Software Gestione Legge 185/90

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1 Software Gestione Legge 185/90

2 Washington DC (USA) Genova Napoli Roma (ITA) Inc New York (USA) Ltd Ipswich Town (UK) Genova (ITA) 1

3 Tipologie di materiali e attività gestite 2

4 Certificazioni Qualità (B&P+BoA) B&P e BOA hanno ottenuto positivamente la nuova certificazione e la transizione alla nuova norma, e sono in attesa del nuovo certificato 3

5 Premessa sulla Legge 185/90 La Legge 185/90 del 9 luglio 1990 contiene le norme sul controllo dell'esportazione, importazione e transito dei materiali di armamento Regolamenta il processo di import/export dei materiali di armamento attraverso una serie di complessi passaggi autorizzativi Per ogni passaggio è necessario produrre e conservare una documentazione specifica Tutti i passaggi devono essere eseguiti secondo un preciso ordine temporale e vanno orchestrati tra più soggetti, ognuno per le sue competenze: Società, Ministero degli Affari Esteri (U.A.M.A), Stato Maggiore Difesa (S.M.D.) e Registro Nazionale Imprese (R.N.I.) 4

6 Problematiche di gestione del flusso documenti La gestione di tutto il processo è tipicamente manuale e non integrata con i sistemi aziendali Spesso l attività è demandata e centralizzata su personale dedicato mentre il processo comporta il coinvolgimento di molteplici divisioni aziendali in un susseguirsi di informazioni, spesso sovrapposte La normativa prevede delle pesanti sanzioni in caso di inosservanza delle disposizioni previste 5

7 BF Solution B&P e Firedesktop hanno sviluppato un applicazione di supporto al flusso di Autorizzazioni - Trasferimenti - Adempimenti, in ottemperanza alla normativa 185/90 E possibile gestire tutti gli obblighi previsti per i vari passaggi in maniera guidata Gli aiuti alla compilazione rendono estremamente agevole l introduzione dei dati, riutilizzando quanto già disponibile a sistema Tutti i dati rimangono sempre disponibili e fruibili tramite una reportistica completa ed affidabile E inoltre possibile estrarre le informazioni dal sistema per effettuare analisi ad hoc sui KPI 6

8 BF Solution L applicazione di supporto al processo di gestione del licensing permette di gestire in maniera centralizzata: Le anagrafiche clienti - fornitori - operatori Ciclo di codifica dei materiali di armamento Il ciclo di autorizzazione - licensing - trasferimento 7

9 Obiettivi Generare in maniera automatica i documenti richiesti a partire dalle informazioni inserite guidando l operatore nella scelta del percorso normativo. Permettere l archiviazione e il recupero dei documenti legati ad ogni procedura (archivio documentale) Aiutare gli operatori a gestire le scadenze con avvisi automatici. 8

10 Obiettivi Garantire l integrazione dei flussi approvativi di legge con quelli propri dell azienda Dal punto di vista del flusso di lavoro Dal punto di vista dell integrazione con i sistemi informativi aziendali Garantire la sicurezza del processo Autorizzando solo il personale addetto all operatività Permettere le azioni sul flusso documentale solo al personale autorizzato Garantire la tracciabilità delle responsabilità tramite la ricostruzione a posteriori delle azioni effettuate 9

11 Obiettivi Aiutare l azienda a gestire le pratiche: Garantendo un flusso di lavoro conforme alla normativa vigente ed alla tipologia di operazione in essere Allegando i documenti che sbloccano l avanzamento allo stato successivo direttamente all interno della pratica. Producendo avvisi di scadenza automatici (Autorizzazioni a trattare, licenze, adempimenti ai sensi degli articoli 19 e 20) Permettendo all azienda di centrare gli obiettivi di fatturazione nei tempi previsti 10

12 Anagrafiche Il sistema permette la gestione centralizzata delle anagrafiche in modo da riportare sui documenti generati le informazioni in maniera automatizzata e coerente. Anagrafiche Operatori Clienti Fornitori Anagrafiche degli enti Amministrativi e degli eventuali enti aziendali Anagrafiche Materiali e categorie RNI Anagrafica degli uffici doganali e delle voci doganali 11

13 Anagrafiche societarie La gestione di una nuova anagrafica permette di inserire oltre ai dati societari classici, anche informazioni tipiche del flusso approvativo quali i dati di iscrizione RNI, informazioni relative alla licenza TULPS, 12

14 Anagrafiche delle voci doganali Il sistema permette di inserire le voci doganali in anagrafica in maniera centralizzata. In maniera assolutamente analoga è possibile inserire gli uffici doganali. 13

15 Codifica dei Materiali: Categorie RNI L inserimento in anagrafica delle categorie RNI trattate, permette di limitare le registrazioni alle sole categorie gestite dall azienda. 14

16 Codifica dei Materiali La codifica dei materiali può avvenire in maniera completamente manuale, o partendo da liste materiali presenti in azienda. Il sistema genera automaticamente la richiesta di codifica del materiale presso RNI E possibile inserire materiali composti in gerarchia. 15

17 Flusso di Autorizzazioni - Trasferimenti - Adempimenti Le pratiche sono raggruppate in dossier che permettono la veloce consultazione di elementi correlati Anagrafica dossier Anagrafica procedure Definizione tipo di procedura e scelta del comma Possibilità di inserire passi di procedura personalizzati Definizione delle forniture di materiale Consegne e upload dei documenti logistici Gestione degli adempimenti 16

18 Gestione Dossiers Le informazioni riguardanti le procedure sono raccolte in dossiers secondo lo stereotipo del fascicolo cartaceo. 17

19 Gestione Procedure All interno di ogni dossier è possibile creare una o più procedure per gestire i flussi secondo le diverse tipologie di operazioni. 18

20 Creazione di una nuova procedura Nel momento di creazione di una nuova procedura il sistema suggerisce all operatore il tipo di percorso normativo da seguire. 19

21 Visualizzazione dello stato corrente Il percorso scelto viene quindi riportato nel dettaglio della procedura. Viene evidenziato lo stato corrente del flusso vincolando l operatore ai passaggi previsti. 20

22 Aggiunta di un materiale E possibile aggiungere i materiali trattati recuperando ogni dato dalle anagrafiche precaricate. 21

23 Operatività: Generazione documenti In ogni fase i documenti vengono generati a partire dal modello ministeriale relativo al percorso normativo selezionato. 22

24 Operatività: Generazione documenti I documenti possono essere personalizzati su carta intestata aziendale. 23

25 Operatività: Richiesta Licenza I documenti possono essere generati in diversi formati. 24

26 Operatività: Adempimenti articoli 19 e 20 Durante la fase di trasferimento materiale o attività inerenti è possibile importare nel sistema i documenti e le informazioni relative agli adempimenti. L importazione può avvenire attraverso integrazione con i flussi aziendali, o in maniera manuale. 25

27 Messaggistica ed avvisi Il software prevede la generazione di messaggi di avviso per l operatore con diverse classi di priorità. 26

28 Una Società del Gruppo Bonetti