NEGOZIARE UN GRANT AG A RE R E E M E EN E T N

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1 NEGOZIARE UN GRANT AGREEMENT

2 AGENDA NEGOZIARE UN GRANT AGREEMENT: Valutazione Inizio Negoziazione Accesso alla negoziazione Participant Portal Negotiation facility Negoziazione Tecnica NEF & Parte B Negoziazione Finanziaria Validazione Info Partecipanti Budget Grant Preparation forms (GPFs) Chiusura della negoziazione

3 VALUTAZIONE Proposta Ammissibilità Valutazione individuale Remota o a Bruxelles Consensus Lettera d informazione iniziale Thresholds Panel review Commission ranking con hearings Per grandi progetti (opzione) Negoziazione Proponenti informati della decisione della Commissione Commission rejection decision Commission funding decision

4 INIZIO NEGOZIAZIONE LETTERA D INVITO Il processo di negoziazione ha inizio con la lettera d invito alla negoziazione, inviata insieme con: Evaluation Summary Report (ESR) Negotiation Mandate Ethical Review Report (se necessario)

5 INIZIO NEGOZIAZIONE EVALUATION SUMMARY REPORT

6 INIZIO NEGOZIAZIONE NEGOTIATION MANDATE chiarimenti e cambiamenti tecnici da apportare all attività (sulla base dell ESR) Contributo UE massimo durata del progetto scadenza per la ricezione della prima bozza del DoW e dei GPF scadenza entro cui completare il processo di negoziazione Contatti del Project e del Financial/Legal Officer Negotiation Meetings (se necessari)

7 INIZIO NEGOZIAZIONE NEGOTIATION MEETINGS Possono essere richiesti, a seconda delle dimensioni e della natura del progetto(la decisione è rimessa al Project Officer) Sono comunicati con la lettera d invito alla negoziazione Partecipa il coordinatore ed un numero limitato di partner (i costi associati non sono rimborsabili) La Commissione può essere assistita da esperti esterni(inclusi quelli coinvolti nella fase di valutazione)

8 INIZIO NEGOZIAZIONE PIANIFICARE LE ATTIVITA IL COORDINATORE CONVOCA UNA RIUNIONE DEI PARTECIPANTI (almeno i WP LEADER) PER: Analizzare l ESR ed i remarks Identificare chi dovrà partecipare al negotiation meeting Esaminare i vari punti del Negotiation Mandate Distribuire ruoli e responsabilità Definire scadenze (sulla base della tempistica della negoziazione) Concordare data di inizio del progetto Programmare riunione/teleconferenza intermedia per aggiornamento.

9 ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE La CE invia al CO un Access to Negotiation via the Participant Portal con: Commenti/modifiche da apportare Istruzioni per accesso Il CO riceve l e accede a NEF Il CO inserisce i dati on-line e li salva/cambia La CE accetta o inizia una ulteriore fase di negoziazione Il CO procede alla SUBMISSION alla CE

10 ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE PARTICIPANT PORTAL Piattaforma online che offre una serie di servizi specifici per facilitare l interazione tra partecipanti del 7 PQ e la CE. Ospita una gamma completa di servizi per facilitare e monitorare la gestione di proposte e progetti durante tutto il loro ciclo di vita (presentazione, negoziazione, reporting, etc ) pmanager/participants/portal

11 ACCEDERE ALLA NEGOZIAZIONE PARTICIPANT PORTAL L accesso al participant Portal richiede un account ECAS (European Commission Authentication Service) N.B. L indirizzo indicato nell EPSS in fase di proposta è utilizzato per identificare gli utenti e accreditarli con i relativi diritti Creazione di un account ECAS

12 PARTICIPANT PORTAL SPAZIO WEB PERSONALE

13 PARTICIPANT PORTAL NEF Negotiation facility CONTATTI CE

14 ASPETTI DA NEGOZIARE 1 Negoziazione Tecnica 2 Negoziazione Legale & Finanziaria

15 ASPETTI DA NEGOZIARE NEGOZIAZIONE TECNICA OBIETTIVO: ACCORDO SUL CONTENUTO FINALE dell ANNEX I Prendere in considerazione i commenti contenuti dall ESR Verificare che gli obiettivi siano SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) Redigere la lista dei deliverables (data di consegna, contenuto, livello di disseminazione) La lista delle milestones e i relativi criteri di valutazione Tempistica per la rendicontazione

16 NEGOZIAZIONE TECNICA ANNEX I - DoW Il DoW (Description of Work)è l Annesso I al Grant Agreement Simile per tutti gli Schemi di Finanziamento, ma specifico per alcuni (il formato dell Annex I è fornito dalle Negotiation Guidance notes; es. Struttura dell Annex I per Collaborative Projects, ecc ) STRUTTURA: - Parte A = moduli rissuntivi del progetto, lista dei partecipanti, struttura del budget (Grant Preparation Forms GPFs) - Parte B = utilizza una struttura simile a quella della parte B della proposta

17 NEGOZIAZIONE TECNICA NEF & PARTE B Cover Page Part A A1 : Project abstract A2 : List of Beneficiaries A3 : Budget Breakdown Part B - DoW Working Tables WT1 : List of Work Packages WT2 : List of Deliverables WT3 : Work Package description WT4 : List of Milestones WT5 : Tentative schedule of Project Reviews WT6 : Project Effort by Beneficiary and Work Package WT7 : Project Effort by Activity type per Beneficiary WT8 : Project Effort and costs Generati dal NEF

18 WORK PACKAGES DELIVERABLES MILESTONES PART B

19 NEF & PARTE B DoW Description of Work

20 ANNEX I -DoW LISTA DELIVERABLES Elencati in una tabella standard contenente: Numero di riferimento del WP Beneficiario responsabile per WP Stima del n. di Person/Months Data di consegna Deliverables obbligatori Rapporti periodici e finali Piano di disseminazione Rapporti su aspetti orizzontali (eg. genere e questioni relative a scienze e società)

21 ANNEX I -DoW LISTA MILESTONES Punti di verifica del raggiungimento dei risultati, al fine di procedere alla fase successiva di lavoro, oppure per prendere decisioni critiche per l orientamento dell attività progettuale in una direzione o nell altra

22 ANNEX I -DoW PROJECT EFFORT FORMS (mesi-uomo) Project Effort Form 1 mesi-uomo indicativi per beneficiario e per WP Project Effort Form 2 mesi-uomo indicativi per tipo di attività e per beneficiario

23 NEF & PARTE B WORK PACKAGES Work Packages

24 NEF & PARTE B WORK PACKAGES LIST

25 NEF & PARTE B DELIVERABLES LIST

26 NEF & PARTE B MILESTONES LIST

27 ASPETTI DA NEGOZIARE NEGOZIAZIONE LEGALE & FINANZIARIA OBIETTIVO: Validazione Partnership Financial viability check (se richiesto) Budget per intera durata Distribuzione del budget per periodo Sub-contraenze e altre parti terze (es. Clausola speciale 10) Ammontare del pre-financing La data di inizio/durata del progetto L introduzione di clausole speciali La road map delle competitive calls, se richiesto Pianificazione temporale dei periodi di rendicontazione

28 NEGOZIAZIONE L&F VALIDAZIONE PARTECIPANTI IL COORDINATORE VERIFICA CHE I PARTECIPANTI SIANO VALIDATI, CHE LE INFO FINANZIARIE SIANO STATE FORNITE E CHE ABBIANO UN LEAR Legal & Financial Validation

29 NEGOZIAZIONE L&F VALIDAZIONE PARTECIPANTI se necessario, il P.O.,supporta i partecipanti nel completamento delle info richieste

30 NEGOZIAZIONE L&F PIC-PARTICIPANT IDENTITY CODE Codice Identificativo del Partecipante (9 CIFRE) cui sono associati i dati amministrativo-finanziari (dati amm.vi dell ente, status giuridico, metodo di calcolo dei costi indiretti, etc ) Si ottiene tramite registrazione online tramite la cd.unique Regitration Facility, ospitata dal Participant Portal: ts/portal/appmanager/participants/port al?_nfpb=true&_pagelabel=myorganisati ons# Presuppone validazione dell ente da parte della CE Opzionale in fase di proposta/obbligatorio in fase di negoziazione I dati associati al PIC possono essere modificati/aggiornati solo tramite il LEAR (Legal Entity Authorized Representative)

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34 VALIDAZIONE PARTECIPANTI NOMINA LEAR Identificare la persona che assumerà il ruolo di LEAR all interno dell ente (es. Responsabile amministrativo) La nomina del LEAR richiede lo scambio di documenti cartacei Scaricare i moduli da CORDIS, completarli e farli firmare dal rappresentante legale dell ente Inviare i moduli al Central Validation Team (tempo di attesa: circa 2-4 settimane!) Il LEAR riceverà le sue credenziali (username e password) per accedere all URF via e via posta Durante la fase di negoziazione, il LEAR può essere determinante qualora sia necessario modificare i dati legali/finanziari all interno del NEF. Infatti, in sua assenza, l intero processo di negoziazione potrebbe subire dei ritardi. Un entità legale, un LEAR

35 VALIDAZIONE PARTECIPANTI NOMINA LEAR LEAR

36 VALIDAZIONE PARTECIPANTI DATI FINANZIARI QUALSIASI PARTECIPANTE SOGGETTO A VERIFICA DELLA CAPACITA FINANZIARIA E TENUTO AD INVIARE ALL URF: ultimo bilancio approvato utile o perdita d esercizio rapporto di audit sulle dichiarazioni finanziarie di cui sopra I documenti devono riportare la firma del rappresentante legale e il timbro del partecipante (se disponibile) NELL IPOTESI DI SOGGETTI GIURIDICI APPENA COSTITUITI (e, in quanto tali, privi di dati finanziari approvati) E POSSIBILE PRESENTARE UN BUSINESS PLAN o DOCUMENTO SIMILE

37 VALIDAZIONE PARTECIPANTI FINANCIAL VIABILITY CHECK RISULTATI

38 NEGOZIAZIONE L&F INFO PARTECIPANTI IL COORDINATORE INSERISCE E VERIFICA LE INFO DEI PARTECIPANTI

39 NEGOZIAZIONE L&F BUDGET NELL IPOTESI DI RIDUZIONE DEL CONTRIBUTO UE RISPETTO ALLA FASE DI PROPOSTA, IL COORDINATORE POTRA : o Chiedere a tutti i partner di ridurre proporzionalmente il loro budget (in % rispetto alla riduzione totale) o Applicare di default una riduzione % a tutti, eliminando costi ritenuti superflui/eccessivi o Ridurre il budget laddove l ESR abbia previsto una sovrastima (WP, attività, etc ) RIPRENDERE ACCURATAMENTE IN CONSIDERAZIONE LA DISTRIBUZIONE DEL BUDGET PER PARTNER/CATEGORIA DI COSTO/TIPOLOGIA DI ATTIVITA

40 NEGOZIAZIONE L&F BUDGET PER PARTNER COSTI DIRETTI COSTI INDIRETTI

41 COSTI DIRETTI PERSONALE Personale specificamente assunto per il progetto Personale strutturato e personale a tempo determinato CARATTERISTICHE: La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la responsabilità del Beneficiario Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione (lordo): salario, contributi previdenziali, oneri carico Ente. Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale o mensile). Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate.

42 COSTI DIRETTI PERSONALE Sono da considerarsi Costi del personale i contratti con i lavoratori autonomi (co.co.co., co.co.pro., cons. partita IVA) se : Stipulati con persone fisiche; Il Consulente lavora presso il Beneficiario; Il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario; I risultati del lavoro appartengono al Beneficiario; Il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativo da quello adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgono analoghe mansioni

43 COSTI DIRETTI PERSONALE COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per la retribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base dei minimi stipendiali) COSTO MEDIO = opzionale/calcolato a livello di soggetto giuridico. CRITERI DI ACCETTABILITA : Procedura usuale dell ente Calcolo basato su costi reali (così come risulta dalla busta paga) Escludere i costi non eleggibili Certificazione della metodologia e approvazione CE volontaria (NOVITA )

44 1PM mese calendario Numero ore produttive per mese= 1 PM ESEMPIO: PERSONALE STIMA DEI MESI-UOMO Ore produttive per anno/12= ore produttive per mese

45 PERSONALE IL PERSONALE UNIVERSITARIO ART.6 Legge 240/2010 (Legge Gelmini) Ai fini della rendicontazione dei progetti di ricerca, la quantificazione figurativa delle attivita` annue di ricerca, di studio e di insegnamento, e` pari a: ore annue per i professori e i ricercatori a tempo pieno (di cui almeno 350 da riservare alla didattica) ore per i professori e i ricercatori a tempo definito (di cui almeno 250 da riservare alla didattica)

46 PERSONALE PROPRIETARI PMI/PERSONE FISICHE PROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO Calcolo dei costi del personale sulla base del tasso forfettario ricavato dall utilizzo delle allowancemarie Curie ( a seconda dell esperienza professionale della persona) Tempo produttivo annuale= 1575 ore FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO: (Allowance/1575) * coefficiente correttivo del Paese/100 [il costo va poi rendicontato nella riga lump-sum/flat rate/scale of unit declared del Form C]

47 COSTI DIRETTI OTHER DIRECT COSTS : VIAGGI I costi sostenuti per le missioni inerenti al progetto sono eleggibili. Se previsto dai regolamenti interni, sono in alternativa eleggibili le diarie NOVITA VII PQ FLAT RATE per la determinazione dei costi di vitto/alloggio e per la diaria del personale impiegato sul progetto (no biglietto di viaggio!!!) [Decisione CE adottata il ] PUO ESSERE UTILIZZATA: Per qualsiasi schema di finanziamento Da qualsiasi beneficiario Per progetto Se esplicitamente previsto dal Work Programme Per viaggi riconducibili al progetto A COPERTURA DI: Diaria giornaliera Tetto massimo per le spese d albergo Importi forfettari aplplicabili ai funzionari UE per Stato Membro o Non Membro Importi sono aggiornati periodicamente e pubblicati su CORDIS

48 COSTI DIRETTI OTHER DIRECT COSTS : ATTREZZATURE Possono essere caricati nel progetto in proporzione al deprezzamento risultante Devono essere rispettati i normali principi contabili del beneficiario per calcolare il valore del deprezzamento Deve essere dimostrato la percentuale d uso nel progetto Può essere caricato l ammortamento dei beni acquistati prima dell inizio del progetto

49 COSTI DIRETTI OTHER DIRECT COSTS Consumabili: devono essere acquistati dopo l inizio del progetto Certificazione dei financial statements e della metodologia

50 COSTI DIRETTI SUBCONTRATTI Costi relativi ai subcontracting vanno giustificati nel DoW Criteri di selezione: Miglior rapporto costo/beneficio Trasparenza Trattamento uguale Verificare la necessità di Clausole Speciali (es. Clausola Speciale 10 Linked Third Parties)

51 BUDGET COSTI INDIRETTI TUTTI i BENEFICIARI: COSTI INDIRETTI REALI contabilità analitica) o METODO SEMPLIFICATO (se standard flat rate* del 20% dei costi diretti meno i subcontratti e i costi delle terze parti non utilizzate nei locali del datore di lavoro Enti Pubblici No Profit, Istituti d Istruzione Secondaria e Superiore, Organismi di ricerca no profit e PMI con contabilità non analitica special flat rate del 60% per schemi di finanziamento con attività di RTD Per CSA : rimborso dei costi indiretti in misura pari al 7% del totale dei costi diretti meno i sub-contratti

52 NEGOZIAZIONE L&F BUDGET OVERVIEW

53 NEGOZIAZIONE L&F REPORTING PERIODS PERIODI 12/15/18 MESI IMPORTANTE PER LA DEFINIZIONE DEL PRE-FINANCING

54 NEGOZIAZIONE L&F GPFs-Grant Preparation Forms Moduli standard per la raccolta delle info richieste per la preparazione del Grant agreement Alcune informazioni sono autmaticamente inserite sulla base dei dati forniti in proposta Presentazione elettronica (I FASE) Scaricabili in pdf dal NEF Versione finale cartacea con firme originali IL COORDINATORE RACCOGLIE DUE COPIE ORIGINALI PER PARTECIPANTE E LE INVIA IN COMMISSIONE

55 GPFs A1: INFO PROGETTO

56 I DATI DERIVANO IN AUTOMATICO DAL PIC GPFs A2.1: INFO PARTNER

57 GPFs A2.2: STATUS PARTNER I DATI DERIVANO IN AUTOMATICO DAL PIC

58 GPFs A2.3: RAPPR. LEGALI VANNO INDICATI NEL NEF (firmano il Grant agreement): è sufficiente un solo nominativo

59 GPFs A2.4: CONTATTI VANNO INDICATI NEL NEF CONTATTO AMMINISTRATIVIO/ FINANZIARIO CONTATTO SCIENTIFICO

60 GPFs A2.5: COMMITTMENT Commitment (PARTNER) FIRMANO I RAPPRESENTANTI LEGALI

61 GPFs A2.6: COMMITTMENT Commitment (COORDINATORE) FIRMANO I RAPPRESENTANTI LEGALI

62 GPFs A3.1/A3.2: BUDGET

63 GPFs A4: CONTO CORRENTE CONTO CORRENTE DEL COORDINATORE: POSSIBILMENTE DEDICATO FRUTTIFERO Se il coordinatore non può aprire un conto fruttifero, può presentare una DECLARATION OF HONOUR, indicando il riferimento legislativo (nazionale) che impedisce di rispettare l obbligo

64 LA NEGOZIAZIONE E CONCLUSA SE DoW finalizzato (budget, data d inizio, durata, clausole speciali) Sono stati presentati i seguenti documenti: 1) A4 Form - Conto corrente (del coordinatore): 2) Financial viability 3) GPFs dal NEF (ultima sessione chiusa) Ai fini della decisione /preparazione del GA, sono disponibili: 4) A2.5 firmati 5) A2.6 firmato dal coordinatore 6) Rapporto sulla negoziazione firmato dal P.O. (con indicazione dell importo del pre-financing) 7) Consortium Agreement firmato

65 CHIUSURA DELLA NEGOZIAZIONE Raggiunto un accordo sugli aspetti tecnici, legali e finanziari, il coordinatore riceve una bozza del Grant Agreement Firma del Grant Agreement 1. Il Coordinatore firma due copie originali del grant Agreement 2. Il coordinatore distribuisce una copia del grant Agreement 3. Tutti i Beneficiari devono firmare il Form A (3 copie) per accedere al GA INIZIO: 1 giorno del mese successivo alla firma (oppure altra data concordata con il P.O.)!

66 ACCESSO AL NEF (via Participant Portal)