ISTRUZIONE AZIENDALE. "LAVANOLO" (Biancheria piana sagomata e materasseria) Pago I di 71 LA. 31

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1 I.A.31 Az. Osp. Univo Rev.OO "LAVANOLO" Pago I di 71 LA. 31 "LAVANOLO" FASI NOME FUNZIO~E DATA FIRMA Coord. infermo re ferente RED.\TTA CI. G. Gaspari fi,5,01. ~13 u.o. Assist. Infermieristica 'VERIFICATA APPROVATA DIESSA ~~' Direttore U.O. Direzione Doli. IlI. Gira/di Medica di Presidio e R.E.C. ~ O ~ Direttore U.O. Direzione Doll.ssa M. Sctlle"i Prof. Intèrm. e Ostetriche J~.\} ~. lot ~. ~<f Doli. F. Gemmi Direttore Sanitario 23/~/~ / ) Doli. C Milli Direttore Amministrativo ~h/91 LO!) Doti. S. Giulia"i Direttore S.D. Qualità e Accreditamento.2;., 19 /ù:>!3 -

2 Pag. 2 di 7 La presente istruzione è stata elaborata a cura di: C.I. Gloria Gaspari, coordinatore infermieristico U.O. Assistenza infermieristica, referente per il controllo del servizio appaltato Lavanolo C.I. Beatrice Supino, coordinatore infermieristico S.D. Qualità e Accreditamento revisionata a cura di: Dott. Mauro Giraldi, direttore U.O. Direzione Medica di Presidio e R.E.C. La Sez. Dip. Qualità e Accreditamento, in ottemperanza alla P.A. 01: Gestione documentazione qualità, ha provveduto ad effettuare: la verifica di conformità (requisiti attesi, codifica, congruità con la documentazione aziendale esistente); la convalida e l emissione (responsabilità, approvazione, definizione lista di distribuzione); la distribuzione e la conservazione.

3 Pag. 3 di 7 I N D I C E 1. PREMESSA pag SCOPO E OBIETTIVI pag CAMPO DI APPLICAZIONE pag RESPONSABILITÀ pag ABBREVIAZIONI UTILIZZATE pag MODALITÀ OPERATIVE pag Controllo diretto pag Verifica giornaliera della quantità di biancheria ricevuta pag Monitoraggio a campione della quantità di biancheria ricevuta rispetto a quella inviata pag Controllo qualitativo giornaliero e segnalazione delle NC pag Monitoraggio sistematico della qualità del servizio pag Contraddittorio pag Controllo indiretto pag Gestione dotazione di reparto a cura dei coordinatori infermieristico/ostetrico pag MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ pag RIFERIMENTI NORMATIVI pag. 7 ALLEGATI MODULI DI REGISTRAZIONE: T. T.01/I.A.31 T.02/I.A.31 T.03/I.A.31 T.04/I.A.31 Report controllo quali quantitativo biancheria piana e sagomata Report quadrimestrale del servizio Lavanolo a cura della U.O. Assistenza Infermieristica Monitoraggio quadrimestrale consumo giornaliero biancheria piana, sagomata, materasseria Richiesta di variazione dotazione biancheria piana

4 Pag. 4 di 7 1. PREMESSA Il Capitolato Speciale d Appalto disciplina le procedure di affidamento e le modalità di esecuzione del Servizio di Lavanolo ed altri servizi connessi, destinato a tre delle Aziende sanitarie facenti parte dell ESTAV Nord-Ovest. Di seguito alcuni articoli estratti da capitolato per esemplificare i criteri che poi si concretizzano nei controlli da eseguire. Art. 1 - Oggetto del Servizio Il servizio prevede: noleggio, lavaggio, disinfezione, asciugatura, stiratura piegatura, manutenzione, riparazione (escluso rammendo), sterilizzazione, ove richiesta, e confezionamento della biancheria piana e delle coperte di lana; trasporto di tutti i capi su automezzi della ditta, dai punti di raccolta dello stabilimento alla Ditta Appaltata e viceversa, che deve essere effettuato in conformità alle vigenti disposizioni in materia igienico-sanitaria, comunque garantendo percorsi differenziati sporco/pulito; costituzione, gestione e mantenimento costante delle scorte di reparto presso le strutture interessate, in conformità a quanto indicato nel proprio progetto operativo e comunque allo standard minimo di cui agli allegati D, F, G ed I del capitolato stesso; fornitura di ogni bene necessario alla corretta ed efficiente gestione del servizio (carrelli, armadi, scaffalature, sacchi differenziati per tipologia, strumenti informatici etc.). Tutto il materiale fornito, oggetto del presente appalto, dovrà essere latex free ed accompagnato da idonea certificazione. Art. 5 - Biancheria piana e materasseria Biancheria piana Gli articoli da fornire devono essere conformi al D.M e alle ulteriori normative specifiche vigenti in materia e, ove previsto, alla normativa UNI EN 13795, secondo quanto indicato nell allegato C Descrizione articoli biancheria piana (compresa Sala Operatoria) e materasseria. Materasseria La D.A. sarà tenuta a fornire materasseria maneggevole, confortevole, anallergica, traspirante, inodore, non generante polveri, antisoffocamento laddove necessario, conforme alla normativa vigente e comunque in possesso delle caratteristiche tecniche indicate nell allegato C descrizione articoli biancheria piana (compresa Sala Operatoria) e materasseria. Art Verifiche e controlli: estratto dal capitolato d appalto Ciascuna Azienda Sanitaria si riserva di effettuare verifiche di processo e di risultato su tutti i servizi forniti dalla Ditta Appaltata. Saranno applicate le seguenti metodologie di controllo: diretto, effettuato quotidianamente dai coordinatori infermieristici individuati dalle Aziende Sanitarie; indiretto, effettuato da parte degli utenti a mezzo interviste o presentazione di reclami; in contraddittorio, effettuato da personale aziendale e personale della D.A. precedentemente individuato. Gli eventuali inadempimenti contrattuali che daranno luogo all applicazione delle penalità previste dal contratto 2. SCOPO E OBIETTIVI La presente istruzione ha lo scopo di esplicitare i criteri, definire le modalità operative e i responsabili, per il monitoraggio della qualità del servizio fornito dalla ditta in appalto al fine di garantire il rispetto di quanto definito dal capitolato d'appalto 3. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione si applica per controllo quali/quantitativo con le seguenti modalità 1. controllo diretto, effettuato quotidianamente dai coordinatori infermieristici o loro delegati, 2. contraddittorio, effettuato da personale aziendale e personale della D.A. precedentemente individuato, 3. controllo indiretto, effettuato da parte degli utenti a mezzo interviste o presentazione di reclami.

5 Pag. 5 di 7 I principali elementi oggetto di controllo sono: Presenza di macchie, odore e residui in genere. Presenza di rotture o capi logori. Capi umidi. Conformità della confezione del prodotto consegnato. Stato di usura della biancheria piana/sagomata/materasseria. Rispetto della corretta dotazione di reparto. Rispetto orario di consegna/ritiro della biancheria piana/sagomata/materasseria. Conformità e igienicità dei contenitori e dei carrelli di trasporto. Rifornimento del materiale accessorio per la raccolta dello sporco (sacchi-carrelli attrezzature accessorie). 4. RESPONSABILITÀ Il Responsabile Esclusivo del Contratto (REC) è garante della verifica di rispetto degli standard di qualità in conformità a quanto stabilito dal contratto di appalto e si avvale, per svolgere tale attività, di personale sanitario individuato all interno della Direzione Sanitaria. La responsabilità delle verifiche è affidata al referente della Direzione Infermieristica. In secondo luogo tale responsabilità è demandata ai coordinatori infermieristici/ostetrici e tecnici che quotidianamente sono a diretto contatto con le attività sanitarie. La Ditta Appaltata effettua una autovalutazione mediante propri operatori incaricati. Le responsabilità in dettaglio verranno indicate di volta in volta nelle varie fasi. RESPONSABILI ATTIVITÀ REC: Direttore medico di presidio Supervisore del rispetto del capitolato. Referente (U.O. Ass. Infer.) per il controllo su Servizio appaltato Lavanolo Verifiche a campione Analisi dei report inviati dai responsabili (UU.OO./SS.DD.) Verifiche in contraddittorio Coordinatori inferm. e ostetrici per il controllo all interno delle UU.OO/SS.DD. Verifiche periodiche e giornaliere con produzione di report Segnalazione immediata alla direzione infermieristica in caso di n.c. Personale della D.A. precedentemente individuato Autovalutazione Contraddittorio 5. ABBREVIAZIONI UTILIZZATE DA REC DMP NC Ditta Appaltatrice Responsabile Esclusivo del Contratto Direzione Medica di Presidio Non Conformità 6. MODALITÀ OPERATIVE 6.1 Controllo diretto Verifica giornaliera della quantità di biancheria ricevuta Responsabile: coordinatore infermieristico/ostetrico e suoi delegati La biancheria viene consegnata giornalmente al piano dagli addetti della Ditta in Appalto che verifica la giacenza insieme ad un operatore della U.O./S.D. e consegna la merce fino al raggiungimento della dotazione prevista.

6 Pag. 6 di 7 L operatore che riceve (infermiere, OSS, coordinatore infermieristico) è tenuto a verificare la quantità che gli viene consegnata dall' addetto e firmare per ricevuta la ''Nota di consegna''. ATTENZIONE: la ''Nota di consegna'' costituisce documento ufficiale per il pagamento alla Ditta, per cui è indispensabile verificare la corrispondenza di quanto scritto e consegnato, argomentare eventuali contestazioni descrivendole nell' apposito spazio, apporre ora, data di consegna e firma per ricevuta; le Copie di reparto devono essere conservate per 1 anno e, solo in caso di contestazione, inviate alla referente della UO. Assistenza Infermieristica Monitoraggio a campione della quantità di biancheria ricevuta rispetto a quella inviata Il coordinatore infermieristico/ostetrico programma, per la prima settimana di ogni quadrimestre, un monitoraggio della quantità di biancheria inviata al lavaggio e quanto rientrato. Per tale controllo è previsto l'utilizzo della T.03/I.A.31. L'infermiere/OSS per ciascun turno effettua trascrive sulla scheda il quantitativo di biancheria utilizzata ed inviato al lavaggio. A partire dal IV giorno successivo all'invio, rilevando il dato dalla nota di consegna riportare nello spazio ''rientri giornalieri'', il numero di capi rientrati. Alla fine del periodo di osservazione si riporta l'esito sul T.01/I.A.31 alla voce rispetto della corretta dotazione di reparto. Il report contenente il controllo qualitativo deve essere inviato al referente della Direzione Infermieristica Controllo qualitativo giornaliero e segnalazione delle NC Responsabile: coordinatore infermieristico/ostetrico o suo delegato Il controllo qualitativo è il tipo di controllo che si effettua mediante osservazione diretta del capo di biancheria; è quindi evidente che si noti immediatamente la non conformità al momento dell utilizzo di un capo di biancheria. Le non conformità devono essere registrate sul modulo T.01/, la N.C. che necessita di contestazione immediata (es. lenzuoli sporchi, rotti, umidi etc.) deve essere notificata tempestivamente al referente della direzione infermieristica previa telefonata ed invio modulo con la descrizione della contestazione, al fax n I capi non conformi devono essere conservati fino al momento del contraddittorio Monitoraggio sistematico della qualità del servizio Responsabile: referente della direzione infermieristica Il referente della direzione effettua verifiche a campione una tantum, per quali compila T01, report controllo quali quantitativo biancheria piana e sagomata, sulla base dei report inviati dai coordinatori infermieristici e ostetrici, redige quadrimestralmente un report T.02/I.A.31 che inoltra al REC e alla U.O. Gestione Economiche e Finanziare per le valutazioni del caso Contraddittorio Responsabile: referente della direzione infermieristica Gestisce le non conformità urgenti segnalate dai coordinatori, effettuando direttamente in loco con il responsabile della DA il contraddittorio da cui scaturisce la registrazione delle con le modalità adottate per la soluzione delle N.C. Invia il modulo T.01/I.A.31 sottoscritto anche dal rappresentante della DA, alla Ditta SOGESI stessa e alla U.O. GAPAO, U.O. Gestione economico finanziaria della AOUP, per gli adempimenti di loro pertinenza. 6.3 Controllo indiretto Responsabile: coordinatore infermieristico/ostetrico In caso di reclamo effettuato da parte degli utenti direttamente al personale del reparto o attraverso URP, il coordinatore infermieristico/ostetrico compila il modulo T.01/I.A.31 e conduce il reclamo come espresso nel paragrafo precedente.

7 Pag. 7 di Gestione dotazione di reparto a cura dei coordinatori infermieristico/ostetrico Responsabile: coordinatore infermieristico/ostetrico In caso di necessità di variazione temporanea o definitiva della dotazione di biancheria, il coordinatore infermieristico/ostetrico invia alla referente della direzione infermieristica il modulo T.04/I.A.31 contenente le motivazioni e l'eventuale periodo in cui è necessaria la modifica. 7. MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO E SUA PERIODICITÀ L aggiornamento della presente istruzione è consequenziale al mutamento delle norme nazionali, regionali o eticoprofessionali o in occasione di mutamenti di indirizzo proposti da norme, regolamenti ed indicazioni tecniche degli organismi scientifici nazionali ed internazionali o in occasione di mutamenti delle strategie, delle politiche complessive e delle esigenze organizzative aziendali. Si precisa che, ad ogni modo, la revisione va effettuata almeno ogni 3 anni. 8. RIFERIMENTI NORMATIVI Il Capitolato Speciale d Appalto delle aziende sanitarie ESTAV area NO-Anno 2007