Pisana Rev. 00 GESTIONE LOGISTICA BENI MOBILI Pag. 1 di 7 I.A. 33

Transcript

1 LA. 33 Az. Osp. Univ. Pag. 1 di 7 FASI NOME FUNZIONE DATA REDATTA Rag. F. Ruberti PO. Ufficio Servizi Sanitari e Logistici Ospedalieri VERIFICATA APPROVATA Ing. L. TriUini Dott. C. Milli Resp. Ufficio Servizi Sanità- f i ' P ^^T^/Vl ' ri e Logistici Ospedalieri 1^/^^/^ "ttu^uh^^viz Direttore Amministrativo EMESSA Dott. S. Giuliani Direttore S.D. Qualità e Accreditamento ol"^! j

2 Pag. 2 di 7 La presente istruzione è stata elaborata a cura di: Rag. Fabiano Ruberti, Sig. Simone Matteoni, Ufficio Servizi Sanitari e Logistici Ospedalieri Revisionata a cura di: Ing. Lucia Trillini, responsabile Ufficio Servizi Sanitari e Logistici Ospedalieri Dott. Claudio Francini, PO. Gestione beni mobili ed immobil. - U.O. Patrimonio LL.PP. e Sinistri Direttore D.M.P., Direttore F.M., direttore P.P.R., Direttore H.T.A., Ing. Giambastiani Direttore DAT La Sez. Dip. Qualità e Accreditamento, in ottemperanza alla P.A. 01: Gestione documentazione qualità, ha provveduto ad effettuare: la verifica di conformità (requisiti attesi, codifica, congruità con la documentazione aziendale esistente); la convalida e l emissione (responsabilità, approvazione, definizione lista di distribuzione); la distribuzione e la conservazione.

3 Pag. 3 di 7 I N D I C E 1. PREMESSA pag SCOPO ED OBIETTIVI pag CAMPO DI APPLICAZIONE pag RESPONSABILITÀ pag ABBREVIAZIONI UTILIZZATE pag MODALITÀ OPERATIVE pag Trasferimento delle apparecchiature portatili, spostabili, trasportabili e mobili pag Trasferimento delle apparecchiature elettromedicali installate permanentemente, fisse e stazionarie pag Trasferimento di arredi, beni economali ed informatici pag MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ pag RIFERIMENTI NORMATIVI pag. 7 ALLEGATI T.01/I.A.33 D.V.01/I.A.33 MODULI DI REGISTRAZIONE: T. Richiesta di trasferimento beni mobili DOCUMENTI VARI: D.V. Modalità per il corretto trasferimento delle diverse tipologie di apparecchiatura, distinte per ogni singola famiglia

4 Pag. 4 di 7 1. PREMESSA La U.O. Gestione Servizi e Attività Economali con delibera 200/2011 è stata soppressa e le diverse attività gestite dalla Unità Operativa sono state trasferite ad altre strutture aziendali quali: P.P.R. (SPP) D.A.T. F.M, a seguito di questa trasformazione vi è stata anche la creazione dell Ufficio Logistico Ospedaliero. Al momento della realizzazione della I.A.03 la U.O.C. Tecnologie Sanitarie ESTAV Nord Ovest faceva parte dell A.O.U.P., mentre attualmente è stata trasferita ad ESTAV Nord Ovest 2. SCOPO ED OBIETTIVI Nell ottica del perseguimento del contenimento della spesa, di una più efficace gestione logistica e del rispetto delle normative nazionali e regionali sanitarie e di sicurezza degli ambienti di lavoro, la presente istruzione aziendale codifica la procedura di trasferimento e trasloco dei beni mobili in carico alle UU.OO./SS.DD. aziendali. Obiettivi: Coinvolgimento di tutti i soggetti interessati ai trasferimenti ad esempio: Il Dipartimento di Area Tecnica, la U.O. Fisica Sanitaria, la U.O.C. Tecnologie Sanitarie ESTAV Nord Ovest, la U.O. Direzione Medica di Presidio etc. Introduzione dell'analisi preventiva, relativa alla convenienza economica del trasferimento (valutazione costi / benefici in particolare per la realizzazione di lavori, smontaggio e montaggio attrezzature, traslochi). 3. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione trova applicazione ogni qualvolta si ravveda la necessità di spostare beni mobili già in carico a U.O./S.D. e può coinvolgere una o più delle seguenti strutture aziendali ed ESTAV: UFFICIO SERVIZI SANITARI E LOGISTICI OSPEDALIERI, la. U.O. Facility Management del Dipartimento Area Tecnica, la U.O. Fisica Sanitaria, la T.S.EstavN.O, la Direzione Medica di Presidio. Ai sensi della norma CEI le apparecchiature elettromedicali si dividono in PORTATILI, SPOSTABILI, TRASPORTABILI, MOBILI, INSTALLATE PERMANENTEMENTE, FISSE E STAZIONARIE. 4. RESPONSABILITÀ Le responsabilità delle singole attività verranno indicate di volta in volta nelle varie fasi. 5. ABBREVIAZIONI UTILIZZATE CICCS D.A.I D.A.T. D.M.P F.M. F.S. H.T.A. P.P.R. T.S.EstavN.O Centro Integrato Comunicazione Controllo e Sicurezza Dipartimento Aziendale Integrato Dipartimento Area Tecnica U.O. Direzione Medica di Presidio U.O. Facility Management U.O. Fisica Sanitaria S.D. Health Tecnology Assessment U.O. Prevenzione e Protezione Rischi U.O.C. Gestione Tecnologie Sanitarie ESTAV Nord Ovest

5 Pag. 5 di 7 6. MODALITÀ OPERATIVE 6.1 Trasferimento delle apparecchiature portatili, spostabili, trasportabili e mobili Ai sensi della norma CEI le apparecchiature elettromedicali si dividono in PORTATILI, SPOSTABILI, TRASPORTABILI, MOBILI, INSTALLATE PERMANENTEMENTE, FISSE E STAZIONARIE. Le apparecchiature elettromedicali portatili, spostabili, trasportabili e mobili sono tutte apparecchiature che si trasportano manualmente, che si muovono su ruote, come ad esempio gli ecografi, i defibrillatori, gli elettrobisturi etc.. Alla presente istruzione sono allegate le istruzioni (DV01/IA33) per il trasferimento delle diverse tipologie di apparecchiatura, distinte per ogni singola famiglia. E necessario evidenziare che in ciascuno dei diversi casi, il personale dell' Ufficio Servizi Logistici Ospedalieri valuta se il trasferimento genera anche costi derivanti dalla modifica della segnaletica funzionale e della segnaletica di sicurezza. Responsabile: direttore D.AI, direttore U.O/S.D. 1. Il Direttore della struttura sanitaria, UU.OO. o SS.DD., che rileva la necessità di trasferire il bene, invia richiesta al Direttore della D.M.P., previo il parere favorevole del Direttore del Dipartimento Assistenziale Responsabili: direttore D.M.P., responsabile H.T.A., direttore T.S.EstavNO 2. Il Direttore della D.M.P. decide se dare seguito alla richiesta pervenuta e coinvolge per i pareri di competenza la struttura H.T.A. che assume la funzione di coordinatore per A.O.U.P. e la T.S.ESTAVN.O. Responsabile: direttore D.M.P. 3. Qualora la D.M.P. ritenga di dare parere favorevole all intervento, prima di terminare la procedura, deve anche obbligatoriamente acquisire il parere del Direttore della P.P.R. (SPP), del Direttore del D.A.T., del Direttore della F.M. e se necessario del Direttore della F.S. Tutti i soggetti sopra menzionati, attraverso la compilazione di un unico modulo (T.01/IA33 richiesta di trasferimento beni), debbono redigere la fattibilità dell intervento allegando anche i preventivi dei costi per i lavori di predisposizione impiantistiche (F.M.) e per lo smontaggio, il trasferimento, il montaggio e gli eventuali lavori di installazione (T.S.ESTAV N.O.). Responsabile: direttore della D.M.P., direttore Patrimonio LL.PP. G.C.A. e Sinistri. 4. Una volta acquisiti, da parte della D.M.P., tutti i pareri riportati e sottoscritti nel modulo di cui sopra, sottoscritto nella parte finale, per approvazione, anche dal responsabile della H.T.A., il Direttore della D.M.P. darà disposizione di procedere, inviando la il modulo T.01 a tutti i soggetti interessati all intervento, coinvolgendo comunque ogni volta la P.O. Patrimonio/Inventario. Qualora necessiti l intervento della F.M. per il coinvolgimento delle manutenzioni e/o della logistica, la nota sopra detta dovrà giungere a questa struttura attraverso il sistema aziendale del C.I.C.C.S.

6 Pag. 6 di Trasferimento delle apparecchiature Elettromedicali installate permanentemente, fisse e stazionarie Le apparecchiature elettromedicali installate permanentemente, fisse, e stazionarie, sono tutte le apparecchiature, di solito, voluminose che hanno la necessità di essere posate in opera in modo definitivo, come ad esempio le T.A.C., le risonanze, le autoclavi, lampade scialitiche etc.. Responsabile: direttore D.A.I, direttore U.O./S.D. 1. Il Direttore della struttura sanitaria, UU.OO. o SS.DD., che rileva la necessità di trasferire il bene, farà la richiesta indirizzandola al Direttore della D.M.P., previo il parere favorevole del Direttore del D.A.I. Responsabile: direttore D.M.P, responsabile H.T.A., direttore T.S.ESTAVN.O. 2. Il Direttore della D.M.P. decide se dare seguito alla richiesta pervenuta, coinvolge per i pareri di competenza la H.T.A. che assume la funzione di coordinatore per A.O.U.P. e la T.S.ESTAVN.O. Responsabile: direttore D.M.P., direttore P.P.R., direttore D.A.T., direttore F.M., direttore F.S. 3. Qualora la D.M.P. ritenga di dare parere favorevole all intervento, prima di terminare la procedura, deve anche obbligatoriamente acquisire il parere del Direttore della P.P.R. (SPP), del Direttore del D.A.T., del Direttore della F.M. e se necessario del Direttore della F.S. Tutti i soggetti sopra menzionati, attraverso la compilazione di un unico modulo (T.01/IA33), debbono redigere la fattibilità dell intervento allegando anche i preventivi per i lavori relativi alle predisposizioni impiantistiche di competenza del D.A.T. e per il trasferimento di competenza della T.S.ESTAVN.O. Il trasferimento contempla: Lo smontaggio, l eventuale bonifica / sanificazione, il trasferimento / trasporto, il montaggio e i lavori propedeutici all installazione. Le suddette attività saranno eseguite dallo stesso operatore economico per i seguenti motivi: A) Un unico responsabile (fornitore) coordina tutte le attività, questo consente di avere maggiori garanzie nel controllare i tempi e la regolare esecuzione, perché si evita il rimpallo delle responsabilità fra le diverse ditte che dovrebbero intervenire in caso di frazionamento dell attività. B) Si redige un unico DUVRI, in quanto affidiamo l appalto ad un unico operatore economico, con risparmio di risorse amministrative e di tempi. L affidamento dell appalto avverrà attraverso la stesura di sintetiche linee guida corredate anche dal DUVRI. Le linee guida saranno sottoscritte da un responsabile del D.A.T., da un responsabile della T.S.ESTAVN.O., da un responsabile della F.S., se necessario, da un responsabile della D.M.P. e da un responsabile della P.P.R. Il R.U.P. per conto dell azienda sarà individuato di volta in volta, a seconda delle attività da svolgere. Nel bilancio di previsione dovranno essere accantonate delle risorse dedicate a questa specifica attività. Nelle more dell accantonamento sopra detto, il Direttore D.A.T. assegnerà delle risorse specifiche per consentire di adempiere alle richieste citate.

7 Pag. 7 di 7 Responsabile: direttore D.M.P., direttore Patrimonio LL.PP. G.C.A. e Sinistri 4. Una volta acquisiti, da parte della D.M.P., tutti i pareri riportati e sottoscritti nel modulo di cui sopra, sottoscritto nella parte finale, per approvazione, anche dal responsabile della H.T.A., il Direttore della D.M.P. darà disposizione di procedere, inviando la nota a tutti i soggetti interessati all intervento, dando comunicazione anche alla P.O. Patrimonio/Inventario. Qualora necessiti l intervento della F.M. per il coinvolgimento delle manutenzioni e/o della logistica, la nota sopra detta dovrà giungere a questa struttura attraverso il sistema aziendale del C.I.C.C.S. 6.3 Trasferimento di arredi, beni economali ed informatici Responsabile: direttore D.A., direttore U.O./S.D. 1. Il Direttore della struttura sanitaria, UU.OO. o SS.DD., che rileva la necessità di trasferire il bene, farà la richiesta indirizzandola al Direttore della U.O. D.M.P., previo il parere favorevole del Direttore del D.A. Responsabili: direttore D.M.P., direttore F.M., direttore P.P.R. 2. Il Direttore D.M.P. decide se dare seguito alla richiesta pervenuta e qualora la D.M.P. ritenga di dare parere favorevole all intervento, prima di terminare la procedura, deve anche obbligatoriamente acquisire il parere del Direttore della F.M./ del Direttore della LOGISTICA e se necessario del Direttore della P.P.R. (SPP). Tutti i soggetti sopra menzionati, attraverso la compilazione di un unico MODULO, debbono redigere la fattibilità dell intervento allegando anche i preventivi dei costi per i traslochi. Responsabili: direttore D.M.P., direttore Patrimonio LL.PP. G.C.A. e Sinistri 3. Una volta acquisiti, da parte della D.M.P., tutti i pareri riportati e sottoscritti nel modulo di cui sopra, il Direttore darà disposizione di procedere, inviando la nota attraverso il sistema aziendale del C.I.C.C.S. alla F.M. - LOGISTICA, coinvolgendo comunque ogni volta la P.O. Patrimonio/Inventario. 7. MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ L aggiornamento della presente istruzione è consequenziale al mutamento delle norme nazionali, regionali o etico-professionali o in occasione di mutamenti di indirizzo proposti da norme, regolamenti ed indicazioni tecniche degli organismi scientifici nazionali ed internazionali o in occasione di mutamenti delle strategie, delle politiche complessive e delle esigenze organizzative aziendali. Si precisa che, ad ogni modo, la revisione va effettuata almeno ogni 3 anni. 8. RIFERIMENTI NORMATIVI NORMA CEI EN 60601