Fase 1: Proposta. Claudia Zurlo Responsabile Amm.vo APRE. Aspetti Legali & Finanziari

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1 GESTIRE UN PROGETTO FP7 Fase 1: Proposta Claudia Zurlo Responsabile Amm.vo APRE Punto di Contatto Nazionale VII PQ Aspetti Legali & Finanziari

2 Ciclo di vita dei Progetti UE Idea progettuale Presentazione della proposta Comunicazione i dei risultati della valutazione Firma del Grant Agreement Final Report Project Results Report Report 12/18 mesi Mid Term Preparazione proposta Negoziazione Gestione del progetto 1 3 anni 3-6 mesi 2-4 mesi 2-3 mesi Kick off

3 AGENDA PIANIFICARE LA STRUTTURA E I MECCANISMI DI GESTIONE : 1. Participant Portal 2. Registrazione dell organizzazione (PIC, LEAR) 3. Dall idea progettuale in poi 4. Presentazione online (SEP) 5. Parte A2: Info amministrative 6. Costruzione budget: A3.1 & A3.2

4 PARTICIPANT PORTAL ECAS ACCOUNT

5 REGISTRAZIONE OTTENERE UN PIC My Organisations Organisation Registration La registrzione può essere effettuata da chiunque all interno dell ente (necessario account ECAS) Ricerca automatica PIC già esistente PIC temporaneo assegnato alla fine del processo di registrazione e utilizzabile per la presentazione di una proposta nelle 48h successive

6 REGISTRAZIONE OTTENERE UN PIC Step 1: Ricerca automatica p registrazioni simili

7 REGISTRAZIONE OTTENERE UN PIC La ricerca automatica identifica registrazioni precedenti

8 REGISTRAZIONE OTTENERE UN PIC OPPURE: Inizia la registrazione dell organizzazione

9 REGISTRAZIONE LEAR Test Account TEST ACCOUNT 1 ORGANISATION XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX TEST ACCOUNT 1 ORGANISATION XXXXXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX Accede online ai Dati legali e finanziari Dell organizzazione XXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX Servizi riservati al LEAR e Account Administrator: Dettagli dell organizzazione Ruoli dei contatti dell organizzazione dellorganizzazione Progetti dell organizzazione Proposte presentate dall organizazzione XXXXXXXXXX

10 DALL IDEA PROGETTUALE IN POI 1. IDEA PROGETTUALE WORK PROGRAMME = TOPIC 2. CREAZIONE PARTNERSHIP (verifica liste potenziali partner/contatti): interesse strategico ai risultati visione a lungo termine (equilibrio, complementarietà, eccellenza, impegno) LETTER of INTENT 3. PIANIFICAZIONE DEL LAVORO riunione preliminare con gruppo iniziale(teleconferenza?) definire gli obiettivi/risultati chi scrive cosa? Con che scadenze? chi controlla o la qualità? (inclusa verifica dell inglese) ese)

11 PARTICIPANT PORTAL FIND A CALL FP7 Calls Opportunità di finanziamento 1. Bandi FP7 Bandi aperti/chiusi/in previsione Ultime info sui bandi pubblicati Search on the calls pages pg 2. Accesso al servizio di presentazione elettronica delle proposte EPSS oppure il nuovo servizio SEP (disponibile dopo l accesso con l account laccount ECAS ) Guide per i proponenti

12 FIND A CALL PRESENTAZIONE ONLINE La pagina del bando (disponibile sul Participant portal) fornisce l accesso al sistema di presentazione online della proposta disponibile EPSS oppure Il nuovo submission SErvice of the Portal (SEP)

13 PRESENTAZIONE ONLINE SEP Selezione strumento Pre registrazione Creazione della partnership presentazione Forms moduli & documentazione

14 PRESENTAZIONE ONLINE MODULI PROPOSTA PARTE A Amministrativa PARTE B Tecnica 17 novembre 2010, Università degli Studi di Udine

15 COSTRUZIONE DEL BUDGET STIMA DEI COSTI ELEGGIBILI C O S T I D I R E T T I C O S T I I N D I R E T T I Tot. C O S T I E L E G G I B I L I

16 50% 75% 50% 100% C O N T R I B U T O U E

17 DETERMINAZIONE DEL CONTRIBUTO UE PRINCIPI GENERALI Principio del co-finanziamento (NO PROFIT) Rimborso in base al tipo di organismo, di schema di finanziamentoi edi attività ità I costi di management non sono più soggetti al limite del 7% sul contributo

18 DETERMINAZIONE DEL CONTRIBUTO UE RIMBORSO PER ATTIVITA Attività di RICERCA & SVILUPPO: fino al 50% dei costi eleggibili. Fino al 75% per: Enti Pubblici no profit, Istituti d Istruzione Secondaria e Superiore, Organismi di ricerca no profit, PMI Attivitàità di DIMOSTRAZIONE (per verificare l efficacia i di nuove tecnologie, eg. verifica di prototipi) : fino al 50% OTHER ACTIVITIES : fino al100% RICERCA di FRONTIERA (bandi IDEAS): fino al 100 % AZIONI DI COORDINAMENTO & SUPPORTO: fino al 100% AZIONI di MOBILITA per ricercatori (bandi PEOPLE): fino al 100%

19 RIMBORSO PER ATTIVITA OTHER ACTIVITIES Attività di Formazione Attività di Diffusione (eg. creazione sito web, presentazione del progetto nel corso di conferenze, pubblicazioni scientifiche, ecc ) Gestione dei diritti di proprietà intellettuale(eg. archiviazione richieste di brevetto, incluse le ricerca dei brevetti e la consulenza legale, nonché il pagamento di royalties ad una parte terza per l accesso a diritti di proprietà intellettuale necessari per lo svolgimento del progetto) Studi socio-economici e sull impatto dei risultati Promozione e sfruttamento dei risultati (es. studi di fattibilità per la creazione di spin-off, ecc )

20 ATTIVITA DI MANAGEMENT (MGT) I costi sostenuti per il Management del progetto possono essere rimborsati fino al 100% (rispetto al 6PQ non esiste it più il vincolo del dl7% calcolato l sul contributo comunitario). NO coordinamento scientifico (attività di ricerca)

21 Art. II.4 Grant LA CERTIFICAZIONE (1) Agreement La certificazione i è effettuata t da: Auditor esterno indipendente dal beneficiario Qualificato ai sensi VIIIDir. 84/253/CEEdel 10aprile 1984 Per l Italia v. Registro dei revisori contabili, IstituitodalD D.Lgs. n. 88/1992presso ilministerodi Giustizia La certificazione degli enti pubblici può essere effettuata da un pubblico funzionario competente secondo quanto stabilito dall autorità pertinente In questo caso, è necessario uno scambio di lettere con la DG Ricerca per conferma

22 LA CERTIFICAZIONE (2) 2 tipi di certificati: Verifica sui costi Certificato sulla rendicontazione (Form D) Verifica sul sistema (Form E) Personale e spese generali Costi medi del personale Il certificatore dovrà utilizzare un modulo specifico il cui nomeè Terms ofreference (ToR) Il ToR è un allegato al Grant Agreement (allegato VII) Il ToR è stato creato sulla base di norme comuni e corrisponde agli standard internazionali relativi alla certificazione di audit.

23 LA CERTIFICAZIONE (3) Certificate onfinancialstatements (CFS) FORM D Obbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è a 375,000 (per i progetti dll della durata di 2 anni o meno, il CFS deve essere emesso alla fine del progetto) A meno che il beneficiario non ha provveduto a certificare la metodologia per il calcolo l dl del costo del dl personale e delle spese generali

24 LA CERTIFICAZIONE (4) ESEMPIO : 1 reporting: contributo UE= ( < ) NO CFS 2 reporting: contributo UE= ( > 000 > ) SI CFS 3reporting:contributo UE= ( < ) NO CFS

25 LA CERTIFICAZIONE (5) Certificato sullametodologia FORM E PERSONALE +SPESE GENERALI E facoltativa per un numero limitato di beneficiari secondo un criterio stabilito dalla Commissione Europea: 8 progetti finanziati nel VI PQ per un contributo UE 375K 4 progetti finanziati nel VII PQ i cui contratti sono stati firmati entro l 1/2/2010 per un contributo UE 375K 8 progetti finanziati iati per tutta la durata del VII PQ per un contributo UE 375K Conseguenze: Il beneficiario è sollevato dall obbligo di emettere il CFS per il pagamento intermedio

26 DETERMINAZIONE DEL CONTRIBUTO UE RIMBORSO COSTI ELEGGIBILI Calcolo basato sui costi approvati dalla CE per beneficiario i i Applicando le percentuali di rimborso per attività e per beneficiario Il contributo UE non può generare profitto L ammontare totale dei pagamenti non può superare il contributo UE indicato nell art. 5 del G.A.

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28 Contributi in denaro al beneficiario da parte di terzi (per co-finanziare il progetto o una risorsa usata da contraente) Contruibuti in natura da parte di terzi per cofinanziare il progetto Entrate generate dal progetto MODULO A3.1 RECEIPTS (= ENTRATE) RECEIPTS Se allocate al beneficiario specificatamente per il progetto NO RECEIPTS Se il loro utilizzo è a discrezione del beneficiario e prescinde dal progetto RECEIPTS Attraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di beni acquistati nel contratto fino al valore inizialmente caricato sul progetto NO RECEIPTS NO RECEIPTS Se generate attraverso l utilizzo dei risultati del progetto

29 GESTIRE UN PROGETTO FP7 Fase 2: Negoziazione

30 Ciclo di vita progetti UE FASE 1: PROPOSTA FASE 2: VALUTAZIONE FASE 3 : NEGOZIAZIONE FASE 4: GESTIONE

31 Inizio della negoziazione. Negotiation mandate Numero proposta Project officer Data eventuali meeting Contributo CE Durata progetto Cambiamenti Annesso I Tempistica

32 INIZIO NEGOZIAZIONE...EVALUATION SUMMARY REPORT

33 Inizio della negoziazione. Validazione/verifica ld solidità ld àfinanziaria Verifica sulla solidità finanziaria obbligatoria per i coordinatori e quei beneficiari il cui contributo EC supera i eccetto: Enti pubblici Organizzazioni internazionali Entità legali la cui partecipazione è garantita d li i bi dagli stati membri Istituti di istruzione secondarie superiori

34 FVL Simplified Accounts

35 FVL Simplified Accounts

36 ESEMPIO

37 PUNTI DI CONTATTO UE Scientific officer E il punto di contatto ttt del progetto con la CE e gestisce i contatti con il coordinatore a nome della CE. è nominato all inizio della negoziazione dalla Commissione Europea ed è membro dell Unità a cui afferisce il progetto; Approva i rapporti tecnico/scientifici del progetto ed i risultati del progetto

38 PUNTI DI CONTATTO UE Financial officer E il punto di contatto del progetto con la CE e gestisce i contatti con il coordinatore a nome della CE. è nominato all inizio della negoziazione dalla Commissione Europea ed è membro dell Unità a cui afferisce il progetto; Approva i rapporti finanziari del progetto

39 PUNTI DI CONTATTO UE Legal officer E il punto di contatto ttt del progetto con la CE e gestisce i contatti con il coordinatore a nome della CE. è nominato all inizio della negoziazione dalla Commissione Europea ed è membro dell Unità a cui afferisce il progetto; Punto di contatto per qualsiasi aspetto contrattuale

40 Nomina del LEAR Identificare la persona che assumerà il ruolo di LEAR all interno dell ente (es. Responsabile amministrativo) i ti La nomina del LEAR richiede lo scambio di documenti cartacei Scaricare i moduli da CORDIS, completarli e farli firmare dal rappresentante legale dell ente Inviare i moduli al Central Validation Team (tempo di attesa: circa 2-4 settimane!) Il LEAR riceverà le sue credenziali (username e password) per accedere all URF via e via posta Durante la fase di negoziazione, il LEAR può essere determinante qualora sia necessario modificare i dati legali/finanziari all interno del NEF. Infatti, in sua assenza, l intero processo di negoziazione potrebbe subire dei ritardi. Un entità legale, un LEAR

41 LEAR

42 ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE La CE invia al CO un Access to Negotiation via the Participant Portal con: Commenti/modifiche da apportare Istruzioni per accesso Il CO riceve l e accede a NEF Il CO inserisce i dati on-line e salva e li cambia a discrezione La CE accetta o inizia una ulteriore fase di negoziazione Il CO procede alla SUBMISSION alla CE

43 Accesso al NEF attraverso il Participant Portal

44 La fase di negoziazione PO Grant Agreement Consortium Agreement COORDINATORE PARTNER

45 Due aspetti da negoziare 1 Negoziazione Tecnica 2 Negoziazione Legale & Finanziaria

46 Negoziazione i Legale & Finanziaria i i ACCORDO SU: Budget per intera durata Distribuzione del budget per periodo Sub-contraenze e altre parti terze Ammontare del pre-financing La data di inizio/durata del progetto L introduzione di clausole speciali La road map delle competitive calls, se richiesto Pianificazione temporale dei periodi di rendicontazione

47 GPFs GRANT PREPARATION FORMS A1: riguarda aspetti tecnico scientifici i ifi i A2.1 A2.2 A2.3 A2.4 A2.5: riguardano aspetti amministrativi/legali i i i/l li( (tutti ii i partner) A2.6: aspetti amministrativi (solo il coordinatore) A3.1: aspetti finanziari (tutti i partner) A3.2: aspetti finanziari (il consorzio) A4: aspetti amministrativi (solo il coordinatore) A5:aspetti finanziari (il consorzio)

48 Form A2.1

49 Form A2.2

50 Form A2.3

51 Form A2.4

52 Form A4

53 FormA3.1

54 Form A3.2

55 Form A5

56 Form A2.5

57 Form A2.6

58 CHIUSURA DELLA NEGOZIAZIONE Raggiunto un accordo sugli aspetti tecnici, legali e finanziari, il coordinatore riceve una bozza del Grant Agreement Firma del Grant Agreement 1. Il Coordinatore firma due copie originali del grant Agreement 2. Il coordinatore distribuisce una copia del grant Agreement 3. Tutti i Beneficiari devono firmare il Form A (3 copie) per accedere al GA INIZIO: 1 giorno del mese successivo alla firma (oppure altra data concordata con il P.O.)!

59 GESTIRE UN PROGETTO FP7 Fase 3: Grant Agreement

60 GRANT AGREEMENT Strutturatt Ruoli & responsabilità Emendamenti Lettere Informative AGENDA REGOLE DI FINANZIAMENTO REGOLE DI FINANZIAMENTO Principi generali Modalità di pagamento (regole generali)

61 Ciclo di vita dei Progetti UE Idea progettuale Presentazione della proposta Comunicazione i dei risultati della valutazione Firma del Grant Agreement Final Report Project Results Report Report 12/18 mesi Mid Term Preparazione proposta Negoziazione Gestione del progetto 1 3 anni 3-6 mesi 2-4 mesi 2-3 mesi Kick off

62 Core text Annex I Description of Work Annex II General Conditions GRANT AGREEMENT LA STRUTTURA: CORE & ANNEXES Annex III Eranet-Plus / Infrastructures / SME actions / Civil Society Organisations Annex IV Form A Annex V Form B Annex VI Form C for CP / CSA / combination of CP and CSA / NoE / BSG-CSO / BSG-SME / CSA-Eranet-Plus Annex VII Form D (Certificate on Financial Statement) Annex VII Form E (Certificate on the Methodology) List of Special clauses

63 GRANT AGREEMENT CORE LE PARTI L accesso degli altri beneficiari (Form A)

64 GRANT AGREEMENT CORE Il CONSORTIUM AGREEMENT è obbligatorio? INIZIO e DURATA del progetto Quanti rapporti vanno inviati in Commissione? E con che cadenza?

65 GRANT AGREEMENT CORE Contributo UE max previsto per progetto (dettagli per partner/tipologia di attività/ categorie di costo in Annex I) Su quale conto corrente sono accreditati i pagamenti UE? A quanto ammonta l anticipo che riceverà il coordinatore? (= pre-financing contribution to the Guarantee Fund)

66 Ci sono Clausole Speciali? GRANT AGREEMENT CORE Contatti per le comunicazioni ufficiali Legge applicabile

67 GRANT AGREEMENT CORE GERARCHIA Clausole Speciali Annex III Annex II Annex I ENTRATA IN VIGORE DEL ENTRATA IN VIGORE DEL GRANT AGREEMENT (ultima FIRMA)

68 GRANT AGREEMENT FORM A

69 GRANT AGREEMENT RUOLI PO Grant Agreement Consortium Agreement COORDINATORE PARTE TERZA PARTNER PARTE TERZA

70 RUOLI COORDINATORE Rappresenta i Beneficiari nei confronti della Commissione Agisce da intermediario per qualsiasi comunicazione Commissione beneficiari OBBLIGHI CONTRATTUALI (art.ii.2.3 GA) = no possibilità di subcontratto 70

71 RUOLI BENEFICIARI Obblighi dei beneficiari all interno del Consorzio (art.ii.2.4 GA)

72 Obblighi del singolo beneficiario (art.ii.3 GA) RUOLI BENEFICIARI Svolgere le attività previste nell Annex I, anche avvalendosi della collaborazione di Terze parti Portare a termine le attività previste in maniera efficiente e nei tempi stabiliti Informare gli altri beneficiari e la Commissione (attraverso il Coordinatore) su: nome e i contatti del responsabile scientifico qualsiasi situazione che può incidere sull esecuzione del progetto e la sua gestione qualsiasi cambiamento dei dati legali, amministrativi e finanziari dell ente qualsiasi circostanza possa incidere su quanto previsto dalle Regole di partecipazione, il Grant Agreement e il Regolamento Finanziario Mettere a disposizione tutta la documentazione necessaria in caso di Audit CE Partecipare alle riunioni di progetto Rispettare i principi etici e assicurare pari opportunità tra uomini e donne nello svolgimento del progetto Garantire il rispetto delle condizioni di assunzione e di lavoro, nonchè di carriera dei ricercatori impiegati sul progetto Evitare I conflitti di interesse di tipo economico, politico, ecc che possano incidere sull esecuzione del progetto

73 RUOLI EC OFFICERS Il Project officer è il primo punto di contatto con la Commissioneedagiscedaintermediariotracoordinatoree Commissione Il Project Officer è nominato all inizio della negoziazione dalla Commissione Europea ed è membro dell unità rilevante per il progetto Il Project Officer controlla e approva: Rapporti del progetto Deliverables del progetto Financial /Legal Officer: si occupano degli aspetti finanziari e legali legati all esecuzione del progetto (negoziazione, i rendicontazione, i variazioni i i al G.A., ecc ) 73

74 GRANT AGREEMENT RESPONSABILITA TECNICA I Beneficiari sono responsabili CONGIUNTAMENTE ed IN SOLIDO nei confronti della CE Nell ipotesi di DEFAULTING PARTNER = Gli altri partecipanti sono tenuti a portare a termine l attività prevista dal Grant Agreement senza alcun contributo UE aggiuntivo A meno che la Commissione preveda espressamente diversamente

75 GRANT AGREEMENT RESPONSABILITA FINANZIARIA Il meccanismo della Responsabilità Finanziaria Collettiva (VI PQ) è stato sostituito da quello del FONDO DI GARANZIA (la resp. Fin. Di ciascun beneficiario è limitata ai suoi debiti) Il 5% di contributo UE è dedotto con il pre-financing Gli interessi generati dal Fondo sono utilizzati per coprire l eventuale mancato rimborso di somme da parte dei beneficiari Alla fine del GA (pagamento finale): Se no perdite i beneficiari recupereranno il 5%, OPPURE Se gli interessi < perdite = può essere trattenuto fino all 1% del contributo (fatta eccezione per enti pubblici, nonchè organismi garantiti dallo Stato)

76 GRANT AGREEMENT EMENDAMENTI Provvedimento di modifica degli obblighi contrattuali previsti nel GA (Core e Annex I) La richiesta di emendamento va firmata da uno degli Authorised representatives del Coordinatore (indicati nell A2.3 GPF) Presuppone uno scambio di comunicazioni: il contenuto deve chiaramente dimostrare l accordo delle parti: le 2 lettere formano l emendamento IL COORDINATORE AGISCE DA INTERMEDIARIO TRA BENEFICIARI E CE

77 GRANT AGREEMENT EMENDAMENTI Regola generale: ogni volta che la parte intende modificare il Core GA oppure l Annex I e la modifica dipended dall accordo d di tuttett le parti Casi comuni: mancato accesso al GA, aggiunta o termine della partecipazione dei beneficiari, cambio del coordinatore, estensione della durata del progetto, modifiche all attività attività prevista dall Annex I del DoW, cambio dei dati bancari del coordinatore, cambio dei riferimenti del coordinatore, ecc...

78 CHI: Rappresentante legale del coordinatore COME: EMENDAMENTI AL GA PROCEDURA Modello standard di lettera (rif. Amendment guide disponibile su CORDIS) con riferimento al n. Di GA da emendare Da inviare all indirizzo indicato all art.8.1del GA Includere tutti i documenti di supporto QUANDO: In tempo utile (normalmente prima della fine del progetto)

79 EMENDAMENTI AL GA PROCEDURA Le richieste di emendamento contenenti più modifiche al GA possono essere trattate separatamente (se la lettera di richiesta lo richiede esplicitamente) Il Coordinatore può accettare un emendamento per conto del Consorzio La Commissione può fare una controprosta al La Commissione può fare una controprosta al Consorzio. In tal caso, l accetazione del Consorzio deve pervenire entro 60 giorni

80 EMENDAMENTI AL GA PROCEDURA Il coordinatore contatta in via informale il Project Officer prima dell invio formale, al fine di: Inviare richieste valide (feedback entro 45 giorni). A questo scopo, il Project Officer si coordina con l Unità Amministrazione i i & Finanza L Unità Amministrazione & Finanza apre una nuova sessione del NEF (Access Amendment) per consentire al coordinator e di apportare le modifiche necessarie (es. Modificare i GPFs nel caso di aggiunta di un beneficiario)

81 GRANT AGREEMENT LETTERE INFORMATIVE Che succede nel caso di cambiamenti che non dipendonod dall accordo d delle parti e che non richiedono un emendamento? LETTERE INFORMATIVE

82 LETTERE INFORMATIVE IPOTESI Casi comuni: - Trasferimento universale di nell ipotesi di coordinatore) diritti e obblighi (tranne - Cambio del nome/dettagli legali dei partecipanti - Cambio dello status giuridico (es. una società non è più PMI) - Cambio nel metodo di calcolo dei costi indiretti (ICM attribuito per errore) Vantaggi: Procedura più veloce - Contatto diretto tra beneficiario e Commissione (attraverso il LEAR) - Una lettera per beneficiario enonperga

83 LETTERE INFORMATIVE PROCEDURA Il beneficiario informa l URF (tramite il LEAR) URF valida i cambiamenti e Informa l Unità Amministrazione e Finanza Invia una conferma via al beneficiario L U ità A i i t i Fi i f i L Unità Amministrazione e Finanza informa i coordinatori

84 REGOLE DI FINANZIAMENTO PRINCIPI GENERALI (GA) Calcolato sulla base dei costi di ciascun beneficiario approvati dalla CE Applicando la percentuale di finanziamento prevista per beneficiario/per attività Il contributo t UE non può generare alcun profitto L ammontare complessivo dei pagamenti non può eccedere l ammontare massimo di contributo UE di cui all art.5 del GA

85 REGOLE DI FINANZIAMENTO TRASFERIMENTI DI BUDGET I trasferimenti di budget (tra beneficiari, tra categorie di costo, tipologie di attività) sono ammessi senza necessità di emendamento, salvo che comportino modifiche all Annex I al GA [IL COORDINATORE INFORMA IL PROJECT OFFICER] NELL IPOTESI DI TRASFERIMENTO DI BUDGET TRA BENEFICIARI/ATTIVITA, OCCORRE TENER CONTO DELLE DIFFERENTI PERCENTUALI DI RIMBORSO APPLICABILI

86 MODALITA DI PAGAMENTO PRINCIPI GENERALI (GA) Unico pre-financing durante il progetto (entro 45 giorni dall entrata in vigore del Grant Agreement) Entità da definire in negoziazione (regola generale: progetti >2 periodi di rendicontazione = 160% del contributo UE medio per periodo; progetti <2 periodi di rendicontazione = 60-80% del totale del contributo UE) Interessi generati dal pre-financing = sono dedotti al coordinatore nel pagamento successivo Pagamenti intermedi basati sui costi dichiarati nel Form C e approvati dalla CE Contributo per il Fondo di Garanzia (5% del totale del contributo) dedotto dal pre-financing Il 10% del totale del contributo UE viene trattenuto fino al pagamento finale (Retention Clause) Pagamento Finale

87 MODALITA DI PAGAMENTO PRE-FINANCING IL COORDINATORE DISTRIBUISCE IL PRE-FINANCING quando il maggior numero di beneficiari ha firmato il Form A Accession to the GA solo a coloro che l hanno firmato in conformità alle previsioni del GA in base alle decisioni prese dal Consorzio (Consortium agreement) IL PRE-FINANCING RIMANE DI PROPRIETA DELLA CE FINO AL PAGAMENTO FINALE

88 PRE-FINANCING INTERESSI GLI INTERESSI GENERATI DAL PRE-FINANCING SI DEDUCONO DAL PAGAMENTO SUCCESSIVO: solo se il pre-financing è superiore ai solo nei confronti dell ente che lo riceve (il coordinatore nell ipotesi di azioni multi-partner, il beneficiario in quelle mono- partner) AZIONI MULTI-PARTNER= interessi da dichiarare sul pre-financing al netto della quota parte del Coordinatore, per il periodo che intercorre tra la sua ricezione e la distribuzione agli altri beneficiari AZIONI MONO-PARTNER= interessi da dichiarare sull intero ammontare del pre- financing ricevuto dal momento in cui arriva nel conto del coordinatore fino ad esaurimento

89 MODALITA DI PAGAMENTO PAGAMENTI INTERMEDI SUCCESSIVAMENTE ALL APPROVAZIONE DEI PERIODIC REPORT, LA CE EROGA I PAGAMENTI INTERMEDI = COSTI ELEGGIBILI APPROVATI * % DI RIMBORSO APPLICABILI PRE-FINANCING + PAGAMENTI INTERMEDI 90% DEL TOTALE DEL CONTRIBUTO UE (ovvero l 85% se includiamo il contributo per il Fondo di Garanzia) Ciò implica una probabile riduzione dei pagamenti intermedi una volta raggiunta la soglia

90 MODALITA DI PAGAMENTO PAGAMENTO FINALE IL PAGAMENTO FINALE VIENE EROGATO SUCCESSIVAMENTE ALL APPROVAZIONE DEL RAPPORTO FINALE = Totale Contributo UE approvato pagamenti già erogati NELL IPOTESI DI RECEIPTS, OCCORRE VERIFICARE SE CONTRIBUTO UE + RECEIPTS COSTI ELEGGIBILI (in caso contrario, il pagamento finale verrà ridotto di conseguenza)

91 MODALITA DI PAGAMENTO ESEMPIO: >2 REPORTING PERIODS Progetto con 3 periodi di rendicontazione, del valore di 3 Mil di contributo UE Pre-financing (160% contributo medio per periodo= 1Mil /anno) = 1.6 Mil Contributo per il Fondo di Garanzia = (5%*3Mil ) Ammontare netto da trasferire al coordinatore= 1.45 Mil Tetto del 90%= 2.7 Mil (10% Retention Clause) 1 pagamento 1Mil = pagamento 1Mil 2 pagamento 1Mil approvati CE= pagamento di (a causa della Retention Clause del 10%!) Pagamento finale

92 GESTIRE UN PROGETTO FP7 Fase 4: Gestione

93 Ciclo di vita progetti UE FASE 1: PROPOSTA FASE 2: VALUTAZIONE FASE 3 : NEGOZIAZIONE FASE 4: GESTIONE

94 PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (1) Per essere considerati eleggibili i Costi devono soddisfare contemporaneamente le seguenti condizioni: Attuali Necessari alla realizzazione degli obiettivi Determinati in accordo con gli usuali principi contabili del beneficiario Registrati nei libri contabili del beneficiario Sostenuti durante il progetto Le entrate derivate da terzi devono essere contabilizzate e determinate dai terzi stessi e rispettare i principi contabili di questi

95 PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (2) Attualità I costi devono essere attuali (costi reali), devono cioè corrispondere a quelli registrati nelle scritture contabili e nei documenti fiscali, identificabili e controllabili. La regola dell attualità impone che si evitino valutazioni fittizie dei costi: alcune tipologie di contributi in natura (contribution in kind); costi determinati da ricevute interne al beneficiario; valutazioni soggettive o costi di opportunità.

96 PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (3) Necessari alla realizzazione degli obiettivi I costi devono essere sostenuti al solo scopo del raggiungimento degliobiettivi e dei risultati previsti dal progetto nel rispetto dei principi di: economicità puòessere considerata come la riduzioneal minimo dei costi delle risorse per un attività, tenuto conto della qualità appropriata. effettività dei costi sta a significare la relazione tra i costi del progetto ed i risultati.

97 PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (4) Determinati in accordo con gli usuali principi contabili del beneficiario Tutte le organizzazioni, incluse le università e le altre istituzioni pubbliche devono tenere libri contabili e documentazione di supporto per giustificare i costi eleggibili di cui si chiede il rimborso. I documenti devono essere conservati per un periodo di cinque anni dalla fine del progetto. I contraenti devono fornire prontamente ogni spiegazione e giustificazione nell ambito delle ispezioni della Commissione, e dei suoi rappresentanti autorizzati, e delle ispezioni della Corte dei Conti.

98 PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (5) Contabilizzazione A norma dell articolo II.19 lett. d) del Contratto tipo i costi devono essere registrati inella contabilità del lbeneficiario, i i non più tardi della data della elaborazione del certificato di audit. Le procedure utilizzate per lacontabilizzazione dei costi e delle entrate devono rispettare la disciplina contabile dello Stato in cui il beneficiario è stabilito. Tali procedure devono permettere la diretta corrispondenza tra i costi e le entrate t relativi ltiial progetto e le situazioni i i contabili relative lti all intera attività del beneficiario

99 PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (6) Il costo deve essere sostenuto durante il progetto I costi devono essere sostenuti durante il periodo del Progetto, che è quello stabilito dlc dal Contratto con la Commissione i (v. articolo II.14, lett. c), Grant Agreement). Si possono imputare anche i costi per la redazione del report finale, purché tali tlicosti siano sostenuti tientro 60 giorni idll dalla fine del progetto (v. articolo II.14, lett. c), Grant Agreement).

100 PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (7) Contabilizzazione delle entrate provenienti da terzi L articolo II.14 par.2) del Grant Agreement stabilisce che, in caso di contributo da parte di un terzo al progetto: visiauncontratto tra ilbeneficiario edilterzo i compiti del terzo siano stabiliti nell Allegato I al Contratto con la Commissione i costi del terzo devono essere sostenuti e contabilizzati dal terzo nel rispetto delle usuali regole contabili; i costi del terzo sono sostenuti nel rispetto dei principi di rendicontazione, previsti dall articolo II.14 del Contratto con la Commissione i costi del terzo devono essere registrati non più tardi della elaborazione della certificazione di audit del beneficiario.

101 RECEIPTS Income (introiti) Receipts (entrate) Il contributo UE non può essere superiore al totale dei costi detratte le entrate No Receipts (Introiti che non costituiscono entrate)

102 RECEIPTS Trasferimenti finanziati al beneficiario da parte di terzi: Per co finanziare il progetto o una risorsa usata dal beneficiario per il progetto Contributi in natura da parte di terzi per co finanziare il progetto Entrate generati dal progetto: Attraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di beni acquistati nel contratto fino al valore inizialmente caricato sul progetto

103 RECEIPTS RECEIPT Non saranno considerati receipt le seguenti entrate: I trasferimenti finanziari e i contributi in natura da parte di terzi se il loro utilizzo è a discrezione di gestione da parte del beneficiario Introiti generati dall use of foreground del progetto.

104 SOGGETTI TERZI Qualsiasi soggetto giuridico coinvolto nel progetto che non firma il contratto con la Commissione Terze Parti Subcontraenti Fornitori di beni e servizi Affiliati

105 TERZE PARTI Il beneficiario può usare risorse che sono rese disponibili da un terzo per svolgere la sua parte di attività (art. II.3, lett. a) A. Le terze parti mettono a disposizione risorse per i beneficiari i i B. Le terze parti svolgono una parte del progetto

106 TERZE PARTI A. LE TERZE PARTI METTONO A DISPOSIZIONE RISORSE PER I BENEFICIARI Adempimenti/Effetti: Il beneficiario utilizza le risorse del terzo, in base ad un accordo precedente I costi sostenuti saranno rendicontati dal beneficiario sul proprio Form C Il valore è un receipt nel caso in cui le risorse siano attribuite per gli usi specifici del progetto. Il valore delle risorse non sarà considerato receipt qualora venga rimborsato dal beneficiario o non sia attribuito in modo specifico al progetto. Il beneficiario avrà l onere di evidenziare nell Allegato I il fatto che il terzo metterà a disposizione le proprie risorse.

107 TERZE PARTI B. LE TERZE PARTI SVOLGONO UNA PARTE DEL PROGETTO Ipotesi: Soggetti collettivi (GEIE, associazioni, società, consorzi) Affiliati (Gli affiliati sono soggetti terzi che sono sottoposti al controllo, di fatto o di diritto, diretto o indiretto, di un beneficiario o che sono assoggettati allo stesso controllo di beneficiari) Adempimenti/Effetti: Clausola speciale 10 Identificazione nell Allegato I Form C della Parte Terza, allegata al Form C del beneficiario Rispetto delle regole di rendicontazione Certificazione dei costi se raggiunta la soglia prevista

108 TERZE PARTI Differenze con i subcontratti: Il subcontraente percepisce un corrispettivo, basato sulle condizioni di mercato. La terza parte viene rimborsata solo dei costi sostenuti, secondo le regole di rendicontazione. Ilsubcontraente lavorainmodoautonomo autonomo La terza parte in collaborazione con il beneficiario e secondo le direttive di questo. Il subcontratto ha soprattutto un interesse commerciale le terze parti intendono soprattutto partecipare all attività di ricerca.

109 CALCOLO DEL CONTRIBUTO UE IN PRESENZA DI RECEIPT Contributo UE Costi Receipt = 80 (finanziamento UE = 80 ) = 110 (finanziamento i UE = 100 ) Per il coordinatore bisogna anche tenere conto degli interessi sul prefinanziamento se il pre finanziamento è > ,00

110 COSTI ELEGGIBILI I Costi Diretti: i sono costi che si riferiscono i all attività del progetto e sono determinati dal beneficiario secondo le proprie regole contabili I Costi Indiretti: sono costi per la struttura per i quali non è possibile individuare un rapporto diretto con lattività l attività del progetto

111 COSTI INDIRETTI REALI CONTABILITA ANALITICA!! COSTI INDIRETTI REALI COSTI INDIRETTI CON METODO SEMPLIFICATO

112 COSTI INDIRETTI FORFETTARIO Special i l Flate Rate 60% Costi diretti esclusi i subcontraenti e le Terze Parti che non lavorano presso la sede del beneficiario Standard Flate rate - 20% Costi diretti esclusi i subcontraenti e le Terze Parti che non lavorano presso la sede del beneficiario

113 COSTI INDIRETTI DA RICORDARE E sempre possibile passare da un metodo forfetario ad uno semplificato o reale (contabilità analitica) Unico metodo di calcolo dei costi indiretti per beneficiario nel VII PQ Eccezione: Clausola Speciale n.30 prevista nel caso in cui all interno dello stesso ente ci siano dipartimenti/facoltà con differenti sistemi di contabilità

114 COSTI INDIRETTI CSA (Coordination and Support Action) il rimborso dei costi indiretti non può eccedere il 7% di dei costi diretti i rendicontati i esclusi i subcontraenti; I b fi i id i di l i A3 1 I beneficiari devono indicare nel proprio A3.1 e Form C i propri costi indiretti reali.

115 COSTI INDIRETTI CSA esempio

116 PERSONALE (1) Costi per l attività lavorativa, quando ricorrono le seguenti condizioni: il lavoratore è impiegato secondo la legislazione nazionale; Il lavoratore è soggetto alla supervisione del beneficiario; Il lavoratore è pagato secondo le normali pratiche del beneficiario, accettate dalla Commissione. La definizione si riferisce ai lavoratori subordinati o parasubordinati

117 PERSONALE (2) I contratti con i parasubordinati (intra-muros consultant) devono avere le seguenti caratteristiche: - Devono essere stipulati con persone fisiche - La persona deve lavorare nell ambito delle istruzioni del Beneficiario - La persona deve lavorare presso i locali del beneficiario. I risultati devono o appartenere e e al beneficiario e - Il costo del parasubordinato non deve essere significativamente differente da quello dei dipendenti della stessa categoria - La remunerazione deve essere basata sulle ore impiegate al progetto. Il t di i i i d t di tt t d l - Il costo di viaggio e soggiorno deve essere pagato direttamente dal Beneficiario

118 PERSONALE DETERMINAZIONE DEL COSTO COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per la retribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base dei minimi stipendiali) COSTO MEDIO = opzionale/calcolato a livello di soggetto giuridico. CRITERI DI ACCETTABILITA : Procedura usuale dell ente Calcolo basato su costi reali (così come risulta dalla busta paga) Escludere i costi non eleggibili Certificazione della metodologia e approvazione CE volontaria (NOVITA )

119 COSTO PERSONALE (medio) Criteri accettabilità (Decisione UE del 24/1/2011) Ilcosto medio calcolato deve rispettare i seguenti criteri: coerente con le regole contabili calcolato tenendo conto della retribuzione indicata nelle buste paga. Se tale valore, nel momento della rendicontazione, non è noto utilizzare il costo del personale adottato nel periodo precedente Utilizzare una stima del costo del personale Rettificare il costo nel periodo successivo (Adjustment) NON include i costi non eleggibili indicati dalla Commissione coerente con il tempo produttivo calcolato La presentazione del CoMAV non è obbligatoria

120 PERSONALE PROPRIETARI PMI/PERSONE FISICHE PROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO Calcolo dei costi del personale sulla base del tasso forfettario ricavato dall utilizzo delle allowance Marie Curie ( a seconda dell esperienza professionale della persona) Tempo produttivo annuale= 1575 ore FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO: (Allowance/1575) * coefficiente correttivo del Paese/100 STRUMENTO CALCOLO COSTO ORARIO SME OWNER

121 PERSONALE (3) Tipologie - co.co.co, lavori a progetto - lavoratori autonomi con partita iva se rispettate le condizioni previste per gli intra-muros - assegnisti di ricerca - borse di dottorato

122 PERSONALE (4) DETERMINAZIONE Costo del lavoro Tempo produttivo Tempo di lavoro effettivamente dedicato al progetto

123 CALCOLO TEMPO PRODUTTIVO Oreper settimana 40 Settimane 52 Ore complessive 2080 Giorni di ferie e permessi 44 Ore relative a giorni idi ferie e 352 permessi (44 gg x 8 ore /giorno) Tempo produttivo o in ore 1728 Tempo produttivo in giorni (1728 ore x 8 ore/giorno) /i 216

124 TIME SHEET Progetto Mese di riferimento.. Collaboratori TOTALE.... Tot. ore Firma del Responsabile Scientifico..

125 SUBCONTRATTI Il sucontratto è un accordo tra un beneficiario e un terzo: per svolgere una parte del lavoro del progetto senza una diretta supervisione e senza subordinazione (art. II.7)

126 SUBCONTRATTI Profilo soggettivo Il subcontraente deve essere un terzo no un altro beneficiario

127 SUBCONTRATTI Profilo oggettivo Il subcontraentesvolgesvolge unaparte del lavoro (task) individuata nell Allegato I Normalmente non si tratta tt del core work L attività di riferimento non può essere quella di coordinamento

128 SUBCONTRATTI Support service for minor tasks Non riguardano i tasks così come identificati nell Allegato I Esempio: Spese di stampa Catering Affitto sala

129 SUBCONTRATTI Regole procedurali Devono essere indicati nell Allegato I L Allegato I deve contenere una stima dei costi Stipulati on business conditions, "best value for money" Trasparenza, parità di trattamento, motivazione

130 ATTREZZATURA DUREVOLE Sono costi per beni che hanno uso durevole, che riguardano più esercizi e che devono essere registrati nei libri dei cespiti o Il costo ammissibile è l ammortamento o Il costo comprende anche gli oneri accessori Il t dll i ò i ll di o Il costo del leasing non può essere superiore a quello di acquisto

131 MATERIALE DI CONSUMO Costi sostenuti per l acquistodimaterialedi lacquisto consumo di ogni genere utilizzato direttamente per l esecuzione delle attività compreso il software

132 VIAGGI E SOGGIORNO Spese per i viaggi e soggiorni necessari per l esecuzione del progetto, effettuati dallo staff.

133 VIAGGI E SOGGIORNO Viaggi Vitto Alloggio NB Si i l di i è d l l i N.B. Si imputa la diaria se questa è, secondo le regole interne, sostitutiva in tutto o in parte delle spese effettive

134 VIAGGI E SOGGIORNO Documentazione dei costi Costi autocertificati, documenti di spesa smarriti [NO] Spese sostenute per più persone (pasti, alberghi) [SI, ma va specificato il criterio di ripartizione] Biglietti incrociati [SI, ma va dichiarato che si sono usati solo per un tragitto e per risparmiare] Uso del mezzo proprio [SI, secondo le regole dell ente, dimostrando il tragitto, mediante una cartina]

135 CARTE D IMBARCO Le carte di imbarco rappresentano il principale documento che attesta l effettiva partecipazione dell interessato alla missione. Frequentemente accade che al ritorno dal viaggio la persona si preoccupi di fornire l originale del biglietto ma non le carte di imbarco. Ricordiamo che esse devono necessariamente accompagnare il biglietto aereo. Nel caso eccezionale in cui esse dovessero essere smarrite è necessaria una dichiarazione del responsabile del progetto.

136 UTILIZZO DEL MEZZO PROPRIO Si ricorda che l utilizzo del mezzo proprio deve avvenire in casi del tutto eccezionali. Tuttavia qualora si renda necessario l utilizzo della propria auto si prega di fornire adeguata documentazione a supporto del chilometraggiopercorso.

137 SPESE IN DIVISA ESTERA Nel caso in cui alcune spese fossero sostenute in valuta estera esse devono essere convertite in valuta applicando il tasso di cambio del giorno in cui essa è stata sostenuta (oppure applicando il tasso di cambio del 1 giorno del mese successivo alla scadenza del periodo di rendiconto) Non verranno riconosciute spese in valuta estera che abbiano un tasso di cambio diverso da quello di cui sopra. Inoltre si raccomanda di allegare sempre documentazione volta a giustificare il cambio adottato.

138 ALTRI COSTI SPECIFICI Tutti quei costi: non compresi nei precedenti direttamente imputabili al progetto che rispettano le regole di rendicontazione

139 BUDGET COSTI NON ELEGGIBILI Qualsiasi tassa indiretta identificabile, inclusa l IVA IRAP (a partire dal 1 febbraio 2008) Interessi passivi Accantonamenti per perdite o passività future Costi relativi ad altri progetti comunitari (no doppio finanziamento!) Debiti Spese eccessive o sconsiderate

140 COSTI NON ELEGGIBILI IVA Art. 72 co 3 DPR n.633/1972 (per importi > 300,00 ) CONDIZIONI: citare il riferimento all art art. nella fattura del fornitore NON IMPONIBILITA IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è riconducibile l operazione imponibile ESEMPI: 1. Acquisto di un attrezzatura per attività di RTD da parte di una PMI = IVA non imponibile al 75% 2. Costo certificazione dei costi (attività di MNG)= IVA non imponibile al 100%

141 RENDICONTAZIONE NEL CORSO DEL PROGETTO DELIVERABLES Da presentare attraverso SESAM (via Participant Portal) Questi rapporti vanno presentati entro la fine del mese indicato nell Annex I (Deliverables list) e non alla fine del Reporting Period

142 RENDICONTAZIONE ALLA FINE DEL REPORTING PERIOD La Commissione controlla il progresso del progetto tramite RAPPORTI PERIODICI eunrapporto FINALE che tutti i partecipanti devono presentare tramite il coordinatore Tutti i rapporti e risultati devono essere presentati entro 60 giorni dalla scadenza del periodo di rendicontazione

143 RAPPORTO FINANZIARIO: STRUMENTI Accesso a FORCE Financial i l Statement t t (Form C) Explanation of the use of resources

144 Accesso a FORCE L accesso al participant Portal richiede un account ECAS (European Commission Authentication Service) N.B. L indirizzo indicato nell EPSS in fase di proposta è utilizzato per identificare gli utenti e accreditarli con i relativi diritti Creazione di un account ECAS

145

146 Force

147 Force

148 Force: Form C

149 Force: Form C

150 Nuovi Acronimi PIC, URF, LEAR, SEP, NEF, FORCE

151 GRAZIE! APRE Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea via Cavour, Roma zurlo@apre.it Tel. (+39) Fax. (+39) Claudia Zurlo Punto di contatto nazionale «Aspetti Legali & Finanziari»