Gestione del protocollo informatico e dell archivio digitale dei documenti con OrdineP-NET

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1 Ordin di Farmacisti dlla Provincia di Blluno Gstion dl protocollo informatico dll archivio digital di documnti con OrdinP-NET Manual gstor (Approvato con Dlibra dl Consiglio Dirttivo in data 23/09/2016) DT- Manual gstor Gstion dl protocollo informatico documnti con OrdinP-NET VERSIONE 3.0 dl 29/07/2016

2 1. Prmss Ambito di applicazion dl manual Dfinizioni Rifrimnti normativi Modllo organizzativo di gstion Sistma di consrvazion lttronica Firma digital Tutla di dati prsonali Posta lttronica Piano di sicurzza Sicurzza infrastruttura srvr Ordin P-NET Sicurzza applicazion Ordin P-NET Sicurzza srvizio di consrvazioni lttronica Consrvazion dl rgistro giornaliro di protocollo Consrvazion dll fattur lttronich Documnto amministrativo Documnto ricvuto Documnto inviato Formazion di documnti Firma (sottoscrizion) lttronica dl documnto informatico Documnto amministrativo informatico Documnto amministrativo analogico cartaco Sistma di gstion protocollazion di documnti Carattristich dl protocollo informatico Univocità dll idntificativo di protocollo Rgistrazion di protocollo Sgnatura di protocollo Annullamnto rgistrazion di protocollo Rgol di protocollazion pr i documnti particolari Protocolli urgnti Errata riczion di documnti

3 4.6. Protocollazion fattur lttronich fornitori (AUTOMATICA) Rgistro fattur lttronich (AUTOMATICO) Produzion consrvazion dll rgistrazioni di protocollo (AUTOMATICA) Sistma di classificazion, fascicolazion consrvazion di documnti Classificazion titolario Gstion dlla fascicolazion Documnti inclusi nlla rgistrazion dl protocollo Documnti sclusi dalla rgistrazion dl protocollo

4 1.Prmss Qusto documnto illustra l modalità di gstion dl protocollo informatico dll archivio digital di documnti prsso gli Ordini di Farmacisti ch utilizzano il sistma OrdinP-NET d hanno attivato il srvizio CDI-Estso, ch intgra tutt l funzionalità richist pr la gstion lttronica di documnti dll Ordin d il rlativo srvizio di consrvazion lttronica. In qusto documnto si dscrivono gli lmnti, l procdur l rgol organizzativ ch dtrminano la gstion dl protocollo di documnti gstiti dall Ordin. Nl documnto allgato Manual utnt pr protocollo informatico archivio digital di documnti con OrdinP-NET vin dscritta l opratività pr l utilizzator dl sistma. 1.1 Ambito di applicazion dl manual II dcrto dl Prsidnt dl Consiglio di Ministri 3 dicmbr 2013 rcant l "Rgol tcnich pr il protocollo informatico, all articolo 3, comma 1, lttra d), prvd l'adozion dl Manual di gstion dl protocollo informatico, di documnti dll archivio pr tutt l amministrazioni di cui all'articolo 2, comma 2, dl dcrto lgislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codic dll Amministrazion Digital. Il manual di gstion, rdatto scondo quanto prvisto dal succssivo art. 5, comma 1, dl suddtto DPCM," dscriv il sistma di gstion anch ai fini dlla consrvazion, di documnti informatici fornisc l istruzioni pr il corrtto funzionamnto dl srvizio pr la tnuta dl protocollo informatico, dlla gstion di flussi documntali dgli archivi. In qusto ambito prvisto ch ogni amministrazion pubblica individui una o più Ar Organizzativ Omogn, all'intrno dll quali sia nominato un rsponsabil dl srvizio pr la tnuta dl protocollo informatico, dlla gstion di flussi documntali dgli archivi, ai snsi dll articolo 50 dl Tsto unico dll disposizioni lgislativ rgolamntari in matria di documntazion amministrativa (dcrto dl Prsidnt dlla Rpubblica n. 445 dl 28 dicmbr 2000). II prsnt manual di gstion dl protocollo, di documnti dgli archivi adottato ai snsi dll'articolo 3, comma 1, lttra d) dl dcrto dl Prsidnt dl Consiglio di Ministri dl 3 dicmbr 2013 rcant l "Rgol tcnich pr il protocollo informatico. Esso dscriv l attività di formazion, rgistrazion, classificazion, fascicolazion d archiviazion di documnti dll Ordin di Farmacisti Blluno. Il protocollo informatico la gstion lttronica di documnti ralizza l condizioni oprativ pr una più fficint gstion dl flusso informativo documntal intrno dll amministrazion grazi alla dmatrializzazion di documnti, anch ai fini dllo snllimnto dll procdur dlla trasparnza dll azion amministrativa. Il protocollo fa fd, anch con fftto giuridico, dll ffttivo ricvimnto spdizion di un documnto. Dato l utilizzo da part dll Ordin dlla piattaforma softwar OrdinP-NET, si farà costant rifrimnto a tal sistma l modalità spcifich di gstion sono rifrit agli utilizzatori di tal strumnto. - 4

5 1.2 Dfinizioni TERMINE AgID AOO Consrvator accrditato OrdinP-NET RsP Intgrità Lggibilità Rgistro di protocollo Rsponsabil dlla gstion documntal o rsponsabil dl srvizio pr la tnuta dl protocollo informatico, dlla gstion di flussi documntali dgli archivi DEFINIZIONE Agnzia pr l Italia Digital Ara Organizzativa Omogna. Un insim di funzioni di struttur, individuat dalla amministrazion, ch opra su tmatich omogn ch prsnta signz di gstion dlla documntazion in modo unitario coordinato ai snsi dll articolo 50, comma 4, dl D.P.R. 28 dicmbr 2000, n. 445 Soggtto, pubblico o privato, ch svolg attività di consrvazion al qual sia stato riconosciuto, dall Agnzia pr l Italia digital, il posssso di rquisiti dl livllo più lvato, in trmini di qualità di sicurzza, dall Agnzia pr l Italia digital Sistma softwar di gstion di dati, dl protocollo dgli archivi documntali dll Ordin Rsponsabil dl Srvizio pr la tnuta dl protocollo informatico, la gstion di flussi documntali dgli archivi Insim dll carattristich di un documnto informatico ch n dichiarano la qualità di ssr complto d inaltrato Insim dll carattristich in bas all quali l informazioni contnut ni documnti informatici sono fruibili durant l intro ciclo di gstion di documnti Rgistro informatico di atti documnti in ingrsso in uscita ch prmtt la rgistrazion l idntificazion univoca dl documnto informatico all atto dlla sua immission cronologica nl sistma di gstion informatica di documnti Dirignt o funzionario, comunqu in posssso di idoni rquisiti profssionali o di profssionalità tcnico archivistica, prposto al srvizio pr la tnuta dl protocollo informatico, dlla gstion di flussi documntali dgli archivi, ai snsi dll articolo 61 dl D.P.R. 28 dicmbr 2000, n. 445, ch produc il pacchtto di vrsamnto d ffttua il trasfrimnto dl suo contnuto nl sistma di consrvazion Tsto unico Dcrto dl Prsidnt dlla Rpubblica 28 dicmbr 2000, n. 445, succssiv modificazioni 1.3 Rifrimnti normativi Di sguito i principali rifrimnti normativi a cui si rifrisc il prsnt documnto: documnto AgID dl Produzion consrvazion dl rgistro giornaliro di protocollo circolar AgID dl Formato dfinizioni di tipi di informazioni minim d accssori associat ai mssaggi scambiati tra l pubblich amministrazioni dcrto dl Prsidnt dl Consiglio di Ministri 3 dicmbr 2013 contnnt l Rgol tcnich in matria di protocollo informatico dcrto dl Prsidnt dlla Rpubblica 20 dicmbr 2000 n Tsto unico dll disposizioni lgislativ rgolamntari in matria di documntazion amministrativa; dcrto dl Prsidnt dl Consiglio di Ministri 31 ottobr Rgol tcnich pr il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobr 1998, n. 428; dcrto lgislativo 7 marzo 2005 n. 82 Codic dll amministrazion digital - 5

6 1.4. Modllo organizzativo di gstion Pr la gstion di documnti, l Ordin ha individuato un unica Ara Organizzativa Omogna (AOO) dnominata ORDINE a cui è assgnato il compito dlla tnuta dl protocollo informatico, dlla gstion di flussi documntali dgli archivi ch utilizza un unico sistma di protocollazion. Alla guida dl suddtto srvizio è posto il Rsponsabil dl Srvizio di Protocollo informatico, dlla gstion di flussi documntali dgli archivi (di sguito RSP) ch è il Tsorir dll Ordin. All intrno dlla AOO è adottato il protocollo unico, scondo il qual si utilizza una squnza numrica unica di protocollazion pr i documnti in ntrata d uscita. L fattur lttronich ricvut tramit il srvizio PharmaInvoic sono protocollat automaticamnt in un apposito rgistro ad sso ddicato Sistma di consrvazion lttronica Nll ambito dl srvizio di gstion informatica dl protocollo, al fin di garantir la non modificabilità dll oprazioni di rgistrazion, il contnuto dl rgistro informatico di protocollo, al trmin dlla giornata lavorativa vin rivrsato automaticamnt tramit OrdinP-NET, nl risptto dlla normativa vignt, in un sistma strno di consrvazion lttronica la cui gstion è dmandata alla socità SIA S.p.A. ch svolg il ruolo di rsponsabil dlla consrvazion in bas al contratto con ssa stipulato dall Ordin. L procdur di rivrsamnto custodia sono dscritt nl documnto allgato al contratto con la SIA S.p.A., consrvator accrditato dall Agnzia pr l Italia digital. 1.6 Firma digital Pr l spltamnto dll attività istituzionali pr qull connss all attuazion dll norm di gstion dl protocollo informatico, di gstion documntal di archivistica, l amministrazion fornisc la firma digital o lttronica qualificata ai soggtti da ssa dlgati a rapprsntarla. 1.7 Tutla di dati prsonali L amministrazion titolar di dati di protocollo di dati prsonali - comuni, snsibili /o giudiziari - contnuti nlla documntazion amministrativa di propria prtinnza dà attuazion al dttato dl dcrto lgislativo 30 giugno 2003 n. 196 con atti formali avnti rilvanza intrna d strna. Rlativamnt agli admpimnti intrni spcifici, gli addtti autorizzati ad accdr al sistma di protocollo informatico a trattar i dati di protocollo vri propri, sono stati incaricati dal titolar di dati, l Ordin Provincial dal rsponsabil dl protocollo. Rlativamnt agli admpimnti strni, l amministrazion si è organizzata pr garantir ch i crtificati d i documnti trasmssi ad altr pubblich amministrazioni riportino l sol informazioni rlativ a stati, fatti qualità prsonali prvist da lggi rgolamnti strttamnt ncssari pr il prsguimnto dll finalità pr l quali vngono acquisit. - 6

7 In rlazion alla protzion di dati prsonali trattati al proprio intrno l amministrazion dichiara di avr ottmprato a quanto prvisto dal dcrto lgislativo 30 giugno 2003, n. 196, con particolar rifrimnto: al principio di ncssità nl trattamnto di dati; al diritto di accsso ai dati prsonali da part dll intrssato; all modalità dl trattamnto ai rquisiti di dati; all informativa fornita agli intrssati d al rlativo consnso quando dovuto; alla nomina dgli incaricati dl trattamnto; all misur minim di sicurzza. Il sistma di protocollo informatico OrdinP-NET assicura: l univoca idntificazion d autnticazion dgli utnti; la protzion dll informazioni rlativ a ciascun utnt ni confronti dgli altri; la garanzia di accsso all risors sclusivamnt agli utnti abilitati; la rgistrazion dll attività rilvanti ai fini dlla sicurzza svolt da ciascun utnt, in modo tal da garantirn l idntificazion; controllo diffrnziato dll accsso all risors dl sistma pr ciascun Ordin. Nono sono consntit modifich di dati dlla rgistrazion di protocollo succssivamnt alla data stssa di protocollazion, ad sclusion dlla procdura di annullamnto. 1.8 Posta lttronica Com da Circolar AgID numro 60 dl 23 Gnnaio 2013 rlativamnt a Trasmission di documnti informatici scambiati tra l PA tramit posta lttronica vin spcificato ch L casll di posta lttronica istituzional associat all AOO dll amministrazioni, ai rgistri informatici di protocollo, agli altri rgistri rprtori informatici dfiniti nll ambito di sistmi di gstion documntal protocollo informatico utilizzat pr lo scambio di mssaggi tra AOO sono casll di posta lttronica ordinaria, pr l comunicazioni ch ncssitano di una ricvuta di invio di una ricvuta di consgna, casll di posta lttronica crtificata. L Ordin è dotato di una caslla di Posta Elttronica Crtificata istituzional pr la corrispondnza, sia in ingrsso ch in uscita, pubblicata sull Indic dll Pubblich Amministrazioni (IPA). Il srvizio di posta lttronica crtificata (PEC) strttamnt corrlato all'indic dlla Pubblica Amministrazion (IPA), dov sono pubblicati gli indirizzi istituzionali di posta crtificata associati all AOO. L'utilizzo dlla posta lttronica crtificata (PEC) consnt di: conoscr in modo inquivocabil la data l'ora di trasmission; garantir l'avvnuta consgna all'indirizzo di posta lttronica dichiarato dal dstinatario. Il documnto informatico trasmsso pr via tlmatica PEC si intnd inviato prvnuto al dstinatario s trasmsso all'indirizzo lttronico da qusti dichiarato. La data l'ora di formazion, di trasmission o di riczion di un documnto informatico, rdatto in conformità alla normativa, vignt all rlativ rgol tcnich sono opponibili ai trzi. La trasmission dl documnto informatico pr via tlmatica, con una modalità ch assicuri l'avvnuta consgna (PEC), quival, ni casi consntiti dalla lgg, alla notifica pr mzzo dlla posta. - 7

8 .2.Piano di sicurzza Il prsnt capitolo riporta l misur di sicurzza pr la gstion dl protocollo, anch in rlazion all norm sulla protzion di dati prsonali. Il piano di sicurzza è stato rdatto in collaborazion con il rsponsabil dl sistma informativo OrdinP-NET d il rsponsabil dl trattamnto di dati prsonali /o altri sprti di sua fiducia. Il piano di sicurzza dfinisc: L carattristich di sicurzza dll infrastruttura srvr dov risidono i dati l applicazion OrdinP-NET L carattristich di sicurzza dl sistma dl consrvator crtificato dov risidono i documnti di rgistro di protocollo consrvati pr conto dll Ordin L carattristich di sicurzza dll applicativo OrdinP-NET pr la gstion dl protocollo 2.1Sicurzza infrastruttura srvr OrdinP-NET La dscrizion dll carattristich di sicurzza di tal componnt sono dfinit nl DPS- Documnto Programmatico Sicurzza pr i sistmi OrdinP-NET fornito unitamnt al prsnt documnto. 2.2 Sicurzza applicazion OrdinP-NET La sicurzza nll applicativo OrdinP-NET rlativamnt all funzionalità di gstion dl protocollo di accsso agli archivi documntali si basa sui sgunti mccanismi principali: - Accsso utnt in bas a idntificativo univoco password fornito su richista dll Ordin dal srvizio di assistnza di OrdinP - Gstion prsonalizzazion dlla password scadnza priodica. In caso di inutilizzo prolungato l accsso vin automaticamnt disabilitato. La riattivazion prvd la richista formal (anch via mail) da part dll Ordin al gstor dl srvizio - I dati snsibili pr l accsso sono criptati all intrno dl databas di OrdinP-NET con un algoritmo di cifratura. 2.3 Sicurzza srvizio di consrvazioni lttronica Pr l archiviazion lttronica di rgistri di protocollo di documnti è utilizzato il srvizio strno fornito dalla socità SIA S.p.A. intgrato nlla piattaforma OrdinP-NET. Ogni giorno il sistma OrdinP rivrsa automaticamnt tutti i nuovi documnti soggtti a consrvazion nl sistma di consrvazion. Il rsponsabil dlla consrvazion digital: adotta l misur ncssari pr garantir la sicurzza fisica logica dl sistma prposto al procsso di consrvazion digital dll copi di sicurzza di supporti di mmorizzazion, utilizzando gli strumnti tcnologici l procdur dscritt nll Allgato 2; assicura il pino rcupro la riutilizzazion dll informazioni acquisit con l vrsioni prcdnti in caso di aggiornamnto dl sistma di consrvazion; dfinisc i contnuti di supporti di mmorizzazion dll copi di sicurzza; vrifica priodicamnt, con cadnza non suprior ai cinqu anni, l ffttiva lggibilità di documnti consrvati provvdndo, s ncssario, al rivrsamnto dl contnuto di supporti. - 8

9 La dscrizion dll carattristich di sicurzza di tal componnt sono dfinit nll allgato al contratto con il consrvator. 2.4 Consrvazion dl rgistro giornaliro di protocollo Il rgistro giornaliro di protocollo trasmsso automaticamnt da OrdinP al sistma di consrvazion, ntro la giornata lavorativa succssiva al sistma di consrvazion, garantndon l immodificabilità dl contnuto. 2.5 Consrvazion dll fattur lttronich L fattur lttronich gstit in OrdinP tramit il srvizio PharmaInvoic sono inviat automaticamnt allo stsso sistma di consrvazion dl srvizio CDI. L utnt non ha bisogno di svolgr alcuna attività pr la loro consrvazion in quanto gstita automaticamnt dal srvizio PharmaInvoic..3. Documnto amministrativo Prima di ntrar nl mrito, occorr carattrizzar l oggtto di scambio: il documnto amministrativo. Nll ambito dl procsso di gstion documntal, il documnto amministrativo, in trmini oprativi, è classificabil in: inviato; ricvuto; Il documnto amministrativo, in trmini tcnologici, è classificabil in: informatico; analogico (cartaco). 3.1 Documnto ricvuto La corrispondnza in ingrsso può ssr acquisita dall Ordin con divrsi mzzi modalità in bas alla tcnologia di trasporto utilizzata dal mittnt. Un documnto informatico può ssr rcapitato: a mzzo posta lttronica convnzional o crtificata; su supporto rimovibil qual, ad smpio, CD ROM, DVD, floppy disk, tap, pn driv, tc, consgnato dirttamnt alla UOP o inviato pr posta convnzional o corrir. Un documnto analogico può ssr rcapitato: a mzzo posta convnzional o corrir; a mzzo posta raccomandata; pr tlfax o tlgramma; con consgna dirtta da part dll intrssato o consgnato tramit una prsona dallo stsso dlgata. A front dll tipologi dscritt, n sist una trza, dnominata "ibrida", composta da un documnto analogico (lttra di accompagnamnto) da un documnto digital. - 9

10 Quando il documnto cartaco vin consgnato dirttamnt dal mittnt o da altra prsona incaricata vnga richisto il rilascio di una ricvuta attstant l avvnuta consgna, chi lo ricv fotocopia la prima pagina dl documnto, appon il timbro dll Ordin con la data di consgna la sigla dl ricvnt gli strmi dlla sgnatura s contstualmnt alla riczion avvin anch la protocollazion. 3.2 Documnto inviato I documnti informatici, comprsi di vntuali allgati, anch ssi informatici, sono inviati, di norma, pr mzzo dlla posta lttronica convnzional o crtificata s la dimnsion dl documnto non supra la dimnsion massima prvista dal sistma di posta utilizzato dall Ordin. In caso contrario, il documnto informatico vin rivrsato, su supporto digital rimovibil non modificabil trasmsso con altri mzzi di trasposto al dstinatario. Un mssaggio protocollato, crato d inviato dall Ordin è una struttura logica composita, ch può aggrgar divrs parti: a) un documnto informatico primario; b) un numro qualsiasi di documnti informatici allgati; c) una sgnatura informatica. Il documnto informatico primario può coincidr con il mssaggio stsso tuttavia dv ssr rifrito ad un unico procdimnto amministrativo. I documnti informatici primari /o i documnti informatici allgati ch compongono il mssaggio protocollato scambiato tra l AOO possono, vntualmnt, ssr sottoscritti. Ciascuna amministrazion indica nl manual di gstion l tipologi di documnti informatici pr i quali è prvista l apposizion di una firma digital /o qualificata qull pr l quali non è prvista sottoscrizion. L tipologi di documnti informatici pr i quali è prvista l apposizion di una firma digital /o qualificata qull pr l quali non è prvista sottoscrizion pr consntirn la protocollazion in uscita sono indicati nll apposito capitolo. Pr i documnti pr cui è prvista la sottoscrizion è anch indicata la lista di ruoli amministrativi ch hanno facoltà di firma. Il controllo dlla validità amministrativa dl documnto informatico, ffttuato prima dlla sua protocollazion in uscita, è di rsponsabilità dll amministrazion mittnt. Un mssaggio protocollato può contnr rifrimnti strni a documnti informatici rpribili pr via tlmatica, ovvro a documnti cartaci inviati paralllamnt al mssaggio protocollato con strumnti tradizionali. Tali rifrimnti strni possono riguardar sia il documnto primario ch i documnti allgati. 3.3 Formazion di documnti I documnti dll Ordin sono prodotti con sistmi informatici com prvisto dalla vignt normativa.ogni documnto formato pr ssr inoltrato all strno o all intrno in modo formal: tratta un unico argomnto indicato in manira sinttica ma saustiva a cura dll autor nllo spazio risrvato all oggtto; è rifrito ad un solo protocollo; - 10

11 Il documnto dv consntir l idntificazion dll amministrazion mittnt attravrso l sgunti informazioni: la dnominazion il logo dll amministrazion; l indicazion complta dll Ordin ch ha prodotto il documnto; l indirizzo complto dll Ordin (via, numro, CAP, città, provincia); il numro di tlfono dll Ordin; il numro di fax dll Ordin; il codic fiscal dll Ordin. Il documnto dv inoltr rcar almno l sgunti informazioni: luogo di rdazion dl documnto; la data, (giorno, ms, anno); il numro dgli allgati, s prsnti; l oggtto dl documnto; firma digital s richisto dalla tipologia di documnto I documnti dll Ordin sono prodotti con l'ausilio di applicativi di vidoscrittura o txt ditor. Prima dlla loro lavorazion nll fasi succssiv (sottoscrizion, ov prvista, protocollazion) sono convrtiti in uno di formati standard prvisti dalla normativa vignt in matria di archiviazion al fin di garantirn l immodificabilità, la lggibilità, l intrscambiabilità. Si adottano prtanto prfribilmnt i formati PDF, XML TIFF. 3.4 Firma (sottoscrizion) lttronica dl documnto informatico La sottoscrizion di documnti informatici, quando prscritta, è ottnuta con un procsso di firma digital conform all disposizioni dttat dalla normativa vignt. L amministrazion si avval di srvizi di una autorità di crtificazion accrditata iscritta nll lnco pubblico di crtificatori accrditati. 3.5 Documnto amministrativo informatico Il documnto informatico è la rapprsntazion informatica di atti, fatti o dati giuridicamnt rilvanti; l art. 20 dl dcrto lgislativo dl 7 marzo 2005, n. 82, rcant Codic dll amministrazion digital succssiv modificazioni prvd ch: 1. Il documnto informatico da chiunqu formato, la rgistrazion su supporto informatico la trasmission con strumnti tlmatici sono validi rilvanti a tutti gli fftti di lgg, s conformi all disposizioni dl prsnt codic d all rgol tcnich di cui all articolo Il documnto informatico sottoscritto con firma lttronica qualificata o con firma digital soddisfa il rquisito lgal dlla forma scritta s formato nl risptto dll rgol tcnich stabilit ai snsi dll articolo 71 ch garantiscano l idntificabilità dll autor l intgrità dl documnto. 3. L rgol tcnich pr la trasmission, la consrvazion, la duplicazion, la riproduzion la validazion tmporal di documnti informatici sono stabilit ai snsi dll articolo 71; la data l ora di formazion dl documnto informatico sono opponibili ai trzi s appost in conformità all rgol tcnich sulla validazion tmporal. 4. Con l mdsim rgol tcnich sono dfinit l misur tcnich, organizzativ gstionali volt a garantir l intgrità, la disponibilità la risrvatzza dll informazioni contnut nl documnto informatico. - 11

12 3.6 Documnto amministrativo analogico - cartaco Di sguito farmo rifrimnto ad un documnto amministrativo cartaco ch può ssr prodotto sia in manira tradizional (com, ad smpio, una lttra scritta a mano o a macchina), sia con strumnti informatici (ad smpio, una lttra prodotta tramit un sistma di vidoscrittura o txt ditor) poi stampata. In qust ultimo caso si dfinisc original il documnto cartaco, nlla sua rdazion dfinitiva, prftta d autntica ngli lmnti sostanziali formali comprndnt tutti gli lmnti di garanzia di informazion dl mittnt dstinatario, stampato su carta intstata dotato di firma autografa. Un documnto analogico può ssr convrtito in documnto informatico tramit opportun procdur di consrvazion sostitutiva, dscritt nl sguito dl Manual..4. Sistma di gstion protocollazion di documnti Il prsnt capitolo fornisc indicazioni sull attività prvist pr lo svolgimnto di flussi di lavorazion di documnti dll Ordin. 1. Carattristich dl protocollo informatico In qusto capitolo sono ripilogat l carattristich gnrali dl protocollo informatico, ch riguardano sia protocolli in ingrsso ch in uscita o altr tipologi adottat dall Ordin Univocità dll idntificativo di protocollo L idntificativo di protocollo risulta univoco in assoluto ngli anni all intrno dl sistma di protocollazion utilizzato dall Ordin. La numrazion si chiud al 31 dicmbr di ogni anno ricomincia dal primo gnnaio dll'anno succssivo. Il numro di protocollo individua un unico documnto, di consgunza, ogni documnto rca un solo numro di protocollo. Il numro di protocollo è costituito da almno 9 cifr numrich di cui l prim 4 indicano l anno l altr (comprsi gli 0 di rimpimnto) il numro progrssivo nll anno Rgistrazion di protocollo Su ogni documnto ricvuto o spdito dall Ordin è ffttuata una rgistrazion di protocollo con il sistma di gstion dl protocollo informatico, consistnt nlla mmorizzazion di dati obbligatori. Tal rgistrazion è sguita in un'unica oprazion, snza possibilità, pr l'oprator, di insrir l informazioni in più fasi succssiv. Ciascuna rgistrazion di protocollo contin, almno, i sgunti dati obbligatori: il numro di protocollo, gnrato automaticamnt dal sistma rgistrato in forma non modificabil; la data di rgistrazion di protocollo, assgnata automaticamnt dal sistma rgistrata in forma non modificabil; - 12

13 il mittnt ch ha prodotto il documnto; i dstinatari dl documnto l oggtto dl documnto I dati dlla rgistrazion di protocollo non sono modificabili succssivamnt al loro insrimnto, s non durant la giornata stssa di insrimnto Sgnatura di protocollo L'oprazion di sgnatura di protocollo è ffttuata contmporanamnt all'oprazion di rgistrazion di protocollo. La sgnatura di protocollo è l'apposizion o l'associazion all'original dl documnto, in forma prmannt non modificabil, dll informazioni riguardanti il documnto stsso. Essa consnt di individuar ciascun documnto in modo inquivocabil Annullamnto rgistrazion di protocollo La ncssità di modificar - anch un solo campo tra qulli obbligatori dlla rgistrazion di protocollo, rgistrat in forma non modificabil - pr corrggr rrori vrificatisi in sd di immission manual di dati o attravrso l'introprabilità di sistmi di protocollo mittnt dstinatario, comporta l'obbligo di annullar l'intra rgistrazion di protocollo. L informazioni rlativ alla rgistrazion di protocollo annullata rimangono mmorizzat nl rgistro informatico dl protocollo pr ssr sottopost all laborazioni prvist dalla procdura, ivi comprs l visualizzazioni l stamp, nonché la data, l'ora l'autor dll'annullamnto gli strmi dll'autorizzazion all'annullamnto dl protocollo rilasciata dal RSP. In tal ipotsi, la procdura riporta la dicitura "annullato" in posizion visibil tal da consntir la lttura di tutt l informazioni originari. Il sistma rgistra l'avvnuta rttifica, la data d il soggtto ch è intrvnuto Rgol di protocollazion pr i documnti particolari Di sguito si dfiniscono l rgol di protocollazion pr la gstion di tipologi di documnti particolari, ch non ricadono nlla gstion ordinaria. Circolari disposizioni gnrali Documnti cartaci in uscita con più dstinatari Documnti cartaci ricvuti a mzzo tlgramma Domand di partcipazion a concorsi, avvisi, slzioni, corsi bors di studio Assgni altri valori di dbito o crdito Fattur (s non si utilizza il sistma PharmaInvoic intgrato in OrdinP) Documnti inrnti gar di appalto confzionat su supporti cartaci Documnti risrvati o prsonali Documnti anonimi - 13

14 4.4. Protocolli urgnti Nl caso si dbba protocollar urgntmnt pr ncssita indiffribil di tipo straordinario un documnto, si sgu la protocollazion dl documnto con la massima tmpstività a partir dal momnto dlla disponibilità dl documnto digital o cartaco. Tal procdura è ossrvata sia pr protocolli su documnti in arrivo ch in partnza. Pr qusti ultimi, non possono ssr anticipati protocolli pr documnti non in partnza lo stsso giorno Errata riczion di documnti Nl caso in cui prvngano documnti cartaci o, sulla caslla di posta dll Ordin (crtificata o convnzional), mssaggi dal cui contnuto si rilvi ch sono stati rronamnt ricvuti, l oprator rispdisc il mssaggio al mittnt con la dicitura Mssaggio prvnuto pr rror - non di comptnza di qusto Ordin. Il documnto s gia protocollato, annullato. Nlla circostanza in cui vnga rronamnt aprta una lttra dstinata ad altri soggtti, qusta vin richiusa rispdita al dstinatario, scrivndo sulla busta la dicitura Corrispondnza prvnuta d aprta pr rror dall Ordin Protocollazion fattur lttronich fornitori (AUTOMATICA) L fattur lttronich ricvut tramit il srvizio PharmaInvoic sono gstit automaticamnt tramit il modulo di OrdinP-NET PharmaInvoic caricat in un apposito rgistro ad sso ddicato. L attività svolt sono l sgunti: Scarico automatico tramit il srvizio PharmaInvoic dal sistma cntralizzato dllo SDI dll nuov fattur o not di crdito inviat dai fornitori in formato lttronico Caricamnto automatico in OrdinP-NET Protocollazion automatica in OrdinP-NET Invio all casll mail dll Ordin di un mssaggio di avviso dlla disponibilità di una nuova fattura nl sistma OrdinP Succssivamnt l Ordin gstisc l oprazioni sulla fattura (accttazion o rifiuto) dirttamnt tramit accsso da OrdinP-NET al sistma cntralizzato Il sistma PharmaInvoic si occupa inoltr di consrvar automaticamnt a norma l fattur ricvut dall Ordin pr il priodo richisto dall normativ fiscali Rgistro fattur lttronich (AUTOMATICO) L Ordin utilizza un rgistro ddicato all fattur passiv ricvut dai fornitori. Il rgistro vin automaticamnt alimntato dal sistma PharmaInvoic con i dati dlla fattura d aggiorna l anagrafica dl corrispondnt. Il sistma OrdinP-NET gnra ogni giorno automaticamnt il fil dl rgistro giornaliro di protocollo dll fattur lo manda al srvizio di consrvazion intgrato nlla piattaforma OrdinP-NET. Il fil di rgistro è in formato csv (tsto con sparator di campi) contin tutt l informazioni insrit nlla rgistrazion di protocollo dll fattur, comprsi qulli annullati. Qualora nlla giornata non siano stat insrit rgistrazioni di protocollo il fil vin gnrato comunqu ma vuoto d inviato in ogni caso al srvizio di consrvazion. - 14

15 4.8.Produzion consrvazion dll rgistrazioni di protocollo (AUTOMATICA) Il sistma OrdinP-NET gnra ogni giorno automaticamnt il fil dl rgistro giornaliro di protocollo lo manda al srvizio di consrvazion intgrato nlla piattaforma OrdinP-NET. Il fil di rgistro è in formato csv (tsto con sparator di campi) contin tutt l informazioni insrit nlla rgistrazion di protocollo, comprsi qulli annullati. Qualora nlla giornata non siano stat insrit rgistrazioni di protocollo il fil vin gnrato comunqu ma vuoto d inviato in ogni caso al srvizio di consrvazion..5. Sistma di classificazion, fascicolazion consrvazion di documnti 5.1. Classificazion titolario L Ordin si è dotato di una struttura di classificazion di documnti basata su una lista di Tipi documnto ad ognuno di quali può ssr associato un critrio di consrvazion tra i sgunti possibili: - Nssuna consrvazion - Consrvazion pr 10 anni - Consrvazion illimitata Inoltr pr ogni tipo di documnto si dfinisc l obbligo alla firma digital d in qusto caso il ruolo amministrativo richisto pr la firma. Pr ogni Tipo documnto inoltr dvono ssr dfiniti i canali utilizzabili s è un documnto ricvuto o inviato o gnrato intrnamnt. L tipologi di documnti dfiniti dall Ordin sono l sgunti, con il rlativo critrio di consrvazion digital: - 15

16 CODI CE TIPO DOCU MENT O DESCRIZIONE TIPO DOCUMENTO CRITERI O DI CONSE RVAZIO NE (nssun a, 10 anni o illimitat a) S obbligo firma indicar ruolo amministrativ o o richisto pr la firma Prodott o ricvuto o gnrat o Ca na l uti liz za to p r in vi o (m ail, p c, po st a) 01 Fascicoli dgli iscritti, inclusi Crtificati di iscrizion tutoraggio/srvizio pratich inrnti l iscrizion il movimnto Albo, procdimnti disciplinari Illimitata NO Ricvuto prodotto Fascicoli farmaci comprs 02 notifich rlativ a Ricvuto collaborazioni/dirzioni dgli Illimitata NO iscritti altr istanz rlativ Prodotto alla loro attività profssional Lttr a Pubblich Amministrazioni/ Enti- Ricvuto 03 Crtificati/Dlibr/Comunic Illimitata NO azioni da Pubblich Prodotto Amministrazioni/Enti 04 Convocazioni riunioni di Ricvuto Consiglio, Assmbla, Illimitata NO Rvisori di Conti Prodotto Commissioni 05 Ricvuto Notifich variazioni 10 anni NO Orari/fri dll Farmaci Prodotto Richist di accsso ai 06 documnti rilascio di rlativ copi, crtificati (sclusi qulli al punto 1), 10 anni NO Ricvuto Prodotto parri 07 Rapporti corrispondnza 10 anni NO Ricvuto - 16

17 con la Banca, convnzion pr il Srvizio Tsorria, concssionari dlla riscossion, Mod. F24 quitanzati, libro giornal Prodotto Documnti rlativi a 08 Fornitori, bandi di gara, contratti di fornitura matrial srvizi, incarichi di consulnza collaborazion 10 anni PRESIDENTE Ricvuto Prodotto Documntazion rlativa 09 all offrta formativa agli iscritti circolari/informativ tcnico profssionali agli iscritti 10 anni NO Ricvuto Prodotto Documnti rlativi ai dipndnti, co.co.co, 10 componnti dl Consiglio Dirttivo, Rvisori di Conti comprsi rimborsi sps/bust paga/cud/cu modlli anni NO Ricvuto Prodotto - 17

18 5.2 Gstion dlla fascicolazion Oltr alla fascicolazion automatica gstita dal sistma pr i documnti protocollati, nl sistma possono ssr archiviati documnti anch dirttamnt ni fascicoli snza ch vngano protocollati, qusti documnto sono già insriti nl capitolo 5.1 Classificazion titolario. Di sguito l spcifich di classificazion fascicolazion di documnti dfinit dall Ordin. TIPO ENTE CORRISPONDENTE CARTELLA TEMPO DI CONSERVAZI ONE ISCRITTO Atti/Rgistro di procdimnti disciplinari dgli atti conciliativi illimitata PERSONALE Lavoro intrinal contratti contrattazion concrtazion con organizzazioni sindacali 10 anni Vrbali/dlibr/atti dl Consiglio dll Assmbla dgli iscritti illimitata Vrbali dlla Commission Elttoral nomin dgli organi dll Ordin illimitata ORDINE Bilanci di prvision consuntivi 10 anni Contratti pr fornitura matriali srvizi 10 anni Rgolamnti, procdur, statuti tutta la documntazion rlativa all organizzazion dll Ordin illimitata 5.3 Documnti inclusi nlla rgistrazion dl protocollo I documnti ch l Ordin rgistra nl protocollo sono l sgunti tipologi: Comunicazioni o dnunc da part di cittadini d iscritti; Domand di iscrizion, trasfrimnto cancllazion; Accrtamnti di autocrtificazioni; Lttr ufficiali dl Prsidnt, Vicprsidnt, Sgrtario, Tsorir Consigliri; Comunicazioni di rilvanza amministrativa d iscritti, a cittadini altri soggtti; Comunicazioni da a Enti su iscritti farmaci di comptnza; - 18

19 Contratti, convnzioni, prvntivi (s richisti); Comunicazioni di assunzion, licnziamnto o altri provvdimnti dl prsonal; Comunicazioni di inizio/fin collaborazion dirzion dl prsonal laurato iscritto, in tutti gli ambiti lavorativi; Crtificazioni rilasciat al richidnt 5.3 Documnti sclusi dalla rgistrazion dl protocollo Tutti i documnti non comprsi ni documnti inclusi, a titolo di smpio sono comprsi i sgunti: not di riczion circolari gnrich stss circolari dlla Pubblica Amministrazion; not di iscritti farmaci riguardanti offrta/ricrca lavoro; matriali statistici; atti prparatori intrni; biglitti d occasion; avvisi di natura contabil confrnti informazioni già altrimnti rgistrat; giornali, rivist, libri, matriali pubblicitari, inviti a manifstazioni; tutti i documnti già soggtti a rgistrazion particolar dll Ordin ( cioè qulli ch hanno apposito rgistro divrso da qullo di protocollo) a titolo smplificativo Dlibr dl Consiglio/vrbali di Assmbl/Rvisori di Conti Libro di Procdimnti disciplinari; Tutt l comunicazioni idntificabili chiaramnt com spam anch s prvnut mdiant PEC non saranno protocollat. - 19