RIRI sa. Case History. Processi lampo con RuleDesigner!

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1 Case History RIRI sa Processi lampo con RuleDesigner! Collaborazione intra e inter-aziendale Gestione e automazione documentale CRM (Customer Relationship Management) BPM (Business Process Management)

2 Il Gruppo RIRI è la holding company di un gruppo composto da Riri, società svizzera leader nella produzione di zip in metallo per abbigliamento e pelletteria di lusso; Cobrax leader mondiale nella produzione di bottoni in metallo per abbigliamento e pelletteria di fascia medio alta e di lusso; e Meras attiva nella produzione di zip in nylon, plastica e metallo. Il quartier generale del gruppo è situato a Mendrisio in Svizzera. Il gruppo opera attraverso tre stabilimenti, due dedicati alla produzione di zip a Mendrisio e Tirano (Sondrio) e uno alla produzione di bottoni a Padova e dispone di filiali commerciali in Italia, Francia, USA, Cina e Hong Kong. Il contesto RIRI è il risultato della recente fusione tra l azienda svizzera Riri, leader dal 1936 nella produzione di cerniere, e la storica azienda padovana Cobrax, specializzata nella produzione di bottoni in metallo. Il nuovo contesto organizzativo di RIRI ha segnato l avvio di un processo di innovazione nell ambito IT orientato all omogeneizzazione dei flussi e alla condivisione di dati tra le aziende del gruppo.

3 Sfide e necessità #1 Gestire e automatizzare i flussi relativi a richieste di nuovi articoli, nuovi tiretti personalizzati, non conformità, etc. #2 Gestire i progetti in differenti dipartimenti come Area Tecnica (ufficio tecnico, industrial engineering, Ricerca e Sviluppo), ICT, etc. #3 Avere un unico strumento per la gestione dei clienti delle due business unit dedicate a bottoni e zip. #4 Archiviare e condividere documenti a livello globale #5 Gestire i Key Performance Indicators (KPI)

4 Gestione e automazione flussi Con RuleDesigner è stato possibile mappare e automatizzare il flusso operativo che parte dal customer service e coinvolge le aree tecniche (industrial engineering, ufficio tecnico, R&D) commerciale, qualità e produzione. Il Customer service riceve e gestisce le richieste dei clienti che afferiscono all apertura di un nuovo articolo o alla personalizzazione di un prodotto (tiretto) esistente. Operativamente, tramite processo dinamico e rule-based, l addetto al customer service configura la richiesta inserendo in modalità guidata i dati necessari. Il sistema automaticamente genera il ticket e il documento con le specifiche in formato Excel. In questa fase vengono coinvolti i team dei vari dipartimenti attraverso la schedulazione automatica del progetto e del corretto flusso di avanzamento, completo di fasi, attività da svolgere, uffici coinvolti, responsabili e risorse assegnate.

5 Ogni fase è in carico a un team che riceve notifica e procede allo svolgimento delle proprie attività. Durante tutte le fasi di progetto è possibile interagire con il Customer Service utilizzando gli strumenti di messaggistica integrati nel ticket con completa tracciabilità delle comunicazioni intercorse. Un ulteriore aspetto rilevante è l automazione di fasi che prevedono la sincronizzazione con l ERP di Riri su piattaforma AS400 (es. codice nuovo articolo). Alla chiusura del progetto, il customer service riceve il responso di fattibilità e la documentazione prodotta all interno del ticket; completa la proposta e attende l esito del cliente. RIRI ha ottenuto la completa tracciabilità dei dati in unico cruscotto informativo, il coordinamento dei team di lavoro e una sostanziale riduzione dei tempi di attraversamento di processo. Inoltre, la configurazione guidata delle richieste, inglobando il know how aziendale, semplifica lo svolgimento delle attività e diminuisce la possibilità di errori. Questa modalità agevolata permetterà di estendere l utilizzo del servizio anche alle filiali estere di New York, Parigi, Hong Kong e Shanghai.

6 Project Management per i differenti dipartimenti del gruppo Il gestore progetti di RuleDesigner può essere impiegato per molteplici scopi e in diversi dipartimenti aziendali. Permette infatti di creare infinite tipologie / template di commessa con anagrafiche dinamiche, specifici flussi, responsabili, checklist, risorse e set di attività previste. Nei casi più complessi è possibile organizzare i progetti in livelli gerarchici di sottocommessa. RIRI ha configurato tipologie e template per coordinare le attività in differenti contesti dell area Tecnica (ufficio tecnico, industrial engineering, Ricerca e Sviluppo) e ICT. Ad oggi sono già oltre 2500 i progetti già gestiti con RuleDesigner

7 Unico strumento per la gestione dei clienti delle Business Unit Oggi, con RuleDesigner, le business unit di Mendrisio e Padova possono gestire, tracciare e consultare i dati e le relazioni con i clienti con approccio integrato, dalle attività, ai ticket di richieste, ai documenti fino alle commesse. Nella piattaforma RuleDesigner sono state federate e rese disponibili le informazioni archiviate in sistemi IT eterogenei. Dai dati PDM alle anagrafiche clienti create in ERP AS400 di Mendrisio e in ERP Informix di Padova. Le informazioni aziendali sono organizzate, aggregate e disponibili in un unico portale web.

8 Supporto all analisi dei KPI Il portale RuleDesigner, con gestione integrata di CRM, Help desk e Commesse, permette di ottenere dati di sintesi utili per analisi KPI tramite cruscotti configurabili e statistiche esportabili in formato Csv, pdf e html. Alcuni esempi di indicatori utilizzati da RIRI sono: Richieste aperte e chiuse dal customer service, Articoli in ordine / richieste aperte, Richieste evase on time/not on time, Tempi di attraversamento richieste.

9 Punti chiave #1 Piattaforma di accesso globale per le aziende del gruppo #2 Gestione federativa dei dati generati e archiviati negli ERP As400, Informix e soluzioni PDM #3 Processi di configurazione con input dinamici e knowledge base esterne #4 Gestione e automazione dei flussi delle richieste #5 Tracciabilità di richieste clienti, attività, documenti e progetti #6 Progetto e flussi pilotati automaticamente dal configuratore #7 Anagrafiche clienti popolate tramite sincronizzazione con ERP AS400

10 Vantaggi #1Consultazione dati aziendali da un unico punto di accesso #2 Supporto alle attività intra e inter-dipartimentali #3 Efficienza nei processi di evasione delle richieste clienti #4 Riduzione di errori e omissioni di informazioni #5 Completa tracciabilità di dati e attività #6 Consultazione di dati sintetici puntuali o aggregati #7 Formalizzazione del know how aziendale

11 ENGINEERING PLM Solutions srl via Dismano Ravenna (RA), Italia