretto multiplo e altri leader dell'area a socializzare e tenere compagnia agli ospiti internazionali. Esistono linee guida generali per gli ospiti internazionali, ma molte culture hanno usanze specifiche e diverse per dare ospitalità ai visitatori. Se non siete sicuri su come prepararvi alla visita dell'ospite internazionale, chiedete al past governatore distrettuale del distretto e al coniuge/accompagnatore quali sono le usanze storiche del distretto. Suggerimenti sull'ospitalità nel vostro distretto: Prima della visita, devono essere inviate agli ospiti le informazioni relative alla riunione/evento, compreso il programma, il tipo di abbigliamento richiesto per l'evento e le informazioni relative al distretto. Se si prevede che l'ospite intervenga nel corso della riunione o dell'evento, sarebbe opportuno fornirgli/le i temi suggeriti e il limite di tempo. Quando arrivano gli ospiti, è importante incontrarli al luogo di arrivo, sia questo l'aeroporto, la stazione del treno o un albergo. Gli eventi devono essere confermati all'ospite per concedergli il tempo di ambientarsi; si consideri la possibilità di fare una gita turistica nell'area o un evento speciale per migliorare l'esperienza degli ospiti. Inoltre, se desidera fare un dono agli ospiti, come una donazione alla LCIF a loro nome, la riunione o l'evento diventa l'occasione più appropriata per consegnarlo. Si assicuri quindi di inviare un biglietto di ringraziamento subito dopo la visita. Durante la visita, tratti gli ospiti come se fossero parenti, amici di famiglia o amici. Offra agli ospiti ogni cortesia, affinché la visita sia un'esperienza piacevole. Pagina 21

24 Strumenti e risorse Le pagine seguenti contengono delle informazioni utili che nei prossimi mesi rappresenteranno la risorsa principale a cui attingere. Gli strumenti e le risorse contenuti in questa sezione comprendono: Come contattare la sede centrale di Lions Clubs International Pagina 23 Struttura organizzativa internazionale di Lions Club Pagina 26 Il potere dell atteggiamento Pagina 27 Gestione del tempo Pagina 28 Accettare e gestire il cambiamento Pagina 30 Accesso al sito web di Lions Clubs International Pagina 31 Pagina 22

25 Sede centrale di Lions Clubs International Informazioni generali di contatto Indirizzo: Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA Telefono: Gli uffici sono aperti ai Lions e al pubblico dal lunedì al venerdì dalle ore 8:00 alle 16:30 C.S.T. Divisioni Divisione Forniture per club e distribuzione Responsabile dell'inventario, del marketing e della distribuzione di forniture per i club in tutto il mondo. Gestisce tutti i programmi di licenza. Coordina l'assistenza ai dipartimenti che approvvigionano, fanno l inventario, promuovono, spediscono e fatturano le forniture ai Lions club di tutto il mondo. Informazioni di contatto: clubsupplies@lionsclubs.org Divisione Convention Sviluppa, gestisce e coordina tutta la logistica e le principali attività legate alla convention internazionale, il seminario DGE e le riunioni del Consiglio di Amministrazione. Informazioni di contatto: convention@lionsclubs.org Divisione Amministrazione dei Club e dei Distretti Assiste l'amministrazione dei distretti e dei club in tutto il mondo. Fornisce servizi linguistici nelle lingue ufficiali dell'associazione. Rilascia i Premi Excellence di Club e del Team del Governatore Distrettuale, sostiene lo sviluppo dei club, promuove il successo del club tramite il programma Lion Guida e i Premi Ricostruzione di Club. Il dipartimento di Lingua Inglese rappresenta un'importante risorsa per i governatori distrettuali. Informazioni di contatto: districtadministration@lionsclubs.org Pagina 23

26 Divisione Sviluppo Soci La divisione Sviluppo Soci sostiene i club e la crescita associativa sviluppando, implementando ed eseguendo delle strategie per la formazione di nuovi club e la crescita associativa. Questa divisione sostiene il Global Membership Team (GMT) che lavora in stretta collaborazione con il Global Leadership Team (GLT). Il GMT è incentrato sull affiliazione, sulla crescita e sul successo dei club tramite l implementazione di iniziative e programmi disponibili dalla divisione Sviluppo Soci. Informazioni di contatto: membershipdev@lionsclubs.org Divisione Finanze Gestisce le principali risorse dell'associazione, ossia le persone e il denaro. Dirige l'implementazione delle direttive finanziarie, comprese le operazioni bancarie, il trasferimento di fondi, le funzioni di contabilità e gli investimenti. Informazioni di contatto: finance@lionsclubs.org Divisione Tecnologie Informatiche Fornisce i servizi tecnologici che comprendono la progettazione delle applicazioni, le applicazioni della rete, le infrastrutture del network, il supporto tecnico per gli utenti interni ed esterni, la creazione di rapporti, l'inserimento dati; fornisce la registrazione, la memorizzazione e il recupero dei dati dei club e dei soci dell associazione (sito web: Informazioni di contatto: it@lionsclubs.org Divisione Leadership Progetta, sviluppa, implementa e valuta i programmi di sviluppo per la leadership, i seminari e le conferenze a livello internazionale, multidistrettuale, distrettuale e di club. Fornisce opportunità di apprendimento online, strumenti formativi e risorse per uso locale. Sostiene e collabora con il Global Leadership Team (GLT) per individuare opportunità formative per i Lions e rispondere ai bisogni formativi nelle diverse parti del mondo. Informazioni di contatto: leadership@lionsclubs.org Divisione Legale Mantiene le registrazioni del marchio a livello mondiale, il programma di assicurazione globale e la gestione dei rischi e delle controversie legali. Fornisce guida e consulenza ai Lions in merito allo statuto e regolamento dell'associazione, nonché alle norme del Consiglio di Amministrazione, comprese le elezioni distrettuali, le richieste di informazioni relative all'appoggio di un direttore internazionale, alle risoluzioni in caso di dispute e ricorsi costituzionali. Informazioni di contatto: legal@lionsclubs.org Pagina 24

27 Fondazione Lions Clubs International Responsabile dell'amministrazione della Fondazione, inclusi: la promozione, la raccolta fondi, la gestione degli investimenti, l attuazione dei sussidi, garantendo la comunicazione tra amministratori fiduciari e il Consiglio direttivo. Gestisce i sussidi di emergenza, il programma SightFirst, il programma Lions Quest e altri programmi di sussidio umanitario, oltre all'elaborazione delle donazioni e al rilascio dei riconoscimenti. Informazioni di contatto: lcif@lionsclubs.org Divisione Pubbliche Relazioni e Comunicazione Coordina e integra i programmi per la comunicazione che comprendono le pubbliche relazioni, le comunicazioni interne ed esterne, i social media, l e-districthouse, l e-clubhouse e la rivista LION. Fornisce supporto e servizi editoriali per tutti i bollettini informativi, le guide, i manuali dei programmi e il materiale audiovisivo dell associazione. Informazioni di contatto: pr@lionsclubs.org Divisione Attività di Service Sviluppa le risorse e aiuta i Lions a implementare le attività e i progetti di service in queste aree chiave: servizi alla comunità, preparazione e interventi di soccorso in caso di disastri, servizi per la tutela dell ambiente, salute e benessere (inclusi vista, udito e diabete), relazioni internazionali, opportunità Lions per i giovani e servizi Lions per i bambini. Fornisce gli strumenti per la partecipazione dei Lions alle Campagne Globali per l Azione di Servizio, alle missioni di assistenza medica e umanitaria e iniziative di service speciale. Utilizza i dati ricevuti tramite il Rapporto sulle Attività di Servizio online per valutare l impatto dell operato dei Lions e per monitorare gli andamenti del service globale per migliorare ulteriormente i programmi e le risorse di LCI. Il dipartimento Relazioni con Organizzazioni Governative e Partner della Divisione gestisce e sostiene le relazioni di LCI con gli USA e gli altri organi governativi e non internazionali allo scopo di stabilire e consolidare le intese e accrescere la visibilità tra i maggiori attori delle politiche internazionali e delle agenzie governative di tutto il mondo. Informazioni di contatto: programs@lionsclubs.org Pagina 25

28 Lions Clubs International Struttura organizzativa distrettuale Pagina 26

29 Il potere dell'atteggiamento Nel corso della mia vita mi sono sempre più reso conto dell'impatto che il nostro atteggiamento ha nella nostra vita. L'atteggiamento... è più importante del passato, dell'educazione, del denaro, delle circostanze, dei fallimenti e dei successi, di quello che pensano gli altri, o dicono o fanno... la cosa più importante è che ogni giorno possiamo scegliere l'atteggiamento da assumere... Sono convinto che la vita è per il 10% quello che succede e per il 90% come reagisco a quello che succede. Charles Swindoll, ecclesiastico e autore americano Ogni giorno ci troviamo di fronte a persone, eventi e circostanze che si ripercuotono sulle nostre emozioni, sulla nostra condotta, sui nostri processi cognitivi e sulle nostre azioni... in breve, questi incontri e queste interazioni possono influire sul nostro atteggiamento. Un atteggiamento, sia esso positivo o negativo, ha un effetto profondo sulle nostre vite di ogni giorno, sui nostri successi e insuccessi. Fortunatamente tutti noi possediamo uno strumento potente: la capacità di scegliere il nostro atteggiamento. Anche se solitamente è più vantaggioso optare per un atteggiamento positivo, come coniuge/accompagnatore del governatore distrettuale, può succedere di dover affrontare persone, eventi e circostanze che rendono difficile la scelta di un atteggiamento positivo. In queste situazioni si ricordi i benefici dell'atteggiamento positivo esposti brevemente qui sotto. I benefici di un atteggiamento positivo 1. Migliore visione del mondo: un atteggiamento positivo rivitalizza la nostra interpretazione delle persone, degli eventi, della conoscenza e delle circostanze, aprendo le porte a nuove opportunità e ispirando la visione di un futuro ricco di successo e di soddisfazioni. 2. Miglioramento della salute: la ricerca suggerisce che i benefici sulla salute di un atteggiamento positivo includono una maggiore resistenza al raffreddore comune, una diminuzione della depressione, un miglioramento delle condizioni cardiovascolari e una maggiore durata della vita. 3. Migliori relazioni umane: un atteggiamento positivo può costruire e rafforzare i rapporti con la famiglia, gli amici, i colleghi e gli altri Lions. 4. Capacità di ispirare e motivare gli altri: l'atteggiamento può davvero fare la differenza, per esempio ispirando le persone a ottenere risultati di successo o semplicemente riconoscendo qualcuno per un lavoro portato a termine bene. 5. Maggiore potenziale personale: semplicemente, un atteggiamento positivo crea risultati positivi. Un atteggiamento positivo consente di immaginare il futuro, fissare gli obiettivi e lavorare per raggiungerli qualunque siano gli ostacoli o le difficoltà. Pagina 27

30 Gestione del tempo Quale coniuge/accompagnatore di un governatore distrettuale, Le sarà richiesto molto tempo da mettere a disposizione. Quello che si ottiene nel corso di 24 ore dipende dalla propria motivazione, energia, abilità, competenze e altre risorse. Gestire il tempo in modo efficace, significa avere a propria disposizione più minuti e più ore in un giorno per lavorare in modo più intelligente e non solo più duramente, per portare a termine i propri compiti. Purtroppo esistono molti ostacoli che potrebbero sorgere mentre si cerca di gestire il tempo. Questa sezione descriverà gli ostacoli comuni che sorgono nella gestione del tempo e le strategie che aiutano a superarli. Gli ostacoli di una gestione efficace del tempo Prima di iniziare a implementare le strategie per la gestione del tempo, bisogna prima identificare gli ostacoli. Si legga attentamente questa lista. Quanti di questi ostacoli ha incontrato anche Lei? Esistono altri ostacoli nella gestione efficace del tempo? Obiettivi o priorità poco chiari Disorganizzazione Mancanza di un piano Distrazioni e interruzioni (chiamate al telefono, visite personali, ospiti, ) Incapacità di dire "No" Procrastinazione e incapacità di prendere una decisione Impegni personali (famiglia) Obblighi professionali (lavoro) Essere impegnati su troppi fronti contemporaneamente Stress e fatica Strategie per la gestione del tempo Dopo avere individuato gli ostacoli nella gestione del tempo, si può iniziare a superarli. Ecco alcune strategie per superare tali ostacoli: 1. Fissare gli obiettivi: assicurarsi che il fine e gli obiettivi siano specifici, misurabili, acquisibili, realistici e legati al tempo. 2. Assegnare delle priorità: determinare quale dei propri compiti può essere eseguito direttamente, quale deve essere delegato e quale può essere posticipato. 3. Creare delle scadenze: iniziare i compiti che hanno conseguenze a breve termine e dare ai compiti che hanno implicazioni a lungo termine delle scadenze precise. 4. Trovare un modo per essere sempre organizzati: utilizzare un'agenda, un calendario o un programma di computer che consenta di ricordare i compiti e gli appuntamenti. 5. Imparare a dire NO : bisogna rendersi conto del fatto che non è possibile fare tutto e che bisogna evitare di accettare di fare cose per cui non si ha tempo a disposizione. 6. Celebrare i successi: bisogna anche prendersi il tempo per provare la sensazione di avere raggiunto i propri obiettivi. Si potrebbe anche auto-premiarsi dopo avere completato un progetto. Pagina 28

31 Guida del coniuge/accompagnatore del governatore distrettuale Considerazioni sulla gestione del tempo L'anno prossimo potrà essere impegnativo per Lei e il governatore distrettuale in termini di tempo, ma non perda di vista le cose che sono importanti nella Sua vita. Legga la storia seguente e rifletta sulle grandi rocce della Sua vita. Le grandi rocce della vita Un giorno un esperto di gestione del tempo parlava a un gruppo di studenti di finanza e, per spiegare meglio un concetto, ha utilizzato questa immagine. Mentre stava di fronte al gruppo, l insegnante ha preso un vaso disponendolo sul tavolo di fronte a sé. Poi ha mostrato una dozzina di rocce e le ha poste, una alla volta, dentro il vaso. Quando il vaso era così pieno da non poter più contenere altre rocce, l insegnante ha chiesto: Secondo voi questo vaso è pieno? e tutti in classe hanno risposto: Sì. L esperto ha quindi replicato: Davvero?. Da sotto il tavolo, l insegnate ha preso un secchio di ghiaia. Ha versato un po di ghiaia nel vaso, agitandolo così da farla cadere tra le rocce. Poi ha chiesto ancora al gruppo: Il vaso è pieno?. A questo punto il gruppo ha iniziato a capire e qualcuno ha risposto: No, probabilmente no, Bene! ha infine risposto l insegnante. Da sotto il tavolo, l insegnante ha preso un secchio di sabbia. Ha iniziato a versare la sabbia nel vaso facendola penetrare negli spazi tra le rocce e la ghiaia. Ancora una volta, ha chiesto: Questo vaso è pieno?. E tutta la classe ha esclamato: No!. E ancora una volta, lui ha detto: Bene. Poi ha afferrato una brocca d'acqua e ha cominciato a versare l acqua nel vaso riempiendolo fino all'orlo. Poi, guardando la classe, ha chiesto: Qual è il significato di questa immagine?. Uno studente ha alzato la mano e ha detto: Per quanto sia piena la tua agenda, se fai del tuo meglio, puoi sempre inserirci qualcosa!. A quel punto l insegnante ha risposto: No, quello che l immagine ci insegna è di mettere prima le rocce grandi, altrimenti queste non entreranno mai. Quali sono le rocce grandi della vostra vita? I figli, le persone care, l'istruzione, i sogni, una causa nobile, insegnare o fare da mentori agli altri, dedicarci alle cose che ci appassionano, il tempo per se stessi, la salute, il compagno di vita. Ricordatevi di mettere queste ROCCE GRANDI per prime, altrimenti poi non ci sarà più spazio per loro. Se faticate per le piccole cose (la ghiaia, la sabbia e l'acqua), significa che riempirete la vostra vita con le cose piccole di cui vi preoccupate, ma che in realtà non contano, e non avrete mai il tempo per le cose più importanti. Riflettendo su questo breve racconto, ci si deve chiedere: Quali sono le grandi rocce della mia vita? e poi mettere queste per prima nel vaso. Pagina 29

32 Accettare e gestire il cambiamento La carica del Suo governatore distrettuale porterà molti cambiamenti nella Sua vita. Alcuni di questi potrebbero essere facili da accettare, mentre altri saranno sicuramente più difficili. Questo è vero non solo per i Lions e le altre organizzazioni di successo, ma anche nella vita quotidiana. Uno dei fattori che Le sarà di maggior aiuto per assicurarsi un anno ricco di successo e di soddisfazione è di imparare ad accettare e a gestire il cambiamento, sostenere il governatore distrettuale nell'accettare, gestire e a volte persino implementare i cambiamenti. Nonostante i potenziali benefici, spesso le persone oppongono resistenza al cambiamento. La maggior parte delle persone si adagia nel portare a termine i compiti e le procedure in un dato modo e un cambiamento potrebbe disturbare questa routine. In genere le persone resistono al cambiamento perché: Temono l'incognito e l imprevisto Non amano divergenze Temono di non essere in grado di imparare o di adattarsi al cambiamento Temono di perdere il controllo Secondo Daryl Connor, autore di Gestire alla velocità del cambiamento, ci sono sei stati che accompagnano il cambiamento: C A M B I A M E N T O 1. Paura: non sono sicuro che accadrà. 2. Rifiuto: il cambiamento non è necessario/non penso che questo cambiamento avverrà. 3. Rabbia: sono arrabbiato perché devo cambiare/sono arrabbiato con gli altri perché mi chiedono di cambiare. 4. Razionalizzazione: penso che il cambiamento sia una buona idea, sia necessario e risolva un dato problema. 5. Accettazione: il cambiamento avverrà di certo e porterà con sé delle opportunità. 6. Crescita: ho un piano e sono impaziente di metterlo in pratica. Aiutare gli altri ad accettare e a gestire il cambiamento Nei periodi di cambiamento è importante guidare le persone affinché non evitino il cambiamento, ma accettino il cambiamento. Per facilitare la transizione verso l'accettazione del cambiamento si potrebbe: Discutere i benefici che il cambiamento porterà a chi è coinvolto e all'organizzazione. Individuare le ragioni del cambiamento e discutere su come le persone interessate diventeranno parte della soluzione. Offrire alle persone una visione sui risultati del cambiamento, fornire spiegazioni e chiedere idee. Coinvolgere le parti interessate nella fase dell'implementazione, in modo da assumersene la responsabilità e sostenere il cambiamento. Il cambiamento può essere un processo privo di grandi problemi se lo si affronta con la mente aperta e un atteggiamento positivo. La prossima volta che dovrà affrontare un cambiamento, riconosca che è normale provare alcune emozioni prima di essere in grado di accettare il cambiamento, per poi guardare alle nuove opportunità e ai nuovi benefici con impazienza. Fonte: Conner, Daryl (1993), Managing at the Speed of Change, New York: Random House. Pagina 30

33 Accesso al sito web di Lions Clubs International Per accedere al sito web, avrà bisogno di un computer collegato a internet. Il sito web di Lions Clubs International contiene più di pagine con informazioni, strumenti e risorse utili. Segua le seguenti istruzioni per accedere al sito web LCI: 1. Aprire l'applicazione di navigazione, come Windows Internet Explorer della Microsoft, Firefox di Netscape, Safari della Apple. Digitare l'indirizzo nella barra in alto della schermata: 2. Dopo aver digitato l'indirizzo, premere il tasto Enter o Return sulla tastiera. L applicazione di navigazione aprirà la pagina principale del sito web di Lions Clubs International. (Questa è una videata della pagina principale del sito web) Pagina 31

34 3. Questi elementi della pagina principale Le saranno d aiuto a scoprire il contenuto del sito web LCI: Cliccare su uno dei tre pulsanti per cambiare la dimensione del carattere. Selezionare la lingua di preferenza. Se dovesse perdersi durante la navigazione del sito, cliccare sul logo dei Lions per tornare alla pagina principale. Con questa barra degli strumenti potrà accedere alle diverse parti del sito. Il Centro per i Soci contiene i collegamenti alle risorse del distretto. *Forse l'elemento più importante del sito web di LCI è la casella di ricerca, che si trova nell angolo in alto a destra della pagina. Questa funzione Le permetterà di digitare le parole chiave e poi cercare nell'intero sito web le informazioni necessarie. Digitare le parole chiave nella casella di ricerca qui quindi cliccare sul pulsante blu per cercare le informazioni sul sito web. Pagina 32

35 Appunti: Pagina 33

36 Appunti: Pagina 34

37 Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA IT